Закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

• работодателей,
• работников,
• соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя

Трудовые книжки	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1	Заявление о выдаче документов, связанных с работой	Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО	Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника	Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению	Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда	Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

• Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
2. ИС работодателя, если она позволяет:

• подписывать и хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

• работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
• в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал получение соответствующих документов на «Госуслугах». Без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя (см. разъяснение в Письме Минтруда РФ от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

• письменно,
• через ИС работодателя,
• по электронной почте,
• через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

• сведения об используемых ИС;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
• перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
• сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
• сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

• усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
• простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

• УКЭП;
• УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
• УНЭП, полученную через электронное правительство.

• Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
• Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
• Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

• договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
• дополнительных соглашений к договору;
• приказов о дисциплинарных взысканиях,
• уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
• дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»

Работодатель	Документы из особого списка	УКЭП	УКЭП, УНЭПгос
Иные документы	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник	Документы из особого списка	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос	УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Как перейти на электронный кадровый документооборот

В 2021 году были приняты поправки в Трудовой кодекс о введении электронного документооборота, которые позволяют вести кадровое делопроизводство без бумажного дублирования и подписывать все документы с сотрудниками с помощью цифровых подписей.

Какие документы переходят в цифровой формат

Функционал электронного кадрового документооборота был протестирован в рамках эксперимента Минтруда с 2017 года. Первым нововведением были электронные трудовые книжки, но регулируются они отдельной статьей 66-66.1 ТК РФ.

В электронном формате можно вести все трудовые процессы, кроме отдельных документов:

• Приказ об увольнении;
• Акты о несчастном случае на производстве;
• Прохождение инструктажа по охране труда.

Регулятор требует вести эти документы в бумажном виде, на них необходимо личное подписание сотрудника.

Стало доступным массовое электронное обязательное подписание ЛНА, теперь сотрудники на удаленке своевременно подписывают документы электронной подписью.

Виды ЭП для работников

Чтобы документ был признан и зарегистрирован, его необходимо подписать с помощью электронной цифровой подписи. Со стороны работодателя используется только УКЭП или УНЭП.

Выпуск электронной цифровой подписи для сотрудника — это обязанность работодателя. В случае использования платных ЭЦП, работодатель несет все расходы на получение и использование электронной подписи.

Виды электронных подписей и документов

Вид подписиДокументы

УКЭП	– трудовой договор; – договор о материальной ответственности; – договор на получение образования; – согласие на перевод; – заявление об увольнении; – отзыв заявления об увольнении; – изменение условий трудового договора;– приказ о дисциплинарном взыскании.
УНЭП	любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП
ПЭП	любые документы, кроме тех, что подписываются только УКЭП, по соглашению сторон с требованием к соблюдению конфиденциальности ключа подписи

Каковы права и обязанности работодателей и работников

До начала работы с КЭДО необходимо разработать локальные нормативные акты, в которых будут сведения об информационной системе КЭДО, порядок регистрации и доступа к системе, перечень документов и категорий работников, которые будут осуществлять документооборот, а также сроки внедрения КЭДО.

Перед введением в систему сотрудников, необходимо уведомить сотрудников и собрать от них согласие на переход на электронный документооборот:

• согласие на взаимодействие с работодателем по КЭДО;
• уведомление о переходе на КЭДО;
• соглашение о признании ЭП.

Согласие на КЭДО не требуется получать от лиц, принимаемых на работу после введения КЭДО, или лиц без трудового стажа. Сотрудник имеет право отказаться от участия в кадровом ЭДО, в таком случае работодателю будет необходимо продолжить бумажный документооборот с конкретным сотрудником.

Важно! Отказ сотрудника от участия в электронном кадровом документообороте или отсутствие у него электронной подписи не может являться основанием для увольнения.

Также работники имеют право получить по запросу копии подписанных электронных документов в личный кабинет на Госуслугах или на бумажном носителе.

Как обмениваться и подписывать электронные документы

Работники могут направлять заявления, сообщения и уведомления с помощью информационной системы работодателя, а также с помощью Госуслуг или портала “Работа в России”, если их применение регламентировано внутренними документами о переходе на КЭДО.

Документы необходимо подписывать в порядке, установленном для кадрового документооборота. Необходимо настроить маршрутизацию подписания и согласования документов, чтобы информационная система выдавала правильный порядок подписантов.

Заявления сотрудников, поданные в информационной системе, поступают руководителю на согласование, если это требуется. После чего они автоматически регистрируются в 1С и кадровик в два клика инициирует документооборот в зависимости от сценария: выдача справки, создание приказа, подписание документа и другие.

Сообщения сотрудников считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их отправления. ТК РФ Статья 22.3

В процедуре обязательного подписания локальных нормативных актов у сотрудников блокируется кабинет, и появляется уведомление о необходимости ознакомиться и подписать документы.

Рис.1 Сценарий обязательного подписания ЛНА в личном кабинете EmplDocs

Чтобы приступить к цифровому документообороту, нужно пройти следующие этапы:

1. Анализ внутренней структуры компании
   • Определить бюджет для перехода на КЭДО;
   • Собрать проектную команду и ответственных;
   • Выбрать кадровые сценарии и документы, необходимые для перевода в цифру;
   • Установить сроки и план перехода;
2. Подготовка
   • Разработка ЛНА для внедрения КЭДО;
   • Выбор провайдера ЭЦП;
   • Выбор информационной системы для интеграции;
   • Оповещение сотрудников о переходе в электронный документооборот;
3. Интеграция КЭДО
   • Внедрение выбранной системы в 1С;
   • Тестирование сценариев, техническая отладка работы;
   • Подключение и обучение сотрудников.

1С-WiseAdvice разработала решение для автоматизации кадровых процессов на основании своего многолетнего опыта в кадровом аутсорсинге.

WiseAdvice EmplDocs уже помогает десяткам компаний быстро и эффективно работать, используя КЭДО.

Чек-лист выбора системы КЭДО

Вопросы для выбора системы, которые вы можете задать себе и провайдеру:

• Какое количество сотрудников необходимо подключить к системе?
• Нужна серверная или облачная версия решения?
• Как поддерживается информационная безопасность данных у провайдера?
• Предусмотрена ли в решении ролевая модель доступа?
• Предоставляет ли провайдер пакет шаблонов ЛНА или нужно разработать самостоятельно?
• Поддерживает ли решение кастомную доработку форм заявок и сложные кадровые сценарии?
• Это стандартное решение или интегратор будет дорабатывать продукт под процессы компании?
• С какими видами ЭЦП работает решение (Госключ, РвР, собственные УНЭП)?
• Какие модули включает в себя решение?

Темы

главбуху hr-директору зарплата и кадры

Электронная подпись в 2022 году: какая подойдет для кадровых документов

Возможность ведения кадрового документооборота в электронном формате без дублирования на бумаге появилась 22 ноября 2021 года, когда вышел соответствующий закон (№ 377-ФЗ от 22.11.2021).

С выходом закона у работодателей возникли вопросы, на которые ответили специалисты Роструда. В этой статье мы расскажем о том, какая электронная подпись нужна для того, чтобы подписывать кадровые документы, основываясь на разъяснениях Роструда.

Как вести электронный документооборот

Ноябрьский закон дал возможность работодателем использовать систему «Работа в России» для ведения электронного кадрового документооборота. Также в документе сказано, что можно использовать другую информационную систему.

Вы можете использовать систему электронного документооборота «Астрал.ЭДО» для работы с кадровыми документами. Подойдут и другие системы, которые обеспечат хранение электронных документов, а также фиксацию сторонами трудовых отношений.

https://www.youtube.com/watch?v=lwh7HyHMAXs\u0026pp=ygVS0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0L7QtNC_0LjRgdCw0YLRjCDQu9C90LAg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGOPw%3D%3D

В связи с выходом закона возникли два вопроса: можно ли использовать простую электронную подпись и, если можно, то для каких документов. Развёрнутые ответы на них дали на сайте Онлайнинспекция.рф. Мы же расскажем об этом короче и понятнее.

Какая электронная подпись нужна

Для начала кратко расскажем о видах электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы обеспечить юридическую значимость документам, с которыми вы работаете в системе. Она создаётся с помощью криптографии и обладает высоким уровнем защиты, что позволяет использовать в качестве аналога рукописной подписи.

Индивидуальные предприниматели и руководители юридических лиц получают квалифицированную подпись в УЦ ФНС, физические лица и сотрудники организаций — в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Неквалифицированная электронная подпись в основном используется во внутреннем и внешнем документообороте. С её помощью можно идентифицировать подписанта, но такую подпись нельзя использовать для торгов, работы на госпорталах, отправке отчётности.

Простая подпись чаще всего является комбинацией логина и пароля, поэтому уровень защиты её гораздо ниже, чем у квалифицированной. Обычно такую подпись используют для авторизации на разных ресурсах.

Можно ли использовать простую подпись

Согласно разъяснениям Роструда, использовать простую подпись можно, но в ограниченном количестве случаев, например, для:

• оформления отпусков и формирования графика отпусков;
• командировки (согласование, приказ о направлении и тому подобное);
• привлечения к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
• согласия на обработку личных данных;
• выплат (расчётные листы, матпомощь) и других.

С помощью простой подписи такие документы могут подписывать только сотрудники организации.

Важно упомянуть, что такие правила должны быть установлены соглашением сторон трудового договора.

В каком случае нужна квалифицированная электронная подпись

Чтобы использовать квалифицированную подпись, никакие локальные нормативные акты не нужны, потому что она изначально обладает необходимыми качествами. С её помощью подписывают следующие кадровые документы:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении;
• отзыв заявления об увольнении;
• ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Также для подписания этих документов может быть использована и неквалифицированная электронная подпись, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора.

Оформить квалифицированную подпись на сотрудника просто: обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр. С помощью «Астрал-ЭТ» вы сможете не только подписывать кадровые документы, но и участвовать в торгах, работать на государственных порталах и отправлять электронную отчётность.

Экосистема клиентского сервиса под любые потребности: от ЭП до проверки контрагентов

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами:

Электронная подпись для кадровых документов (КЭДО)

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

Кадровый электронный документооборот в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее, поэтому во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот. Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций.

Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО.

Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей.

Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор.

К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов. После вступления в силу Федерального закона №377-ФЗ дублировать на бумагу необходимо только приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, а также инструктаж по охране труда.

Компании, которые принимали участие в эксперименте, должны вернуться к бумажному формату указанных документов до 1 июля 2022 года. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие электронные подписи необходимы для КЭДО

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

• простая электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.

УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа.

Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

• ученический договор;
• трудовой договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП. Другие документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи, однако возможность подписания кадровых документов электронной подписью такого вида должна быть закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным.

Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр.

При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Идеальным решением этого вопроса является дистанционный выпуск УНЭП через заказ из своей информационной системы. Реализовать подобное можно при помощи технологии API, которая позволяет интегрировать различные онлайн-сервисы с инфосистемами. ГК «Астрал» разработала специальный сервис API УНЭП, позволяющий заказывать массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для сотрудников прямо в информационной системе работодателя и отслеживать статус их готовности. Чтобы заказать интеграцию API УНЭП, заполните заявку на нашем сайте .

Как удаленно обмениваться документами с сотрудниками

Многие знают, что договоры с сотрудниками разрешено заключать электронно.

Но не всегда понятно, как подписать электронный договор, как сделать электронную переписку официальной, какие документы оформить для начала электронного взаимодействия с сотрудниками, нужно ли документы дублировать на бумаге. Можно ли легализовать электронную переписку с сотрудником, если договор с ним заключен в бумажной форме.

https://www.youtube.com/watch?v=lwh7HyHMAXs\u0026pp=YAHIAQE%3D

В статье разбираем, как юридически правильно начать обмениваться электронными документами с работниками, удаленщиками, исполнителями и самозанятыми.

Закон разрешает с любым сотрудником подписывать электронные договоры, документы. В некоторых случаях можно даже не спрашивать согласия работника на электронное взаимодействие.

Правила организации ЭДО различаются и зависят от категории сотрудника. Есть 3 категории:

1. ГПХ, самозанятые. Это граждане, выполняющие работы или услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). Например, по договору на оказание бухгалтерских услуг или договору подряда на ремонтные работы.
2. Дистанционные. Это работники, оформленные по трудовому договору о дистанционной работе. В том числе это те, кого перевели из офиса на удаленную работу и оформили по договору о дистанционной работе.
3. Все остальные работники. Это работники, принятые по трудовым договорам. Офисные, работники на заводе, вахтовики. То есть все, кроме работающих на основании договоров о дистанционной работе.

Все документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ч. 2 ст. 160, ч. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Электронно — всёНа бумаге

Договоры оказания услуг. Договоры подряда. Акты сдачи-приемки оказанных услуг. Акты выполненных работ. Задания. Отчеты о выполнении работ. Иные.

Все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (ст. 312.1-312.9 ТК РФ). Но есть особенность. 3 вида документов придется отправлять на бумаге почтой.

Электронно — всёОтправляем почтой на бумаге

Договоры о дистанционной работе, материальной ответственности, ученические. Приказы о приеме, переводе, отпуске, увольнении. Локальные нормативные акты, инструкции. Заявления, объяснительные. Табели, графики работ, графики отпусков. Расчетные листки. Иные.	Всегда: Копию приказа об увольнении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). В особых случаях: Трудовой договор, допсоглашение — по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Бумажную трудовую книжку, если работник ее прислал при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Почти все кадровые документы закон разрешает подписывать электронно, без дублирования на бумаге (статьи 22.1 — 22.3 ТК РФ). Исключение 5 видов документов из ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.

Электронно — почти всёВедем на бумаге

Трудовые договоры, материальной ответственности, ученические. Приказы о приеме, переводе, отпуске. Локальные нормативные акты, инструкции. Заявления, объяснительные. Табели, графики работ, графики отпусков. Расчетные листки. Иные.	Всегда: Приказы об увольнении. Акт о несчастном случае на производстве. Журналы инструктажей по охране труда. В особых случаях: Бумажные трудовые книжки тех, кто не выбрал электронные книжки. Сведения о трудовой деятельности формы СТД-Р, если работник просит их выдать в бумажной форме.

Для начала электронного взаимодействия с сотрудниками потребуются:

• Информационная система,
• Электронные подписи,
• Внутренние документы компании.

Можно использовать:

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В ней сможете и договоры ГПХ подписать электронно, и подписи электронные выпустить, и в учет принять полученные электронно акты оказанных услуг.
2. Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но контролировать ответы от 100 сотрудников будет уже не удобно.

Можно использовать:

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В СБИС сможете выпускать электронные подписи работникам, подписывать трудовые договоры, ставить электронно задачи, контролировать их выполнение, выдавать расчетные листки. В 1 окне СБИС покажет, какие документы отправлены сотруднику, что и когда он подписал, не изменил ли он документ перед подписанием.
2. Электронную почту. В ней тоже можно обмениваться электронными документами. Но тут важно учитывать, что по ч. 3,4 ст. 312.3 ТК РФ работодатель и работник обязаны подтверждать получение электронного документа. Это значит кадровик должен отправить договор, получить подтверждение его прочтения и потом получить подписанный договор. Контролировать ответы от 100 сотрудников просто не удобно.

Разрешено использовать (ст. 22.1 ТК РФ):

1. Систему работодателя, такую как СБИС. В ней можно выпустить электронную подпись работнику, отправить менеджерам один пакет инструкций, а продавцам другой. Сдать СЗВ-ТД, согласовать график отпусков, разослать расчетные листки и сохранить подписанные документы в электронном архиве.
2. Государственный портал «Работа России». Это общая база, в которую работодатель передает для подписания все кадровые документы. И эти документы навсегда остаются в личном кабинете сотрудника. Портал обещают доработать к сентябрю 2022, но он пока там неудобно работать.

Электронные подписи

Какие ЭП бывают

Есть 3 вида электронных подписей по закону 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

• ПЭП — простая электронная подпись.
• НЭП — усиленная неквалифицированная подпись.
• КЭП — усиленная квалифицированная подпись.

Для категории «все остальные работники» Трудовой кодекс ввел еще 2 разновидности подписей:

• ПЭП госуслуги — простая электронная подпись с сайта госуслуг. Ей можно подписывать документы только на портале «Работа России». Она не подойдет для подписания документов в системе работодателя. Для получения подписи работник должен зарегистрироваться на сайте госуслуг и подтвердить личность, сходив в МФЦ или банк.
• НЭП госключ — пока нигде не применяется, как появится — СБИС внедрит. Ее выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.

Электронные подписи сотрудникам для ЭДО и электронной переписки

Электронная переписка с сотрудником становится юридически значимой, если заверена электронной подписью.

https://www.youtube.com/watch?v=T3XomajY4UY\u0026pp=YAHIAQHwAQG6AwIYAg%3D%3D

Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.

ПЭП тоже можно использовать, но они не защищают подписанный документ от изменений. Сотрудник может потом заявить, что компания изменила стоимость услуг в договоре после его подписания.

Используйте НЭП или КЭП. Они подойдут для подписания любых видов документов.

ПЭП можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений. ПЭП не подойдет для подписания: трудового договора, договора о матответственности, ученического, допсоглашений к ним.

• Вид ЭП сотрудника зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь документами.
• Для системы работодателя подойдут: НЭП, НЭП госключ, КЭП.
• ПЭП тоже можно использовать, но она не защищает подписанный документ от изменений и не подойдет для подписания: трудового договора, о матответственности, ученического, на получение образования, допсоглашений к ним, согласия на перевод, заявления об увольнении, его отзыве, уведомления об изменении условий ТД, приказа о дисциплинарном взыскании.
• Для госпортала «Работа России» подойдут: ПЭП госуслуги, НЭП госключ, КЭП.

• Всегда ли за подпись сотрудника платит компанияНе всегда. У компании нет обязанности покупать подписи для сотрудников по ГПХ, самозанятых и дистанционных. Вопрос решается по соглашению сторон.Для всех остальных работников работодатель обязан оплатить выпуск электронной подписи (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

Как выдать электронную подпись сотруднику

Тут все зависит от вида электронной подписи.

ПЭП — это «логин-пароль», комбинация символов или код из СМС для доступа в личный кабинет, к электронной почте. Если электронная почта корпоративная, ПЭП выдает работодатель, если личная — работник формирует сам. Такая подпись подтверждает авторство, но не защищает документ от изменения после подписания.

НЭП и ПЭП выглядят как набор файлов на токене или телефоне, формируются с помощью средств криптографической защиты. За КЭП сотруднику надо сходить в удостоверяющий центр. НЭП выдает работодатель на рабочем месте.

Электронные подписи для кадровика

КЭП подойдут для всех видов документов.

НЭП тоже можно использовать, но она подходит не для всех документов с дистанционными и остальными работниками.

Хитрые настройки СБИС, чтобы не тратить деньги на выпуск КЭП для кадровика

В СБИС можно настроить «доверие подписи» или «отложенное подписание». В этом случае кадровик подписывает документ своей НЭП, а работник или госорган получает документ с КЭП директора.

Внутренние документы компании

С действующими сотрудниками нужно подписать некоторые документы, чтобы электронная переписка с ними стала юридически значимой, равнозначной документам, подписанным на бумаге.

• Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС такое соглашение формируется автоматически, при выпуске неквалифицированной электронной подписи. Текст можно заменить на шаблон компании.

• Соглашение об электронном взаимодействии (о применении НЭП или ПЭП). Нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. В СБИС оно формируется автоматически, при выпуске электронной подписи. Текст можно заменить на шаблон компании.

С новичками нужно подписать некоторые документы, чтобы электронное взаимодействие с ними было официальным. Документы подписывают до заключения договора на оказание услуг, подряда или трудового договора.

• Соглашение об электронном взаимодействии.

• Соглашение об электронном взаимодействии.

Подписывать документы электронно можно даже с мобильного телефона. В приложении СБИС сотрудник с телефона подпишет акт оказанных услуг, отчет о выполненной работе, договор подряда или заявление об отпуске.

С любой категорией сотрудников возможно организовать электронное взаимодействие. С ЭДО сотрудник по договору ГПХ не ходит каждый месяц на почту, чтобы оправить заказчику акт оказанных услуг. С ЭДО бухгалтер получает электронные приказы об отпуске дистанционщика сразу, а не через 2 месяца. С ЭДО работники находятся на рабочих местах, а не атакуют отдел кадров для оформления бумаг.

Подписывайте кадровые документы сотрудников онлайн от приема до увольнения. С офисными и удаленными, с самозанятыми и на ГПХ.

Узнать больше

Управление персоналом

Подключить

Последние новости