Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России, СФР.

Такие книжки появились в России с 1 января 2020 года и сейчас есть у всех, кто после этой даты трудится официально. По закону работодатель обязан сдавать в СФР отчеты о главных кадровых изменениях в компании. На их основе и формируются электронные трудовые для работников.

Расскажу, что такое электронные трудовые книжки, как они выглядят, как узнать, есть ли такая книжка у вас, и получить выписку из нее.

Электронная трудовая книжка, ЭТК, — это основная информация о трудовой деятельности и стаже человека, которую формирует работодатель на каждого сотрудника, включая совместителей и удаленщиков. Вот что есть в ЭТК:

1. ФИО, дата рождения, СНИЛС.
2. Место работы.
3. Трудовая функция: должность, профессия, специальность, квалификация или конкретный вид поручаемой работы.
4. Даты приемов на работу, постоянных переводов и увольнений сотрудника с указанием причины расторжения трудового договора.
5. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.
6. Сведения о работе на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях.
7. Информация о сохранении бумажной трудовой книжки или отказе от нее.

ст. 66.1 ТК РФ

В отличие от бумажной трудовой книжки, в ЭТК нет сведений о награждениях работника и о некоторых особенностях его деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Так что, если эта информация понадобится, чтобы оформить пенсию или получить звание ветерана труда, ее придется подтверждать другими документами.

1. При приеме на работу — не позднее рабочего дня после оформления трудового договора.
2. При увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора — не позднее рабочего дня после издания приказа.
3. При заключении и прекращении ГПД — не позднее рабочего дня после события.
4. При переводе на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку — до 25-го числа следующего месяца.

п. 5 ст. 11 закона № 27-ФЗ

ЕФС-1 с подразделом 1.1 одинаковый для всех организаций и ИП с сотрудниками. Сдавать его надо в свое отделение СФР:

1. только в электронном виде — если численность работающих свыше десяти человек;
2. по выбору — на бумаге или в электронном виде — если работает десять человек и менее.

п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ

Это титульный лист формы ЕФС⁠-⁠1. Он всегда заполняется одинаково

Так выглядит заполненный подраздел 1.1 при увольнении по собственному желанию

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК по умолчанию указаны кратко — только места и периоды работы, при условии, что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность.

Если человек хочет внести в ЭТК подробную информацию о работе до 1 января 2020 года, нужно подать в СФР заявление.

Для этого можно прийти в клиентскую службу фонда или в МФЦ или обратиться через госуслуги или личный кабинет гражданина на сайте СФР. Услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета».

Если не подать такое заявление, трудовую деятельность до 01.01.2020 будет подтверждать только бумажная трудовая книжка.

п. 2, 3 ст. 12 закона № 27-ФЗ

Информация на сайте СФР о корректировке индивидуального лицевого счета

Добавить в ЭТК можно информацию только о той работе, которая зафиксирована в бумажной трудовой книжке.

Получив заявление, CФР проверит, соответствуют ли сведения из бумажной трудовой тем данным, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения просто не внесут.

Как выглядит ЭТК, покажу на примере своей книжки — официально она называется СТД-СФР. В ней три страницы. На первой — информация о кадровых событиях, которые произошли со мной начиная с 2020 года, когда появились ЭТК.

https://www.youtube.com/watch?v=oc4877P_WyE\u0026pp=ygWXAdCe0YLQutCw0Lcg0L7RgiDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtC5INGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LrQvdC40LbQutC4OiDQstC-0LfQvNC-0LbQtdC9INC70LgsINC60LDQuiDQvtGE0L7RgNC80LjRgtGMLCDQvtCx0YDQsNC30LXRhiDQt9Cw0Y_QstC70LXQvdC40Y8%3D

Две следующие страницы — все, что знает обо мне СФР по персонифицированной отчетности, которую сдали работодатели, когда были лишь бумажные трудовые книжки. Информация в блоке краткая: есть сведения о работодателях и периодах работы и нет, например, причин увольнений. Чтобы они появились, мне нужно отправить в СФР заявление, о котором я написала выше.

В ЭТК работника называют зарегистрированным лицом, потому что у него есть свой лицевой счет в системе пенсионного страхования. Этот счет — совокупность всей информации о сотруднике, его работодателях и отчислениях за него. Именно по нему сведения о работнике находят в общей базе

Выписка делит мою трудовую жизнь на два периода — до 31 декабря 2019 и после. До у меня была только бумажная трудовая книжка, а после появилась еще и электронная

Моя электронная трудовая уместилась на трех листах — тут вся информация о моих перемещениях начиная со временных трудоустройств во время школьных каникул

В моей ЭТК оказался неприятный сюрприз. С мая 2013 по март 2014 года я работала в небольшом агентстве недвижимости в Тюмени. В бумажной трудовой книжке есть запись об этом, а вот в электронной видно, что мизерные взносы за меня в то время платил непонятный «Птицепром». Не будь у меня ЭТК, я узнала бы об этом, только когда мне нужно было бы начислить пенсию.

Чтобы исправить эту ошибку, через портал госуслуг я обратилась в CФР за корректировкой индивидуального лицевого счета. Но фонд отказался менять «Птицепром» на «Агентство недвижимости». Так что теперь мне придется посетить СФР с бумажной трудовой и, если это не поможет, обратиться в суд.

ЭТК есть у всех официально трудоустроенных граждан. Каждый работодатель отчитывается обо всех своих сотрудниках в СФР, а значит, фонд ведет электронные трудовые книжки.

До 31 декабря 2020 года работники могли выбрать: продолжать вести трудовую книжку на бумаге или перейти на электронную. Для этого нужно было написать заявление. Если работник его не написал или выбрал бумажную трудовую, у него стало две книжки — электронная и бумажная.

ч. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

Если работник выбрал только ЭТК, в бумажной книжке делали запись об этом и отдавали ее владельцу. Так у человека оставалась только ЭТК, и вернуться к бумажному варианту он не мог.

У тех, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки в принципе нет и не будет. У них только ЭТК, и выбрать бумажный вариант они не могут.

ч. 8 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

Заявление, которое я подписала 1 февраля 2020 года. У меня была бумажная трудовая книжка, поэтому я выбрала вариант продолжить ее вести. Теперь у меня две книжки: электронная и бумажная

Если человек сначала предпочел оставить бумажную трудовую или ничего не выбрал, а позже решил, что ему достаточно только ЭТК, нужно подать заявление работодателю. В нем можно написать так: «Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

ч. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ

После этого в бумажной трудовой работодатель сделает запись, что работник перешел на ЭТК, и вернет ему книжку. Она может пригодиться, чтобы подтвердить трудовой стаж до перехода на ЭТК.

Чтобы оформить электронную трудовую при первом трудоустройстве, работнику ничего делать не нужно. Достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если у работодателя принято их издавать. Дальше наниматель подаст в СФР форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 и фонд заведет электронную трудовую.

https://www.youtube.com/watch?v=oc4877P_WyE\u0026pp=YAHIAQE%3D

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных ситуациях, например при оформлении кредита. Получить выписку из ЭТК легко, удобнее всего — онлайн: на портале госуслуг или сайте CФР.

На госуслугах. Авторизуйтесь и на странице «Справки, выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки». Заполнять ничего не надо: как только нажмете кнопку «Получить выписку», запрос уйдет в СФР.

Результат отобразится в разделе «Заявления» личного кабинета. Обычно выписка приходит через пару минут.

Готовую выписку можно скачать в одном из двух форматов — PDF или XML — или отправить на электронную почту

На сайте CФР. Войдите в личный кабинет с помощью учетной записи на портале госуслуг. Дальше в списке сервисов выберите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

После этого введите электронный адрес, на который хотите получить выписку, или просто нажмите «Запросить». Выписка появится сразу же в новом окне, а через пару минут придет на указанную почту.

Даже если обратиться за выпиской в клиентскую службу СФР, заявителю распечатают такую же электронную выписку, которую он получил бы онлайн.

В МФЦ. Также за выпиской можно обратиться в любой МФЦ, но и там выдадут распечатку из онлайна. На ней будет отметка об электронной подписи СФР — ее достаточно, чтобы не сомневаться в подлинности документа.

Чтобы получить выписку в МФЦ, понадобится только паспорт.

У работодателя. Еще получить выписку из ЭТК по форме СТД-Р можно на работе. Но работодатель в ней укажет только сведения, которые после 1 января 2020 года передавал в СФР именно он. То есть в выписке не будет информации о предыдущих местах работы.

Кроме того, работодатель обязан выдать выписку, только если работник отказался от бумажной трудовой. Иначе наниматель сам решает, выдавать ее или нет.

Так выглядит моя выписка от работодателя

В ней указаны только те сведения, которые конкретно этот работодатель передавал обо мне с 1 января 2020 года

Сейчас действует новая форма выписки СТД-Р.

Работодатель может попросить написать заявление о выдаче выписки. Утвержденной формы нет, поэтому достаточно своими словами сформулировать просьбу.

Без заявления работодатель выдаст сведения о трудовой деятельности сотруднику только в день его увольнения: СТД-Р — тем, у кого есть только ЭТК, и бумажную трудовую тем, кто ее сохранил.

Я заказывала выписки через госуслуги, на сайте СФР и в МФЦ. Они ничем не отличались. Только две я смогла скачать, а третью мне распечатал сотрудник МФЦ. Еще я заказала выписку у работодателя, и в ней были сведения о моей работе только у него.

1. Электронная книжка — это совокупность данных о трудовом стаже человека, оформленная как выписка из его индивидуального лицевого счета в системе СФР. Официальное название —СТД-СФР.
2. Сведения о работнике хранятся в электронном виде в системе социального фонда. Запросить сведения можно на бумаге — через МФЦ или работодателя, — через портал госуслуг или сайт СФР. Однако работодатель выдаст выписку, только если у сотрудника никогда не было бумажной трудовой либо он отказался от ее ведения.
3. Работник, который впервые трудоустроился до 1 января 2021 года, может выбрать: отказаться от бумажной трудовой или продолжить вести ее вместе с ЭТК. В первом случае в книжке сделают запись об отказе и выдадут на руки, отменить решение будет нельзя. Если же работник сначала предпочел сохранить бумажный вариант, отказаться от него можно в любой момент.
4. Бумажные трудовые книжки не оформляют тем, кто впервые устроился на работу начиная с 1 января 2021 года.

Правила перехода на электронные трудовые книжки

Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые.

Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных.

При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ.

Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ.

Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право.

Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки.

Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

https://www.youtube.com/watch?v=-iEBFfbLdMM\u0026pp=ygWXAdCe0YLQutCw0Lcg0L7RgiDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QvtC5INGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LrQvdC40LbQutC4OiDQstC-0LfQvNC-0LbQtdC9INC70LgsINC60LDQuiDQvtGE0L7RgNC80LjRgtGMLCDQvtCx0YDQsNC30LXRhiDQt9Cw0Y_QstC70LXQvdC40Y8%3D

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд.

Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать.

Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

Истек срок уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Что дальше

Ответим на главные вопросы работодателей и кадровиков

В октябре 2020 года завершился срок, в который работодатели были обязаны уведомить работников о выборе ведения трудовой книжки и собрать у них заявления. Как теперь принимать на работу?

Давайте разбираться:

• Как проверить, соответствуют ли записи в трудовой реальным событиям у прежнего работодателя?
• Что делать, если работник не написал заявления о выборе трудовой?
• Будет ответственность за ошибки прежнего работодателя? 

Используйте правильную терминологию. «Электронная трудовая книжка» — это обывательское понятие, его не существует в нормативных правовых актах.

Вспоминайте, мы говорили об этом на вебинарах и уроках весь 2020 год. И в статье мы используем единую терминологию: «предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Будем говорить профессионально и грамотно — это не так сложно, как кажется.

1. Спрашивать ли работников о способе ведения трудовой книжки после 31.10.2020?

С одной стороны, работодатели при приеме на работу после этой даты больше не обязаны уведомлять работников о происходящих изменениях в законодательстве.

С другой стороны, работник обязан до 2021 года сделать выбор и написать заявление:

• в пользу ведения бумажной трудовой книжки; либо 
• в пользу предоставления сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Согласитесь, есть некая рассогласованность. 

Предлагаем на выбор два варианта:

1. Формальный подход. Не уведомлять работников, принимаемых после 31.10.2020. Если такие работники предоставят заявления, принимать их и отчитываться в ПФР. Напомним, отчетность СЗВ-ТД в ПФР работодателю нужно предоставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подавал соответствующее заявление (п.

    2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

2. Неформальный подход.

   Внести изменения в ПВТР или разработать отдельный локальный нормативный акт, в котором прописать основные положения относительно предоставления заявлений, прав работников в связи с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

    Здесь же уместно рассказать о том, как работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, смогут получать сведения о трудовой деятельности.

• Второй подход не является обязательным, но может быть актуален и в связи с тем, что прием заявлений не заканчивается в 2020 году.

В конце статьи есть шпаргалка

2. Останется ли у работников после 2020 года возможность подавать заявления о дальнейшем ведении бумажной трудовой книжки или отказе от нее?

Законодатели не забыли о тех, кто не имел возможности написать заявление в 2020 году:

• например, если работники находились в отпуске или не были трудоустроены, то они вправе обратиться с заявлением к своему работодателю в любое время после 2020 года (п. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Работники, которые пожелали остаться с бумажными трудовыми книжками и написали заявления об этом, не утратили права изменить свое решение в последующем. А это значит, что даже после 2020 года они смогут обратиться к своему работодателю с заявлением о выборе предоставления им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

3. Как узнать, предоставлял или нет работник заявление о выборе варианта внесения сведений о трудовой деятельности на предыдущем месте работы?

Курсы для кадровика онлайн

Повышение квалификации, профпереподготовка в Контур.Школе. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Кажется, что в теории вопрос очевиден. Если работодатель знает, а главное соблюдает законодательство, то при приеме на работу работник предъявляет трудовую книжку с последней записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и (или) форму СТД-Р или СТД-ПФР.

Но на практике может возникнуть ситуация, когда работник приносит трудовую книжку, в которой последняя запись о расторжении (прекращении) трудового договора. Возможны как минимум два варианта развития событий:

• Вариант 1. Работник не писал заявления о выборе трудовой книжки в 2020 году. Это могло произойти в том случае, например, если человек не был трудоустроен в этот период. 

• Ваши действия: принимаем работника на работу и продолжаем вести его бумажную трудовую книжку до тех пор, пока он не напишет заявление о переходе на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Важно: такой возможностью он может воспользоваться в любое время.

• Вариант 2. Работник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки у предыдущего работодателя, но мы пока об этом не знаем.

• Ваши действия: для нас не актуален вопрос, подавал такой работник заявление о выборе или не подавал у предыдущего работодателя. Такой работник может в дальнейшем написать заявление о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
• Обратите внимание: за работником, воспользовавшимся правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

4. Как быть, когда у работника две трудовые книжки или прежний работодатель не внес соответствующие записи?

Законодатели это не учли, но… На практике у работника может быть несколько трудовых книжек:

• например, он может предоставить одну из них, в которой будет запись об увольнении, а при этом дома у него может находиться вторая — с записью о подаче им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Также есть работодатели или работники кадровых служб, которые не отследили изменения или не поняли их:

• как следствие, они не выполнили обязательства по информированию работников или не внесли необходимые записи в трудовые книжки.

В итоге у нас есть работники, которые писали заявления об отказе ведения бумажной трудовой книжки, но в их в трудовой это не отражено. Если работодатель все же сдавал по ним отчетность, то информация будет внесена в информационную систему ПФР. Но работодатель, к которому этот работник устраивается, из документов, предъявляемых при приеме на работу, этого не узнает.

Законодательно вопрос не решен. Но не стоит паниковать. Оснований для привлечения текущего работодателя к ответственности нет.

Если вы столкнетесь с такой ситуацией, просто продолжите вести на работника трудовую книжку, предоставите отчет СЗВ-ТД с информацией о приеме на работу в ПФР.

 Риск здесь лишь в дополнительной ответственности за ведение, учет, хранение, выдачу трудовой книжки, которая на самом деле должна храниться у работника. Ну и, конечно же, это лишняя работа для вас.

• Рекомендация: при приеме на работу берите от работников заявление, в котором они пишут формулировку: «Настоящим подтверждаю, что заявления о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (электронную трудовую книжку) у других работодателей не подавал». Эту рекомендацию вы можете взять в работу или игнорировать, т.к., еще раз подчеркнем, вопрос законодательно не урегулирован. Решение остается за работодателем.

Выводы

В статье мы дали практические рекомендации, как поступать работодателям с работниками, которые устраиваются на работу после 31.10.2020, в части изменений, связанных с переходом на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

В 2021 году нас ждут изменения в форме СЗВ-ТД. Будем держать вас в курсе и давать практические рекомендации по работе.

• Совет: обращаясь за консультациями в ПФР, помните, что у них нет полномочий давать разъяснения по применению трудового законодательства и по работе с трудовыми книжками в бумажной форме. Получая рекомендации по таким вопросам от ПФР, пропускайте их через призму законодательства, будьте объективными!

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Примеры записей в трудовую (оформление титульного листа, внесение исправлений, совместительство становится основным) 632.6 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Отказ от электронной трудовой книжки: возможен ли, как оформить, образец заявления

Начиная с 1 января 2020 года все работодатели должны направлять сведения о трудовой деятельности работников в органы Пенсионного фонда, в информационных базах которого теперь накапливаются и хранятся данные обо всех застрахованных лицах. Отправка данных в фонд не зависит от желания работника и работодателя. Это обязанность последнего, за неисполнение которой предусмотрена ответственность в виде предупреждений и штрафов.

Работодатели должны уведомить персонал об изменениях в законодательстве в срок с 1 января по 31 октября и предложить сделать выбор способа ведения трудовой книжки: работник отказывается от бумажной трудовой совсем либо решает продолжать вести привычную книжку на бумаге с одновременной передачей информации в ПФР.

Таким образом, отказ от электронной трудовой полностью невозможен. Можно сохранить бумажный формуляр, но данные в электронном виде в любом случае попадут в Пенсионный фонд, какой бы выбор ни сделал работник.

Как оформить отказ от ведения электронной трудовой книжки

Если работник намерен сохранить бумажный формуляр трудовой, ему необходимо написать заявление на отказ от электронной трудовой книжки. Оно составляется в свободной форме и передается работодателю. Причину отказа от электронной трудовой книжки в заявлении излагать не требуется, нужно лишь четко обозначить сделанный выбор.

Образец такого заявления можно скачать на нашем сайте.

После получения заявления работодатель продолжит вносить записи в трудовую книжку. Одновременно с этим он должен будет при наступлении одного из перечисленных событий направлять в ПФР форму СЗВ-ТД, на основании данных которой сформируются сведения о трудовой деятельности работника в информационных системах фонда. Работодатель обязан информировать контролирующие органы:

• при трудоустройстве;
• увольнении;
• переводе;
• смене названия работодателя;
• установлении работнику второй и последующих профессий, специальности или иной квалификации;
• вынесении судебным органом решения о запрете занимать определенные должности или осуществлять некоторые виды деятельности;

Кроме того, контролерам необходимо сообщать о выбранном работником способе ведения трудовой книжки. То есть СЗВ-ТД представляется и после получения заявления от работника.

Если работодатель до 31 декабря текущего года так и не получит заявления от отдельных членов коллектива, то ему придется продолжать вести бумажные книжки «молчунов».

Работник меняет решение — что делать работодателю

Разберем ситуации, как действовать работодателю, если работник вначале принял одно решение о ведении трудовой книжки, а затем поменял на другое.

Ситуация 1: может ли работник перейти на электронный способ, если ранее он написал отказ от перехода на электронную трудовую книжку?

Да, работник сможет выбрать электронный способ, если ранее подал заявление о сохранении бумажной книжки, а затем изменил свое решение. Об этом сказано в п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ.

Все необходимые в работе нормативно-правовые акты представлены в К+. Изучайте и просматривайте их, получив пробный доступ к системе.

Ситуация 2: можно ли отказаться от электронной трудовой, если ранее работник выбрал ее?

Нет, работник уже не сможет отказаться от электронной трудовой. Возможность в дальнейшем вернуться к бумажному варианту трудовой законодательством не предусмотрена.

***

Полностью отказаться от электронной трудовой нельзя. Работодатель обязан подавать сведения на работников в ПФР при наступлении определенного события, например при приеме на работу, увольнении, переводе. Все эти события приведены нами в статье.

Таким образом, в ПФР формируются сведения о стаже работающих людей в электронном формате. У работника есть право выбора, сохранить бумажную версию трудовой или отказаться от нее.

В первом случае сведения о работнике пойдут в Пенсионный фонд, но работодатель продолжит вносить записи и в бумажный формуляр. Во втором случае бумажную трудовую работодатель вернет работнику с последней записью о том, что работник выбрал вариант в соответствии со ст.

 66.1 ТК РФ; сведения о трудовой деятельности работника будут формироваться исключительно в электронном варианте.

Как перейти на электронные трудовые книжки — Право на vc.ru

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

{«id»:100896,»gtm»:null}

Рекомендации от экспертов «Актион 360».

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

• Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР.
• Завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. По этому же адресу сможете направлять им в ответ указанные сведения. При этом в должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте так же, как и на бумажное, работодатель должен в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту нужно будет постоянно.
• Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.
• Уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.
• Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде.
• Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
• Каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников Образец правил внутреннего трудового распорядка доступен на «Актион 360»

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки​ Образец уведомления в «Актион 360»

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку​ Скачайте образец заявления в «Актион 360»

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».

Как перейти на электронную трудовую книжку

С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно

Электронная трудовая — на самом деле вовсе не книжка. Это сведения о трудовом стаже и местах работы гражданина, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России. В этом реестре есть данные обо всех кадровых событиях в карьере гражданина: поступлении на работу, смене должности, увольнении, новом приеме на работу и т.д. 

Раньше такие сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, но с 2020 года контролирующие органы обязали работодателей отправлять информацию по кадровым мероприятиям в Пенсионный фонд (а теперь — в Социальный фонд) с помощью специального отчета в короткие сроки. Перевод данных о работе граждан в электронный вид регламентируется ст. 66.1 ТК РФ.

Предполагается, что со временем бумажные книжки выйдут из употребления, останутся только электронные с их преимуществами:

• нельзя потерять или испортить — прежде в таких случаях приходилось с большим трудом восстанавливать сведения о стаже;
• граждане могут легко просматривать записи в книжке в личном кабинете гражданина на сайте СФР или на Госуслугах;
• нет возможности для злоупотреблений и внесения записей задним числом;
• не нужно тратиться на бумажные документы и хранить их.

У нового порядка пока только один минус: работодателю приходится не только сдавать новые отчеты по кадровым мероприятиям, но и делать записи в бумажные книжки сотрудников.

Работодатель регулярно отправляет сведения в СФР и таким образом «ведет» ЭТК. А работник не должен переходить исключительно на цифровой вариант трудовой, но может сделать это добровольно: в любое время написать заявление о переходе на ЭТК, тогда отдел кадров в течение трех дней оформит этот переход и выдаст ему на руки бумажный документ с последней записью. 

Новым сотрудникам, которые прежде не работали и бумажных книжек не имеют, их заводить и не нужно с 2021 года. А вот многим «старичкам» бухгалтерия вынуждена заполнять страницы трудовой и одновременно отправлять отчеты о кадровых событиях.

Если в записях обнаружена ошибка или сотрудница сменила фамилию, это придется исправлять на бумаге и отправлять корректирующий отчет в фонд.

Так увеличивается нагрузка на бухгалтера или кадровика, но изменений пока не предвидится: власти не выступали с инициативой о полной отмене бумажных трудовых.

Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.

Попробовать бесплатно

Записи в бумажной и электронной книжке должны быть одинаковыми. Работник может сверить их, для этого нужно заглянуть в личный кабинет гражданина на сайте СФР. А еще электронную книжку можно «распечатать» — запросить выписку из нее:

• работодатель делает выписку по форме СТД-Р;
• Социальный фонд выдает выписку при личном обращении, при визите в МФЦ, но проще всего получить сведения через Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из ЭТК». 

Если гражданин сверил данные и увидел, что в электронной книжке не хватает записей или они неверные, неполные, устаревшие, он может отправить в СФР заявление о переносе записей из бумажной книжки. Сотрудники фонда перенесут сведения на лицевой счет гражданина, а если возникнут вопросы — свяжутся с его текущим или предыдущими работодателями.

Если гражданин до 2021 года не отказался от бумажной трудовой книжки, это не значит, что он не может сделать этого позже. В любое время он вправе написать заявление о переходе на электронную форму документа. Расскажем, как провести эту процедуру в компании.

Шаг 1. Примите заявление у работника

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации от имени сотрудника. Важно указать дату, с которой ведение бумажной трудовой прекращается. 

Директору ООО «Телец и лев»
Свиридову Г.К.
от системного администратора

Андреева В.С.

заявление

Прошу фиксировать сведения о моей трудовой деятельности только в электронной форме и прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки с 1.06.2023.

Дата _________________
Подпись ______________ 

Шаг 2. Сверьте бумажную и электронную трудовые

Проверьте, совпадают ли сведения из бумажной книжки и цифрового реестра: в СФР должны попасть корректные сведения. Это касается только периода работы гражданина в вашей организации. Сверка остальных данных — дело самого гражданина и Социального фонда. 

Шаг 3. Сдайте отчет ЕФС-1 в Социальный фонд

После приема заявления от сотрудника бухгалтер или кадровик создает отчет ЕФС-1 по этому кадровому мероприятию. Сдать отчет нужно не позднее 25 числа после того месяца, когда сотрудник подал заявление. Скажем, если бухгалтер принял заявление 16 мая 2023, то ЕФС-1 по этому событию он отправит не позднее 25 июня 2023.

Нужно заполнить только два блока в отчете: с данными о работодателе и с персональными данными сотрудника. Ставят дату подачи заявления о переходе на электронную книжку, в последнем блоке руководитель ставит подпись и дату отправки ЕФС-1.

Шаг 4. Внесите изменения в кадровые документы

В бумажную книжку сотрудника, который отказался от ее ведения, делают запись по инструкции Минтруда (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Проставьте порядковый номер записи, число, месяц и год. В третьей графе сделайте запись:

Эту запись заверяют руководитель отдела кадров или бухгалтер, если он занимается кадровыми документами, а еще подпись ставит сам сотрудник.

В графе о документе-основании сошлитесь на заявление сотрудника с указанием даты. Выпускать приказ по этому поводу и ссылаться на него не нужно.

Если в компании ведется книга учета движения трудовых книжек, внесите в нее аналогичную запись: «Выдана на руки по письменному заявлению Андреева Валентина Сергеевича о предоставлении ему работодателем сведений…».

Шаг 5. Выдайте сотруднику бумажную трудовую 

В течение трех рабочих дней после получения заявления отдайте сотруднику бумажную книжку с последней записью, которую он и заверит.

На всякий случай напомните работнику, что после отказа от бумажного документа вернуться к нему нельзя. Запись о переходе на электронный документ в книжке — лимитирующая. Если на новом рабочем месте бухгалтер увидит такую запись, он поймет, что по этому сотруднику нужно только сдавать сведения о кадровых мероприятиях для цифрового реестра СФР.

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Сведения о кадровых мероприятиях по любому сотруднику нужно отправлять в реестр СФР с помощью отчетов ЕФС-1. Это и будет ведением электронной трудовой книжки.

Надо ли вести бумажную трудовую книжку сотрудника, можно узнать только у него. Если работник не принес бумажную книжку или не помнит, подавал ли он заявление на отказ от бумажного документа, ничего сделать нельзя: работодатель не может подать запрос в СФР и узнать о трудовом стаже гражданина. Такие сведения может получить только сам сотрудник или его законный представитель.

При найме работодатель может запросить у сотрудника выписку о трудовой деятельности. Такую выписку ему дают при увольнении на прежнем месте работы, а еще гражданин может сам запросить ее в СФР или через Госуслуги.

Объясните, что данные о страховом стаже влияют на размер больничных и в интересах сотрудника подтвердить свой стаж. Расскажите новому работнику, как получить такие сведения в фонде, через МФЦ или на Госуслугах.

Если сотрудник принес выписку с данными о трудовой деятельности, она приравнивается к бумажной трудовой книжке и входит в минимальный пакет документов для заключения трудового договора. Чтобы наверняка удостовериться в подлинности сведений о страховом стаже, подойдет выписка от СФР с цифровой печатью, которая при выводе на печать остается на документе в виде штампа.

Если же новый сотрудник приносит трудовую книжку с последней записью об увольнении, значит он не отказывался от бумажного документа в пользу электронного, и трудовую книжку надо продолжать вести на бумаге в обычном порядке.

Хотя бумажные трудовые планируют отменить в будущем, для них разработали новые бланки, которые действуют с 2023 до 2027 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н). Старые трудовые ведите в прежнем виде, но если в книжку понадобится вкладыш или придется восстанавливать испорченный документ, используйте новые бланки.

Теперь книжка получит большую степень защиты «В», ее нельзя будет подделать: в производстве новых бланков будут применять особую бумагу и краски, применять графические элементы по техтребованиям Минфина. А еще саму форму немного изменили:

• на титульнике отметили, что отчество указывают только при наличии;
• печать работодателя-ИП ставят, если она есть;
• для сведений о работе в новой книжке 14 разворотов, а для сведений о наградах — 7 (в старых книжках по 10 разворотов для каждого раздела);
• в третьей графе, куда вписывают кадровое мероприятие, теперь нужно указывать не только статью и пункт закона, но и часть (например, при увольнении).

Итак, впервые поступающим на работу сотрудникам бумажные книжки заводить не надо, при замене книжки или нехватке страниц используйте новые бланки, а если сотрудник решил отказаться от бумажного документа, следуйте нашему алгоритму по оформлению процедуры.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно