Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Руководство Международной организации труда пригодится российским работодателям, которые после пандемии решили оставить сотрудников на «удаленке»

Международная организация труда (МОТ) подготовила руководство для работодателей, которые во время пандемии перевели сотрудников на удаленный режим работы1. Оно может быть полезно и после пандемии, ведь некоторые компании, опробовав «удаленку», решили закрепить часть трудовых позиций в онлайн формате2.

Кроме того, как сообщает МОТ, многие организации столкнулись с трудностями: не налажен цифровой документооборот, не приспособлены правила внутреннего распорядка, не обеспечена защита конфиденциальных данных.

Исследования показали, что работодателям сложно контролировать производительность труда, регулировать время отдыха и поддерживать моральный дух коллектива.

Рассмотрим, как руководство МОТ применимо к нашим реалиям, а также разберем, как регулируется дистанционная работа в России и какие рекомендации международной организации можно интегрировать в российское законодательство.

МОТ перечислила несколько форм «удаленки», при этом указав, что по своей сути они являются «синонимами»:

• удаленная работа/удаленный режим работы – временная работа на дому как альтернативный способ организации труда в условиях пандемии, которую работники выполняют с использованием информационно-коммуникационных технологий;
• дистанционная работа – выполнение работником трудовых функций вне места нахождения работодателя, допускающее мобильный (разъездной) характер работы;
• дистанционное присутствие – замена поездки в офис на взаимодействие по телекоммуникационным каналам связи.

В российском трудовом законодательстве закреплены следующие понятия:

• дистанционный труд (гл. 49.1 ТК РФ) – его понимание аналогично указанному в руководстве МОТ;
• надомники (ст. 310 ТК РФ) – лица, выполняющие трудовую функцию на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или которые они приобретают за свой счет.

Понятия «удаленная работа» и «удаленный режим работы» в российском трудовом законодательстве пока не закреплены.

В условиях пандемии работодатели столкнулись с необходимостью переводить работников на «удаленку», но российский Трудовой кодекс не предусматривал такую форму работы, поэтому возникло много вопросов о способе перевода, выборе формы и режима работы.

Перевод сотрудников на надомную работу был неправильным решением, так как для надомников в ТК РФ предусмотрена трудовая функция, которая не отражает функции большинства работников крупных компаний.

Приходилось делать выбор в пользу дистанционного труда, который, согласно положениям ТК РФ, дает возможность работодателю использовать различные способы контроля за деятельностью работников, предусматривать дополнительные основания увольнения и т.д.

Поэтому перевод сотрудников на дистанционный труд требовал заключения с ними новых трудовых договоров о дистанционной работе.

Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работеБудет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись? А если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе?

Дистанционная работа не в полной мере является альтернативой удаленной, что побудило законодателей уточнить понятие «дистанционный труд» и ввести термин «удаленная работа». С этой целью 16 июня в Госдуму был внесен законопроект, который предусматривает внесение изменений в ТК РФ3.

А пока ожидается принятие поправок, Минтруд дал разъяснения о формах работы на дому. В период пандемии работодателям было рекомендовано перевести всех работников на удаленную работу при наличии технической возможности. Для этого нужно было составить список работников, временно переходивших на «удаленку», издать соответствующий приказ и ознакомить с ним сотрудников4.

В таких случаях возможен перевод сотрудников и на дистанционную работу. Он предполагает изменение условий трудовых договоров, что требует согласия работников. С ними нужно заключить допсоглашения к договорам и издать приказ об их переводе на дистанционный труд5. МОТ также рекомендует разработать внутренние правила удаленной работы и довести их до сведения работников.

Но до перевода работников на дистанционный режим работодателю нужно понять, целесообразно ли это. МОТ предлагает начать с анализа особенностей предприятия, определить, какие производственные функции можно приспособить к онлайн-формату, оценить бытовую обстановку сотрудников и их возможность работать дома.

Если они уже работали удаленно и решается вопрос о сохранении этого формата, стоит оценить производительность труда и сравнить полученные результаты с показателями эффективности работы в обычном режиме.

Если работники дистанционно выполняют свои функции более эффективно, значит, есть веская причина для перехода на «удаленку».

МОТ обращает особое внимание на организацию работы и коммуникацию с сотрудниками. Аналогичные рекомендации дает Роструд. Следует определить, как компания будет доводить до работника задания, а работник – отчитываться об их выполнении.

Удаленная работа связана с рисками: профессиональный стресс, бытовые проблемы, домашнее насилие. Полезными в таких условиях могут стать программы помощи работникам и психологические консультации.

Организуя удаленную работу, нельзя забывать о защите конфиденциальных данных. Работодатель должен обеспечить:

• наличие эффективной системы информационно-коммуникационных технологий, оснащенной средствами защиты для безопасной передачи данных;
• установку на рабочих компьютерах программного обеспечения, включая антивирусные приложения, программы для защиты системы от взлома.

МОТ рекомендует работодателям возмещать обоснованные расходы, которые работники понесли при выполнении на дому порученных им заданий.

Например, это могут быть затраты, связанные с оплатой услуг мобильной связи и интернет-соединения. Целесообразно установить порядок предварительного согласования затрат.

Так работодатель сможет проверить необходимость расходов, а работник будет уверен в их возмещении.

Российское законодательство не предусматривает обязанность работодателя обеспечивать дистанционных работников техническими средствами и компенсировать расходы на связь.

Однако работодателю в любом случае следует предоставить сотрудникам возможность выполнять работу без потери эффективности.

Роструд рекомендует урегулировать вопрос о выдаче работникам технических средств для выполнения ими своих функций в допсоглашении при переводе их на удаленный режим работы6.

Организуя дистанционную работу, работодатель обязан убедиться в том, что:

• задания даны сотруднику с учетом особенностей такой работы;
• у сотрудника есть необходимое оборудование и защитные средства для безопасной работы на дому;
• он получил указания и подготовлен к выполнению работы;
• он выполняет работу под контролем вышестоящего лица.

Одно из недавних исследований показало, что дистанционные сотрудники в отличие от офисных работают больше в среднем на 1,4 дня в месяц, или на 16,8 дня в год.

Сотрудники офиса не только тратят время на дорогу до работы, но и больше отвлекаются на рабочем месте.

Однако подобные исследования порой демонстрируют противоречивые результаты, потому компаниям стоит ориентироваться на свои показатели.

Работодателю непросто измерять эффективность работы, выполняемой сотрудниками удаленно. МОТ предлагает сконцентрироваться на оценке результатов работы, а не на подсчете отработанного времени. И такая оценка действительно более удобна.

Системы регистрации все равно не позволит выяснить, чем именно занимался сотрудник после направления работодателю уведомления «приступаю к работе».

К тому же значение имеют количество и качество выполненных им заданий, а не то, сколько часов он провел за работой.

Работая дома, сотрудник может потерять ощущение сопричастности общему делу и чувство ответственности. МОТ подчеркивает: «Все строится на доверии».

Работодатель должен сохранять доверительные отношения с персоналом, поддерживая постоянную коммуникацию.

И все же нельзя пренебрегать процедурами контроля за выполнением работы, следует регулярно обсуждать с сотрудниками достигнутые результаты и ставить перед ними новые задачи.

Не менее важно не допускать злоупотреблений по отношению к сотрудникам. Так, ТК РФ позволяет увольнять дистанционного работника по дополнительным основаниям, включенным в договор.

Работодатели иногда злоупотребляют этой возможностью, предусматривая такие неправомерные основания, как «нецелесообразность дальнейшего сотрудничества», «изменение стратегии развития работодателя», «производственная необходимость». Именно поэтому июньский законопроект, о котором речь шла выше, предлагает исключить такую свободу регулирования.

До вступления в силу данных поправок Роструд постарался устранить этот пробел. Он указал, что дополнительные основания увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным выполнением работником своих обязанностей или нарушением трудовой дисциплины7.

• 1 «Удаленный режим работы в условиях пандемии COVID-19: руководство для работодателей».
• 2 По данным исследования Райффайзенбанка «Малый бизнес – 2020: до и после карантина»: 65% опрошенных предпринимателей намерены вернуть обычный режим работы, 27% лишь часть процессов планировали перевести в офлайн, а 8% решили полностью сменить формат на удаленный.
• 3 Законопроект № 973264-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной и удаленной работы».

4 Письмо Минтруда России от 23 апреля 2020 г. № 14-2/10/П-3710 «О направлении Рекомендаций по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ».

5 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5 «О направлении ответов на наиболее часто поступающие вопросы на горячую линию Роструда, касающиеся соблюдения трудовых прав работников в условиях распространения коронавирусной инфекции».

6 Информация Роструда «Роструд напоминает о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке».

7 Письмо Роструда от 9 апреля 2020 г. № 0147-03-5.

Перевод сотрудников на удаленную (дистанционную) работу

Внимание! С 2 июля 2022 г. приостановлено действие ряда антиковидных мер, в том числе масочного режима, запрета на ночную работу общепита, запрета на проведение массовых мероприятий.
См. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 20.06.2022 N 18.

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений рекомендует незамедлительно перевести на дистанционный режим работы максимально возможное число работников. Работодатель определяет их численность самостоятельно.

Минтруд России, комментируя указанные рекомендации, отметил, что при сохранении объема выполняемых задач перевод работника на удаленку не является основанием для сокращения зарплаты.

Минтруд России выпустил Рекомендации по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ. В частности, ведомство отметило различные формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа.

Роструд рекомендовал использовать систему электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф» для предупреждения нарушений трудовых прав работников при переводе на дистанционную работу или принятии работодателями иных мер, направленных на предупреждение распространения коронавирусной инфекции.

Роструд напомнил о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке. В частности, при переводе сотрудников на удаленную работу работодатель определяет порядок организации работы, который подразумевает график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.

При этом, по мнению Роструда, при переводе сотрудников на удаленный режим работы, нужно создать условия для такой работы — возможность выполнять задания и поручения работодателя, связываться с компанией, а также возможность контроля.

По мнению Роструда, если работник переведен на дистанционную работу, но трудится полное время и выполняет объем работы, оснований для снижения заработной платы нет.

Роструд уточнил в каких случаях можно уволить работника, переведенного на удаленную работу. Ведомство сообщило, что основания для увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным исполнением работником своих обязанностей, либо нарушением трудовой дисциплины.

Минтруд России пояснил, что обязательного требования проводить инструктаж и СОУТ для сотрудников, которых вернули с удаленной работы в офис, нет. Конкретный порядок проведения инструктажей по охране труда определяет работодатель в зависимости от производственной необходимости.

Информация Роструда «Сервис «Коронавирус: горячая линия» запущен на «Онлайнинспекции.рф»

Письмо Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5

Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы.

Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель.

О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее.

Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления.

Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

• постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
• временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
• чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственной аварии;
• пожара;
• наводнения;
• землетрясения;
• эпидемии или эпизоотии;
• любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

• Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
• Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
• В нем следует прописать:

• обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
• список работников, временно переводимых на удаленную работу;
• срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
• порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
• порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
• иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя.

Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя.

Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя.

В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием.

Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ.

Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан.

Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет. 

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований. 

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Порядок взаимодействия с удаленным работником

Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

• трудового договора (доп. соглашения к нему);
• договора о материальной ответственности;
• ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Чтобы получить выплату по больничному листу или пособие по беременности и родам, дистанционный работник должен, как и прежде, направить работодателю оригиналы документов, подтверждающих его право на получение такой выплаты (например, листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением о вручении).

Если работодатель и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия, то с 01.01.2021 в ТК РФ будет закреплена возможность сообщить работодателю серию и номер листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде.

Сейчас такая схема реализована при использовании электронного листка нетрудоспособности.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника.

Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами.

Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.

4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

Это:

• режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);
• продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;
• условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;
• порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис «1С:Кабинет сотрудника».

Сервис «1С:Кабинет сотрудника» — это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

Таким образом, сотрудники самостоятельно могут получить нужную им информацию без доступа к информационным базам 1С: отправить заявление на отпуск или уведомление об отсутствии, при необходимости согласовав с руководителем; сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т. п.; запросить различные справки (с места работы, об использованных отпусках, 2-НДФЛ и др.).

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

Кадровый учет на удаленке: следим за новостями

«Как закалялся кадровый учет» – возможно, спустя годы, снимут фильм с таким названием. Фильм будет о всех перипетиях, которые пришлось пройти специалистам кадровых служб в период карантина и вынужденной самоизоляции. Стремительный переход на удаленку потребовал от специалистов по кадрам высочайшего профессионализма и крепких нервов.

Причем, переводом на удаленку персонала дело не закончилось – власть постоянно принимает решения, меняющие те или иные сложившиеся правила в кадровом учете. А если кадровик сам переведен на удаленку?..

О том, как вести кадровое делопроизводство удалено и каковы изменения, внесенные Правительством РФ и Роспотребнадзором в работу кадровых служб, читайте в нашей статье.

Сколько компаний перешли на удаленную работу? Оценки очень разные: от 45% до 75%. Кто-то перевел единичных сотрудников в режим домашнего офиса, кто-то смог отправить на удаленку максимальное число работников.

Для кого-то этот шаг стал долгожданным толчком для перехода на удаленную работу, а кто-то и в страшном сне боялся увидеть пустующий офис.

Не взирая на желания и возможности, переход случился, поэтому будем разбираться в том, как работать в новых условиях.

Кадры оказались на передовой.

После того, как в компании принимается решение о переводе сотрудников на удаленный формат работы, кадровики набирают полные легкие воздуха и начинают работать-работать и еще раз работать.

Чтобы отправить сотрудника на удаленку с соблюдением трудового законодательства, нужно оформить несколько документов.

Но для начала нужно определиться, кого именно компания будет переводить на удаленную работу, составить поименный список таких сотрудников и начать готовить всю необходимую документацию.

При обычном переводе сотрудника на удаленку необходимо внести изменения в трудовой договор. Однако в условиях пандемии эта процедура – роскошь, так как она требует времени и больших трудозатрат. В текущей ситуации, как правило, работодатель получает согласие работника о переходе на удаленку, а затем заключается дополнительное соглашение к трудовому договору.

Параллельно нужно подготовить приказ об удаленной работе по компании, в котором надо указать причины такого решения и сроки работы в удаленном формате.

В текущей ситуации причина — чрезвычайные меры по противодействию коронавирусной инфекции, а в качестве конечного срока можно указать не конкретную дату, а использовать формулировку — до окончания действия чрезвычайных противоэпидемиологических мер на территории России или субъекта федерации.

Итак, с каждым работником нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о переходе на дистанционную работу. Данное соглашение является обязательным, подробности прописаны в главе ТК, в статье о регулировании труда дистанционных работников. Что нужно прописать в данном документе:

• дата перевода на дистанционный формат работы,
• рабочее место сотрудника с указанием адреса,
• средства связи и способ обмена данными,
• способы отчетности,
• передаваемые для работы материальные ценности,
• возмещение работодателем средств работника,
• затраченных на мобильную связь и интернет;
• требования по защите данных.

Допсоглашение может быть дополнено ЛНА (локальными нормативными актами), в которых работодатель может прописать правила дистанционной работы.

Утвержденный текст соглашения подписывается двумя сторонами. У каждой из сторон остается по одному экземпляру. После этого издается приказ о переводе сотрудника на удаленную работу. Приказ подготавливают в произвольной форме на бланке компании или с указанием ее основных реквизитов.

Какие новые документы потребуется оформить в условиях пандемии:

• приказ о введении режима повышенной готовности,
• приказ о переходе на дистанционный формат работы в связи с коронавирусом,
• инструкция по профилактике коронавирусной инфекции,
• согласия работника о переходе на удаленку,
• допсоглашение к трудовому договору,
• приказ о переводе на удаленную работу сотрудника,
• локальный нормативные акты о неразглашении коммерческой информации и защите данных..

Локальные нормативные акты для защиты данных.

Защищенность информации – зона риска работы на удаленке, поэтому данной теме следует уделить особое внимание.

По информации газеты «Известия», уже на старте самоизоляции эксперты в вопросе безопасности данных зафиксировали четырехкратный рост числа фишинговых рассылок (мошеннические рассылки, предназначенные для «выуживания» личных данных – логинов, паролей и т.п.).

Эксперты заявили о возможном росте утечки данных минимум в 2 раза.

Поэтому при переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность данных. Соответствующие правки вносятся в локальные нормативные акты.

Также для минимизации рисков эксперты советуют работодателям заранее проводить инструктаж сотрудников, установить на их компьютеры антивирусные программы и т.п.

При организации работы с использованием удаленного доступа через электронные ключи-идентификаторы, правила работы с ними фиксируются на бумаге, с ними необходимо ознакомить всех сотрудников, и лучше — под подпись.

Также нужно позаботиться о сохранении коммерческой тайны. Для этого следует разработать локальный нормативный акт «О коммерческой тайне», если его еще нет в компании. В документе нужно описать, что входит в понятие коммерческой тайны, и какие последствия ждут работника при ее разглашении.

Особенности перевода на удаленку сотрудников кадровой службы

Для организации кадрового делопроизводства удаленно прежде всего кадровик должен быть обеспечен техникой, необходимым ПО и устойчивым интернет-соединением.

При переводе сотрудника по кадрам на дистанционную работу необходимо, чтобы была обеспечена безопасность персональных данных работников. Необходимо внести соответствующие правки в локальные нормативные акты.

Оформление приема сотрудников на работу, переводов, отпусков, больничных может вестись удаленно путем обмена электронными документами.

Важно: кадровик не может забирать трудовые книжки персонала домой.

Из-за необходимости вносить запись в трудовую книжку об увольнении сотрудника, оформить увольнение сотрудника «под ключ» дистанционно у кадровика не получится. Вариант решения этой задачи: заполнить и выдать трудовую руководителю компании или сотруднику, назначенному ответственным на время работы кадровика на удаленке.

Второй вариант – нарушить кадровику режим самоизоляции, вооружиться объяснительной и сделать это самостоятельно. При условии, если на это нет препятствующих факторов: если сотрудник кадровой службы не находится на карантине или если в конкретном регионе власти запретили перемещение внутри населенного пункта.

«Горячие» новости для кадровиков на самоизоляции.

• Можно ли принять работника на работу в нерабочие дни?

Для заключения трудовых договоров в нерабочие дни, которые объявлены на период самоизоляции, никаких ограничений нет. Именно такое пояснение дали в Роструде. На нерабочий день может приходиться и дата начала работы.

А вот как оформить такое трудоустройство? На это вопрос в Роструде не дали пока четкого ответа. Позиция первая: текущая ситуация не отменяет общих требований к порядку трудоустройства, установленного трудовым кодексом.

Позиция вторая: в условиях пандемии возможно оформлять трудовые отношения путем обмена электронными образцами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.

• Выдавать ли в нерабочие дни документы по требованию работника?

Работодатель в обычных условиях обязан по письменному заявлению работника не позднее чем через 3 рабочих дня выдать работнику трудовую книжку и другие кадровые документы. Но ведь формально с 30 марта рабочих дней нет.

В Роструде пояснили, что обязанность по выдаче документов, связанных с работой, зависит от того, продолжает ли организация свою деятельность.

Если организация продолжает работать, выдать работнику копии документов необходимо.

• Сокращены сроки подачи сведений в ПФР о принятии на работу или увольнении.

Подписано Постановление Правительства № 590 о сокращении сроков подачи сведений в ПФР по принятым на работу и уволенным сотрудникам.

Согласно новому порядку, сведения о приёме и увольнении сотрудников компании должны подавать в ПФР на следующий день после оформления.

Действовать это изменение будет до 31 декабря 2020 года (по данным на конец апреля 2020 г.). Ранее такую информацию направляли в ПФР один раз в месяц.

Вести кадровый учет на удаленке проще со СБИС Управление персоналом. С ним вы сможете оформить прием на работу: не нужно вводить вручную данные паспорта или СНИЛС — сканируйте документы, и система автоматически заполнит сведения в карточке.

Сервис поможет оформить личную карточку сотрудника по форме Т-2. Если условия труда или оплаты работника поменялись, легко создать документ с новыми вводными. Оформляйте больничные, отпуска, командировки.

В сервисе «автоматом» заполняется штатное расписание и формируются отчеты в военкомат.

Подробнее узнать о всех возможностях сервиса организации удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. Подробнее о том, как с помощью СБИС наладить кадровое делопроизводство дистанционно, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Роструд России разъяснил нюансы договора с дистанционным работником

На работу принят новый сотрудник, который по договоренности с работодателем планирует трудиться удаленно. Какие условия должны быть отражены в трудовом договоре с ним?

Федеральная служба по труду и занятости в письме от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1 дала разъяснения относительно заключения трудового договора с дистанционщиком.

Что признается дистанционной работой?

• К дистанционным относятся работники, у которых в трудовом договоре или допсоглашении к нему предусмотрен труд на «удаленке» на постоянной основе или временно, а также работники, которые трудятся удаленно согласно принятому работодателем ЛНА.
• Действие положений трудового законодательства распространяется и на дистанционщиков, но с учетом специфики дистанционного труда.
• Дистанционный работник может сам определять, где он планирует трудиться, и в его трудовом договоре предусматривается определенного место работы вне места нахождения работодателя.

Работник на удаленке обменивается с работодателем документами в электронном виде, через Интернет, но в некоторых случаях приходится использовать бумажные. Их необходимо пересылать по почте.

В виде электронного обмена документами может произойти заключение трудового договора. Кроме того, таким же образом работодатель может ознакомить работника с приказами, уведомлениями, требованиями организации и ее ЛНА. Выдача имеющих отношение к работе документов также может происходить в электронной форме.

Ведомство в своем письме подчеркивает, что и работодатель, и работник должны использовать при обмене документами квалифицированные электронные подписи.

Что нужно учесть работодателю

У дистанционной работы есть много нюансов, и основные из них лучше отразить в трудовом договоре с работником. Это, в частности, сроки представления отчетов о выполненной работе, порядок внесения записей в трудовую книжку, а также максимальный срок на отправку подтверждения электронного документа.

Кроме того, в документе можно указать наименование оборудования и технических средств, которые сотрудник планирует использовать, а также порядок и сроки обеспечения этим оборудованием. Если работник планирует использовать в работе собственную технику, нужно оговорить размер и сроки выплаты компенсации за это.

В договоре также должны быть перечислены основания для его расторжения по инициативе работодателя, отмечает ведомство в своем письме.

Что касается режима работы и отдыха, то в договоре можно указать, что сотрудник обязан быть в определенные часы в онлайне.