Правила

Срок хранения документов на отпуск

Любые документы на предприятии (в том числе и кадровые) имеют определенный срок хранения – его необходимо соблюдать для того, чтобы в случае возникновения проблем и спорных ситуаций можно было ознакомиться с оригиналом справки (приказа, накладной, платежного поручения и пр.) и оперативно решить возникший вопрос. В статье расскажем о том, каков срок хранения приказов на отпуск, что сделать, чтобы его соблюсти, и как уничтожать приказы, срок хранения которых уже истек.

Хранение приказов на отпуск: сроки и требования

  • Срок хранения документов на отпускПродолжительность времени, в течение которого приказы о предоставлении отпуска должны храниться на предприятии, зависит от вида приказа – например, приказ на ежегодный отпуск и приказ на отпуск по беременности и родам имеют разные сроки хранения.
  • Нормативы, согласно которым определяется продолжительность времени, в течение которого нужно хранить приказы о предоставлении отпуска, устанавливаются двумя основными документами:
  • Подробнее расскажем о том, сколько нужно хранить приказы на предоставление отпусков разных видов.

Ежегодный отпуск работников

Хранить документы об оплачиваемых днях отдыха, предоставляемых работникам ежегодно, нужно (ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 ФЗ № 125):

  • 75 лет – если приказ был оформлен до наступления 2003 года;
  • 50 лет – если приказ оформили после указанной даты.

Приказы, изданные в отношении работников, занятых на госслужбе (которая не является государственной госслужбой), должны храниться 75 лет – при этом неважно, когда именно они были изданы.

Учебный отпуск

Организация хранения приказов об учебных отпусках осуществляется по тому же принципу, что и организация хранения приказов об обычных отпусках, предоставляемых ежегодно. Никаких особых требований к срокам хранения в этих случаях законодатель не предъявляет.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без содержания, предоставляемые работникам, хранятся от 50 до 75 лет (в зависимости от даты издания – временные границы, определяющие срок хранения, такие же, как и для оплачиваемых отпусков). При этом неважно, где именно хранится приказ – в личном деле работника, или вне его, в отдельной архивной папке: уничтожать их спустя 5 лет с момента издания недопустимо (пп. «а» п. 434 Приказа № 236).

Отпуска особых видов

Существуют отпуска, которые оформляются кадровиками реже, чем оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска – тем не менее, любой кадровый работник должен знать, как и по каким правилам нужно организовывать их хранение.

В соответствии с пп. «а» п.

434 Приказа № 236, срок хранения приказов на отпуск по уходу за ребенком, отпуск работников-вредников (тех, кто трудится в условиях, оказывающих негативное влияние на их здоровье) также составляет 50-75 лет – в зависимости от того, когда именно был издан определенный приказ. Избавляться от таких приказов спустя 5 лет нельзя, независимо от того, где именно они хранятся.

Как хранить приказы?

Даже 5 лет – довольно большой срок для того, чтобы сохранить бумагу с напечатанным на ней приказом в первозданном виде: что говорить о тех документах, которые, в соответствии с требованиями законодательства, нужно хранить в течение 50 или 75 лет.

Чтобы сохранить официальные бумаги, необходимо разместить их в местах, защищенных от воздействия света, влаги и пыли. Приказы на отпуск проще всего распределить по отдельным папкам, сгруппировав их по году издания и по типу предоставляемого отпуска.

Чтобы облегчить дальнейшую работу с документами, папки, в которых они хранятся, стоит промаркировать. Способ маркировки зависит от критерия, по которому была произведена сортировка – например, на корешке папки можно указать:

  • регистрационные номера приказов, помещенных в папку – от первого до последнего;
  • дату издания первого и последнего приказов.

В том случае, если в организации бумажный документооборот не ведется по причине перехода на электронную документацию, работникам отдела кадров потребуется организовать электронный архив. Все документы, подлежащие хранению, должны быть оцифрованы и размещены на сервере или в облачном хранилище.

Периодически стоит создавать резервные копии файла с электронными приказами – это обеспечит их сохранность в случае, если с основным цифровым хранилищем что-то случится.

Нарушение установленных законодателем правил хранения приказов на отпуск в организации влечет за собой административную ответственность (она предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ) – размер штрафа может достигать 10 тыс. рублей.

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек?

Срок хранения документов на отпуск

Бумажные документы нужно ликвидировать по особым правилам, иначе персональные данные работников могут попасть к третьим лицам. Чтобы уничтожить бумаги, работодателю нужно выполнить следующие действия:

  1. Создать экспертную комиссию, которая подтвердить правомерность уничтожения определенных бумаг.
  2. Составить акт об уничтожении выбранных документов.
  3. Организовать процедуру физического уничтожения документов.

Уничтожение документов можно произвести:

  1. Самостоятельно. Для этого используют специальные приспособления – шредеры. С помощью таких устройств можно превратить листы бумаги в бумажные полосы или крошку, составить из которых первоначальный документ будет невозможно. В некоторых организациях бумаги просто сжигают – однако такой способ довольно опасен с точки зрения возникновения неконтролируемых возгораний.
  2. С помощью специализированных организаций. Для этого заключается договор со сторонней компанией, которая за определенную плату вывезет бумаги и уничтожит их своими силами – например, посредством химического воздействия на документ.
Читайте также:  Устав аварийно-спасательных формирований по организации и ведению газоспасательных работ

Итоги

Итак, срок хранения приказа на отпуск зависит от вида отпуска, который был предоставлен работнику на основании приказа, а также от того, где именно – в личном деле или в отдельной папке – он хранится.

Работники отдела кадров должны следить за соблюдением установленных законодателем сроков хранения приказов, обеспечивать их защиту от негативных внешних воздействий, а также заниматься своевременным уничтожением неактуальных документов.

Источник: «Юридическая азбука»

Сколько хранить заявления на отпуск

Сколько хранить заявления сотрудников на отпуск:

  • 5 лет — в обычной ситуации;
  • 50 — если оно включено в личное дело или если условия труда работника были особыми;
  • 75 — в описанных выше ситуациях, если документ был составлен до 2003 года.

Вопросы, входящие в компетенцию кадровика, регулируются законодательством, внешними нормативными актами и приказами и внутренними ЛНА.

Компании и индивидуальные предприниматели обязаны исполнять указанные в них требования и хранить надлежащим образом официальные бумаги, которые становятся результатом деловой активности.

Достоверную информацию и ответ на вопрос о том, сколько должны храниться заявления на отпуск сотрудников, — 5, 50 или 75 лет, — смотрите в следующих источниках:

Работодатель вправе устанавливать индивидуальные требования к порядку хранения документации, но они не должны противоречить актуальному законодательству. Такие правки фиксируются в положении о документообороте или архиве.

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем.

Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Срок хранения документов на отпуск

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

  1. Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
  2. В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

Место хранения

Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.

Решение о том, включать ли заявление на ежегодный отдых в личное дело, каждая компания вправе принимать самостоятельно. Это указывается в локальном нормативном акте.

Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.

Какая ответственность за нарушение порядка и сроков хранения

Несоответствующее хранение кадровой документации — повод для привлечения к административной ответственности. Варианты наказаний следующие:

  • предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за нарушение порядка хранения и ведения кадровых документов;
  • штраф от 5000 до 10000 рублей за уничтожение документации до наступления предусмотренного для этого срока.
Читайте также:  Безвозмездный экспорт товара

Если вам кажется, что суммы не такие уж и значительные, то стоит обратить внимание на то, что каждый факт правонарушения фиксируется отдельно. Следовательно, платить придется намного больше. Есть и еще один момент: за повторное правонарушение работодателя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.

Какие кадровые документы нужно хранить, чтобы не проиграть в суде с работником

КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.

Где сказано что и сколько нужно хранить?

Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).

Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв.

приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст.

 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).

Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:

  • 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
  • 50 лет, если это событие произошло после этой даты.

Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в «Делис Архив» — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026pp=ygVA0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0L7QsiDQvdCwINC-0YLQv9GD0YHQug%3D%3D

Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.

Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив».

Хранить обязательно

Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).

Трудовые договоры и допсоглашения к ним

Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.

Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца (апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2021 № 33-2408/2021 по делу № 2-2708/2020).

График отпусков

Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов (определение ВС РФ от 06.10.2020 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.

Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя, работник не должен из-за этого страдать (определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2021 № 88-18810/2021).

Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности

Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.

Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2020 № 88-24932/2020).

Табель учета рабочего времени

Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.

Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015).

Положение об оплате труда и премировании

Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).

Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании (определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755).

И это еще далеко не все

Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:

  • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
  • положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
  • локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
  • локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
  • документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
  • документ об утверждении формы расчетного листка;
  • положения о филиалах, представительствах;
  • положение об аттестации;
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • документы по охране труда;
  • график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
  • документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
Читайте также:  П 4 ст 283 РФ

А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя: о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026t=200s

Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро.

Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся.

Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками.

Поручите обслуживание своего кадрового документооборота опытным специалистам. Компания Делис Архив осуществляет полный цикл работы с кадровыми архивами — архивная обработка по требованиям госархивом, хранение, сканирование, исполнение социально-правовых запросов граждан, передача кадровых документов организации при ликвидации в госархив.

Какой срок хранения приказов на отпуск?

Для того чтобы сотрудник мог уйти в отпуск, необходимо подготовить соответствующий приказ. При этом не нужно полагать, что после его подготовки и перечисления выплат сотруднику о приказе можно забыть: такая документация в обязательном порядке должна храниться не менее установленного срока.

Если вам необходима консультация по вопросам подготовки и хранения приказов на отпуск, всегда можно обратиться за помощью к специалисту. Своевременная правовая поддержка поможет избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих структур.

  • Хотите разобраться, но нет времени читать статью? Юристы помогут
  • Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажете
  • С этим вопросом могут помочь 223 юристов на RTIGER.com

Решить вопрос >

Сколько нужно хранить приказы на отпуск?

Право на отдых является одним из важнейших для каждого работника, поэтому в задачи руководителя входит не только обеспечение возможности предоставления своим сотрудникам очередных отпусков, но и правильное оформление всей документации. Процесс отправки сотрудника в отпуск состоит из следующих этапов:

  • работник пишет заявление;
  • заявление согласовывается руководителем;
  • кадровая служба готовит соответствующий приказ;
  • приказ передается в бухгалтерию;
  • работник получает все полагающиеся выплаты.

Значительная часть вопросов у сотрудников кадровых служб возникает по поводу хранения «отпускной» документации (в частности, приказов). Обязательной для любой компании является организация хранения кадровой документации в соответствии с действующими правилами (в личном деле сотрудника или в специальной папке) и в течение определенного срока. Для хранения документация отправляется в архив.

Что касается сроков хранения, то, прежде всего, нужно отметить, что единый срок, на протяжении которого хранятся «отпускные» приказы, отсутствует. Продолжительность хранения может составлять:

От чего это зависит? Меньший срок хранения — 5 лет — устанавливается для документов о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках, а также о переносе отпусков. Гораздо большая продолжительность — 75 лет — предусмотрена для документации об отдыхе сотрудников, работающих в опасных условиях.

Также длительного хранения (срок — 75 лет) требуют приказы об отпусках по уходу за ребенком и предоставлении «отпускных» дней без сохранения заработной платы.

Необходимость в том, чтобы хранить некоторые виды отпускной документации в течение 75 лет, объясняется влиянием опасных условий труда и декретов на трудовой стаж. Поэтому при выходе на пенсию сотруднику могут потребоваться эти приказы.

Как организуется хранение приказов на отпуск?

Для соблюдения правил делопроизводства значение имеет не только продолжительность периодов, в течение которых должна сохраняться документация. Также необходимо правильно организовать хранение на протяжении всего срока.

Строгих правил здесь нет, однако оптимальным считается выделение различных категорий документов в отдельные ячейки или папки.

Важно! При издании каждый документ должен быть пронумерован в хронологическом порядке. При этом каждая компания может разработать свою систему регистрации.

После издания документы следует сразу подшивать в дела (это удобно и исключает путаницу).

Необходимо обратить внимание, что сами распорядительные акты и основания к ним (например, заявления сотрудников) лучше хранить отдельно. Заявления подшивают к личным делам сотрудников.

Некоторые компании принимают правила, согласно которым и распорядительные акты, и основания должны находиться в личном деле. В этом случае «отпускная» документация сохраняется на протяжении 75 лет независимо от своей категории.

Таким образом, срок, на протяжении которого должно быть организовано хранение приказов об отпуске, зависит от разновидности последнего и от условий труда сотрудников (но, как правило, срок сохранности «отпускной» документации или 5, или 75 лет).

  1. Если у вас возникли сложности с оформлением кадровой документации или у вас есть другие вопросы в сфере делопроизводства и трудового права, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью к юристу.
  2. Источники:
  3. Комплектование архивов архивными документами

Приказ Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов…»