Отчетность

Электронная доверенность: что это и как работает

Не всегда руководитель или индивидуальный предприниматель сам подписывает документы и сдает необходимую отчетность. В большинстве случаев полномочия делегируют другим лицам, что требуется документально оформить. Разберемся, возможно ли совершение доверенности в электронном виде, каков порядок ее оформления и применения.

Электронная доверенность: что это и как работает

Цифровые технологии с каждым годом получают более широкое распространение. Одним из нововведений последних лет является электронная доверенность в машиночитаемом виде (ЭД или МЧД).

Это документ в виде файла, созданный в формате XML и подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП.

Распознавание МЧД осуществляется автоматически информационной системой.

Необходимо отличать МЧД от бумажного варианта документа, переведенного в скан-образ. Отсканированный вариант является копией, требующей в последующем предъявления оригинала, а электронная доверенность, подписанная ЭЦП, распознается автоматически.

Внедрение МЧД позволит сэкономить время на оформление и передачу бумажных вариантов документа, избежать расходов на нотариальное удостоверение.

Для сведения: на какой срок выдается доверенность

Как и где ее оформить

Право выдачи и оформления доверенности в электронной форме принадлежит руководителю организации или ИП, имеющим КЭП. Выдать ее допускается как сотруднику, так и иному лицу. Порядок оформления МЧД отличается в зависимости от сферы применения документа и имеет следующие этапы:

  1. Получение ЭП для уполномоченного лица.
  2. Оформление МЧД в специальном сервисе (например, на сайте ФНС, Социального фонда, портале Госуслуг) или в кабинете участника информационного обмена. Потребуется заполнить специальную форму, внеся в нее необходимые данные (наименование организации-доверителя, ее адрес и сведения о регистрации, данные руководителя, сведения об уполномоченном лице, перечень полномочий и их срок).
  3. Предоставление уполномоченному доступа к оформленной ЭД.

Наибольший интерес вызывает вопрос, как получить электронную доверенность в Госуслугах, самом популярном информационном портале: оформление доступно руководителю организации через личный кабинет юридического лица в разделе «Доверенности».

Оформить ЭД уполномочен и нотариус (ст. 44.2 Основ законодательства о нотариате). Доверитель ставит КЭП в присутствии нотариуса, после чего нотариус заверяет документ своей ЭЦП и направляет оформленную ЭД на почту или передает на ином носителе.

МЧД выдается на любой срок, а если он не указан — документ действителен в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ). В любое время действие документа допускается прекратить досрочно путем направления заявления на его отзыв в информационную систему, где МЧД хранится.

Далеко не все руководители и ИП работают с КЭП, поэтому возникает вопрос, как подписать доверенность электронной подписью и что для этого требуется. Алгоритм точно такой же, как и при подписании иных документов: загружаем в сервис ЭД, выбираем установленный сертификат КЭП и создаем файл подписи.

Как выглядит электронная доверенность

В настоящее время не разработана единая форма МЧД, поэтому различные органы и информационные системы используют принятые ими форматы (Приказ Минцифры № 858 от 18.08.2021). Документ в формате XML должен содержать следующие сведения:

  • наименование и порядковый номер;
  • сведения о доверителе (руководитель юрлица, ИП);
  • сведения об уполномоченном лице;
  • перечень передаваемых полномочий с указанием кодов;
  • срок действия;
  • возможность или запрет на передоверие;
  • дата выдачи;
  • сведения об информационной системе, через которые предусмотрено досрочное прекращение ЭД;
  • КЭП, с помощью которой заверена МЧД.

Коды полномочий размещены на портале Госуслуг, а для представительства в ФНС — в справочнике полномочий представителя налогоплательщика.

Электронная доверенность: что это и как работает

Многие чиновники привыкли иметь дело с документами, которые можно прочитать, поэтому требуют от уполномоченного их представить. В связи с эти возникает вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте: да, допускается отправить, скачать в виде файла и использовать по назначению.

Может пригодиться: как проверить подлинность доверенности

Где используются электронные доверенности

Сфера применения электронных доверенностей достаточно широкая:

  1. Сдача отчетности в контролирующие органы (ФНС, Социальный фонд и пр.).
  2. Совершение сделок, в том числе с объектами недвижимости.
  3. Регистрация юридических лиц.
  4. Направление запросов, получение корреспонденции, документации.
  5. Представление интересов в судебных органах, органах государственной власти, иных организациях.
  6. Совершение иных действий, на которые уполномочен поверенный.

Использовать МЧД допустимо двумя способами:

  1. Одновременно с подачей документов направляется оформленная электронная доверенность на почту с прикреплением нужного файла.
  2. Указываются реквизиты ЭД. Получатель при необходимости проверит требуемую информацию в информационной системе, где хранится ЭД (срок действия документа, полномочия представителя и пр.).

С 1 сентября 2023 года юридические лица и ИП обязаны перейти на МЧД.

можно ли оформить нотариальную доверенность за границей

Нотариальные «электронные доверенности» входят в повседневный оборот

28.07.2020 Электронная доверенность: что это и как работает

Снять деньги с банковского счета и пополнить его, получить выписку с вклада или счета теперь стало возможно по нотариальной доверенности в электронном виде. Первая такая операция была проведена в московском отделении Сбербанка. Новый совместный сервис Федеральной нотариальной палаты и ПАО Сбербанк получил название «Электронная нотариальная доверенность». Цель проекта — повысить удобство и скорость получения банковских услуг, а также свести к минимум риски подделки нотариальных доверенностей и их последующее использование в мошеннических целях.

Проект был реализован при методологической поддержке Минкомсвязи России. Министр цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ Максут Шадаев подчеркнул необходимость реализации подобных проектов: «Многие понимают цифровизацию как IT-автоматизацию отдельно взятых сервисов.

Мы понимаем цифровизацию как принципиально иной подход к проектированию процессов, радикальное изменение всего текущего ландшафта устоявшихся взаимоотношений между организациями и конечными пользователями.

Сервис электронных доверенностей как раз и является примером элемента новой цифровой архитектуры, который позволит обеспечить гражданам и организациям новую степень удобства и безопасности».

Нотариусы будут не только составлять и удостоверять доверенности сразу в цифровом виде, но и тут же направлять их в банк по защищенному каналу связи.

Это позволит не тратить время на передачу бумажного варианта доверенности поверенному — он сможет провести операцию по доверенному счету в ряде отделений Сбербанка практически сразу после оформления цифрового документа доверителем.

Таким образом, банк получит гарантированно достоверный документ напрямую от нотариуса, что сводит к минимуму риски подделки доверенности, частичного исправления ее сведений или утраты. Кроме того, такой порядок взаимодействия с банком значительно сократит время получения необходимой услуги, что зачастую бывает важно как для поверенного, так и для доверителя.

Перед тем, как удостоверить электронную доверенность, нотариус устанавливает личность доверителя, проверяет, соответствуют ли условия документа воле гражданина, разъясняет все правовые последствия подписания доверенности.

Затем доверитель проверяет текст доверенности, введенный в систему, после чего подписывает документ на графическом планшете нотариуса (это называется «простой электронной подписью»), а нотариус удостоверяет доверенность своей усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет в банк.

Как рассказал президент Федеральной нотариальной палаты Константин Корсик: «Сегодня, когда гражданский оборот переходит в цифровое пространство, необходимо гарантировать защиту прав граждан и их собственности, и это является задачей нотариальной деятельности.

Нотариат активно развивает цифровые инновации в своей работе, что позволяет создавать удобные и безопасные сервисы для людей в новых, электронных форматах.

Эффективное сотрудничество ФНП со Сбербанком позволяет апробировать и делать общедоступными новые продукты, столь важные для граждан и бизнеса».

Президент, председатель правления ПАО Сбербанк Герман Греф также отметил значимость новых безопасных цифровых сервисов для гражданского оборота: «Цифровизация рутинных процессов и высвобождение времени людей для того что им на самом деле важно — фундаментальный тренд России и других ведущих государств.

Предоставление нотариальных сервисов в электронном виде — как раз один из таких процессов, и ситуация с пандемией доказала правильность развития в этом направлении.

Мы рады, что совместно с Федеральной нотариальной палатой сделали сегодня большой шаг в этом правильном направлении и создали первую в России «электронную нотариальную доверенность».

Возможность нотариального удостоверения доверенности в электронном виде основана на базе Единой информационной системы нотариата (ЕИС).

Сегодня в ЕИС регистрируются абсолютно все нотариальные действия, что позволяет защитить нотариальный акт от подделок, а также гарантировать достоверность юридически значимых сведений.

Созданная Федеральной нотариальной палатой ЕИС уже несколько лет выступает надежной основой для всех сервисов, входящих в масштабную инфраструктуру «электронного нотариата».

Именно ЕИС нотариата позволила нотариусам стать полноправными участниками системы межведомственного электронного взаимодействия и наладить оперативный обмен юридически значимыми данными с целом рядом ведомств и организаций.

Благодаря этому, к примеру, сегодня автоматически решается вопрос с регистрацией права собственности в Росреестре для каждого, кто выбрал нотариальную форму для сделки с недвижимостью.

Заявление в ведомство в цифровом виде направляет сам нотариус, а готовые документы можно получить в той же нотариальной конторе уже через один рабочий день.

В эпоху тотальной цифровизации нотариат выступает гарантом законности и достоверности документа, на основе которого возникает право. Ведь выяснение воли человека и разъяснение последствий сделки — главная задача нотариуса.

И современные форматы не отменяют, а, напротив, усиливают значение ключевой функции нотариата — обеспечение защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц, предотвращение судебных споров, укрепление законности и стабильности правоотношений.

В то же время «электронный нотариат» уже сейчас меняет формат документооборота, делая его более эффективным и комфортным для граждан и бизнеса.

Дистанционное удостоверение доверенности у нотариуса

Удостоверение доверенности — наиболее востребованное нотариальное действие. Достаточно часто заявитель хочет передать полномочия по совершению какой-либо сделки представителю в другом городе.

Возникает вопрос: можно ли дистанционно сделать доверенность у нотариуса, чтобы при предъявлении ее доверенным лицом она сохраняла юридическую силу в любом месте? Да, это можно сделать путем совершения нескольких нотариальных действий, при этом доверитель должен лично удостоверить документ у нотариуса.

 Оформляя доверенность в электронном виде, нотариус выступает гарантом законности делегирования полномочий и помогает высвободить главный ресурс – время.

Электронная доверенность: что это и как работает

Можно ли оформить доверенность дистанционно у нотариуса

Цифровой нотариат обладает широкими возможностями, однако следует различать некоторые понятия. Под собственно удаленным или дистанционным обращением, имеется в виду совершение нотариального действия без личного посещения конторы.

Читайте также:  Какие затраты на ОСНО можно и нельзя учитывать, рассказываем в статье.

Заявитель направляет заявление об оказании услуги в электронном виде через сайт ФНП (Федеральной нотариальной палаты), в том числе это можно сделать через Портал госуслуг.

Круг таких нотариальных действий ограничен, с их помощью можно:

  1. совершить исполнительную надпись на нотариально заверенном документе;
  2. получить выписку из реестра залогов движимого имущества;
  3. удостоверить верность перевода документа с иностранного языка;
  4. обеспечить доказательства, размещенные в интернете; 
  5. принять на хранение или выдать ранее размещенные электронные документы;
  6. принять в депозит нотариуса безналичные денежные средства;
  7. передать электронный документ физическим либо юридическим лицам;
  8. преобразовать электронный документ в бумажный вариант и удостоверить его подлинность.

Как видно из приведенного списка, дистанционная доверенность через нотариуса, как таковая в нем отсутствует. Как правило, под этим подразумевают необходимость выдать доверенность на представителя, находящегося в отдаленном месте: другом городе, и даже регионе. Это делается с помощью действий, обозначенных в пунктах 7 и 8 приведенного списка.

Нотариус может перевести доверенность в электронный формат, удостоверить его равнозначность бумажному носителю и направить нотариусу, которого выберет клиент. В другом городе нотариус переведет электронный вариант документа на бумажный носитель, удостоверит его и отдаст клиенту.

Такая доверенность имеет ту же юридическую значимость, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которого удостоверена нотариусом. Вся процедура совершается в считанные минуты.

 Это оптимальный вариант, если, например, планируется дистанционное удостоверение сделок нотариусом (купля-продажа, дарение недвижимости) и нужно подготовить необходимые документы в другом городе.

Как оформить доверенность дистанционно у нотариуса

Быстрая передача юридически правомерной доверенности через нотариуса актуальна, если граждане в силу болезни, отдаленного проживания, других субъективных и объективных причин не могут или не хотят лично ехать в другой город или присутствовать при сделке.  Оформление удаленно совершается по строго регламентированному алгоритму и выглядит следующим образом.

Выдача и удостоверение доверенности

Выдача доверенности — это односторонняя сделка, для ее совершения не требуется присутствие доверенного лица. Доверитель обращается в любую нотариальную контору со своим паспортом за удостоверением самостоятельно написанного документа (на бумаге или в электронном виде) или составляет доверенность непосредственно в нотариальной конторе. Нотариус обязан:

  • установить личность обратившегося лица по паспорту, а в случае сомнений может проверить удостоверение личности по базе МВД;
  • проверить правоспособность и дееспособность заявителя, адекватность действий и состояния;
  • разъяснить обратившемуся лицу законодательство, действующее в отношении доверенностей, и наступающие последствия;
  • убедиться в том, что доверитель действует по собственному волеизъявлению, в отсутствие угроз и принуждения.

Передача нотариальной доверенности дистанционно

Можно оформить доверенность у нотариуса и сразу же дистанционно передать ее представителю в этом же или другом городе.

Это делается с помощью другого нотариального действия: передача документов физическим (юридическим) лицам.

Доверенность с ЭПЦ нотариуса имеет идентичную силу и значимость легального официального документа, соответствует требованиям закона, безусловно принимается судами, государственными и иными учреждениями. 

Нотариус по защищенным каналам электронной связи нотариата передает электронный образ доверенности нотариусу в любом населенном пункте.

Документ заверяется квалифицированной электронной подписью и мгновенно передается по интернету непосредственно представителю по указанному электронному адресу или нотариусу в другом городе.

Заявитель может заранее договориться, в какую нотариальную контору его нужно отправить, или выбрать из вариантов, предложенных нотариусом.

Получение удаленной доверенности нотариуса

В подавляющем большинстве случаев представитель хочет иметь на руках бумажный экземпляр доверенности. Получить его можно двумя способами, в зависимости от обстоятельств.

  1. Если представитель получил электронный вариант документа на свой адрес, он может обратиться за совершением такого нотариального действия, как дистанционное оформление доверенности у нотариуса в бумажном виде. Правильно это действие называется: преобразование электронного документа в бумажный и удостоверение их тождества (пункт 8 приведенного выше списка). Это можно сделать удаленно, не посещая контору, через сайт Госуслуг, выбрав нотариуса в своем городе. В заявлении нужно отметить, что представитель хочет получить бумажный вариант. Нотариус распечатает документ, удостоверяет его своей подписью и печатью — останется только забрать его в конторе. 
  2. Если доверитель направил документ на адрес оговоренной нотариальной конторы, доверенное лицо может получить ее непосредственно у нотариуса, который преобразует полученный электронный образ в бумажный документ и удостоверит его подлинность. Это даже быстрее, чем первый способ. В любом случае бумажный экземпляр нужно забрать лично или нотариус может передать документ с курьером (услуга оплачивается отдельно). 

Все три перечисленных действия совершаются очень быстро, в течение одного дня можно сделать доверенность у нотариуса и дистанционно передать ее нужному человеку или в организацию в электронном виде, который при необходимости может распечатать и удостоверить в любой нотариальной конторе по месту своего нахождения.

Особые правила для электронных доверенностей не предусмотрены. Требования к содержанию полностью соответствуют нормам составления бумажных экземпляров. Личное участие подписанта-доверителя обязательно, и нотариус всегда обязан удостовериться в свободном волеизъявлении, личном проставлении подписи. Заявитель всегда получает исчерпывающие разъяснения правовых последствий подписания документа.

Как проверяется подлинность доверенности

При удостоверении доверенности, в том числе если это электронная доверенность, нотариус вносит информацию о ней в электронную нотариальную базу ЕИС, которая публикуется в открытом доступе на сайте ФНП (ссылка на сервис проверки https://reestr-dover.ru/ ). На бумажном экземпляре проставляется машиночитаемый QR-код, при сканировании которого выходит расшифрованная информация о доверителе и представителе, нотариусе, дате выдачи документа и сроке его действия.

Также доверенность можно проверить непосредственно в реестре на сайте нотариата. Нельзя отозвать доверенность у нотариуса дистанционно, для этого нужно обратиться в любую нотариальную контору с паспортом и подать распоряжение об отмене доверенности. Нотариус сразу же внесет информацию в реестр ФНП, после чего полномочия представителя прекращаются.

Нотариус сразу же внесет информацию в реестр ФНП, после чего полномочия представителя прекращаются. Этот формат позволяет «считывать» законность доверенности с любой точки страны и оперативно реагировать на внезапно возникшую потребность по передаче прав или наоборот, прекратить полномочия, будучи на расстоянии.

Сервис проверки доверенностей бесплатный, доступен всем желающим. Достаточно вбить реквизиты документа: ФИО нотариуса, дату выдачи, реестровый номер. Результат выдачи покажет, отменена ли доверенность или нет.

Доверенность с ЭЦП нотариуса не влечет никаких дополнительных рисков. Для незамедлительной отмены документа достаточно обратиться к любому нотариусу, чтобы он внес соответствующие изменения в ЕИСН. Преимущественная особенность такого способа делегирования полномочий – максимальная оперативность и правовая безопасность.

Такой вариант передачи доверенности в другой город надежнее и быстрее, чем почтовое отправление, дешевле, чем курьерская доставка. Преобразовать доверенность из электронного вида в бумажный не составит труда и не займет много времени. Для этого достаточно будет обратиться к любому нотариусу.

В нашей нотариальной конторе можно оформить доверенность и передать ее дистанционно в любое нужное место: непосредственно доверенному лицу в электронном виде или другому нотариусу, который распечатает ее, удостоверить равнозначность с электронным документом, заверит своей подписью и печатью. Нотариус ведет прием ежедневно, включая выходные и праздничные дни.

Вам может быть интересно:

Отождествление доверенности для электронных сделок: как это будет работать в 2023 году

Если вы знаете, что такое доверенность, то вы, скорее всего, сталкивались с необходимостью заказывать ее на бумажном документе и официально удостоверять у нотариуса. Однако, в 2023 году у вас появится возможность экономить время и деньги, не заказывая бумажный документ, а получая удостоверение доверенности на ваш электронный документ.

Как же это работает? Отождествление документа для электронных сделок будет осуществляться с помощью сертифицированных удостоверяющих центров, таких как «Kraken». Это означает, что ваши документы будут официально подтверждены, как если бы вы заказали удостоверение у нотариуса.

Одной из особенностей этой услуги является отсутствие необходимости перевода документов и возможность использования удостоверения в любой части мира, без ограничений.

Если вы устали от долгих очередей в нотариальные конторы, экономьте свое время и обращайтесь на наш сайт для заказа официального удостоверения доверенности для электронных сделок.

Не забудьте, что данная услуга появится только в 2023 году, поэтому заказать документы заранее не помешает!

А теперь самый главный вопрос — почему отождествление доверенности для электронных сделок настолько важно? Во-первых, это поможет сделать процесс получения документов быстрее и проще. Во-вторых, благодаря электронной форме удостоверения, вы сможете быстрее заключать сделки, не тратя время на поиск подходящих нотариусов.

Наконец, многие люди задаются вопросом: «а насколько безопасно отождествление документов в электронной форме?» В этом случае можно сказать, что это будет также безопасно, как и использование обычных, бумажных документов.

Не стесняйтесь использовать эту услугу нашей компании, ведь теперь вы знаете, что такое отождествление доверенности для электронных сделок и как оно работает в 2023 году!

Упрощение процесса делопроизводства

Электронная доверенность: что это и как работает

За счет отождествления доверенности для электронных сделок, время на отправку официальных документов будет значительно экономиться. Особенности этой услуги заключаются в том, что документы больше не нужно отправлять бумажным способом, необходимости в переводе с нотариальных удостоверений нет, а наши клиенты могут заказать эту услугу с помощью нашего сайта Kraken, который работает на высшем уровне.

Читайте также:  Финансирование предупредительных мер: как получить и какие есть лимиты

Не нужно беспокоиться о равнозначности электронного и бумажного удостоверения. Наша компания работает настолько точно и безупречно, что Вы можете быть уверены в качестве наших услуг.

Если Вам необходимо заказать официальные документы, Вы можете сделать это на нашем сайте. Экономьте время и деньги с помощью нашей услуги. На сайте Kraken можно найти ссылки на официальные документы, которые Вам нужны, а также заказать перевод на другие языки.

Что такое Kraken? Это специализированный сайт, который предоставляет услуги по отождествлению доверенности для электронных сделок, а также поможет Вам сделать все необходимые документы.

  • Закажите услугу на сайте Kraken
  • Оплатите услугу по безопасному протоколу на нашем сайте
  • Получите готовые документы в течение 3 рабочих дней на свое email

Теперь достаточно просто отправить готовый документ через электронную почту или на официальный сайт, и Ваш документ будет вне всяких сомнений правильным и официальным.

Понимание механизма отождествления доверенности

Для того чтобы понять механизм отождествления доверенности, необходимо знать, что такое доверенность и как она работает в бумажном варианте. Доверенность — это удостоверение, которое дает право представителю действовать от имени другого лица в определенных случаях. В бумажном варианте доверенность подписывается и скрепляется печатью нотариуса для повышения ее официальности.

В электронном виде отождествление доверенности работает по-другому. Для того чтобы подтвердить свое полномочие, представитель должен предъявить специальное удостоверение, которое создается с помощью электронного документа. Этот документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажное удостоверение.

  • Как экономить время на заказе удостоверения? Используйте нашу услугу Kraken. Она позволяет заказать удостоверение с официальных сайтов и экономит ваше время на переводах и оформлении документов.
  • Особенности электронного удостоверения. Электронное удостоверение отличается от бумажного тем, что для его создания не требуется нотариальное заверение. Это уменьшает затраты на получение документа и ускоряет процесс его получения.
  • Помощь в отождествлении доверенности. Если у вас возникли проблемы с отождествлением доверенности, то наша компания KRAMP готова оказать вам помощь. Мы предлагаем услуги по получению удостоверения и подтверждению вашего полномочия.

Подготовка к введению новых правил

С введением отождествления доверенности для электронных сделок в 2023 году возникает вопрос — что делать с бумажными документами и нотариальными удостоверениями? Как сохранить свое удостоверение?

Стоит отметить, что отождествление доверенности для электронной сделки — это такое же юридическое действие, как и совершение сделки с помощью бумажного документа и нотариального удостоверения. Однако, при использовании электронного документа, экономьте время и деньги на переводах и заказе справок.

Наш сайт удостоверения качества услуг будет соответствовать всем особенностям отождествления. Мы готовимся к введению новых правил, поэтому на нашем сайте вы сможете заказать необходимые услуги также, как и раньше, только с использованием электронных документов.

Ссылки на различные сервисы, позволяющие получить удостоверение документов, будут предоставлены на нашем сайте. При этом необходимо понимать, что удостоверение электронного документа и бумажного не имеют полной равнозначности.

  • Выбирайте нашу услугу — экономьте время и деньги на переводы и заказ справок;
  • Выигрывайте время — доступ к услугам на нашем сайте круглосуточный;
  • Особенности отождествления доверенности для электронной сделки будут учтены в нашей работе, что гарантирует юридическую правомочность сделки.

Кроме этого, мы предлагаем услуги по подготовке электронных документов с помощью нашей команды. Это позволит вам получить максимальную юридическую защиту и гарантию.

Предстоящие изменения в юридической практике

С помощью электронного удостоверения и отождествления доверенности для электронных сделок вы сможете существенно экономить свое время и деньги. Но почему все это работает так хорошо?

Как вы знаете, для перевода бумажных документов мы обычно используем услуги специальных компаний. Но что если я скажу вам, что теперь вы можете заказать эту услугу с нашей помощью!?

  • Не нужно больше тратить время на официальные крампампы и бегать по городу в поисках нужного документа.
  • Не нужно больше тратить деньги на бумажные документы и услуги переводчиков.
  • Теперь вы можете заказать перевод документа с помощью сайта Kraken и получить его в электронном виде.

Но что такое электронное удостоверение и отождествление доверенности?

Когда вы работаете с электронными документами, то они должны иметь равнозначность с бумажными документами. Для этого использование электронного удостоверения и отождествления доверенности является необходимым.

Особенности удостоверения документа
Особенности отождествления доверенности
Удостоверение такое же, как и у обычного бумажного документа. Отождествление доверенности позволяет убедиться в том, что вы имеете доступ к нужным документам.
Электронные документы отображаются так же, как и бумажные документы. Отождествление доверенности позволяет убедиться, что вы являетесь правильным лицом для получения доступа к нужным документам.

Таким образом, использование электронного удостоверения и отождествления доверенности является обязательным при работе с электронными документами. Это позволяет существенно экономить время и деньги, но также обеспечивать высокую защиту данных.

Машиночитаемая доверенность: что это такое и для чего нужна бизнесу

С 1 сентября 2023 года сотрудники смогут подписывать документы личной электронной подписью, то есть руководителю не придется оформлять на них корпоративную ЭЦП. Для подтверждения полномочий потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронный документ установленного формата. Рассказываем, как оформить и начать работать с МЧД.

Сейчас для подписания цифровых документов используют обычную ЭЦП, выданную на имя организации. При этом в сертификате ЭЦП в качестве владельцев указывают и юридическое лицо (либо ИП), и сотрудника, который действует на основании бумажной доверенности.

С 1 сентября 2023 года порядок действий изменится: сотрудникам нужно будет оформить ЭЦП на себя как на физическое лицо, а для подтверждения права подписи использовать электронный вариант доверенности. Это позволит подписывать документы удаленно. 

Для получения личной подписи сотрудники (в том числе на аутсорсе, то есть без официального оформления в компании) могут уже сейчас обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр, а затем к руководителю для оформления машиночитаемой доверенности. 

Новый вид доверенности – это цифровой аналог обычного бумажного документа. Это защищенный файл в формате xml, где указаны сведения о доверителе, уполномоченном лице, а также его полномочиях. 

Подписывает МЧД руководитель организации – директор или ИП. В дальнейшем, при сдачи отчетности или подписании счета-фактуры, сотрудник должен будет приложить к пакету электронных документов копию машиночитаемой доверенности. Требования к оформлению и использованию МЧД прописаны в 63-ФЗ.

Главное отличие МЧД от скана бумажной доверенности – это возможность автоматической обработки сведений информационной системой или сервисом. С отсканированной копией так не получится, именно поэтому заменить машиночитаемую доверенность фотографией или скан-копией нельзя.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

Основные правила работы с МЧД утверждены постановлением Правительства № 223 от 21.02.2022 г.

В частности, документ оформляет директор организации или ИП в электронной форме (XML-файл), после чего подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя (личная ЭЦП физического лица не подойдет). Подписанный документ отправляется в информационную систему для хранения. Для этих целей подойдут:

  • операторы ЭДО, в том числе Небо (опция станет доступна в течение 2023 года);
  • федеральные ведомства (ФНС, СФР);
  • аккредитованные удостоверяющие центры;
  • УЦ Казначейства или Центробанка;
  • собственная ИС, в которой происходит подписание документов.

Реквизиты МЧД во многом повторяют бумажную доверенность:

  • название документа;
  • номер, дата подписания, срок действия (или отметка о том, что МЧД «бессрочная»);
  • данные доверителя: для ИП – ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для организации – наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО директора и его номер СНИЛС;
  • данные сотрудника – ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН и СНИЛС;
  • перечень полномочий, указание на допустимость или недопустимость передоверия;
  • УКЭП доверителя.

Если потребуется нотариальное удостоверение МЧД, нотариусу достаточно будет подписать доверенность своей ЭП и внести ее в систему. 

Для подготовки МЧД можно воспользоваться сервисом ФНС, бухгалтерскими программами, а также возможностями оператора ЭДО.

Закон не ограничивает количество машиночитаемых доверенностей: их можно оформлять не только на штатных сотрудников, но и сторонних людей. Главное, чтобы у них была личная ЭП физического лица. 

МЧД не нужно распечатывать на бумаге, либо переоформлять при смене руководства компании. Срок действия документа – любой, прописанный в самой доверенности. Если в МЧД не указан срок, то по умолчанию считается, что документ действует 1 год с момента выдачи (если доверитель не отзовет доверенность раньше).

Есть два способа использования машиночитаемой доверенности. Сотрудник может:

  • Отправить МЧД в виде отдельного файла вместе с пакетом документов. Для этого достаточно найти доверенность в архиве системы и прикрепить  к подписанным документам;
  • Указать номер доверенности, если документ хранится в сторонней системе. В этом случае получателю достаточно будет ввести указанный номер и получить необходимые данные. Например, срок действия МЧД, полномочия сотрудника, а также данные подписи руководителя.

Уже сейчас МЧД можно использовать для сдачи налоговой отчетности: для этого директор должен заранее зарегистрировать документ в ИФНС, чтобы сотрудники налоговой успели её принять и оформить.

Правила работы с МЧД для ФНС утверждены в Приказе от 30.04.2021 г., а для ФСС – опубликованы на сайте ведомства.

Читайте также:  Как отправить сведения в ФСС, если работник болел три дня за счет работодателя: ответ эксперта

Остальные площадки, системы и госпорталы должны разработать правила обращения с МЧД к 1 сентября 2023 г.

При большом документообороте нет необходимости прикладывать МЧД к каждому отправленному документу – достаточно один раз подписать соглашение с контрагентом, в котором указать номер МЧД, а также рекомендации по ее поиску в той или иной системе.

Если полномочия сотрудника закончились или изменились, директор или ИП может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого нужно направить соответствующее заявление в информационную систему, в которой хранится МЧД. Форму заявления каждая система устанавливает по своему усмотрению, единого стандарта документа нет.

Если вы получили электронную подпись ФНС, Центробанка, то уже готовы к работе по новым стандартам. Теперь нужно:

  • следить за подписью и своевременно обновлять;
  • обеспечить сотрудников подписями юр. лица, если они работают на порталах, которые пока что не принимают МЧД (например, ЕГАИС, Федресурс, ЕИС, Росреестр и пр.);
  • оформить сотрудникам ЭП физических лиц и выдать им МЧД – это позволит работать с ФНС, ФСС, системой ЭДО с контрагентами.

Если подписи ФНС (Центробанка) еще нет, то за пару недель до окончания срока действия текущей ЭП нужно оформить подпись в соответствии с обновленным законодательством. Для этого можно обратиться в ФНС, в аккредитованные центры или Центробанк. После этого действуйте так, как описано выше.

Большинство порталов, торговых площадок, систем ЭДО только учатся принимать и обрабатывать МЧД, поэтому возможны две ситуации: система уже принимает МЧД или еще не принимает.

В первом случае можно подписывать документы подписью физического лица с приложением МЧД (например, при сдаче отчетности в ФНС и ФСС, при ЭДО с контрагентами), во втором – следует использовать ЭП юридического лица, оформленную на конкретного сотрудника, без МЧД.

Универсальная машиночитаемая доверенность

Что такое универсальная машиночитаемая доверенность

Универсальная машиночитаемая доверенность (универсальная МЧД, универсальная электронная доверенность) — это формат доверенности, который предназначен для представления интересов доверителя и перед контрагентами, и перед государственными органами.

Другими словами, с помощью одной подписанной МЧД один сотрудник может подписывать и электронные договоры с партнёрами, и отчёты в контрольные органы.

Для этого доверитель (организация или индивидуальный предприниматель) использует единый формат от Минцифры (версия 003) и указывает все необходимые полномочия в сформированной доверенности.

В каких случаях нужна универсальная электронная доверенность

Универсальный формат МЧД позволяет директору один раз подписать электронную доверенность на сотрудника, чтобы последний использовал её при взаимодействии с контрагентами и государственными органами — участвовал в электронных торгах и сдавал отчёты в налоговую. Доверенность может быть выдана и на иное лицо, не связанное с организацией трудовыми отношениями, — бухгалтеру на аутсорсе, юристу юридической фирмы для представления интересов в суде и т. д.

Важно учесть порядок взаимодействия с теми государственными органами, которые ранее утвердили свой формат МЧД и требуют его соблюдения на время переходного периода (до 01 сентября 2023 года). ФНС России, Центробанк и СФР имеют свои сервисы для формирования электронной доверенности. В скором времени все органы власти должны поддержать единый формат МЧД.

Как сформировать универсальную электронную доверенность

Для формирования универсальной МЧД необходимо на портале Госуслуг воспользоваться вкладкой «Доверенности и доступы» в личном кабинете организации.

В доверенности указываются данные доверителя и представителя, реквизиты доверенности, срок её действия, полномочия доверителя и иная информация.

Электронная доверенность должна быть подписана отсоединённой квалифицированной электронной подписью организации или индивидуального предпринимателя. При подписании доверенности несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле.

Когда МЧД обязаны использовать все участники электронного взаимодействия

С 01 сентября 2023 года все сотрудники организаций и индивидуальных предпринимателей, а также иные лица, представляющие организации и индивидуальных предпринимателей при взаимодействии с третьими лицами и органами власти, обязаны подписывать электронные документы своим сертификатом квалифицированной электронной подписи и прикладывать МЧД, подписанную доверителем.

Как подписать МЧД

МЧД представляет собой файл формата XML или PDF, который должен быть подписан отсоединённой квалифицированной подписью организации или индивидуального предпринимателя. Приложение КриптоАРМ ГОСТ 3 позволяет подписывать файлы разного формата, а также проверять действительность подписи формата XMLDSIG. Дополнительно понадобится криптопровайдер СКЗИ КриптоПро CSP 5.0.

  • Таким образом, организации и индивидуальные предприниматели уже сейчас могут использовать единый формат МЧД при взаимодействии друг с другом и с теми государственными органами, которые поддерживают новую версию данного формата.
  • Инструкция Как подписать документ в КриптоАРМ ГОСТ 3.
  • Видеоинструкция Как подписать документ в КриптоАРМ ГОСТ 3.

Порядок работы с машиночитаемой доверенностью и ЭЦП

Подписывать электронные документы от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя может доверенное лицо.

Им может быть ответственный работник компании, бухгалтер или нанятый для этих целей сотрудник сторонней фирмы, предоставляющей данные услуги. В сертификате электронной подписи (ЭП или ЭЦП) такое лицо указано в качестве второго владельца.

Работать с такой ЭП можно до 31 декабря 2022 года. Далее работникам организаций и ИП необходимо использовать машиночитаемую доверенность и ЭЦП

Машиночитаемая доверенность даёт право сотруднику вести деятельность от имени организации. Её создают в электронной форме и подписывают электронной подписью руководителя юрлица или ИП. Документ имеет особый формат для автоматического распознавания в информационной системе. Требования к МЧД содержатся в приказах Минкомсвязи № 857 и № 858 от 18.08.2021.

Без электронной подписи использовать машиночитаемую доверенность нельзя. Вести ЭДО и сдавать отчётность можно с помощью МЧД с ЭЦП физлица.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

В совокупности МЧД и ЭЦП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С помощью нИХ работник может:

  • сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, фонд соцстрахования, Росстат;
  • работать на госпорталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
  • участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
  • вести электронный документооборот с контрагентами.

Как начать работать по новым правилам

Переход на новую схему работы состоит из двух шагов:

  • выпуск отдельного сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП) для доверенного физического лица;
  • создание машиночитаемой доверенности для этого работника.

С помощью КЭП физического лица сотрудник будет заверять электронные документы. При их отправке необходимо прикладывать машиночитаемую доверенность.

Для осуществления юридически значимого документооборота рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций

Как работать с машиночитаемой доверенностью

Рассмотрим, с какого момента и при каких случаях требуется применять машиночитаемую доверенность.

Сроки перехода на машиночитаемую доверенность

Федеральный закон № 476-ФЗ от 27.12.2019 внёс поправки в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи».

Согласно нововведениям, доверенные лица ИП и юрлиц обязаны использовать машиночитаемую доверенность с 1 января 2023 года.

При этом подписывать электронные документы требуется личной КЭП физического лица. По старым правилам работать разрешено до 31 декабря 2022 года в рамках переходного периода.

Работать с машиночитаемой доверенностью можно уже сегодня. Государственные сервисы ФНС и ФСС принимают отчётность с приложением МЧД. Руководители компаний и их сотрудники могут обучаться и сдавать документы в тестовом режиме сейчас для бесперебойной работы в будущем.

Как подписать машиночитаемую доверенность ЭЦП

Машиночитаемая доверенность создаётся согласно утверждённому формату. В документе указываются полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Генеральный директор или индивидуальный предприниматель подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью. Далее доверенность сохраняется в информационной системе.

Как хранить доверенности

Правила хранения МЧД регулирует ПП №223 от 21.02.2022. Машиночитаемую доверенность хранят в следующих информационных системах:

  • аккредитованный удостоверяющий центр;
  • оператор электронного документооборота;
  • удостоверяющий центр налоговой, Казначейства и Банка России;
  • собственная или государственная ИС.

После загрузки МЧД фиксируется дата и время поступления документа в ИС. Создаётся подтверждение о получении, которое подписывается КЭП. Подтверждение отправляется доверителю, доверенность в архив, а сведения из машиночитаемой доверенности в общую базу МЧД.

Как применять МЧД в работе

Если машиночитаемая доверенность хранится в собственной информационной системе, её прикрепляют к пакету документов. Если в сторонней ИС — указывают её реквизиты и отправляют контрагентам или в госорганы. Получатель вводит реквизиты в общей базе МЧД и проверяет полномочия подписанта и срок их действия.

Как отменить доверенность

Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:

  • обязанности переданы другому сотруднику;
  • уполномоченный работник уволен или переведён на другую должность.

В данном случае директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится МЧД. У каждой ИС своя форма заявления.

Заявление на отзыв подписывают КЭП юрлица или ИП. Выдают такую подпись только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Необходимо составить пакет документов и явится лично в отделение ведомства. Клиенты обслуживаются в порядке живой очереди по графику филиала.

Чтобы получить электронную подпись юрлица и ИП в ускоренном порядке, рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».