Правила

Хранение регистрационных дел

Хранение регистрационных дел

Иногда так случается, что организация утратила все или некоторые документы: свидетельства ОГРН, ИНН, учредительные документы.

В такой ситуации необходимо обращаться в налоговый орган для получения их копий или дубликатов. Расскажу подробнее, как и где их можно получать.

Заверенные копии учредительных документов

Учредительные документы — это устав, внесенные в него изменения, протокол (решение) о создании юридического лица и другие документы, представленные при регистрации тех или иных изменений в ЕГРЮЛ, хранятся в регистрационном деле юридического лица. Хранение таких регистрационных дел обеспечивает налоговый орган, осуществляющий регистрацию юридических лиц в соответствующем регионе РФ.

Для их получения необходимо подготовить заявление в двух экземплярах в произвольной форме в налоговый орган, осуществляющий регистрационные функции, (образец приведен ниже).

К заявлению прилагается документ об оплате государственной пошлины за выдачу копий таких документов.

Государственная пошлина оплачивается за каждый документ, при этом каждое отдельно внесенное изменение в устав рассматривается в таком случае как самостоятельный документ.

  • Размер государственной пошлины за один документ составляет 200 рублей при подготовке такого документа в обычном порядке в срок 5 рабочих дней, и 400 рублей — при срочном изготовлении документа на следующий рабочий день.
  • Реквизиты для оплаты государственной пошлины можно найти здесь.
  • При этом если обращается представитель организации, то необходим оригинал доверенности.
  • Если заявителем выступает не сама организация, а третье лицо, то документы, содержащие паспортные данные (например, протокол общего собрания участников), не выдадут.

Свидетельство ОГРН или лист записи о создании

С 1 января 2017 года отменили свидетельства о государственной регистрации юридических лиц (свидетельства ОГРН) и вместо них выдается лист записи о создании.

Поэтому дубликат свидетельства ОГРН на сегодняшний день уже не получить. Однако, для юридического лица, в том числе созданного до 01.01.

2017 года, можно получить лист записи о создании, что по своему юридическому статусу приравнивается к ранее выдаваемым свидетельствам ОГРН.

Для получения листа записи о создании необходимо обратиться в налоговый орган, осуществляющий регистрацию юридических лиц в соответствующем регионе РФ, с заявлением в двух экземплярах в произвольной форме (образец есть под настоящей статьей) и указать номер государственной регистрационной записи (ОГРН).

Уплачивать государственную пошлину не требуется, срок изготовления — 5 рабочих дней. Срочный порядок получения листа записи о создании не предусмотрен.

В случае, если обращается представитель организации, то необходим оригинал доверенности.

Свидетельство ИНН (о постановке на учет)

Дубликат свидетельства о постановке на учет (свидетельство ИНН) можно получить в налоговом органе по месту учета юридического лица. Для этого необходимо обратиться с заявлением в двух экземплярах в произвольной форме (образец приведен под статьей).

Выдача дубликата свидетельства ИНН оплачивается государственной пошлиной в размере 300 рублей, реквизиты для уплаты государственной пошлины можно получить здесь.

Если обращается представитель юридического лица, то потребуется оригинал доверенности.

Срок изготовления — 5 рабочих дней. Срочный порядок получения не предусмотрен.

Образец заявления на выдачу документов из ЕГРЮЛСкачать Образец заявления на получение дубликата ИННСкачать Образец доверенностиСкачать

Статья подготовлена с учетом данных, актуальных на дату ее издания.

Установлены новые сроки хранения документов

С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.

https://www.youtube.com/watch?v=OL_JBmM4aBs\u0026pp=ygU20KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDRgNC10LPQuNGB0YLRgNCw0YbQuNC-0L3QvdGL0YUg0LTQtdC7

Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.

Документ Срок хранения Как было Статья Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 Договоры и соглашения Счета-фактуры Зарплата и доходы физлиц Первичные документы Расчет и уплата налогов и взносов Основные средства УСН Экспертно-аналитические мероприятия План финансово-хозяйственной деятельности Гранты и субсидии Кадровые документы
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет5 лет Постоянно 94
Договор дарения (пожертвования) имущества До ликвидации организации Постоянно 90
Договор лизинга 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. Постоянно 96
Документы по залогу недвижимости 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. Постоянно 98
Договор мены недвижимости; движимого имущества До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств 5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению 99
Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу 15 лет 10 лет 5 лет 101
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества 10 лет 5 лет 261
Счета-фактуры 5 лет 4 года 317
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов 6 лет 5 лет 309
Реестры сведений о доходах физлиц 5 лет 75 лет 313
Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 75 лет 50 лет 75 лет 296
Первичные учетные документы 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу 5 лет 277
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом 5 лет Не регулировалось 305
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года 75 лет 50 лет Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета 308
Документы о переоценке основных фондов и амортизации 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов Постоянно 323
Документы о списании основных средств 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Постоянно 323
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс 5 лет после выбытия имущества Постоянно 325
Книги учета доходов и расходов 5 лет Постоянно 318
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов 10 лет Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации 142
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения;по месту разработки 5 лет постоянно Постоянно 243
Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные постоянно 5 лет 1 год Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение 272
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий 5 лет Постоянно 262
График отпусков 3 года 1 год 453
Документы о дисциплинарных взысканиях 3 года 5 лет 383
Заявки о потребности в иностранцах 1 год 5 лет 377
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда 5 лет Постоянно 409
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий 45 лет Постоянно 424
Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет 75 лет 435
Уведомления, предупреждения работников 3 года Не регулировалось 436
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии 1 год Не регулировалось 451
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) 45 лет Не регулировалось 423
Читайте также:  Уменьшение ставки работника

Хранение регистрационных дел

Сколько времени надо хранить документы организации и ИП

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

https://www.youtube.com/watch?v=OL_JBmM4aBs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).
Читайте также:  Выписка из штатного расписания

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

https://www.youtube.com/watch?v=SsQv36l-O7g\u0026pp=ygU20KXRgNCw0L3QtdC90LjQtSDRgNC10LPQuNGB0YLRgNCw0YbQuNC-0L3QvdGL0YUg0LTQtdC7

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документы постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность 5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность 1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета 5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета 5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов 4 года
Налоговые декларации 5 лет
КУДиР для УСН постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС 5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование 5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет
Документы, связанные с ККТ 5 лет
Документы по охране труда 5 лет
Трудовые договоры 75 лет
Личные дела руководителей организации постоянно
Личные дела работников 75 лет
Личные карточки работников 75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) 3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета 75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Ваша заявка успешно отправлена. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Утверждены новые сроки хранения организационных документов компании

Росархив установил новые сроки хранения юридических документов. Для удобства таблицу мы оформили в формате «было/стало».

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения организационных документов компании»

№       нового перечня №  старого перечня Вид документа Было Стало
24 40 Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета Постоянно До минования надобности (минимум 1 год)
35 58 Проекты уставов, положений, документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке 5 лет (1) До минования надобности (минимум 1 год)
36 61 Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей Постоянно 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
37 63 Документы (протоколы, изображения и описания, заявления, уведомления, решения) о разработке и регистрации символики организации Постоянно 5 лет с возможностью передачи на постоянное хранение
41 72 Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения До минования надобности (минимум 1 год)
42 74 Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) 75 лет *50/75 лет
43 79
  • Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене:
  • а) руководителя организации;
  • б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации
  1. а) постоянно
  2. (на усмотрение архива);
  3. б) 5 лет
15 лет
48 89, 90 Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, круглых столов, совещаний, торжественных приемов, встреч 5 лет (1) 3 года
54 96 Документы (заявления и прилагаемые к ним документы, приказы (распоряжения) (2), копии лицензий, уведомлений, актов проверок, предписаний, протоколов, постановлений, выписки из решений суда, переписка) по лицензированию отдельных видов деятельности Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, – постоянно.
Остальные – 5 лет, но документы частично могут быть отобраны для постоянного хранения
Приказы и распоряжения лицензирующего органа о действии лицензии – постоянно. Остальные документы хранятся 5 лет после прекращения действия лицензии
55 97 Лицензии и приложения к ним Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после прекращения действия лицензии
57 101 Журналы регистрации заявлений, выдачи лицензий Постоянно До ликвидации организации
69 546 Документы (буклеты, плакаты, фото-, фоно-, видеодокументы, информации, заявки, переписка)
по рекламной деятельности организации
До минования надобности (минимум 1 год) 5 лет (1)
81 425 Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним Постоянно (на усмотрение архива) До ликвидации организации
83 47 Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц Постоянно (на усмотрение архива) До ликвидации организации
85 133 Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность Постоянно До ликвидации организации
86 134 Переписка по земельным вопросам 5 лет (1) 5 лет
87, 88 797 Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественных комплексов и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию) к ним Постоянно (на усмотрение архива) До ликвидации организации
89 430 Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества (срок исчисляется с момента продажи) 10 лет (1) 10 лет
90 439 Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества Постоянно До ликвидации организации
91, 92, 93 122,123, 124,125 Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами, акты о передаче имущества в доверительное управление, документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации Постоянно (на усмотрение архива) 10 лет после истечения срока действия договора (обязательств) по договору
94 791,
пп. «е» п. 459
  • Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом, документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним:
  • а) недвижимого имущества;
  • б) движимого имущества
Постоянно
  1. После истечения срока действия договора (обязательств) по договору:
  2. а) 10 лет;
  3. б) 5 лет
96 449 Договоры лизинга имущества организации Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
97 450 Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации Постоянно
98 451, 452 Договоры залога, документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним (срок хранения исчисляется с момента истечения срока действия договора) 10 лет (1); документы по залогу недвижимого имущества – постоянно 10 лет
99 446
  • Договор мены:
  • а) недвижимого имущества;
  • б) движимого имущества
5 лет после истечения срока действия договора а) до ликвидации организации;
б) 5 лет после истечения срока действия договора (после прекращения обязательств по договору)
101 444
  1. Договоры поручения:
  2. а) по недвижимому имуществу;
  3. б) по движимому имуществу
5 лет после истечения срока действия договора (1)
  • а) 15 лет;
  • б) 10 лет.
  • При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
102 453 Паспорта сделок Постоянно (на усмотрение архива) 15 лет (1)
108,109, 114  ‒ Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев; документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги. Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями                  ‒ До ликвидации организации
115 165 Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами РФ; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг Постоянно (на усмотрение архива) До ликвидации организации
118 150 Списки аффилированных лиц Постоянно (на усмотрение архива) До ликвидации организации
120         ‒ Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра               ‒ 10 лет после истечения срока действия договора
122 419 Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат 75 лет *50/75 лет
126 166 Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) 3 года 5 лет
127-131,133,134       ‒ Списки инсайдеров (после замены новыми); документы –основания для передачи списков инсайдеров организаторам торговли, подтверждения передачи; документы о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях; уведомления о совершенных инсайдерами операциях; журналы учета предоставления инсайдерской информации, изменении списка инсайдеров  ‒ 5 лет
132        ‒ Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны, условия совершения инсайдерами операций с финансовыми инструментами               ‒ 5 лет после замены новыми (1)
135 85 Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет по истечении срока действия исключительного права (1)
136 85 Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после истечения срока действия договора
137 792
  1. Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования:
  2. а) недвижимого имущества;
  3. б) движимого имущества
Постоянно (на усмотрение архива)
  • а) 10 лет;
  • б) 5 лет.
  • По договорам
  • в отношении государственного и муниципального имущества – от 15 лет
138 Пп. «в» п. 459
  1. Журналы, базы данных регистрации договоров:
  2. а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества;
  3. б) покупок, продаж движимого имущества
Постоянно (на усмотрение архива) а) до ликвидации организации;
б) 5 лет
141 173,174 Документы проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора Постоянно 10 лет
145         ‒ Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях                   ‒ 5 лет
150 178 Переписка о выполнении предписаний, представлений, предупреждения, предостережения, заключений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля 5 лет (1) 5 лет
154 183 Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), переписка по их рассмотрению От 5 лет до постоянного хранения в зависимости от характера 5 лет (1)
163 777 Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов 3 года До ликвидации организации
165 261 Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера 3 года после снятия грифа ограничения 10 лет после замены новыми (1)
166, 167 209 Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа; расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа 5 лет после снятия грифа ограничения доступа к сведениям 3 года после истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором); после прекращения трудовых отношений