Правила

Хранение документов общества

Мы удивим вас: ООО обязано хранить внутренние документы не только для бухучёта, но и в силу корпоративных правил. 

Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.

  • Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.
  • Нормативка про хранение документов:
  • Закон об ООО
  • Статья 23 НК РФ
  • Закон о бухучёте

Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144 

Документы, которые обязано хранить ООО

Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:

  1. — Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.
  2. — Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.
  3. — Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.
  4. — Список участников.
  5. — Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.
  6. — Годовые отчёты.
  7. — Решения судов по корпоративным спорам — если были.
  8. — Договоры по крупным сделкам и сделкам с заинтересованностью.
  9. — Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.
  10. — Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.
  11. Статья: срок хранения документов
  12. Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно. 

Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.

Участники вправе знакомиться с документами ООО

Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО. 

Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.

Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО. 

Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.

Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.

Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. 

Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать. 

Это всего лишь документы, что может пойти не так?

Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт. 

Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.

Статья: как подстраховаться от партнёра по ООО

Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.

Штраф

Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.

Неустойка

Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.

Пример 

Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.

Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.

Дело № А03-10777/2018.

Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.

Коротко: как не получить проблемы на пустом месте

  1. Общество обязано хранить устав, документы о регистрации, протоколы общих собраний, договоры, платежки, внутренние положения и всё, что связано с кадрами.
  2. Участник общества может ознакомиться с любыми документами в офисе общества или взять себе копии.

  3. На запрос участника директор обязан среагировать в течение пяти дней.
  4. «Терять» документы или прятать их от партнёра — это невыгодный и незаконный способ решения корпоративного конфликта. Суд обяжет показать документы и в худшем случае оштрафует и взыщет неустойку.

Статья актуальна на  25.05.2022

Сколько времени надо хранить документы организации и ИП

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

https://www.youtube.com/watch?v=aT9GFWdD4ks\u0026pp=ygU20KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQvtCx0YnQtdGB0YLQstCw

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.
Читайте также:  Договор цессии бухгалтерский и налоговый учет

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

https://www.youtube.com/watch?v=aT9GFWdD4ks\u0026pp=YAHIAQE%3D

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность 5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность 1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета 5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета 5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов 4 года
Налоговые декларации 5 лет
КУДиР для УСН постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС 5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование 5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет
Документы, связанные с ККТ 5 лет
Документы по охране труда 5 лет
Трудовые договоры 75 лет
Личные дела руководителей организации постоянно
Личные дела работников 75 лет
Личные карточки работников 75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) 3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета 75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

За долгие годы работы у любого общества накапливается множество различных документов, связанных с финансовой отчетностью, кадрами и т.п.

При этом в акционерных обществах   есть множество других важных для общества документов, например, таких как: решение о выпуске ценных бумаг, протоколы заседаний совета директоров и общего собрания акционеров, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании, на получение дивидендов и т.п. Возникают разные вопросы, например:

Какие документы необходимо хранить и как?Какой срок хранения у документов?

Кто имеет доступ к данным документам?

Данный вопрос регулируется Постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16 июля 2003г. «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерного общества, а также порядок уничтожения документов срок хранения по которым закончился.

Кто несет ответственность за организацию хранения документов?

  • Генеральный директор акционерного общества.

Как правильно рассчитать срок хранения документов?

  • Отсчет срока хранения документа начинается с 1 января года, следующего за годом создания документа.

В каком виде хранятся документы в обществе?

  • Хранению подлежат подлинники, а в случае утраты документа – хранится копия данного документа и акт об утрате.

Как учитываются документы акционерного общества?

  • Для учета документов можно порекомендовать вести специальный журнал учета документов акционерного общества, в котором указывается наименование документа, место хранения (подразделение, отдел), дата создания документа, срок хранения, дата уничтожения документа / передачи в архив общества.
Срок хранения: ПОСТОЯННО
  • Решение об учреждении (создании) общества
  • Договор о создании общества
  • Договор о присоединении (слиянии) общества
  • Передаточный акт
  • Решение о разделении, выделении или преобразовании
  • Разделительный баланс
  • Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий
  • Договоры купли-продажи земельных участков, зданий
  • Документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжении, аренду, собственность организации
  • Учредительные документы (устав), изменения и дополнения к ним
  • Свидетельство о государственной регистрации общества
  • Документы по ценным бумагам:
    • Решение о выпуске ЦБ
    • Проспекты эмиссии
    • Отчеты об итогах выпуска ЦБ
    • Уведомления о регистрации выпуска и отчета об итогах выпуска ЦБ
  • Положения о филиалах и представительствах
  • Материалы, предоставляемые акционерам к годовому общему собранию:
    • Годовой отчет;
    • Годовая бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения к ним, аудиторское заключение, пояснительная записка)
    • Заключения ревизионной комисии 
  • Сводная бухгалтерская отчетность
  • Протоколы общих собраний акционеров
  • Протоколы заседаний:
    • совета директоров;
    • коллегиального исполнительного органа;
    • ревизионной комиссии
  • Решения единоличного исполнительного органа:
    • приказы и распоряжения по основной деятельности
Читайте также:  П. 4 ст. 14.25 РФ

Порядок хранения корпоративной документации в хозяйственном обществе

В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения.

Все организации, предприятия,  учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами. К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.

Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – «ООО») и акционерными обществами (далее – «АО»), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – «Закон об ООО»). В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам.

Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее – «Перечень Росархива»).

Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО

Сроки хранения документов ООО
Договор или решение об учреждении общества
Устав, зарегистрированные изменения в устав
Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества
Свидетельства о государственной регистрации общества
Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества
Внутренние документы общества
Положения о филиалах и представительствах
Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества
Протоколы органов управления и контроля общества
Списки аффилированных лиц общества
Списки участников общества (с 01.07.2009 г.)
Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля

Хранение документов в ООО: риски и их минимизация — Управление персоналом

Чеснов Кирилл Вячеславович,e-mail: [email protected]адвокат Московской коллегии адвокатов «ГРАД»

Большинство компаний находятся в благостном неведении о сроках и порядке хранения документов, основываясь на пятилетнем сроке, установленном для хранения бухгалтерских документов. При этом мало кто связывает эту обязанность со штрафными санкциями, введенными с весны 2009 г., которые могут составить в отношении юридических лиц от 200 до 300 тыс. руб.

  • Какие же обязанности по срокам хранения предусмотрел законодатель, снабдив их столь суровыми мерами ответственности?
  • Сроки хранения документов
  • Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов известны и поэтому не представляют большого интереса.
  • Статья 24 НК РФ предусматривает, что налоговые агенты обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, в течение четырех лет.
  • Статья 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает не менее чем пятилетнюю обязанность организаций по хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Но особый интерес, как ни странно, представляет ст. 50 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, которая, на первый взгляд, ни о каких сроках хранения не упоминает.

Согласно данной норме перечень документов, подлежащих хранению, является открытым и включает все документы, подлежащие хранению в соответствии с иными нормативно­правовыми актами. Так, в соответствии с п. 1 ст. 50 Закона об ООО общество обязано хранить следующие документы:

  1. • договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;• протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;• документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;• документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;• внутренние документы общества;• положения о филиалах и представительствах общества;• документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;• протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;• списки аффилированных лиц общества;• заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  2. • иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
  3. При этом иные документы в данном случае как раз и предусмотрены федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации. Таковыми выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», а также ряд подзаконных нормативных актов:

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Хранение документов и предоставление обществом информации

ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества (ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

  • Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к следующим документам:
  • 1) договор об учреждении общества (за исключением случая учреждения общества одним лицом), решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
  • 2) протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
  • 3) документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
  • 4) внутренние документы общества;
  • 5) положения о филиалах и представительствах общества;
  • 6) решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;
  • 7) протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;
  • 8) списки аффилированных лиц общества;
  • 9) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  • 10) судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам, в том числе определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;
  • 11) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;
  • 12) договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;
  • 13) иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами.

Обратите внимание: ООО несет ответственность за нарушение порядка и сроков предоставления информации по требованию участника (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 18 января 2011 г. № 144).

Документы должны быть предоставлены обществом в течение пяти рабочих дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа общества, если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом, утвержденным общим собранием или советом директоров (наблюдательным советом) общества и опубликованным на его сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Плата, взимаемая обществом за предоставление копий документов, не может превышать затраты на их изготовление и, если в требовании указано на необходимость их отправки по адресу, указанному участником, соответствующие расходы на пересылку. Уставом общества либо внутренним документом может быть установлена необходимость предварительной оплаты участником общества указанных расходов.

Общество вправе отказать в предоставлении документов при наличии хотя бы одного из следующих условий:

  • электронная версия запрашиваемого документа на момент предъявления участником общества требования размещена на сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в свободном доступе либо раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах для раскрытия информации;
  • документ запрашивается повторно в течение трех лет при условии, что первое требование о его предоставлении было надлежащим образом исполнено обществом;
  • документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения участника общества с требованием).

10. Хранение документов общества. Порядок предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам


  • договор об учреждении Общества,
  • решение
    об учреждении Общества, устав Общества,
    а также внесенные в устав Общества и
    зарегистрированные в установленном
    порядке изменения;

  • протокол собрания учредителей Общества,
    содержащий решение о создании Общества
    и об утверждении денежной оценки
    неденежных вкладов в уставный капитал
    Общества, а также иные решения, связанные
    с созданием Общества;

  • документ, подтверждающий государственную
    регистрацию Общества;

  • документы, подтверждающие права Общества
    на имущество, находящееся на его балансе;

  • внутренние документы Общества;

  • положения о филиалах и представительствах
    Общества;

  • документы, связанные с эмиссией облигаций
    и иных эмиссионных ценных бумаг Общества;

  • протоколы общих собраний участников
    Общества;

  • списки аффилированных лиц Общества;

  • заключения ревизора Общества, аудитора,
    государственных и муниципальных органов
    финансового контроля.
Читайте также:  Депозитарные расписки дивиденды

10.2.
Общество хранит документы, предусмотренные
пунктом 10.1. по месту нахождения его
единоличного исполнительного органа
или ином месте, известном и доступном
участникам Общества.

10.3.
По требованию участника Общества,
аудитора или любого заинтересованного
лица Общество обязано в разумные сроки
предоставить им возможность ознакомиться
с учредительными документами Общества,
в том числе с изменениями. Общество
обязано по требованию участника Общества
предоставить ему копии действующего
учредительного договора и устава
Общества.

11. Реорганизация и ликвидация общества

11.1.
Реорганизация Общества.

11.1.1.
Общество может быть добровольно
реорганизовано по единогласному решению
его участников.

Другие
основания и порядок реорганизации
Общества определяются Гражданским
кодексом Российской Федерации и иными
федеральными законами.

11.1.2.
Реорганизация Общества может быть
осуществлена в форме слияния, присоединения,
разделения, выделения и преобразования.

11.1.3.

Не позднее тридцати дней с даты принятия
решения о реорганизации Общества, а при
реорганизации Общества в форме слияния
или присоединения – с даты принятия
решения об этом последним из Обществ,
участвующих в слиянии или присоединении,
Общество обязано письменно уведомить
об этом всех известных ему кредиторов
и опубликовать в органе печати, в котором
публикуются данные о государственной
регистрации юридических лиц, сообщение
о принятом решении. При этом кредиторы
Общества в течение тридцати дней с даты
направления им уведомления или в течение
тридцати дней с даты опубликования
сообщения о принятом решении вправе
письменно потребовать досрочного
прекращения или исполнения соответствующих
обязательств Общества и возмещения им
убытков.

11.1.4.
При слиянии Общества с другим хозяйственным
обществом все права и обязанности
Общества переходят к вновь возникшему
юридическому лицу в соответствии с
передаточным актом, а доли в уставных
капиталах Обществ, принадлежащие другим
участвующим в слиянии Обществам,
погашаются.

11.1.5.
При присоединении Общества к другому
хозяйственному обществу к последнему
переходят все права и обязанности
Общества в соответствии с передаточным
актом.

11.1.6.
При разделении Общества все его права
и обязанности переходят к обществам,
созданным в результате разделения, в
соответствии с разделительным балансом.

11.1.7.
При выделении из Общества одного или
нескольких обществ к каждому из них
переходит часть прав и обязанностей
реорганизованного общества в соответствии
с разделительным балансом.

11.1.8.
Общество вправе преобразоваться в
хозяйственное общество другого вида,
хозяйственное товарищество или
производственный кооператив. При
преобразовании Общества к юридическому
лицу, созданному в результате
преобразования, переходят все его права
и обязанности в соответствии с передаточным
актом.

Хранение учредительных документов

«Бухгалтерский учет», 2009, N 1

Практически каждая организация сталкивается с необходимостью внесения изменений в свои учредительные документы или принятия их в новой редакции. Для того чтобы они вступили в силу, необходима их государственная регистрация.

https://www.youtube.com/watch?v=aT9GFWdD4ks\u0026t=20s

В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с хранением и оформлением подлинников учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, составляющих подавляющее большинство хозяйствующих субъектов на территории Российской Федерации.

Где должны храниться подлинники учредительных документов хозяйственного общества?

Гражданский кодекс РФ устанавливает, что участники хозяйственного товарищества или общества вправе получать информацию о деятельности товарищества или общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном учредительными документами порядке.

Более детально права участника общества с ограниченной ответственностью прописаны в ст. 12 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Предусмотрено, что по требованию участника общество обязано в разумные сроки предоставить ему возможность ознакомиться с учредительными документами общества, с изменениями в учредительных документах, а также предоставить ему копии действующих учредительного договора и устава общества.

Что же касается акционеров, то в ст. 11 Федерального закона «Об акционерных обществах» предусмотрено, что по требованию акционера общество обязано в разумные сроки предоставить ему возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему, а также предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.

Очевидно, что подлинник учредительных документов должен находиться в пределах досягаемости.

В отношении обществ с ограниченной ответственностью этот вывод подтверждается нормами ст.

50 «Хранение документов общества» Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», в соответствии с которой общество обязано хранить: учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения; протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию общества.

И наконец, общество должно хранить указанные документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

В отношении акционерных обществ действует ст. 89 «Хранение документов общества» Федерального закона «Об акционерных обществах», которая обязывает общество хранить устав, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества.

Причем указанные документы общество должно хранить по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Никаких иных мест хранения не предусмотрено вообще.

  • Подлинник учредительных документов общества с ограниченной ответственностью должен находиться у исполнительного органа общества, если этот порядок определен обществом.
  • Подлинник учредительных документов акционерного общества должен находиться у исполнительного органа общества.
  • Однако то, что подлинник учредительных документов должен храниться у исполнительного органа общества, не означает, что этот подлинник учредительных документов является единственным.

Сколько может быть всего оформлено подлинников учредительных документов?

Основным нормативным документом, определяющим общие условия создания и функционирования хозяйственных и акционерных обществ, является Гражданский кодекс РФ. Так, в соответствии с положениями п. 1 ст.

52 «Учредительные документы юридического лица» ГК РФ юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

В отношении обществ с ограниченной ответственностью вопрос рассматривается более подробно в ст.

89 «Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью» ГК РФ: учредительными документами общества с ограниченной ответственностью являются учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав. Если общество учреждается одним лицом, его учредительным документом является устав.

В отношении акционерных обществ ст. 98 «Образование акционерного общества» предусматривает, что учредительным документом акционерного общества является его устав, утвержденный учредителями.

Ни Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью», ни Федеральный закон «Об акционерных обществах» не содержат никаких ограничений по поводу количества оформляемых учредительных документов общества и никаких технических деталей подобного оформления.

Основываясь на общепринятой деловой практике, полагаем, что количество подлинных экземпляров того или иного документа (договора) зависит от количества участников сделки.

Другими словами, документы оформляются в таком количестве, чтобы каждая сторона сделки имела в своем распоряжении подлинный экземпляр. Кроме того, дополнительно могут быть оформлены подлинные экземпляры для исполнительного органа юридического лица и органа государственной регистрации, если такая регистрация необходима.

Если хозяйственное общество имеет большое количество учредителей (участников) или большое количество акционеров, то количество подлинников учредительных документов может быть разумно сокращено, так как в любом случае участник или акционер общества имеет право с ними ознакомиться.

Таким образом, подлинников учредительных документов общества может быть любое необходимое количество, поскольку какие-либо законодательные ограничения по этому поводу отсутствуют.

Должна ли проставляться на подлиннике учредительных документов печать регистрирующего органа?

Сданные в налоговые органы учредительные документы организации получают со штампом: «Копия верна. Оригинал документа хранится в регистрирующем органе ИФНС России N … по …».

Означает ли это, что подлинник один и находится только в налоговом органе? Подобное утверждение со стороны налогового органа явилось бы официальным подтверждением того, что налоговый орган нарушает нормы действующего законодательства об обществах с ограниченной ответственностью и акционерных обществах. Как было отмечено, подлинников может быть столько, сколько необходимо.

При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии).

Из этого следует, что учредительные документы юридического лица приобретают соответствующий правовой статус не с момента их регистрации в государственном регистрирующем органе, а с момента их утверждения учредителями. И после этого с них могут и должны сниматься нотариально заверенные копии.

Отказ нотариуса в нотариальном заверении копий с таких документов неправомерен и может быть обжалован в соответствующую нотариальную палату.

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью, помимо сведений, касающихся наименования юридического лица, места его нахождения, порядка управления деятельностью юридического лица, также должны содержать сведения о размере уставного капитала общества, долей каждого из участников; о размере, составе, сроках и порядке внесения ими вкладов, об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов; о составе и компетенции органов управления обществом и порядке принятия ими решений, а также иные сведения, предусмотренные законодательством.