Правила

Требования к архиву суда

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую* Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция).

________________

* Приложение см. по ссылке. — Примечание изготовителя базы данных.

2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее применение в практической деятельности.

  • 3. Признать утратившими силу:
  • приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;
  • приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;
  • приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2011 г. N 234 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;
  • приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2012 г. N 246 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 декабря 2013 г. N 265 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования».

Генеральный директор

А.В.Гусев

  1. Электронный текст документа
  2. подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
  3. рассылка

Как устроен архив суда?

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания.

Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций.

Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

  • • прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
    • отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
    • подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
    • разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
    • участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
    • выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
  • • выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

  • состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
  • наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
  • общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
  • нерассмотренные дела и неисполненные документы;
  • весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
  • соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления.

Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.

Оборудование помещения архива суда

Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение.

Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.

Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

  • Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
  • Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.
  • Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

Работник архива суда должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Таким образом, в целях обеспечения сохранности архивных документов в архиве, поддержания их в нормальном физическом состоянии должны строго соблюдаться и выполняться нормативные условия хранения архивных документов (пригодность помещения — огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность, состояние помещения, охранный режим и т.п.).[9]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Архивная работа в судах является составной частью судебного делопроизводства. Качественный уровень работы архива суда — один из важных показателей его работы.Архивы судов — бесценный кладезь информации

Ежегодно архив суда пополняют оконченные дела, наряды и журналы, информационно-учетные документы. Одним из наиболее важных направлений в организации работы архива суда является учет и выдача дел. Судьи и работники аппарата суда вправе получать их для служебного пользования.

Работник архива выполняет следующие функции: принимает, хранит, учитывает, выдает по запросам дела, материалы, копии документов из архивных дел, подлинники документов, справки — с разрешения судей и председателя суда; ведет журналы архива суда; следит за соблюдением необходимого для сохранения дел режима архива (температура, степень влажности, отсутствие плесени, проветривание и т.д.); подготавливает и оформляет дела, подлежащие сдаче в архивное учреждение для постоянного хранения дел, имеющих правовую и иную ценность; производит отбор судебных дел, материалов, нарядов и др.

Ежедневно в архив суда поступают запросы от граждан, организаций и должностных лиц о предоставлении части информации, хранящейся в архиве. Организация ответов на них составляет значительную долю архивной работы. Поступление запроса в архив суда во всех без исключения случаях вызвано потребностью в тех или иных сведениях.

Качественно организованная работа с документами, четкий порядок их передачи в архив, надлежащее использование и хранение документов обеспечивают бесперебойную работу суда.

Перспективным направлением совершенствования архивного делопроизводства является создание электронных архивов путем сканирования фондов прошлых лет, что позволяет многократно увеличить ресурсы использования архивных фондов.

Нехватка помещений для размещения фондов является существенной проблемой. Как отмечалось в Постановлении Совета судей Российской Федерации от 19 декабря 2012 г.

«О состоянии судебной системы Российской федерации и основных направлениях ее развития», одним из способов ее решения является образование объединенных судебных архивов, для чего предлагается создать в каждом субъекте Российской Федерации объединенные региональные (межрегиональные) архивы для хранения судебных дел на бумажных носителях.

Читайте также:  Соглашение об ответственном хранении

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

Хранение и использование документов архива суда

Вступившие в законную силу судебные постановления судов по гражданским делам обращаются к исполнению отделом делопроизводства суда путем выдачи исполнительного документа взыскателю или по его просьбе — передачи (направления) судебному приставу-исполнителю по месту работы, месту жительства или нахождения физического лица либо по месту нахождения имущества, если должником является юридическое лицо.

Исполнительные документы выписываются и передаются (направляются) по назначению не позднее следующего рабочего дня после вступления в законную силу судебного постановления либо после возвращения дела из апелляционной инстанции, а по делам, решения по которым подлежат немедленному исполнению (о взыскании алиментов, о выплате работнику заработной платы в течение трех месяцев, о восстановлении на работе, включении гражданина Российской Федерации в список избирателей, референдума), — в день вынесения решения. Копии судебного постановления по гражданскому делу, выписки из решения должны быть заверены подписью судьи и гербовой печатью суда.

Исполнительные документы выписываются уполномоченными на то сотрудниками суда.

Исполнительный документ должен быть заполнен четко и грамотно, без помарок, дополнений и исправлений. Содержание исполнительного документа должно соответствовать требованиям статьи 8 Федерального закона «Об исполнительном производстве».

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.

Правильно организованная работа с документами, своевременный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Основным нормативным документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2005 г. №157 и согласованная с Росархивом. Инструкция является ведомственным документом, исполнение норм которого требуется от каждого работника суда.

Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.

Правильно организованная работа с документами, своевременный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Основным нормативным документом, регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2005 г. №157 и согласованная с Росархивом. Инструкция является ведомственным документом, исполнение норм которого требуется от каждого работника суда.

В Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета и использования документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

Другим, не менее важным документом, регулирующим особенности архивного дела в суде, следует считать Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Судебного департамента при ВС РФ от 09.06.2011 г. №112 и согласованный с Росархивом.

Перечень является основным нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов, и служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных федеральных судов общей юрисдикции. Перечень используется для классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве: для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов.

Требование к помещениям архива суда.

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.

Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

  • Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.
  • К помещениям основного назначения архива относятся:
  • хранилища для хранения документов;
  • помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  • помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
  • рабочие комнаты сотрудников архива.
  • Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
  • Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водо несущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3-кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Архивное дело в суде

Архивное дело в суде – это деятельность, осуществляемая работниками судов под руководством судей, направленная на систематизацию, хранение, учет и использование документов, полученных в ходе судопроизводства.

Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.

Поддержание сохранности архивных документов – это действия, которые направлены на предотвращение порчи и утраты архивных документов и их сохранение в первоначальном качестве.

Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.

https://www.youtube.com/watch?v=kEI0duk-YJs\u0026pp=ygUt0KLRgNC10LHQvtCy0LDQvdC40Y8g0Log0LDRgNGF0LjQstGDINGB0YPQtNCw

Архивы судов реализуют следующие функции:

  • принятие на хранение документов судов и их подразделений;
  • учет документов и поддержка их сохранности;
  • консультирование работников суда и выдача им информации;
  • осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
  • ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
  • составление номенклатуры суда и некоторые др.

Номенклатура суда – это классифицированный список наименований дел с определением их сроков хранения, выполненный по определенной форме.

Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности.

Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов.

Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.

«Архивное дело в суде» ???? Готовые курсовые работы и рефераты Купить от 250 ₽ Решение учебных вопросов в 2 клика Найти эксперта Помощь в написании учебной работы Узнать стоимость

Управление архивным делом в судах

Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.

Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.

Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:

  • актов местного назначения председателей судов;
  • законов субъектов РФ;
  • ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
  • федеральных норм;
  • норм международного права;
  • подзаконных актов.
Читайте также:  Иностранные ценные бумаги

Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов.

Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы.

Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.

Комплектование и учет архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них — это критерий происхождения.

В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй — критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий — критерий внешних особенностей.

В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=kEI0duk-YJs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.

Единица учета архивных дел – это единица измерения числа документов в архивах судов, применяемая для записи этого числа в учетных документах.

У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.

Важнейшие документы учета в судебных архивах РФ

К числу важнейших документов учета в судебных архивах РФ относятся:

  • дело фонда (оно включает в себя сведения о приеме-передаче дел на хранение, о ликвидации дел, о содержании и числе дел и документов);
  • список фондов (он имеет в своем составе перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде или выбыли из него);
  • паспорт архива суда (он содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочной системы и данных об условиях хранения дел в архиве);
  • книга учета принятия и выбытия документов (она отражает данные, связанные с приемом и выводом дел, их ликвидацией или передачей в органы государственной власти).

Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу

Инструкция о порядке хранения документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции

Ее любопытно посмотреть с точки зрения заимствования опыта организации электронного архива, описание которого здесь тоже присутствует.

Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции была утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.

2019 № 56, и ее теперь можно найти в справочно-правовых системах. Документ заменил аналогичную инструкцию, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 № 157.

Далее подчеркнем лишь отдельные интересные моменты новой Инструкции.

На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении (п. 3.3). Такая опись составляется только в электронном виде, причем автоматически на основе электронной номенклатуры (отметим, что Инструкция требует составления сводной номенклатуры дел в бумажном виде).

Описи других дел тоже изначально формируются в электронном виде из данных электронной номенклатуры, а потом распечатываются.

«Фильтром» для автоматического отбора информации в описи являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу) (п. 3.21).

Правда, если будете заимствовать себе данный подход, учтите, что функционал информационной системы должен позволять уточнять заголовки дел (в ряде случаев это становится необходимым).

Инструкция достаточно подробно описывает порядок оформления электронных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда (раздел 5).

Отметим, что электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, в которые включаются (п. 5.8-5.10):

  • файл электронного документа в формате архивного хранения;
  • файл его метаданных, включая электронные подписи,
  • если у электронного документа имеются приложения, являющиеся их неотъемлемой частью, при конвертировании в формат архивного хранения такие приложения присоединяются к основному документу, образуя с ним единый файл. Однако приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

Требование о конвертации электронных документов в PDF/A, с нашей точки зрения, недодуманное, поскольку для подписанных усиленными электронными подписями документов это приведет к утрате такими документами как подписей, так и юридической силы. В итоге получатся простые незаверенные копии.

Инструкция регламентирует и порядок выдачи электронных документов из архива суда.

Хранение и использование документов архива суда

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Подготовка и передача дел (нарядов) и документов в архив.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда.

В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела делопроизводства суда должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить их внутреннюю опись, а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче, тщательно просмотрев все производство по делу и обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.

В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

  • На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); даты
  • начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства.
  • Оформление дел общего делопроизводства осуществляется аналогично судебным делам.
  • Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности -документ-ответ помещается за документом-запросом.

Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками отдела делопроизводства, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках отдельно по уголовным, гражданским и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам.

В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

Результаты сдачи дел на архивное хранение оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела делопроизводства и утверждается председателем суда.

  1. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в архив суда не сдаются.
  2. Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов отдельных помещениях здания.
  3. Требования к архивным помещениям определены в Инструкции.

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные подразделения суда по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения председателя суда, заместителя председателя суда.

Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявлениям судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование.

На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела.

В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более 1 месяца.

  • Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также
  • иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.
  • Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
  • Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в
  • архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя).
Читайте также:  Создание архива организации

Заверение копий документов осуществляется по правилам общего делопроизводства. О выдаче копии в справочном листе делается отметка.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒ Поделиться с друзьями:

Правовое регулирование архивного дела в суде

Оформление
и сдача уголовных, гражданских дел и материалов в архив суда. Ведение учетных
документов архива.

Своевременное и качественное
оформление судебных дел, формирование нарядов документов общего
делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их
сохранности является важнейшей задачей отдела делопроизводства и архива суда.

Правильно организованная работа
с документами, своевременный отбор (комплектование) дел (нарядов) для
постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их
надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение
достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.

Основным нормативным документом,
регулирующим архивное дело в суде, является Инструкция о порядке отбора на хранение
в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета
и использования, 
утвержденная приказом Судебного
департамента при ВС РФ от 28.12.2005 г. №157 и согласованная с Росархивом.
Инструкция является ведомственным документом, исполнение норм которого
требуется от каждого работника суда.

В Инструкции регламентированы
правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок
учета и использования документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов)
для постоянного хранения ивыделения их к уничтожению, а также правила передачи
дел (нарядов) в государственные архивы.

Другим, не менееважным документом,
регулирующим особенности архивного дела в суде, следует считать Перечень документов федеральных судов
общей юрисдикции с указанием сроков хранения, 
утвержденный

приказом Судебного департамента
при ВС РФ от 09.06.2011 г. №112 и согласованный с Росархивом.

  • Перечень является основным
    нормативным актом, определяющим сроки хранения всех категорий документов,
    образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и
    областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области
    и автономных округов, районных судов, и служит целям обеспечения сохранности
    документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и
    уничтожение.
  • Сроки хранения документов,
    установленные Перечнем, являются обязательными для всех вышеперечисленных
    федеральных судов общей юрисдикции.
  • Перечень используется для
    классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по
    номенклатуре в делопроизводстве: для составления заголовков дел из Перечня
    берутся соответствующие наименования видов документов.
  • Подготовка
    и передача дел (нарядов) и документов в архив.
  • Судебные
    дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после
    обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Решение
на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или
председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу,
материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в
архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел,
производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель
суда.

В
судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное
хранение (свыше 10 лет), работники отдела делопроизводства суда должны прошить
и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить их внутреннюю
опись, а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче, тщательно
просмотрев все производство по делу и обращая особое внимание на исполнение
вступившего в законную силу судебного решения.

В
конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется
заверительная надпись. На обложке дела проставляется индекс дела и срок
хранения.

В
журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего
чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела
(наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

Если
дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без
листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны
обложки дела, производства.

Полное
оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных
архивов предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела
металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя;
составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и
окончания срока хранения и др.).

  1. На
    обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет)
    хранению, указываются: наименование суда; фамилия, имя, отчество осужденного
    лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо
    осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть
    иска (заявления); даты
  2. начала
    и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок
    хранения дела, производства.
  3. Оформление
    дел общего делопроизводства осуществляется аналогично судебным делам.
  4. Заголовки
    должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

Листы
в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка
систематизируется в хронологической последовательности -документ-ответ
помещается за документом-запросом.

Оконченные
регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к
сдаче в архив работниками отдела делопроизводства, которые нумеруют листы, а на
оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На
обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел
проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед
сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства
проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После сдачи
дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках
отдельно по уголовным, гражданским и делам об административных правонарушениях
в порядке их номеров по годам.

В каждом томе должно быть не более 100-150
учетно-статистических карточек.

Учетно-статистические
карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.

Результаты
сдачи дел на архивное хранение оформляются актом, в котором указываются: дата
передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт
подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и
начальником отдела делопроизводства и утверждается председателем суда.

  • Дела,
    по которым судебные решения не обращены к исполнению в архив суда не сдаются.
  • Архив
    размещают в специально приспособленных для хранения документов отдельных помещениях
    здания.
  • Требования к архивным помещениям
    определены в Инструкции.

Использование документов архива
суда проводится только с разрешения председателя суда. Из архива суда дела
(наряды) выдаются в структурные подразделения суда по служебной необходимости
во временное пользование с письменного разрешения председателя суда,
заместителя председателя суда.

Выдача
дел, находящихся в архиве, 
производится по
письменным заявлениям судей и руководителей подразделений под роспись в книге
учета выдачи документов во временное пользование.

На выданное дело заводится
карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о
направлении дела.

В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно
запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив
и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более 1
месяца.

  1. Выдача находящихся в архиве
    судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их
    представителями, а также
  2. иными лицами осуществляется в
    порядке, установленном председателем суда.
  3. Ознакомление с судебным делом
    производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия
    судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или
    внесения в него каких-либо изменений.
  4. Выдача копий документов
    из судебного дела, 
    находящегося в
  5. архиве суда, лицам, участвующим
    в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в
    производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя).

Заверение копий документов
осуществляется по правилам общего делопроизводства. О выдаче копии в справочном
листе делается отметка.

Подлинные документы,
представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их
письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных
судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в
получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.

  • Порядок
    отбора документов и оформление их на уничтожение.
  • Для организации и проведения
    работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на
    постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная
    комиссия суда.
  • Экспертная комиссия создается
    приказом председателя суда в составе не менее 3 человек.

Находящиеся в архиве дела
(наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения,
установленный Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с
указанием сроков их хранения (№112 от 09.06.2011г.), отбираются к уничтожению.

Отбор дел (нарядов) к
уничтожению 
оформляется актом и производится только
после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения за этот же период.

Из отобранных к уничтожению дел
(нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений,
приговоров и последующих решений и определений и постановлений, в том числе
вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без
рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении
производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

  1. Изъятые подлинники подшиваются
    по порядку номеров дел по годам.
  2. Акты о выделении дел к
    уничтожению подшиваются в отдельный наряд.
  3. Погрузка и вывоз на утилизацию
    осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение
    сохранности документов архива.
  4. Запрещается использование
    отобранных к уничтожению дел (нарядов) для хозяйственных нужд.