Статистические формы обязаны сдавать все — от крупных холдингов до представителей микробизнеса, включая ИП, НКО и прочие структуры. Но набор отчетов в статистику у всех разный: от одного-двух в несколько лет до десятка ежемесячных бланков. Подскажем, как в этом разнообразии не заблудиться.

Подсказка 1. Не пугайтесь сложных терминов

Новичков, впервые столкнувшихся с необходимостью представления форм статистической отчетности, может напугать обилие и непонятность специфической терминологии в этой области. Законодателям удалось «напустить тумана» в обыденную процедуру представления статистической отчетности.

Кто такие респонденты? В чем различия между объектом и субъектом статистического учета? Что такое первичные статистическое данные и где их раздобыть? Что кроется под длинным заумным термином «форма федерального статистического наблюдения»?

Бухгалтеру вовсе необязательно вникать в детали и суть всех этих терминов. Но с основными придется познакомиться. К примеру, термин «форма федерального статистического наблюдения» легко заменяется на короткое словосочетание «бланк статотчета», а с термином «респонденты» за секунды поможет разобраться рисунок:

Ясная терминология превращает монстра под названием «Представление государственной статистической отчетности» в обычную процедуру.

Подсказка 2. Забудьте о бумажных бланках и вспомните о штрафах

Если в вашей компании мало сотрудников, на автоматизацию учета и отчетности нет средств и даже в налоговую вы отчитываетесь бумажными декларациями, со статотчетами так поступить не получится. С 2022 года обязательность электронного способа отчетности в Росстат стала касаться всех респондентов, в том числе субъектов МСП.

Отправили по почте в статистику бумажный бланк с достоверными данными и в положенный срок? Считайте, что штраф вам обеспечен. Органы статистики такой отчет сочтут непредставленным со всеми вытекающими штрафными последствиями.

Если компанию поймают во второй раз на несвоевременном представлении/непредставлении статотчетности или данные из отчета окажутся недостоверными, штраф на должностное лицо вырастет до 50 000 руб., а компании придется заплатить в бюджет до 150 000 руб.

Вопрос	Ответ	Ссылка на НПА, разъяснения чиновников
Правомерен ли отказ органа статистики в приеме отчета, отправленного позже установленной отчетной даты — с последующим назначением штрафа?	Да. Росстат считает правомерным отказ в приеме отчета, представленного с опозданием — такой отчет не может быть включен в разработку официальной статинформации в связи с имеющимися технологическими ограничениями. Его позднее представление приравнивается к его отсутствию

Отчётность в Росстат для малого бизнеса

О статистической отчётности знают не все предприниматели, потому что малый бизнес сдаёт её только по требованию Росстата. Каждый год Росстат составляет выборку ИП и ООО, которым нужно отчитаться. Узнайте, попадаете ли вы список и какие отчёты нужно сдать.

!

Раз в пять лет сдать отчёт в Росстат должны все. В следующий раз подобная ситуация будет в 2026 году.

Как определить, что вы относитесь к микро- и малому бизнесу

• Доля участия других крупных предприятий в вашем ООО не превышает 25% уставного капитала.
• Для микропредприятий: численность работников не больше 15 человек и выручка за год — максимум 120 млн рублей.
• Для малых предприятий: средняя численность работников не больше 100 человек и выручка за год — максимум 800 млн рублей.

Микро- или малые предприятия, отчитываются в Росстат только по его требованию.

 

Если сомневаетесь, найдите себя по ИНН в реестре на сайте налоговой. В ваших данных должно быть написано «микропредприятие» или «малое предприятие».

Как узнать, что вам нужно отчитаться

Росстат высылает требование на адрес по прописке ИП или месту регистрации ООО. 

Также можно проверить себя самостоятельно.

1. Найдите себя на сайте Росстата: укажите ИНН и нажмите «Получить».
2. Если видите «Не найдены формы статистической отчётности» — ничего сдавать в этом году не нужно. А если появилась таблица «Перечень форм», значит нужно отправить указанные в ней отчёты. 
3. Скачайте нужный вам отчёт на сайте Росстата и сверьтесь с условиями, при которых его нужно сдавать. Отчитываться не нужно, если вы не попадаете под эти условия и в правилах заполнения отчёта сказано, что «в случае отсутствия события отчёт по форме не предоставляется». К таким отчётам относятся, например, 4-ОС и 2-ТП.  

Через год выборка Росстата обновится. Это значит, что вам снова придётся узнать, нужно ли отчитаться.

Как сдать отчёт

С 2022 года нельзя сдавать отчёты в бумажном виде, только в электронном. Отправить отчёт можно через личный кабинет Росстата, главное — чтобы была действующая электронная подпись. Все необходимые формы можно найти на сайте Росстата.

Что будет, если не отчитаться

Многие думают, что сдавать отчёты в Росстат необязательно. Но это не так.

Статья 13.19 КоАП РФ устанавливает штрафы для тех, кто не сдал отчёт или указал в нём неверные сведения:

• для ИП или директора ООО — от 10 000 до 20 000 рублей,
• для ООО — от 20 000 до 70 000 рублей.

Полезно запомнить

1. Микро- и малый бизнес отчитывается в Росстат только по требованию.
2. Виды и сроки отчётности зависят от того, чем вы занимаетесь.

3. Проверьте на сайте Росстата, ждут ли от вас статистическую отчётность в этом году.
4. Если да, сдайте отчётность.
5. Не игнорируйте требования Росстата.

   За несдачу отчётности грозят немаленькие штрафы.

Статья актуальна на  16.01.2018

Отчетность в Росстат: какую сдавать и как отправить онлайн

Росстат принимает разные формы отчетов и проводит три вида проверок — ежегодные, выборочные и сплошные. Типы проверок и отчетов зависят от правовой формы участника рынка.В статье расскажем, как узнать по ИНН, какие сведения в Росстат нужно сдавать. Рассмотрим отчеты, обязательные в 2021 году, и как сдавать электронную отчетность через сервисы или личный кабинет на сайте службы.

Отчитываться перед службой статистики должны все юрлица и предприниматели, независимо от режима налогообложения и вида деятельности. Вид деятельности и размер компании влияют только на форму отчета и его сложность. Малый и средний бизнес сдает более простые формы, а крупный — основные и дополнительные отчеты для детальной проверки.

На основе отчетов Росстат проводит:

Анализ ежегодных показателей работы бизнеса. Главный источник данных — бухгалтерская отчетность.

Изучение ежемесячных и ежеквартальных отчетов — деятельность ИП, СМП и микропредприятий.

В 4 квартале 2020 года стартует федеральное статистическое наблюдение за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства за 2020 год.

До 1 апреля 2021 все субъекты СМП, внесенные в единый реестр малого и среднего предпринимательства (около 6 млн объектов), должны отчитаться о своей деятельности в 2020 году перед Росстатом.

Особенность предстоящего наблюдения — переход на электронный сбор отчетов.

У хозяйствующих субъектов есть три варианта сдачи отчетности — лично в подразделении, по почте и онлайн. Формат можно выбирать, если законом не предусмотрен конкретный вариант.

Электронная отчетность — самый быстрый и удобный способ. Не нужно тратить время на поездку в орган, поход на почту или вызов курьера. Не нужно печатать документы, организовывать и содержать архив. А еще электронные отчеты проще обрабатывать, поэтому Федеральная служба статистики постепенно переходит на работу только с электронными документами.

Подключите сервис отправки электронной отчётности

Отправить электронную отчетность в Росстат можно за пару кликов с помощью сервиса «СФЕРА Отчетность»

Форм для предоставления в Росстат более 200. Узнать нужную именно вашему бизнесу можно в территориальном органе по месту учета или онлайн по ИНН, ОГРН / ОГРНИП или ОКПО. Система выдаст все формы, ссылки на шаблоны и подсказки по заполнению. Данные периодически меняются, поэтому субъекту следует регулярно проверять их. Микробизнес обычно отчитывается в службу статистики раз в пять лет или раз в год, а малый и средний бизнес — ежеквартально или ежемесячно. Это зависит от типа проверки, под которую они попадают. Отчеты меняются, потому что госорган актуализирует формы под структурные изменения (реорганизация, ликвидация, создание новых юрлиц и индивидуальных предпринимателей) хозяйствующих субъектов.

Актуальные формы могут быть доступны и раньше, Росстат указывает такие даты:

• с 30 числа отчетного месяца — месячной периодичности
• с 30 числа последнего месяца квартала — квартальной периодичности
• с 30 числа последнего месяца полугодия — полугодовой периодичности

Исключения:

• В первый рабочий день месяца после отчетного — перечень респондентов по форме С1 (ежемесячная)
• 27 числа отчетного месяца — перечень респондентов по форме 4-запасы (ежемесячная)

Юридическим лицам, которые имеют обособленные подразделения, необходимо сдавать раздельные формы отчетности на каждое подразделение. Для этого следует проверить формы головного подразделения в выпадающем списке «Наименование организации». Воспользуйтесь сервисом «Сфера Отчетность». С ним вы сможете сдать нужные документы в Росстат онлайн из любого места, где есть интернет, и в удобное для вас время. Точного перечня видов отчетов нет, потому что он постоянно меняется. Разберем основные статистические отчеты, которые бизнес должен сдавать в зависимости от размеров и типа проверки.

На 2021 год Росстат в приказе № 412 утвердил такие формы:

Численность и зарплата сотрудников

до 30 января после отчетного периода

Нарушение трудового законодательства

Групповой травматизм со смертельным или тяжелым исходом

Травматизм и профзаболевания

Просроченная задолженность по зарплате

до 1 числа месяца после отчетного

Численность и зарплата работников

до 15 числа месяца после отчетного (иногда ежеквартально)

Приостановка (забастовка) и возобновление работы

на 2 день после отчетного периода

Анкета выборочного обследования рабочей силы

на 8 день после обследуемой недели

Численность и зарплата работников

до 15 числа месяца после отчетного (иногда ежемесячно)

Движение сотрудников и неполная занятость

8 число месяца после отчетного

Численность и зарплата работников определенной сферы (здравоохранение, культура, образование)

на 10 день после отчетного периода

Дополнительное профессиональное образование работников

Раз в 3-4 года до 3 февраля года после отчетного

Зарплата по профессиям и должностям

Раз в два года до 29 ноября отчетного года

Численность и потребность компании в сотрудниках по профгруппам

Раз в два года по четным годам, до 28 ноября отчетного года

Травматизм и профзаболевания

Раз в три года до 25 апреля

Распределение числа пострадавших при несчастных случаях

Приложение к форме № 7-травматизм

Раз в три года до 25 января

Сплошная статистическая проверка в 2020 для СМП

Развитие и поддержку субъектов СМП регулирует 209-ФЗ. В рамках закона установлена проверка для сбора и оценки экономических, финансовых показателей, занятости и оплаты труда. Так государство получает максимально достоверную информацию о субъектах СМП.Сплошная проверка Росстата проводится раз в пять лет, 2020 год — отчетный. Форму отчета и сроки регулирует приказ Росстата № 469.До 1 апреля 2021 года:

• Индивидуальные предприниматели должны отправить форму 1-предприниматель.
• Малые компании должны отправить форму МП-сп.

Согласно приказу Росстата от 16.07.2020 N 390, госслужба больше не принимает письма об отсутствии показателей. Теперь, если нет новых статистических данных, нужно обязательно сдавать нулевую отчетность.

• Заполнять в нулевой отчетности нужно только титульный лист, а все остальные формы оставить пустыми.

Есть четыре варианта. Первые три — бесплатные, но нужно самостоятельно подготовиться, настроить рабочее место и изучить правила.

Проверка актуальности форм и сроков отправки в вышеперечисленных способах возлагается на подотчетных.

С помощью сервиса отправки электронной отчетности 

Необходимо выбрать сервис и заключить договор. Функциональность сервисов отличается.Если нет времени на изучение, настройку и постоянные проверки обновлений, можно подключиться к сервису отправки электронной отчетности. Сервисы автоматически обновляют формы и оповещают, когда приближается время сдачи отчета. Настройкой рабочего места и технической поддержкой занимаются специалисты сервиса.

Отправляйте отчеты быстро и вовремя в Росстат и другие службы с помощью сервиса «Сфера Отчетность».

Респондентам

Росстат информирует, что вступили в силу изменения в Федеральный закон «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации».

С 30 декабря 2020 года все юридические лица и граждане, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальные предприниматели), обязаны предоставлять первичные статистические данные по формам федерального статистического наблюдения исключительно в форме электронного документа, подписанного электронной подписью. Для субъектов малого предпринимательства эта норма начинает действовать с 1 января 2022 года.

Переход на сбор информации в электронном виде является важным шагом на пути к упрощению работы с респондентами и повышению качества данных.

Ранее, с 1 января 2020 года, в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» введена обязанность по предоставлению в электронном виде обязательного экземпляра бухгалтерской (финансовой) отчетности, что предполагает наличие у всех предпринимателей и организаций усиленной квалифицированной электронной подписи, которая может использоваться при предоставлении первичных статистических данных.

В свою очередь Росстат обеспечил условия приема от респондентов первичных статистических данных в электронном виде посредством Веб-сбора или через спецоператоров связи.

Как результат, большинство респондентов владеет необходимым опытом предоставления отчетности в XML-формате. Кроме того, по итогам 2020 года доля крупных, средних предприятий и некоммерческих организаций, предоставлявших статистическую отчетность в органы государственной статистики в электронном виде, составила более 90%.

• При возникновении вопросов о практической реализации требований об обязательном предоставлении статистической отчетности в электронном виде территориальные органы Росстата всегда готовы проконсультировать респондентов и помочь им.
• Дополнение от 14 января 2021 года
• С 30 декабря 2020 года все организации и индивидуальные предприниматели (кроме субъектов малого предпринимательства) обязаны предоставлять в территориальные органы Росстата первичные статистические данные в электронном виде.
• Понимая, что респондентам потребуется время для адаптации к новым условиям сбора отчетности, Росстат временно продолжит прием первичных статистических данных на бумажном носителе.

Временный порядок будет действовать до внесения в постановление Правительства Российской Федерации от 18 августа 2008 г. № 620 «Об условиях предоставления в обязательном порядке статистических данных и административных данных субъектам официального статистического учета» изменений, регламентирующих процедуру предоставления данных в электронном виде.

Вместе с тем Росстат рекомендует оперативно перейти к использованию электронного способа и внести необходимые изменения в процедуры подготовки статистической отчетности. Условия приема от респондентов первичных статистических данных в электронном виде посредством Веб-сбора или через спецоператоров связи Росстатом обеспечены.

Формы отчетов в Росстат и штрафы за несданную статотчетность

Отчетность в Росстат должны сдавать организации и ИП, филиалы и представительства иностранных компаний, которые работают в РФ и госорганы. Компании МСП отчитываются по упрощенной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=kCEUL5nyXXo\u0026pp=ygVi0KEgMSDQuNGO0L3RjyDRgdGC0LDRgtC40YHRgtC40YfQtdGB0LrQsNGPINC-0YLRh9C10YLQvdC-0YHRgtGMINGB0LTQsNC10YLRgdGPINC60LDQuiDQvtCx0YvRh9C90L4%3D

Действующих форм отчетности в Росстат более 300. Но, не все их нужно сдавать каждой компании. Только три формы сдают почти все, это:

• П-3 — «Сведения о финансовом состоянии организации» (сдается ежемесячно или ежеквартально).
• П-4 — данные о численности и заработной плате работников компании (сдается ежемесячно или ежеквартально).
• П-4 (НЗ) — «Сведения о неполной занятости и движении работников (сдается ежеквартально)

Какие формы отчетов нужно предоставлять в Росстат в 2023 году

Приказами Росстата от 29 июля 2022 г. № 532 и 30.11.2022 № 872 утверждены новые формы статнаблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы.

Отчеты, которые сдаются за 2022 год

Форма	Кто сдает
1-Т «Данные о численности и зарплате работников».	Отчитываются те компании, которые не сдают форму П-4 и у них средняя численность работников за год не превысила 15 человек. Учитывают всех работников, в том числе совместителей и тех, кто трудится по договору ГПХ.
1-Т (условия труда) «Сведения об условиях труда и компенсациях на вредной и опасной работе»	Сдают компании из тех отраслей, которые приведены на самом бланке формы. Это: сельское и лесное хозяйство, рыболовство и охота, добыча ископаемых, утилизация отходов и т.д.
№ 1-Т(ГС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе государственных гражданских служащих»	Госорганы
№ 1-Т(МС) «Сведения о численности и фонде заработной платы, дополнительном профессиональном образовании, кадровом составе муниципальных служащих»	Госсорганы
1-Т (проф) «Информация о численности работников и потребности в них по профессиональным группам».	Сдают компании, попавшие в выборку и получившие уведомление о необходимости сдать отчет

Отчеты, которые сдаются за первый квартал 2023 года

Форма	Кто сдает
№ ЗП-образование «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала»	Отраслевые компании. Форма отчеты выбирается по отрасли.
№ ЗП-культура «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала»
№ ЗП-наука «Сведения о численности и оплате труда работников организаций, осуществляющих научные исследования и разработки, по категориям персонала»
№ ЗП-соц «Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания по категориям персонала»
№ ЗП-здрав «Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения по категориям персонала»
№ П-4(НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников»	Сдают компании, в которых численность работников и за предыдущий год превысила 15 человек.  Учитывают всех работников, в том числе совместителей и тех, кто трудится по договору ГПХ.  Новая компания отчитывается в любом случае, независимо от численности работников.

Отчеты, который сдаются ежемесячно с 2023 года

Форма	Кто сдает
П-4 «О численности и зарплате»	Коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности и видов деятельности. Исключение – субъекты МСП.
1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»	Компании, вошедшие в выборку Росстата.
1-ПР «О забастовке и возобновлении работы».	Компании, работники которых объявили забастовку.
З-Ф «Информация о просроченной задолженности по зарплате».	Сдается с февраля 2023 года компаниями, у которых есть долги по выплате зарплаты.

Формат отчетности в Росстат

Отчетность Росстат сдается только в электронном виде:

• по ЭДО;
• через онлайн-сервисы и приложения Росстата;
• через сайт Госуслуги.

Как узнать какие именно отчеты сдавать

Если есть сомнения, нужно отчитываться или нет, на сайте Росстата по ИНН можно получить список форм, по которым нужно отчитаться.

https://www.youtube.com/watch?v=kCEUL5nyXXo\u0026pp=YAHIAQE%3D

Зайдите в специальный сервис, разработанный ведомством, в раздел «Получение данных о кодах статистики и перечня форм». Далее введите свой ИНН и получите список отчетов для своей компании.

Сроки сдачи отчетности в Росстат

Календарь отчетности формируется Росстатом на основе Табеля статнаблюдения. Сроки сдачи отчетов разные и часто «плавающие», надежнее всего их проверять в календаре Росстата на его сайте.

Для тех отчетов, которые сдают почти все компании, сроки закреплены в нормативных документах.

Сроки сдачи П-4 (НЗ)

Отчет по форме П-4 (НЗ) подается каждый квартал. Крайний день сдачи — 8 число месяца, который следует за отчетным кварталом. Если этот день попадает на выходные, дата переносится на ближайший рабочий день. 

В 2023 году отправить отчет по форме П-4 (НЗ) нужно не позже следующих дат:

• 1 квартал 2023 — до 10.04.2023;

Отчет ЕФС-1 с 2023: форма, сроки сдачи, как заполнять

C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.

Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

• 11 человек и больше — сведения подаются только в электронном виде;
• 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом.

Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.

3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Раздел 2 — в нем указывают данные об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест. Раньше это был расчет 4-ФСС.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

• 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
• 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
• 1.2 — сведения о трудовом стаже;
• 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
• 2 — основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
• 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.

Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:

• регистрационный номер страхователя;
• наименование организации;
• ИНН;
• КПП;
• коды статистики;
• ОГРН или ОГРНИП.

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

https://www.youtube.com/watch?v=yT4uIszhfEo\u0026pp=ygVi0KEgMSDQuNGO0L3RjyDRgdGC0LDRgtC40YHRgtC40YfQtdGB0LrQsNGPINC-0YLRh9C10YLQvdC-0YHRgtGMINGB0LTQsNC10YLRgdGPINC60LDQuiDQvtCx0YvRh9C90L4%3D

Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.

Сайт Росстата

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства — код «000».

Общероссийский классификатор стран мира

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:

• должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре.

Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

В графе 6 пишут кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», его берут из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.

Классификатор занятий

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из раздела «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы…» и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.

Коды причин увольнения

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• работали в сельском хозяйстве и при подсчете стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, по которому устанавливают повышенный размер пенсии;
• формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

• исходная;
• назначение пенсии;
• корректирующая;
• отменяющая.

В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Пример заполнения подразделов 1.1 и 1.2 подраздела 1

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Этот раздел заменил бывший отчет 4-ФСС. Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.

https://www.youtube.com/watch?v=yT4uIszhfEo\u0026pp=YAHIAQE%3D

Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.

Работодатели должны сдавать:

• подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
• подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.

Новый отчет ЕФС-1 с 2023 года

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в новый фонд — Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, или Социальный фонд России (СФР). И те отчеты, которые мы привыкли сдавать в пенсионный и соцстрах, отменяются. Вместо них нужно сдавать единый отчет ЕФС-1 в СФР. Он заменит сразу несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3.

Каким образом в ЕФС-1 сочетаются такие разные сведения и как не запутаться в порядке сдачи нового отчета — расскажем в статье.

ЕФС-1 — сокращенное название нового отчета в объединенный фонд. Расшифровывается как «единая форма сведений». Единая — потому, что содержит в себе аналоги нескольких отчетов, которые сдавали за 2022 год и ранее.

Какие отчеты будет содержать ЕФС-1

В ЕФС-1 объединили отчеты:

• 4-ФСС.
• СЗВ-ТД.
• СЗВ-СТАЖ.
• ДСВ-3.

Подключить СБИС, чтобы работать с новыми формами отчетности

Когда вступает в силу

Форма ЕФС-1 действует с 1 января 2023 года. Поэтому за периоды до 2023 года отчитывайтесь и подавайте корректировки по прежним формам, а начиная с 2023 — по новой форме ЕФС-1.

Например, если вы приняли сотрудника 30 декабря 2022, сдайте по нему СЗВ-ТД не позднее 9 января 2023 по старой форме. А если прием состоялся 9 января 2023, подайте отчет уже по новой форме (ст.

 15 Закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Нормативная база

Единая форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п. Документ опубликован 20 декабря 2022 года.

ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• Сотрудники по трудовым договорам.

и/или

• Исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД) на выполнение работ (оказание услуг), передачу прав на произведения; авторского заказа (п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Куда подавать отчет ЕФС-1

Сдавайте отчет в СФР по месту регистрации компании или ИП. В большинстве случаев адреса СФР совпадут с адресами ПФР. Список адресов единого фонда уже появился на сайте СФР. Подробнее про новый фонд после объединения ПФР и ФСС мы писали здесь.

ЕФС-1 нужно подать отдельно за обособленное подразделение (ОП) по месту его регистрации, только если обособка самостоятельно начисляет и выплачивает зарплату сотрудникам и имеет свой расчетный счет.

Если у вас обычное обособленное подразделение без своего расчетного счета, отдельно отчитываться по такому ОП не нужно: все сведения за сотрудников подразделения отражайте в общем отчете по компании.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1

Обязательно сдавать ЕФС-1 в электронном виде, если у вас более 10 работников (включая исполнителей по ГПД) в текущем отчетном периоде.

Если работников 10 или меньше, отчет можно сдать как электронно, так и на бумаге: лично, через представителя или отправить почтой (ст. 8 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Намного удобнее и надежнее сдавать отчетность электронно. СБИС проверит отчетность перед отправкой, покажет ошибки, из-за которых отчет не будет принят. Вы увидите, когда отчет приняли или отклонили.

https://www.youtube.com/watch?v=qVyirsbaMIM\u0026pp=ygVi0KEgMSDQuNGO0L3RjyDRgdGC0LDRgtC40YHRgtC40YfQtdGB0LrQsNGPINC-0YLRh9C10YLQvdC-0YHRgtGMINGB0LTQsNC10YLRgdGPINC60LDQuiDQvtCx0YvRh9C90L4%3D

Новый отчет состоит из двух разделов:

• Первый содержит сведения персонифицированного учета.
• Второй содержит сведения о расчетах по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Каждый раздел включает в себя подразделы, которые, по сути, заменяют одну из действовавших в 2022 году форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Какие сведения отражаются в каждом подразделе ЕФС-1, когда их нужно заполнять и как эти разделы соотносятся со старыми формами — смотрите в таблице.

В обязательном порядке нужно сдавать аналог формы 4-ФСС. Это раздел 2, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные листы ЕФС-1 заполняются и сдаются только при наличии соответствующих сведений.

Специалисты СБИС уже реализовали новую форму ЕФС-1 и сделали ее максимально удобной для заполнения. С 2023 года она будет доступна всем пользователям.

Так будет выглядеть новый отчет ЕФС-1 в СБИС.

Попробовать СБИС Отчетность

Особенность нового отчета в том, что его можно сдавать не целиком, а по разделам и даже подразделам. Каждый подраздел заменяет действовавшую в 2022 форму: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Поэтому отчетный период и срок сдачи у каждого подраздела свой. Когда сдавать форму ЕФС-1, расписали в следующей таблице.

Чтобы не запутаться в сроках и ничего не пропустить, подключите в СБИС уведомления для отчетности. Система будет присылать вам напоминания о сроках сдачи отчетов любым удобным способом: на электронную почту, по смс или в Viber.

Получать напоминания о сроках отчетности

За все периоды до 2023 года, в том числе за декабрь 2022, 4 квартал 2022 и весь 2022 год, отчитывайтесь по тем формам и в те сроки, которые действовали в этот период. Это правило действует и для корректировок. Например, если в 2023 году заметили ошибку в отчете 4-ФСС за полугодие 2022, то подавайте уточненный отчет по форме, которая действовала за тот период.

Формально за 2022 год нужно отчитываться уже в новый объединенный фонд. Но фактически не все новые офисы еще могут быть готовы принимать отчеты — в этом случае будете отчитываться по старому адресу.

Подробно про порядок заполнения разделов ЕФС-1, которые с 2023 года заменяют СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, мы расскажем в отдельных статьях. А здесь приведем отличия новой формы от старых.

Титульный лист

• Нет указания на отчетный период, так как у каждого раздела он свой
• Коды статистики обязательны для заполнения только госучреждениями при представлении подраздела 1.3 раздела 1.
• В течение 2023 года, пока новый фонд налаживает свою работу, нужно указывать регистрационный номер страхователя в ПФР.

Раздел 1

Кроме обычных для СЗВ-ТД сведений о сотруднике (СНИЛС, ИНН, ФИО, дату рождения), нужно указать новые (п. 3.1.6 и 3.1.7 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1):

• Код категории застрахованного лица, который зависит от его статуса в РФ. Коды приведены в Порядке заполнения подраздела. Так, для граждан Российской Федерации предусмотрен код «ГРФ».
• Код гражданства работника из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).

Подраздел 1.1 подраздела 1 (СЗВ-ТД)

• С 2023 года этот подраздел нужно подавать не только на работников по трудовым договорам, но и на исполнителей по договорам ГПХ, с выплат которым начисляются страховые взносы. Это договоры на выполнение работ (услуг), авторского заказа, передачу прав на произведения. По остальным ГПД, например на аренду имущества у физлица, подавать сведения не нужно.

• При увольнении сотрудника нужно указывать также код причины увольнения (п. 3.2.8 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ)

В отличие от СЗВ-СТАЖ этот подраздел нужно заполнять не на всех работников, а только на тех, у кого есть особенности в исчислении пенсионного стажа. Например, на сотрудников, которые:

• Находились в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет.
• Брали отпуск за свой счет.
• Отстранялись от работы или простаивали.
• Выполняли работу с правом на повышенную или досрочную пенсию (п. 1.6 Приложения 2 к постановлению Правления ПФР об утверждении ЕФС-1).

Подраздел 1.3 (СИоЗП)

Этот подраздел сдают только госучреждения, причем не все, а только с определенными видами деятельности. Перечень таких видов деятельности устанавливает Минтруд. По сравнению с действующей в 2022 году Формой сбора информации о зарплате работников госучреждений для большинства сведений установлены кодовые обозначения.

Раздел 2 (4-ФСС)

Этот раздел практически не отличается от старой 4-ФСС. Изменения такие:

• Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний.
• В расчет сумм взносов (подраздел 2.1) вернулась графа «На начало отчетного периода».
• Убрали сведения о численности пострадавших в связи со страховыми случаями (табл. 3 старой формы 4-ФСС).

Законодательство не устанавливает, какие конкретно сотрудники обязаны подготавливать ЕФС-1 — это обязанность страхователя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников ответственен за подготовку нового отчета. Как и при заполнении прежних форм отчетов возможны два основных варианта.

1. Возложить обязанность сдавать весь отчет на одного сотрудника (главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и т.д.). В небольших организациях это оптимальный, а зачастую — единственно возможный вариант
2. Разделить зоны ответственности между разными сотрудниками. Поскольку отчет включает в себя разные отчеты, можно возложить заполнение подраздела 1.1 (аналог СЗВ-ТД), 1.2 и 2 (аналог СЗВ-СТАЖ) на кадровика. А заполнение остальных разделов — на бухгалтера. Такое разделение возможно благодаря тому, что каждый раздел формы можно подготовить и сдать отдельно в свой срок.

Чтобы зафиксировать обязанность конкретных сотрудников сдавать ЕФС-1 или отдельные разделы формы, издайте приказ в произвольной форме и ознакомьте сотрудников. Если требуется, внесите изменения в должностные инструкции и трудовые договоры.

В СБИС легко разделить зоны ответственности сотрудников при подготовке разных отчетов. Для этого каждому сотруднику, который участвует в подготовке ЕФС-1, предоставьте свой доступ в кабинет компании, со свои логином и паролем. В зависимости от трудовых обязанностей сотрудника предоставьте ему свои права и ограничения при работе с системой.

Подключить СБИС, чтобы отправлять новый отчет

За ошибки при заполнении и нарушение сроков сдачи разных разделов ЕФС-1 накажут по-разному. Размеры санкций можно посмотреть в нашей таблице.

Если сдали отчет на бумаге, а должны сдавать в электронном виде, штраф составит 1000 рублей (п. 2 ст. 8 и ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

С 2023 года есть возможность избежать штрафов за ошибки в сведениях персучета (раздел 1, подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3 формы ЕФС-1), если сдадите уточненные сведения:

• В течение 5 рабочих дней после того, как получили уведомление от СФР об устранении ошибок и несоответствий.
• До того, как ошибку обнаружит СФР.

Кроме того, появится стимул быстрее оплачивать штрафы по требованию фонда. Если уплатите штраф в течение 10 календарных дней с даты получения требования, можно уплатить только половину суммы штрафа (ч. 16 ст. 17 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 в ред. с 01.01.2023).

Работаете в СБИС и нужна консультация?

Обратиться в поддержку

Еще не в СБИС? Расскажем о сервисе за 20 минут