Правила

Анализ штатного расписания

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

  • принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
  • при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
  • при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
  • проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
  • помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
  • для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
  • сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Анализ штатного расписания Анализ штатного расписания

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел «Настройка — Кадровый учет»:

Анализ штатного расписания

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок «Используется работа по неполной ставке»:

Анализ штатного расписания

Далее переходим к настройке штатного расписания по одноименной ссылке:

Анализ штатного расписания

  • флажок «Ведется штатное расписание» установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
  • флажок «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
  • флажок «Ведется история изменений штатного расписания» установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
  • флажок «Используется «вилка» окладов и надбавок» установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;
  • флажок «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;
  • способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
  • флажок «Использовать бронирование позиций» установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете «Штатная расстановка». Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку «Применить и закрыть».

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания».

Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания.

Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Анализ штатного расписания

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел Кадры — Штатное расписание — Подразделения) и «Должности» (раздел Кадры — Штатное расписание — Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Анализ штатного расписания

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Анализ штатного расписания

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

Анализ штатного расписания

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе «Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание» (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

Анализ штатного расписания

  1. Отчет «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

    В настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет— ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п.

    Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.

  2. Отчет «Анализ штатного расписания» — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято.

    Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован.

    В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.

  3. Отчет «Начисления позиций штатного расписания» — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).

  4. Отчет «Соблюдение штатного расписания» — показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».

  5. Отчет «Штатное расписание на подпись» — имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей.

    Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.

  6. Отчет «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.

  7. Отчет «Заполненность штатного расписания» — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.

  8. Отчет «Изменение штатного расписания» — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.

  9. Отчет «Штатная расстановка» — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Читайте также:  Списочная численность это

Ведение штатного расписания с дополнительной аналитикой | Бизнес Системы

Штатное расписание является полезным инструментом финансового планирования, позволяет планировать финансовые потоки на выплату заработной платы, контролировать загруженность ФОТ, перераспределять ресурсы между подразделениями. В связи с этим в программе предполагается ведение штатного расписания, которое позволяет:

  • формировать для печати форму Штатного расписания, другие печатные формы;
  • контролировать замещение штатного расписания;
  • оформлять кадровые документы с использованием списка должностей актуального для каждого подразделения;
  • при оформлении кадровых документов автоматически получать список начислений по позиции штатного расписания с возможностью ручного редактирования;
  • при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию на количество свободных ставок, соответствие ФОТ, соответствие Статей финансирования в позиции штатного расписания и кадровом приказе.

Позиция штатного расписания

Позиции штатного расписания хранятся в программе, как элементы (строки) справочника Штатное расписание.

https://www.youtube.com/watch?v=bwHWUgcUEi0\u0026pp=ygUy0JDQvdCw0LvQuNC3INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Позиция штатного расписания — это строка справочника с указанием количества штатных единиц, ФОТ, графика работы и иных условий труда.

В настройках программы можно включить возможность применения профессиональных квалификационных групп и уровней (ПКГ и ПКУ).

При включении данной настройки в справочнике должностей можно будет указать ПКГ и ПКУ, характерные для конкретного элемента справочника.

При заполнении позиции штатного расписания по этой должности ПКГ и ПКУ заполнятся автоматически с возможностью ручного редактирования.

Кроме того, если в программе включена возможность ведения ПКГ и ПКУ и данные справочники заполнены, в позицию штатного расписания будет автоматически заполняться размер показателей оплаты труда для данной позиции с возможностью отредактировать показатели вручную.

При одинаковом наименовании должностей, но разных условиях труда, условиях оплаты труда необходимо описать две различных позиции штатного расписания. Если же при одинаковом наименовании должностей в рамках одного подразделения совпадают условия труда и оплата труда достаточно указать количество штатных единиц.

Дробное количество штатных единиц можно указывать при описании позиции штатного расписания, если в настройках кадрового учета указать, что в организации ведётся работа по неполной ставке.

При описании условий труда для позиции штатного расписания доступно заполнение:

  • прав на положенные виды отпусков;
  • графика работы (указанный график будет автоматически заполняться в кадровых приказах при выборе позиции штатного расписания, также он будет учитываться непосредственно в самой позиции при расчете ее фонда оплаты труда);
  • сведения относительно условий специальной оценки труда и других условий, влияющих на расчет страховых взносов и заполнения регламентированной отчетности;
  • сведения об отношении позиции штатного расписания к статистической отчетности, для её автоматического формирования (ЗП-Соц, ЗП-Здрав и т.д.);
  • сведения об источнике финансирования в целом по позиции, либо для каждого вида расчета отдельно.
  • Основными условиями, характеризующими позицию, являются ее условия оплаты труда.
  • Анализ штатного расписания
  • рис. 1

Начисления (фонд оплаты труда) по позиции

Фонд оплаты труда (ФОТ) по позиции штатного расписания определяется набором плановых начислений (видов расчетов) с указанием их размера.

ФОТ может складываться как из фиксированных суммовых показателей, так и из процентных надбавок от расчетной базы. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по Штатному расписанию, так же может использоваться при установке доплаты за совмещение в кадровых приказах.

Использование сведений о позиции

В кадровых приказах (о приемах, переводах и т. п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения.

При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе.

При регистрации приказа можно проверить соответствует ли он действующему штатному расписанию.

В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Замещение штатного расписания.

Штатное расписание в организации может изменяться: открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.

Первичное утверждение штатного расписания в программе

При первичном вводе штатного расписания в программу необходимо заполнить документ Утверждение штатного расписания.

При добавлении позиции в список открывается карточка позиции, которую следует заполнить (рис. 1 из раздела «Позиция штатного расписания»).

При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты.

Читайте также:  Хранение кассовых чеков

Изменение штатного расписания

Документ Изменение штатного расписания позволяет добавить/изменить/закрыть позицию штатного расписания в рамках одного подразделения.

Анализ штатного расписания

Позицию штатного расписания нельзя просто удалить из справочника Штатное расписание. Для этого необходимо закрыть её с помощью данного документа. Так же все изменения условий труда, оплаты труда вносятся через меню «Изменение» соответствующего документа. Добавление позиции происходит аналогично документу «Утверждение штатного расписания», который был описан ранее.

При проведении документа:

  • создаются новые позиции штатного расписания, устанавливается дата их утверждения;
  • для закрытых позиций указывается дата их закрытия.

Индексация штатного расписания

При активации в настройка программы индексации заработка сотрудников, так же появляется возможность использовать документ «Индексация штатного расписания». Данный функционал позволяет не обрабатывать каждую позицию штатного расписания документом «Изменение штатного расписания».

В документе необходимо указать коэффициент индексации, а также показатели, которые требуется проиндексировать.

https://www.youtube.com/watch?v=bwHWUgcUEi0\u0026pp=YAHIAQE%3D

В документ автоматически заполнится действующее штатное расписание с отбором по тем позиция в расчете зарплаты которых используются показатели, указанные в индексации. При этом значение показателей умножится на указанный коэффициент.

  1. При необходимости значение показателей можно откорректировать вручную.
  2. ПКГ и ПКУ необходимо проиндексировать с помощью документов «Утверждение ПКГ/ПКУ».
  3. После индексации штатного расписания можно ввести документ «Индексация заработка», который автоматически заполнится в соответствии с изменениями в штатном расписании.
  4. Анализ штатного расписания

Отчеты по штатному расписанию

Предусмотрены следующие отчетные формы и аналитические отчеты:

  • Замещение штатного расписания

Анализ штатного расписания

Отчет позволяет плановому отделу контролировать занятость штатного расписания, наличие свободных денежных средств по вакантным ставкам в разрезе категорий оплаты труда, статей финансирования.

  • Штатное расписание (Т-3) 
  • Анализ штатного расписания 
  • Соблюдение штатного расписания 
  • Начисления позиций штатного расписания 
  • Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию 
  • Штатное расписание на подпись 
  • Изменение штатного расписания 
  • Штатная расстановка 
  • Заполненность штатного расписания 

Все отчеты строятся только по действующим позициям (утвержденным и не закрытым на дату отчета).

Специалистами компании «Бизнес Системы» доработан модуль учета Штатного расписания в части:

  1. учета отдельных начислений позиции штатного расписания на разных статьях финансирования;
  2. учета вакантных фондов в разрезе статей финансирования;
  3. учета замещения штатного расписания в разрезе статей финансирования.

Данная аналитика позволяет Планово-экономическому отделу получать наиболее детализированную информацию о загруженности штатного расписания, перераспределять свободные денежные потоки.

Памятка для анализа штатного расписания перед проведением СОУТ

Наименования структурных подразделений

  1. Наименования структурных подразделений (при их наличии) должны быть указаны полностью, без сокращений.

  2. Некорректными являются следующие наименования подразделений: «АУП», «Основное подразделение», «Цеховой персонал», «Рабочие».

Рекомендуемые названия: «Администрация», «Производство», «Бухгалтерия», «Служба персонала», «Коммерческий отдел» и т.д.

Наименования должностей/профессий

Наименования должностей/ профессий в штатном расписании работодатель, определяет по собственному усмотрению, но следует учесть:

  1. Наименования должностей/ профессий должны быть указаны полностью, без сокращений, все аббревиатуры расшифрованы.
Неправильно Правильно
Завхоз Заведующий хозяйством
Прораб Производитель работ
Медсестра Медицинская сестра
Инженер ПТО Инженер производственно-технического отдела
Зам.директора Заместитель директора
Начальник АС Начальник автостанции

 

  1. В штатном расписании должна быть указана универсальная должность/профессия, которая будет соответствовать сотруднику любого пола. По общеустановленным правилам наименования должностей/профессий нужно употреблять в мужском роде.
Неправильно Правильно
Заведующая складом Заведующий складом
Гардеробщица Гардеробщик
Уборщица Уборщик

Есть исключения: медицинская сестра, санитарка, швея, секретарь-машинистка  и пр.

  1. Если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот, например досрочную пенсию, дополнительный отпуск, или устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий должны соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Несоблюдение указанного условия лишит сотрудника права на получение льгот и компенсаций.

Неправильно Правильно
Электромонтер Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования
Водитель Водитель автомобиля 
Водитель автобуса
Сварщик Электрогазосварщик
Кочегар Машинист (кочегар)котельной
Экскаваторщик Машинист экскаватора

 

  1. Для выбора корректного названия должности/профессии можно рекомендовать Заказчику использовать следующие справочники:
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37;
  • Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст;
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
  • Утвержденные профстандарты – см. на сайте  profstandart.rosmintrud.ru

Помимо вышеперечисленных документов, следует руководствоваться  также:- списком производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденным постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/п-22;- списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, утвержденными постановлением Кабинета министров СССР от 26 января 1991 г. № 10. 

  1. При наличии в штатном расписании двойных должностей (Например, бухгалтер-кассир, водитель-механик).

Если сотрудник выполняет работы разных профессий, то есть на разных должностях, то наименование профессии/должности следует устанавливать по основной работе с учетом наибольшего удельного веса работ, которые он выполняет.

При выполнении сотрудником двух трудовых функций, корректно было бы оформить это  либо совмещением, либо совместительством.

НО, каждая организация принимает решение самостоятельно: оформлять двойную должность или вводить две должности, которые сотрудник будет совмещать или занимать по совместительству. Исключение составляют сотрудники, чья работа связана с наличием льгот либо ограничений. Их должность/профессию следует указывать в точном соответствии со справочником.

  1. В штатном расписании организации с  численностью работников более 50 человек должна быть штатная единица «специалист по охране труда».

* Приказом Минтруда России от 20.02.

2014 № 103н  из Квалификационного справочника исключена должность «инженер по  охране труда», а включена в него должность «специалист по охране труда»

  1. Обратите внимание на следующую распространенную ошибку:
Неправильно Правильно
Уборщик производственных и служебных помещений* Уборщик производственных помещений
Уборщик служебных помещений
  • Наименование профессии «уборщик производственных и служебных помещений» исключено из Тарифно-квалификационного справочника Приказом Минздравсоцразвития РФ от 24.10.2005 N 648, и тем же приказом разделено на 2 отдельных профессии: «Уборщик служебных помещений» и «Уборщик производственных помещений». От выбора Вами наименования профессии в зависимости от фактического функционала в том числе зависит перечень, выдаваемых работникам средств индивидуальной защиты.
  1. При наличии в штатном расписании водителей не следует в названиях профессий указывать марки транспортных средств (автомобилей).
Читайте также:  Безвозмездная передача права требования
Неправильно Правильно
Водитель а/м Ниссан-Тиана Водитель автомобиля (можно в скобках указать «легкового»)
Тракторист МТЗ-80 Тракторист
Водитель а/м САЗ 3507 Водитель автомобиля (можно в скобках указать «грузового»)

Можно рекомендовать Заказчику конкретное транспортное средство (с указанием марки автомобиля)  закреплять внутренним приказом или распоряжением. Анализ штатного расписания

С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.

Ниже вы можете выбрать интересующую вас услугу.

Пакеты документов

Аутсорсинг охраны труда

Учебный центр

СОУТ

Ведем штатное расписание в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.

Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах

Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».

Как настроить штатное расписание

Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания»).

Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygUy0JDQvdCw0LvQuNC3INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Таблица 1 «Какие функции программы выбрать»

Как называется флаг Для чего нужен
Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.
Ведется история изменений штатного расписания Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.Штатное расписание с историей изменений — популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.
Используется «вилка» окладов и надбавок Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.
В позиции штатного расписания используются разряды и категории Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.
Использовать бронирование позиций Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода

Утверждаем ШР

Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:

  1. При первичном утверждении штатного расписания.

  2. При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически — при замене текущего расписания на новое.

Заполняя документ, указываем:

  1. Месяц, с которого расписание вступает в действие.

  2. Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.

  3. Перечень позиций с указанием их особенностей.

По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.

Исправно ведете учет и исполняете все задачи начальства, но директор все равно думает о бухгалтерии на аутсорсинге? Как сохранить место и поднять свою ценность в глазах начальства, рассказывает онлайн-курс «Клерка» об управленческом учете. Забирайте прямо сейчас.

Как изменить штатное расписание

Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».

Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».

В табличной части:

  1. По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.

  2. Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.

  3. По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.

По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.

Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:

  1. Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.

  2. Зеленый цвет — введена новая информация (позиция или начисление).

  3. Синий цвет — информация изменена (данные по позиции, по оплате).

  4. Красный цвет — отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).

Анализируем штатное расписание

Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.

Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица 2.

Таблица 2 «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»

Название отчета Что можно проанализировать
Анализ штатного расписания Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.
Заполненность штатного расписания Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.
Изменение штатного расписания Изменения состава штатных единиц за заданный период.
Начисления позиций штатного расписания Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
Соблюдение штатного расписания Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.
Штатная расстановка Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.

Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать — свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

  • Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.
  1. Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.
  • В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.
  1. Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.

Индексируем штатное расписание

Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, — «Изменение штатного расписания».

По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.