Правила

Срок хранения аукционной документации

Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст.

 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Договоры о закупках

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Срок хранения аукционной документации

Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом от 18.07.

2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» 2.

Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным  3 участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).

Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием.

Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т. ч.

 на электронных торговых площадках, что регулируется уже не Законом № 223-ФЗ, а локальными нормативными актами конкретной организации.

Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:

  • по Закону № 223-ФЗ о закупках;
  • по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» 4;
  • для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах» 5.

Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г.

регулирует закупки только по Закону № 223-ФЗ, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?

В рамках Закона № 223-ФЗ можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г. 6

Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК;
  • а в эксплуатирующих организациях – ​постоянно (ст. 96 Перечня НТД 2021 г.).

Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) хранятся:

  • и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК (ст. 191 Перечня НТД 2021 г.).

Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ — Компания «АПИ»

Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).

Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).

Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:

Номер статьи Перечня N 236 Документы Срок хранения
217 Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок Постоянно
226 Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта До ликвидации организации
224 Государственные и муниципальные контракты
  • Пять лет.
  • После истечения этого срока экспертно-проверочная комиссия может отобрать контракты на постоянное хранение.
  • Исчисляйте этот срок со дня истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему
12 Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка) Пять лет
218 Планы-графики Три года.
Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237)
219 Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
220 Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы)
221 Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
222 Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы)
227 Журналы регистрации заявок на участие в закупке
228 Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками
229 Переписка по осуществлению закупок

Важно!

Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ

После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.

Регламентируемые сроки

Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур.

Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет.

Читайте также:  Ао дополнительная эмиссия

После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.

Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.

Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.

Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла. 

Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.

Что же делать заказчику?

Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:

  1. Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
  2. Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
  3. Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.

Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.

Изменились сроки хранения документов в компаниях

Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020.

В чём суть документа?

Актуализирован перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций.

Речь идёт о документах, образующихся в процессе деятельности госструктур и компаний при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения.

Перечень включает, среди прочего, бухгалтерские, кадровые, госзакупочные документы, договоры и многое другое.

Что будет с ранее применявшимся перечнем?

Прежний перечень, утверждённый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, утратит силу. Он включал в себя 1003 наименования. Новый перечень значительно сокращён и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения.

Кого касается новый перечень?

Новый перечень касается любых структур и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=ygVH0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQsNGD0LrRhtC40L7QvdC90L7QuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0LDRhtC40Lg%3D

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания.

Какие сроки хранения установлены для основных бухгалтерских документов?

На год увеличили срок хранения счетов-фактур: с четырёх лет до пяти.

Документы о получении зарплаты нужно хранить шесть лет, а не пять. Это касается только случаев, когда у работников есть лицевые счета.

В 15 раз снизили срок хранения реестров сведений о доходах физлиц. Теперь это пять лет вместо 75.

Для лицевых счетов работников срок хранения тоже скорректировали. Прежний срок 75 лет остался только для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года. Если оно закончено после 1 января 2003 года, хранить лицевой счёт нужно 50 лет.

Срок хранения первичных учетных документов остался прежним — пять лет. Однако теперь норма содержит уточнение: если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу.

  • Закреплена обязанность пять лет хранить справки:
  • — об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
  • — о состоянии расчётов с бюджетом.

Кроме того, теперь есть прямая норма для расчётов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.

Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности остался прежним — пять лет. Однако теперь появилось уточнение, что он применяется при условии погашения долга.

Что по основным средствам?

Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить не постоянно, а пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов.

Этот же срок установлен для документов об их списании. Те же пять лет после выбытия имущества нужно хранить акты приёма-передачи недвижимости новому правообладателю, т.е. при передаче с баланса на баланс.

По прежнему перечню их следовало хранить постоянно.

Есть ли специальные сроки хранения для «упрощенцев»?

Да, если организация или ИП применяет УСН, книги учёта доходов и расходов должны храниться всего пять лет, а не постоянно.

Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?

Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.

Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.

Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.

Как изменился срок хранения документов для ВЭД?

Паспорта сделок теперь нужно хранить 15 лет, а не постоянно. Новшество не затронуло кредитные организации: для них остался прежний 15-летний срок хранения.

Что поменялось в сроках хранения кадровых документов?

  1. Несколько кадровых документов придётся хранить дольше, чем сейчас, например:
  2. — график отпусков — три года, а не год;
  3. — книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков — пять лет вместо трёх.

  4. Некоторые документы нужно будет хранить меньше, чем сейчас:
  5. — документы о дисциплинарных взысканиях — три года вместо пяти лет;
  6. — заявки о потребности в иностранцах — год вместо пяти лет;
  7. — документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — пять лет, а не постоянно;
  8. — книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет, а не постоянно.
Читайте также:  Срок хранения таможенных документов

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=YAHIAQE%3D

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?

Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.

План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки.

По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД.

На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.

Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.

Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.

Что с документами по госзакупкам?

Определены документы о закупках, которые нужно хранить в течение установленного срока. Бессрочно придётся хранить положения (регламенты) о контрактных управляющих, контрактной службе, закупке.

Планы-графики следует хранить 3 года.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки.

Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников.

Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

Для контрактов и договоров срок хранения останется прежним — 5 лет.

Сокращён срок хранения журналов регистрации заявок и представителей участников. По новым правилам он составит 3 года вместо 5 лет.

Что ещё принёс Приказ Росархива?

Появился отдельный раздел, который касается документов, связанных с противодействием коррупции. Длительный срок хранения установлен для справок о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера — 50 или 75 лет в зависимости от того, до или после 1 января 2003 года было закончено делопроизводство. Срок хранения 5 лет установлен для уведомлений:

  • — о намерении государственного или муниципального служащего выполнять иную оплачиваемую работу;
  • — о получении подарков в связи с протокольными или другими официальными мероприятиями, а также командировками;
  • — об обращениях с целью склонить к коррупции;
  • — о личной заинтересованности, которая приводит или может привести к конфликту интересов.

В прежних правилах упоминались только уведомления о фактах склонения к коррупции и об осуществлении иной оплачиваемой деятельности. Срок также был 5 лет, однако экспертная комиссия могла его продлить.

В перечне установлены сроки хранения и для других документов.

Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?

Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами.

К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ.

В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=o6yYghohhnY\u0026pp=ygVH0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQsNGD0LrRhtC40L7QvdC90L7QuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0LDRhtC40Lg%3D

Согласно ст.

 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=o6yYghohhnY\u0026pp=ygVH0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQsNGD0LrRhtC40L7QvdC90L7QuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0LDRhtC40Lg%3D

Согласно ст.

120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.

Когда Приказ вступает в силу?

Документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: как устанавливаются сроки, как формируется приказ?

После завершения закупки по нормам 44-ФЗ заказчик должен оформить должное хранение всех оформленных им документов. Сроки хранения устанавливаются продолжительностью от 3 до 10 лет в зависимости от типа документа и начальной цены контракта. В указанный период времени не допускается уничтожать документацию.

Правовое регулирование

После завершения закупки у заказчика на руках остается большой массив документации: план-график, протокол, контракт, допсоглашения к нему и пр. Все они должны быть заархивированы и переданы на хранение. Это необходимо на случай возникновения споров, проведения проверок и пр.

Закупочная документация заказчика может храниться в электронном или бумажном вариантах.

Сроки хранения всей документации в самом 44-ФЗ никак не регламентируется. Здесь прописаны только сроки обеспечения сохранности бумажной документации. При определении сроков хранения электронных документов заказчику необходимо опираться на положения иных нормативно-правовых актов.

Порядок сохранности документов по закупке регулируется по следующим нормативно-правовым актам и разъясняющим документам:

  • на основании законодательства о контрактной системе по ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ;
  • по Письму Минэкономразвития № Д28и-1805 от 2017 года;
  • по ФЗ от 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • по Приказу Министерства культуры №558 от 2010 года;
  • по Методическим рекомендациям по разработке инструкций от органов исполнительной власти, утвержденные Росархивом в 2009 году, за номером 76.

Сроки хранения документации по закупкам

Минимальные сроки хранения документов по закупкам в рамках 44-ФЗ установлены как 3 года. По истечении указанного периода заказчик может продолжать хранить документы или должен уничтожить их.

В рамках 44-ФЗ не предусмотрен строгий регламент для обеспечения сохранности регистров по закупкам. Здесь указано только на необходимость обеспечения сохранности следующих документов:

  1. Документации по конкурсу.
  2. Заявок на участие в конкурсе и аукционе.
  3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
  4. Документация об изменении закрытого аукциона.
  5. Все протоколы на участие в закрытой закупке.

Конкурсная документация, заявки на участие конкурса, протоколы рассмотрения заявок конкурсной комиссией и аудиозаписи вскрытия конвертов подлежат хранению в течение 3 лет (на основании ч. 15 ст. 53 44-ФЗ и по письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года). Все документы по изменениям в закупочной документации в области закрытого аукциона, предоставленными заказчиками разъяснениями по закрытому аукциону, протоколы и заявки на участие должны храниться не менее 3 лет по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ и Письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).

Читайте также:  Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

Трехгодичные минимальные сроки хранения документации можно подтвердить и на основании ст. 196 Гражданского кодекса. Именно такой период установлен в качестве срока исковой давности. Соответственно, с точки зрения судебных разбирательств, более длительный период хранения лишен смысла.

На основании ч. 1 ст.

2 ФЗ-44 поставщику следует дополнительно опираться на положения Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов, а также на другие законы, которые регулируют отношения в процессе закупок и исполнение контрактов.

В одном из таких документов есть противоречия по срокам хранения документов с 44-ФЗ. Так, по 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по закупкам должны храниться не менее 5 лет.

В Приказе Минкультуры №558 от 2010 года в п. 272-279 подчеркивается, что вся документация по государственным и муниципальным закупкам может храниться не менее 5 лет. Для материалов по крупным и особо крупным заказам указанные сроки составляют не менее 10 лет.

Таким образом, рекомендации Минкультуры идут вразрез с требованиями 44-ФЗ. В данном случае заказчику нужно понимать, что приоритетом обладают нормы законодательства о контрактной системе.

То есть в отношении тех документов, которые перечислены в 44-ФЗ, нужно обеспечить трехлетние сроки хранения.

В отношении неуказанных здесь документальных сведений сроки хранения устанавливаются, как 5 лет по Приказу Минкультуры.

В указанный перечень документов, которые нужно хранить 5 лет, можно включить извещения о закупке, сводные заявки, технические задания, календарные планы, доверенности, копии договоров, информационные карты. Сюда входят все документы, которые сформированы при закупках единственного поставщика, через запросы котировок и предложений.

Документация по крупным закупкам по истечении 10 лет передается в архив, то есть она будет храниться бессрочно.

Сроки хранения можно различать в зависимости от способа закупки и стоимости контракта. Сроки хранения отдельных документов по 44-ФЗ составляют:

  1. Государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ – 5 лет.
  2. Весь перечень закупочной документации, включая переписку между заказчиком и поставщиком – 5 лет (документы хранит как заказчик, так и поставщик).
  3. Регистрационные журналы – 5 лет.
  4. Реестры закупок без подписания контракта – 5 лет после завершения процедуры.
  5. Положения о комиссиях, план закупок, план-график, реестры контрактов и отчеты по контрактам – бессрочно.

Сроки начинают отсчитываться с 1 января следующего календарного года за годом проведения закупочной процедуры.

Например, контракт был исполнен в октябре 2019 года. Сроки хранения документов по нему должны отсчитываться начиная с 1 января 2020 года.

Перечень и сроки хранения документации в архиве заказчика определяются самим заказчиком самостоятельно, и регламентируется данная процедура через приказ. В этом приказе заказчик регулирует процесс обеспечения сохранности материалов в области контрактной системы.

Период времени, в течение которого нужно обеспечить хранение регистров госзаказа, не может быть меньше указанного в 44-ФЗ.

Приказ имеет свободную структуру, но в нем необходимо прописать следующие аспекты:

  1. Перечень документов, которые должен хранить заказчик.
  2. Ответственное лицо за хранение со стороны заказчика.
  3. Состав экспертной комиссии, которая является ответственной за порядок учета документальных материалов.
  4. Начало периода хранения (с 1 января следующего года).

Приказ должен подписать руководитель заказчика, а также перечисленные в приказе ответственные лица. Последние расписываются в подтверждение того, что они были ознакомлены с текстом приказа.

Таким образом, заказчик должен обеспечить хранение закупочной документации в течение 3 лет. При этом заказчик вправе установить собственные более длительные сроки и прописать их в документации по закупке.

Перечень документации, которая передается на хранение, срок ее хранения устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей формируется внутренний приказ.

В Приказе Минкультуры указано на другие минимальные сроки хранения документов: они составляют от 10 лет по крупным контрактам и 5 лет – по иным закупкам.

Какой срок установлен для хранения документов о закупках по 44-ФЗ — Бесплатные юридические консультации

Однако рекомендуем вам соблюдать сроки хранения документов, установленные Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым расширен перечень документов и увеличен до пяти лет минимальный срок хранения. Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках.

Также вы вправе принять свой внутренний регламент и установить сроки, учитывая Приказ Минкультуры, а также расширить список документов и увеличить сроки хранения.

Обратите внимание: для документов о крупных и наиболее важных закупках Приказ предусматривает постоянное хранение. Однако критериев отнесения закупки к важной или крупной нет. Самостоятельно определите, что будете хранить бессрочно.

Установите начало отсчета срока хранения с 1 января года, следующего за годом, в котором произвели закупку.

Для установления сроков хранения конкретных документов воспользуйтесь таблицей:

Документы Срок хранения
Планы закупок, планы-графики Постоянно
Документация, извещения об осуществлении закупок, уведомления, информационные карты, технические задания, вносимые в них изменения Пять лет после завершения закупки (заключения договора, признания закупки несостоявшейся)
Протоколы, журналы регистрации протоколов
Аудиозаписи, запросы, графики, календарные планы, доверенности, копии контрактов
Заявки, журналы регистрации заявок на участие, журналы регистрации представителей потенциальных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), сводные заявки
Переписки о проведении процедур определения поставщика
Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг Пять лет после исполнения
Положения о комиссиях по осуществлению закупокСм. также: Создание комиссии по закупкам в рамках Закона N 44-ФЗ Постоянно
Реестры контрактов, заключенных заказчиком Постоянно
Отчеты по государственным, муниципальным контрактам Постоянно
Сведения о заключенных государственных, муниципальных контрактах, их изменении, об исполнении (прекращении действия) контрактов Постоянно
Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта Пять лет после совершения закупки