Правила

Срок хранения входящей и исходящей документации

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенных сроков. В нашей статье мы хотим поговорить о том, каким образом осуществляется оперативное хранение документов и их уничтожение.

Что такое оперативное хранение?

Абсолютно все бумаги, созданные или поступающие в ходе деятельности предприятия, подлежат четкой систематизации и тщательной обработке.

Чтобы в дальнейшем можно было повторно использовать их, необходимо правильно организовать их сохранность, обеспечив быстрый доступ к любому из них.

По сути, оперативное хранение документов – это сохранение бумаг в организации или структурном подразделении до момента их уничтожения или передачи в архив организации.

Сроки хранения документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие – просто уничтожать, согласно определенным правилам.

Срок хранения входящей и исходящей документации

Оперативное хранение документов, имеющих научное или практическое значение, имеет свои сроки. Зависят они от степени важности их содержания.

Срок хранения может быть следующим:

  1. Постоянным.
  2. Временным (более десяти лет).
  3. Временным (не более десяти лет).

Стоит отметить, что форма бумаг никак не оказывает влияние на сроки хранения документов (таблица хранения приведена нами в статье). Ведь не секрет, что в настоящее время большая часть информации оформляется в электронном виде. Сроки зависят, прежде всего, от содержания самого документа.

Требования к хранению

Существуют определенные требования к оперативному хранению документов. Так, например, завершенные дела временного или постоянного сохранения должны оставаться в подразделениях организации еще в течение нескольких лет. После этого срока они помещаются в архив предприятия.

До тех пор, пока бумаги находятся в активном пользовании, они нуждаются в правильном оформлении и содержании. Оперативное хранение документов подразумевает их формирование по каким-то определенным группам, а также номенклатурной специфике, принятой в организации.

Для обеспечения быстрого поиска любых бумаг необходимо максимально информативно оформить названия папок. В качестве накопителя, как правило, используют скоросшиватели, на обложке которых должен быть кармашек для сменных названий номенклатур.

При оперативном хранении на обложках указывают такую информацию:

  1. Временной период начала и окончания использования.
  2. Общее чисто листов в папке.
  3. Указание сроков хранения таких бумаг.
  4. Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.
  5. Могут также присутствовать дополнительные надписи («на согласование», «на подпись» и т. д.)

Текущее хранение осуществляется в специально оборудованных шкафах (металлических) или же в отдельном помещении, которое закрыто для доступа. Временная выдача бумаг должна производиться только по распоряжению руководства отдела, которого касаются документы. К концу дня папка должна возвратиться на свое место – сейфовый шкаф.

Срок хранения входящей и исходящей документации

По окончанию сроков оперативного хранения документам присваивается статус «исполнено». И только после этого начинается процедура их подготовки к передаче в архив.

Сроки хранения входящих документов

В любой организации в процессе деятельности скапливаются входящие документы. Они тоже имеют сроки хранения. Вообще под входящей корреспонденцией понимается вся документация, которая поступает на предприятие. Сроки хранения таких бумаг обуславливаются содержанием. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет.

Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет). Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации. Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами – в другую.

Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет.

Сроки хранения исходящих документов

Исходящие документы, как и любые другие на предприятии, подлежат хранению. Причем, как и в случае с входящими бумагами, они имеют определенные сроки, которые зависят от степени их важности.

https://www.youtube.com/watch?v=FjoGDJPS6xk\u0026pp=ygVZ0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQstGF0L7QtNGP0YnQtdC5INC4INC40YHRhdC-0LTRj9GJ0LXQuSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0LDRhtC40Lg%3D

Целесообразно систематизировать документы и на каждой папке указать сроки хранения. Логично исходящие документы разделить на отдельные массивы: переписка с поставщиками, с клиентами, заказчиками, государственными организациями, коммунальными предприятиями и т. д.

Самые важные бумаги должны находиться на оперативном хранении не менее пяти лет, а более простые – до трех лет. Особо важные письма можно сохранять и в течение десяти лет.

Основания для столь долгого использования необходимо закрепить в специальной инструкции по делопроизводству предприятия.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документов имеется на любом предприятии. Причем, как правило, выделяют отдельно журналы регистрации входящих и исходящих бумаг, если организация ведет активную деятельность.

Так намного удобнее систематизировать всю переписку. Журналы закупаются и меняются каждый год. Конечно, в настоящее время многие предпочитают вести подобный журнал в электронном виде.

Однако при этом обязательно должен быть бумажный экземпляр.

Срок хранения входящей и исходящей документации

В журналах записываются реквизиты документов, присваиваются им номера, а также указываются даты. Такой учет бумаг позволяет в случае необходимости отыскать нужный документ. Хранятся журналы три года. По окончании этого срока всю документацию, связанную с входящей и исходящей корреспонденцией, уничтожают, составляя при этом акт.

Экспертиза документов

Как мы уже говорили ранее, длительность использования и хранения бумаг ни в коем случае не зависит от формы (бумажная или электронная), значение имеет лишь содержание документов. Чтобы определить ее значимость, назначается экспертиза. Ее задача состоит в том, чтобы выяснить, какие документы имеют значимость для производства, науки, государства и т. д.

Для документов, отобранных для оперативного хранения, нужно уточнить период времени, в течение которого они могут понадобиться. Поэтому определение времени хранения – еще одна задача, которая ставится перед экспертизой.

Все бумаги до отправки на экспертную оценку в рамках подготовки к передаче в архив формируются в номенклатурные дела определенными структурными подразделениями или же службой делопроизводства.

Экспертиза ценности может проводиться на самих предприятиях, архивах организаций, а также государственных архивах.

В целом, если говорить о серьезных управленческих документах, то сроки их хранения предопределены еще в момент их создания.

Основными справочными и нормативными пособиями, которые влияют на сроки хранения, являются перечни документов с указанием сроков хранения.

Именно их применяют при экспертной оценке бумаг в муниципальных, государственных архивах и на предприятиях. А ценность, как мы уже говорили, выражается в сроках хранения.

Читайте также:  Понятие и виды ценных бумаг

Срок хранения входящей и исходящей документации

Перечень документов с обозначением сроков хранения – это систематизированный список категорий и видов бумаг, содержащий нормативные сведения о времени их хранения.

Перечни содержат сроки хранения типовых документов, которые имеются в любой организации. А вот специфические бумаги, отражающие определенные функции предприятия, могут относиться к ведомственным перечням.

Архивы документов

Архив документов в организации не может существовать сам по себе. В нем бумаги хранятся определенное время, после чего они должны передаваться в муниципальные архивы или государственные.

Федеральным законом четко определяются сроки хранения в нем многих бумаг.

Так, например, документы по личному составу, нотариальные бумаги, хозяйственные книги должны находиться в сохранности в течение 75 лет, научная документация – пятнадцать лет.

Срок хранения входящей и исходящей документации

В том случае, если организация ликвидируется по каким-либо причинам, архив документов постоянного срока хранения, а также бумаги по личному составу должны быть переданы в муниципальный (государственный) архив.

Негосударственные предприятия для того, чтобы передать документы, вначале должны заключить договор с Архивным фондом РФ. Если же он вовремя не был заключен, то архив должен взять на хранение только бумаги по личному составу предприятия.

Место сбережения остальных документов должно быть выбрано председателем ликвидационной комиссии.

Как уничтожить документы?

Архивные документы, которые хранятся на предприятии, могут быть ликвидированы, если истекли их сроки хранения. Уничтожение документов можно поручить сторонней организации, а можно выполнить и самостоятельно.

Существует единые правила, по которым осуществляется этот процесс. Стоит помнить о том, что уничтожить можно только те документы, которые имеют истекшие сроки хранения, утратившие свое практическое значение.

Предпринимать какие-либо действия в отношении бумаг можно только при наличии экспертной оценки.

Уничтожение документов сопровождается оформлением акта.

Составление акта

Бумаги могут быть включены в акт на уничтожение в том случае, если сроки их хранения закончились на первое января того года, в котором составляется документ. То есть, если дело 2014 года и период его хранения – пять лет, то включать его в акт можно только в 2020 году.

Во избежание дальнейших недоразумений, все дела необходимо полностью просмотреть, убедившись, что все бумаги в нем утратили значение. Однако на практике часто поступают иначе. Если документы пролежали на полке пять лет и к ним ни разу не притрагивались, то правилами пренебрегают. Просто пролистывают выборочно дела, чтобы убедиться в том, что они действительно уже не нужны.

Срок хранения входящей и исходящей документации

В акт необходимо занести информацию, которая имеется на обложке дел. Такая кропотливая работа покажется не нужной тем людям, которые не разбираются в тонкостях архивной работы. Но на самом деле это не так.

Акт непременно должен быть подписан тем человеком, который проводил экспертную оценку. Далее в документе делается пометка о том, что действия были согласованы с экспертной комиссией организации. В конечном итоге акт должен быть утвержден руководителем предприятия.

Только после соблюдения всех процедур организация может уничтожать дела, перечисленные в акте.

Как уничтожают деловые бумаги?

Уничтожить документы можно несколькими способами. Если территория предприятия позволяет, то можно сжечь самостоятельно бумаги, соблюдая пожарную безопасность.

Кроме того, можно воспользоваться уничтожителем документов. Но это достаточно долгий процесс, такой способ подходит для небольших объемов.

В этих случаях составляется акт в произвольной форме, в котором фиксируется сам факт уничтожения.

Большие объемы дел, предназначенных для уничтожения, обычно предприятия передают на утилизацию или переработку в специализированные организации, которые этим занимаются.

Срок хранения входящей и исходящей документации

Факт передачи должен быть зафиксирован в приемно-сдаточном акте. В документе указывается дата, вес и количество дел. Специалисты рекомендуют присутствовать при уничтожении бумаг сотруднику предприятия для сохранения конфиденциальности.

Срок хранения документов в 2021 году

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием срока их хранения представлен в приказе Росархива №236. Таблица содержит 12 больших разделов и 657 наименований с указанием срока их хранения.

Новые сроки хранения документов применяются к документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до 18 февраля 2020 года. Исключением являются документы, внесённые в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов.

Перечень включает в себя 657 наименований, поэтому для удобной навигации был сделан алфавитный указатель видов документов.

Некоторые документы имеют примечания, в которых указаны дополнительные правила их хранения.

Таблица с новыми сроками хранения

В таблице указаны лишь некоторые документы, у которых был изменён срок хранения.

.tabl td,tr,table,th { border:1px solid black; } .tabl th{ text-align: center; } .tabl p{ margin-bottom: 0; text-align: center; }

Документы Срок хранения СтарыйПриказ Минкультуры №558 НовыйПриказ Росархива №236
Расчётно-платёжные ведомости, расчётные листы, документы на выплату гонораров 5 лет. Без лицевых счетов — 75 лет 6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет
Книга учёта доходов и расходов на УСН Постоянно 5 лет
Карточки индивидуального учёта страховых взносов Срок не установлен 6 лет. Без лицевых счетов — 50 или 75 лет
Расчёты по страховым взносам Срок не установлен 50 или 75 лет
Учётная политика с приложениями 5 лет 5 лет
Документы о недостачах, растратах, присвоении 5 лет 10 лет после возмещения ущерба
Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов Постоянно 5 лет после выбытия актива
Договоры аренды зданий, помещений Постоянно 10 лет после выполнения обязательств
Договоры лизинга и документы к нему Постоянно 5 лет после выкупа
Договоры займа 5 лет после возврата или списания долга 5 лет после возврата долга
Договоры залога, займа под залог имущества 10 лет после срока договора. О залоге недвижимости — постоянно 10 лет после договора
Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка Срок не установлен 1 год
Сведения, подготовленные для размещения на сайте компании в интернете 5 лет 3 года

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.

Нарушения и штрафы

За нарушение срока хранения документов предусмотрены штрафы в соответствии с НК РФ и КоАП РФ.

При отсутствии первичных документов штраф накладывается:

  • на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
  • на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).
Читайте также:  Раскрытие информации последние изменения

При нарушении правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов накладывается штраф в соответствии ст. 13.20 КоАП РФ:

  • на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей;
  • на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то ФНС выставит ФНС выставит штраф в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не менее 40 тысяч рублей.

Перечень Росархива содержит информацию о сроках хранения документов госорганов, органов местного самоуправления и организаций.

Сроки хранения служебных писем

Статья завершает цикл публикаций, посвященный оформлению и обработке служебных писем. На этот раз автор объясняет, на какую нормативную базу и на какие принципы стоит опираться при определении сроков хранения данных документов. Приводятся примеры со ссылками на статьи Перечня документов со сроками хранения 2010 года.

Сегодня «переписка» является одним из наиболее распространенных видов служебной документации. Это огромный массив бумажных документов, образующийся в любой организации как результат ее трудовых будней. И понятно желание регулярно очищать шкафы от «лишних» документов.

Однако если в вашем шкафу хранятся дела с заголовками: «Входящая переписка», «Исходящая переписка», то процесс уничтожения документов с истекшими сроками хранения может существенно затянуться, так как, рассматривая каждую бумажку, придется решать извечный вопрос: «Хранить или в шредер?»

Поэтому в первую очередь необходимо грамотно определить сроки хранения документов для соблюдения основного правила формирования документов в дела: «В одно дело формируются документы одного срока хранения!» Тогда по его истечении уничтожать можно будет папками (без полистного просмотра, ну почти без него).

Придется несколько охладить ваше горячее желание сократить до минимума сроки хранения служебных писем.

Ведь служебное письмо – это элемент (иногда и самый ценный) единого информационного комплекса по какому-то вопросу или контрагенту, и рассматривать входящие в состав этого комплекса документы нужно в едином ключе, не забывая о том, что важнейшим назначением документа является изложенная в нем информация, ее практическое, научное и историческое значение.

Фрагмент документа

Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17.05.2011)

При определении сроков хранения особого внимания требуют «переписка» и «документы».

В настоящее время переписка несет большую информационную нагрузку, чем это было ранее, когда справки, докладные записки, сведения и другие документы могли заменить ее по ряду вопросов.

Переписка может оказаться единственной, заслуживающей постоянного срока хранения или отметки «ЭПК» в соответствующем разделе перечня.

Нормативная база

Начиная работу по определению сроков хранения документов, в первую очередь ознакомьтесь с действующим законодательством: федеральными и региональными законами и иными нормативными правовыми актами, в которых указаны сроки хранения документов, регулирующих сферу вашей деятельности.

Что касается «правил для всех», то сроки хранения переписки зафиксированы в типовых перечнях. В изданных в 2011 г.

«Методических рекомендациях по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (согласованы ЦЭПК при Росархиве 17 мая 2011 г.) рекомендуется при определении сроков хранения документов обращаться к действующим типовым перечням документов, список которых приводится там же:

  • Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2003;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО «Российские железные дороги», с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности органов федеральной фельдъегерской связи со сроками их хранения. – М., 1999;
  • Перечень документов органов Прокуратуры Российской Федерации и их учреждений, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального Банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. – М., 2005;
  • Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сбербанка России и его филиалов. – М., 2005;
  • Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков их хранения. – М., 1999;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2008;
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2010 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000 (далее – Перечень 2000 года).

На сегодняшний день Перечень 2000 года не является действующим. Часто спрашивают, каким перечнем пользоваться при установлении сроков хранения документов: перечнем, действующим сегодня, или перечнем, действовавшим на период создания документа?

Заведующая отделом документоведения ВНИИДАД Вера Иритикова в своем интервью, опубликованном сразу после выхода Перечня 2010 года, советовала: «По итогам 2010 года (когда составляются итоговая запись номенклатуры дел, а в последующем – описи и акты о выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению), а также в процессе проведения экспертизы ценности организации должны устанавливать/уточнять сроки хранения документов, созданных в течение 2010 делопроизводственного года, по новому Перечню типовых архивных документов 2010 года».

При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться. Ты только что уничтожил документы.

Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

Читайте также:  Лица несписочного состава

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Есть и такие документы, для которых срок хранения нигде не установлен, в этом случае его оптимальную продолжительность специалистам организации нужно будет вычислить самостоятельно.

Обычно такие решения документируются протоколом экспертной комиссии.

Какие сроки хранения переписки бывают и от чего они зависят?

Основным критерием, оказывающим существенное влияние на сроки хранения документов, является содержательная часть письма – его информационная составляющая. То есть в первую очередь следует ответить на вопрос: о чем документ, какие бизнес-процессы он затрагивает? Как правило, по какому-либо вопросу выявляются:

  • наиболее ценные документы и
  • документы, содержащие первичную и второстепенную информацию.

При этом сроки хранения основной, первичной информации значительно отличаются от сроков хранения второстепенной, дополнительной информации.

Так, если вы внимательно просмотрите отдельные разделы любого типового перечня, то увидите, что для основополагающих документов (решений, протоколов, планов, отчетов, докладов, регламентов и пр.

) устанавливаются наибольшие сроки хранения, а для переписки по этой тематике сроки хранения чаще всего ограничиваются периодом в 5 лет (за редким исключением).

  • При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.
  • Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.
  • Пример 1
  • Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст. 502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст. 503 Перечня 2010 года).

Пример 2

Парламентские запросы

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов.

В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ.

Несмотря на то, что переписка ведется с организацией федерального уровня, сроки хранения документов будут устанавливаться в зависимости от изложенных в них вопросов, то есть от информационной составляющей документа.

Пример 3

Переписка с Центробанком по различным вопросам

Переписка с Центральным Банком РФ по вопросам создания/ликвидации кредитных организаций включает в себя документы, на основании которых кредитная организация осуществляет свою деятельность (кстати, при ликвидации кредитной организации данные документы запрашиваются комиссией ЦБ в первую очередь). Поэтому для переписки с этим корреспондентом по данному вопросу устанавливается максимальный срок хранения – постоянно.

А вот для переписки по вопросам ревизий установлен пятилетний срок хранения!

Интересна также переписка по вопросам предоставления отчетности. Понятно, что к длительному хранению будут выделены служебные письма, в которых обсуждались проблемы, связанные с годовой отчетностью.

А письма по вопросам, связанным с квартальной, ежемесячной и ежедневной отчетностью, будут храниться минимально установленные сроки, но не менее сроков хранения «основных» документов по этому вопросу (ежедневные, ежемесячные и ежеквартальные отчеты).

Эти сроки взяты из ст. 351, 352, 359 Перечня 2010 года.

  1. В последнем из трех случаев, описанных в Примере 3, начинает действовать следующее правило: при определении сроков хранения служебных писем необходимо ориентироваться и на сроки хранения, установленные для других документов по данной тематике.
  2. Пример 4
  3. Переписка по административно-хозяйственным вопросам и по операциям с недвижимостью
  4. Наименьший срок хранения – 1 год – устанавливается, как правило, для переписки по административно-хозяйственным вопросам, для писем по вопросам приобретения мебели, канцелярских товаров и пр.

Однако переписка по вопросам любых действий с недвижимостью подлежит длительному хранению (смотрите ст. 118, 121, 127, 129, 137, 138, 139 Перечня 2010 года).

Пример 5

Переписка по вопросам лицензирования и символики

Длительному хранению подлежит переписка по вопросам лицензирования, государственной регистрации товарных знаков, о разработке символики организации и т.д. (ст. 63 Перечня 2010 года).

Пример 6

Гарантийные письма

Что касается гарантийных писем, то срок хранения (5 лет) для них будет исчисляться от даты окончания срока гарантии (ст. 377 Перечня 2010 года).

Пример 7

Сопроводительные письма

Довольно краток жизненный путь у сопроводительных писем. Не стоит устанавливать для них срок хранения, идентичный сроку хранения сопровождаемых документов. Достаточно, с моей точки зрения, и одного года.

Пример 8

Обращения граждан

Кажется, что может быть прозаичнее жалоб и обращений граждан? Однако для некоторых из них установлен предельный срок хранения – постоянно.

Но он устанавливается только для тех обращений и предложений, которые носят творческий характер.

К этой же категории отнесены жалобы и заявления граждан, касающиеся не «личных проблем», а жизни общества и государства: по вопросам хищений, коррупции и прочих «черных пятен» на теле нашего государства (ст. 183 Перечня 2010 года).

При установлении сроков хранения документов на первое место ставятся интересы собственника документов, но не будем забывать и об истории.

Особое внимание необходимо уделить служебным письмам, относящимся к какому-либо периоду жизни общества или выдающегося государственного деятеля.

Например, особо ценной является переписка по хозяйственным вопросам, относящаяся к периоду Второй мировой войны. Естественно, что срок хранения документов этого периода максимален – постоянно.

Определение сроков хранения служебных документов – творческий процесс и подходить к нему необходимо с полной ответственностью. Поговорка «рукописи не горят» в этом случае не работает. А утрата (несвоевременное уничтожение) каких-либо документов часто бывает безвозвратной.

Носарева Н.А.,эксперт по управ. документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих ДокументациейИсточник: Объединённая редакция деловых журналов