Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется правилами, которые установлены в Указании Банка России № 3210-У. Сами правила не менялись с 2017 года. Но, было внесено несколько изменений в порядок ведения кассовых операций, которые нужно учитывать при выдаче денег под отчет.

Возможность выдать начальству деньги под отчет упирается в вопрос: являются ли начальники штатными либо внештатными сотрудниками компании. Если – да, то деньги под отчет можно выдать без проблем. Если нет – выдать деньги под отчет можно только после подписания с ними договора: либо трудового, либо гражданско-правового.

7 правил выдачи денежных под отчет

1. Деньги можно выдать на основании письменного заявления работника либо приказа руководителя. Бухгалтерия вправе выдать деньги под отчет только на основании приказа, то есть без заявления работника.
2. Деньги под отчет можно выдать только работнику организации.

   То есть, человеку, с которым оформлен либо трудовой, либо гражданско-правовой договор. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России № 3210-У. Соответственно, бухгалтерия вправе выдать деньги под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с ним заключен договор.

3. На выдачу денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, если деньги выданы из кассы. Возврат остатков подотчетных сумм оформляется приходным ордером. Деньги в под отчет можно выдавать переводом на банковскую карту заявителя.
4. За полученные денежные средства подоотчетник обязан отчитаться.

   Срок, в течение которого подотчетник обязан предоставить авансовый отчет руководитель организации устанавливает самостоятельно. Ранее этот срок был установлен законодательно и составлял три рабочих дня.

5. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.

   2017 не является нарушением закона.

6. Неизрасходованные подотчетные деньги нужно вернуть в кассу либо на счет компании. Даже, если работнику нужно снова выдать деньги, все равно, неизрасходованные деньги нужно сначала вернуть, а потом выдать заново.

7. Организация вправе учесть подотчетные расходы при наличии авансового отчета работника, к которому должны быть приложены документы, оформленные надлежащим образом.

Можно ли выдать деньги под отчет директору

В пунктах п. 6.3 и п. 5 Указания Банка России № 3210-У четко определено, что выдать денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми заключены трудовые либо гражданско-правовые договоры.

Как правило, директор либо генеральный директор работает на основании трудового договора и числится в штате компании. Соответственно, он также считается работником организации. Поэтому, никаких ограничений в выдаче подотчет денег директору нет.

Можно ли выдать деньги под отчет учредителю

Если учредитель юридического лица одновременно с этим занимает в компании какую-нибудь должность, даже простого менеджера или советника, организация может заключить с ним трудовой договор и принять в штат.

Тогда, учредитель является работником своей же организации с трудовым договором, и нет никаких ограничений для выдачи ему денежных средств под отчет. Фактически требования Указания № 3210-У Банка России выполнены.

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги под отчет. Статус учредителя не делает его штатным либо внештатным сотрудником компании.

Выданные под отчет деньги учредителю, у которого нет договора с организаций, могут расцениваться, как предоставление займа.

Такое возможно. Но, тогда, нужно оформить с учредителем договор займа. При этом нужно помнить, что запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов.

Если учредитель потратит полученные средства на нужды организации, подотчетными они все равно считаться не будут. Если учредитель что-то приобретет для компании бухгалтерии придется оформлять договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы.

вчера в 15:31сегодня в 14:0617.10.2023

Подотчетные лица: кто может брать деньги под отчет

Если срочно нужно купить в офис ручку, бумагу или кофе, можно выдать сотруднику деньги и отправить в ближайший магазин. Рассказываем, кто может выступать подотчетным лицом, как правильно выдавать деньги и проводить их в бухгалтерском учете.

Деньги под отчет обычно выдают на покупку товаров, оплату услуг или на командировочные расходы. Чтобы отчитаться за потраченное, подотчетные лица представляют в бухгалтерию чеки и отчет по расходам, его называют авансовым.

Менеджеру по закупкам Бекетову поручили купить женщинам к 8 Марта подарки: торты, шампанское, сувениры и цветы. Он получил деньги из кассы, купил все необходимое. Бекетов — подотчетное лицо, ему нужно отчитаться за выданные деньги. Он должен отнести в бухгалтерию чеки, сдачу и авансовый отчет.

Расходы подотчетного лица должны быть связаны с работой компании или ИП. Выдать деньги под отчет на покупку кофе и молока в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя — надо оформлять заем или матпомощь.

https://www.youtube.com/watch?v=WBNIIUccfcs\u0026pp=ygV90JTQtdC90YzQs9C4INCyINC_0L7QtNC-0YLRh9C10YIgLSDQstGL0LTQsNGH0LAg0Lgg0L7RhNC-0YDQvNC70LXQvdC40LUsINC40Lcg0LrQsNGB0YHRiywg0L3QsCDQutCw0YDRgtGDLCDQtNC40YDQtdC60YLQvtGA0YM%3D

Работодатель сам устанавливает сроки:

• за сколько дней выдавать суммы под отчет — например, за день до командировки или предстоящих расходов;
• на сколько можно выдать деньги под отчет. Например, для оплаты товаров и услуг — на неделю, а для командировочных расходов — на срок командировки;
• когда нужно отчитаться по расходам. Например, в течение трех дней с момента покупки товара.

Еще можно установить разные сроки для сотрудников: например, для топ-менеджеров — 30 дней, а для остальных — три дня. А вот срок возврата аванса, выданного на командировку, — три дня для всех, его менять нельзя.

Прописать сроки можно во внутренних документах, например в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Есть два основных документа, которые регулируют выдачу подотчетных денег:

• локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами, например положение о подотчете;
• приказ руководителя на подотчет.

Еще может быть заявление сотрудника с просьбой выдать деньги, но это не обязательный документ, его может и не быть.

Положение о подотчете. По закону работодатель не обязан его составлять. Но если компания или ИП выдают деньги регулярно, такой документ лучше оформить. С ним проще контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

Положение можно составить в произвольной форме. В нем можно прописать:

• сроки, на которые выдают деньги,
• когда нужно отчитаться за потраченное,
• какие документы сотрудник должен представить для отчета.

В положении о расчетах с подотчетными лицами обычно прописывают, когда и как сотрудник получает деньги, на какой срок их выдают, когда и как нужно отчитаться в бухгалтерию и вернуть остаток денег

Деньги под отчет выдают по заявлению сотрудника или по приказу с подписью руководителя — нужен минимум один документ. Какой из двух документов составлять, работодатель решает сам. По желанию работодателя в положении о подотчете можно прописать, что для выдачи денег нужны сразу два документа, и утвердить их форму.

Приказ на подотчет нужно составить, если работодатель в положении о подотчете установил, что это обязательный документ. Форму приказа работодатель может определить сам. Одним приказом можно оформить выдачу нескольких сумм или нескольким подотчетным лицам.

В документе должны быть такие данные:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, которому выдают деньги под отчет;
• выдаваемая сумма;
• срок, на который выдают деньги.

Пример оформления приказа на несколько сумм

Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдают деньги. Если подотчетные суммы перечисляют на карту сотрудника, указывают реквизиты карты.

Заявление на подотчет оформляет сотрудник. Там он указывает сумму, на какой срок она нужна и зачем.

Пример оформления заявления на выдачу подотчетных денег наличными

Если подотчетные деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника, то в заявлении он должен указать реквизиты карты.

Пример заявления для перечисления подотчетных денег на карту

Под отчет можно выдать любую сумму, ограничений в законодательстве нет. Единственное, есть лимит расчетов наличными. Сотрудник не может заплатить другой компании или ИП наличными больше 100 000 ₽. по одному договору. Если сумма больше, нужно переходить на безналичные расчеты.

Лимиты — в п. 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У

За нарушение лимита налоговые инспекторы могут оштрафовать ИП на 4000—5000 ₽, малое предприятие — на 20 000—25 000 ₽, а среднюю или крупную компанию — на 40 000—50 000 ₽.

Ответственность — в ст. 15.1 КоАП РФ

Выдать деньги под отчет можно наличными из кассы или на банковскую карту.

Наличные под отчет можно выдать из кассы, только если они получены с расчетного счета или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя.

Так, нельзя выдавать под отчет наличные деньги, которые организация приняла от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц. Например, оплату ЖКУ, которую получила управляющая компания. Если компания принимает товар на реализацию, при его продаже деньги нужно сдать в банк, выдавать сотрудникам нельзя.

На карту сотрудника. Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную карту сотрудника либо на любую другую по его желанию.

https://www.youtube.com/watch?v=WBNIIUccfcs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Еще можно выдать корпоративную бизнес-карту, тогда сотрудник сможет оплачивать расходы сразу со счета компании или ИП. Карта может быть дебетовой или кредитной.

Как пользоваться бизнес-картой

Обычно в положении о подотчетных лицах закрепляют, что любая трата по такой карте или снятие денег означает выдачу под отчет. И устанавливают период — как правило, месяц, по окончании которого надо отчитаться.

Когда закончился срок, на который выдали деньги, сотрудник должен представить авансовый отчет, а руководитель — утвердить и подписать, если с ним согласен. По авансовому отчету определяют неизрасходованную сумму, которую сотрудник должен вернуть, либо перерасход, который нужно компенсировать сотруднику.

Бланк авансового отчета

Срок авансового отчета. Авансовый отчет о потраченных деньгах сотрудник должен представить:

• по любым расходам, кроме командировочных, в срок, установленный руководителем компании или ИП;
• по командировочным расходам — в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Представить авансовый отчет должен работник, который изначально получил деньги. Он несет за них ответственность, не может никому передавать и перекладывать обязанность отчитаться на другого человека.

Возврат подотчета. Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо обязано вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. Неважно, как он получал аванс — наличными из кассы или переводом на банковскую карту. Например, если сотрудник получал деньги на карту, он может вернуть неиспользованную сумму в кассу наличными.

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, компания или ИП могут:

• удержать из зарплаты сотрудника или взыскать через суд;
• простить долг;
• списать долг по истечении срока исковой давности.

Удержать из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так:

1. Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде.
2. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд.
3. Удержать задолженность из зарплаты. Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20% от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется не один месяц.

Приказ служит основанием для удержания невозвращенных подотчетных сумм

Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя.

Пример приказа, если руководитель принял решение не удерживать с сотрудника невозвращенную сумму подотчета и простить долг

Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.

Срок исковой давности по таким долгам — три года. Отсчитывают его со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги. Если срок исковой давности прерывается, срок считают заново.

Иванов должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности считают с 6 октября. 1 ноября Иванов признал долг и попросил о рассрочке, первый платеж должен был внести в кассу 1 декабря, но не внес. Срок исковой давности начинают считать заново, с 2 декабря.

После того как прошло три года, задолженность по подотчетной сумме нужно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете.

• работодатель простил долг;
• работодатель списал долг, в том числе из-за того, что истек срок исковой давности;
• сотрудник не отчитался за потраченные деньги.

Ситуация. Два года компания выдавала гендиректору деньги под отчет. Всего выдали больше 35 млн рублей. Гендиректор не оформлял авансовые отчеты и не представлял первичные документы.

Ошибка. Налоговая инспекция посчитала эти деньги доходом гендиректора и обязала компанию удержать и перечислить с суммы НДФЛ, начислить страховые взносы, а также уплатить штраф за недоимку. Компания не согласилась с решением налоговой инспекции и обратилась в суд.

Решение. Судьи решили, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам и не вернул их организации, эти деньги остались в его распоряжении. А значит, они — доход гендиректора и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Теперь компания должна уплатить в бюджет больше 11 млн рублей.

Арбитражный суд Северо-Западного округа от 15.10.2020 № А66-6506/2019

Предположим, секретарю ООО «Альфа» Е. В. Ивановой поручили закупить для организации канцтовары: бумагу, ручки, степлеры. На это выдали 12 000 ₽. Зарплата Ивановой — 30 000 ₽. Собрали в таблицу варианты бухгалтерских проводок для учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Деньги под отчет можно выдать как штатным сотрудникам компании или ИП, так и работникам на договоре ГПХ.
2. Срок, на который можно выдать деньги, и максимальную сумму работодатель определяет самостоятельно и прописывает в локальном нормативном акте.
3. Документы для оформления подотчета работодатель разрабатывает самостоятельно. Это могут быть положение о выдаче подотчетных сумм, заявление от сотрудника и приказ руководителя на выдачу подотчета.
4. Выдать деньги можно наличными из кассы или переводом на личную банковскую карту сотрудника.
5. За потраченные деньги сотрудник обязательно должен отчитаться: сдать авансовый отчет и вернуть неизрасходованные деньги работодателю. Иначе эти суммы будут считаться доходом сотрудника — с них нужно будет удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Деньги под отчет: алгоритм действий

Выдавать работнику деньги под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено — он также получает деньги по заявлению. Иначе — штраф. В статье расскажем, как действовать бухгалтеру

Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.

Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее далее в статье.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющемго личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).

Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма. Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Использование банковских карт

Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (Письмо Минфина России № 02-03-10/37209; Письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:

• предусмотреть такую возможность в учетной политике;
• указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
• получить заявление от работника с просьбой перечислить средства на карту.

Заявление на выдачу денег под отчет работникам

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
2. Срок, на который нужны деньги.
3. Подпись руководителя организации.
4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег под отчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт — это зависит от внутреннего документооборота организации.

Содержание документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа сроком на три рабочих дня». Срок может быть определен конкретной датой: например, до 13 марта 2017 года.

Расчеты с подотчетными лицами — вебинар поможет разобраться с выдачей денег под отчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит счета 71 по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Заявление на выдачу денег под отчет директору

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

• Образец собственноручного написания заявления руководителем:
• В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка» ​Заявление
• Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3 000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары сроком на три рабочих дня.

10 марта 2017 года генеральный директор Калинин К.М.

Штраф за выдачу денег под отчет с нарушением

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

• от 4 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. — для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Выдать подотчётные

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

https://www.youtube.com/watch?v=0UiFHxQyjPU\u0026pp=ygV90JTQtdC90YzQs9C4INCyINC_0L7QtNC-0YLRh9C10YIgLSDQstGL0LTQsNGH0LAg0Lgg0L7RhNC-0YDQvNC70LXQvdC40LUsINC40Lcg0LrQsNGB0YHRiywg0L3QsCDQutCw0YDRgtGDLCDQtNC40YDQtdC60YLQvtGA0YM%3D

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

• Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
• Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
• Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО). Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку.

Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

• Шаблон авансового отчёта
• Образец заполнения авансового отчёта
• Шаблон приказа о выдаче подотчётных из кассы

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно.

В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Шаблон приказа о порядке выдачи денежных средств под отчёт

Шаблон приказа о выдаче подотчётных безналом

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

• Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
• Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты. Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс.

Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев. Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью. Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя.

Обращайтесь в суд.

Шаблон приказа об удержании подотчётных сумм из зарплаты

Заявление об удержании подотчётных из зарплаты

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд. А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен. Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества.

Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

• Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.  
• Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.  
• На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.  
• Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.  
• Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.  
• Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.  
• Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Статья актуальна на  25.05.2022

Расчеты с подотчетными лицами: возможные риски и способы их избежать

Расчеты работодателя с подотчетными лицами, кроме валютных, регулируют Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Получать деньги под отчет могут штатные работники и физлица, с которыми заключен договор ГПХ, в том числе самозанятые (письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Лицам, с которыми не заключен трудовой или гражданско-правовой договор (например, участникам ООО), выдавать подотчетные нельзя.

Основанием выдачи денег под отчет является один из документов (п. 6.3 Указаний):

• приказ руководителя на разовую выдачу средств одному подотчетному лицу или на несколько выдач одному или нескольким подотчетникам с указанием конкретных сумм и сроков представления авансового отчета;
• письменное заявление подотчетного лица.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный приказом на выдачу средств, представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. Проверка авансового отчета в бухгалтерии, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

3 рабочих дня
с даты возвращения из командировки — срок представления авансового отчета для командированных сотрудников

Удобнее всего оформлять правила расчетов с подотчетными лицами в отдельном локальном нормативном акте, например, «Положении о порядке расчетов с подотчетными лицами».

В нем определяют в том числе сроки представления авансовых отчетов и порядок перечисления подотчетных средств: наличными или перечислением на карты работников, в т.ч.

 зарплатные (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Основные проблемы, которые могут появиться при выдаче денег под отчет:

• опоздание с представлением авансового отчета;
• дефекты в подтверждающих расходы документах;
• нарушения порядка ведения кассовых операций.

Рассмотрим каждый риск подробнее.

Если работник нарушит срок представления авансового отчета, работодатель имеет право удержать незакрытые авансовым отчетом суммы из его зарплаты не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для отчета. Но при условии, что подотчетник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ; письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1).

Если работодатель не воспользуется указанным правом, то возникнет риск включения долга подотчетного лица в его доход, облагаемый НДФЛ (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.

2019 № Ф10-4698/2019 по делу № А35-12731/2017, Определением Верховного Суда РФ от 03.02.

2020 № 310-ЭС19-28047 отказано в передаче дела № А35-12731/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления).

Аналогичный подход в части обложения долга подотчетника страховыми взносами продемонстрирован в Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.10.

2020 № Ф07-11092/2020 по делу № А66-6506/2019 (Определением Верховного Суда РФ от 11.02.

2021 № 307-ЭС20-23792 отказано в передаче дела № А66-6506/2019 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления).

Упростите работу с требованиями ФНС. Удобно отслеживать, можно выбирать способ ответа и прикреплять подтверждающие документы в любом формате

Попробовать

Особое внимание бухгалтерии нужно обратить на проверку представленных вместе с авансовым отчетом документов, подтверждающих заявленные расходы.

Дефекты оправдательных документов, в ряде случаев, могут привести к тем же последствиям, что и непредставление авансового отчета — отказу в учете расходов и обложению подотчетных средств зарплатными налогами (письмо Минфина от 05.03.

2021 № 03-03-07/15819; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 по делу № А41-107632/2017).

Наличные расчеты (здесь и далее под наличными расчетами понимается, не только оплата наличными, но и оплата по карте) подотчетного лица с компаниями, за исключением ряда ситуаций, должны подтверждаться чеком ККТ (БСО) контрагента. Причем налоговики могут проверить, чтобы в реквизитах данного чека были указаны, помимо общеобязательных реквизитов (п. 1 ст. 4.

7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ), дополнительные реквизиты, содержащие данные работодателя подотчетного лица — наименование, ИНН (п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).  Для того, чтобы контрагент оформил чек ККТ с подобными реквизитами, подотчетное лицо должно представить контрагенту доверенность, выданную работодателем (Письмо Минфина России от 05.08.

2019 № 03-01-15/58816).

Оправдательным документом по наличным расчетам подотчетного лица с ИП выступает либо вышеуказанный чек ККТ, либо, если ИП применяет ПСН, — документ, содержащий наименование, порядковый номер, а также часть реквизитов чека ККТ (п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Налоговики рекомендуют проверять выдаваемые контрагентами чеки на наличие обязательных реквизитов (например, QR-кода), а также их действительность. Проверить чек можно на сервисе ФНС. Рекомендуем включить в локальный нормативный акт по расчетам с подотчетными лицами обязанность подотчетного лица проверять наличие в чеке обязательных реквизитов, а также его действительность.

Чеки ККТ подтверждают факт наличных расчетов, т.е. оплаты, но не подтверждают факт приобретения подотчетным лицом товаров, работ, услуг. Поэтому к авансовым отчетам должны прикладываться первичные документы на получение подотчетным лицом товаров, выполнение работ, оказание услуг: товарные чеки, накладные, акты, квитанции и т.п.

Можно обойтись только чеком ККТ без дополнительной первички в случае, если чек ККТ содержит обязательные реквизиты первичного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Во-первых, нужно учесть, что можно выдавать из кассы средства под отчет из наличной выручки, а также снятых со счета средств, но нельзя выдавать наличные из других поступлений в кассу, например, из средств, возвращенных в кассу другим подотчетником (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У; письмо Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

Во-вторых, при расчетах с подотчетными лицами важно помнить про лимит наличных расчетов. Работодатель может выдать любую сумму наличными под отчет своим работникам или физлицам по договору ГПХ в случае, если такие физлица не имеют статуса ИП (п. 1 Указания Банка России от 09.12.

2019 № 5348-У). Если же средства под отчет выдаются наличными контрагенту по договору ГПХ, имеющему статус ИП, безопаснее соблюдать лимит и не выдавать более 100 000 рублей в целом в рамках договора ГПХ (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).

Также надо предупредить подотчетное лицо (а лучше прописать данное правило в локальном нормативном акте), что подотчетник, выступающий при расчетах с контрагентами в качестве представителя работодателя, не имеет права осуществлять платежи наличными в адрес одного контрагента по одному договору в сумме более 100 000 рублей.

В-третьих, небезопасно выдавать подотчетным лицам возмещение перерасхода по авансовому отчету наличными, так как есть судебное решение в пользу того, что такая выплата является нарушением (Постановление 9 ААС от 11.12.2020 № 09АП-54399/2020).

Выявленное проверяющими нарушение порядка ведения кассовых операций с подотчетными лицами может привести к наложению штрафа по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше