Правила

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Каждый работодатель может столкнуться с ситуацией, когда сотрудник в течение длительного срока не имеет возможности ходить на работу, но за ним сохраняется рабочее место и должность. Причиной тому может быть отпуск, длительная нетрудоспособность и другие обстоятельства.

Для выполнения работы такого сотрудника можно принять в штат нового человека по срочному трудовому договору, либо оформить временный перевод другого работника, либо распределить обязанности отсутствующего среди членов трудового коллектива. Нередко наиболее удобным для работодателя оказывается третий вариант.

Ведь и обучать нового работника не потребуется, кроме того, всегда найдутся сотрудники, которым не помешает дополнительный доход. Реализация такого варианта требует проведения определенных кадровых процедур.

Зачем документально оформлять поручение дополнительной работы?

Нередко дополнительная работа поручается устно, а сотрудник соглашается ее выполнять, не требуя ни оформления, ни доплаты. Такую безропотность можно объяснить страхом испортить отношения с руководством, а также желанием работника освоить новые навыки, накопить опыт для будущего продвижения в карьере.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

В обоих случаях работники не требовали денежной компенсации и официального оформления дополнительной работы, добровольно согласились ее выполнять, поскольку у них в этом деле были личные интересы.

Но так бывает далеко не всегда. Кроме того, в подобных ситуациях работодатель рискует тем, что если сотрудник, выполняя дополнительную работу, допустит ошибку, повлекшую неприятные последствия для организации, его будет невозможно привлечь к ответственности. Ведь поскольку работа не оформлена документально, то ее как будто и нет[1].

Также есть вероятность того, что работник, передумав, обжалует в суде или проверяющих органах требование работодателя выполнять дополнительную работу. Ведь ст. 60 Трудового кодекса РФ прямо запрещает работодателю требовать от подчиненных выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Если сотрудник докажет, что его принуждали к выполнению такой работы, то инспекция труда может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных нарушениях РФ, которая предусматривает наложение штрафа на юридическое лицо от 30 до 50 тыс. руб.

, на руководителя – от 1 до 5  тыс. руб.

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы работа была выполнена качественно при отсутствии правовых рисков. Для этого ему необходимо правильно оформить документы о поручении сотруднику дополнительной работы.

Варианты оформления дополнительной работы

Изменения в должностной инструкции

Если дополнительная работа не меняет трудовую функцию работника или будет осуществляться в той же должности, можно просто дополнить должностные обязанности сотрудника пунктом о выполнении такой работы. На практике должностные обязанности закрепляются в должностной инструкции либо в тексте трудового договора (или в приложении к нему)[2].

Если должностные обязанности закреплены в тексте трудового договора, то любое изменение и дополнение в них, как в неотъемлемую часть трудового договора, вносятся путем подписания дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ).

При несогласии работника на изменение должностных обязанностей, изложенных в трудовом договоре, работодатель может воспользоваться инструментарием, который предоставляет ему ст. 74 ТК РФ.

При строгом соблюдении процедуры, установленной в данной статье, работник в случае несогласия на выполнение дополнительных обязанностей может быть уволен по ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Если должностная инструкция оформлена отдельным документом, она является локальным нормативным актом, а способы ее изменения зависят от характера новшеств.

Если поправки в должностной инструкции не влекут изменения трудовой функции, а лишь уточняют ее, то письменного согласия работника на данную процедуру не требуется. В таком случае работодателю нужно подготовить новую редакцию должностной инструкции, утвердить ее и ввести в действие.

Также можно закрепить изменения в должностной инструкции, перечислив обязанности работника в приказе, без утверждения новой редакции документа.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Поэтому возлагая на работника дополнительные обязанности, необходимо предусмотреть их в трудовом договоре и (или) должностной инструкции.

Для определения квалификации работника и его должностных обязанностей наравне с ЕКС и ЕКТС можно пользоваться профессиональными стандартами (ст. 195.1 ТК РФ, п. 25 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов[3]).

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Необходимость нововведения в должностной инструкции может быть обусловлена изменением обязательных условий трудового договора.

В этом случае должны соблюдаться требования о заблаговременном письменном уведомлении сотрудника.

И только после того как работник согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию, что подтверждается в письме Роструда от 31.10.2007 № 4412-6.

Если работник не согласен на нововведения, при наличии организационных или технологических изменений условий труда работодатель вправе применить ст. 74 ТК РФ. В этом случае при отказе работника выполнять новые обязанности работодатель вправе его уволить по п. 7 ч .1 ст. 77 ТК РФ.

Если изменения в должностной инструкции не соотносятся с трудовой функцией работника, то применение ст.

74 ТК РФ не представляется возможным, так как при внесении изменений в условия трудового договора, обусловленных организационными и технологическими причинами, трудовая функция работника должна оставаться прежней. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 74 ТК РФ.

При изменении трудовой функции работника требуется его письменное согласие на данную процедуру, ведь, по сути, она равносильна переводу сотрудника на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ).

Споры о том, является ли изменение должностной инструкции изменением трудовой функции, решает суд (Определение Конституционного Суда РФ от 25.09.2014 № 1853-О).

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Совмещение, увеличение объема работ, исполнение обязанностей отсутствующего работника

Способ оформления дополнительной работы зависит от ее содержания (см. табл.). Если трудовая функция не меняется, то есть дополнительная работа будет производиться в той же должности или профессии, целесообразно оформить ее выполнение в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ следующим образом:

  • расширение зон обслуживания;
  • увеличение объема работ;
  • исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Если подразумевается выполнение дополнительной работы в другой должности (профессии), для ее оформления используется один из вариантов:

  • совмещение профессий (должностей);
  • исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

Таблица. Виды дополнительной работы и способы ее оформления

Наименование Должность (профессия) Оплата Оформление Примеры
Совмещение Другая Дополнительная оплата в твердой сумме или в процентах к окладу работника Дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ Менеджеру по закупкам поручили работу специалиста по логистике
Расширение зоны обслуживания; увеличение объема работ Та же Уборщица выполняла работу в 5 помещениях, компания арендовала ещё одно – расширилась зона обслуживания сотрудника. Кадровику в рамках работы по должности поручили ведение воинского учета – увеличился объем работы.
Исполнения обязанностей временно отсутствующего работника Возможно и в той же должности, и в новой Специалистам отдела кадров поручили работу заболевшего коллеги; бухгалтеру поручили работу кадровика на период отпуска последнего.

Процедура оформления всех видов дополнительной работы (совмещение, увеличение объема работы, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника) практически одинакова.

Как работнику вменить дополнительные обязанности: как правильно оформить с оплатой и без доплаты

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Чтобы возложить на работника новые обязанности временно или постоянно, нужно правильно оформить документы, что исключит недопонимания и конфликтные ситуации с персоналом. Можно изначально предусмотреть такое развитие событий в трудовом договоре или добавить функции в должностную инструкцию. Иначе придется заключать дополнительное соглашение, новый договор, что сделать без согласия работника и дополнительной оплаты не получится.

В каждой компании работники берут отпуск, отправляются на обучение или увольняются. Бывают и другие ситуации, требующие срочного возложения дополнительных обязанностей на имеющийся персонал.

ТК РФ предусматривает несколько способов вменения такой работы сотрудникам. Однако поручение функций, не предусмотренных трудовым договором, не может осуществляться без письменного согласия работников.

За их выполнение должна быть предусмотрена дополнительная оплата.

Законодательная база

Подписывая трудовой договор, претендент на должность и работодатель фиксируют, какие трудовые обязанности будут вменены работнику. Более подробно данные функции описываются в должностной инструкции.

При этом, в соответствии со ст. 60 ТК РФ, работодатель не имеет права требовать от персонала выполнения работ, не указанных в обозначенных документах. Исключения составляют лишь случаи, обозначенные в ст. 72.2 ТК РФ и ст. 30 ФЗ №79-ФЗ от 27.07.2004.

Так, допускается перевод подчиненных на другую работу без их согласия в ситуациях:

  • катастроф и аварий;
  • возникновения несчастных случаев;
  • пожаров, наводнений и других природных катаклизмов;
  • эпидемий;
  • вынужденного простоя.

В остальных случаях для вменения дополнительных функций требуется письменное согласие работников. Это обозначено в ст. 60.2 ТК РФ. Выполнение такой работы может быть возложено путем совмещения должностей или расширения зон обслуживания.

Документы об обязанностях персонала

Обязанности каждого сотрудника регламентируются двумя основными документами:

  1. Трудовым договором.

    Согласно ст. 57 Трудового кодекса, в этом документе обязательно указывают трудовые функции – перечень работ в соответствии с квалификацией нанимаемого.

    Работодатель не может обязать подчиненного выполнять операции, не предусмотренные данным договором.

    Для изменения положений документа необходимо получить письменное согласие работника не позднее чем за 2 месяца до введения перемен в действие.

  2. Должностной инструкцией.

    В данном документе прописаны все дела, которые должны выполнять сотрудники, находящиеся на той или иной должности. Они соответствуют функциям, указанным в договоре. Однако должностные инструкции работодатель вправе изменять без предупреждения работников.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Источник: Rodolfo Quirós/ pexels

Порядок составления должностных инструкций не регламентируется законодательством, поэтому оформлять их или нет решает сам работодатель. Однако в большинстве компаний такие документы есть, поскольку они:

  • делают проще и прозрачнее организацию труда;
  • избавляют от разногласий относительно выполняемых обязанностей;
  • позволяют избежать дублирования функций.
Читайте также:  Учет ценных бумаг в валюте

Содержание должностных инструкций определяют руководители организаций. Они имеют право вносить туда дополнительные функции, если последние соответствуют квалификационной характеристике.

При внесении изменений в должностные инструкции работодателю следует ознакомить с ними своих сотрудников и попросить их завизировать данный документ. Это будет свидетельствовать о принятии ими перечисленных функций.

В тему! Как правильно оформить положение об оплате труда на предприятии

Обязанности других должностей

В ТК РФ описаны два способа, с помощью которых работодатели могут вменить сотрудникам дополнительные обязанности: совмещение и внутреннее совместительство. Эти варианты имеют существенную разницу.

Таблица 1. Отличия совмещения и совместительства

Критерий Совмещение Внутреннее совместительство
Время выполнения дополнительных функций Во время рабочего дня параллельно основной работе Помимо рабочего дня, но не более 4 часов в сутки
Способ оформления Доп. соглашение к трудовому договору Отдельный трудовой договор
Оплата труда Оплата по согласованию сторон В соответствии с отработанным временем / объемом выполненных работ
Запись в трудовой книжке Не проставляется Делается по просьбе сотрудника
Снятие дополнительных функций В любое время приказом директора Путем расторжения договора

Работодатель должен оценить плюсы и минусы каждого варианта и выбрать наиболее подходящий способ.

Еще одной разновидностью замещения является временный перевод специалиста на новое рабочее место с освобождением от основных рабочих обязанностей. Такой способ часто используют при наличии филиалов и отделений, где на замену работников привлекают сотрудников из основного офиса.

Для этого необходимо выполнить условия:

  • перевод осуществляют при согласии работника;
  • временно исполняющий другие функции не должен пострадать в материальном плане;
  • для перевода необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.

Если данные условия не выполнены, работодатель не может настаивать на переводе (за исключением случаев, описанных в ст. 72.2 ТК РФ).

Оформление документов

Правильно оформленные документы – залог того, что в будущем не возникнет никаких разногласий и взаимных претензий между подчиненным и работодателем.

Шаг 1. Получение согласия

Перед оформлением документов необходимо заручиться согласием работника на выполнение дополнительных рабочих операций и договориться об оплате такой работы.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

Шаг 2. Заключение доп. соглашения к трудовому договору

В данном документе следует прописать, какие дополнительные дела придется выполнять сотруднику:

  • если предполагается совмещение работ по другой должности, обязательно нужно указать все вменяющиеся функции;
  • если совмещение будет осуществляться по аналогичной должности, рекомендуется перечислить добавочный объем работы.

В дополнительном соглашении также указывают срок, на который происходит совмещение обязанностей. Однако сотрудник, взявший на себя новые функции, имеет право в любой момент отказаться от их выполнения.

Это касается и работодателя – он так же может досрочно расторгнуть документ. В обоих случаях сторона-инициатор должна письменно уведомить другую сторону не позднее чем за 3 суток до прекращения действия доп.

соглашения.

В соглашении указывают и размер доплаты за исполнение обновленных обязанностей. Величина этой доплаты никак не регулируется нормативными документами, поэтому стороны самостоятельно оговаривают причитающуюся работнику сумму. Она может устанавливаться в «твердом» размере или в процентах от зарплаты по главной или замещаемой должности.

Если работодатель отказывается устанавливать доплату, он может быть привлечен к административной ответственности.

В ситуации, когда функции отсутствующего сотрудника выполняет сразу несколько работников, величина доплаты может быть одинаковой для каждого. Но при выполнении различного объема работы она должна различаться.

Шаг 3. Оформление приказа

Руководитель компании должен выпустить приказ, в котором указывается, кто, на какой строк будет исполнять обязанности другого сотрудника, а также какую доплату он получит за это. С данным документом необходимо под роспись ознакомить «совместителя».

Дополнительные обязанности без доплаты

Возможность вменения новых обязанностей без доплаты легче всего предусмотреть еще во время заключения трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в случае временного отсутствия сотрудника и при наличии схожих должностных функций.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Его заставили мыть полы? Нет, это предусматривал договор. Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

В договоре следует прописать, что нанимаемый человек будет выполнять работу по схожей должности на период отсутствия основного работника. В таком случае не придется подписывать дополнительное соглашение, поскольку обязанность «замещения» обозначена в виде одной из функций по трудовому договору.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей иногда требуется. Он необходим, если функции отсутствующего может выполнять сразу несколько сотрудников. В этом случае необходимо прописать, на кого ложится такая ответственность.

В трудовом договоре или должностной инструкции также нужно указать, имеет ли «заместитель» право подписи документов, если он замещает руководителя. Если данный пункт не отображен, а сотрудника необходимо наделить таким правом, следует издать дополнительный приказ или выдать работнику доверенность.

Следует учесть, что для визирования многих финансовых документов необходимо оформить банковские карточки с образцами подписи. Поэтому при замещении должностей с такими функциями следует позаботиться о данных документах.

Оплата дополнительных обязанностей при их указании в трудовом договоре не предусмотрена. Она может назначаться по усмотрению работодателя.

При вменении новых обязанностей, соответствующих квалификации сотрудника, можно также использовать вариант изменения должностной инструкции.

Изменение должностной инструкции

Расширение рабочих обязанностей путем их внесения в должностную инструкцию не предусматривает обязательного согласия подчиненных. Единственное условие – новые функции должны соотноситься с квалификационными характеристиками.

Однако из-за того, что при наделении сотрудников новыми обязанностями их зарплата чаще всего остается прежней, возникают конфликтные ситуации. Некоторые работники отказываются трудиться по новым правилам.

Если конфликт не удается урегулировать путем переговоров, работодатель имеет право:

  • Письменно предложить сотруднику иную должность в соответствии с его квалификацией. Данная должность может находиться на ступень ниже в организационной иерархии и иметь меньшую оплату труда.
  • При отсутствии таких должностей или несогласии сотрудника занять новый пост работодатель может уволить подчиненного. Это допускается п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ.

Другая ситуация – изменение условий трудового договора. Сделать это в одностороннем порядке работодатель не имеет права. Если же он настаивает на таком варианте, сотрудник может:

Поэтому самым удобным вариантом остается изменение должностной инструкции. В иных случаях необходимо заручиться согласием персонала.

Вывод

У работодателей есть несколько способов вменить сотрудникам дополнительные функции как временно, так и постоянно. Некоторые из них предусматривают обязательную доплату, некоторые возможны без нее. Однако в любом случае требуется правильное оформление документации.

Как назначить работнику дополнительные обязанности

В каждой компании бывают ситуации, когда нужно возложить на сотрудников дополнительные должностные обязанности, например, если кто-то заболел, ушел в отпуск или уволился, или когда на предприятии внедряют новые технологии и меняют производственный процесс. В статье рассмотрим, какие дополнительные обязанности можно поручить сотруднику, как это сделать, нужно ли получать согласие работника, что делать, если он против и как возложить обязанности, если человек сам просит дополнительную работу.

Способы возложения дополнительных обязанностей

Дополнительные обязанности сотрудников — это работа, которая не прописана в трудовом договоре, но выполнять ее приходится так же как и основную. В статье 60.2 Трудовой кодекс определяет дополнительные обязанности как дополнительную работу, которую сотрудник может выполнять вместе с основной в рамках одной профессии или должности, либо разных. Эта работа подлежит оплате.

В Кодексе упоминаются два способа, назначить дополнительные обязанности: совмещение и совместительство.

При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу вместе с основной в пределах своего рабочего дня. 

Совмещение используют для похожих обязанностей по той же специальности и с тем же уровнем квалификации. Расширяют зону обслуживания, например дворник может подметать не только свою территорию, а еще и соседний участок, или перераспределяют работу отсутствующего сотрудника в отделе: менеджер может взять работу заболевшего коллеги. 

Условия оплаты оговариваются с руководством, обычно это конкретная сумма в месяц. Такие обязанности возлагаются и снимаются приказом руководителя. При этом нужно заключать дополнительное соглашение к трудовому договору и пересматривать должностную инструкцию.

Подробнее об особенностях совмещения должностей.

При совместительстве работник должен разделять основную работу и дополнительную. Она не обязательно бывает в рамках одной профессии, к примеру, офис-менеджер может оформить полставки уборщицы и по вечерам убирать офис. 

Закон не запрещает совмещать два вида деятельности в течение трудового дня, но на основную работу должно приходиться 50% и больше рабочего времени. Чаще всего дополнительные обязанности на работе по совместительству сотрудник выполняет после завершения основной работы. Общее время труда увеличивается, но не больше чем на 4 часа в день. 

Оплата в этом случае рассчитывается за отработанные часы. Чтобы оформить такие дополнительные обязанности, нужно заключать еще один трудовой договор параллельно с основным. Снимаются они только с расторжением трудового договора на совместительство. 

  • Читайте подробнее как оформить внутреннее совместительство.    
  • На практике используют еще два способа, чтобы возложить дополнительные обязанности на сотрудника: прописывают в должностной инструкции дополнительную нагрузку и меняют инструкцию в одностороннем порядке согласно статье 74 ТК РФ.
  • Дополнительная нагрузка в регламенте работы не прописывается прямо, обычно указывают с виду безобидную формулировку «во время отсутствия определенного работника специалист должен выполнять его обязанности», например, бухгалтер по ТМЦ может «подхватить» участок основных средств или бухгалтер по банковским операциям — кассу.

Изменение должностной инструкции по желанию работодателя. Это делается в одностороннем порядке приказом по компании в случае, если изменились организационные и технологические условия труда. В этом случае работников нужно письменно уведомить не меньше чем за два месяца.  

Читайте также:  Приказ об изменении оклада в штатном расписании
Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании Важно! Возложить сверхштатную работу на сотрудника нужно правильно. Вы не можете требовать от него выполнение дополнительных обязанностей, если при их назначении не выполнялись определенные условия: ничего не оформили документально, не взяли письменное согласие сотрудника, и не было оснований, для увеличения объема работы.

Какие документы нужно поменять при введении допнагрузки

Каждого сотрудника при трудоустройстве знакомят с его обязанностями. Они закреплены в трудовом договоре. Если документ типовой, то еще прилагается должностная инструкция, в которой подробно перечисляется, что требуется от человека на данной должности. 

При назначении обязанностей за основу берут Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Но некоторые его положения устаревают, поэтому по недостающим профессиям и должностям работодатели могут сами определять, какие обязанности включить в регламент работ. Главное, чтобы они соответствовали квалификации работника. 

Также ряд обязанностей прописывают в Положении об охране труда, пожарной безопасности, в ЛНА, касающихся работы производственных цехов и участков, санитарии и гигиены на предприятии и в других документах непосредственно связанных с будущей трудовой деятельностью сотрудника.  

Обратите внимание! Как правило, в трудовом договоре и инструкции по должности есть отсылка ко всем этим локально-нормативным актам и работник должен с ними ознакомиться. Если он этого не сделает и поставит подпись под должностной инструкцией, автоматически будет считаться, что он ознакомился, и у работодателя будет право требовать от него выполнения всего, что указано в этих ЛНА.

Когда нужно возложить дополнительные обязанности на сотрудника, меняют трудовой договор и должностной регламент. 

Каждый работник выполняет свою трудовую функцию. Если она указывается в самом трудовом договоре при трудоустройстве, то дополнительные обязанности считаются изменением условий договора. Пересмотр условий труда нужно оформить дополнительным соглашением (ст. 72 ТК РФ). При этом, предупредить сотрудника за два месяца и взять с него письменное согласие на продолжение работы в новых условиях. 

Если обязанности работника конкретизируются в должностном регламенте, а не в трудовом договоре и не меняется характер работы при добавлении допнагрузки, то работодатель может изменить регламент без согласия работника. 

Часто компании меняют инструкцию по должности работников, руководствуясь статьей 74 ТК РФ.

Если изменения затрагивают трудовую функцию сотрудника, то эту статью применять будет некорректно даже если на самом деле поменялись организационные или технологические условия труда.

Например, если в библиотеке внедрили новое программное обеспечение, то это не меняет функции библиотекаря. Работодатель не может в связи с этим событием повесить на сотрудника дополнительные обязанности по уборке помещения, это выходит за рамки трудовой функции. 

Исполнение дополнительных обязанностей нужно оформлять документально. Иногда люди соглашаются на допработу по устной договоренности с начальством, но для бухгалтерии слова не являются подтверждением в вопросах начисления зарплаты. 

Чтобы возложить дополнительную нагрузку на работников, следует придерживаться следующего алгоритма:

  • Если работник сам хочет взять дополнительную работу, то попросить его написать заявление и согласовать с руководителем детали;
  • Если обязанности возлагает работодатель и условия труда изменились, нужно уведомить работников за два месяца;
  • Возложить дополнительные обязанности приказом, или оформить совмещение или внутреннее совместительство. Образец приказа о возложении допобязанностей можно скачать по ссылке;
  • Составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельный трудовой договор;
  • Внести изменения в должностную инструкцию и ознакомить сотрудника с ней под подпись. 

Когда сверхштатную работу возложили, не меняя основную трудовую функцию, а работник против и не хочет подписывать соглашение о дополнительных обязанностях, работодатель письменно должен предложить ему другую работу в соответствии с квалификацией, даже нижеоплачиваемую. Если такой работы нет или сотрудник отказывается, то его можно уволить по п.7 ч.1 ст. 77 ТК РФ. 

Если работодатель сам изменил условия трудового договора без согласия работника, то последний может письменно выразить свое несогласие или потребовать увеличения зарплаты. В случае отказа обратиться в ГИТ или суд. 

Если нужно работать за временно отсутствующего сотрудника, и в должностном регламенте не обозначена дополнительная нагрузка, работник может отказаться. В этом случае его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. В случае увольнения, суд его восстановит в должности.

Подробнее о том, какие виды дисциплинарных взысканий допускает Трудовой кодекс.

Как возложить обязанности по должности которой нет в штатном расписании

Возложение дополнительных обязанностей на работника

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников.

Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией.

Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье.

Основной сотрудник ушел на больничный. Как оформить поручение дополнительной работы для исполнения его обязанностей на другого сотрудника?

Для чего вменять обязанности сотруднику?

Раз и навсегда определенный круг обязанностей – это, к сожалению, утопия. Жизнь и производство сложны и многогранны, они постоянно ставят новые задачи, которые необходимо решать, в том числе, и изменением обязанностей сотрудников.

Цель одна: повышение эффективности работы предприятия, минимизация затрат и увеличение дохода.

Причины, чаще всего вынуждающие работодателя пересмотреть обязанности своих подчиненных:

  • государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
  • в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
  • меняется организация труда;
  • необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

  1. Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

    К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

  2. Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

    ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

  • как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
  • как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.

Посмотреть решение суда

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

  • значительно упрощает организацию труда;
  • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
  • разграничивает ответственность;
  • устраняет дублирование схожих функций;
  • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

  • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей.

Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату.

Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

Читайте также:  Документарные ценные бумаги это
СОВМЕЩЕНИЕ
ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается. Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем. Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником ­– на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

  • письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
  • если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
  • при незаконном увольнении его права защитит суд.

Можно ли на сотрудника возложить дополнительные обязанности без его согласия?

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

Если в компании нет специалиста по охране труда

Нарушение работодателем государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах РФ, грозит организации штрафом в размере до 80 000 руб.

А разговор вот о чем: в каждой компании должна быть организована работа по охране труда, то есть должны быть ответственные лица. В небольших компаниях (численностью до 50 человек) выделять отдельного сотрудника для этого не обязательно.

Но как тогда выполнить требования Трудового кодекса?

Специалист или служба?

Согласно ст.

 209 ТК РФ охрана труда – система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, включающая в себя правовые, социально-экономические, организационно-технические, санитарно-гигиенические, лечебно-профилактические, реабилитационные и иные мероприятия.

Чтобы система работала, нужно выстроить целый комплекс взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов, устанавливающих политику и цели в области охраны труда у конкретного работодателя и процедуры по достижению этих целей. Обычно для этого разрабатывается система управления охраной труда.

https://www.youtube.com/watch?v=iG1-68sWICI\u0026pp=ygWFAdCa0LDQuiDQstC-0LfQu9C-0LbQuNGC0Ywg0L7QsdGP0LfQsNC90L3QvtGB0YLQuCDQv9C-INC00L7Qu9C20L3QvtGB0YLQuCDQutC-0YLQvtGA0L7QuSDQvdC10YIg0LIg0YjRgtCw0YLQvdC-0Lwg0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Lg%3D

Все про налоговые проверки ― в экспертном курсе «Клерка».

Обучение проводит адвокат по вопросам налоговой и корпоративной безопасности бизнеса, бывший сотрудник ОБЭП Иван Кузнецов.

 За месяц вы научитесь выстраивать защиту при угрозе уголовного дела, как вести себя при допросе, инвентаризации, осмотре, выемке и определять законность действий налоговиков и полиции при проверках.

 Посмотрите бесплатный урок из курса

Согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.

Статья 217 ТК РФ говорит, что в целях обеспечения соблюдения требований охраны труда, контроля их выполнения у каждого работодателя, который осуществляет производственную деятельность и численность работников которого превышает 50 человек, создается служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда, имеющего соответствующую подготовку или опыт работы в этой области. Это общее требование, оно распространяется и на тех, кто производит нематериальные блага, например, оказывает услуги. Минтруд в Письме от 10.06.2016 №15‑2/ООГ-2136 обращал на это внимание.

Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. То есть компания не обязана принимать на должность специалиста по охране труда сотрудника, для которого эта работа будет основной.

К сведению

При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель – индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник. Кроме того, работодатель вправе заключить гражданско-правовой договор с организацией либо специалистом, оказывающими услуги в области охраны труда.

Даже если должность специалиста по охране труда ввести необходимо (численность компании больше 50 человек), Трудовой кодекс не требует выделять отдельного сотрудника – специалистом по охране труда не обязательно будет сотрудник, для которого эта работа станет основной. Значит, обязанности специалиста можно распределить между другими сотрудниками компании или поручить кому‑то одному, если их квалификация соответствует требованиям закона.

Кому поручим обязанности специалиста по охране труда?

Скажем сразу: не важно, какую должность занимает сотрудник согласно штатному расписанию. Если у него есть соответствующие подготовка и опыт, ему вполне можно поручить работу по охране труда в организации.

Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 № 524н утвержден профессиональный стандарт специалиста по охране труда.

Согласно его требованиям работник, выполняющий функции охраны труда в компании, должен иметь высшее образование по направлению подготовки «Техносферная безопасность» или соответствующим направлениям подготовки (специальностям) по обеспечению безопасности производственной деятельности. Если профильного высшего образования нет, работник должен пройти профессиональную переподготовку в данной области.

При наличии у работодателя опасных производственных объектов работник должен пройти соответствующую подготовку и аттестацию в области промышленной безопасности.

Функции специалиста по охране труда может выполнять и работник со средним профессиональным образованием, если он прошел переподготовку в области охраны труда и имеет стаж работы в данной области не менее трех лет.

То есть кадровик или любой другой специалист может выполнять функции специалиста по охране труда при условии наличия высшего образования или прохождения переподготовки в этой области. Если же у рассматриваемого кандидата среднее профессиональное образование и нет опыта работы в охране труда, то поручить ему работу по охране труда нельзя.

Варианты поручения функций специалиста по охране труда

  • Давайте рассмотрим два варианта в зависимости от численности компании.
  • Численность работников более 50 человек
  • Варианты действий работодателя различаются в зависимости от того, имеется должность специалиста по охране труда в штатном расписании или нет.

1. Совместительство.

Если должность имеется, можно заключить трудовой договор о работе по совместительству (ст. 60.1 ТК РФ).

Напомним, что совместительство – выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). В трудовом договоре необходимо указание на то, что работа является совместительством.

В данном случае оформляется договор о внутреннем совместительстве. В нем должны быть прописаны обязанности по охране труда, которые будет выполнять сотрудник, либо содержаться ссылка на должностную инструкцию.

По желанию можно установить срок действия такого договора или же не ограничивать его. Но учтите: срочный договор вы не сможете расторгнуть по ст. 288 ТК РФ, когда решите принять на должность специалиста по охране труда основного сотрудника.

2. Совмещение. По правилам ст. 60.

2ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную плату. Поручаемая дополнительная работа может осуществляться путем совмещения профессий (должностей).

При совмещении профессий (должностей) работнику производится доплата. Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

Срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия сотрудника путем заключения соглашения.

Он имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Если чувствуете, что один работник не справится, можете распределить функции специалиста по охране труда между несколькими работниками. В таком случае заключать соглашение о поручении дополнительной работы придется с каждым. Приведем пример соглашения на стр. .

На основании заключенного соглашения издайте приказ о совмещении (см. стр. 65).

Если в штатном расписании должности специалиста по охране труда нет, придется ввести ее, поскольку в ч. 1 ст. 217 ТК РФ однозначно говорится о введении такой должности в штатное расписание или создании целой службы.

Численность работников менее 50 человек

В таком случае тоже следует заглянуть в штатное расписание. Если должность специалиста по охране труда присутствует, возможно заключение с работником компании либо трудового договора о работе по совместительству, либо соглашения о совмещении функций по данной должности.

Дополнительное соглашение № 1

к трудовому договору от 10.10.2012 № 21

19 октября 2017 г.                                                                                                       г. Киров

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»), именуемое в дальнейшем Работодателем, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании устава и трудового договора от 14.02.2010, с одной стороны, и специалист отдела кадров Петрова Анна Петровна, именуемая в дальнейшем Работником, с другой стороны, заключили соглашение о нижеследующем:

1. С 23.10.2017 Работник выполняет дополнительную работу в порядке совмещения должности специалиста по охране труда.

2. Работник выполняет должностные обязанности в объеме 40 % работы, определенной должностной инструкции специалиста по охране труда, утвержденной приказом ООО «Ромашка» от 14.01.2016 № 05/01:

2.1. Проводит вводный инструктаж по охране труда, координирует проведение первичного, периодического, внепланового и целевого инструктажа, обеспечивает обучение руководителей и специалистов по охране труда, обучение работников методам и приемам оказания первой помощи пострадавшим на производстве.

2.2. Контролирует проведение обучения работников безопасным методам и приемам труда, инструктажей по охране труда и стажировок в соответствии с нормативными требованиями.

2.3. Осуществляет проверку знаний работников о требованиях охраны труда.

2.4. …

3. За совмещение должности специалиста по охране труда Работник получает ежемесячную доплату в размере 10 000 (десять тысяч) руб.

4. Действие соглашения может быть прекращено по истечении трех рабочих дней со дня письменного предупреждения Работником Работодателя или письменного уведомления Работодателем Работника о прекращении выполнения дополнительной работы.

Работодатель:                                                                                            Работник:

ООО «Ромашка»                                                                                        А. П. Петрова