С 2020 года российские компании постепенно переходят на электронные трудовые книжки. До 31 декабря всем работающим по найму необходимо подать в отдел кадров своего предприятие заявление — перейти ли на электронную трудовую книжку или остаться с обычной бумажной. Рассказываем, что это за нововведение, его плюсы и минусы и стоит ли отказываться от бумажной трудовой.

С 1 января 2020 года все российские предприятия обязаны вести учет трудовой деятельности работников и подавать сведения о ней в ПФР в электронном виде (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ).

Это значит, что электронные трудовые книжки существуют уже год. Оставить вместе с ней бумажную или нет — выбирает каждый работник сам.

Но с 1 января 2021 года тем, кто устроится на работу впервые, заводить бумажные трудовые книжки вообще не будут.

По сути, это новый способ хранения информации о трудовой деятельности. Если раньше на каждого работника заводили бумажную зеленую книжицу, то теперь все работодатели ведут записи еще и в электронном виде. База данных находится на серверах Пенсионного фонда России (ПФР), и из нее можно получить выписку на каждого человека.

В электронной трудовой книжке содержатся те же сведения, что и в обычной бумажной версии:

• Личные данные работника: фамилия, имя, отчество.
• Сведения с места работы: занимаемая должность, при необходимости — специальность, квалификация.
• Даты приема и увольнения с номерами приказов.
• Основания и причины расторжения трудового договора.

В электронной выписке есть СНИЛС (в бумажной — нет), а вот сведения о награждениях и поощрениях, наоборот, отсутствуют.

Работодателям проще вести учет. При заполнении бумажной трудовой книжки исправления вносить крайне нежелательно, а в электронном виде ошибки почти исключены.

Данные надежно сохранены. Бумажная книжка может потеряться или сгореть. С электронной книжкой такого не случится. Если недобросовестный работодатель вдруг исчезнет с трудовыми книжками работников, данные о работе всегда можно подтвердить с помощью электронной выписки.

Быстрый доступ к информации. Чтобы получить пособие или социальные выплаты, раньше необходимо было нести в тот или иной госорган заверенную копию трудовой книжки. Теперь данные о трудовой деятельности ведомства будут получать сами.

Проще стало и самому работнику: раньше, чтобы получить выписку или заверенную копию трудовой, ему необходимо было написать заявление в отдел кадров и ждать до трех рабочих дней.

Теперь сведения о работе можно заказать на сайте ПФР или в личном кабинете на «Госуслугах».

Нет сведений о стаже до 2020 года. Это главный недостаток электронной трудовой книжки. Если новый работодатель или государственное ведомство попросит подтвердить стаж, сделать это можно только по старинке — бумажной трудовой.

Нет сведений о награждениях. На размер пенсии или соцвыплат влияют государственные или ведомственные награды. Обычно их наличие подтверждалось записью в трудовой книжке. В электронной трудовой таких записей нет, подтверждать наличие наград придется другими способами — например, копиями приказов.

Это можно сделать в личном кабинете на «Госуслугах»:

1. Найдите услугу в каталоге «Работа и занятость», нажмите «Получить услугу».2. Выписка через несколько минут будет доступна в форматах pdf и xml в личном кабинете.

Выписка имеет синюю печать и электронную подпись сотрудника ПФР — с юридической точки зрения такой документ равен бумажному. Но если документ всё же нужен в оригинале, запросить его можно в МФЦ или в отделении ПФР.

Вот как выглядит выписка:

В справке есть данные только по последнему работодателю. Фиксируются действия, начиная с 01.01.2020 года. Если нужны ранние сведения, придется обращаться к бумажной трудовой

До 31 декабря 2020 года работник должен подать в отдел кадров заявление о ведении книжки только в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой.

Те, кто выберет только электронную книжку, получат бумажную трудовую на руки. Ее необходимо сохранять, потому что только в ней содержатся сведения о трудовом стаже до 2020 года.

Если написать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, то работодатель наряду с электронной версией продолжит вносить сведения также и в бумажную версию.

Не стоит отказываться от бумажной трудовой:

• тем, у кого большой стаж;
• тем, кто имеет право на досрочную пенсию.

Можно отказываться от бумажной трудовой:

• тем, у кого стаж небольшой;
• тем, кто уже вышел на пенсию;
• тем, кто на российскую пенсию не претендует (например, работникам-иностранцам).

Электронная трудовая книжка — все плюсы и минусы

Регистрация АО за 6 дней

Оставьте телефон

Все вы, наверное, слышали о Законе ЕФИР. Золотой образ человека от рождения до смерти. Это еще один шаг по переходу страны на цифровые рельсы.

Особый акцент разработчиков закона был сделан на том, что с помощью Единого регистра граждан можно будет вести точный учет населения, а также планировать строительство инфраструктурных объектов вроде больниц и школ, эффективнее бороться с правонарушениями и мошенничеством, позволит повысить собираемость платежей в бюджеты всех уровней. Но пока речь про 2025 г., а мы ближе к делу.

• Логичным развитием этого закона можно рассматривать введение с 1 января 2020 года в России электронной трудовой книжки.
• Электронная трудовая книжка – это сервис который должен обеспечить простой и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, Давайте разбираться в сути, зачем это работнику и работодателю
• О чем необходимо сказать — переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет работнику сохранить бумажную книжку сколько это необходимо.

Итак, плюсы для работника

• Удобный и быстрый доступ к информации о своей трудовой деятельности
• Возможность интеграции с другими электронными государственными сервисам
• Высокий уровень безопасности и сохранности данных
• Защита от ошибок при заполнении
• Защита от порчи, потери и подделки
• Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
• Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства
• Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения

Плюсы для работодателя

• Снижение издержек на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
• Легкий доступ к трудовой истории претендента на вакансию
• Защита от потери и подделки
• Защита от ошибок при заполнении
• Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов

МИНУСЫ электронной трудовой книжки – их не так много

• Возможные сбои в работе серверов
• Дополнительные затраты на электронную защиту данных
• Обеспечение бесперебойного доступа к ресурсу
• Временные затраты на перевод книжек с бумажной формы в электронную
• Переход на электронные трудовые книжки

Ну а кто впервые устроится на работу с 2021 года. Все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

1. Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.
2. Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе.
3. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной.

ВАЖНО!  Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Мы проанализировали вопросы своих сотрудников и сделали памятку в которую собрали наиболее часто встречающиеся (демонстрируется на экране)

Самый главный вопрос — Что будет с бумажной трудовой книжкой?

При сохранении работником бумажной трудовой книжки:

1. работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;

2. право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

3. сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Где можно получить сведения об электронной книжке?

• У последнего работодателя
• В клиентской службе ПФР, МФЦ
• В личном кабинете на сайтах ПФР, ЕПГУ

Что должны сделать работодатели в течение 2020 года:

1. принять или изменить локальные нормативные акты

2. подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;

3. обеспечить техническую готовность для предоставления сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4. уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Для нас, Первого цифрового регистратора, переход на электронные цифровые книжки полностью вписывается в стратегию, направленную на максимальное развитие дистанционных сервисов для удобства людей. Мы активно включились в диджитализацию и отмечаем, что востребованность наших сервисов возрастает:

Уже сейчас все операции в реестре наши клиенты проводят дистанционно, это очень удобно и находясь на самоизоляции наши клиенты оценили эту возможность.

Благодаря простой и надежной идентификация акционеров через Сбербанк онлайн и Госуслуги работать с нами стало еще проще.

Мы убеждены, что за цифровыми технологиями будущее, поэтому мы постоянно расширяем линейку, не так давно мы вывели на рынок революционный сервис Доска объявлений, позволяющий акционерам реализовывать небольшие пакеты акций внутри реестра. У нас много проектов которые интересны как акционерам, так и эмитентам, узнать больше : rostatus.ru

Регистрация АО за 6 дней Оставьте телефон

Эксперты рассказали о преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки

© Москва24

Посмотреть на электронную книжку и узнать все свои данные можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале госуслуг или через мобильные приложения этих ресурсов. Традиционную бумажную выписку при необходимости выдадут в отделе кадров у работодателя, в Пенсионном фонде или через МФЦ.

https://www.youtube.com/watch?v=n6XpTGuuYIA\u0026pp=ygWnAdCt0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0YLRgNGD0LTQvtCy0LDRjyDQutC90LjQttC60LAg0L_Qu9GO0YHRiyDQuCDQvNC40L3Rg9GB0YssINGH0YLQviDQstGL0LHRgNCw0YLRjCDRgSDRg9GH0LXRgtC-0Lwg0L_RgNC10LjQvNGD0YnQtdGB0YLQsiDQuCDQvdC10LTQvtGB0YLQsNGC0LrQvtCy

Сам закон о введении электронных трудовых книжек вступил в силу с 1 января 2020 года. В течение этого года работник может выбрать между бумажной и электронной версией этого документа. Заявление со своим решением работник обязан подать до 31 декабря включительно.

А с 2021 года у всех, впервые устроившихся на работу, будет вестись только электронная книжка. С этого же дня обладатели бумажного документа могут перейти в любой момент на цифровой аналог.

Нужна ли цифра? Руководитель экспертного центра электронного государства Павел Хилов рассказал Москве 24, что при условии надежности хранения данных и безопасности системы переход на электронный вариант трудовых книжек вполне логичен.

«Это можно рассматривать как положительное событие, поскольку и кадровые службы, и сами работники будут избавлены от необходимости иметь дело с достаточно устаревшим бумажным документом.

Информация о книжке будет отображена на сайте госуслуг и Пенсионного фонда России, что будет достаточно удобно», – пояснил эксперт.

По его словам, в отличие от бумажного варианта, цифровую книжку не смогут потерять и ошибок в ней будет меньше.

«Считается, что все записи уже есть в Пенсионном фонде, но тем не менее потеря трудовой книжки – это всегда проблема. Например, бухгалтерия почти вся уже ведется в электронном виде, нет необходимости в большей части случаев заполнять документы и хранить все в бумаге», – отметил Хилов.

Собеседник Москвы 24 уверен, что в обозримом будущем практически все документы россиян переведут в цифру. В свою очередь, директор Института профессионального кадровика Валентина Митрофанова не исключила возможности сбоев в системе даже при всех мерах по защите электронной базы данных россиян.

«Как у любой цифровой системы, есть страх, что что-то с ней может произойти. Условно говоря, для тех, кто отказался от бумажного варианта, а система вдруг накрылась, по сути, потребуются дополнительные телодвижения, чтобы доказать, где и у кого сотрудник работал при переходе в другую компанию», – отметила она в разговоре с Москвой 24.

Вторая проблема, по словам Митрофановой, состоит в том, что в электронном реестре пока нет всех сведений о предыдущем стаже работы. Поэтому при переходе в другую организацию все-таки потребуется бумажный вариант.

«У нас с 1997 года действует персонифицированный пенсионный учет, поэтому Пенсионный фонд видит только отчисления от работодателей, но не видит, на какой должности работал человек, по какой причине был уволен, что важно для нового руководства», – подчеркнула эксперт.

По ее мнению, Пенсионный фонд должен добавить в систему все данные из трудовой книжки, но насколько это будет быстро, пока не понятно. Кроме того, эксперт посоветовала повременить с отказом от бумажных трудовых книжек людям предпенсионного возраста.

Электронная трудовая книжка плюсы и минусы, что выбрать с учетом преимуществ и недостатков

С 1 января 2020 года запущен новый формат трудовой книжки — электронный (закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Цель нововведения — удобство использования и расширение возможностей. Сотрудники получают постоянный доступ к данным о трудовой деятельности, а компании — новые перспективы относительно кадрового учета.

В связи с нововведениями возникает вопрос: что лучше — электронная трудовая или бумажная?

Электронная версия — это аналог обычной книжки. Все данные, которые раньше вносились в бумажный вариант, с текущего года отправляются еще и в ПФР. Информация будет храниться в предназначенной для этого электронной системе учета, из которой граждане смогут запрашивать сведения о трудовой деятельности. Данные могут быть предоставлены на бумажном или электронном носителе.

Сведения из новой системы можно получить:

• в ПФР;
• в МФЦ;
• на портале «Госуслуги»;
• в личном кабинете на сайте ПФР;
• непосредственно у работодателя.

Работодатель при запросе у него данных из электронной книжки сможет предоставить информацию лишь о работе у него, в то время как государственные порталы и учреждения имеют данные обо всех местах работы.

Переход на электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка или бумажная — что выбрать? Сразу отметим, что для уже работающих людей переход на новый формат ведения данных об их трудовом стаже является добровольным.

Чего нельзя сказать о тех сотрудниках, которые впервые будут трудоустраиваться с 2021 года.

Вся информация относительно их трудовой деятельностис самого начала будет заноситься только в электронную книжку.

https://www.youtube.com/watch?v=n6XpTGuuYIA\u0026pp=YAHIAQE%3D

При этом неважно, останется человек верным обычному варианту книжки или же решит перейти на новый формат — ему все равно в текущем году необходимо направить работодателю заявление в свободной форме о принятом решении. Если заявление работодатель не получит в 2020 году, бумажную трудовую продолжат заполнять.

Крайний срок для уведомления сотрудников о возможности перехода на электронную версию из-за пандемии сместился на 31 октября 2020 года (ранее это нужно было сделать до 30 июня). Но все данные начиная с текущего года дублируются в электронную версию.

Гражданам, имеющим бумажную трудовую, но не трудоустроенным в 2020 году, переживать не стоит. Подать заявление о выборе варианта ведения книжки можно и в 2021 году, при оформлении на работу.

При сохранении бумажной трудовой в дальнейшем можно будет перейти на электронную версию. А вот выбрав новую систему учета, вернуться к обычной книжке уже не получится. Выбор трудовой книжки — бумажной или электронной — будет отмечен в новой системе учета, а также в выписках из нее.

При выборе электронной трудовой работник получит на руки старую книжку с соответствующей записью о переходе на новый вариант. Необходимость хранить бумажную трудовую остается, так как она является источником данных о профессиональной деятельности до 2020 года. В электронную версию попадут сведения начиная с текущего года.

Переход на электронную трудовую книжку: преимущества и недостатки

Нововведения изменят процессы приема на работу и увольнения. При выборе электронной версии начиная с 2020 года в последний рабочий день вместо привычной трудовой сотруднику выдается форма СТД-Р — выписка из электронной книжки о трудовой деятельности гражданина. На новом месте работы достаточно предъявить этот документ.

При выборе бумажной версии в книжке, как и раньше, сделают запись об увольнении и выдадут ее на руки. Но одной книжки теперь недостаточно. При новом трудоустройстве кроме нее придется представить и выписку из электронной версии.

Выделим преимущества электронной трудовой книжки:

• оперативный доступ к данными возможность их использования для получения госуслуг;
• новые возможности для удаленного трудоустройства;
• проще оформить пенсию;
• упрощение кадрового делопроизводства;
• минимальные риски внесения ошибочных данных;
• невозможность утери бумажной трудовой книжки.

Новая система упростит и сделает более доступным получение информации для заинтересованных сторон. У нее, бесспорно, много плюсов, но вместе с тем есть и недостатки:

• утечка информации или ее уничтожение при хакерских атаках;
• бумажные книжки всё равно нужно хранить;
• двойная работа для кадровиков в случае выбора обычной трудовой.

Переход к новому формату займет время, а пока есть возможность взвесить все за и против, чтобы определиться, продолжать вести бумажную книжку или довериться новой системе с ее заманчивыми перспективами.

Электронная трудовая книжка или бумажная: какой формат выбрать

Сохранение бумажного варианта ведения учета необходимо больше для спокойствия тех, кто переживает, что у ПФР что-то пойдет не так и информация затеряется. Именно поэтому законодательство сохраняет возможность иметь привычную книжку наряду с электронной.

Вариант утраты данных Пенсионным фондом кажется нереальным. Ведь система персонифицированного учета работает уже давно и доказала свою надежность. Все данные уже и так находятся в цифровом виде. Например, сведения для расчета пенсии граждан.

Неоспоримым плюсом новой версии трудовой является сохранность всех данных о трудовом стаже. Так, например, при утрате трудового договора и книжки и при закрытии самой компании не придется думать, как восстановить данные.

Скрыть увольнение по статье и «потерять трудовую» теперь так же не получится.

Ведь всё равно новому работодателю нужно представить выписку из электронной системы, в которую с 2020 года попадают все данные о трудовой деятельности (какую бы версию гражданин ни выбрал).

Электронный формат по сравнению с бумажным позволяет оперативно и дистанционно запрашивать данные для предоставления их по месту требования. Так что продолжать дальнейшее ведение обычной трудовой можно только для своего спокойствия.

***

Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная — каждый работник решает сам. Переход к новому формату добровольный, но с 2020 года даже при сохранении бумажной версии параллельно ведется и электронная.

Выбор электронной трудовой означает, что внесение записей в бумажную книжку прекращается. Книжку выдают на руки работнику, а все данные о трудовой деятельности после 2020 года будут собираться только в электронном виде.

Еще больше актуальных материалов в рубрике — «Трудовая книжка».

Электронная трудовая книжка: преимущества и недостатки

Свечина, А. В. Электронная трудовая книжка: преимущества и недостатки / А. В. Свечина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 21 (416). — С. 610-611. — URL: https://moluch.ru/archive/416/92056/ (дата обращения: 20.10.2023).



Актуальность темы настоящей статьи заключается в активном внедрении информационных технологий во все сферы жизнедеятельности человека. Сфера трудовых отношений не стала исключением, что проявляется во внедрении электронной формы ведения сведений о трудовой деятельности работника. Поэтому необходимо рассмотреть, что данный процесс несет больше: преимуществ или недостатков.

Ключевые слова: трудовая книжка, электронная трудовая книжка, информационный технологии, недостаток, Пенсионный фонд, преимущество.

В современном обществе развитие информационных технологий и процесс компьютеризации все плотнее входят во все сферы жизни общества. Не могли обойти данные процессы и сферу трудовых отношении, что привело к появлению в 2020 году электронных трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации, формируемые на основе представляемой работодателями информации.

Стоить отметить, что внедрение электронных трудовых книжек не меняет сущность ведения трудовой книжки. Согласно статье 66 ТК РФ: «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника» [1].

Это меняет лишь ее форму из бумажного носителя в электронный.

В чем же причины такого перехода из реального — бумажного варианта трудовой книжки в эфемерный — электронный? Первой причиной может стать то, что с 2013 года в Трудовой Кодекс Российской Федерации была внесена глава 49.

1 о дистанционных работниках, которая предусматривает элементы коммуникации между сторонами трудового договора удаленно изначально, то есть когда работник и работодатель обмениваются документами о работе — заявлением о приеме на работу, приказами о работе, и все это осуществляется с помощью электронного взаимодействия.

В качестве второй причины выступает то, что наличие электронного взаимодействия позволяет сократить количество времени для обеих сторон трудового договора при оформлении на работу и начале ее выполнения.

Третья причина заключается в том, что сведения, направляемые как работником, так и работодателем в электронной форме, обрабатываются быстрее, чем в бумажном виде, где нередки случаи волокиты из-за человеческого фактора. Все эти факторы косвенно показывают, что введение электронных трудовых книжек это не просто прихоть законодателя, это реальная необходимость для нынешнего века развития информационных технологий.

Электронная книжка введена и от этого уже никуда не деться.

Работники начинают менять бумажные варианты трудовых книжек на электронные, а людям, которые с 2021 впервые устраиваются на работу, бумажная книжка даже не оформляется, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронной форме. Поэтому необходимо разобраться чего же в этом нововведение больше: преимуществ или недостатков.

Все основные преимущества электронных трудовых книжек можно найти на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации.

К ним относятся: удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности; минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности; дополнительные возможности дистанционного трудоустройства; снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек; дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения; использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг; новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов; высокий уровень безопасности и сохранности данных [3]. Помимо данных причин, многие ученные говорят о том, что введение электронных трудовых книжек позволит защитить работника от работодателей, которые удерживают трудовую книжку, потому что как такового выдавать ничего будет ненужно. Таким образом произойдёт уменьшение количества судебных споров, связанных с удержанием трудовой книжки [2].

Несмотря на указанный выше объемный перечень преимуществ электронной трудовой книжки, она не является идеальным нововведением.

Основной проблемой перехода на электронный вариант трудовой книжки является возможные сбои в работе серверов, которые могут продолжаться не один день, что приведет к простою некоторых процессов (например, внесения новых сведений о трудовой деятельности работника).

Другим недостатком является всегда существующий риск потери данных из электронной базы. Ведь если это произойдет, то доказать свой трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии, будет почти невозможно.

Чтобы это предотвратить государству придется потратить большие финансы для разработки, обеспечение и защиту данных базы данных, а это является еще одним недостатком введения электронных трудовых книжек.

На основании перечисленных преимуществ и недостатков, можно сделать вывод, что недостатков не так много и он менее весомы, чем достоинства.

Введение электронных трудовых книжек позволило избежать ошибок, которые может допустить человек, например, из-за невнимательности, также это упростит процесс трудоустройства и оформления пенсий.

Перечисленные недостатки не являются нерешаемыми, просто для этого нужно время и большие финансовые затраты, которые в будущем с большой вероятностью могут окупится.

Таким образом, электронные трудовые книжки — это относительно новый опыт для России, который не получил еще настолько широкое распространение в стране, но все идет к этому. Как и все в этой жизни данный процесс имеет свои преимущества и недостатки.

И преимуществ в результате исследование было выявлено намного больше, чем недостатком, но делать вывод о том, переход к электронным трудовым книжкам имеет только положительные стороны будет преждевременным.

Ведь существующее недостатки еще не полностью решены, поэтому полный переход к электронной трудовой книжке возможен только в том случае, если использование электронной трудовой книжки будет совершенно до тех пределов, когда отпадет необходимость в бумажной трудовой книжке.

Литература:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 29.12.2020) // Собрание законодательства РФ. — 2002. — № 1 (часть I). — Ст. 3.
2. Некрасова Е. В. Что лучше — бумажная трудовая книжка или электронная [Электронный ресурс]. — URL: https:// rusjurist.ru/kadry/trudovaya_knizhka/chto-luchshe-bumazhnaya-trudovayaknizhka-ili-elektronnaya/.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

В соответствии с законодательством РФ с 1 января 2020 года в действие вступает постановление об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК). Для чего принято это решение, и какие преимущества электронной трудовой книжки получают работники и работодатели, а также, какие недостатки могут быть у этого решения нужно рассмотреть подробней.

Что такое ЭТК

ЭТК по своему содержанию является аналогом бумажного документа привычного для многих граждан. В нем содержится следующая информация:

• Персональные паспортные данные гражданина;
• Дата приема на работу, увольнения с работы;
• Даты перевода на новую должность и прочие изменения;
• Причины, по которым произошел перевод или увольнение;
• Наименование организаций, в которых сотрудник исполнял или исполняет трудовые обязанности;
• Информация касающаяся стажа, квалификации работника и т.д.

Вся информация хранится в едином электронном реестре. Получить доступ к информации можно при помощи личного кабинета на сайте ПФР, ЕПГУ, использовав для этого персональный компьютер или другое устройство, подключенное к сети. Также можно обратиться в клиентские службы ПФР, МФЦ и получить письменные сведения или обратиться за информацией к работодателю.

Плюсы электронной трудовой книжки для сотрудников сводятся к следующему:

• Быстрый доступ в любое время к личной информации, главное иметь под рукой устройство подключенное к сети, при помощи которого можно связаться с реестром;
• Сведение к минимуму ошибок заполнения, касающихся наименований трудовой деятельности, стажа и т.д.;
• Возможность дистанционного трудоустройства без необходимости личной подачи документов работодателю;
• Использование информации при получении Госуслуг без необходимости личного присутствия;
• Дистанционное оформление пенсии;
• Безопасность личных данных благодаря надежной защите и ограниченному доступу.

Таким образом, в идеальных условиях ЭТК позволит упростить использование документа при оформлении сотрудника, а также при взаимодействии с государственными структурами. Обратите внимание, для сотрудников уже имеющих на руках бумажную книжку полный переход на ЭТК не обязателен.

Можно вести цифровой и бумажный документ одновременно, работодатель должен вносить изменения в обе версии.

Преимущества для работодателя

От введения ЭТК должен выиграть и работодатель, который также получает ряд преимуществ, основными из которых являются:

• Возможность ознакомления с данными о сотруднике без необходимости запроса сканированных копий или оригинала документа;
• Упрощение процессов ведения бухгалтерии за счет отсутствия бумажных документов и перевода в цифровой формат;
• Сокращение издержек на покупку трудовых книжек, ведение бумажной бухгалтерии;
• Повышение эффективности аналитической обработки данных сотрудников при ведении бухучета на предприятии.

Работодатель получает доступ к документу, только после предоставления его сотрудником. Это исключает возможность внесения недостоверных сведений или изменения личных данных. Таким образом, каждая из сторон оказывается в выигрыше.

Недостатки решения

Несмотря на все преимущества, некоторые эксперты отмечают и минусы электронной трудовой книжки. Основными из них, являются следующие недостатки:

• Сложность обращения с цифровой базой, для людей незнакомый с компьютерным оборудованием или вовсе не имеющих доступа к нему, в данном случае в основном речь идет о людях пожилого возраста;
• Естественные уязвимости цифровой базы к техническим неполадкам и сбоям, к примеру, поломкам серверного оборудования, в результате которых может быть временно ограничен доступ к базе или утеряна ее часть;
• Возможность взлома базы и попадания личных информации в руки злоумышленников или же уничтожение базы реестра;
• Человеческий фактор тормозящий систему – речь идет о неподготовленности сотрудников ПФР и некоторых других служб с цифровой базой данных.

Большинство рисков и недостатков связано с уязвимостями компьютерных систем к внешним или внутренним негативным воздействиям.

В свою очередь представителями государственных структур предлагается решение проблемы разработкой систем безопасности, многократным копированием баз для дублирования информации.

Эффективность подобных решений можно будет оценить со временем, когда база данных ЭТК будет сформирована и введена в обращение не в тестовом, а в стандартом режиме.

Подобные инициативы всегда вводятся в строй с определенными сложностями и системы дорабатываются поэтапно в процессе эксплуатации, исходя из возникающих рисков и недостатков. Возможность дальнейшего использования бумажных документов для большой категории граждан позволяет частично решить эту проблему, ведь ошибки в дальнейшем можно оспорить и предоставить корректные данные.

Рекомендуем воспользоваться калькулятором стажа работы онлайн: stazh-online.ru

Автор статьи: Анжелика Петькина Бухгалтер, специалист отдела кадров. Образование: Уральский-Финансово-Юридический Институт. Экономист по специальности «финансы и кредит».