Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства! 

Новые сроки хранения документов 

Категория документации компании
Вид документов
Срок хранения

Бухгалтерский учет	Первичная бухгалтерская документация кассовые документы; накладные и акты выполненных работ; платежные поручения, счета; авансовые отчеты; квитанции; акты о списании имущества, ТМЦ.	Не менее 5 лет
Регистры бухгалтерского учета: журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга.	Не менее 5 лет
Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения.	Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность	1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность	5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
Аудиторские заключения	Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет	Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае	Не менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам	Не менее 6 лет
Счета-фактуры	5 лет
Журнал учета счетов-фактур	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды	Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов	Не менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учет	Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года	75 лет
Созданные после 2003 года	50 лет
Коллективный договор организации	Не менее 10 лет
Штатное расписание	Постоянно
График отпусков	Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация. 

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. 

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75  лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 180 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение «Электронный архив» в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Разбираемся, сколько нужно хранить бухгалтерские и налоговые документы

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество документов. Часто возникает вопрос: как долго их нужно хранить? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным документам бухгалтерского и налогового учета, а также отчетности.

Сроки хранения документов установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.

Первичные учетные документы

Все первичные учетные документы нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

Для пятилетнего срока хранения большинства этих документов предусмотрено условие – проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=ygUw0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINC-0YLRh9C10YLQvdC-0YHRgtC4

А вот документы по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Учетная политика и договоры

Срок хранения документов учетной политики отсчитывается от года, в котором они в последний раз использовались для составления бухотчетности. С этого времени должно пройти пять лет. Столько же должны храниться те средства, которые помогают воспроизводить электронные документы и проверяют электронную подпись.

Регистры бухучета хранятся не менее пяти лет после отчетного года. При этом условием пятилетнего срока хранения названо проведение проверки или ревизии.

Бухотчетность

Годовая бухотчетность и аудиторское заключение по ней хранятся постоянно.

По общему правилу квартальная отчетность хранится пять лет, а месячная — один год. Однако если нет годовой отчетности, то квартальная хранится постоянно.

Документы для расчета налогов и взносов

Если для бухгалтерских документов в качестве своеобразного «основного» срока можно назвать пятилетний, то большинство налоговых документов нужно хранить четыре года. Это касается:

А вот для взносов сроки больше. Так, документы, которые необходимы для их исчисления и уплаты, должны храниться шесть лет.

Для участников региональных инвестиционных проектов установлены свои сроки.

И конечно, если речь идет о расходах, которые «растянуты» на несколько лет (оплата обучения, перенос убытков и т.д.), то документы нужно хранить в течение всего периода их списания.

Налоговая отчетность и отчетность по взносам

Все налоговые декларации нужно хранить пять лет.

Столько же хранятся сведения о доходах физлиц. Однако если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты, то срок хранения этих документов увеличивается до 75 лет.

А вот с отчетностью по взносам все несколько сложнее. Как мы уже сказали, НК РФ устанавливает шестилетний срок хранения документов для расчета и уплаты взносов.

В то же время подзаконные акты говорят, что не менее пяти лет с момента принятия ФСС нужно хранить электронный расчет 4-ФСС и квитанции о получении. Пять лет установлено и для хранения декларации по пенсионным взносам.

Вероятно, имеется в виду расчет как форма итоговой отчетности по взносам.

Поскольку налицо противоречие между сроками, полагаем, что страхователям нужно руководствоваться наибольшим, т.е. хранить отчетность по взносам не менее шести лет.

Срок годности документов

Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы: налоговые, бухгалтерские и кадровые.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Документы налогового учета

К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления.

Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 5 лет.

Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.

Иногда документы следует хранить больше, чем 5 лет.

Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах.

Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.

При определении срока хранения документа необходимо помнить, что выездные налоговые проверки проводятся за 3 предшествующих года, поэтому прежде, чем уничтожить документ, убедитесь, что он больше не пригодится.

Бухгалтерские документы

В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность.

Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Росархива от 20.12.

2019 № 236 «‎Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).

Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет. Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.

В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.

Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236.

Кадровая документация

Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).

Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.

5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полныйсокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.

3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Санкции за неправильное хранение документов

За нарушения правил хранения архивных документов могут оштрафовать по ст. 13.20 КоАП:

• юрлиц на сумму от 5000 до 10 000 руб.;
• должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.

Что делать, если документы живут дольше фирмы

При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

Статья актуальна на  25.05.2022

Какой срок хранения документов ИП и ООО

Хранят документы при бумажном и электронном документообороте по‑разному. Условия хранения определяют ФЗ № 125 от 22.10.2004 и Приказ Министерства культуры РФ № 526.

Если в компании бумажный документооборот. Документы делят на текущие и архивные.

Текущие:

• сейчас в работе;
• уже не в работе, но срок их хранения меньше 10 лет.

Их можно хранить в офисе компании: например, в шкафу или сейфе — там, где удобно предпринимателю и управленцам.

Архивные документы — те, что больше не используются, но их срок хранения больше 10 лет. Такие документы должны храниться в собственном хранилище или одной из компаний, которая на этом специализируется. К собственному архиву есть требования, установленные Минкультуры: в помещении должна быть система пожаротушения, сигнализация, постоянная температура +17…19 °C и влажность воздуха 50⁠—⁠55%.

Когда истекает срок хранения документов, бизнес формирует экспертную комиссию, например из бухгалтера и юриста, которая отберет неактуальные документы. Затем составляет протокол заседания экспертной комиссии и акт с перечислением документов и способа уничтожения.

Можно их сжечь, измельчить шредером или отдать компании, которая занимается утилизацией. Акты об уничтожении документов хранятся постоянно.

Если электронный документооборот. Документы можно хранить удобным способом: на компьютере, флешках или дисках, в облаке или специальной программе электронного архива.

Федеральный стандарт бухучета 27/2021

Хранить только в электронном виде можно документы, которые изначально созданы цифровыми. Нельзя оцифровать и выбросить бумажные оригиналы. Это установлено несколькими законами.

Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н

Условия:

• держать документы в формате PDF/A-1;
• хранить их как минимум в двух экземплярах на разных устройствах или носителях;
• раз в пять лет проверять документы на сохранность и перезаписывать их, если меняются правила хранения — как, например, после запрета хранить персональные данные на иностранных серверах. Перезапись потребуется и в случае глобальных изменений внешних носителей: например, когда дискета эволюционировала в диск, потом появились флешки и внешние жесткие диски;
• не терять, не повреждать документы и не хранить в открытом доступе конфиденциальные.

Когда истечет срок, создайте акт, подтверждающий утилизацию, — такой же, как и при бумажном документообороте, — и уничтожьте данные: например, просто удалите их с носителя форматированием или сломайте физический носитель.

Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ

Новый срок хранения налоговых документов с 2020 года: таблица

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 о новых сроках хранения документации. Расскажем, какие изменения он привнес в сроки хранения документов налогового учета.

Ключевые нововведения приказа Росархива

Придерживаться новых сроков архивирования обязаны государственные органы, органы местного самоуправления и организации с 18 февраля 2020 года. Примечательно, что оговорки в отношении ИП тоже есть: например, налоговые декларации за периоды до 2002 года включительно ИП должны хранить 75 лет.

Обозначение 50/75 лет означает, что документация по 2002 год включительно сохраняется 75 лет, а с 2003 года — 50 лет.

Основные изменения:

• счета-фактуры теперь подлежат хранению в течение 5 лет (вместо 4);
• документы об уплаченных обязательных платежах и задолженности по ним — 5 лет с момента погашения долга (ранее — 5 лет с возможностью дальнейшего отбора на постоянное хранение);
• расчеты по страховым взносам — 50/75 лет (ранее — 5 лет);
• реестры сведений о доходах граждан — 5 лет (вместо 75 лет).

Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, по которому легко найти нужную строку и срок архивирования.

Сроки хранения налоговых документов: таблица

Списку документов налогового учета посвящен п. 4.3 Приказа № 236:

Вид документов	Срок хранения	Пункт по Приказу № 236
Документы (справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним	5 лет с момента погашения долга	303
Документы: об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней; по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства РФ	5 лет	304, 306
Справки: об исполнении обязанности по уплате; о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	305
Реестры для расчета земельного налога	5 лет	307
Расчеты по страховым взносам:	308
годовые	50/75 лет
квартальные	50/75 лет
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов	6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	309
Налоговые декларации (расчеты)	5 лет (для ИП по 2002 год включительно — 75 лет)	310
Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет	311
Справка о доходах и суммах налога физического лица	5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет. В налоговых органах — не менее 3 лет после получения свидетельства о смерти налогоплательщика либо документа о признании налогоплательщика умершим	312
Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	5 лет	313
Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет	314
Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности	6 лет	315
Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период	5 лет	316
Счета-фактуры	5 лет	317
Книги учета доходов и расходов в рамках УСН	5 лет	318
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним	5 лет	319
Журналы, карточки, базы данных учета:	5 лет	320
сумм доходов и НДФЛ; реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС

О новых сроках хранения других документов читайте статьи:

Подводим итоги

• Вступил в силу Приказ Росархива № 236, обновивший сроки хранения документов с 18 февраля 2020 года.
• Сроки хранения документов налогового учета приведены в п. 4.3 Приказа № 236.

С 2021-го действуют новые сроки хранения документов

В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения. 

Документы	Сроки хранения
Налоговые декларации по всем налогам и сборам	6 лет
Счета-фактуры	5 лет
Реестр сведений о доходах работников, представленных работодателем в ФНС	5 лет
График отпусков	3 года
Книга учёта доходов и расходов на УСН	5 лет
Документы о недостачах, растратах, присвоении	10 лет после возмещения ущерба
Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов	5 лет после выбытия актива
Договоры аренды зданий, помещений	10 лет после выполнения обязательств
Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка	1 год

1. За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы, установленные Налоговым Кодексом и КоАП. Например:
2. — 10 000 рублей в том случае, если налогоплательщик не может представить налоговые и бухгалтерские документы за один налоговый период;
3. — 30 000 рублей, когда у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и налоговые документы за несколько налоговых периодов.
4. Но, если отсутствие указанных документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, нарушителю будет выставлен штраф в размере 20 % от недополученной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.

Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер».

Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее.

Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20 декабря 2019

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.

19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

РуководительА.Н.Артизов

• Зарегистрировано
• в Министерстве юстиции
• Российской Федерации
• 6 февраля 2020 года,
• регистрационный N 57449

УТВЕРЖДЕНприказом Федеральногоархивного агентства

от 20 декабря 2019 года N 236

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.

8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
________________Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
1	2	3	4

1. Организация системы управления1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности
1.	Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, конституции (уставы), законы субъектов Российской Федерации и документы к ним (постановления, доклады, заключения, аналитические справки):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту принятия, одобрения, подписания;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
2.	Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации (постановления, распоряжения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
3.	Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации (указы, постановления, распоряжения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
4.	Муниципальные правовые акты (уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
5.	Проекты законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):	(1) Проекты федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации — Постоянно
а) по месту разработки, рассмотрения;	5 лет ЭПК (1)
б) в других организациях	До минования надобности
________________      ЭПК — Экспертно-проверочная комиссия.
6.	Проекты муниципальных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
а) по месту разработки, рассмотрения;	5 лет ЭПК
б) в других организациях	До минования надобности
7.	Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов	5 лет ЭПК (1)	(1) Документы по исполнению федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации — Постоянно
8.	Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные):	(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	1 год (1)
9.	Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	До минования надобности
10.	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций	5 лет
11.	Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним	5 лет ЭПК (2)	(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня (2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
12.	Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	5 лет
13.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов	5 лет
14.	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации	Постоянно

1.2. Распорядительная деятельность
15.	Поручения (перечни поручений) и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению:
а) по месту подписания и у ответственного исполнителя;	Постоянно
б) в других организациях	5 лет ЭПК
16.	Поручения (перечни поручений) и указания государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, документы (обзоры, доклады, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению	5 лет ЭПК
17.	Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 лет ЭПК
18.	Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:	(1) Присланные для сведения — До минования надобности(2) Рабочих групп — 5 лет ЭПК (3) По оперативным вопросам
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, заседаний представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления;	Постоянно (1)	— 5 лет

Сроки Хранения Документов в организации, перечень, таблица и уничтожение

✅ Пишите нам, что вас интересует ? Мы быстро выложим актуальную и нужную вам информацию.

Подробно рассмотрены следующие вопросы:

• Сроки хранения документов 2023, срок хранения первичных бухгалтерских и кадровых документов организации, приказ.
• Новые сроки хранения архивных, электронных, банковских, кассовых и платежных входящих документов ИП, ООО.
• Определение и перечень сроков постоянного хранения документов касса, архив, со сроком хранения в Росархив.
• Время хранения первичных кассовых, банковских, кадровых и бухгалтерских документов.
• По номенклатуре дел, в делопроизводстве организации, таблица.
• Перечень типовых управленческих документов с указанием даты нахождения в архиве организации.
• Образец акта об уничтожении документов, срок хранения которых истек, бланк, образец заполнения, приказ.
• Утилизация документов с истекшим сроком хранения.
• Какой срок хранения документов расследования несчастного случая не связанного с производством.
• Приказ 236 (558) министерства культуры и федерального архивного агентства о времени хранения документов.

Ниже представлен примерный список кадровых документов со сроком хранения 50 лет и для сдачи в госархив. А также отчеты по льготным профессиям для отправки в архив и период хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=o6yYghohhnY\u0026pp=ygUw0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINC-0YLRh9C10YLQvdC-0YHRgtC4

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации или ИП появляется множество деловых бумаг. Часто возникает вопрос: какой период хранения документов организации? В обзоре мы собрали информацию по некоторым самым распространенным бумагам бухгалтерского и налогового учета. А также отчетности. Например, сколько срок хранения инструкции по защите данных 2023 год, приказ госархива.

• Сроки хранения установлены Законом о бухучете, НК РФ и другими нормативными актами.
• Первичные учетные документы
• Всю «первичку» нужно хранить не менее пяти лет. Это касается:

• кассовых книг;
• банковских спецификаций;
• актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
• накладных и авансовых отчетов;
• переписки;
• путевых листов и журналов их учета;
• ведомости о получении зарплаты и выплате пособий;
• инвентаризационных описей о движимом имуществе.

Для пятилетнего срока хранения документов предусмотрено условие. Это проведение проверки или ревизии, а иногда еще и исключения. Например, 75 лет следует хранить документы о зарплате, если отсутствуют лицевые счета.

Ведомости по основным средствам и инвентаризационные описи, которые не касаются ТМЦ, придется хранить постоянно.

Сколько хранить «первичку», отчеты по налогам, счет-фактура, база данных по бухучету ? Как хранить и уничтожить документы.

Росархив. Ответственность за хранение документов. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ. С указанием сроков хранения Федеральная архивная служба России Правила хранения «первички» в бухгалтерии.

Увеличен период хранения бухгалтерских документов

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие бумаги, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Их нужно будет хранить не четыре года, а пять лет. Соответствующие поправки в Налоговый кодекс Госдума приняла в третьем чтении 27 января 2021 г.

Принятые поправки в подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и подпункт 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ увеличивают минимальный срок хранения документов до пяти лет.

Храните бумаги в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет

Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички. Но ведомости для расчета налогов можно выбросить через пять лет. После того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше.

Вы вправе избавиться от бумаг, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше пяти лет.

Период хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. А также в перечне, утвержденном приказом Федерального Архивного Агентства от 20 декабря 2019 г. N 236 (бывший Приказ 558).

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что бумаги, необходимые для целей расчета налогов. (в том числе бухгалтерские), организация должна хранить в течение пяти лет. (подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем бумагам бухгалтерского и налогового учета.

Необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к бумагам электронных систем документооборота между банком и клиентами. (В частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством.

Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано. Что первичные учетные ведомости, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность.

А также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет.

Сроки же хранения типовых архивных бумаг определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие бумаги минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков). Подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.

После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации. Копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании.

Такие правила сроков хранения документов организации установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

Сроки, в течение которых хранят документацию по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. И перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236. Началом хранения считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили. (Абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Если указанные бумаги созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет. Если они созданы до 2003 года. Или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой. Нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

⭐ Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить приказы. Подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено.

Что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение бумаги. (Договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение. Акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.).

Их длительность хранения ограничивается сроком действия договора обучения. И одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236, кроме документов по личному составу, поименованы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный период хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Сроки хранения бухгалтерских документов

• Первичные документы — общий срок 5 лет
• Кассовые документы — 5 лет
• Выписки по банковскому счету — 5 лет
• Бухгалтерская отчетность — постоянно
• Счета-фактуры — 5 лет
• Налоговые декларации — 5 лет
• Больничные листы — 6 лет
• Документы по зарплате: расчетные ведомости, расчетные листки — 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50 лет
• Кадровые документы: лицевые счета, личные дела и карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 50 лет
• Табель учета рабочего времени — 5 лет, по вредным условиям труда — 50 лет
• График отпусков — 3 года
• Документы по кадрам, законченные делопроизводством до 01.01.2003, храните 75 лет

✅ Алфавитный указатель документов со ссылками на срок хранения

Начало срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету). (абзац 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 20 декабря 2019 г. N 236). Например, если документ составлен в 2017 году, то хранение начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.