В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.

Рассказываем, как это происходит.

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди.

Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили.

Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя.

Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки.

С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.

За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 ₽ директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать.

В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты.

У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.

Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:

1. При приеме на работу сотрудник может принести не только трудовую книжку, но и справку со сведениями о трудовой деятельности, если он уже отказался от бумажной трудовой. Ее можно получить у прошлого работодателя или в ПФР.
2. Сотрудник имеет право отказаться от бумажной трудовой книжки, а значит, правила о том, что ее нужно обязательно оформлять всем сотрудникам по основному месту работы, больше не актуальны.
3. Работодатели обязаны выдавать справки со сведениями о трудовой деятельности по запросу сотрудников или при их увольнении, если эти сотрудники отказались от бумажных трудовых книжек. Справки можно выдавать в бумажном или электронном виде. Для электронных справок нужна электронная квалифицированная подпись. Если у работодателя ее нет, заводить необязательно, просто нужно будет выдавать бумажные справки.

ст. 65 ТК РФ

ч. 3 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ

ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.

https://www.youtube.com/watch?v=n1zkmT3r4wk\u0026pp=ygVh0JfQsNC_0LjRgdGMINCyINGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LrQvdC40LbQutC1INC_0YDQuCDQv9C10YDQtdGF0L7QtNC1INC90LAg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YPRjg%3D%3D

Если изменения в локальные акты не внесли, Роструд может посчитать предусмотренный порядок работы с трудовыми книжками не соответствующим Трудовому кодексу РФ, выдать предписание внести изменения в акты или даже выписать штраф.

С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Постановление Правления ПФР № 730п

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Сведения о трудовой деятельности включают:

1. Данные о компании или ИП, где работает сотрудник.
2. Информацию о подаче заявления с выбором формы трудовой книжки.
3. Сведения о самой работе.

п. 2.1 ст. 6 ФЗ № 27-ФЗ

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

1. О приеме на работу с указанием занимаемой должности.
2. О переводах на другую постоянную работу, тоже с указанием должности.
3. Об увольнении — должность указывать не надо, так как и так понятно, с какой должности человек ушел.
4. О присвоении работодателем работнику нового разряда, класса, категории, классного чина.

Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.

пп. 2.4—2.6 ст. 11 ФЗ № 27-ФЗ

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

1. если приняли на работу или уволили, то не позднее следующего рабочего дня;
2. если перевели на другую работу или он подал заявление о выборе формата трудовой книжки, то до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

1. Работодатель не дублирует в отчет все записи из трудовой книжки, внесенные до 2020 года.
2. Если он принял сотрудника на работу в 2020 году, первая запись в отчете будет о приеме на работу.
3. Если сотрудник уже работал в организации на 1 января 2020 года, в отчет дублировали последнюю запись из его трудовой на эту дату и подали эти сведения, когда впервые сдали отчет.

С 1 августа 2021 года применяется новая форма СЗВ-ТД. Источник: kontur.ru

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

1. Вписать в трудовую книжку, что сотрудник отказался дальше ее вести: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Последняя запись в трудовой книжке должна быть заверена, как это обычно происходит при увольнении сотрудника: должностное лицо, которое отвечает за трудовые книжки, указывает свою должность, расписывается и ставит печать организации.
2. Выдать трудовую книжку сотруднику на руки или отправить по почте, если он на это согласился.
3. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.

Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление. Такой же срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.

п. 35 порядка ведения трудовых книжек

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.

https://www.youtube.com/watch?v=n1zkmT3r4wk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

1. сотрудник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
2. он вообще не подавал никаких заявлений.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно.

Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки.

Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.

В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Форма выписки утверждена приказом Минтруда в январе 2020 года. Пенсионный фонд выдает выписку по форме СТД-ПФР, а работодатель — по форме СТД-Р.

Скачать бланк справки СТД-РRTF · 114 Кб

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

В справке СТД⁠-⁠Р есть сведения только по последнему работодателю. Если нужно подтвердить предыдущий опыт работы до 2020 года, придется доставать трудовую книжку

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

1. по запросу — в электронной форме или на бумажном бланке с печатью и подписью;
2. при увольнении.

В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

1. Дата приема на работу и занимаемая должность.
2. Когда и куда его перевели.
3. Когда его уволили и по какой причине.
4. Присваивал ли ему работодатель новый разряд, класс, категорию, классный чин.

Приказ Минтруда № 23н

В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.

ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

https://www.youtube.com/watch?v=DZTd8RN6h4o\u0026pp=ygVh0JfQsNC_0LjRgdGMINCyINGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LrQvdC40LbQutC1INC_0YDQuCDQv9C10YDQtdGF0L7QtNC1INC90LAg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YPRjg%3D%3D

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Электронная трудовая книжка: образец заполнения

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

1. в электронном виде на сайте ПФР или через сайт госуслуг;
2. в бумажном виде в МФЦ или отделении ПФР на личном приеме.

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Личные данные подтягиваются из личного кабинета на сайте госуслуг, вводить ничего не нужно, только нажать на кнопку «Подать заявление»

После этого вам на почту отправляют данные

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

1. Заставить сотрудников отказаться от бумажных трудовых нельзя.
2. Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу.
3. До 31 октября 2020 года каждому сотруднику нужно выслать уведомление о возможности выбрать формат трудовой книжки и собрать с них подписи, что уведомление получено.
4. Пока от сотрудника не придет заявление, что он отказывается от бумажной трудовой, ее нужно вести, как и раньше.
5. В ПФР нужно передавать сведения по форме СЗВ-ТД. Если сотрудника приняли на работу или уволили, то отчет надо сдать не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях есть время до 15 числа следующего месяца.
6. Если в трудовой деятельности сотрудников никаких изменений не происходит, отчет можно не сдавать. Если ничего не произойдет за весь 2020 год, первый отчет отправляйте к 15 февраля 2021 года, отразив в нем последнюю запись в трудовой книжке на 1 января 2020 года.

Запись в трудовой книжке при переходе на электронную

В 2023 году сведения о трудовой деятельности для впервые поступающих на работу формируются только в электронном формате, а бумажные трудовые ведутся одновременно с электронными сведениями лишь для тех сотрудников, которые решили от них не отказываться, и для тех, кто так и не подал заявление о выборе формата трудовой книжки. При этом электронный формат предполагает отсутствие какого-либо физического носителя, но в ЭТК (электронную трудовую книжку) будут включены все сведения, которые содержит стандартная трудовая на бумажном бланке. При необходимости сведения из ЭТК могут предоставляться гражданам на бумажных носителях.

Для того, чтобы запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат сведений была сделана корректно, сотрудникам кадровой службы необходимо руководствоваться нормами ст. 66.1 ТК РФ и Письмом Минтруда № 14-2/В-150.

• Рассмотрим пошаговую последовательность внесения записи в трудовую.
• Графа 1
• Предназначена для внесения порядкового номера записи.
• Графа 2

Здесь сотрудник кадровой службы должен указать дату, когда именно была выдана работнику бумажная трудовая. Основанием для выдачи документа является заявление работника о переходе на ЭТК, а выдать трудовую на руки работодатель должен в день поступления такого заявления от работника.

Графа 3

Эта графа предназначена для отображения сведений о трудовой деятельности сотрудника, а в случае перехода на ЭТК здесь указывается информация о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Точная формулировка последней записи перед выдачей трудовой книжки работнику приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.

Графа 4

Предназначена для указания реквизитов документа, на основании которого в трудовую вносится запись. В нашем случае это будет заявление работника – указывается день, месяц и год его подачи.

Внесенную запись необходимо заверить печатью и подписью ответственного должностного лица (или руководителя). Сотрудник также должен поставить в документе свою подпись об ознакомлении (письмо Минтруда № 14-2/В-267). После этого бумажную трудовую выдают ему на руки, и с этого момента вся ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается.

Образец записи:

Важные нюансы, касающиеся записи в трудовой

Запись о переходе на электронные трудовые книжки должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее недопустимо выдавать документ работнику.

Формулировка записи в трудовой должна соответствовать нормам, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. В частности, она обязательно должна содержать ссылку на то, что работником было написано заявление о переходе на ЭТК.

Допускается, чтобы основная часть записи в трудовой (графа № 3) была выполнена в виде штампа. Это значительно облегчит работу сотрудников кадровой службы, так как им надо будет проставить только дату выдачи трудовой на руки и реквизиты написанного работником заявления.

Факт выдачи книжки следует зарегистрировать в «Книге учета движения трудовых книжек» (графа 13 «Расписка работника в получении ТК»). Сотрудник должен расписаться в книге, подтвердив этим факт получения трудовой. В записи следует указать, что трудовая выдана именно в связи с принятием сотрудником решения о переходе на ЭТК. Формулировка записи выглядит следующим образом:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат

Начался переход на электронные трудовые книжки. Переходить или нет на электронный формат, сотрудник решает сам. Задача компании правильно оформить передачу бумажной трудовой книжки «на руки» тем работникам, которые выбирают цифровой формат.

Каждый сотрудник компании должен определиться в каком формате он хочет видеть в дальнейшем трудовую книжку: в электронном или в бумажном. О своем решение сотрудник должен сообщить руководству компании в заявлении, которое пишется в произвольной форме.

Если сотрудник напишет в заявлении, что он отказывается от трудовой книжки на бумаге, инспектор по кадрам или бухгалтер должен зафиксировать это в трудовой книжке и выдать её работнику.

Как сделать запись в трудовой книжке, если работник переходит на электронный формат

В бумажном варианте трудовой книжки, перед выдачей её работнику нужно сделать запись о выдаче ей работнику и указать основание.

https://www.youtube.com/watch?v=DZTd8RN6h4o\u0026pp=YAHIAQE%3D

Графы трудовой книжки нужно заполнить следующим образом:

• в графе 1 впишите порядковый номер записи;
• в графе 2 укажите дату выдачи трудовой книжки на руки;
• в графе 3 раздела «Сведения о работе» сделайте запись «Подано заявление от ФИО о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ)».
• в графе 4 укажите дату подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Образец записи в трудовой книжке

Графа 1 Графа 2 Графа 3 Графа 4

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Число	Месяц	Год
18	04	03	2020	Подано письменное заявление ФИО о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ.	Заявление от 04.03.2020

Кроме трудовой книжки нужно сделать записи в Книге учета движения трудовых книжек.

В графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» напишите: «Выдана на руки на основании письменного заявления ФИО о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Не забывайте, что в момент передачи книжки работнику он должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек. Его подпись подтверждает, что трудовая книжка получена «на руки».

Если вам нужен нормативный документ, подтверждающий правила оформления трудовых книжек при переходе на электронный формат, смотрите письмо Минтруда России от 12.02.2020 №14-2/В-150.

Оформляем запись в трудовой книжке при переходе на электронный формат

В силу п. 3 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ (то есть сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде), работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче заявления.

Работодатель выдает трудовую книжку в день подачи работником заявления о переходе на электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности.

Разъяснения о том, как правильно внести в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности, приведены в Письме Минтруда РФ от 12.02.2020 №14-2/В-150.

В графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 — дата ее выдачи на руки.

В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ста- тьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)».

В графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 №69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.

1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона №439-ФЗ)».

Работник расписывается в книге при получении трудовой книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=oc4877P_WyE\u0026pp=ygVh0JfQsNC_0LjRgdGMINCyINGC0YDRg9C00L7QstC-0Lkg0LrQvdC40LbQutC1INC_0YDQuCDQv9C10YDQtdGF0L7QtNC1INC90LAg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90YPRjg%3D%3D

Также специалисты Минтруда напоминают, что в соответствии с п. 2 ст.

2 Федерального закона №439-ФЗ каждому работнику по 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) или о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Информация о поданном заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, передаваемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае если работник не представил работодателю ни одного из указанных заявлений, тот продолжает вести его бумажную трудовую книжку.

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же до предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пп. 4 п. 1 ст.

2 Федерального закона №439-ФЗ обязан в письменной форме уведомить каждого работника до 30 июня 2020 года включительно об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работников путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки или предоставлением сведений о трудовой деятельности.

Следует учитывать, что за работником, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем традиционной трудовой книжки, имеет право в последующем подать письменное заявление о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (п. 5 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ).

Таким образом, как сообщает Минтруд, документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника. При этом оно подается только после выдачи уведомления работодателем.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке в 2023 году

Начиная с 2022 года ведение трудовых книжек стало электронным. Бумажная трудовая книжка не оформляется на сотрудника, если он начал свою трудовую деятельность после 1 января 2022 года — все данные о его работе будут заноситься в электронную трудовую книжку (ЭТК).

Однако работодатели обязаны вести бумажную трудовую, если работник отказался от ЭТК или выбрал ведение книжки и в бумажной, и в электронной форме. Ожидается, что от ведения бумажной ТК полностью откажутся в 2027 году.

А до этого момента обе версии трудовой книжки — как бумажная, так и электронная — являются основными документами о трудовой деятельности работника, имеющими равную юридическую силу.

В статье расскажем, как в 2023 году сделать запись в трудовой книжке при трудоустройстве, переводе, увольнении и других кадровых изменениях.

Кто вносит записи в трудовые книжки

Ответственность за оформление и заполнение трудовой книжки при приёме сотрудника на работу и в случае кадровых изменений лежит на работодателе. Им же ведётся новая или уже оформленная трудовая.

Сделать запись в ней уполномочены сотрудники, которые помимо ведения ТК занимаются учётом, хранением и выдачей трудовых книжек.

Это может быть кадровый служащий или бухгалтер, непосредственно работающий с трудовыми книжками.

Учёт трудовых книжек

Работодатель должен вести учёт трудовых книжек, бланков и вкладышей в них. Для этого ему нужно создать книгу учёта бланков и вкладышей, а также книгу движения трудовых книжек и поручить эту работу уполномоченным сотрудникам. Важно, чтобы учётом занимался отдел кадров или ответственный за трудовые. Нередко работодатель ошибочно поручает эту работу отделу бухгалтерии.

В соответствии с п. 40 Приказа Минтруда от 19 мая 2021 года № 320Н, обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. С 1 сентября 2021 года требования по использованию сургучной печати и опломбированию отменены.

Общие правила заполнения трудовой при её оформлении

Правила заполнения трудовых книжек установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утверждённой постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Для правильного заполнения трудовой книжки также необходимо руководствоваться правилами, изложенными в Приложении 2 к Приказу Минтруда № 320Н.

Основные правила следующие:

• На титульном листе запрещено вносить исправления, а ошибочно заполненный бланк подлежит уничтожению.
• Даты указываются в цифровом формате (например, «01.03.2023»), а словесно-цифровой формат нежелателен.
• Записи следует делать аккуратно, используя шариковую, перьевую или гелевую ручку со световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета.
• В ТК не следует использовать сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»).
• Все записи должны быть пронумерованы в пределах соответствующего раздела.

Как заполнять титульный лист трудовой книжки

Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.

Титульный лист заполняется в следующем порядке:

1. ФИО и дата рождения.

Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.

2. Образование.

Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».

3. Профессия, специальность.

Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.

4. Подпись сотрудника.
5. Дата заполнения.

В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.

6. Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.

Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:

• наименование должности подписанта,
• его личную подпись;
• расшифровку — фамилию и инициалы.

Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.

Печать организации

При наличии печати работодателю также необходимо использовать её при заполнении титульного листа.

Заполнение данных о приёме на работу

Особенность внесения сведений о приёме на работу в ТК заключается в том, что начинать следует с графы 3. Там вписывается наименование организации, каким оно указано в учредительных документах, а также его сокращённое наименование (при наличии).

В графе 1 записывается порядковый номер записи, а в графе 2 — дата приёма на работу, которая указана в соответствующем приказе. Затем в графе 3 вносится запись, содержащая информацию о приёме на работу по шаблону: «Принят(а) в ».

В графу 4 вносятся сведения о документе, на основании которого сотрудник был принят на работу — его вид, дату и номер. Например, «Приказ от 24.02.2022 №208-к».

Как в трудовой книжке изменить запись о ФИО

Изменение записи о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения возможно лишь при условии, что есть соответствующий документы. При изменении данных о ФИО в трудовой необходимо указать номер документа, его дату и орган, выдавшего документ.

Изменения должны быть внесены на титульный лист трудовой книжки. Старые данные зачёркиваются и заменяются новыми, а ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации или кадровой службы.

Иногда возникает ситуация, когда в бланке не остаётся места для указания изменённой фамилии. Правилами оформления ТК не предусмотрено, как поступать в данном случае. Однако практикующие специалисты рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строки с зачёркнутой фамилией.
Если свободного места недостаточно, рекомендуется вшить вкладыш в трудовую книжку

Изменение записи об образовании или профессии

Порядок внесения новой информации об образовании отличается от способа изменения записи о ФИО при смене фамилии работника.

Изменения тоже вносятся на титульном листе, но при этом разрешается лишь дополнить уже имеющиеся записи без зачёркивания.

Заполнение сведений по удалённому сотруднику

Информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника вносится по его желанию. Для этого сотрудник на удалёнке должен предоставить работодателю трудовую книжку. Это можно сделать заказным письмом по почте.

Внесение данных о переводе

Если сотрудник начал работать на другой должности, перешёл в другое структурное подразделение или перевёлся на работу в другой местности, это считается переводом.

В этом случае делается запись в трудовой в следующей форме:

• номер записи (графа 1);
• дата перевода (графа 2);
• место работы и должность, на которые был переведён сотрудник (графа 3);
• ссылка на приказ о переводе с датой и номером документа (графа 4).

Запись в трудовой о переходе на электронную ТК

Перед выдачей сотруднику трудовой книжки в неё заносится соответствующая запись. Порядок заполнения приведён в письме Министерства труда и социальной защиты РФ от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150. Графы заполняются, как при любой другой записи в ТК.

Главное отличие — графа 3, в которую вносится информация о поданном заявлении.
Запись делается в следующем порядке (в соответствующие графы):

1. Номер записи.
2. Дата выдачи трудовой книжки сотруднику.
3. Текст «Подано письменное заявление (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. №439-ФЗ)», ФИО и подпись начальника и сотрудника.
4. «Заявление от (число, месяц, год)», печать.

Кроме того, соответствующая пометка оставляется в журнале учёта движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки». Текст должен иметь следующий вид:

«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)».

Переход на электронные трудовые книжки стал одной из мер по развитию ЭДО, в том числе кадрового, в России. Помимо трудовой книжки, перевести в электронный вид можно почти все кадровые документы. Сервис Астрал iКЭДО поможет автоматизировать процессы делопроизводства в организации и обеспечить работников компании необходимыми техническими средствами для работы с документами, включая электронные подписи. Астрал iКЭДО поможет существенно сэкономить время и средства

Запись об увольнении сотрудника

Согласно п. 15 Приказа Минтруда № 320Н, информацию о прекращении трудового договора необходимо внести в сведения о приёме на работу.

В графе 1 следует указать порядковый номер записи, в графе 2 — дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения, а в графе 4 — документ, на основании которого была внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя), его номер и дата.

Ошибки в трудовой книжке и ответственность за них

В большинстве случаев ошибку в трудовой можно исправить. Сделать это может кадровый работник или сам руководитель организации (индивидуальный предприниматель).

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях. Единственное исключение – это случаи, когда оформляется дубликат трудовой. В такой ситуации записи может вносить правопреемник ликвидированной организации, которая выступала в роли работодателя.

Перед исправлением ошибки, допущенной другим работодателем, необходимо получить от него документ, подтверждающий ошибку. Например, справку, содержащую данные о приёме сотрудника на работу, с указанием номера приказа, должности и структурного подразделения.

Кроме того, можно использовать заверенную копию приказа о приёме сотрудника на работу, его перевода или увольнения с работы.
Не существует чёткого перечня документов, необходимых для внесения изменений, связанных с ошибками, допущенными предыдущим работодателем.

Исправление ошибок в электронных трудовых книжках регламентируется Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 года № 730п.

Согласно п 2.6 Постановления, для полной отмены данных о трудовой деятельности сотрудника работодатель должен включить ту же информацию в новый отчёт, а в графе 10 поставить знак отмены «Х».

Для исправления и уточнения данных в электронной трудовой книжке необходимо сначала отменить ошибочную информацию, а затем внести верные данные. В соответствии с п. 2.7 Постановления, необходимо:

1. Перенести ошибочную информацию в первую строку.
2. В графе 10 поставить знак «Х».
3. Заполнить следующую строку корректными данными.

Если не исправить ошибку в бумажной или электронной трудовой книжке, нарушителя ждёт наказание. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, для должного лица предусмотрены санкции в виде предупреждения или штрафа в размере от 1 до 5 тысяч рублей, а юридические лица могут быть наказаны штрафом от 30 до 50 тысяч рублей.

Оформляем запись о переходе на электронную трудовую книжку

• Роструд РФ разъяснил, обязана ли организация заверять печатью запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку (далее – ЭТК).
• Отвечая на актуальные вопросы работников и работодателей за сентябрь 2020 года, эксперты ведомства отметили, что действующее законодательство не регулирует вопрос о порядке внесения такой записи в трудовую книжку.
• В связи с этим, Роструд полагает, что при отсутствии печати сделанная запись о переходе на ЭТК недействительной признана быть не может.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

1. Записи в трудовой книжке можно сделать в следующем порядке:
2. — в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
3. — в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки на руки;

— в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Подано письменное заявление (ФИО) о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.)».

— в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Помимо этого, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 ФЗ № 439-ФЗ)».

Работник должен обязательно расписаться в получении трудовой книжки.

• Напомним, что сдать отчетность в ПФР и в ФСС поможет электронный сервис Такском «Кадровая отчетность»:
• — Оперативно создает отчеты, в том числе новый СЗВ-ТД;
• — Автоматически проверяет ошибки перед отправкой;
• — Обменивается электронными документами с ПФР и ФСС;
• — Обновляет и предлагает только актуальные формы;
• — Работает с электронными больничными и их реестрами;
• — Календарь кадровика напоминает о предстоящем отчёте;
• — Интерфейс настраивается индивидуально.