Правила

Процедура уничтожения документов



В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время.

С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений.

В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

  • Экспертиза ценности документов проводится на основе:
  • –действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;
  • –типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
  • Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.
  • Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

  1. Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:
  2. – дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;
  3. – дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «.

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение.

При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях «.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

  • При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.
  • Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.
  • Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2012 годы.

  1. В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
  2. Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.

  • После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.
  • Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.
  • Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).
  • При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.
  • Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение
  • Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
  • Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Читайте также:  Форма штатного расписания

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

  1. Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.
  2. В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.
  3. В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:
  4. – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  5. – накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;

– акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация).

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Приложение 1

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Процедура уничтожения документов

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ЧПОУ ТОСПО «ТюмКЭУП»

п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения иномера статей по перечню Примечание
02. Секретариат
1 Приказы учреждения по основной деятельности (копии) 2006–2009 6 ДМН, ст. 19 а (прим.) Подлинники в отделе кадров
2 Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг 2006–2010 7 5 лет ст. 35 а
3 Положения об учреждении (копии) 2006–2010 1 ДМН ст. 50 (прим.) Подлинники в отделе кадров
03. Отдел кадров
4 Графики отпусков 2006–2008 4 1 год, ст. 356
5 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) 2006–2009 8 3 года ст. 663
6 Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка) 2007–2010 3 5 лет ст. 669
7 Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления) 2008–2010 10 5 лет ст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2010 годы.

Уничтожение документов москва и мо — 8(925) 506-13-79

Процедура уничтожения документов

Для начала нужно провести экспертизу ценности документов в процессе чего документы с истекшими сроками хранения будут отобраны к уничтожению и последующей утилизации. Далее составляется акт о выделении дел к уничтожению, который по сути представляет из себя перечень документов отобранных к уничтожению с указанием типа документа, крайних дат и т.п.. После того как документы отобраны к уничтожению, создается экспертная комиссия, которая издает приказ об уничтожении документов на основании акта о выделении документов к уничтожению. Наконец документы можно уничтожать! Факт уничтожения документов должен быть зафиксирован актом об уничтожении документов.

Правильно составленный акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является основанием для уничтожения документов на законных основаниях!

Специалисты нашей компании произведут списание документов с истекшими сроками хранения, уничтожат документы и другие бумажные носители информации. Мы уничтожаем документы в любом объёме, посредством шредирования и сжигания в соответствии с требованиями федерального законодательства, после уничтожения предоставляется акт об уничтожении документов.

Доверив уничтожение документов нам, Вы получаете комплекс услуг:

  • БЕСПЛАТНЫЕ КОНСУЛЬТАЦИИ ОТ НАШИХ СПЕЦИАЛИСТОВ / 8 (926) 604-22-08
  • БЕСПЛАТНЫЙ ВЫЗОВ НАШЕГО СПЕЦИАЛИСТА В ВАШ ОФИС / 8 (925) 506-13-79
  • ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЁКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
  • СОСТАВЛЕНИЕ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ
  • УПАКОВКА ВЫДЕЛЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВНЫЕ КОРОБА ИЛИ СВЯЗКИ
  • ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ТРАНСПОРТА ДЛЯ ПЕРЕВОЗКИ ДОКУМЕНТОВ НА ПУНКТ УНИЧТОЖЕНИЯ
  • ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ГРУЗЧИКОВ
  • ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ (АКТ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ И АКТ О ФИЗИЧЕСКОМ УНИЧТОЖЕНИИ ДОКУМЕНТОВ)
  • ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ВАШЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ МОЖЕТ ПРИСУТСТВОВАТЬ И ЛИЧНО НАБЛЮДАТЬ ЗА ПРОЦЕССОМ УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ

Так же Вы можете оставить заявку на уничтожение документов отправив письмо на эл. почту [email protected]

Выделение документов к уничтожению (экспертиза ценности): от 30 руб. за 1 дело

Цена на уничтожение документов на шредере: от 3 руб. за 1 кг.

Цена на уничтожение документов путем сжигания: от 30 руб. за 1 кг.

Цена на уничтожение пластиковых карт и CD дисков: по договорённости

Цена на уничтожение книг, каталогов, буклетов и т.п. — по договорённости

  • * Цены БЕЗ НДС
  • При заключении договора на годовое обслуживание, стоимость уничтожения документов договорная!
  • Уничтожение документов общим весом более 3 тонн, цена договорная!
  • Обращайтесь к нам и мы организуем все необходимые действия по уничтожению документов — без хлопот с Вашей стороны!

Реферат по ДОУ на тему "УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ"

  • Новоуренгойский
    филиал Профессионального образовательного учреждения «Уральский региональный
    колледж»
  • РЕФЕРАТ
  • ДОУ
  • ТЕМА:
    УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

38.02.07
Банковское дело

Выполнила обучающаяся гр. Б-264 _______

     .    .2020г.

Оценка за
выполнение                                                     ________________

Проверила                             ___________                   

     .    .2020г.

г.
Новый Уренгой, 2020 год

Содержание

Введение                                                                                                                            3
         1.         Порядок уничтожения документов                                                                           4
         2.         Порядок составления акта                                                                                          4
         3.         Порядок утверждения акта                                                                                        6
         4.         Основные способы уничтожения документов                                                        6
         5.         Как подтверждается факт уничтожения документов                                           8
Заключение                                                                                                                  9
Список используемых источников                                                                                 10

Введение

Уничтожение
документов – особая процедура для любой организации, специфика которой
заключается в том, что уничтоженные бумаги в большинстве случаев не подлежат
восстановлению. Это значит, что к порядку уничтожения документов нужно
отнестись с максимальной ответственностью.

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых
проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам.
Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно
будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов,
образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Ведь в каждой
организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от
старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в
архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения.

От них
можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть
документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение
вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем
случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о
хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.

Читайте также:  Штатное расписание тсж

25 Кодекса
Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ)
штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей.

На
практике ответственность для организации может наступить, если она не
предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись
на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать
документы рискованно.

Порядок уничтожения документов

Принимая решение об уничтожении
документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.
Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии,
что вы правильно определили истечение срока хранения.

Существует единый порядок уничтожения
всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе
бухгалтерских и кадровых.

Для этого составляется установленной
формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности
документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения
документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой
дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и
ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических
соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения
документов руководствуется иными существующими требованиями к каждой сфере
деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении
правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет
пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

  1. Порядок составления акта
  2. Дела разрешается включать в акт на
    уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта.
    Это нормативное требование
  3. следует
    понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не
    ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой
заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого
подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с
указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций
в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать
возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное
уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Согласно нормативным требованиям,
нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром.
Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если
дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то
часто этим требованием пренебрегают

Основная работа по составлению акта
заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в
форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие
сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая
ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для
неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со
сроком хранения по перечню документов. Ведь реальный заголовок дела не всегда
точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности
охвата всего

существующего
их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование
каждого вида документа.

Акт подписывается сотрудником,
который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение
делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого
его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной
комиссии.

Порядок утверждения акта

Акт об уничтожении документов
утверждается руководителем организации:

—      
для организаций, передающих документы на
государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после
утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного
учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование
существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к
уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

—      
для организаций, которые не передают
документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство),
после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с
нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за
соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем
организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы
для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для
дальнейших действий.

Основные
способы уничтожения документов

Основная
задача утилизации деловых бумаг с истекшим сроком хранения — невозможность
восстановить их в дальнейшем. В настоящее время используется три способа
утилизации деловых бумаг. 

 Способ
1. Термический. Сжигание— самый простой и дешевый способ избавиться от
документа. Он гарантирует невозможность восстановить информацию и не требует
сложного дорогостоящего оборудования. К недостаткам можно отнести запрет на
сжигание бумаг на открытом воздухе, действующий в населенных пунктах. Кроме
того, сжигание большого

количества
документов потребует времен и бдительности от исполнителя. Сшитые в дела
документы горят не очень хорошо и нужно следить, чтобы все папки прогорели до
основания.

Способ
2. Химический. При этом способе уничтожения документов используют обработку
химически активными веществами. Они воздействуют на бумагу, разлагая ее и
превращая в однородную массу.

К достоинствам способа относится надежность —
после обработки восстановлению документы уже не подлежат. Но он достаточно
затратный — нужно специальное оборудование и реактивы.

Кроме того, исполнитель
должен строго соблюдать правила техники безопасности. 

Способ
3. Механический или шредирование. Для этого способа уничтожения документов
используют специальное оборудование — резаки, которые режут бумагу на множество
тонких полосок, из которых уже невозможно восстановить документы.

Этот способ
экологичен и безопасен для окружающей среды и исполнителя, использовать его
можно, как силами специалистов компании, так и заключив договор со
специализированной организацией.

Привлечение стороннего исполнителя
целесообразно при больших объемах документов, подлежащих уничтожению. 

  • Проконтролировать процесс, независимо
    от того, какие способы уничтожения документов используются, можно, если
    соблюдены следующие условия:
  • —      
    решение об уничтожении приняли
    коллегиально, в процессе уничтожения участвуют члены комиссии
  • —      
    на каждом этапе утилизации составляют
    соответствующие акты;
  • —      
    комиссия делает отметку об уничтожении в
    акте только по факту физической и безвозвратной утилизации бумаг
  • Как подтверждается факт уничтожения документов

Если
компания избавляется от бумаг с истекшим сроком хранения своими силами, факт их
утилизации подтверждается актом об уничтожении. Его составляют в произвольной
форме. Форму утверждают, как приложение к Положению или Инструкции о
делопроизводстве.

Если
утилизировать документы поручили специализированной компании, уничтожение
документов также нужно подтвердить актом, подписанным руководителем
организации-исполнителя. 

Когда
сотрудник увольняется, его личные документы и их копии, хранящиеся в личном деле,
нужно утилизировать с помощью шредера, без составления акта об
уничтожении. 

 Чтобы
исключить конфликтные ситуации, уничтожить такие документы нужно в присутствии
работника. После этого в личной карточке попросите его сделать запись: «Копии
личных документов уничтожены в моем присутствии». Он также должен расписаться и
указать дату.

 Обратите
внимание! Запрещено уничтожать документы с истекшим сроком хранения просто
разорвав их на части и отправив в мусорную корзину. Также нельзя использовать
их как черновики.

  1. Заключение
  2. Все
    деловые бумаги, как находящиеся на текущем, так и на архивном хранении в
    организации можно разбить на три группы:
  3. 1)   
    не
    подлежащие хранению;
  4. 2)   
    временного
    хранения;
  5. 3)   
    постоянного
    хранения. 
  6. Для любых
    документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует
    единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:
  7. —        
    Необходимо проверить, истек ли
    срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое
    практическое значение.
  8. —        
    Экспертная комиссия (ЭК),
    состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу
    ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  9. —        
    Составляется акт на
    уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  10. —        
    Дела, отраженные в акте,
    уничтожаются, что оформляется отдельным документом.
  11. Список используемых источников

1.     Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для
бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

2.     Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства.
Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.

Читайте также:  Штатное расписание бухгалтерии

3.     Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство.
Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.

4.     Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение
управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.

5.     Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и
практикум отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.

Уничтожение секретных документов

Уничтожение конфиденциальных документов является необходимым процессом для любой организации. Основной критерий – это уничтожение без возможности восстановления, поэтому очень важно подойти к этой процедуре максимально ответственно.

Государственные и некоторые коммерческие организации имеют ряд документов, в которых содержится информация особой значимости. Для их уничтожения применяются методы, которые используются специально для секретных документов. К утилизации таких документов предъявляются высокие требования, чтобы обеспечить их безопасность и конфиденциальность.

Уничтожение секретных документов по закону

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:

  • Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
  • Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
  • Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Инструкция по уничтожению секретных документов

  1. Экспертиза ценности секретных документов. Данная процедура проводится в обязательном порядке перед уничтожением. Экспертиза ценности позволяет определить срок хранения документа, что позволяет составить перечень документов на утилизацию.

  2. Составление акта на уничтожение секретной документации, в котором составлен список подготовленных документов к уничтожению с подробной информацией о количестве страниц и др.

  3. Проставление подписей в акте на уничтожение от проводившего экспертизу работника; далее акт должен содержать отметку о согласовании с экспертной комиссией.

  4. После оформления и подписания акта происходит отправка документов на уничтожение.

Существует несколько методов утилизации таких документов:

  • химическая обработка;
  • сжигание;
  • шредирование.

Уничтожение секретных документов путем химической обработки

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

  • требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
  • процедура уничтожения достаточно долгая;
  • по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
  • дорогостоящий способ уничтожения.

Уничтожение секретных документов путем сжигания

Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.

Недостатки, которые присущи данному методу:

  • при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
  • сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
  • сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.

Шредирование

Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации. Главные преимущества – это дешевизна, экологичность и надежность.

Полезные материалы

Порядок уничтожения документов, дел и носителей информации

В технологическом процессе уничтожения конфиденциальных документов, надобность в которых отпала или срок хранения которых истек, имеются некоторые особенности по сравнению с аналогичной стадией, выполняемой с открытыми документами и делами.

При уничтожении конфиденциальных материалов руководством фирмы должен быть установлен порядок, исключающий возможность ознакомления с ними посторонних лиц, исключающий неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их текст, а также исключающий возможность уничтожения материалов, не подлежащих включению в эту категорию. В ходе уничтожения подобные материалы подвергаются опасности в случаях:

• подмены документов, выделенных для уничтожения или изъятия из документов и дел отдельных частей (листов, фотографий, образцов печатей, росписей и т.п.);

  • • ошибочного или умышленного выделения для уничтожения или фиктивного «уничтожения» ценных документов и дел;
  • • неполного уничтожения документов, дел и носителей, дающего возможность восстановить их текст;
  • • утраты (утери, кражи) документов и дел, выделенных для уничтожения.
  • Перечисленные факторы возникновения угроз могут стать контролируемыми при соблюдении:
  • • коллегиальности принятия решения об уничтожении документов, дел и самого процесса уничтожения;
  • • документирования (актирования) подготовки к уничтожению и уничтожения документов и дел;
  • • а также при внесении комиссией отметок об уничтожении в акт и учетные формы только после фактического уничтожения документов и дел.

Уничтожение конфиденциальных документов и дел организуется службой КД. Состав подлежащих уничтожению документов письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности и санкционируется экспертной комиссией фирмы. Процесс уничтожения документов, дел, а также других конфиденциальных материалов производится с оформлением акта и без оформления акта.

  1. Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации включает в себя следующие процедуры:
  2. • подготовка документов, дел it носителей информации к уничтожению;
  3. • оформление акта на уничтожение;
  4. • уничтожение документов по акту;
  5. • уничтожение документов и носителей информации без составления акта.
  6. Процедура подготовки документов, дел и носителей информации к уничтожению включает:
  7. • выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
  8. • получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;
  9. • систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео- и аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. С оформлением акта уничтожаются любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ.

  • При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются:
  • • включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;
  • • оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
  • • проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;
  • • согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем фирмы. В процедуру уничтожения документов по акту входят:
  • • проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;
  • • физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации;
  • • внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.

Фактическое уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения производится только после утверждения описей дел постоянного и длительного срока хранения за соответствующий период. Подписание акта и внесение отметок об уничтожении в учетные формы до фактического уничтожения конфиденциальных материалов не допускается.

Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения их в бесформенную массу. Магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и другими способами, исключающими возможность восстановления их.

  1. Без оформления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.
  2. В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят:
  3. • разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;
  4. • накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);
  5. • физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;
  6. • внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.
  7. Следовательно, при выполнении процедур и операций уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации особое внимание обращается на коллегиальность осуществления этих действий и жесткое соблюдение последовательности процедур и технологии уничтожения.