Правила

Архивное делопроизводство в суде

  • (с изменениями на 22 декабря 2021 года)
  • В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,
  • приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде.

2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.

3.

Признать утратившими силу приказы Судебного департамента от 29 января 1999 года N 8 «Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в районном суде», от 24 августа 1999 года N 94 «О внесении изменений и дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде, утвержденную приказом Генерального директора Судебного департамента от 29 января 1999 года N 8», от 15 октября 2001 года N 140 «О внесении дополнений во временную Инструкцию по делопроизводству в районном суде».

4. Пункт исключен — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42. — См. предыдущую редакцию.

Генеральный директорА.В.Гусев

УТВЕРЖДЕНАприказом Генерального директораСудебного департаментапри Верховном СудеРоссийской Федерацииот 29 апреля 2003 года N 36

  1. (с изменениями на 22 декабря 2021 года)
  2. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда
  3. Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33. — См. предыдущую редакцию)

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 апреля 2015 года N 95. — См. предыдущую редакцию)

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61)

Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

(Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 марта 2019 года N 42. — См. предыдущую редакцию)

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 года N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 года N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» осуществляет в том числе следующие функции:

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61. — См. предыдущую редакцию)

  • организует работу суда;
  • устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;
  • осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;
  • осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232. — См. предыдущую редакцию)

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6.

Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238. — См. предыдущую редакцию)

Абзац исключен с 1 января 2012 года — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232. — См. предыдущую редакцию.

(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270. — См. предыдущую редакцию)

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232. — См. предыдущую редакцию)

1.8.

Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238. — См. предыдущую редакцию)

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

(Пункт дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238. — См. предыдущую редакцию)

2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

(Пункт в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232. — См. предыдущую редакцию)

2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.

), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.

) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.

https://www.youtube.com/watch?v=zByi4dH1GpA\u0026pp=ygU90JDRgNGF0LjQstC90L7QtSDQtNC10LvQvtC_0YDQvtC40LfQstC-0LTRgdGC0LLQviDQsiDRgdGD0LTQtQ%3D%3D

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.

Читайте также:  Договор цессии налоговые последствия

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.

Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

В случае если упаковочные материалы (конверты, пакеты и т.п.

), поступившие посредством почтовой связи, документов содержат вложения нескольких самостоятельных исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов или иной корреспонденции, к одному из них должен быть приложен оригинал соответствующего почтового конверта (пакета и т.п.), к иным вложениям, содержащим документы по другим делам и материалам, — снятые ксерокопии конвертов (пакетов и т.п.).

  1. (Абзац дополнительно включен приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2021 года N 244)
  2. ____________________________________________________________________
  3. Абзац пятый предыдущей редакции считается абзацем шестым настоящей редакции — приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2021 года N 244.
  4. ____________________________________________________________________
  5. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238. — См. предыдущую редакцию)

2.3.

Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее — ПС ГАС «Правосудие») и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.

Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21 октября 2019 года N 238. — См. предыдущую редакцию)

2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).

(Пункт в редакции приказа Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 3 декабря 2010 года N 270; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 марта 2013 года N 61. — См. предыдущую редакцию)

2.5.

Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации» в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 апреля 2017 года N 71. — См. предыдущую редакцию)

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

(Абзац в редакции, введенной в действие с 1 января 2012 года приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 декабря 2011 года N 232; в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 18 февраля 2016 года N 33. — См. предыдущую редакцию)

2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:

судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, возвращенные в суд, а также исполнительные листы, возвращенные по требованию суда или с отметками судебного пристава-исполнителя;

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2021 года N 244. — См. предыдущую редакцию)

уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).

Архивное дело в суде

Архивное дело в суде – это деятельность, осуществляемая работниками судов под руководством судей, направленная на систематизацию, хранение, учет и использование документов, полученных в ходе судопроизводства.

Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.

Поддержание сохранности архивных документов – это действия, которые направлены на предотвращение порчи и утраты архивных документов и их сохранение в первоначальном качестве.

Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.

https://www.youtube.com/watch?v=zByi4dH1GpA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Архивы судов реализуют следующие функции:

  • принятие на хранение документов судов и их подразделений;
  • учет документов и поддержка их сохранности;
  • консультирование работников суда и выдача им информации;
  • осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
  • ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
  • составление номенклатуры суда и некоторые др.

Номенклатура суда – это классифицированный список наименований дел с определением их сроков хранения, выполненный по определенной форме.

Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности.

Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов.

Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.

«Архивное дело в суде» ???? Готовые курсовые работы и рефераты Купить от 250 ₽ Решение учебных вопросов в 2 клика Найти эксперта Помощь в написании учебной работы Узнать стоимость

Управление архивным делом в судах

Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.

Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.

Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.

Читайте также:  Образец приказа о введении в штатное расписание новой должности

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:

  • актов местного назначения председателей судов;
  • законов субъектов РФ;
  • ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
  • федеральных норм;
  • норм международного права;
  • подзаконных актов.

Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов.

Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы.

Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.

Комплектование и учет архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них — это критерий происхождения.

В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй — критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий — критерий внешних особенностей.

В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=nGMvcI_TiWQ\u0026pp=ygU90JDRgNGF0LjQstC90L7QtSDQtNC10LvQvtC_0YDQvtC40LfQstC-0LTRgdGC0LLQviDQsiDRgdGD0LTQtQ%3D%3D

Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.

Единица учета архивных дел – это единица измерения числа документов в архивах судов, применяемая для записи этого числа в учетных документах.

У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.

Важнейшие документы учета в судебных архивах РФ

К числу важнейших документов учета в судебных архивах РФ относятся:

  • дело фонда (оно включает в себя сведения о приеме-передаче дел на хранение, о ликвидации дел, о содержании и числе дел и документов);
  • список фондов (он имеет в своем составе перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде или выбыли из него);
  • паспорт архива суда (он содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочной системы и данных об условиях хранения дел в архиве);
  • книга учета принятия и выбытия документов (она отражает данные, связанные с приемом и выводом дел, их ликвидацией или передачей в органы государственной власти).

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

12. Организация архива судебного участка

12.1.
Законченные судебные дела, исполнительные
производства, наряды, журналы и картотеки
помещают на хранение в архив судебного
участка.

12.2.
При учете и хранении дел и других
материалов в архиве соблюдаются
требования, предусмотренные Правилами
по ведению архивного хозяйства и Единой
государственной системой делопроизводства,
а также устанавливаемые соответствующим
органом субъекта Федерации, обеспечивающим
организационно работу судебного участка.

12.3.
В судебных делах, подлежащих помещению
в архив судебного участка, подшиваются
и пронумеровываются все документы,
приобщенные к делу. Опись находящихся
в деле документов и их количество листов
в деле заверяется подписью секретаря.

12.4.
Для помещения дел и материалов в архив
судебного участка составляется опись
этих дел и материалов в соответствии с
правилами работы архивов учреждений,
организаций и предприятий (форма N 57).

Опись
подписывается мировым судьей и его
помощником.

12.5.

На обложках дел и материалов, помещаемых
в архив, а также на учетно-статистических
карточках или в регистрационных журналах
проставляется архивный номер, за которым
дело или материал помещены по описи в
архив, и номер самой описи, а также
указываются срок хранения в соответствии
с перечнем документов Министерства
юстиции, органов, учреждений юстиции и
судов, с указанием сроков хранения
документов, год и месяц отбора для
уничтожения. Судебные дела хранятся в
архиве по годам в порядке архивных
номеров.

12.6.
Разрешение на помещение судебного дела
в архив дает мировой судья. При этом
судья проверяет все производство по
делу, обращая особое внимание на реальное
исполнение вступившего в законную силу
приговора, решения, постановления,
определения.

Разрешив
помещение дела в архив, мировой судья
в левом верхнем углу наружной стороны
обложки после проставления штампа
«Архив» ставит дату и свою подпись,
а также определяет год (дату), по который
включительно дело должно храниться в
архиве, или делает надпись «постоянно»,
если дело подлежит постоянному хранению.

Эти
даты переносятся помощником мирового
судьи (секретарем суда) в правый верхний
угол учетно-статистических карточек
красным карандашом или ручкой с чернилами
(пастой) красного цвета.

13. Учет, использование и хранение служебных изданий и оргтехники

13.1.
К служебным изданиям относятся все
поступившие в судебный участок для
общего пользования кодексы, официальные
издания и иные сборники текущего
законодательства, бюллетени вышестоящих
судов, инструкции, положения и другие
своды правил, регламентирующих служебную
деятельность и структуру судов, учебники,
справочники и иные подобные издания.

13.2.
Все полученные из вышестоящих инстанций,
а также приобретенные или изготовленные
в типографиях служебные издания
помощником мирового судьи (секретарем
суда) в книге учета служебных изданий
(форма N 59). На сопроводительных письмах
к изданиям указывается, за какими
инвентарными номерами учтены издания
в книге учета, и расписывается лицо,
получившее издание на хранение.

На
изданиях проставляется инвентарный
номер. Дополнительно полученные
экземпляры изданий учитываются за
новыми инвентарными номерами.

13.3.
В случае износа книги учета изданий, а
также в тех случаях, когда большинство
занесенных в книгу изданий уничтожено,
с разрешения мирового судьи может быть
произведен переучет изданий и заведена
новая книга учета.

Переучет
производится с составлением акта
комиссией, назначенной мировым судьей.
В новую книгу учета переносятся, как
правило, только те издания, которые к
моменту переучета имеются в наличии и
нужны для работы.

После
переучета изданий и оформления новой
книги старые книги учета по истечении
двух лет уничтожаются по акту.

Издания,
утратившие практическое значение,
уничтожаются в установленном порядке
по распоряжению мирового судьи.

Мировой
судья ежегодно назначает специальную
комиссию, которая проверяет всю имеющуюся
литературу, выявляет излишнюю, ненужную
и потерявшую практическую ценность,
решает вопрос о ее последующем уничтожении
или направлении в вышестоящую инстанцию.
Уничтожение такой литературы должно
быть произведено без ущерба для служебной
деятельности судебного участка.

13.4.
Издания хранятся в том же порядке, что
и служебные документы. Выдача изданий
для пользования производится под
расписку в карточке выдачи (форма N 58).

13.5.
При поступлении в судебный участок
оргтехники лицу, назначенному мировым
судьей материально-ответственным за
нее, необходимо проверить ее техническое
состояние, наличие документации,
правильность и полноту заполнения
технических паспортов. Всю оргтехнику
это лицо обязано зарегистрировать в
журнале (форма N 61).

Вся
документация, относящаяся к оргтехнике,
хранится у материально-ответственного
лица судебного участка.

13.6.
Приказом (распоряжением) мирового судьи
оргтехника закрепляется под расписку
за соответствующими работниками.

Работники
аппарата мирового судьи несут
ответственность за техническое состояние
и сохранность оргтехники, закрепленной
за ними.

При
использовании в судебном заседании
средств оргтехники магнитофонные ленты
и киноленты приобщаются к делу,
упаковываются и опечатываются с описью
содержания на упаковке и указанием
номера дела. Опись удостоверяется
секретарем судебного заседания.

Правовое регулирование архивного дела в суде

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.

Правильно организованная работа с документами, своевременный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Основным нормативным документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2005 г. №157 и согласованная с Росархивом. Инструкция является ведомственным документом, исполнение норм которого требуется от каждого работника суда.

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета и использования документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения ивыделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

Другим, не менее важным документом, регулирующим особенности архивного дела в суде, следует считать Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный

Читайте также:  Вычет по переуступке права требования

приказом Судебного департамента при ВС РФ от 09.06.2011 г. №112 и согласованный с Росархивом.

  • Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, и служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.
  • Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных федеральных судов общей юрисдикции.
  • Перечень используется для классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве: для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов.

Как устроен архив суда?

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания.

Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций.

Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

  • • прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
    • отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
    • подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
    • разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
    • участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
    • выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
  • • выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

  • состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
  • наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
  • общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
  • нерассмотренные дела и неисполненные документы;
  • весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
  • соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления.

Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.

Направления совершенствования архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции

Латышева Н.А., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.

Традиционно сведенные в единый нормативный акт правила по судебному делопроизводству, именуемые инструкциями, отводят закреплению порядка работы с архивными документами судов последние или предпоследние главы. По сути, это правильно.

Судебное делопроизводство имеет свое логическое окончание в организации подготовки дел к архивному хранению.

Тем не менее роль архива суда, его фондов имеет важное значение и в общем плане — документально выражает многолетний результат деятельности по отправлению правосудия в каждом суде общей юрисдикции.

Казалось бы, нет ничего статичнее, чем правила архивного делопроизводства.

Отчасти с этим утверждением можно согласиться — общие принципы работы с архивными единицами в судах являются «рамочными»: принципы обработки дел и нарядов в соответствии с установленными сроками хранения, организация научно-справочного аппарата к документальным фондам, порядок использования документов и т.д.

Но общие прогрессивные достижения человечества, связанные с изменениями в дуэте правоотношений между гражданином и государством на фоне широкого распространения электронных технологий, позволяют вносить значительные коррективы в организацию работы архивов судов.

Значимость проведения работы в сфере совершенствования архивного делопроизводства в судах общей юрисдикции подтверждается данными судебной статистики. Ежегодно в судах Российской Федерации по первой инстанции рассматривается порядка 20 млн. судебных дел и материалов, которые по окончании производства по делу подлежат соответствующему учетному хранению.

Архивным делом в Российской Федерации является деятельность государственных органов в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, а архивным документом является материальный носитель с зафиксированной на нем информацией .

Владельцем архивного документа является государственный орган, а значит, и суд общей юрисдикции, который осуществляет владение и пользование архивным документом и реализует полномочия по распоряжению им в пределах, установленных законом.

Одним из полномочий Российской Федерации в области архивного дела является хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов федеральных органов государственной власти.

Руководствуясь принципом разграничения полномочий, к полномочиям субъекта Российской Федерации в области архивного дела относится проведение государственной политики в области архивного дела на территории субъекта Российской Федерации.

Следовательно, все областные (и иные приравненные), районные (городские) суды при решении вопросов архивного делопроизводства должны осуществлять взаимодействие с государственными архивами субъектов Российской Федерации. И здесь возникают первые противоречия.

Организация делопроизводства и работы архивов судов общей юрисдикции относится к полномочиям Судебного департамента . Реализуя их, Судебный департамент вправе издавать нормативно-правовые акты в сфере архивного делопроизводства, применяемые в судах.

К группе таких документов необходимо отнести Инструкции , которые позволяют применять общие базисные начала в архивном делопроизводстве судов.

Однако в процессе непосредственной обработки архивных фондов возникают такие вопросы, разрешить которые в оперативном порядке, в том числе при активной и заинтересованной работе экспертных комиссий судов общей юрисдикции, не представляется возможным.

В связи с этим возникает потребность в проведении консультационной работы с государственными архивами субъектов, осуществлении соответствующей плановой контрольно-проверочной работы.

Материально-техническое состояние государственных архивов в субъектах Российской Федерации, а также их штатный состав не позволяют осуществлять такое сотрудничество качественно, постоянно и в полной мере. Справедливости ради необходимо заметить, что в более незащищенном положении находятся в настоящее время судебные участки мировых судей. Возможность введения штатных должностей архивариусов в мировой юстиции, финансируемой за счет бюджетов субъектов, доступна не всем регионам. К примеру, в Архангельской области, насчитывающей 69 судебных участков мировых судей согласно штатному расписанию агентства по организационному обеспечению деятельности мировых судей, нет ни одной должности архивариуса. Муниципальные архивы, которые находятся в границах судебных участков и являются, согласно действующему законодательству, структурными подразделениями органов местного самоуправления, осуществляют хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, также фактически оказались не готовы к взаимодействию. Таким образом, надлежащая организация ведения консультативно-методической работы с государственными и муниципальными архивами является одним из основных направлений дальнейшего совершенствования архивного делопроизводства в судах, что существенно повлияет на повышение качества работы архивов судов.