Правила

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

К нам часто обращаются специалисты из бухгалтерской или юридической службы за консультацией о том, как им уже избавиться от хранения всех документов на бумаге и вступить в мир без бумаги.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

Таких вопросов становится всё больше, так как государство проделало колоссальную работу по подготовке соответствующей нормативной базы. То есть бухгалтеры и юристы могут позволить себе отказаться от бумаги без бизнес-рисков.

Однако такой переход требует существенных усилий по организации необходимой инфраструктуры, изменению бизнес-процессов и внедрению соответствующих программных решений. Ключевой компонент в ИТ-инфраструктуре для такого перехода – электронный архив бухгалтерских документов (АБД).

Он обеспечивает хранение и доступ ко всем бухгалтерским документам. Далее давайте разберёмся, какими функциями ему необходимо обладать, чтобы помочь бухгалтерам решить их задачу.

1 критерий – одна система для хранения всех видов учётных документов

В электронном архиве бухгалтеры базово должны хранить два типа документа:

  1. Электронные скан-копии бумажных документов, которые они получили по почте или курьерской доставкой от контрагентов.

  2. Оригинальные электронные структурированные учётные документы, которые мы получаем через операторов ЭДО. Порой бухгалтеры сталкиваются с проблемой – как найти в организации менеджера, ответственного за эту услугу и подтвердить у него факт исполнения обязательств в полном объёме.

Однако, что по факту хранится в архиве бухгалтерских документов:

  • Скан-копии бумажных документов включают собственно сканы бумажных документов, набор метаданных и сопроводительную информацию, например, о месте хранения физического документа.
  • Электронные структурированные документы (счета-фактуры, акты, УПД) содержат сложную модель данных. Например, документы могут содержать табличные данные (элементы позиций), сложные справочные данные, отдельные атрибуты, на формирование которых наложены определённые правила и ограничения и пр.
  • Метаданные, сопровождающие хранимый в архиве документ (неважно, скан или сразу электронный документ), помогают искать документ, установить связи с отчётными формами. Это могут быть процессы аудита, камеральных проверок, предоставления документов по требованиям в налоговую инспекцию, процессы налогового мониторинга и пр.
  • Номенклатура типов документов и их формат не являются стабильными. Они расширяются и изменяются. Поэтому конструкторы форм учётных карточек для всех документов должны поддерживать структуры данных для сложных формализованных документов, описанных выше.
  • Сам по себе безбумажный структурированный учётный документ не содержит визуальной формы представления. Необходимо, чтобы электронный архив содержал средства генерации визуального представления безбумажных документов и механизмы их настройки.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

2 критерий — гибко конфигурируемая подсистема потокового ввода

Наполнить электронный архив копиями бумажных документов можно несколькими способами: организовать централизованный потоковый ввод документов, локально сканировать документы на местах. Архив должен предоставить варианты, чтобы наполнить архив данными:

  • Средства интеграции сканерного оборудования для реализации как ручного, так и потокового сканирования, управления и распознавания штрихкодами и пр.
  • Средства настройки процессов (Workflow) наполнения архива различной логической организации.
  • Средства управления физическим размещением бумажных копий документов.
  • Средства распознавания форм бумажных учётных бухгалтерских документов для получения необходимых метаданных.

Подсистема распознавания форм документов является одной из самых трудоёмких задач, возникающих при внедрении архива.

Сложность заключается в настройке шаблонов распознавания для всех типов документов, которые должны быть погружены в архив.

Несмотря на унификацию форм бумажных бухгалтерских документов, на практике между компаниями курсируют разнообразные по форме одни и те же документы, которые формируются в различных ИТ-системах в разных организациях.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

3 критерий — интеграция с операторами ЭДО и учётной системой

Структурированные документы могут передаваться в электронный архив из различных источников:

  • непосредственно от оператора ЭДО (например, Контур.Диадок);
  • из учётной системы (в случае если обмен с оператором ЭДО реализован через учётную систему).

Значит, электронный архив должен иметь шлюзы к операторам ЭДО и учётным системам, которые позволят настраивать сценарии взаимодействия без существенного низкоуровневого программирования.

4 критерий — механизмы работы с электронной подписью

Безбумажные документы, хранящиеся в архиве, заверяются электронной подписью (ЭП). Значит, необходимо поддержать функции для работы с ЭП:

  • Механизмы верификации электронной подписи. Для электронного архива необходимы средства верификации ЭП на документах любого формата. При верификации подписи с машиночитаемой доверенностью (МЧД) необходимо иметь и механизмы проверки кода полномочий, который указан в МЧД для подписанта документа.
  • Соблюдение требований ФЗ-63 к процедурам заверения и верификации подписи, которые необходимо учитывать при реализации архива. Например, требования о возможности просмотра содержимого документа в момент подписания и верификации подписи.
  • Поддержка механизмов усовершенствованной ЭП в системе. Необходимо, чтобы механизмы нанесения и верификации ЭП поддерживали механизмы усовершенствования подписи в виде поддержки штампов времени и OCSP проверок.
  • В структурированном документе электронная подпись наносится не на файл, а на отдельные элементы структуры, при этом подписывается не весь документ, а соответствующие элементы его структуры (например, данные о регистрации могут не подписываться или подписываться другим видом подписи). Система должна содержать средства управления структурой заверения документа и поддержку соответствующих механизмов верификации подписи.
  • Должны поддерживаться механизмы импорта/экспорта документов с усовершенствованной ЭП, в частности, корректное получение ЭП из системы оператора ЭДО.

5 критерий — возможность объединить в одной логической базе документы из различных физических архивов

На практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда первичные учётные документы хранятся в различных физических локациях и подсистемах.

Если в этом случае необходимо ещё выполнить проект интеграции к налоговому мониторингу, то необходимо реализовать доступ к внешним системам физического хранения документов через общий интерфейс (как программный, так и пользовательский), создав виртуальное хранилище.

Соответственно, подсистема построения электронного архива должна содержать готовые компоненты интеграции с наиболее распространёнными системами, в которых осуществляется физическое хранение файлов электронных документов.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

6 критерий – кастомизация и программные интерфейсы для доступа к данным архива

Мы уже выяснили, что возможны различные сценарии автоматизированной обработки тех или иных правил загрузки и хранения документов в архиве. Архив бухгалтерских документов — не монолитное решение.

Оно вынуждено меняться и адаптироваться в результате законодательных изменений, развития бизнеса и необходимости поддержать работу с новыми типами документов. Архив должен поддерживать различные регламенты и внешние комплаенсы по управлению документов.

Например, требуется перештамповать документы длительного хранения.

Чтобы у пользователей архива оставалась возможность меняться и развиваться, сама система должна предоставлять инструменты для программной и визуальной кастомизации, настройки форм документов и бизнес-процессов по их обработке. В частности, должны реализоваться программные интерфейсы для встраивания функций работы с документами, хранящимися в архиве, для различных прикладных систем и приложений, используемых в организации.

Если вы хотите узнать больше про то, как организовать электронный архив в организации, по каким критериям оценивать решение, то можем сказать, что мы написали электронную книгу по этой теме.

Хранение сканов документов | Можно ли хранить сканы бухгалтерских документов? — Контур.Бухгалтерия

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

Сканированный документ не имеет статуса оригинала. Он не заменяет бумажный документ: если поставщик отправляет в бухгалтерию скан, то бумажный исходник он все равно должен отправить почтой или с курьером. Точно так же скан не равен электронному документу: он не входит в систему электронного документооборота и не заверен ЭЦП. Получается, скан — это лишь копия документа, но эта копия решает сразу несколько проблем.

Быстрое получение. Иногда контрагент задерживает передачу накладных: например, машина встала на таможне или перевозчик груза заболел и не выходит на связь.

А бухгалтерия должна к концу квартала ввести в учетную систему данные об операциях, и ей нужны данные первичных документов.

В этом случае выгодно договориться с поставщиками о пересылке сканов накладных, счетов-фактур и договоров: вы оперативно получаете нужные данные для ввода в учет, а оригиналы приедут позже.

Простой поиск и хранение. Сканы несложно найти в почте, где они вложены в электронное письмо, по имени контрагента и дате. То же касается мессенджеров, когда вам прислали документы, например в Telegram или WhatsApp.

Если же вы переносите скан в папку на компьютере или на Гугл-диске, то и здесь легко организовать систему хранения: достаточно назвать документ по наименованию поставщика и разместить его в папку, где соберутся документы за конкретный период.

Сканы можно хранить и в учетном сервисе или отдельном архиве. Компании, которые организуют электронные архивы документов, делают удобную навигацию: каждый скан получает несколько параметров или тегов, по которым его можно найти в системе.

Быстрый ввод в учет. Есть программы распознавания бухгалтерских документов, которые работают именно со сканами. Они читают скан, переносят из него реквизиты и позиции в черновик документа в учетном софте.

Бухгалтеру остается только проверить правильность распознавания и провести документ.

Это в несколько раз сокращает время на обработку первички и повышает точность переноса данных, ведь они проверены дважды — сначала программой, затем человеком.

В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия есть встроенные инструменты по распознаванию сканов документов: накладных, актов, счетов-фактур, УПД и счетов на оплату. Система распознает данные со скан-копии, выделит желтым цветом поля, которые надо внимательно проверить. Бухгалтеру останется откорректировать документ при необходимости и провести его. 

Как хранить сканы

Когда у компании появляются сотни и тысячи сканов документов, приходится думать об их удобном хранении. И вопрос не в том, где взять флешку или жесткий диск для размещения изображений — в конце концов, они весят не так много. Важнее организовать электронный архив, в котором легко будет найти нужный скан.

Собственное хранилище. Если планируете накапливать сканы на собственном компьютере или в облачном хранилище (Яндекс.Диск, Гугл-диск), продумайте его структуру.

Практика показывает, что удобно разбить папки по годам, внутри каждой «годовой» папки делать разбивку по месяцам. Если у вас большой объем сканов, то внутри каждого месяца создавайте отдельные папки по контрагентам.

Некоторым компаниям удобнее сперва делить каталог сканов по контрагентам, а внутри каждой такой папки делать разбивку по годам и кварталам или месяцам.

Электронный архив как услуга. Есть компании, которые помогают не только хранить бумажные документы в установленном законом порядке, но и создают электронный архив.

Для этого они отсканируют оригиналы первички или примут от вас сканы в электронном виде. Сканы загружают на защищенные сервера, к которым есть доступ у сотрудников компании.

Для быстрого поиска информация каждый скан индексируется по нескольким параметрам: ФИО контрагента, название организации, номер договора, адрес офиса, дата подписания.

Читайте также:  Выпуск ценных бумаг кредитной организацией

Доступ в такой архив возможен через интернет, сотрудники получают пароли и могут каждый со своим уровнем доступа искать документы, не отходя от рабочего места за минуту-другую.

Хранение сканов в учетной системе. Прикреплять скан-образы первичных документов в большинстве систем учета можно с помощью штатного механизма. Файлы прикрепляются к первичным документам или отправляются в хранилище файлов, где их легко найти. В Контур.Бухгалтерии скан можно прикрепить к документу для быстрого поиска.

Контур.Бухгалтерия — это веб-сервис со всеми инструментами, которые нужны бухгалтеру и директору небольшой компании: учет, налоги, зарплата, отчетность через интернет.

Большинство рутинных операций в сервисе автоматизированы: распознавание сканов документов, автозагрузка банковской выписки, автопроводки, формирование отчетов по данным учета и т. д.

Все новички могут бесплатно тестировать возможности сервиса 14 дней.

Архив электронных документов | 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8

Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г.

устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.

Федеральный закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность хранения в электронном виде, наряду с бухгалтерской (финансовой) отчетностью, также первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета:

  • п. 5 ст. 9 «Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 6 ст. 10 «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»
  • п. 7.1 ст. 13 «Бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью»

Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.

«Безбумажная технология» работы реализуется за счет:

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Все виды «выходных форм» документов, вместо печати на принтере и подписи вручную, можно сохранить в архиве электронных документов и подписать электронной подписью:

  • первичные документы (акты, счета-фактуры, инвентарные карточки и пр.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерская и налоговая отчетность.

Использование электронной подписи

Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Архив электронных документов

Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.

Архив электронных документов также может быть организован на базе продукта «1С:Документооборот государственного учреждения». За счет интеграции типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия государственного учреждения, ред. 2.0» и «1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 1.4»:

  • пользователи «1С:Документооборота государственного учреждения» смогут работать с электронными документами, формируемыми в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» и хранящимися в «1С:Документообороте государственного учреждения».
  • пользователи «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» смогут, не запуская «1С:Документооборот государственного учреждения», пользоваться его возможностями: помещать электронные документы в его хранилище, отправлять документы на согласование и согласовывать их, ставить задачи подчиненным и контролировать их исполнение, отправлять документы по электронной почте, вводить отчеты о проделанной работе и так далее.

Хранение бухгалтерских документов — Ассоциация Юристов России

Начиная с 01.01.2022 года юридические лица, работающие в России, обязаны соблюдать требования ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Учитывать этот нормативный акт можно и сейчас, но это не обязательно.

Во вводимом ФСБУ значится, что юридические лица обязаны размещать базы с данными бухучета только в России. Использовать зарубежные сервера для этих целей нельзя. Это же требование касается первичной документации вне зависимости от носителя.

О том, что законодатели приготовили для юридических лиц, речь и пойдет далее.

Как хранить документы? Если внимательно изучить ФСБУ 27/2001, можно сделать вывод, что все организации, ведущие деятельность в России, обязаны хранить не только документы, относящиеся к бухучету, но и базы данных, используемых в работе, только непосредственно в России. Важно подчеркнуть, что положение распространяется практически на все юридические лица. Исключение — бюджетные структуры.

На практике это означает, что компании, входящие в транснациональные концерны, консорциумы, столкнутся со значительными проблемами. Часто все подразделения подобных структур работают с общим программным обеспечением. Учетная система также является общей для всех. Базы данных практически всегда размещаются на серверах за пределами России.

Если исходить из буквы стандарта, можно сделать вывод, что таким компаниям придется:

  • пересмотреть многие процессы, связанные не только непосредственно с бухучетом, но и с текущей деятельностью. Это относится к документообороту, в том числе внутреннему, созданию и ведению архивов, IT-обслуживанию;
  • изменить полностью или частично структуру применяемых вычислительных сетей, программного и/или аппаратного обеспечения, чтобы выполнить требования нового Стандарта.

И здесь нужно выделить ряд моментов:

  • Из ФСБУ непонятно, что следует понимать под данными или базой данных. Так, Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.11 года «О Бухгалтерском учете» предписывает, что в первичном документе должны быть обозначены обязательные реквизиты. Но также в документах есть еще комплекс данных, которые никак не влияют на то, как в бухучете отражаются текущие операции, совершаемые юрлицом.
  • Нет и ясности с тем, что считать «размещением» бухгалтерских данных. Например, в ФСБУ нет ни одного предложения или абзаца, прямо запрещающего хранить в России только копию базы, используемой за пределами страны.
  • Есть и еще один значимый момент. То, что база данных должна находиться в России, не равносильно тому, что и вести ее нужно здесь же. Компаниям не придется нанимать дополнительный персонал для заполнения БД в России, если такая функция уже реализована за ее пределами.
  • Действие стандарта затрагивает только непосредственно первичные документы (накладные, акты выполненных работ, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.) и регистры бухучета. Но в любой организации в зависимости от специфики деятельности есть и иные документы, не относящиеся к первичным. И на них действие нового требования не распространяется.

Не обязаны соблюдать положения ФСБУ компании, ведущие бухгалтерский учет в соответствии с законодательством другой страны. Не стоит опасаться претензий со стороны проверяющих и в ситуации, если требования ФСБУ не соблюдаются при ведении налогового или управленческого учета.

  • Ни в самом ФСБУ, ни в других документах пока нет ни слова о том, как будут наказывать тех, кто не выполнит новые требования. Если исходить из положений КоАП, проверяющий может выписать штрафы по следующим статьям:
  • ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности». Например, инспектор может установить, что у юридического лица отсутствует первичная документация;
  • ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

По ст. 15.11 КоАП организацию накажут на 5-10 тысяч рублей. Хранение документации с нарушениями обойдется дороже. Здесь сумма штрафа составляет 200-300 тысяч рублей.

Но до вступления ФСБУ в законную силу еще есть время. И нельзя исключать, что за эти месяцы КоАП будет доработан. Появятся специальные статьи с наказаниями для тех, кто не соблюдает требования, относящиеся к хранению первичной документации и баз данных.

Необходимо заметить, что изначально в стандарте планировались более жесткие формулировки. Планировалось, что на территории России необходимо размещать все базы, в которых можно собирать, хранить, систематизировать тем или иным образом данные, относящиеся к бухучету.

При этом данные можно корректировать, обновлять, извлекать, если это необходимо для работы. Но к окончательной редакции документ стал более лояльным к юрлицам.

Законодатели ограничились формулировкой: «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».

Есть основания считать, что инициаторы разработки положения изначально планировали, что все предприятия и организации обязаны хранить на серверах в России непосредственно системы, предназначенные для обработки первичной документации и ведения бухучета. Это позволило бы инспекторам ФНС или иным контролирующим инстанциям получать доступ к любым нужным им данным. При этом не имело бы значения, кто управляет этой информацией. Но в конечную редакцию стандарта включены более мягкие положения.

Приведенная выше информация оставляет больше вопросов, чем дает на них ответов. И юридическим лицам нужны пояснения от компетентных лиц.

От этого будет зависеть, какие решения придется принимать руководству. Можно полностью перенести все базы в Россию, чтобы не нарушать законодательство.

Но такие действия сопряжены со значительными расходами на перенос данных, организацию серверного хранения.

Другой вариант предполагает, что в России будет храниться только копия БД и системы, используемой для обработки документации. Но он сопряжен с определенными рисками. Но в то же время организовать хранение копии проще, чем полностью перенести базу данных.

На практике это означает, что всем заинтересованным лицам придется ждать пояснений от различных министерств и ведомств. Без этого любые выводы и предположения будут преждевременными.

Есть и еще один существенный момент. В соответствии с действующим Положением организации обязаны хранить первичку с сохранением ее первоначального вида.

В то же время готовится закон, который позволяет юридическим лицам конвертировать документы из бумажного вида в компьютерный формат, работать с электронными дубликатами.

Есть все основания предполагать, что в этом случае ФСБУ придется корректировать. Дата оформления первичного документа

Готовящиеся изменения затронут вопросы оформления первичных бухгалтерских документов, точнее, дату оформления.

Теперь будет считаться, что документ оформлен в тот день, когда его заверило лицо, проводящее конкретную сделку, операцию с товарами или связанную с оказанием услуг. Это же лицо отвечает за оформление всей необходимой документации.

Как вариант, подпись под документом может поставить лицо, отвечающее за должное оформление события, уже имевшего место.

Читайте также:  Образец приказа о введении в штатное расписание новой должности

На основании сказанного можно сделать вывод, что датой составления документа, подтверждающего совершение хозяйственной операции, считается та дата, когда под ним подпись поставил последний участник (ответственное лицо).

В стандарте отдельно подчеркивается один момент. Дата непосредственно составления накладной, акта выполненных работ, иного первичного документа может не совпадать с той датой, когда хозяйственная операция непосредственно имела место. В подобных ситуациях в документе в соответствии со стандартом должны быть указаны обе даты.

А контролирующие инстанции получат возможность проверять, как юридическое лицо соблюдает требования, касающиеся оформления хозяйственных операций. Действующие требования предписывают, что накладные, акты, иные документы надлежит оформлять тогда, когда операция совершается.

Как вариант, документы можно оформить сразу после того, как операция завершена.

Особенно внимательными в этом плане следует быть юридическим лицам, применяющим электронный документооборот. Дата под документом проставляется программой. Скорректировать ее потом даже в случае такой необходимости не получится.

Еще нужно коснуться двух дат. Первая значится в «шапке» накладной или акта выполненных работ, если документ распечатан на бумаге. При электронном документообороте файл для обмена также создается определенной датой.

Если внимательно изучить ФСБУ, можно заметить, что этим двум датам не уделяется никакое внимание. На основании этого можно сделать вывод, что проверяющие не будут уделять этим датам пристальное внимание.

Их можно считать только свидетельством того, что ответственное лицо приступило к составлению документов, относящихся к некоторой хозоперации. Что такое оправдательный документ? В новом Стандарте появляется термин или понятие «оправдательный документ».

Предполагается, что в нем содержатся некоторые данные о хозяйственной операции. И далее оправдательный документ становится основанием для заполнения первичной документации. Это относится в частности, к обязательным реквизитам.

Нужно подчеркнуть один момент. Оправдательный документ не является аналогом первичной документации, если речь идет именно об оформлении некоторой хозоперации. На основании оправдательного документа нельзя заполнять регистры бухучета. Соответственно, счет можно не заполнять столь же тщательно, как последующий за ним первичный документ (накладную или счет). Это относится к реквизитам.

Оправдательных документов в каждой организации много. Это — контракты, счета на безналичную оплату, решения суда, влекущие за собой определенные действия со стороны юрлица, и т. д.

Бухгалтерам и иным ответственным сотрудникам важно не забывать про один момент. Если на основании оправдательного документа оформляется накладная или иной первичный документ, то в нем должна значиться информация об этом документе (дата, номер и т. д.).

Электронный документооборот

Юридическим лицам в связи с последними изменениями в ФСБУ важно учитывать следующее:

  • в соглашении между участниками электронного документооборота может значиться, что определенный документ может быть заверен только строго определенной подписью: простой, усиленной и т. д. Если такое соглашение существует, его необходимо соблюдать. Все остальное будет считаться нарушением;
  • если в отношении конкретного документа нет никаких требований, касающихся вида ЭЦП, для его визирования можно использовать любую подпись, как простую, так и усиленную квалифицированную. Никто из проверяющих не сможет предъявить какие-либо претензии.

В соответствии с ФСБУ участники сделки или конкретного документооборота должны самостоятельно согласовать, какой тип подписи использовать, включая КЭП. Этот момент закрепляется в соглашении. При том, что закон «Об ЭЦП» подобные требования не содержит. Как исправлять ошибки? Бухгалтерам следует обратить на изменения, касающиеся внесения изменений в документы:

  • если в документе меняются какие-либо данные, исправления должен заверить тот человек, который изначально занимался его составлением. Должна стоять дата, когда вносятся изменения. К обязательным реквизитам относятся должности и ФИО ответственных лиц. Если исходить из требований ФСБУ, то исправлять и составлять документ должно одно и то же лицо. Как поступать, если конкретный сотрудник успел уволиться, в ФСБУ ничего не сказано. Остается ждать пояснений от компетентных лиц;
  • в документах на бумажных носителях нельзя ничего закрашивать или заклеивать. Если какая-то графа содержит ошибку, данные надлежит зачеркнуть. Над ними пишется верное значение;
  • если первоначальный документ был составлен в электронном формате, законодательно разрешается составить новый. В нем обязательно должна быть ссылка на то, что документ является заменой иного, составленного ранее и содержащего ошибки;
  • организация должна применять такие средства воспроизведения, чтобы была возможность использовать документ с исправлениями независимо от первоначального ошибочного. Но к данному моменту времени подобные системы, сервисы практически отсутствует. И юридические лица могут столкнуться с тем, что приведенное требование просто невозможно будет исполнить;
  • если регистр бухучета ведется в бумажном варианте, для внесения исправлений можно использовать корректурный способ. Как вариант, бухгалтер имеет право сделать исправительную запись по затронутым счетам бухучета.

Что еще изменилось?

Перечисленным ранее изменения в ФСБУ не ограничиваются. Бухгалтерам важно знать следующее:

  • если юрлицо проводит несколько операций, связанных между собой, их можно оформить с использованием одного документа. Также первичные накладные (акты) можно выписывать не единовременно, когда операция непосредственно совершается. Допускается заполнение первичных документов с некоторой периодичностью;
  • с особой тщательностью нужно подходить к работе, если юрлицо ведет деятельность за пределами России. Если на уровне законодательства предусмотрено, что регистры бухучета ведутся на языке, являющимся официальным для некоторой страны, то данные для регистров придется переводить построчно. Если подобные требования отсутствуют, то в России придется построчно переводить не только регистры, но и документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни.

Выводы

Бухгалтерам и руководству компаний следует подготовиться к тому, что документацию и базы данных, относящихся к бухучету, придется хранить в России. Это прямо следует из нового ФСБУ. Можно сделать вывод, что контролирующие инстанции хотят обходиться минимумом формальностей при получении данных в рамках проверок.

Но при этом в Положении ничего не говорится о том, должна ли учетная система полностью находиться в России. Не предлагается и подход, который бы устроил все стороны процесса. Остается только ждать, когда Минфин даст свои пояснения.

Опираться на положения ФСБУ нужно с 01.01.2022 года. За оставшиеся до этого момента месяцы юридическим лицам придется решать, как вести бизнес, бухгалтерский учет, как организовать перенос данных на сервера в России.

ФСБУ затрагивает вопросы не только размещения баз данных. Вводится понятие «оправдательного документа». Можно будет оформлять несколько хозяйственных операций одним документом. Отдельное внимание уделено внесению исправлений в первичные документы с учетом носителя. Эти изменения можно считать дальнейшим развитием бухучета в стране.

все статьи

Как организовать хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде? | «Гарант-Сервис» г. Липецк

Как организовать хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде?


Правила хранения регистров бухгалтерского учета в электронном виде прописываются в учетной политике учреждения. Например, в учетной политике учреждения может быть прописано следующее.

Хранение регистров бухгалтерского учета производится в учреждении в электронном виде. При передаче электронного регистра на хранение в электронный архив производится перемещение реквизитов и данных созданного регистра в хранилище (базу данных, таблицу или совокупность таблиц базы данных) с наложением запрета на изменение его реквизитов.

Формирование электронных образов документов и их внесение в базу данных для последующего хранения, осуществляется ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

Созданные электронные регистры бухгалтерского учета документов подлежат хранению в течение пяти лет.

При получении входящего регистра бухгалтерского учета в электронном виде работник, уполномоченный приказом руководителя учреждения за организацию хранения регистров в электронном виде, в том числе их обработку, осуществляет проверку регистров бухгалтерского учета, их ввод (загрузку) в базу данных.

По результатам ввода (загрузки) регистров учета в базу данных формируется электронный образ, соответствие которого входящему регистру учета в электронном виде подтверждается простановкой электронной подписи сотрудника, уполномоченного на обработку входящего регистра.

В формируемую резервную копию электронного архива включаются регистры бухгалтерского учета в электронном виде, размещенные в электронном архиве за период с даты, соответствующей дате последнего резервного копирования, по дату формирования резервной копии включительно. По окончании финансового года осуществляется формирование резервной копии баз данных электронного архива за истекший год.

Резервная копия электронного архива, резервная копия базы данных электронного архива подлежат записи на оптические носители информации (один или несколько CD-дисков, DVD-дисков и т.п.

 с закрытой сессией) с указанием на лицевой стороне носителя информации следующих реквизитов: даты формирования копии, периода, за который сформирована резервная копия, общего объема информации, порядкового номера копии, в соответствии с «Журналом регистрации переданных на хранение резервных копий электронного архива документов, баз данных электронного архива регистров учета», Ф.И.О. уполномоченного исполнителя, срока хранения данного носителя информации.

Т. Сильвестрова,
главный редактор журнала «Бюджетные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Хранение в электронном виде документов о доходах физлиц, о сумме выплат и иных вознаграждений, о страховом стаже застрахованных лиц

Главная → Статьи → Хранение в электронном виде документов о доходах физлиц, о сумме выплат и иных вознаграждений, о страховом стаже застрахованных лиц

Каков порядок хранения в электронном виде сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, предоставляемых в налоговые органы, и приложений к отчету “Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам”, а именно раздела 6 “Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица” (учетной политикой бюджетного учреждения предусмотрено, что указанные в вопросе документы хранятся в электронном виде)? Обязано ли учреждение хранить перечисленные отчеты на бумажном носителе (представление отчетности идет по электронным каналам связи, подписывается ЭЦП)? Как организовать порядок хранения?

Читайте также:  Процедура уничтожения документов

Хранение сведений о доходах физических лиц

Согласно п. 2 ст.

230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Данные сведения подаются в виде справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (далее – Сведения по форме 2-НДФЛ), которая в настоящее время утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Этим же документом утверждены порядок заполнения справки 2-НДФЛ и формат ее предоставления в электронной форме.

Сведения по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Представлять указанные сведения и расчет сумм налога на бумажных носителях могут только налоговые агенты при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек.

Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (вопрос 6 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Следовательно, минимальный срок хранения сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ установлен четыре года.

Фсбу 27/2021 — документы и документооборот | «правовест аудит»

Правила, установленные ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», должны исполнять экономические субъекты, включая кредитные и некредитные финансовые компании, деятельность которых регулирует ЦБ РФ.

На организации бюджетной сферы ФСБУ 27/2021 не распространяется (п. 1 ФСБУ 27/2021).

Для целей ФСБУ 27/2021 документы — это первичная учетная документация и регистры бухгалтерского учета, а документооборот — движение документов с момента их составления экономическим субъектом до завершения исполнения (то есть до момента, когда они будут использованы для формирования бухгалтерской отчетности, а затем переданы в архив).

На документы по-прежнему распространяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», но теперь для них стали обязательными и правила ФСБУ 27/2021.

Документ бухгалтерского учета должен быть составлен на русском языке, если документ составлен на иностранном языке, то к нему должен быть приложен построчный перевод на русский язык ( п. 5 ФСБУ 27/2021).

Составление первичных документов на иностранном языке допустимо, если место деятельности находится за пределами РФ и по законодательству (правилам) этой страны документы бухгалтерского учета составляются на языке этой страны (абз.1 п. 6 ФСБУ 27/2021).

Такой подход не применим к регистрам бухгалтерского учета (абз. 2 п. 6 ФСБУ 27/2021). Они должны быть построчно переведены на русский язык.

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся все те, что перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Требования распространяются как на «внешние» документы, то есть полученные от контрагентов (торговый товарный счет и пр.), так и на «внутренние» — составленные внутри экономического субъекта (авансовый отчет и пр.).

При этом ФСБУ 27/2021 конкретизирует, что дата составления первичного учетного документа — это дата подписания первичного учетного документа лицом, совершившим операцию и ответственным за ее оформление, или лицом, ответственным за оформление совершившегося факта деятельности. Если дата составления документа отличается от даты совершения хозяйственной операции, то дата совершения хозяйственной операции также подлежит отражению в первичном документе.

К сведению! К обязательным реквизитам документа, указанным в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, можно добавить дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021)

Если экономический субъект включает обязательные реквизиты в первичный документ на основании другого документа, где фиксируются данные о событии, произошедшем в хозяйственной деятельности, то есть на основании оправдательного документа, то указываются также и реквизиты такого оправдательного документа.

При подготовке первичной учетной документации допускается оформление одним документом:

  • несколько связанных событий хозяйственной деятельности
  • ряд сделок, заключенных участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами

К сведению! Все записи в документах должны быть произведены средствами, обеспечивающими их сохранность. К ним не относится простой карандаш (п. 13 ФСБУ 27/2021)

Экономический субъект вправе самостоятельно определять периодичность формирования документации в отношении:

  • длящихся событий хозяйственной деятельности (амортизация объектов и др.)
  • повторяющихся событий хозяйственной деятельности (поставка товаров партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.)

Периодичность составления документов может быть любая: сутки, неделя, месяц, квартал. При принятии решения необходимо исходить из существа события и требования рациональности и, конечно, документы должны обязательно быть сформированы на отчетную дату.

Достоверность сведений, указанных в первичных учетных документах, подтверждают лица, составившие такие документы и подписавшие их (п. 30 ФСБУ 27/2021). Аналогичный порядок действует в отношении лиц, поставивших свою подпись в регистрах. Такие лица отвечают за правильность отражения объектов в бухгалтерском учете (п. 11 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Перечень лиц, уполномоченных ставить подпись устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16 ФСБУ 27/2021)

Если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, то экономический субъект самостоятельно выбирает вид электронной подписи из числа предусмотренных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (п. 17 ФСБУ 27/2021).

К сведению! Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия (п. 17 ФСБУ 27/2021). Следовательно, если другую сторону не устраивает простая электронная подпись, то письменно может быть оговорено использование наиболее защищенного варианта — усиленной квалифицированной электронной подписи.

По мнению ФНС России, при оформлении первичных учетных документов экономический субъект вправе организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись, при выполнении требований, установленных в статье 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. К таким документам не будет претензий для целей налогового учета (Письмо ФНС России от 21.06.2021 № ЕА-3-26/4451@ согласовано с Минфином России).

В регистрах бухгалтерского учета указывается величина денежного измерения объектов. Она едина и это — рубль. При этом не важно, где и в какой валюте совершалась хозяйственная операция экономическим субъектом.

Однако, есть нюансы: регистр бухгалтерского учета может содержать одновременно два денежных измерителя (иностранная валюта и рубль), если это не противоречит иным ФСБУ, принятым в России, а также Федеральному закону от 06.12.

2011 № 402-ФЗ.

Помимо этого, ФСБУ 27/2021 требует, чтобы система регистров бухгалтерского учета обеспечивала:

  • полноту предоставляемых сведений (то есть достаточность информации, важной для всех заинтересованных пользователей)
  • отражение сведений о хозяйственной деятельности экономического объекта как на синтетических счетах, так и на аналитических
  • отражение в учете всех объектов в хронологической последовательности, а также постоянное обновление сведений о них на счетах
  • обоснованность записей в бухгалтерском учете и их достоверность (соответствие первичным документам и точность отражения объектов)
  • системность и своевременность информации (взаимосвязь записей и отчетности, соответствие периоду, когда информация необходима пользователям)
  • юридическую значимость записей, произведенных в учете (то есть записи должны подтверждать факт, который имел место быть в хозяйственной деятельности экономического субъекта)

При исправлении документов организация (экономический субъект) самостоятельно выбирает способ из приведенных в ФСБУ 27, за исключением тех случаев, когда законодательством РФ или принятыми в соответствии с ним правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено. В частности, подобные ограничения установлены для кассовых документов (п. 4.7 Указания Банка России 11.03.2014 N 3210-У).

Экономический субъект обязан исправить документ так, чтобы было понятно, где ошибка, а где корректные данные. В записи об исправлении должны содержаться:

  • дата исправления документа
  • подписи лиц, внесших исправление, должности, ФИО либо иные сведения, позволяющие идентифицировать таких лиц (внести коррективы может не каждый, а только лицо, составившее документ, или ответственное за ведение регистра, если ошибка обнаружена в регистре бухгалтерского учета)
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета)

ФСБУ 27/2021 также допускает исправление документа, сформированного в электронном виде. Так, при обнаружении неточностей можно составить новый (исправленный) документ (п. 20 ФСБУ 27/2021). В новом (исправленном) бланке должны быть:

  • сведения о том, что он подготовлен взамен первоначального электронного документа
  • дата внесения правок
  • электронные подписи лиц, исправивших документ, а также их должности, ФИО или прочие данные, позволяющие их идентифицировать
  • доступ к новому бланку должен быть построен таким образом, чтобы новый (исправленный) документ не мог рассматриваться и использоваться как отдельный, а только лишь в совокупности с первичным документом

ФСБУ 27/2021 не устанавливает каких-либо существенных нововведений в порядке исправления документов, а также регистров.

Как и было ранее, в документе, составленном на бумажном носителе, неверные данные (это может быть и текст, и сумма) зачеркиваются, а правильные сведения вносятся над зачеркнутым. При этом должно быть читаемо то, что перечеркнуто.

Надпись «Исправлено» по-прежнему актуальна (абз. 3 п. 21 ФСБУ 27/2021). Использование корректирующей жидкости, стирание, замазывание запрещено.

Для исправления в регистрах бухучета предусмотрены два варианта (п. 22 ФСБУ 27/2021):

  • метод «Красное сторно» (запись сторнируется, иными словами, обнуляется за счет проводки с теми же счетами, но с суммой со знаком минус)
  • метод «Дополнительная запись» (проводка дублируется, сумма дополняется до той, что является верной)

Подлинники документов бухгалтерского учета, независимо от того, как они составлены (на бумажном носителе или в электронном виде) подлежат обязательному хранению на территории РФ. Сроки установлены законодательством РФ, в частности, Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Обратите внимание! Документы должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод «бумажных» бухгалтерских документов в электронный формат с целью дальнейшего хранения не допускается (п. 24 ФСБУ 27/2021).

При составлении документов бухгалтерского учета в электронном виде экономический субъект должен обеспечить возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе (п. 14 ФСБУ 27/2021).

Если законодательство или нормы иного государства, где осуществляется деятельность экономического субъекта, обязывают его хранить документы на территории данного государства, то такое хранение не запрещено. Об этом прямо указано в п. 25 ФСБУ 27/2021.

Порядок доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета организация (экономический субъект) устанавливает самостоятельно.

При этом обязательным является информирование об этом главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, которое ответственно за ведение бухгалтерского учета.

Проинформировать придется и лиц, с которыми заключен договор на оказание бухгалтерских услуг (п. 26 ФСБУ 27/2021).

При утрате документов или в случае их порчи, делающей невозможным использование сведений, отраженных в таких документах, экономический субъект обязан предпринять все возможные меры для того, чтобы восстановить документы (п. 27 ФСБУ27/2021).

НЕ ДАЙТЕ ПОВОДА ДЛЯ ВЫЕЗДНОЙ ПРОВЕРКИ Получите максимум пользы от аудита: проверьте отчетность, устраните риски и найдите финансовые резервыЗаказать аудит

Организация документооборота — ответственность руководителя экономического субъекта. Именно он должен организовать документооборот так, чтобы:

  • ответственные лица могли своевременно принимать объекты к бухгалтерскому учету, передавать данные для внесения записей в регистры, а также составлять достоверную отчетность
  • избежать несанкционированного доступа к документам бухгалтерского учета

Как уже говорилось, ФСБУ 27/2021 обязателен с 1 января 2022 года, но решение о его применении можно принять и раньше (п. 2 Приказа Минфина России от 16.04.2021 № 62н).

Рекомендуем заблаговременно ознакомиться с обновленными правилами в отношении составления, исправления, хранения первичных документов, регистров бухучета, при необходимости привести учетную политику и систему внутреннего контроля в соответствие с ФСБУ 27/2021.

При проведении системного комплексного аудита применять новые ФСБУ будет легко. В рамках договора на аудит эксперты, аудиторы и налоговые юристы оперативно ответят на вопросы по применению изменений в бухгалтерском и налоговом учете.