В 2021 году организации, принимающие на работу сотрудника без трудового стажа, должны формировать сведения о периодах его работы в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки. Рассказываем, как в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», ред. 3 оформить прием и начать вести электронную трудовую сотрудника, устраивающегося на работу впервые.

Для трудоустройства сотрудника на первое место работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 при создании документа Прием на работу нужно установить флаг Начало трудовой деятельности (рис. 1).

Он показывает, что сотрудник до 2021 года нигде не был трудоустроен и не имеет возможности выбора способа ведения трудовой книжки, поэтому формировать Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности дополнительно не нужно. 

Для отражения сотрудника в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД и подачи сведений о его приеме в электронном виде необходимо установить флаг Отразить в трудовой книжке.

Рис. 1. Установка флагов Начало трудовой деятельности и Отразить в трудовой книжке в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

После установки флага Отразить в трудовой книжке сведения о принятом сотруднике и его первой работе (Мероприятия) попадут в отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД по кнопке Заполнить или Подбор (рис. 2).

Рис. 2. Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

В печатной форме СЗВ-ТД не должна быть указана Дата подачи заявления, если сотрудник ранее нигде не был трудоустроен (рис. 3).

Рис. 3. Печатная форма СЗВ-ТД сотрудника, устраивающегося на работу впервые, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Внимание! Отчет Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме.

Если сотрудник, по которому ведется электронная трудовая книжка, решит уволиться, то в документе Увольнение во вкладке Справки при увольнении добавлена возможность Оформить СТД-Р, сведения о трудовой деятельности (рис. 4), печатная форма которой подписывается и выдается на руки работнику.

Рис. 4. Оформление СТД-Р, сведения о трудовой деятельности при увольнении работника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3

Документ Увольнение формирует Мероприятие в отчете Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД, который необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.

Как вести трудовую книжку в электронном виде

Бухгалтерский учет 31 января’22 Татьяна Вепрева, Юрист

• ВКонтакте
• WhatsApp
• Telegram
• Скопировать урл

К началу 2021 года предприятия должны были перейти на электронные трудовые книжки. Изменения в трудовом законодательстве повлияли на порядок ведения кадровой отчетности и вынудили бизнес корректировать внутреннюю политику. 

В материале расскажем, как вести трудовую книжку в электронном виде и что делать с бумажными книжками.

Трудовое законодательство не предусматривает специального определения для новых книжек. Электронная трудовая книжка или ЭТК — не отдельный документ по типу бумажной, и у них нет конкретного вида.

Теперь информация о трудовом стаже работников хранится в базе данных Пенсионного фонда, куда их направляет работодатель. Фонд может предоставить эти сведения в справке. Этот документ и будет электронной трудовой книжкой.

Закон 439-ФЗ обязал работодателей перейти к электронным трудовым до начала 2021 года. Сотрудники при этом могли выбрать, по какой книжке они будут работать дальше, и подать соответствующее заявление руководству.

Работники не обязаны заменить бумажные ТК электронными трудовыми. Но работодатель в любом случае должен обеспечить все технические условия для того, чтобы вести ЭТК.

У тех, кто трудоустраивался в самый первый раз в 2021 году — и в каждом последующем — такого выбора нет. Всем им можно заводить только электронные трудовые книжки.

Измененный порядок не накладывает на работодателей сложных обязательств. Чтобы корректно вести электронную трудовую, руководителям нужно вовремя передавать информацию в Пенсионный фонд.

В остальном, работать с электронными трудовыми сравнительно удобнее:

• уменьшится нагрузка по работе с бумажными книжками;
• информация в электронном виде не потеряется по каким-то непредвиденным обстоятельствам — во время потопа, возгорания, после поломки техники;
• после ЧП на предприятии работодатель быстрее восстановит документы, если хотя бы часть сотрудников отдаст предпочтение электронным трудовым.

Другое преимущество работы с электронными трудовыми — они не требуют специального учета. Не нужно заводить отдельный журнал и сверять их с цифровыми трудовыми книжками. Учетом занимается Пенсионный фонд: он собирает информацию по трудовым книжкам и хранит ее в базе.

Если работники предпочли электронным трудовым привычные бумажные, в которых велась их трудовая деятельность до 2020-го года, работодатели продолжат вести их параллельно с ЭТК.

То есть, работодатель продолжает работать с бумажными ТК, но одновременно извещает Пенсионный фонд в электронном виде. То же самое касается сотрудников, которые не писали заявления или еще не успели определиться с трудовой книжкой.

Что делать в ситуациях, когда сотрудник передумал и ему нужна другая трудовая книжка? Зависит от обстоятельств и желаемого формата:

• если работник ее не менял, ему в любое время доступна электронная ТК;
• если он перешел на электронный вариант ТК, то к прежней трудовой книжке он вернуться не сможет;
• если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, его книжку можно вести только электронно.

Электронная трудовая — не повод выбросить бумажный документ. Старая книжка понадобится при устройстве на другое место — так он передаст новому руководству данные о своем трудовом стаже до перехода на электронный формат ТК.

Сотрудник может передавать сведения о трудовом стаже по-другому — через форму СТД-ПФР. В ней указывают ключевые данные о каждом трудовом периоде работника до оформления ЭТК.

Это вариант для тех, кто не хочет волноваться о бумажных ТК. Что нужно сделать:

• обратиться в Пенсионный фонд с просьбой перенести информацию о трудовом стаже из бумажной ТК в электронный формат;
• дождаться результатов проверки от фонда;
• получить справку СТД-ПФР.

Фонд сравнивает данные в бумажной книжке с информацией на лицевом счете застрахованного сотрудника — они должны совпадать. Если обнаружат расхождения, работодателя попросят объяснить несоответствия.

При подписании трудового договора с сотрудниками работодателям нужно внимательно проверять их бумажные ТК:

• если в них нет сведений о закрытии, руководство продолжает вести бумажный документ;
• если в ТК отражен выбор электронного формата, нужно продолжать вести ЭТК.

Сотрудник может выбрать электронный формат ТК в любое время. Как это происходит:

• работник пишет заявление о новой трудовой книжке и подает его руководству;
• работодатель оставляет запись в старой книжке и передает ее на руки сотруднику;
• сотрудник расписывается в книжке.

Затем подпись в бумажной трудовой книжке ставит руководитель. После он отражает выдачу бумажной ЭТК в книге учета. В 13 графе нужно указать, что книжка выдана на основании его заявления согласно нормам статьи 66.1 Трудового кодекса.

Пример записи о выдаче трудовой на руки сотруднику

Когда сотрудник заберет документ и перейдет на ТК в электронном виде, ответственность за сохранность и содержание бумажной версии будет лежать только на нем.

ПФР получает информацию о трудовом стаже каждого сотрудника в отчетах по форме СЗВ-ТД. В документ включают сведения о работниках, устроенных по трудовому договору. Сотрудников, работающих по договору заказа или ГПХ, не вносят.

Форму подают по факту кадровых событий на предприятии. Что отражают в документе:

• Информацию о работодателе. Название компании, ФИО предпринимателя, номер в ПФР, ИНН, КПП.
• Данные сотрудника. ФИО полностью, дата рождения, номер СНИЛС.
• Сведения о заявлении, в котором работник выбрал формат ТК. Здесь отражают, какая трудовая указана в заявлении и когда его подали.
• В этом же поле можно изменить дату подачи заявления или вовсе ее отменить. В первом случае нужно подать отчет с новым числом подачи. В другом — отразить неактуальную дату и отметить «Х» в «Признаке отмены».
• Данные о трудовом стаже. Здесь отражают:
  • какое кадровое событие произошло — с помощью специальных обозначений;
  • когда оно произошло;
  • есть ли особые обстоятельства для этого события (например, работа на Крайнем Севере).

• Код функции работника согласно Общероссийскому классификатору.
• Основание. Указывают документ, сопутствующий отдельным событиям. Например, приказ об увольнении или приеме.

Важно правильно указать обозначения событий:

Код Что произошло на предприятии Что нужно указать в обозначении

1	Сотрудника приняли на работу по трудовому договору	Прием
2	Работник перевелся на другое место	Перевод
3	Работодатель выбрал новое название компании	Переименование
4	Сотрудник получил новую профессию или специальность, повысил разряд, класс или квалификацию	Установление / Присвоение
5	С сотрудником расторгли трудовое соглашение	Увольнение
6	Суд вынес решение о запрете для определенного работника занимать конкретную должность или вести какую-либо деятельность	Запрет занимать должность (с указанием конкретной позиции)

Сроки подачи отчета зависят от характера события:

• если сотрудника уволили или приняли на работу, отчет нужно направить в Пенсионный фонд не позже следующего дня после издания приказа о приеме или увольнении;
• во всех остальных случаях форму подают до 15 числа месяца, идущего после того, в котором случилось событие.

При подаче отчетности важно соблюдать установленный порядок.

Согласно Федеральному закону №27-ФЗ, вы можете выбрать между бумажным и электронным форматом, если на вашем предприятии работает до 10 человек. В частности, учитывают исполнителей по договорам ГПХ.

Если число штата больше, отправить документы в ПФР можно только электронно. Ошибки при выборе формы подачи чреваты штрафом на 1 000 рублей.

Если работодатель совсем не подаст отчет или упустит сроки, об этом узнает Трудовая инспекция. Она принимает к учету сведения о нарушителях. При повторном и всех последующих нарушениях виновнику грозит штраф 300-500 рублей по статье 15.33.2 КоАП РФ. В крайних случаях Трудовая инспекция приедет на предприятие с личной проверкой.

Если сведения о трудовом стаже работника передаются в электронном виде, он может получить их разными способами:

1. Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ. Там сотруднику выдадут форму СТД-ПФР. Сотрудники Фонда могут прислать электронный документ с усиленной КЭП или выдать бумажную версию. В многофункциональных центрах можно получить только бумажную форму.
2. Зайти на сайт Госуслуг. Работник может подать заявление через свою учетную запись и получить электронный документ с усиленной КЭП.
3. Получить сведения на последнем месте работы. Прежний работодатель выдаст документ по форме СТД-Р. Если работник выбрал электронный формат ТК, он вправе получить сведения о трудовом стаже на бумаге или электронно. Работодатель должен сделать это в день расторжения трудового соглашения за 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Если работник не пришел сам за данными о трудовом стаже, нужно прислать их ему по почте с описью.

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Сотрудник выбрал электронную трудовую книжку — порядок действий

В 2020 году начался массовый переход на электронные трудовые книжки. С 1 января информационные системы Пенсионного фонда приступили к накоплению и хранению сведений о трудовом стаже всех работающих лиц. До этого момента все данные заносились в бумажные трудовые, которые полагалось хранить у основного работодателя.

Теперь же люди могут сделать выбор — оставить бумажный формуляр или отказаться от него. Оба варианта сопряжены с определенными рисками.

Бумажные трудовые могут запросто затеряться, а информсистемы фонда — быть атакованы хакерами, однако государство обещает принять все необходимые меры, чтобы свести риски несанкционированного доступа к минимуму.

https://www.youtube.com/watch?v=7JSmpm4x31o\u0026pp=ygV20KHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC6INCy0YvQsdGA0LDQuyDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Rg9GOINGC0YDRg9C00L7QstGD0Y4g0LrQvdC40LbQutGDIC0g0L_QvtGA0Y_QtNC-0Log0LTQtdC50YHRgtCy0LjQuQ%3D%3D

Для работодателей зачастую второй вариант предпочтительнее, поскольку с них снимается ответственность за трудовые книжки сотрудников, а данные в электронном виде отсылать в Пенсионный фонд придется в любом случае, вне зависимости от выбора сотрудников.

Чтобы члены коллектива определились с выбором, работодатель обязан их уведомить о происходящих изменениях в трудовом законодательстве в части возможного перехода на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был обозначен как 30 июня 2020 года, но из-за коронавируса его продлили.

После уведомления кадровые работники будут заниматься подготовкой всей необходимой документации: внесением изменений в локальные нормативные акты, изданием приказов о переходе на ЭТК, подготовкой образцов заявлений для сотрудников.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

На основании уведомления, изучив предварительно преимущества и недостатки обоих способов ведения книжки, работник должен известить работодателя о своем решении — продолжить вести бумажную трудовую или полностью перейти на электронную.

Получение заявления

Оповестить работодателя о принятом решении желательно до 31 декабря 2020 года путем подачи на его имя соответствующего заявления.

Работник может проигнорировать уведомление о возможности перехода на электронные трудовые — в этом случае трудовая будет вестись, как и прежде, на бумаге.

Однако во избежание различных конфликтных ситуаций советуем работникам не молчать и своевременно направить представителю работодателя заявление.

В заявлении должен быть четко определен выбор работника, чтобы руководство и отдел кадров смогли подготовиться к дальнейшим действиям в отношении каждого конкретного человека.

Передача бумажной трудовой владельцу

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, значит, он таким образом отказался от ведения бумажной, и следовательно, формуляр подлежит передаче владельцу. Работодателю на указанную процедуру отводится три рабочих дня с момента получения заявления. За это время необходимо внести запись в трудовую книжку. Выглядеть она может так:

Запись будет завершающей, поскольку трудовым законодательством не предусмотрено, что человек, отказавшийся от ведения бумажной книжки, сможет ее возобновить. То есть переход на электронные трудовые безвозвратен.

В момент передачи работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек в том, что книжка получена на руки и претензий к работодателю нет.

Сдача отчета СЗВ-ТД

О решении, принятом сотрудником, работодатель информирует Пенсионный фонд путем представления отчетной формы СЗВ-ТД. Сроки ее сдачи установлены законом № 27-ФЗ как 15-е число месяца, следующего за месяцем наступления кадрового события. Получение работодателем заявления о выборе способа ведения книжки является одним из таких событий.

Обратите внимание! С апреля 2020 года постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 изменены сроки представления СЗВ-ТД при увольнении и при приеме на работу. Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после указанных мероприятий.

Лицо, ответственное за сдачу отчетности СЗВ-ТД, должно корректно заполнить форму, которая состоит из раздела с данными о работодателе, застрахованном лице, отчетном периоде и произошедшем кадровом событии — в нашем случае это получение заявления о ведении трудовой в электронном формате. В соответствующем поле проставляется дата получения заявления. Если форма подается на человека впервые в 2020 году, то в нее нужно внести данные о трудовом стаже по состоянию на 1 января.

Как поступить, если сразу при трудоустройстве работник выбрал электронную трудовую книжку

Если человек приходит трудоустраиваться, имея на руках бумажную трудовую, но при приеме решит отказаться от нее на основании уведомления работодателя, то последний должен оперативно сдать форму СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня) и включить в нее не только данные о приеме на работу, но и о дате получения заявления о выборе электронного формата книжки. Однако это вовсе не означает, что формуляр останется незаполненным. Кадровый работник обязательно должен внести в него сведения и о приеме, и об отказе от бумажного носителя. Только после этого книжка возвращается владельцу.

https://www.youtube.com/watch?v=7JSmpm4x31o\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если же выбор способа ведения книжки будет сделан позднее, то СЗВ-ТД нужно подать по окончании месяца, в котором к работодателю поступит соответствующее заявление, в течение 15 календарных дней.

Если 15-е число выпадет на праздничный или выходной день, срок сдачи сместится вперед — на ближайший рабочий день.

С 2021 года работникам, которые придут трудоустраиваться впервые, бумажную трудовую книжку заводить не будут. Сведения о трудовом стаже будут храниться исключительно в электронном виде.

***

Работодателю до 31 октября текущего года необходимо уведомить сотрудников о том, что они могут перейти на электронный формат ведения трудовых книжек или сохранить бумажную версию. Если сотрудники предпочтут электронные, то бумажные трудовые с последней записью должны быть возвращены их владельцам.

Кроме того, работодателю необходимо направить в ПФР отчет СЗВ-ТД, где будет указана дата получения заявления от работника о выбранном способе. В этом случае форма сдается до 15-го числа следующего месяца.

Если выбор в пользу электронного формата будет сделан в момент трудоустройства, то отчет нужно сдать в течение следующего рабочего дня после приема на работу и в нем необходимо отразить сведения и о приеме, и о выбранном способе ведения книжки.

Больше полезной информации — в рубрике «Трудовая книжка».

Переход на электронную трудовую книжку

В России с 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что стало одним из важных шагов в развитии цифровой экономики.

Этот процесс связан с внедрением новой электронной системы учёта трудовой деятельности работников, которая заменит бумажные трудовые книжки.

Новая система облегчит процесс учёта трудового стажа и поможет работодателям и работникам сократить бюрократические процедуры.

В данной статье мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России. Кроме того, мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет организовать переход на ЭТК.

Обязателен ли переход на электронную трудовую

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.

Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это право.
Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать соответствующее заявление и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.

Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.

Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, он имеет право на сохранение бумажного документа в дополнение к электронной трудовой. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант трудовой книжки.

Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной.

В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Рассмотрим основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки:

1. Лёгкий доступ к данным.

Благодаря переходу на электронный формат трудовой работник может легко получить доступ к своей трудовой истории из любого места, где есть интернет.

2. Обеспечена сохранность документа.

Электронные трудовые книжки сохраняют информацию о трудовой деятельности работника на долгий срок, что позволяет избежать потери или повреждения бумажных документов. Это особенно актуально в случаях, когда сотрудник несколько раз менял место работы и ранее выданные бумажные трудовые книжки могут быть утеряны или повреждены.

3. Нельзя вносить изменения «задним числом».

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой документ, который не допускает внесения изменений в уже зафиксированные данные. Это позволяет исключить возможность подделки или изменения информации в трудовой книжке работника.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, почти все кадровые документы, включая трудовые книжки, можно вести в электронной форме. Минтруд планирует, что к 2024 года ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет для работодателей обязательным.

Следовательно, имеет смысл начать перевод кадрового делопроизводства в электронный формат уже сейчас. С организацией кадрового электронного документооборота в вашей компании поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. Переход на КЭДО позволит воспользоваться всеми преимуществами цифровизации кадрового делопроизводства.

Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.

Как сотруднику с электронной трудовой получить информацию о стаже

Сведения о стаже работы можно получить в режиме онлайн из аккаунта Социального фонда России и на портале Госуслуги. Кроме того, выписки о стаже можно получить в отделе кадров, в отделении СФР или в местном МФЦ.

Важно знать, что полная информация о стаже из электронной трудовой доступна только соответствующим уполномоченным органам, включая СФР. Работодатели же могут получать выписки о стаже работников из соответствующего реестра.

Как определить формат трудовой книжки сотрудника при приёме на работу

Чтобы узнать, выбрал ли работник электронный формат трудовой книжки или предпочёл остаться с бумажной, нужно обратиться к нему самому.

Если соискатель отказывается предоставить информацию о формате трудовой, работодатель не может сделать запрос в СФР или другое ведомство, чтобы уточнить, работал ли он ранее и в каком формате хранятся данные о его трудовой деятельности. Запросить эти сведения могут только сами граждане или их законные представители.

Если гражданин при трудоустройстве отказывается предоставить соответствующую выписку, работодатель может ему объяснить, что информация о стаже важна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и других выплат.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.

Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.

Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.

Как организовать переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя компании. В заявлении о переходе должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.

Шаг 2. Специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой

Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с её цифровой версией. В противном случае в СФР могут поступить неправильные данные.

Шаг 3. Кадровик готовит и сдаёт отчёт по форме ЕФС-1 в СФР

До 1 января 2023 года кадровым специалистам нужно было сдавать отчёт по форме СЗВ-ТД в ПФР. Срок подачи был — до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

С 1 января 2023 года форму СЗВ-ТД отменили в связи с объединением ПФР и ФСС, поэтому необходимо подавать новую отчётность по форме ЕФС-1 в СФР. При этом срок сдачи отчётности сдвинулся на более поздний: до 25 числа месяца, следующего за отчётным. Например, если работник подал заявление о переходе на ЭТК 5 апреля 2023 года, то форму ЕФС-1 на него нужно сдать не позднее 25 мая 2023 года.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Необходимо внести изменения в локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в Трудовом кодексе РФ. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, в электронной книжке должна быть сделана запись в соответствии с указаниями в письме Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.

• Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
• Работодатель обязан выдать работникам их бумажные трудовые книжки в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.
• Помимо вышеперечисленных пунктов пошаговой инструкции, необходимо в книге учёта движения трудовых книжек сделать запись следующего вида:

«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».

Как принимать на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Сотрудник устраивается на работу и говорит, что у него электронная трудовая книжка (ЭТК). Где новому работодателю взять по ней данные?

Прием на работу

Сотрудник при заключении трудового договора должен предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. Сведения о трудовой деятельности можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и внести записи в электронную трудовую книжку (ч. 3–4 ст. 66.1 ТК РФ).

Сведения сотрудник может получить:

• у работодателя по последнему месту работы;
• в МФЦ;
• в отделении ПФР;
• через портал госуслуг.

Факт перехода на ЭТК, помимо сведений о трудовой деятельности, работник может подтвердить записью в своей бумажной трудовой книжке. Ведь в соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ работодатель, получив заявление о переходе на ЭТК, должен внести запись о подаче такого заявления в бумажную трудовую книжку работника и выдать ему эту книжку на руки.

Попросите о возможности ознакомиться с бумажной трудовой книжкой, чтобы определить профессиональную квалификацию и время работы сотрудника по специальности. На основании этих данных заполните личную карточку и верните бумажную трудовую сотруднику. А вот форму СТД-Р оставьте и вложите в личное дело.

На кого вести трудовые книжки

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде формируют на всех сотрудников, которые работают по трудовым договорам, в том числе на совместителей: внутренних и внешних.

Неважно, полный или неполный рабочий день трудится сотрудник.

Формируйте сведения и на тех, кто находится в отпусках за свой счет, по беременности и родам либо по уходу за ребенком до трех лет, поскольку и в этот период трудовой договор с сотрудником действует.

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки

Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД. Законодательно эти обязанности не установлены ни у бухгалтерии, ни у отдела кадров. Руководитель может возложить их на того же сотрудника, который вел бумажные трудовые книжки.

Пошагово процесс можно представить так:

• Новые обязанности вести ЭТК и отчитываться по форме СЗВ-ТД зафиксируйте в кадровых документах по сотруднику. Внесите изменения в его должностную инструкцию и трудовой договор. 
• Затем издайте приказ о назначении ответственного сотрудника и ознакомьте с ним сотрудника. Приказ можно составить в произвольной форме. Укажите в документе Ф.И.О. и должность сотрудника, которого назначили ответственным.

Ответственным может быть только один сотрудник.

Как вносить сведения в электронную трудовую книжку

Сведения о трудовой деятельности вносите и храните в электронном виде в своей учетной программе (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Чтобы внести запись о приеме в электронную трудовую, нужно сдать в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД. В отчете следует указать кадровое мероприятие — ПРИЕМ. Срок сдачи — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (п. 1.8 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Что ждет при переходе на электронные трудовые книжки — Российская газета

Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей «Российской газеты» ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.

Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?

Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий.

Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе.

https://www.youtube.com/watch?v=7JSmpm4x31o\u0026t=78s

Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника.

Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно?

Иван Шкловец: Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие.

Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда.

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение.

При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью.

То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы?

Иван Шкловец: Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти.

В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г.

№ 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам.

Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять.

Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления.

Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке?

Иван Шкловец: Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования должности — это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы «переименовали» должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Работник, выбравший «электронную трудовую книжку» у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р

При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие — переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть?

Иван Шкловец: В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков.

Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос.

Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?

Иван Шкловец: Когда вы издаете приказ о приеме работника на работу, который является обязательным, в нем значатся две даты. Первая — дата издания приказа, вторая — дата начала работы.

Поскольку у нас кадровое мероприятие называется «прием на работу», вы ориентируетесь на ту дату, которая связана с началом работы работника.

Следовательно, важной будет дата именно 2 марта, когда работник принят на работу, и отчет об этом вы будете направлять в ПФР уже в апреле.

Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант.