Отчетность

Что такое локальный нормативный акт: процесс разработки и утверждения

Разработка перечней обязательных локальных нормативных и правовых актов организации — это работа, с которой придется столкнуться практически каждому более или менее крупному бизнесу, стремящемуся к расширению и повсеместной оптимизации разных коммерческих процессов.

Причем каждое предприятие создает собственные ЛПА, основываясь на особенностях профессиональной деятельности в рамках своей сферы.

В роли основных внутренних документов, нуждающихся в тщательной проработке и оформлении, выступают должностные инструкции, функциональные положения, наборы правил и так далее.

Нетрудно догадаться, что все перечисленные бумаги должны составляться в полном соответствии с законодательством Российской Федерации.

Именно поэтому вопросы, касающиеся их заверения, обычно отдаются на рассмотрение людям, обладающим соответствующим уровнем знаний, в том числе и в плане бухгалтерской и налоговой юриспруденции.

Политика документооборота в той или иной компании — это достаточно сложная область, нуждающаяся в грамотном и квалифицированном подходе.

Что такое локальный нормативный акт: процесс разработки и утверждения

Что такое локальные нормативные акты: расшифровка ЛНА и смежных понятий

В соответствии со ст. 5 Трудового кодекса России, взаимоотношения между работодателями, сотрудниками, партнерами и потребителями регулируются не только законами, действующими на территории страны, но и внутренними положениями самого предприятия.

Конечно же, юридическое лицо устанавливает какие-либо правила только в пределах собственной компетенции, с учетом всех допустимых регламентов. Исходя из определений, представленных в ст.

 8 ТК РФ, можно понять, что под термином о классическом НПА принято понимать документ, содержащий нормы трудового права, и принимаемый корпорацией в дозволенных рамках.

Примерами подобной документации становятся всевозможные нормативы текущего распорядка, графики отпусков, таблицы рабочих смен, должностные инструкции, положения о коммерческой тайне, свидетельства об обработке персональных данных третьих лиц и так далее. Как уже говорилось ранее, полный перечень ЛНА варьируется в зависимости от запросов и рода деятельности самой организации.

Классификация локальных актов

Абсолютно все бумаги рассматриваемого класса с легкостью делятся на две основные, большие группы:

  • обязательные — их наличие представляется в виде требования, устанавливаемого соответствующими разделами законодательства Российской Федерации;
  • необязательные — бланки, утверждаемые фирмой по собственному усмотрению, но также с полным согласием с нынешними правительственными постановлениями.

Нетрудно догадаться, что за отсутствие унификаций, которые должны быть приняты юридическим лицом по закону, компания будет вынуждена столкнуться с различными санкциями, в том числе и штрафного, материального формата.

Таким образом, ответ на вопрос о том, что это такое обязательный перечень локальных правовых актов (документы ЛНА и НПА) организации, должен интересовать владельцев всех без исключения видов классического бизнеса.

Что такое локальный нормативный акт: процесс разработки и утверждения

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Что такое локальный нормативный акт: процесс разработки и утверждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Требования, предъявляемые к подобной документации

Человеку, занимающийся составлением рассматриваемых бланков, следует обратить внимание на ГОСТ Р6.30-2003. В рамках данного правоприменительного стандарта описаны подробные рекомендации по оформлению организационно-распорядительных бумаг. Например, здесь рассказывается о том, что шаблон сертификата в обязательном порядке включает в себя следующий набор информативных блоков:

  • наименование юридического лица, согласно учредительным свидетельствам;
  • название самого документа (положение, список правил и так далее);
  • порядковый номер акта, а также дата и время утверждения;
  • виза согласования (при наличии);
  • специальная отметка о наличествующих приложениях;
  • подпись руководителя предприятия или другого ответственного лица;
  • временные рамки, в течение которых корпорация будет принимать функционирование бумаги.

Вообще, требований, касающихся процесса составления НПА, намного больше. Как уже говорилось ранее, большая часть из них приводится в выкладках ГОСТ Р6.30-2003.

Какие нормативы разрабатываются в ООО и ИП

В Трудовом кодексе Российской Федерации приводится исчерпывающий перечень ЛНА, обязательных для создания в рамках каждой организации:

  • правила внутреннего распорядка;
  • регламент оплаты труда и премирования;
  • график отпусков;
  • стандарт обработки персональных данных;
  • таблицы сменности, не прикладываемые к договорам;
  • штатное расписание.

Кроме того, в разных разделах ТК РФ также встречаются упоминания о бумагах, повествующих о нормировании рабочей деятельности, порядке аттестации и применении техники безопасности.

Этот список отличным образом отвечает на вопрос о том, какие документы и локальные акты — это обязанность, от реализации которой нельзя уклоняться ни одному юридическому лицу.

Все прочие виды НПА классифицируются со стороны закона как самостоятельные регламенты, необходимые исключительно для внутренних нужд самого предприятия.

Специализированные ЛНА

Правда, стоит помнить, что практически в любом правиле будут присутствовать те или иные исключения. Здесь в роли таковых выступают особые, также обязательные нормативные бумаги, касающиеся исключительно определенных отраслей. Ярким примером деятельности, нуждающейся в разработке и внедрении дополнительной, но не менее важной документации, является обыкновенная школа.

Как компании разработать и ввести локальные нормативные акты?

Руководитель практики трудового права и старший юрист практики разрешения споров Lidings Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

До сих пор не разобрались, как принимать внутренние документы организации, какие из них обязательные и зачем нужны остальные? Тогда готовьтесь спорить с работниками, проверяющими органами и платить штрафы

Что такое локальный нормативный акт: процесс разработки и утверждения

В Трудовом кодексе РФ нет точного определения локального нормативного акта (далее – ЛНА). В ст.

8 ТК указано лишь, что работодатели принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Не принимают ЛНА только работодатели-физлица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Значит, локальный нормативный акт – это документ в компании, содержащий нормы трудового права. Но зачем его принимать, если законодательство и так регулирует трудовые правоотношения?

Цель ЛНА – точнее регламентировать трудовую деятельность и правоотношения работника и работодателя. Например, такие документы регулируют выплату заработной платы и премий, предоставление корпоративного имущества, направление работников в командировки и т.д.

Основные признаки ЛНА:

  • функционируют лишь внутри конкретной организации;
  • их создает и утверждает работодатель с учетом бизнес-процессов организации;
  • они не могут ухудшать положения работника по сравнению с тем, что гарантирует трудовое законодательство.

ЛНА принимают все работодатели, кроме физлиц – не ИП. Если в компании есть профсоюзная организация, представляющая интересы сотрудников, может учитываться ее мнение. Например, когда речь идет о перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, графике сменности, графике отпусков или ЛНА, устанавливающих систему оплаты труда.

  • Обычно уполномоченные сотрудники начинают процесс разработки и введения в действие ЛНА на основании распоряжения, например приказа генерального директора. В приказе могут обозначаться необходимость разработать и принять ЛНА, сроки выполнения работы и ее цель. Может быть определена группа сотрудников, на которых возлагается обязанность создать проект документа. Но он не является обязательным при подготовке ЛНА.
  • Проект ЛНА согласовывается с руководством компании и отдельными департаментами, если ЛНА будет регулировать специфические бизнес-процессы. Также проект ЛНА нужно направить на согласование в выборный орган (профсоюз), если он есть в компании (ст. 372 ТК). Профсоюз в течение пяти рабочих дней должен предоставить мотивированное мнение. Если в нем есть замечания, работодатель вправе не согласиться с ними и не вносить изменения в документ.
  • ЛНА утверждают и вводят в действие на основании приказа генерального директора или иного уполномоченного лица. Если будет принято решение ввести ЛНА в действие без учета замечаний профсоюзной организации, она вправе обжаловать утверждение документа в Государственной инспекции труда или в суде. Также работники могут подать коллективный иск.
  • ЛНА распространяется на работника только после того, как он ознакомился с документом и поставил подпись. Об этом говорится в ч. 3 ст. 68 ТК. Если человек работает дистанционно и приехать в офис не может, выходом станет использование электронного документооборота. Достаточно обменяться с работником электронными версиями документов.
  • Внесение изменений в ЛНА не отличается от утверждения документа. Тут важно следить, чтобы ЛНА не противоречил нормам трудового законодательства и не ухудшил положение работников по сравнению с тем, которое гарантирует им закон. Например, до внесения изменений в главу 49.1 ТК о регулировании труда дистанционных работников можно было предусмотреть дополнительные основания для их увольнения по инициативе работодателя, помимо предусмотренных в ст. 81 ТК. Некоторые руководители включали эти основания в ЛНА. Теперь у работодателя таких полномочий нет. Законом установлен перечень дополнительных оснований, по которым работник может быть уволен (ст. 312.8 ТК). А положения ЛНА с основаниями для увольнения, разработанными работодателями, перестали иметь силу. ЛНА не будет распространяться на сотрудника при внесении в этот акт положения, которое изменит условия его трудового договора. Менять договор в одностороннем порядке без согласия сотрудника нельзя (ст. 72 ТК). Исключение – случаи, связанные с организационными и технологическими причинами. Но даже в такой ситуации работников предупреждают не менее чем за два месяца до изменений (ст. 74 ТК).
Читайте также:  Междокументные проверки с прибылью РСВ и формой СЗВ‑М

ЛНА можно разделить на общие и специальные. Общие ЛНА распространяются на весь персонал компании, а специальные – только на отдельных работников.

Обязанность работодателя принимать ЛНА в трудовом законодательстве не прописана. И все же, опираясь на Трудовой кодекс и иные законы, можно выделить список обязательных ЛНА.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Если в компании есть коллективный договор, то ПВТР можно оформить как приложение к нему (ч. 2 ст. 190 ТК). В ином случае ПВТР принимается и утверждается как самостоятельный ЛНА. В ст.

189 ТК дано определение ПВТР: это локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Вывод об обязательности этого ЛНА следует из ст. 190 ТК, которая описывает порядок его принятия. Отсутствие ПВТР может стать основанием для привлечения компании к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Проверяющие органы считают некоторые документы обязательными и штрафуют работодателей за их отсутствие.

2. Положение об оплате труда. Условия оплаты труда должны быть указаны в трудовом договоре (ст. 57 ТК). При этом в ст.

135 ТК сказано, что «заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда».

Потому контролирующие органы считают положение об оплате обязательным документом и при проверке могут оштрафовать за его отсутствие.

3. Положение об охране труда. На обязательность этого ЛНА намекает ст. 212 ТК. Прямого указания принять такой документ в статье нет. Но при проверке или несчастном случае на производстве проверяющие органы обращают внимание на то, знакомился ли работник с инструкцией по охране труда1.

4. Положение об обработке, хранении и распространении персональных данных. Обязательство о неразглашении персональных данных и заявление о согласии на обработку персональных данных предусмотрены главой 14 ТК РФ. Их отсутствие может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП. Но это еще полбеды.

Политика обработки персональных данных регламентирует работу компании с ними в целом, т.е. это касается не только сотрудников. Ответственность за нарушение законодательства в области персональных данных предусмотрена ст. 13.

11 КоАП РФ. А статья эта содержит существенные штрафы. Если не будет политики, которая регулирует работу с персональными данными, проверяющие органы могут начать серьезное изучение деятельности компании (Роскомнадзор не дремлет).

5. График отпусков. Его необходимо утверждать ежегодно не позднее двух недель до предстоящего календарного года (ст. 123 ТК). Иначе компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП. Это дополнительно подтверждается в п. 7 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23 декабря 2021 г. № 45.

Суды смотрят на отказ в предоставлении сотруднику отпуска вне графика по-разному: могут согласиться с отказом работодателя, в том числе если он обоснован производственной необходимостью2, или счесть его незаконным3. Обычно суды исходят из обстоятельств дела (читайте также: «Как работники и работодатели спорили из-за отпусков в 2022 году»).

6. Штатное расписание. Этот ЛНА не регулирует деятельность работников. Он фиксирует их количество, свободные должности и т.д. Но обычно данный документ включают в список обязательных ЛНА. Причина очевидна – его одним из первых запрашивают проверяющие органы.

Мы обсудили общие ЛНА, а теперь поговорим о специальных. Эти ЛНА относятся к необязательным, а потому опасаться наказания рублем за их отсутствие не стоит. Однако они помогают регулировать деятельность отдельных работников и защитить компанию от споров. Рассмотрим повнимательнее некоторые из них.

  • Положение о служебных поездках и командировках. В нем определяются правила, по которым работники будут ездить в командировки, отчитываться, получать возмещение расходов и т.д. Если работник не направляется в командировки, на него действие акта может не распространяться.
  • Положение о регулировании труда дистанционных работников. Оно будет относиться только к работникам, заключившим трудовой договор о дистанционной работе. Однако порядок регулирования трудовых правоотношений может быть исчерпывающе изложен и в трудовом договоре.
  • Положение о предоставлении корпоративного имущества (техника, автомобили и т.д.). Если компания передает в пользование сотрудникам дорогостоящую технику, то правила ее использования и ответственность за их нарушение стоит подробно изложить в ЛНА. Тогда если Василий Иннокентьев зальет чаем корпоративный ноутбук, документ поможет избежать спора о возмещении.

В ст. 12 ТК перечислены случаи, когда действие ЛНА прекращается.

  • Истечение срока действия ЛНА. Если при разработке ЛНА был определен период его действия, то при наступлении прописанного срока документ автоматически утрачивает силу. Нужно продлить? Не проблема. Сделать это можно, например, приказом генерального директора.
  • Признание утратившим силу ЛНА или его отдельных положений. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В новом ЛНА необходимо указать, что документ, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений.
  • Вступление в силу закона, коллективного договора или соглашения. Если они дают больше гарантий работникам по сравнению с ЛНА, положения акта не действуют.

1 Постановление Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20 марта 2020 г. по делу № 16-1136/2020.

2 Определение Приморского краевого суда от 21 сентября 2015 г. по делу № 33-8446/2015.

3 Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 7 декабря 2021 г. по делу № 88-31169/2021.

фотобанк Freepik/@pch.vector

Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства).

Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников.

Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП. 

Основные признаки ЛНА:

 

Признак Описание признака
Утверждение в особом порядке Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.
Подзаконность ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.
Многократное применение Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.
Субъектность и территориальность Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.
Общность для всех ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.
Читайте также:  Как работать по проактивной схеме с ФСС

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

  1. Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся.

    В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года.

    Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора. 

  2. Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации. 

  3. График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска. 

  4. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ. 

  5. Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений. 

  6. Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ. 

  7. Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте. 

  8. Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации. 

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

  • штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
  • штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
  • штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

  • акты о повышении квалификации сотрудников;
  • положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
  • акты о дисциплинарной ответственности работников;
  • положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной. 

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов: 

 

Этап Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА В документе указывается следующая информация:  

  • реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование;
  • название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты;
  • дата и место оформления ЛНА;
  • номенклатурный регистрационный номер;
  • дата вступления в силу;
  • трудовые нормы, которые вводятся актом;
  • место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. 
Утверждение акта руководителем На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. 
Ознакомление работников Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. 
Передача на хранение ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

 

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

  • больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;
  • быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;
  • электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;
  • работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке. 

Выводы

  1. ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.

  2. ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.

  3. Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.

  4. Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями. 

Что такое локальные нормативные акты

Глоссарий

/ 15 декабря 2022 12:25

Текст изменился / 27 июля 2023

Все мы знаем о всемогущем Трудовом кодексе. Он определяет порядок работы сотрудников и работодателей. Но каждая организация живет и работает по своим правилам, опираясь вовсе не на ТК, а на локальные нормативные акты. Что же это такое?

ЛНА – это правила для организации. И у каждой они могут быть свои

Представьте: вы пришли в гости, а хозяева накормили вас обедом (ведь так полагается), а к чаю дали пирожок. Хоть это и необязательно, но у них так принято. Неожиданно, но приятно.

Потом вы пришли в гости в другой дом. Хозяева вас тоже накормили обедом, как и полагается, а к чаю ничего не дали – так принято у них. Ведь пирожок вовсе не обязателен. Примерно так и работают локальные нормативные акты.

За ответом на вопрос, что такое ЛНА, нужно заглянуть в ст.8 Трудового кодекса.

Это нормы (акты), которые работодатель устанавливает в организации. При этом они не выходят за компетенции компании, т. е. особенностей работы, и основаны на ТК и трудовом праве.

Это значит, что ЛНА не ухудшают положение работника, а только улучшают. Например, «локалки» могут установить выплату работникам 13-й зарплаты. А вот увеличить срок испытательного срока – не могут. Напомним, что максимальный ИС для некоторых должностей –6 месяцев.

Читайте также:  Как расследовать несчастные случаи: новый правила с 1 сентября 2023 года

Важно: локальные акты универсальны для всех работников (или для группы) и действуют всегда.

Например, положение о приеме на работу – это ЛНА, т. к. устанавливает общие правила для всех будущих сотрудников. Трудовой договор к «локалкам» не относится, т. к. его заключают с отдельным соискателем.

Для чего это нужно? Локальные акты:

  • Устанавливают порядок работы в конкретной организации и на определенной должности, т. е. объясняют, что можно делать, а что – нельзя.
  • Определяют правила действий в штатных ситуациях (как нужно действовать, а чего следует избегать).
  • Воплощают нормы законодательства.

А у меня в компании действуют эти положения?

Да. И вы должны были их видеть. Согласно ст. 68 ТК РФ, перед подписанием трудового договора будущий сотрудник должен ознакомиться с локальными актами и правилами, связанными с работой. И не просто ознакомиться, а подтвердить подписью.

За нарушение правил работнику грозит дисциплинарная ответственность. При этом и работодатель обязан соблюдать утвержденные правила, иначе – штраф.

Основные принципы

«Локалки» отличаются от других документов рядом принципов:

  • Принятие ЛНА происходит просто, без усложнений и формализации.
  • Их не нужно публиковать в официальных периодических изданиях для обнародования и общего ознакомления.
  • Одни и те же акты можно применять много раз.
  • Они отражают деятельность организации.
  • Правила должны соблюдать как работники, так и руководство.
  • Акты не должны выходить за рамки законов РФ.

Первые в мире бумажные деньги появились в Китае в 910 году.

Спросите любого кадровика, почему с ЛНА так сложно работать, и он ответит: Трудовой кодекс не дает единого списка актов, которые должны присутствовать в каждой организации.

Иногда оформить ЛНА бывает очень сложно из-за вариативности списка

Существует лишь негласный список «локалок», которые обязательно должны быть, но лишь по одной простой причине: их чаще всего проверяют трудовая инспекция и прокуратура.

Например:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
  • Правила охраны труда (ст. 212 ТК РФ).
  • Положение о заработной плате (ст. 135 ТК РФ).

Порой возникают ситуации, когда даже список обязательных ЛНА может выглядеть по-разному. Например, работника при оформлении должны ознакомить с его должностными обязанностями. Но при этом обязанности можно прописать как в трудовом договоре, так и отдельно в должностных инструкциях.

Среди необязательных ЛНА могут быть:

На окончательный список дополнительных локальных документов влияет специфика работы компании. Например, в одной сотрудникам нужна санитарная книжка, а в другой – нет, но при этом работники часто ездят в командировки.

Некоторые ЛНА директор организации утверждает самостоятельно. А для других необходимо участие представителей работников.

Микропредприятиям и НКО повезло больше. Они могут вовсе отказаться от принятия всех ЛНА или их части. Они регулируют отношения при помощи условий, которые должны быть указаны в трудовом договоре.

Если вы давно мечтаете создать свое небольшое предприятие, то больше не нужно откладывать. Начните с подсчета средств. Онлайн-калькулятор поможет рассчитать примерную нужную сумму.

Все ЛНА делятся на обязательные и необязательные (т. е. те, которых у организации может не быть, т. к. они просто не нужны). Об этом мы подробно написали выше.

Также их можно разделить на другие группы:

  • Срок действия: бессрочные (о зарплате) и срочные (например, о структурных изменениях на определенное время работы).
  • Стадия создания: акты, принятые на момент основания компании (устав) и во время работы организации (акт о выплате разовой премии).
  • Способ принятия: собственник утверждает ЛНА единолично или при участии других лиц (например, совета директоров).
  • Форма: устав, положение, регламент, расписание, график и т. д.
  • Отношения: трудовые и корпоративные.

Как принимают ЛНА

Разработка ЛНА – дело кропотливое. И для его создания нужен… еще один ЛНА. Он закладывает правила принятия «локалок», а также порядок их разработки. Как правило, этот порядок выглядит следующим образом:

  • разработка;
  • согласование;
  • утверждение;
  • введение.

Разработка начинается с того, что руководитель организации составляет приказ о создании локального документа. Документ может создать один человек, либо группа специалистов. Количество ответственных зависит от объема и сложности акта.

Выбор составителя также зависит от «специализации». Например, положение о зарплате составляет бухгалтер, а должностные инструкции – руководитель отдела или подразделения.

Порой над составлением акта работают несколько человек

Когда ЛНА готов, его необходимо согласовать с другими отделами. Например, с юристами или кадровиками. На этом этапе проверяющие вносят правки и предложения. Это нужно, чтобы текст не противоречил другим установленным нормам или законодательству.

После всех окончательных изменений итоговая версия акта отправляется на утверждение и введение в деятельность компании.

Стоит отдельно упомянуть о ст. 372 Трудового законодательства.

Она предполагает наличие в компании выборного органа первичной профсоюзной организации. Если он есть, то будущий локальный документ нужно согласовать и с ним. Как это происходит:

  1. Профсоюз рассматривает акт, вносит правки и направляет свое согласие или несогласие. На это дается 5 рабочих дней.
  2. В случае согласия все просто – документ отправляется на утверждение. Если же профсоюз не хочет, чтобы будущий акт вступил в силу, то у разработчиков есть 3 рабочих дня, чтобы изменить текст с учетом мнения выборного органа.
  3. Если после этого стороны не придут к компромиссу, то генеральный директор все равно имеет право принять ЛНА, а профсоюз, в свою очередь, может обжаловать это решение в суде или инспекции труда.

Далеко не в каждой организации есть профессиональные союзы, поэтому данный этап могут пропустить.

Свое дело – нелегкая ноша. Но сделать ее проще поможет наш банк. Вы сможете развиваться, не откладывая на завтра.

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Да. Глава организации может сделать это в двух случаях:

  • если меняются законы и трудовые нормы;
  • по собственной инициативе.
  • При этом нужно придерживаться главного правила: изменения не должны противоречить законодательству и ухудшать положения трудящихся.
  • В том и другом случае работодатель обязан указать причины изменений.
  • Изменение содержания происходит по тем же правилам, которые мы описывали выше.
  • Однако если изменения касаются трудового договора работника, то требуется его согласие.

Правда, есть случай, когда спрашивать работника не нужно: если компании предстоят реорганизационные или технические изменения. Тогда достаточно лишь предупредить сотрудника за 2 месяца.

При этом изменения ТД не должны влиять на трудовые функции сотрудника. А в случае его несогласия работодатель должен предложить ему другую вакантную работу или должность в рамках квалификации.

Отмена локальных нормативных актов

Трудовой кодекс разрешает не только менять, но и отменять локальные нормативные акты полностью или частично. Это предусмотрено статьей 12 ТК РФ.

Закон выделяет три причины:

  1. У ЛНА заканчивается срок действия. Помните, мы писали, что есть акты, которые действуют только определенное количество времени? Отменять отдельно их не нужно. Они перестают действовать на следующий день после указанной даты.
  2. Вступает в силу новый ЛНА или соглашение. Например, в законодательстве произошли изменения. Тогда новый акт отменяет действие предыдущего, либо его отдельных частей.
  3. Принимают новый закон или иной нормативный акт, который дает сотрудникам больше преимуществ, чем уже существующий ЛНА.

В последних двух случаях для отмены нужно составить специальный приказ.

ЛНА – это не просто свод правил для отдельной компании. Работники кадров должны внимательно составлять их, т. к. порой от содержания документов зависит исход споров с работниками и разбирательств в судах.

Для тех, кто ценит свое времяПодпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на анонсы в ВК и Телеграме

Ольга Миниханова

На стороне финансовой грамотности. Люблю изучать новое и писать об этом. Уверена: банки — это не страшно!