Правила

Выписка из штатного расписания

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Что такое выписка из штатного расписания

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

  • состав штата организации;
  • структура кадров. Тут содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
  • количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
  • размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3  и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

  • реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
  • разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
  • произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

  • требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте здесь;
  • самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
  • сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Выписка из штатного расписанияБланк выписки из штатного расписания.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой приказ об утверждении штатного расписания и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

  • вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
  • подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
  • заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

  • непосредственные работники организации;
  • ПФ;
  • ФНС или трудовая инспекция;
  • ФСС;
  • специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

  • информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
  • название компании;
  • дата и номер выписки;
  • срок, в течение которого действительно штатное расписание;
  • ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
  • размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
  • прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
  • в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Выписка из штатного расписанияОбразец заполнения выписки из штатного расписания.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

  • слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
  • ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
  • вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
  • ставится численность штата;
  • основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
  • если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
  • во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
  • третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
  • в 4 столбце прописывается оклад работников;
  • в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
  • 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
  • в последней графе имеются примечания;
  • в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание – читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Добавьте FBM в избранные новости

Выписка из штатного расписания

Подпишитесь на срочные экономические новости @FBM_ru

Образец выписки из штатного расписания и его заполнение — скачать бланк

Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.

Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и фонд заработной платы. Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.

Выписка из штатного расписания

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.

Читайте также:  Доходы от реализации ценных бумаг ндфл

Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:

  1. Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
  2. Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
  3. Подпись, должность и ФИО.

Выписка

Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.

Порядок составления выписки из штатного расписания:

  1. В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
  2. Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
  3. Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
  4. Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.

Правила составления выписки

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Соответствие выписки оригинальному расписанию

Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygU50JLRi9C_0LjRgdC60LAg0LjQtyDRiNGC0LDRgtC90L7Qs9C-INGA0LDRgdC_0LjRgdCw0L3QuNGP

Следует знать, если выписка состоит из нескольких листов, то можно не заверять каждый лист печатью и надписью, а воспользоваться особым порядком заверения: все листы сшиваются между собой, на последнем листе (на обороте) пломбируется нить и ставиться надпись следующего содержания: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов», ниже подписывается начальником или уполномоченным лицом и ставится печать. При этом часть оттиска печати должна захватывать пломбу.

Образец заполнения

  1. Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
  2. Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».

  3. Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
    • Структурное подразделение: «Администрация».
    • Код, при наличии: «001».
    • Должность: «Директор по производству».
    • Количество штатных единиц: «1».
    • Оклад (тарифная ставка), руб.: «10000».
    • Надбавка, при наличии: «5000».
    • Месячный фонд заработной платы, руб.: «15000».
    • Примечания.
  4. Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
  5. Заверительная «мокрая» печать и надпись.

 Скачать бланк выписки из штатного расписания в формате MS Word.

Вопросы

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Кто может запрашивать выписку из штатного расписания

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности

Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.

Можно ли изменять унифицированную форму

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах

Если предприятие имеет структурные подразделения, без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

Выписка из штатного расписания — образец 2021

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

  • в Пенсионном фонде;
  • в ФСС;
  • в налоговой или трудовой инспекции;
  • в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Читайте также:  Организация тренировок по эвакуации персонала предприятий и учреждений при пожаре и иных чрезвычайных ситуациях

  Как принять на работу инвалида в 2021 году по ТК РФ

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026t=20s

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Санаторий Саранский

. На практике часто возникает много вопросов, связанных с его составлением, утверждением и. Образец бланка штатного расписания можно скачать по ссылке. Применялась исключительно форма.

Данный образец бланка штатного расписания программа БухСофт заполняет автоматически! Cкачать образец документа Выписка из штатного расписания. Нашла образец Выписки из штатного расписания в.Унифицированная форма N Т3 образец заполнения.

Вопервых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением

Унифицированная форма Т3. Порядок заполнения документа включает в себя следующие правила. Зачастую выписку составляют на бланке. Выписка из штатного расписания бланк. Вам хотелось найти Выписка из штатного расписания бланк скачать?

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Форма, образец, нюансы оформления

Для выписок трудовым законодательством не установлено единой или унифицированной формы бланка.

По этой причине документ составляется уполномоченным сотрудником в свободной форме, но с обязательным внесением всех необходимых разделов и пунктов.

Сокращённая форма подачи информации в документе вызвана необходимостью сохранения личных данных работников. Но учитывая, что расписание не представляет собой государственной тайны, выписывать из него можно любую часть из основного раздела. Также допускается составление выписки из нескольких частей, когда из расписания берётся несколько пунктов информации, идущих не по порядку.

При этом уполномоченный на выдачу документа сотрудник следит, чтобы не искажался смысл копируемой информации, изложенной в оригинале .

Документ составляется тремя основными способами, разрешёнными на законодательном уровне:

  • в виде ксерокопии;
  • в виде фотокопии;
  • в виде текста, набранного на компьютере и заверенного уполномоченным сотрудником.

В документе указывается следующая информация:

  1. Вверху слева вносится полное наименование юридического лица (сокращения недопустимы!). Здесь же справа вносятся коды ОКУД и ОКПО.
  2. Следующим пунктом ниже шапки вписывается полное название документа, фиксируется его регистрационный номер и дата составления.
  3. Далее вносится краткая информация по расписанию: на основании какого приказа (номер и дата издания) и на какой период оно было составлено. Здесь же указывается, сколько единиц всего насчитывается в штате.
  4. В основной части документа воспроизводится таблица бланка штатного расписания.
  5. В первой графе указывается название структурного подразделения и его специальный код, присвоенный у этого юридического лица.
  6. Во второй графе вписывается название должности или специальности, с уточнением по разряду, категории и квалификации.
  7. В третьей графе указывается количество единиц, работающих на данной должности.
  8. Четвёртая графа сообщает, какая ставка () была назначена данному работнику на текущий год.
  9. Пятая графа имеет несколько подразделов для перечисления видов надбавок, если таковые были начислены работнику.
  10. В шестой графе вписывается общая сумма .
  11. А седьмая графа предназначена для фиксации примечаний.
  12. Внизу документ подписывается начальником кадрового отдела или другим уполномоченным сотрудником. Также свою подпись ставит и сам работник.
  13. Документ заверяется главным бухгалтером либо руководителем организации или предприятия.

Все подписи вносятся с обязательным указанием занимаемой должности и расшифровкой!

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и ми к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

  1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
  2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
  3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
  4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
  5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

  • Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
  • Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
  • Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
  • Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Читайте также:  Доходы от брокера

Справка

Помимо выписки, существует и справка о штатном расписании. Это внутренний распорядительный документ, который подается от начальника отдела кадров руководителю компании.

Зачем она нужна? Поскольку в справке перечисляются все введенные и выведенные рабочие единицы, руководитель компании получает полную картину движения рабочей силы, проще говоря может понять масштабы «текучки» в компании и предпринять соответственные меры.

В справке указывается:

  • отчетный период времени;
  • введенные рабочие единицы (должность и ФИО нового сотрудника);
  • выведенные единицы (количество сотрудников и должность с ФИО).

Справка подается вместе с составленным списком всех работников и должностей для анализа движения рабочей силы внутри организации.

Образец справки

Образец заполнения

  • На фото представлен образец:
  • Пример заполнения выдержки
  • На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:
  • копия выписки из утвержденного ШР;
  • документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Функции и содержание документа

Основная задача выписки — это предоставление достоверной информации о работающем гражданине.

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланке

формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2001 года). Использование бланка — необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования — дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

В основной части расписания содержится информация по персоналу: указываются структурные подразделения, перечисляются должности и квалификации сотрудников, количество штатных единиц, тарифная ставка для каждого места с учётом надбавок. Именно с этого раздела берётся информация для оформления выписок.

Выписка из штатного расписания – форма и образец

Бесплатная консультация юриста по телефону:

В бухгалтерском и кадровом документообороте возникают случаи, когда необходимо предоставить информацию, которая содержится в общем документе, который включает в себя ряд других коммерческих сведений, нежелательных к разглашению или ненужных в этом деле. Как оформить предоставление частичной информации, в какой способ и каким документом? Далее, подробнее об этом в нашей статье.

Что такое выписка из штатного расписания?

Выписка – это предоставление частичной информации из общего документа на отдельной бумаге. Как правило, делается по запросу.

Ее оформляют, когда вся информация из основного документа не нужна и будет только мешать восприятию данных.

В случае если общая информация является коммерческой тайной или содержит информацию о третьих лицах, которая не касается запрашиваемого лица.

Выдержка из кадрового расписания необходима в случаях:

  • Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
  • Для налоговой;
  • При участии в тендерах;
  • Для вступления в Саморегулируемую организацию;
  • Документ необходим лично работнику;
  • Для судового процесса.

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, в который включают:

  • Шапку – наименование организации, ее полные реквизиты, для кого выдается;
  • Основная часть – в ней находятся запрашиваемые данные;
  • ФИО составлявшего.

Как сделать выписку из штатного расписания?

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Единой унифицированной формы выдержки нет. Ее оформляют как копию части основного акта или набирают необходимую информацию на отдельном листе бумаги и подтверждают ее достоверность подписью и печатью.

В выдержке указывают следующую информацию:

  • Полное наименование и реквизиты предприятия, коды организации — ОКУД и ОКПО;
  • Его название, дата составления и регистрационный номер;
  • Указывают информацию о первичном акте, из которого делают выдержку — указывают регистрационный номер кадрового распорядка, его дату, кем утвержден, с какой даты вступил в силу, его срок действия и общая численность штата;
  • Воспроизводят шаблон штатного распорядка и данные в нем по конкретному сотруднику.

Информация включает в себя:

  • Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
  • ФИО работника, его должность;
  • Разряд, категорию профессии или квалификацию;
  • Размер ставки (оклада) этого работника;
  • Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
  • Удержания, если таковые были;
  • Итоговая сумма к выплате (зарплата);
  • Последняя строка — это колонка для возможных примечаний.

В конце, указывают ФИО, составляющего документ, руководителя отдела кадров, самого сотрудника. Руководителя предприятия указывают, только если он подписывал штатный распорядок.

Выдержка может быть оформлена на нескольких сотрудников, например, по запросу для проверки в налоговую.

Акт, состоящий из нескольких листов, обязательно сшивают, листы нумеруют, на место сшива клеят квадратный листок бумаги, и пишут копия верна, указывают количество листов в подшивке.

На копиях обязательно ставят надпись: «Копия верна», подпись лица делавшего копию, руководителя отдела кадров. Все подписи на выдержке, должны быть с полным указанием должности и расшифровкой (указанием фамилии и инициалов).

Выписка из штатного расписания – форма Т-3

Выписка из штатного расписания унифицированной формы Т-3 должна быть заполнена по всем правилам. Неверно оформленный документ, считается недействительным. На предприятии, должны быть акты локальных (к ним относят и неунифицированные документы) актов, в которых должен быть прописан порядок составления выписки.

Образец выписки из штатного расписания — форма Т-3 скачать 

Выписка из штатного расписания без окладов – образец 2018

Выдержка без окладов, может потребоваться, например, для проверяющих органов для подтверждения численности штата или для предоставления в центр занятости.

Документ оформляется по тем же правилам, что и общая выписка, только не указываются размеры окладов, ставок, надбавок, отчислений, общая сумма заработной платы.

В него вписывают только полные ФИО работников, их должности и профессиональные разряды и квалификации.

Подписывают документ, по тем же правилам, что и с окладами — ответственный за составление и все лица, которые подписывали штатное расписание.

Скачать образец выписки 

Бесплатная консультация юриста по телефону: (5