Правительство ввело электронные трудовые книжки и обязало работодателей предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД. Его обязаны сдавать все компании и ИП, имеющие наемных сотрудников. Рассказываем, как правильно заполнять отчетную форму и в какие сроки сдавать, чтобы не заработать штраф. 

Если у вас нет времени на чтение всей статьи, смотрите раздел «Коротко о главном», он в конце текста. 

Главное об электронных трудовых книжках в 2021 году 

Электронные трудовые появились в начале 2020 года. Период с 1 января по 31 декабря 2020 года считался переходным: можно было выбрать электронный формат, либо остаться с бумажной трудовой. 

Работники, которые в 2020 году перешли на электронные трудовые книжки, впоследствии уже не смогут вернуться обратно к бумажным. 

У тех, кто устраивается на работу в 2021 году впервые, выбора нет. Сведения о трудовой деятельности таких сотрудников изначально должны быть оформлены в электронном виде. 

Если работники не смогли подать заявление о переходе на электронную трудовую до конца 2020 по весомым причинам, они могут подать его и в 2021 году. К таким причинам Пенсионный фонд относит продолжительный отпуск, временную нетрудоспособность, отстранение от работы. 

Важно. Независимо от решения сотрудника, отделы кадров всем без исключения оформили электронные дубликаты. Но в них содержится информация о стаже только с 2020 года. 07.03.

2021 вступил в силу Федеральный Закон № 30, согласно которому можно добавить в электронную книжку информацию о полном стаже. Для этого необходимо обратиться в любое отделение ПФР с бумажной книжкой и написать заявление.

После этого можно не волноваться за сохранность бумажной трудовой. 

СЗВ-ТД появился в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Индивидуальные лицевые счета, открытые в ПФР на каждого человека, дополнили разделом «сведения о трудовой деятельности».

Соответственно, Пенсионный фонд получает из СЗВ-ТД информацию о трудовой деятельности работников (застрахованных лиц). Работодатель обязан заполнять отчет на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор.

Совместители и удаленщики тоже считаются. 

Важно. Работник подал заявление о выборе формата трудовой книжки — это уже основание заполнить на него СЗВ-ТД и подать в Пенсионный фонд. 

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД указан в Постановлении Правления ПФ России от 25.12.2019 № 730п. Вот как заполнить отчетную форму. 

Требования к заполнению. Если сдаете бумажный СЗВ-ТД, заполняйте его ручкой любых цветов, кроме красного и зеленого, печатными буквами. Обязательное условие и для бумажной и для электронной формы — отсутствие сокращений и исправлений. 

Документ должен быть заверен подписью руководителя (доверенного лица) и печатью компании. Руководитель-ИП ставит личную подпись. 

Раздел «Сведения о страхователе». В этот раздел работодатель должен внести свои реквизиты.

1. Регистрационный номер в ПФР. Укажите номер, который вам присвоили при регистрации в качестве страхователя в Пенсионном фонде. Номер состоит из 12 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ. 

2. Наименование. Укажите название компании так, как оно прописано в учредительных документах. Нотариусы, адвокаты, ИП и главы фермерских хозяйств должны вписать ФИО идентично паспортным данным. 

3. ИНН. Укажите свой идентификационный номер налогоплательщика, состоящий из десяти, либо 12 цифр. 

4. КПП. Если в свидетельстве о постановке на учет есть КПП, впишите его в форму. Он состоит из девяти цифр. 

Раздел «Сведения о работнике». Здесь укажите ФИО работника в именительном падеже без сокращений, дату рождения и одиннадцатизначный СНИЛС. Формат СНИЛС ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ XX.

Раздел «Сведения об отчетном периоде». Отчетный период состоит из месяца и года. Формат месяца — ММ, формат года — ГГГГ. 

Раздел «Сведения о трудовой деятельности работника». Для дат этого раздела используйте формат ДД.ММ.ГГГГ. В графу «Сведения о приеме, переводе, увольнении» внесите код одного из значений: 

Подраздел «Наименование». Здесь нужно указать трудовую функцию работника и код выполняемой функции. 

• Графа «Трудовая функция». Впишите в нее название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию. 
• Графа «Код выполняемой функции» заполняется только, если в организации есть утвержденный профессиональный стандарт.

Подраздел «Основание». Здесь укажите наименование и номер документа, согласно которому произошло кадровое событие. Это должен быть приказ или распоряжение. В графу «Номер документа» впишите только цифру без знака №. 

Пример. Иванов Петр Семенович принят на должность маркетолога в ООО «Прометей» 1 декабря 2017 года. 20 февраля 2021 года он переведен на должность начальника отдела маркетинга. Отчетная форма СЗВ-ТД за февраль будет выглядеть так: 

Пример заполнения формы СЗВ-ТД с сайта Пенсионного фонда. 

Что изменится в форме СЗВ-ТД с июля 2021 года

С 1 июля 2021 года вступает в силу Постановление Правления Пенсионного фонда № 769п, которое вводит несколько изменений в форму СЗВ-ТД. Вот какие именно: 

1. Появится раздел «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот раздел должны будут заполнять правопреемники работодателей, снятых с учета в качестве страхователей. 

2. Появится графа «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера». В ней необходимо будет указывать код РКС, либо МКС (если работники относятся к районам Крайнего Севера). 

3. В графе «Код выполняемой функции» нужно будет в обязательном порядке писать пятизначный код в формате XXXX.X, соответствующий занимаемой должности и фактической работе сотрудника. Коды перечислены в Общероссийском классификаторе занятий. Например, код руководителя подразделения (управляющего) в строительстве 1323.3, а код официанта 5131.9.

4. Раздел «Отчетный период» исчезнет. 

До 1 июля заполняйте форму по старым правилам. 

Как и когда сдавать отчет СЗВ-ТД в 2021 году 

Вид отчета СЗВ-ТД зависит от количества сотрудников в компании: 

• Если меньше 25 человек, можно подать отчет в бумажной форме. Отправьте его в ПФР по почте, с курьером, либо принесите лично. 
• Если больше 25 человек, используйте только электронный формат СЗВ-ТД. Заполнить и отправить отчет можно на сайте Пенсионного фонда через Кабинет страхователя. Вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. О том, где ее взять, мы рассказывали в статье «Как получить электронную подпись и упростить себе бизнес». 

Важно. Госдума рассматривает законопроект, согласно которому работодатели с численностью сотрудников больше десяти тоже будут обязаны сдавать электронный СЗВ-ТД. Пока только рассматривает. 

Срок сдачи отчета зависит от кадрового события:

• Прием на работу, либо увольнение сотрудника — работодатель обязан подать СЗВ-ТД на следующий день после издания соответствующего приказа.
• Перевод на новую должность, подача заявления о выборе формата трудовой книжки, другое кадровое событие — работодатель должен отправить отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

СЗВ-ТД нет надобности заполнять, если никаких кадровых рокировок в текущем месяце не было. Нулевая форма отчета не предусмотрена. 

Если хотите избавиться от хлопот с бухгалтерской отчетностью, подключите сервис Облачная бухгалтерия в Делобанке. Бухгалтерия поможет вам с расчетом налогов, отчетами для налоговиков и фондов, а налоговый календарь вовремя напомнит, что пора сдать тот или иной отчет. Подробнее можно узнать по ссылке. 

Что будет, если не сдать отчет СЗВ-ТД вовремя

Ответственность за нарушение сроков подачи СЗВ-ТД появилась только в 2021 году. В КоАП внесли статью 15.33.2. Штраф по этой статье предусмотрен для должностных лиц, а не для ИП и юрлиц.

Сумма небольшая: от 300 до 500 руб. Однако штраф взыскивается за каждого сотрудника, информацию о котором вовремя не передали в Пенсионный фонд.

То есть, если руководитель опоздал со сдачей отчета по 10 сотрудникам, штраф составит 5 тыс. руб. 

Если злостно опаздывать с подачей отчета, Пенсионный фонд может «настучать» в трудовую инспекцию, а та, в свою очередь, может явиться с проверкой. 

Еще одну меру наказания вводит ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если страхователь подал бумажный отчет, хотя должен был подать электронный, ему грозит штраф в размере 1 тыс. руб. 

Коротко о главном

1. Обязанность сдавать отчет по форме СЗВ-ТД возникла у работодателей в связи с переходом на электронные трудовые книжки. Из отчета Пенсионный фонд получает информацию о трудовой деятельности работников. 

2. СЗВ-ТД нужно заполнять на каждого наемного сотрудника, включая удаленщиков и совместителей.

3. В разделе «Сведения о страхователе» укажите регистрационный номер в ПФР, название организации, ИНН и КПП (при наличии). 

4. В раздел «Сведения о работнике» впишите ФИО работника в именительном падеже, дату рождения и 11 цифр СНИЛС.

5. В разделе «Сведения о трудовой деятельности работника» укажите кадровое событие, например перевод или увольнение.

6. В графу «Трудовая функция» нужно вписать название должности, специальности или профессии согласно штатному расписанию.

7. В подразделе «Основание» укажите наименование и номер приказа, либо распоряжения, согласно которому произошло кадровое событие.

8. Если в вашей компании трудится меньше 25 человек, можете сдавать бумажный СЗВ-ТД. Если больше — только в электронном виде. 

9. Отчет необходимо заполнить и сдать, если в текущем месяце произошло кадровое изменение. Если приняли или уволили сотрудника, сдайте отчет на следующий день после издания приказа. В случае иного кадрового изменения сдайте отчет до 15 числа месяца, следующего за отчетным. 

10. Нарушение сроков сдачи СЗВ-ТД грозит ответственным должностным лицам  штрафом до 500 руб. за каждого сотрудника.

Какие отчеты при приеме на работу нового сотрудника сдавать

Из нашей статьи вы узнаете:

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году

На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.

При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

• титульный лист;
• подраздел 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Скачать форму ЕФС-1

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году

Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.

Кадровое событие
Срок сдачи

Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

• регистрационный номер в СФР (ПФР);
• сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
• ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
• основной ОКВЭД организации;
• ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
• телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
• электронный адрес организации.

Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа
Информация

1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей.
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код
Вид договора

ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ефс-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
• прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
• информация об адресе регистрации;
• информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
• сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Пфр показал 6 примеров заполнения сзв-тд за январь

Пенсионный фонд опубликовал шесть примеров заполнения формы СЗВ-ТД для различных кадровых ситуаций. Учтите эти образцы, когда будете заполнять форму за январь. Сдать СЗВ-ТД надо не позднее 17 февраля 2020 года.

СЗВ-ТД: подробная инструкция по заполнению, читайте в журнале «Главбух».

Разбор проблемных ситуаций при составлении СЗВ-ТД >>>

Кого включить в отчет за январь

В отчет за январь включайте только тех работников, кого в январе:

• приняли на работу,
• перевели на другую должность или в другой отдел,
• уволили.

Также нужно будет включить в отчет тех сотрудников, кто уже написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявление о переходе на электронную книжку. Если ничего из вышеперечисленного с сотрудниками в январе не произошло, сведения по ним подавать не нужно. Ниже мы привели примеры заполнения СЗВ-ТД для разных ситуаций, которые опубликовал ПФР.

Пример 1. Заполнение формы СЗВ-ТД, если работник в середине января переводится на другую должность. Так как форму СЗВ-ТД подаете за работника впервые, также указывайте сведения о его последнем кадровом событии по состоянию на 1 января 2020 года.

Пример 2. Заполнение формы СЗВ-ТД на работника, который подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки, а в конце месяца его перевели на другую работу.

Пример 3. Заполнение формы СЗВ-ТД на работника, который ошибочно подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки, и теперь необходимо отменить данное кадровое мероприятие.

Пример 4. Заполнение формы СЗВ-ТД, когда принимают человека на работу.

Пример 5. Заполнение формы СЗВ-ТД, когда организация меняет название.

Пример 6. Заполнение формы СЗВ-ТД в случае увольнения работника по собственному желанию.

Какие ошибки допускают работодатели при сдаче СЗВ-ТД

Первые ошибки в отчете уже известны. Работодатели забывают включить в отчет кадровые перемещения на начало года, отправляют отчеты с ФИО и СНИЛС с пустыми графами, заполняют строки об одновременной подаче заявлений на бумажную, и на электронную трудовую книжку. Подробнее об ошибках в СЗВ-ТД читайте в интервью с одним из разработчиков этой формы.

Заполнить СЗВ-ТД и отправить его в ПФР можно в программе «Бухсофт». В ней автоматизировали весь процесс перехода на электронные книжки. Пользователи могут сформировать уведомления работников об изменении законодательства, бланки заявлений о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и о переходе на электронную книжку.

Подготовить отчетную форму СЗВ-ТД можно одной кнопкой, указав период подборки сведений. Программа проверит их автоматически по протоколам ПФР. Останется только отправить их в фонд.

подготовить сзв-тд

Заполнение сзв тд при приеме — образец, когда сдавать отчет в ПФР

• Главная /
• Бланки /
• СЗВ-ТД при приеме на работу

Заполнение СЗВ-ТД при приеме – образец заполнения вы найдете далее – является обязательной пенсионной формой для страхователей в случае приема сотрудника на работу.

О том, как правильно заполнить СЗВ-ТД на нового работника и в какие сроки его нужно сдать, чтобы избежать штрафов, узнайте из нашего материала. Образец заполнения СЗВ-ТД при приема на работу

СЗВ-ТД при приеме на работу подается в ПФР не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа (распоряжения) руководителя о приеме нового  сотрудника в штат компании. Например, вы приняли человека на работу 23 ноября (вторник), следовательно, представить сведения нужно не позднее 24 ноября (среда). Если приказ на прием издали в пятницу, то крайний срок сдачи СЗВ-ТД – понедельник.

Как заполнить СЗВ-ТД при приеме на работу

СЗВ-ТД представляется по форме, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Обычно внесение сведений о работодателе (рег. номер, наименование, ИНН, КПП) и принятом сотруднике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС) не вызывает затруднений, поэтому рассмотрим более подробно заполнение табличной части отчета.

Номер графы	Краткое наименование графы	Как заполнить
Графа 1	№ п/п	Проставляем «1»
Графа 2	Дата приема, перевода, увольнения	Проставляем дату приема на работу, в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например, 23.11.2021
Графа 3	Сведения о приеме, переводе, увольнении	Пишем «ПРИЕМ»
Графа 4	Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера	Проставляем код РКС, если ваш сотрудник трудится в районах Крайнего Севера, или код МКС, если в местностях, приравненных к нему. В большинстве случае эту графу оставляем незаполненной
Графа 5	Трудовая функция, структурное подразделение	Например, «водитель, транспортный отдел». Если в трудовом договоре нет подразделения, то только должность
Графа 6	Код выполняемой функции	Кодовое обозначение занятия, соответствующего должности (профессии) работника, виду осуществляемой им при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей) трудовой деятельности, по Общероссийскому классификатору занятий. Он заполняется в формате «XXXX.X».  Например, на водителя «8332.9»
Графа 7	Причины увольнения	Не заполняем
Графа 8	Наименование документа	Проставляем «Приказ»
Графа 9	Дата документа	Указываем дату издания приказа о приеме на работу, например, 23.11.2021
Графа 10	Номер документа	Указываем номер приказа о приеме на работу, без знака «№», например, 3
Графа 11	Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении	Не заполняем

Не позднее 24.11.2021 в ПФР необходимо представить СЗВ-ТД.

© Закон Бизнеса. 2023.

О нас Тарифы Контакты Блог