Правила

Структурные подразделения в штатном расписании

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Код структурного подразделения в штатном расписании: верное указание и использование

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

  • Легко вычислить сотрудников и посчитать то, что им надо выплатить. Не надо самим запоминать то, как устроена организация.
  • Наконец, штатное расписание может стать доказательством, когда применяются льготы по налогам, либо если часть расходов относится к себестоимости продукции.

Правила составления штатных расписаний

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Структурные подразделения в штатном расписании

Штат сотрудников

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода ОКПО. Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без приказа со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Структурные подразделения в штатном расписании

Составление расписания

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре.

Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно.

Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

  • Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
  • Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на совместителей.

Структурные подразделения в штатном расписании

Штатные единицы

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна должность занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygVY0KHRgtGA0YPQutGC0YPRgNC90YvQtSDQv9C-0LTRgNCw0LfQtNC10LvQtdC90LjRjyDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QvCDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQuA%3D%3D

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и премиях. Они делятся по двум основным группам:

Структурные подразделения в штатном расписании

Надбавки

  1. Утвержденные на уровне самой организации.
  2. Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

  • коэффициенты
  • проценты
  • денежный вид

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды надбавок, определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

Структурные подразделения в штатном расписании

Внесение примечаний

  1. Когда причина надбавок – выполнение обязанностей на территории северных регионов либо оформление ученых степеней, тогда обязательным становится наличие ссылок на закон, который регламентирует выплату таких компенсаций. Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам. Нормы закона используются для определения фактических выплат.
  2. При наличии так называемых сдельщиков в штате. Тогда в графе номер десять сообщают, какая именно система оплаты применяется в том или ином случае, и приводят ссылку на внутренний документ, регулирующий порядок оплаты.

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

  1. Оформляется приказ о необходимости вносить корректировки.
  2. Еще один касается утверждения новой версии.

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные реквизиты. При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием.

Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы.

Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими обязанностям.

Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Структурные подразделения в штатном расписании

Работа со штатным расписанием

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

  • оклады
  • дополнительные обязанности
  • переименование отдела
  • перевод
  • переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре.

Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной.

Об изменениях надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=YAHIAQE%3D

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Читайте также:  Безвозмездный экспорт товара

Обычно для оформления любого соглашения и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

Структурные подразделения в штатном расписании

Изменение окладов

  • Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
  • Оптимизация работы, связанной с управлением
  • Законодательство корректируется
  • Основа для производства расширяется либо сокращается
  • Проводят реорганизацию
  • Введены мероприятия, улучшающие эффективность
  • Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности.

При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор.

За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

Структурные подразделения в штатном расписании

Утверждение документа

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо бухгалтеры, юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее распоряжение дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

https://www.youtube.com/watch?v=f87RwLhNktk\u0026pp=ygVY0KHRgtGA0YPQutGC0YPRgNC90YvQtSDQv9C-0LTRgNCw0LfQtNC10LvQtdC90LjRjyDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QvCDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQuA%3D%3D

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого регистрация невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для утверждения документа необязательно ставить печать организации.

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП

Опубликовано 05.12.2019 21:35 Administrator Просмотров: 24566

Успешное функционирование любого предприятия напрямую зависит от грамотно разработанных внутренних регламентов.

К регламентам относятся не только практические инструкции, описывающие действия работников, но и документы, утверждающие структуру организации, режим её работы и правила внутреннего распорядка.

Основополагающими документами, которые составляются ещё до начала работы предприятия, являются организационная структура предприятия и штатное расписание.

Организационная структура в 1С: ЗУП

При помощи организационной структуры на предприятии закрепляют перечень подразделений и их подчинённость друг другу. Самым популярным видом взаимодействия отделов считается линейный, когда все подразделения подчиняются одному руководителю. Ещё одним типом является функциональная структура.

При ней специалисты распределяются, согласно выполняемым функциям, и у каждого такого объединения существует свой начальник. Также выделяют матричный тип взаимодействия, при котором сотрудников различных подразделений объединяют в группы для достижения целей предприятия.

Например, для разработки нового продукта будут необходимы технические специалисты, маркетологи и сметчики.

Организационная структура в 1С: Зарплата и управление персоналом представлена в виде справочника «Подразделения», который расположен в разделе «Главное». 

Структурные подразделения в штатном расписании

В нём можно создавать как простые структуры подчинённости, так и более сложные. При создании нового элемента справочника есть возможность указать, является ли данное подразделение обособленным, его дату создания, график работы, вышестоящее подразделение, а также задать отражение начислений в бухучёте и определить вариант выплаты заработной платы.

Пример простой схемы взаимодействия представлен на рисунке ниже. При создании всех элементов справочника графа «Вышестоящее подразделение» была заполнена подразделением «Руководство».

Структурные подразделения в штатном расписании

При сложной схеме взаимодействия создаётся многоуровневый справочник.

Структурные подразделения в штатном расписании

Справочник «Подразделения» используется при составлении штатного расписания, приёме на работу сотрудников, начислении и выплате заработной платы.

Штатное расписание в 1С: ЗУП

Обязанность ведения штатного расписания, а также периодичность его создания законодательно не закреплены. Но в связи с существованием унифицированной формы, многие ссылаются на необходимость его составления. В данном документе предприятие закрепляет количество штатных единиц в каждом подразделении, с указанием их окладов, должностей и специальностей.

На что следует обратить внимание при составлении штатного расписания?

Во-первых, на то, что у сотрудников с одинаковыми должностями и общим подразделением должны быть равные ставки. В противном случае трудовая инспекция может это счесть неравными условиями труда или предвзятым отношением к определённой персоне.

Так как обязанности, описанные в должностных инструкциях, утверждаются не лично для каждого сотрудника, то работники одной категории должны выполнять равный объём работы и получать за него одинаковый оклад.

Если в вашем коллективе есть, скажем, два бухгалтера с разными окладами, то лучше одного из них сделать, к примеру, старшим или ведущим. Или уравнять им тарифную часть, а разницу считать мотивационной.

Второй важный момент, который нужно учесть при составлении штатного расписания, — это обязанность работодателей публиковать открытые вакансии в службу занятости. Если у вас на данный момент времени укомплектован состав сотрудников предприятия, проверьте, чтобы в штатном расписании не было свободных единиц.

Рассмотрим заполнение штатного расписания в программном продукте 1С: Зарплата и управление персоналом.

Для начала необходимо включить возможность его ведения. Для этого перейдём в раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания» и установим флаг «Ведётся штатное расписание». Также в открывшемся окне настройки нужно выбрать, будете ли вы сохранять историю изменений.

Если установить данный флаг, то зайти в документ утверждающий расписание и внести в него изменения будет невозможно. В этом случае необходимо создать документ «Изменение штатного расписания».

Под каждой строкой настроек есть краткое описание включаемого функционала, которое поможет вам с расстановкой необходимых флагов.

Структурные подразделения в штатном расписании

После окончания настройки нажимаем «Применить и закрыть» и переходим в раздел «Кадры». Там вы увидите подраздел «Штатное расписание». Далее перейдём к вводу и утверждению документа.

В нашем примере мы выбрали вариант хранения истории изменений, поэтому нас интересует пункт «Изменения штатного расписания».

При помощи кнопки «Создать» из выпадающего меню выбираем «Утверждение штатного расписания».

Структурные подразделения в штатном расписании

При помощи кнопки «Добавить позицию» построчно заполняем табличную часть документа, указывая подразделение, должность, количество ставок, оклад и график работы.

После проведения документа при помощи кнопки «Печать» можно вывести на экран унифицированную форму Т-3 или приказ об утверждении.

Теперь при вводе документа «Приём на работу» часть полей будет заполняться в автоматическом порядке, исходя из утверждённого расписания.

Предположим в структуре вашей организации произошли изменения. В созданном документе «Изменение штатного расписания» есть три основные кнопки, которыми следует пользоваться.

Кнопка «Добавить позицию» предполагает добавление ранее неутверждённой штатной единицы. Такие строки заполняются зелёным шрифтом.

Структурные подразделения в штатном расписании

Если вам необходимо поменять начисление, количество сотрудников данной должности или график работы ранее утверждённой позиции, то следует прибегнуть к кнопке «Изменить позицию». Такие изменения отражаются синим шрифтом.

В случае сокращения мы выбираем кнопку «Закрыть позицию». Такие изменения отражаются красным цветом.

После проведения документ можно вывести на печать приказ о внесении изменений.

Для просмотра актуального штатного расписания в разделе «Кадры» необходимо выбрать пункт «Штатное расписание». Для проверки соблюдения расписания и наличия свободных штатных единиц в организации можно прибегнуть к кадровым отчётам в разделе «Кадры».

Структурные подразделения в штатном расписании

Автор статьи: Алина Календжан

Читайте также:  Чрезвычайная экологическая ситуация

Как составить штатное расписание

Штатное расписание – это внутренний документ, который отражает структуру фирмы, штатную численность и систему оплаты труда.

  • Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений фирмы, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, информацию о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках.
  • Для оформления штатного расписания используют унифицированную форму № Т-3, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.
  • Чтобы составить штатное расписание, нужно заполнить графы.

Графы 1 и 2 «Наименование и коды структурных подразделений»

Наименования структурных подразделений можно указывать в алфавитном порядке или по степени функциональной важности подразделения (например, дирекция – бухгалтерия – отдел продаж и т. д.).

Наименование дают в именительном падеже и единственном числе, без сокращений.

https://www.youtube.com/watch?v=f87RwLhNktk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Система кодирования обязательна для государственных учреждений. Для коммерческой фирмы это целесообразно, если в ее составе много структурных подразделений, а управление кадрами ведут с помощью автоматизированных систем.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Термин «профессия» применяют для определения трудовой деятельности рабочего, а термин «должность» – служащего.

Наименование профессии нужно брать из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Чтобы правильно указать наименование должности, можно использовать общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г.

№ 37), отраслевые квалификационные сборники и справочники, а также Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г.

№ 367).

Наименование профессии и должности в штатном расписании указывают в составе структурных подразделений и по старшинству (руководитель – заместитель руководителя – специалист и т. д.). А также обязательно приводят разряд, класс (категорию) квалификации работников.

Можно указать двойные наименования должностей, разделяемых знаком «–». Но должностной оклад в этом случае устанавливают по первой должности в двойном наименовании.

Работников, которые не входят в состав какого-то конкретного структурного подразделения, обычно оформляют как «прочий персонал». Это уборщицы, курьеры и т. п.

Графа 4 «Количество штатных единиц». Количество штатных единиц указывают по каждой должности или профессии. Неполные штатные единицы (например, для работающих по совместительству) определяют в соответствующих долях (0.25, 0.4, 0.5 и т. п.).

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»

Оклад (тарифная ставка) – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени – как правило, за месяц (ст. 129 ТК РФ).

В этой графе штатного расписания указывают заработную плату, которая установлена для штатной единицы в зависимости от принятой системы оплаты труда (в рублях).

Если в компании применяется сдельная оплата труда, то в этой графе можно поставить прочерк, а в графе 10 «Примечание» указать «Сдельная оплата труда» и привести ссылку на внутренний документ, регулирующий оплату труда по сдельной системе.

Графы 6–8 «Надбавки»

Здесь указывают стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты). Они могут быть введены законом (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и др.), а также непосредственно руководством фирмы (например, за творческую работу, за руководство и др.). Надбавки определяют в рублях.

Графа 9 «Всего в месяц»

В этой графе суммируют тарифную ставку (оклад) (графа 5) и надбавки (графы 6–8) по одной штатной единице. Обычно (при тарифной системе оплаты труда) суммарные выплаты указывают в рублях. Если же на фирме применяют бестарифную или смешанную систему оплаты труда, графы заполняют в других единицах измерения (в процентах, коэффициентах и др.).

Графа 10 «Примечание»

Эту графу используют для внесения изменений или уточнений. Например, если нужно изменить название должности или указать фамилию и инициалы отдельных работников, занимающих управленческие должности.

Как правило, подготовкой штатного расписания занимается руководитель отдела кадров или другой кадровый специалист по приказу руководителя фирмы.

При подготовке штатного расписания используют:

  • структуру и штатную численность фирмы (ее подразделений);
  • перечень наименований и кодов структурных подразделений фирмы;
  • нормативы численности штата;
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
  • Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
  • профессиональные стандарты по отдельным профессиям по мере утверждения их Минтрудом России;
  • расчеты месячных тарифных ставок (должностных окладов);
  • другие необходимые нормативные и нормативно-технические документы.
  1. Если в течение года поменяли размер МРОТ, то по тем должностям, по которым оплата труда установлена исходя из его размера, в штатное расписание нужно приказом руководителя внести изменения.
  2. Оригинал документа хранят в составе управленческой документации фирмы (обычно в отделе кадров), а копии направляют в отдел кадров, бухгалтерию и другие структурные подразделения (если необходимо).
  3. Приведем образец заполнения штатного расписания:

Структурные подразделения в штатном расписании

Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды

Структурные подразделения в штатном расписании

С помощью штатного расписания на предприятии описывается и закрепляется его кадровая структура – названия должностей, ставки по ним, оклады, подразделения, к которым относятся сотрудники.

Но как именно закрепляются в структуре расписания отдельные виды подразделений (структурные и обособленные), их наименования и кодировка – это и многое другое рассмотрим в данной статье.

Скрыть содержание

Основные понятия

В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.

Виды структурных единиц предприятия

В том случае, если в организации выделяются отделы, службы, цеха, бригады или другие элементы структуры, они должны быть отражены в штатном расписании (далее – ШР). При этом выделение производится в соответствии с выполняемой ими трудовой функцией.

https://www.youtube.com/watch?v=jY3wqMH6RCg\u0026pp=ygVY0KHRgtGA0YPQutGC0YPRgNC90YvQtSDQv9C-0LTRgNCw0LfQtNC10LvQtdC90LjRjyDQsiDRiNGC0LDRgtC90L7QvCDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjQuA%3D%3D

По выполняемым задачам принято различать следующие виды подразделений:

  • Управляющие и финансово-учётные. Сюда относится администрация (руководитель предприятия, его заместители и т. д.), служба персонала (отдел кадров), секретариат, экономический отдел и т. п.
  • Исследовательско-технические подразделения. Они выделяются в крупных компаниях, занимающихся не только производством, но и исследованиями или испытанием техники. К ним могут относиться ОТК, опытный цех, лаборатории измерительной техники, экологическая служба и т. д.
  • Производственные службы. Это подразделения, которые занимаются непосредственно производством или оказанием услуг. Точная их структура зависит от вида экономической деятельности, которую ведёт компания. Например, к ним могут относиться транспортный отдел, сборочный цех, ремонтная бригада и т. д.

Внимание: Точная группировка и виды цехов, отделов, служб или бригад в каждом случае могут быть своими. Некоторые предприятия используют «матричную» структуру, в которой создаются временные группы, работающие над конкретным проектом и существующие только до его завершения.

Выделять в расписании подразделения нужно лишь в одном случае: когда они организационно на предприятии существуют.

Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными.

Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.

1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.

Как следствие, фактически организация может действовать, не выделяя внутри себя каких-то обособленных структур. В этом случае в расписании будет лишь перечень должностей, не закреплённых за какими-то подразделениями.

Если же они выделяются, то должны быть закреплены специальными положениями или снормативными актами, которые утверждаются руководством предприятия для каждой службы. В документах о создании структур должны быть определены:

  • описание создаваемой структуры;
  • её функции и задачи;
  • полномочии руководства подразделения;
  • ответственность руководителя и конкретных работников;
  • порядок взаимодействия с руководством предприятия в целом и другими службами.

Как отразить отдельные виды подразделений?

Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?

Обособленные

Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:

  1. Представительства, которые представляют интересы компании и осуществляют их защиту.
  2. Филиалы, которые выполняют полностью или частично все функции организации в конкретном регионе или населённом пункте.

В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании.

Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства.

При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.

Скачать образец штатного расписания с обособленным подразделением

Важно: Ни филиалы, ни представительства юридическими лицами не являются (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Однако ст. 11 НК РФ предусматривает, что любая обособленная структура, в которой имеются стационарные рабочие места, считается обособленным подразделением, даже если в документах никак не выделяется.

Читайте также:  Доход по сделкам репо

Структурные

В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам.

В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.

В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.

Как ввести в ШР новую структурную единицу?

В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:

  1. Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
  2. Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
  3. Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
  4. Проект утверждается приказом руководителя организации (как составить и утвердить штатное расписание?).
  5. Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу (является ли локальным актом штатное расписание?).
  6. В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.

После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия.

Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.

1.2 Штатное расписание

  • Штат
    это состав
    работников организации, определяемый
    руководством на определенный период.
  • Штатное
    расписание

    – это организационно-распорядительный
    документ, в котором отражается структура
    организации, содержится перечень
    должностей с указанием количества и
    размеров должностных окладов, месячные
    должностные оклады и персональные
    надбавки, а также общую численность и
    фонд заработной платы по аппарату
    управления организацией.
  • Исходными данными
    для составления штатного расписания
    являются:
  • фонд заработной платы управленческого персонала, рассчитанный по нормативам на 1 руб. продукции;
  • численность управленческого персонала организации;
  • штатное расписание организации за предыдущий год;
  • гарантированные должностные оклады и персональные надбавки работникам по контрактам.

Право утверждения
штатного расписания предоставлено
руководителю.

Прежде чем приступить
к составлению штатного расписания
необходимо определиться с организационной
структурой предприятия. Для составления
ШР используют унифицированную форму
Т-3
«Штатное
расписание».

Заполнение формы
Т-3 следует начинать с наименования
организации- оно должно учитываться в
точном соответствии с тем наименованием,
которое значится в учредительных
документах. Далее предоставляется номер
документа, дата документа проставляется
в специально отведенной графе.

Наименование
подразделений указывается по группам:

  1. Руководство или административная часть (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.),

  2. Производственные подразделения,

  3. Вспомогательные или обслуживающие подразделения 9отдел снабжения, ремонтные службы и тд.).

Код структурного
подразделения обычно обозначает место
структурного подразделения в иерархической
структуре организации. Он также
присваивается для удобства ведения
документооборота.

Графа «профессия
(должность) заполняется в строгом
соответствии с тарифно-квалификационными
справочниками и общероссийским
классификатором должностей служащих
и профессий рабочих. Последовательность
заполнения этой графы по каждому
структурному подразделению является
индивидуальной с учетом специфики
конкретной организации.

Как правило,
сначала располагаются должности
руководителя структурного подразделения,
его заместителей, далее – ведущих и
главных специалистов, потом – должности
исполнителей, если в составе структурного
подразделения есть как инженерно-технический
персонал, так и рабочие. Необходимо
выделить сначала ИТР, затем – рабочих.

Штатная единица
– это должностная или рабочая единица,
предусмотренная штатным расписанием
предприятия.

Как правило количество
штатных единиц организации, финансируемых
из федерального или регионального
бюджета, определяется вышестоящими
организациями.

Количество штатных
единиц коммерческого предприятия
определяется его потребностями в тех
или иных видах работ, степенью срочности
их выполнения и экономической
целесообразностью.

При установлении
должностных окладов или тарифных ставок
необходимо помнить, что в штатном
расписании можно отразить лишь размер
оклада или тарифной ставки, поэтому
учесть фонд оплаты труда полностью
невозможно.

Это обусловлено тем, что на
предприятии со сменным графиком работы
оплата труда работников, получающих
должностной оклад, увеличивается на
размер доплат за работу в ночное время,
а труд работников, заработная плата
которых исчисляется из размера тарифной
ставки, оплачивается в зависимости от
числа проработанных часов в конкретном
месяце и бывает различным.

В большинстве
организаций размер месячного фонда
оплаты труда для отражения в штатном
расписании рассчитывается из среднего
числа рабочих часов и принимается
условно равным 166 часам в месяц.

  1. Для рабочих, труд
    которых оплачивается по сдельной
    системе, в ШР, как правило, устанавливается
    тарифная ставка или оклад, которые, в
    зависимости от специфики организации,
    рассчитываются по определенным методикам.
  2. При установлении
    оклада следует руководствоваться
    требованиями, содержащимися в актах
    трудового законодательства, а также
    локальными нормативными актами –
    Положение об оплате труда в организации,
    Положением о премировании и др.
  3. В форме Т-3 есть
    несколько граф, объединенных общим
    названием «Надбавка». В действующем
    сегодня законодательстве не содержатся
    четкие определения понятий «надбавки»
    и «доплаты»

Доплаты
– выплаты, начисляемые работникам к
окладам (тарифным ставкам) за особые
условия труда или режим работы. Доплаты
производятся работникам, занятым на
тяжелых работах, работах с вредными и
(или) опасными и иными особыми условиями
труда.

Конкретный размер доплаты
устанавливается работодателем с учетом
мнения представительного органа
работников либо коллективным договором
или оговаривается в трудовом договоре.

В настоящее время во многих бюджетных
организациях действуют отраслевые
нормативные правовые документы, которые
регулируют размеры повышения заработной
платы работников отрасли.

Надбавки к
заработной плате

– это стимулирующие выплаты сверх
установленного должностного оклада,
которые стимулируют работников к
достижению более высоких производственных
показателей, повышению профессионального
мастерства и производительного труда.

Необходимо учитывать
две основные формы выплаты надбавок и
доплат. Первая – процентная

устанавливается в процентах от
должностного оклада, и в случае пересмотра
размера оклада (ставки) автоматически
меняется размер надбавки (доплаты0.

Вторая – надбавка
или доплата, установленная в виде
фиксированной
суммы
.
Такая выплата может оставаться постоянной
даже при изменении размера оклада
(ставки), если иное не предусмотрено
коллективным договором, трудовым
договором или локальным нормативным
актом.

При установлении
в ШР доплат и надбавок в соответствующей
колонке делается пометка о том, в каком
размере и за что установлена данная
надбавка (доплата).

Как правило,
надбавки устанавливаются по результатам
аттестации работников решением
квалификационной или аттестационной
комиссии.

Целесообразно в
проектируемое штатное расписание
закладывать совмещение профессий
работников с выплатой вознаграждений
(персональных надбавок) в размере-
50 до 100% от гарантированного размера
заработной платы по совмещаемой
должности. Это всегда дает экономию
затрат на содержание рабочих мест.

Месячный фонд
оплаты труда

– это суммарные денежные средства,
которые предусмотрены ШР и системой
оплаты, действующими на предприятии,
для выплаты работникам.

В целях сохранения
коммерческой тайны размера заработной
платы штатное расписание составляется
в двух экземплярах для директора и
главного бухгалтера. Во все остальные
подразделения доводятся только части
штатного расписания, а в отделы кадров
— информация по вакантным должностям.

Штатное расписание
в условиях инфляции и текучести кадров
целесообразно корректировать 1-2 раза
в год путем индексации дополнительных
окладов и тарифных ставок.

В условиях инфляции
существуют три простых способа индексации
заработной платы сотрудников:

  • путем установления заработной платы и персональных надбавок в долларах
  • — расчетом рублевого эквивалента ежемесячно по среднему курсу ЦБ РФ;
  • путем привязки заработной платы к минимальному размеру оплаты труда (МРОТ) работников бюджетной сферы с помощью коэффициентов по различим должностям. Например, МРОТ=100 руб. Коэффициент для расчета зарплаты — 20 МРОТ. Тогда дополнительный оклад равен 2000 руб.;
  • путем установления заработной платы в рублях с введением индексного коэффициента на уровень инфляции. Например, если годовая инфляция 30%, то размер коэффициента — 1,3 для всех работников.

Изменения в
штатное расписание

вносятся при сокращении численности
или штата работников. При сокращении
численности исключаются отдельные
единицы, а при сокращении штата –
отдельные подразделения. При этом
работники, замещающие сокращаемые
должности или работающие по сокращаемым
профессиям, подлежат увольнению по
соответствующим статьям ТК РФ.

Вопросы для контроля и самопроверки

  1. Чем характеризуется персонал организации?

  2. В чем функциональные особенности различных кадровых структур?

  3. Назовите основные признаки структуирования персонала организации.

  4. В чем отличие статистической структуры персонала от аналитической?

  5. Какова последовательность разработки штатного расписания?

  6. В каких случаях вносятся изменения в штатное расписание?