Правила

Требования к зданиям и помещениям архива

  • Требования к зданиям и помещениям архива 1 слайд Требования к помещениям и оборудованию архива. Материальная техническая базаАвтор Преподаватель ГПОУ «УПТ» Швец Ольга Николаевна
  • Требования к зданиям и помещениям архива 2 слайд Требования к помещениям и оборудованию архива. Материальная техническая базаАрхив может выполнять функции хранения и использования только при наличии материально-технической базы (здание; ком­плекс помещений функционального назначения; средства хранения и технического обеспечения архивных работ).
  • Требования к зданиям и помещениям архива 3 слайд Архивные документы должны размещаться в специально по­строенном здании, в отдельных частях здания, а также в приспособ­ленных под архив помещениях.Здания и помещения архивов
  • Требования к зданиям и помещениям архива 4 слайд Государственная политика РФ в области архивного дела в последнее десятилетие определила в качестве приоритетной задачу обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ и дру­гих архивных документов.Не менее значима эта задача для практической деятельности архивов организаций, особенно для фондообразователей государственных и муниципальных архивов.
  • Требования к зданиям и помещениям архива 5 слайд Здания должны отвечать техническим требованиям долговечно­сти и прочности конструкций, огнестойкости, защитной надежности. Они должны иметь противопожарное оборудование, средства опо­вещения, а хранилища — переносные средства пожароту­шения, безопасные для документов. Здание архива оборудуется ох­ранной сигнализацией и защитными, открывающимися наружу ре­шетками на окнах.
  • Требования к зданиям и помещениям архива 6 слайд Месторасположение архивного здания выбирают вдали от пожа­роопасных объектов и объектов с опасным пылегазовыделением.Приспособленные под архив здания и помещения принимают в эксплуатацию после целевой экспертизы с участием архивных, по­жарных, санитарных, строительных служб по акту. Экспертиза дол­жна установить состояние здания и его пригодность с учетом потенциальных нагрузок на перекрытия.
  • Требования к зданиям и помещениям архива 7 слайд Не принимаются в эксплуатацию следующие объекты: деревян­ные и ветхие; подвальные и чердачные; без отопления и вентиляции; с печным отоплением; с магистральными тепло-водо-газо-электро-коммуникациями; в зданиях с огнеопасными, химическими, пище­выми технологиями. Необходима изоляция приспособленного под архив помещения от остальных помещений здания.
  • Требования к зданиям и помещениям архива 8 слайд Комплекс помещений архива, их состав, расположение, оборудо­вание должны обеспечивать выполнение функциональных задач по приему на хранение, хранению, использованию документов и их специальной обработке.
  • рабочие для работников архива, архивохранилища;
приема и временного хранения,... 9 слайд рабочие для работников архива, архивохранилища;приема и временного хранения, акклиматизации архивных до­кументов;изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;обеспыливания, переплета и реставрации архивных докумен­тов; К помещениям основного назначения государственных и муниципальных архивов относятся следующие помещения:
  • Требования к зданиям и помещениям архива 10 слайд копирования документов, а также обработки пленки и проведе­ния технического контроля аудиовизуальных документов;хранения учетных документов;комплекс читального зала (с участками для выдачи дел и справоч­но-поисковых средств, временным хранилищем);научно-справочная библиотека, методический кабинет, выста­вочный зал.
  • 11 слайд хранилища для документов;помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;помещения для использования документов;рабочие комнаты для сотрудников архива.По нормативным документам допускается многофункциональность отдельных помещений.К помещениям основного назначения архивов организации относятся следующие помещения:
  • 12 слайд Основная площадь архива отводится под хранилища документов. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений хранилища изолируются несгораемыми перекрытиями и стенами с огнестойко­стью не менее 2 часов. Совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается. 
  • 13 слайд В помещениях хранилищ запрещается прокладка труб водоснаб­жения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.Материалы оборудования хранилищ, а также материалы внут­ренней отделки помещений хранилищ не должны собирать или вы­делять пыль, быть источниками агрессивных химических веществ.
  • 14 слайд Помещения хранилищ должны иметь естественную или искусст­венную вентиляцию. Высота хранилищ должна быть не менее 2,25 м и не выше 4 м. При использовании высоких помещений допускается применение яру­сных перекрытий и ярусных средств хранения с соблюдением усло­вий удобного доступа к документам и безопасности архивных работ.
  • 15 слайд Наиболее полно предъявляемым требованиям соответствуют только специально построенные здания для государственных и муниципальных архивов.Техническая экспертиза, устанавливает:степень огнестойкости здания;долговечность его основных конструкций и прочность межэтаж­ных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок;состояние отопительных и вентиляционных систем;качество помещений. По итогам экспертизы составляется акт.
  • 16 слайд Помещения хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам, лестничным клеткам.В помещениях хранилищ следует устанавливать скрытую элек­тропроводку, герметичные розетки. Распределительные электрощи­ты, предохранители, общие и поэтажные рубильники размещают вне хранилищ. Используемая в хранилищах переносная аппаратура дол­жна иметь шнуры с резиновой изоляцией.
  • 17 слайд Организационные вопросы размещения и учета документов в хра­нилищах, доступа к ним, движения документов, охраны и эксплуа­тации хранилищ определяются основными правилами работы госу­дарственных архивов.
  • 18 слайд Металлические стеллажи являются основным оборудованием хранилищ. Допускается использование находящихся в помещении стационарных деревянных стеллажей с нормальным санитарно-биологическим состоянием, обработанных огнезащитными составами. Допускается также применение передвижных металлических стел­лажей открытого типа.Средства хранения
  • 19 слайд В помещениях с хорошей вентиляцией и стабильным тепловым режимом можно использовать в качестве специального основного или вспомогательного оборудования металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи закрытого типа, а также стационарные отсеки-бок­сы с металлическими полками.
  • 20 слайд В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами.Стеллажи, шкафы, другое оборудование для хранения докумен­тов запрещается размещать вплотную к наружным стенам здания, к источникам тепла и воздуховодам низкого расположения.
  • 21 слайд Бумажные документы размещают на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с уче­том форм жесткого или мягкого переплета. Между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки оставляют зазор для циркуляции воздуха не менее 5 см. 
  • 22 слайд Выполнение этих условий требует значительных финансовых затрат, однако позволяет соблюсти установленные для разных носителей документной информации режимы хранения: световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический. 
  • 23 слайд Домашние задание:Выучить конспект и основные определения.Конспект, Е.М. Бурова «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации», стр. 306-309,В.Ф. Привалов «Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе», стр. 27-28
  • 24 слайд Для сохранности документов важную роль играет правильное освещение хранилищ, поэтому для светового режима существуют особые требования.Так, постоянное хранение архивных документов должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и доку­ментов солнечным светом не допускается. Естественное освещение должно быть рассеяно специальными светорассеивателями. Для защиты документов хранение осуществляют в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и др. Режимы хранения документов
  • 25 слайд Для искусственного освещения применяют лампы накаливания н закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
  • 26 слайд В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Для бумажных документов температура должна равняться 17—19 °С, а относительная влажность воздуха составлять 50 —55%, для документов на магнитных лентах и дисковых носи­телях -15-20 °С, влажность воздуха — 50 — 65 %.
  • 27 слайд Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации (бумагу, пленку и др.). Температурно-влажностный режим в хранилищах не­обходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистра­ционный журнал. Измерения проводятся при помощи специальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещаются в главном проходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
  • 28 слайд Строго должен соблюдаться охранный режим. Хранилище все время должно быть закрыто на ключ, ограничено право доступа к нему. Обязательно должны быть предусмотрены технические средства защиты: решетки на окнах, сигнализация и пр.
  • 29 слайд Во всех помещениях архива должен соблюдаться санитарии гигиенический режим: чистота, исключающая появление плесени, пыли, особенно насекомых и грызунов. В целях профилактики в помещениях регулярно проводится влажная уборка, а не реже 1 раза в год — обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хрп нения и обработка их растворами антисептиков. Кроме того, и государственных и муниципальных архивах документы 2 раза в год выборочно подвергаются обследованию для выявления насекомых и плесневых грибов.
  • 30 слайд Спасибо за внимание!
Читайте также:  Стоимость акций по чистым активам

Помещение под архив документов

Рассмотрим, где в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также какими должны быть условия хранения документов.

Оснащение места для архива документов

Требования к зданиям и помещениям архива

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Размещение архива не допускается:

  • в ветхих строениях;
  • деревянных постройках;
  • зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
  • зданиях с печным отоплением;
  • в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

Оснащение архивного хранилища документов

Архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

  • При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.
  • Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
  • В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:
  • обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
  • поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
  • производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
  • отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Требования к пожарной безопасности к архивным помещениям

Требования к зданиям и помещениям архива

  • Дистанционное обучение пожарная безопасность.
  • По завершению курсов выдаются удостоверения и дипломы.
  • Подробней на странице
  • «Переподготовка, повышение квалификации пожарная безопасность».

Наш телефон  8-800-775-09-71 Бесплатный звонок по России!

Обеспечение пожарной безопасности архивов организуется их руководителями в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 (далее – Специальные правила, Правила).

Правилами определены:

  • общие требования к организации пожарной безопасности архивов;
  • требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архивного учреждения;
  • требования пожарной безопасности к содержанию эвакуационных путей и выходов;
  • требования пожарной безопасности для архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских помещений;
  • требования к архивохранилищам документов на пленочных носителях;
  • требования к лабораторно-производственным зданиям и помещениям;
  • требования к материальным складам, организации хранения химикатов, легковоспламеняющихся и горючих жидкостей;
  • требования к эксплуатации электрооборудования архива;
  • требования к средствам обеспечения пожарной безопасности архива;
  • порядок действий персонала архива при пожаре.

Как следует из преамбулы Правил, они предназначены для конкретизации положений нормативных актов по пожарной безопасности применительно к условиям функционирования архивов.

Общие требования к организации пожарной безопасности архивов

В соответствии со Специальными правилами ответственным за обеспечение пожарной безопасности архива и его подразделений является его руководитель (заведующий). Все работники архива допускаются к работе только после прохождения обучения мерам пожарной безопасности.

В каждом архиве издается приказ об установлении противопожарного режима с приложением инструкции о мерах пожарной безопасности.

Инструкции для отдельных подразделений, помещений и по выполнению определенных видов работ должны дополнять и конкретизировать требования исходя из специфики пожарной опасности помещений и выполняемых видов работ.

Приказ и инструкции подлежат изучению работниками архива в системе обучения мерам пожарной безопасности и размещаются в доступных для обозрения местах.

В зданиях архивов при единовременном нахождении на этаже более 10 человек разрабатываются и на видных местах размещаются планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара, а также система (установка) оповещения людей о пожаре.

В архивах с массовым пребыванием людей (50 и более человек) в дополнение к схематическому плану эвакуации людей при пожаре должна быть разработана инструкция, определяющая действия персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей.

Ежедневно по окончании работы помещения архива осматриваются работниками в порядке, установленном инструкцией о мерах пожарной безопасности.

При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению.

При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности работник обязан доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию территории, зданий и помещений архива

К зданиям архива должен быть постоянно обеспечен свободный доступ (подъезд) пожарных машин (подробнее о содержании эвакуационных путей и выходов см. в разделе III Специальных правил). Пожарные гидранты (в зданиях и на прилегающей территории) должны находиться в исправном состоянии, а в зимнее время, кроме того, должны быть утеплены и очищаться от снега и льда.

Применение открытого огня (костры, факелы) в зданиях архива и на прилегающей территории запрещается. Огневые, сварочные, резательные, окрасочные и другие пожароопасные работы должны проводиться в строгом соответствии с Правилами пожарной безопасности в Российской Федерации (ППБ 01-03), утвержденными приказом МЧС России от 18.06.2003 № 313.

В зданиях архива и на прилегающей территории запрещается курение, за исключением мест, определенных в инструкциях о мерах пожарной безопасности. Места для курения должны быть оборудованы пепельницами из негорючих материалов или урнами с водой и обозначены соответствующими знаками пожарной безопасности.

В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях архива запрещается:

  • применять при уборке помещений легковоспламеняющиеся и горючие жидкости;
  • отогревать замерзшие водопроводные, канализационные и другие трубы открытым огнем;
  • утеплять чердачные перекрытия, производить засыпку перегородок горючими материалами, а также устанавливать пустотные перегородки из горючих материалов;
  • устраивать жилые помещения и допускать временное проживание граждан.

Во всех помещениях архива должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние _______», «О пожаре звонить по телефону _______».

Основные требования пожарной безопасности к содержанию архивохранилищ, лабораторно-производственных и складских зданий и помещений

В архивохранилищах, лабораторно-производственных и складских помещениях не допускается устройство подсобных помещений.

Стеллажи и шкафы должны устанавливаться в архивохранилищах (подробнее о содержании требований к архивохранилищам документов на пленочных носителях см. в разделе V Специальных правил) с соблюдением следующих норм:

  • расстояние между рядами стеллажей и шкафов (главный проход) – не менее 1,2 м;
  • расстояние (проход) между стеллажами – не менее 0,75 м;
  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), установленными параллельно стене, – не менее 0,75 м;
  • расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 0,45 см.

Мебель и оборудование в лабораторно-производственных зданиях должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

Напротив дверных проемов складских помещений должны оставляться проходы шириной, равной ширине дверей, но не менее 1 м. Кроме того, через каждые 6 м в складах следует устраивать продольные проходы шириной не менее 0,8 м.

Читайте также:  Режим повышенной готовности в регионах

Основные требования пожарной безопасности к содержанию электрооборудования

Силовое и осветительное электрооборудование, электропроводка и электроустановки архивов должны находиться в исправном состоянии. Все электроустановки должны иметь защиту от токов короткого замыкания и других отклонений от нормальных режимов работы.

Осветительная электросеть должна быть смонтирована так, чтобы светильники находились на расстоянии не менее 0,5 м от горючих конструкций зданий, изделий (деревянных шкафов) и материалов (коробки с делами, связки).

Устройство и эксплуатация в зданиях архивов электросетей-времянок не допускается, за исключением электропроводок, питающих места временного производства строительных и ремонтно-монтажных работ.

Электроустановки и электроприборы в помещениях, в которых по окончании рабочего времени отсутствует дежурный персонал, должны быть обесточены. Электроустановки и электротехнические изделия могут оставаться под напряжением, если это обусловлено их функциональным назначением и (или) предусмотрено требованиями инструкции по эксплуатации.

Для оперативного отключения электроэнергии в случае возникновения пожара (за исключением систем противопожарной защиты) должен быть разработан (и приведен в инструкции о мерах пожарной безопасности) порядок (очередность) обесточивания электросетей.

При эксплуатации электроустановок и электросети запрещается:

  • использовать электропровода и кабели с поврежденной или потерявшей защитные свойства изоляцией;
  • пользоваться поврежденными розетками, осветительными и соединительными коробками, рубильниками и другими электроустановочными изделиями;
  • обертывать электрические лампы бумагой, материей и другими горючими материалами;
  • использовать некалиброванные плавкие вставки или другие самодельные устройства защиты от перегрузки и короткого замыкания;
  • складировать различные предметы, вещества и материалы у электрощитов, электродвигателей и пусковой аппаратуры.

Применение электронагревательных приборов допускается в служебных помещениях. По окончании рабочего дня электронагревательные приборы должны отключаться от электросети. Эксплуатация нагревательных приборов при отсутствии или неисправности терморегуляторов и устройств тепловой защиты не допускается.

Основные требования пожарной безопасности к содержанию средств обеспечения пожарной безопасности

Применяемые архивом автоматические установки пожаротушения и пожарной сигнализации, системы оповещения людей о пожаре и управления эвакуацией, внутреннего противопожарного водопровода и противодымной вентиляции, а также первичные средства пожаротушения должны находиться в исправном состоянии и постоянной готовности.

Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития.

Комплектование импортного оборудования огнетушителями производится согласно условиям договора на его поставку.

На каждом этаже должны размещаться не менее двух ручных огнетушителей. При наличии нескольких небольших помещений одной категории пожарной опасности количество необходимых огнетушителей определяется согласно таблице с учетом суммарной площади этих помещений.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м. Использование первичных средств пожаротушения для хозяйственных и прочих нужд, не связанных с тушением пожара, запрещается. Размещение первичных средств пожаротушения в коридорах и проходах не должно препятствовать безопасной эвакуации людей.

Порядок действий персонала архива при пожаре

Каждый работник архива при обнаружении пожара или признаков горения (запах гари, задымление, повышение температуры и пр.) обязан:

  1. Немедленно сообщить об этом в подразделение пожарной охраны, при этом необходимо указать место возникновения пожара и назвать свою фамилию.
  2. Принять по возможности меры по эвакуации людей и сохранению материальных ценностей.
  3. Принять по возможности меры по тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения.

Должностное лицо архива, прибывшее к месту пожара, обязано:

  1. Продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность вышестоящее руководство.
  2. В случае угрозы для жизни людей немедленно организовать их спасение, используя для этого имеющиеся силы и средства.
  3. Организовать встречу подразделений пожарной охраны и оказать помощь в выборе кратчайшего пути для подъезда к очагу пожара.
  4. Проверить включение в работу автоматических систем противопожарной защиты (оповещение, пожаротушение, дымоудаление).
  5. При необходимости организовать отключение электроэнергии (за исключением систем противопожарной защиты), остановить работу систем вентиляции в аварийном и смежном с ним помещениях, выполнить другие мероприятия, способствующие предотвращению развития пожара и задымления здания.
  6. Прекратить все работы в здании, кроме работ, связанных с мероприятиями по тушению и ликвидации пожара.
  7. Удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в мероприятиях по тушению и ликвидации пожара.
  8. Осуществить общее руководство по тушению пожара до прибытия подразделений пожарной охраны.
  9. Обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара.
  10. Одновременно с тушением пожара организовать эвакуацию и защиту архивных документов и материальных ценностей.
  1. По прибытии пожарного подразделения руководство архива обязано выполнять все указания руководителя тушения пожара, оказывать необходимую помощь в эвакуации людей и ценностей, а также в тушении и ликвидации пожара.
  2. Дистанционное обучение пожарная безопасность.
  3. По завершению курсов выдаются удостоверения и дипломы.
  4. Подробней на странице
  5. «Переподготовка, повышение квалификации пожарная безопасность».

Наш телефон  8-800-775-09-71 Бесплатный звонок по России!

Лекция 6. Технология обеспечения сохранности документов государственного архива

План:

6.1. Требования к
зданиям и помещениям архива.

6.2. Условия хранения
документов.

6.3. Оборудование
хранилищ средствами хранения.

6.4. Размещение
документов в хранилищах

6.5.
Выдача
документов из хранилища и прием их
обратно

6.1. Требования к зданиям и помещениям архива

Обеспечение
сохранности документов в архивах
предполагает систему
мероприятий, включающую рациональное
размещение документов, контроль

за их движением, физико-химическим
состоянием, копирование
документов

с целью создания страхового фонда и
фонда пользования, восстановление
первоначальных или близких к первоначальным
свойств и внешних признаков документов,
подвергающихся повреждению или
разрушению, создание
условий, исключающих их утрату.

Оптимальные
условия хранения документов обеспечиваются:

  • строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
  • оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;
  • применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;
  • применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

Архив размещается
в специально построенном или приспособленном
для постоянного хранения документов
здании, или отдельных помещениях зданий.

Строительство
и реконструкция здания архива производятся
в соответствии
со специальной нормативной и проектной
документацией, согласованной
с вышестоящим органом управления
архивным делом.

Здание
архива должно быть удалено от объектов,
опасных
в пожарном отношении (нефтехранилищ,
бензоколонок и т.п.) и промышленных
объектов, загрязняющих воздух (агрессивные
газы, цементная
пыль и т.п.). Пригодность месторасположения
архива определяется
с учетом заключений санэпидстанций о
степени загрязненности
воздуха и службы пожарной охраны.

  • В
    районе расположения здания архива
    среднесуточная концентрация
    вредных примесей в атмосферном воздухе
    не должна превышать санитарных
    норм (мг/м3): серной кислоты — 0,1; оксидов
    серы — f 0,05;
    оксидов азота — 0,085; хлора — 0,03;
    сероводорода — 0,008.
  • Здание
    архива должно отвечать техническим
    требованиям, обеспечивающим высокую
    долговечность основных конструкций
    здания и их огнестойкость (вторая степень
    огнестойкости, категория
    пожароопасности «В»), обладать технической
    укрепленностью в
    соответствии с действующими нормативами
    по охранному и противопожарному
    режимам.
  • Здание
    архива должно быть оборудовано средствами
    охранной сигнализации
    и защищено открывающимися решетками
    на окнах нижних этажей.
  • Здание архива
    должно представлять собой комплекс
    основных
    и вспомогательных помещений, предназначенных
    для выполнения задач архива по хранению,
    обработке, использованию документов
    и задач административно-хозяйственного,
    технического, бытового характера,
    отвечать требованиям рациональной
    планировки
    помещений, экономичности.
  • Состав,
    расположение, оборудование помещений
    основного назначения
    должны обеспечивать рациональное
    взаимодействие функциональных
    подразделений архива, сохранность
    документов на всех участках работы с
    ними, соблюдение требований технологии
    работ, охраны
    труда, техники безопасности и
    производственной санитарии.
  • К
    помещениям основного назначения
    относятся:
  • хранилища;
  • рабочие помещения работников архива;
  • помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов;
  • помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов;
  • помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов;
  • помещения для воспроизведения документов (микро-.ксеро-фото-копирования, фотореставрация и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
  • помещения для хранения учетных документов;
  • комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище);
  • научно-справочная библиотека;
  • методический кабинет;
  • выставочный зал.
Читайте также:  Приказ об изменении оклада в штатном расписании

Размещение
архива в приспособленных зданиях и
помещениях
производится в установленном порядке
после проведения их экспертизы.

Экспертиза должна установить степень
огнестойкости здания,
долговечность его основных конструкций
и прочность межэтажных перекрытий с
учетом потенциальных нагрузок, состояние
помещений здания (поэтажных, подвальных,
чердачных), наличие и состояние
отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится
представителями архива, пожарных,
охранных, строительных,
санитарно-эпидемиологических и других
специальных служб. По
итогам экспертизы составляется акт.

Не
допускается прием в эксплуатацию ветхих
строений, деревянных
построек, зданий с сырыми основными,
подвальными, чердачными помещениями,
печным отоплением, а также не имеющих
естественной
вентиляции воздуха.

Предназначенные
для хранения документов помещения в
приспособленных
зданиях должны быть изолированы от
остальных помещений здания. Не допускается
размещение документов в помещениях
здания, занятого службами общественного
питания, пищевыми складами, организациями,
хранящими пожароопасные и агрессивные
вещества
или применяющими пожароопасные и
химические технологии.

Хранилища
должны быть максимально удалены от
лабораторных,
производственных, бытовых помещений
архива и не иметь
общих
с ними вентиляционных каналов. Хранилища
отделяют помещений архива несгораемыми
стенами перекрытиями с пределами
огнестойкости не менее двух часов.

В
хранилищах
не допускается прокладка труб водоснабжения
и канализации,
а также технологические или бытовые
выводы воды.

При проектировании
размещения хранилищ в специальных и
приспособленных
зданиях предпочтение (при равных тепловых
характеристиках)
отдается помещениям с северной ориентацией
окон.

Материалы
покрытия стен, полов, потолков, внутренней
арматуры
хранилищ, применяемые при изготовлении
оборудования и средств
хранения документов не должны собирать
пыль, быть ее источником
или выделять агрессивные химические
вещества.

Хранилища
должны иметь естественную или искусственную
вентиляцию. Системы кондиционирования
должны обеспечивать рециркуляцию
воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность
температурно-влажностного
режима, очистку воздуха от пыли и
агрессивных примесей,
а также отвечать современным требованиям
компактности и экономичности.

  1. Высота хранилищ
    зависит от технологического оборудования,
    принятого
    для хранения документов, но не менее
    2,25 м до низа выступающих
    конструкций.
  2. Хранилища
    должны иметь удобные для эвакуации
    выходы к лифтам
    и лестничным клеткам.
  3. Не
    допускается хранение фоно-, видео- и
    машиночитаемых
    (электронных) документов на носителях
    с магнитным рабочим слоем
    в хранилищах с паразитными постоянными
    или переменными магнитными
    полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища
документов на нитрооснове (опасной,
горючей) должны
быть территориально отделены и изолированы
от хранилищ с остальными
документами. В нижней зоне хранилищ для
документов на нитрооснове
следует предусмотреть дополнительную
вытяжку воздуха.

Электропроводка
в хранилищах должна быть скрытой,
штепсельные
розетки для переносной аппаратуры
(пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными
или полугерметичными. Шнуры переносной
аппаратуры должны иметь резиновую
изоляцию.

Хранилища оборудуются общими
и поэтажными электрическими рубильниками.
Рубильники, распределительные
электрощиты и предохранители,
обеспечивающие
питание розеток и их отключение,
устанавливаются вне хранилищ.

По окончании работы в хранилище
аппаратура, электрические розетки
последовательно обесточиваются.

Здания
архивов и хранилища должны быть
оборудованы
средствами
пожаротушения и оповещения о пожаре
согласно ГОСТ
12.1.004-91
и оборудованы противопожарным
водоснабжением. Питание внутреннего
противопожарного водопровода
осуществляется двумя вводами.

Выводы
пожарного водопровода, пожарные краны
устанавливаются
за пределами хранилищ с учетом действующих
норм
и правил противопожарной безопасности.

При каждом кране необходимо
иметь гибкий прорезиненный рукав
протяженностью до крайней
точки обслуживаемого хранилища.

При
оснащении хранилищ автоматическими
системами пожаротушения
и переносными огнетушителями предпочтение
отдаетсяиспользованию
веществ, не оказывающих побочного
разрушающего действия
на документы (углекислота и т.п.).
Количество и места размещения переносных
огнетушителей устанавливаются в
соответствии
с действующими противопожарными
нормативами с учетом специфики
применяемого оборудования.

В целях противопожарной
защиты всё электрооборудование,
применяемое в архиве, должно обеспечиваться
заземлением. Аппаратура
для работы с аудиовизуальными и
машиночитаемыми (электронными)
документами, должна иметь защиту от
поражения электрическим
током, по своим параметрам и режимам
работы отвечать
требованиям ГОСТ 24863-87; 12.2006.

В
целях противопожарной безопасности в
процессе работы
с документами на нитрооснове запрещается:

  • иметь на рабочем месте более трех рулонов пленки;
  • оставлять рулон пленки без присмотра на фильмопроверочном столе;
  • пользоваться при перемотке пленки электроприводом;
  • перематывать пленку со скоростью более 25 м/мин (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), допускать трение о поверхность оборудования (дисков, нижних софитов и т.п.) во избежание появления зарядов статического электричества;
  • бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы.

Все
документы на нитрооснове маркируются.
Пользование этими
документами должно быть ограничено. В
плановом порядке проводится
контроль их технического состояния,
исследование стабильности
нитрооснове, изготовление копий на
безопасной основе.

Требования к зданиям и помещениям архивов

В соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, к зданиям и помещениям архивов предъявляются следующие правила.  

Для размещения архива используются специально устроенные или приспособленные для хранения документов здания или отдельные помещения зданий.

В случае отсутствия специальных помещений для архивного хранения документации организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации.

После проведения экспертизы устанавливается пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Результаты экспертизы оформляются соответствующим актом.

В каких помещениях не допускается хранить документацию?

Не допускается хранить документацию в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях, занятых предприятиями общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Какие помещения могут являться помещениями основного назначения архива

  • помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
  • помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
  • рабочие комнаты сотрудников архива.

Требования к помещениям для хранения документации

  1. Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

  2. Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.
  3. Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными. Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию.

    Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.

  4. Отделка помещений хранилищ должна быть выполнена с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
  5. В хранилищах не допускается применение открытого огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

    Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

В компании «Антресоль24» полностью соблюдаются все вышеперечисленные требования. Наши специалисты готовы обеспечить сохранность Вашей документации и создать оптимальные условия для ее хранения.