Во многих современных организациях есть сотрудники, которые трудятся дистанционно. В данной статье мы разберем рекомендации экспертов по заключению с такими работниками договорных отношений. В частности, коснемся вопроса, как подписать трудовой договор и другие значимые кадровые документы между работником и работодателем электронной подписью.

При трудоустройстве кандидата появляется масса хлопот, связанных с документооборотом трудовых отношений. Поэтому перед формированием кадровых документов нужно принять решение, по какому пути идти: обычному (бумажному) или электронному (КЭДО).

Бумажный процесс передачи кадровых документов

Применяя традиционный вариант, организация направляет подлинники всех документов, связанных с приемом на работу, по почте заказным письмом в течение указанного в договоре срока. Кандидат также обязан подписать их и вернуть обратно почтой или курьером. В таком варианте повышается вероятность срыва сроков при обязательном ознакомлении/уведомлении сотрудника с кадровыми документами.

Обмен электронными документами (312 TK PФ)

Трудовой кодекс РФ разрешает компаниям отправлять сотрудникам кадровые документы (приказы, требования, договоры и т.д.) по e-mail. Работник имеет право направлять необходимые документы для приема на работу также по e-mail. При таком варианте обе стороны экономят время и средства.

Чтобы обмен электронными кадровыми документами между удаленным работником и организацией осуществлялся в рамках закона, обеим сторонам нужно обязательно применять ЭЦП (электронную цифровую подпись) или ЭП, как сейчас используют в нормативных актах.

Трудовой кодекс РФ не обязывает организацию нести издержки на приобретение квалифицированной/неквалифицированной электронной подписи (KЭП/НЭП) для кандидата. Эти вопросы решаются обоюдно, по согласию участников.

Компании рекомендуется зафиксировать в ПВТР (правилах внутреннего трудового распорядка) возможность дистанционной работы с применением ЭП в отношениях работник-работодатель.

Алгоритм обмена электронными документами при дистанционном трудоустройстве

В обязанности организации входит ознакомление будущего сотрудника со всеми документами, касаемыми трудоустройства, до подписания трудового контракта. Если стороны пришли к согласию использовать КЭДО, то направить кандидату для ознакомления комплект этих документов можно и без рукописной подписи будущего сотрудника.

Что нужно сделать:

• отправить скан-копии всех необходимых документов, относящихся к трудоустройству кандидата, посредством e-mail, предварительно подписав эти скан-копии ЭП организации;
• кандидат отправляет также в ответ электронные документы. Но в ст. 312 ТК РФ не оговорено, какой конкретно должен быть документ. Это также может быть e-mail, о том, что кандидат ознакомился с направленными ему документами. Копии при этом подписываются ЭП.

При принятии положительного результата о приеме кандидата на работу, представителю отдела кадров следует проинформировать будущего сотрудника о необходимости получения им ЭП до процедуры согласования всех нормативных документов.

Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!

Алгоритм подписания документов Word

Функция «Подписать документ» в Word-файле не дает создавать ЭП, которая придавала бы такому документу правовую силу. Для этого нужно обязательно интегрировать на ПК специальное программное средство – KриптоПро.

Когда плагин установлен, можно сразу приступить к работе с ЭП: выбираем вкладку Cepвиc и далее переходим в Параметры.

В следующем окошке переходим на вкладку Безопасность и активируем клавишу Цифровые подписи.

Рис.1 Как подписать электронной подписью документ Word

Далее выбираем требуемый сертификат ЭП из тех, что установлены на ПК, и создаем для текущего документа ЭП. Активируем клавишу подписать, вводим пароль для ключевого контейнера.

Электронное подписание документов формата PDF

Чтобы интегрировать и проверять документы в формате PDF, существует модуль KриптоПро PDF.

Для создания ЭП в формате PDF, выбираем в меню вкладку Работа с сертификатами, после активируем клавишу Подписание. Далее выбираем нужную подпись, среди имеющихся на компьютере, и место в документе, где будет расположена подпись. После чего завершаем подпись документа.

Также можно воспользоваться специальной программой, например: KриптоАРМ.

В этой программе можно подписать несколько файлов или даже папку с документами. Формат подписи будет: присоединенная или отсоединенная. В присоединенном формате электронная подпись встроена в файл, а в другом случае в отдельном файле c расширением *. sig.

Применимы для этой задачи и различные веб-сервисы. В работе с веб-сервисами необходимо учитывать следующие нюансы:

• ограничение на объем документа;
• можно создавать только отсоединенную подпись;
• веб-сервис работает только в определенной ОС.

После создания ЭП в документах их можно скачать на свой ПК и отправить по любому телекоммуникационному каналу связи.

Современный сервис для онлайн взаимодействия сотрудников с отделом кадров и бухгалтерией. Интеграция с типовыми 1С

Скидка 50% на внедрение КЭДО для среднего и малого бизнеса. Собственные разработки для внедрения проектов

Специальный алгоритм реализации подписания наиболее значимых кадровых документов

Организации должны использовать только УKЭП и УНЭП Госключ для:

• подписания контрактной документации: трудового контракта, договора о материальной ответственности, образовательного контракта и иных договоров, заключаемых с кандидатом;
• подписания дополнительных соглашений к договорам.

Сотрудник посредством УKЭП, УHЭП и УНЭП Госключ может подписывать:

• кадровые документы: трудовой договор, договор о мат. ответственности, ученический договор, договор на получение образования c отрывом или без отрыва от производства и доп. соглашения к ним;
• «допники» к трудовым договорам;
• заявление об увольнении и об отзыве такого заявления;
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Любые другие документы сотрудник подписывает любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе данной фирмы. Когда стороны оформили трудовой договор с помощью KЭП, фирма пересылает почтой PФ соискателю экземпляр документов на бумаге c заказным письмом с уведомлением не более трех календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 TK РФ).

Сервис КЭДО от WiseAdvice-IT

В данной статье мы рассказали о том, как подписать удаленному сотруднику кадровые документы с помощью специальных модулей и простых сервисов.

Но для крупных компаний и холдингов со штатом сотрудников более 100-150 человек такие способы уже лучше оставить в прошлом и переходить на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Мы разработали свой уникальный сервис для простого электронного взаимодействия всех сотрудников, кадровой службы и руководителей компаний. Подробнее по ссылке ниже.

Личный кабинет сотрудника — решение собственной разработки для самообслуживания сотрудников и внедрения КЭДО

Расскажем подробно о Цифровая трансформация набрала обороты: компании стали осваивать кадровый электронный документооборот. В силу большой популярности и распространенности рассказываем о видах ЭП для трудовых документов, которые нужны руководителю/работнику и о других атрибутах КЭДО.Кадровый ЭДО: кому и какие нужны электронные подписи

Кадровый ЭДО: кому и какие нужны электронные подписи

19.04.2022

С изменениями в законе об ЭП № 63-ФЗ и утверждением № 377-ФЗ о КЭДО цифровая трансформация набрала обороты: компании стали осваивать кадровый электронный документооборот. В силу большой популярности и распространенности рассказываем о видах ЭП для трудовых документов, которые нужны руководителю/работнику и о других атрибутах КЭДО.

Электронная подпись является аналогом рукописной, она содержит информацию о личности владельца и придает документам юридическую значимость.

Однако, в отличии от привычной подписи, электронная может идентифицировать как физлицо и индивидуального предпринимателя, так и сотрудника юрлица.

Также с 2023 года УЦ ФНС России будет выдавать обезличенную электронную подпись предприятия для встраивания в информационные системы и автоматического подписания документации. Подробнее об этом здесь.

После вступления в силу закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», активно осваивается и кадровый электронный документооборот.

Долгое время законы ТК РФ не позволяли подписывать трудовые договоры и другие документы в электронном виде. Сегодня их цифровая вариация юридически значима, как и сами подписи, которые признаются по ст.

6, 63-ФЗ «Об электронной подписи».

По сведениям из закона разрешается подписывать большинство кадровых документов в электронном виде, кроме тех, где должна стоять личная подпись работника:  

— приказ об увольнении; — журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда; — акт о несчастном случае на производстве; — трудовая книжка переводится в электронный вид только с согласия сотрудника. 

Остальные же документы могут подписываться разными видами электронных подписей. Так со стороны компании-работодателя для подписи документов используются УКЭП и УНЭП, сотрудник же может подписывать как УКЭП, УНЭП, так и ПЭП. Каждая имеет свой функционал и способ получения.  

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись)

Юридически равнозначна собственноручной подписи.

Нужна самой компании (руководителям компании, назначенным лицам от его имени и кадровикам), как минимум для сдачи налоговой отчетности и оформления УПД, а также для подписания практически всех разрешенных документов в КЭДО со стороны работодателя (возможна подпись работника с надлежащими полномочиями). Получить можно в ФНС России (руководителю), у ​​DiState или в любом Аккредитованном УЦ (работнику). 

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись)

Нужна работнику компании для подписания трудовых договоров и других необходимых документов. Отметим, что по закону № 63-ФЗ документ, подписанный НЭП заменяет бумажный только в случаях, оговоренных законом, или по согласию сторон (создается соглашение о юридической значимости этой подписи). В ином случае необходим бумажный оригинал документа.

Сотрудник может получить НЭП напрямую от компании через функционал «DiState: Кадры», который разворачивается на платформе работодателя или через сервис выдачи ЭП от DiState, в этом случае компания получает возможность самостоятельно бесплатно выпускать НЭП как сотрудникам, так и контрагентам.

ПЭП (простая электронная подпись) 

Это логин/пароль, код из СМС и подобные формы удостоверяющие личность.

ПЭП используется как юридически значимая ЭП только, если стороны подпишут общее соглашение о ее признании или же без дополнительных усилий используется в госсистемах («Госуслуги»), на интернет-платформах и т.п.

Получить можно через информационную систему работодателя. Требуется только согласие работника на этот вид документооборота и его идентификация в системе.

Если документ должен быть заверен печатью, то в этом случае электронный документ, подписывается усиленной электронной подписью и признается равнозначным документу на бумажном носителе. Также они должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.  

Кадровые документы в электронном виде

В связи с цифровизацией уже большая часть документов переведена в электронный вид, поэтому важно понимать, кому и какая необходима электронная подпись.

Быстро узнать о нововведениях по переводу документов в электронный вид можно на сайте, DiState следит за изменениями, связанными с электронными документами, деятельностью операторов ЭДО и этапами цифровизации.

В таблице подробно расписали виды подписей для каждого кадрового документа:

Электронная подпись (ЭЦП) для кадровика | Купить и получить в компании Тензор

Отдел кадров может вести документооборот с сотрудниками компании в цифровом формате, но для этого требуется электронная подпись.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Закон разрешает вести электронные трудовые книжки ( закон №436‑ФЗ от 16.12.19 ) и электронные листки нетрудоспособности ( закон №86‑ФЗ от 01.05.17 ). Договоры и другие документы с дистанционными сотрудниками ( ст. 312.2 Трудовой кодекс РФ ) или сотрудниками, оформленными по соглашению гражданско‑правового характера ( п.2. ст.160 ГК РФ ), тоже могут быть в электронном виде.

По другим кадровым документам четких указаний нет. Однако по закону «Об электронной подписи» №63‑ФЗ документы с ЭП имеют силу бумажных, а значит, вы можете перевести кадровое делопроизводство в электронный формат практически полностью.

Какая подпись нужна для кадровика

Тому, кто отвечает за кадровый учет персонала в компании (начальник отдела кадров, руководитель HR‑отдела, главный бухгалтер), нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным, сдавать кадровую отчетность в СФР и Росстат.

Какая подпись нужна для сотрудника

Сотрудники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись.

Если нужно подписывать только кадровые документы: трудовой договор, приказы, служебки, инструкции, заявления, — подойдет неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Компания может выдать ее сотруднику самостоятельно прямо на рабочем месте. Чтобы подпись работника была действительной, требуется заключить с ним соглашение.

Можно ли работать без электронной подписи

Нет. Даже если вы ведете кадры по старинке на бумаге, кадровику все равно потребуется ЭЦП для сдачи отчетности, например, ЕФС‑1.

Для чего еще использовать электронную подпись

Кроме кадровых документов можно использовать квалифицированную электронно‑цифровую подпись для:

• электронной отчетности в госорганы;
• работы на государственных порталах, например, на сайтах Госуслуги, nalog.ru и др.;
• электронного документооборота с контрагентами.

Сроки изготовления электронной подписи

Изготовление подписи в удостоверяющем центре «Тензор» занимает от 15 минут.

Какие документы нужны для получения электронной подписи для кадровых документов

ЭЦП можно получить по двум документам: паспорту и СНИЛС.

Как получить ЭЦП

Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:

• в офисе компании «Тензор» или партнеров в регионе;
• дистанционно, с помощью действующей КЭП или по биометрии;
• закажите доставку на дом.

Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.

Стоимость электронной подписи для кадровых документов

Где получить ЭЦП

Кадровый ЭДО: обзор законодательства и решение Диадока

22 ноября 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Появилось определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Поправки разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Федеральный закон № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые создали полноценную законодательную базу для КЭДО. Положения этого закона касаются сотрудников на рабочих местах. Электронный документооборот с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Какие документы станут электронными

Перевести в электронный вид можно заявление и приказ на отпуск, трудовой договор, заявление об увольнении, табель учета рабочего времени и другие документы. Однако часть документов по-прежнему надо будет оформлять на бумаге:

• приказ об увольнении;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Какие типы подписей подойдут для КЭДО

Работодателю можно применять усиленную квалифицированную и неквалифицированную подписи — КЭП и НЭП. Сотрудникам разрешено использовать еще простую электронную подпись (ПЭП). Без заключения соглашения о порядке проверки подписи работают только с УКЭП.

Некоторые документы подписывают определенными типами подписей со стороны работодателя и сотрудников:

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• внесение изменений в договоры;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и его отзыв;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Типы подписей для электронных кадровых документов

Документы Работодатель Сотрудники

Документы из списка выше	КЭП	КЭП, НЭП
Иные документы	КЭП, НЭП	КЭП, НЭП, ПЭП

Подробно нюансы законодательства в области кадрового ЭДО наши эксперты разобрали на вебинаре.

Наталья Никитина, советник генерального директора по взаимодействию с государственными органами в Контуре, рассказала, какой порядок перехода на ЭДО зафиксирован в Трудовом кодексе, почему электронные документы дают работодателю больше гарантий при взаимодействии с сотрудниками и можно ли отозвать согласие работника на КЭДО.

Модуль КЭДО от Диадока

В Диадоке есть решение для обмена документами с сотрудниками. Модуль КЭДО работает в двух вариантах: интеграция с кадровой системой и веб-версия, адаптивная для мобильных устройств.

Специалисты по кадрам благодаря решению создают, отправляют, получают и проверяют статусы документов онлайн. Сотрудники могут удаленно ознакомиться с документами, подписать их электронной подписью и отправить заявления в отдел кадров.

Как работает модуль КЭДО, какие возможности есть для разных бизнес-сценариев, как реализованы маршруты согласования и интеграция, на вебинаре прокомментировала Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в Контур.Диадоке.

Получите бесплатную консультацию по переходу на кадровый ЭДО

Оставить заявку

Эцп для работников: готовимся к кадровому электронному документообороту

Рано или поздно все организации переведут на «цифру» свои документы. Для начала нужно разобраться с легализацией этих документов, и в первую очередь с подписями для обычных сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=ygVy0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0L7QtNC_0LjRgdGL0LLQsNGC0Ywg0YLRgNGD0LTQvtCy0YvQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0Ysg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

Кадровый документооборот вправе внедрить любая компания. Для легализации документов в сфере трудовых отношений применимы три вида электронных подписей для работников.

Если вы думаете, что для кадрового электронного документооборота нужны только квалифицированные электронные подписи, и это, в свою очередь, влечет существенные затраты, то это не так.

В статьях 22.2-22.3. Трудового кодекса РФ описаны системы, с помощью которых можно вести кадровые документы, правила перехода на ЭДО и требования к подписям сторон.

Какая подпись нужна обычным работникам

Электронные подписи для работников бывают трех видов.

1. Простая электронная подпись — ПЭП.
2. Усиленная неквалифицированная подпись — НЭП.
3. Усиленная квалифицированная — КЭП.

Есть еще один бесплатный вариант, кадровый ЭДО на сайте «Работа в России». Но, вряд ли, это подойдет даже маленькой компании.

Для каких документов использовать ЭП

Сотрудники, в зависимости от типа документа, могут простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) электронную подпись.

Вид подписи/ тип кадровых документов	Прос­тая (ПЭП)	Усиленная подпись
Неквалифицированная (НЭП)	Квалифицированная (КЭП)
Приказы на отпуска, команди­рование, расчетные листки, табель учета рабочего времени	Можно	Можно	Можно
Должност­ные инструк­ции, локальные акты, ПВТР	Нельзя	Можно	Можно
Трудовой договор, заявления об увольнении	Нельзя	Можно	Можно

Для простого обмена документами можно использовать простую ЭП, но эту возможность лучше закрепить в трудовом договоре.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простую электронную подпись (ПЭП) вправе выдать работнику сам работодатель при приеме на работу.

Такая подпись формируется в информационной системе, которую применяет организация. Это может быть система собственной разработки или встроенный модуль в учетной программе.

Фактически это логин и пароль для доступа в личный кабинет работника. Простая электронная подпись при создании может использовать только пароль.

ПЭП можно подтвердить подписание работником документа. Это можно сделать через проставление метки в документе либо просто подтверждением просмотра.

Но, такие подписи ненадежны. Работник может оспорить свою же простую подпись, поскольку она ненадежна, легко «вскрывается» и передается, ей может воспользоваться другой человек. ПЭП можно применять для подписания обычных рабочих документов:

• Приказ на отпуска,
• Приказ в командировку,
• Расчетный листок,
• Табель учета рабочего времени,
• График работы,
• Документы и графики по согласованию работ с другими отделами компании и т.п.,
• Служебные записки.

ПЭП не подходит для заверения трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, с которыми работник должен был ознакомлен «под роспись» строго по ТК РФ.

Такая подпись не подойдет главбуху, менеджеру по кадрам, работникам, ответственным за подписание договоров. ПЭП нельзя применять при отправке электронной отчетности в налоговую, обмене электронными счетами-фактурами с контрагентами.

Усиленная электронная подпись

Усиленная ЭП делится на 2 группы квалифицированная и не квалифицированная. При создании они не отличаются, главное различие — это УЦ. Есть аккредитованные УЦ и не аккредитованные УЦ.

Не аккредитованный УЦ сам подписывает свой сертификат.

Для аккредитованных УЦ подписывает главный УЦ пространства доверия РФ.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированную электронную подпись (НЭП) также, как и ПЭП выпускает работодатель при приеме сотрудника на работу.

НЭП также выдают банки и ФНС. НЭП можно записать на флешки и выдать работникам.

НЭП можно разместить на сервере компании, в облаке и выдать работникам логин и пароль для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона.

Такая подпись подойдет для подписания большинства кадровых документов:

• Должност­ных инструк­ций,
• Локальных нормативных актов компании: Положения об оплате труда, Положения о премирование и т.п.
• Правил внутреннего трудового распорядка,
• Документов по охране труда, сведений СОУТ.

Подпись подтвердит чтение и подписание работником документа организации.

Квалифицированная электронную подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) применима для всех операций с документами. Причем, не только кадровыми, но и при обмене электронными УПД, счетами-фактурами с партнерами и для сдачи отчетности в госорганы.

Главбуху и сотруднику, который за кадровый учет в компании нужна КЭП.

Только с ней можно заключать договоры, отправлять сведения по электронным больничным в ФСС и сдавать кадровую отчетность в ПФР и Росстат.

Бесплатно получить КЭП для организации в Удостоверяющем центре ФНС России вправе только директор. Для каждой организации выпускается одна ЭЦП, ключ которой скопировать невозможно.

Дополнительные подписи, например, вторая для главного бухгалтера или для сотрудника по доверенности, придется получать платно в обычных удостоверяющих центрах, аккредитованных налоговой.

КЭП выдаются:

• либо в компании при приеме на работу и подтверждаются в УЦ;
• либо непосредственно в удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минэкономсвязью.

В основном задача УЦ проверить, что человек предоставляющий открытый ключ, действительно тот, кем он представился.

КЭП действует 1 год, затем ее нужно продлять. С 1 июля 2021 года директора компаний, имеющие право действовать без доверенности и ИП могут подать заявление на выпуск КЭП через «Личный кабинет налогоплательщика – физического лица».

При потере такого ключа, его вносят в список отзыва, с датой отзыва и датой внесения в список отзыва.

Где хранятся подписи

Электронные подписи могут хранится:

• в облаке или учетной системе компании;
• на флэшке;
• на идентификаторе TouchMemory (как таблетка для открывания дверей);
• в токене.

В основном используются токены. Для токена можно создать Экспортируемый ключ и не экспортируемый ключ. Не экспортируемый ключ извлечь из токена невозможно. Из USB и TouchMemory извлечь ключи можно.

Хранение ключей в автоматизированных системах не рекомендуется. Обычно ключи хранятся за пределами автоматизированных систем в хранилищах HSM. 

Блоги профессионалов на «Ведомостях»

Государство озаботилось переходом на цифровую экономику. Этим активно занимается Министерство экономического развития, которое создало несколько комитетов для решения цифровых вопросов. А они назрели, в частности в сфере труда.

Работодатели давно хотят уйти от бумажных документов, которых нужно особенно много при оформлении сотрудников в штат. Но его можно спокойно делать в электронном виде.

К тому же трудовое право уже упоминает о цифровом документообороте. Еще в 2013 г. в Трудовом кодексе (ТК) появилась глава 49.

1 о дистанционном труде, которая разрешает использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), если сотрудники работают удаленно.

А 12 июня 2018 г. вступил в силу приказ Минтруда России от 23.11.2017 № 805н, который изменил стандарт обеспечения работников смывающими и обезвреживающими средствами (проще говоря, мылом и моющими средствами).

Документ позволил знакомить персонал с нормами выдачи в электронной форме. Главное, чтобы можно было подтвердить, что работник действительно осведомлен.

Другими словами, работодателям разрешили сообщать о нормах выдачи мыла по электронной почте.

Но вопрос о цифровизации трудовых отношений остается открытым. Наша практика показывает, что компании готовы к внедрению электронного документооборота и технически это не слишком сложно. Остается главный барьер – сама электронная подпись. Как выяснилось, наши законы не отвечают задачам цифровой экономики.

Норма о дистанционном труде предполагает, что подписать трудовой договор сотрудник может ЭЦП. Но в федеральном законе от 6.04.

2011 «Об электронной подписи» говорится, что ЭЦП выдается только действующему работнику.

Значит, пока человек не в штате, получить ее невозможно, а в штат он будет принят только после того, как лично подпишет трудовой договор. Две нормы закона абсолютно не соответствуют друг другу.

В федеральном законе «Об электронной подписи» нет ни намека о том, как с помощью ЭЦП регулируются именно трудовые отношения. Цифровую подпись человек может получить сам как физическое лицо.

Но возникает вопрос: если он устроится в компанию на дистанционную работу, какой цифровой подписью визировать документы – своей или той, которую ему выдаст затем организация? Другой вопрос – должен ли будет работодатель платить компенсацию за использование сотрудником личной ЭЦП? Таких вопросов много.

А ведь еще есть разные виды подписей с различными правами и возможностями. Что же писать в трудовом договоре, если предполагается использование электронной подписи? В законе «Об электронной подписи» упоминаются три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. У них разные возможности и права.

Простую подпись может сгенерировать и сам работодатель, но по ней трудно доказать, что в электронные документы не вносились никакие изменения. Усиленную подпись выдает провайдер, а если он прекратит свою работу, невозможно будет доказать, что эта подпись была квалифицированной. В ТК говорится лишь об ЭЦП без всяких пояснений.

Какую именно подпись имеет право принять работодатель, законы сегодня не разъясняют.

Важный момент: когда мы выбираем наиболее защищенную квалифицированную подпись с самыми обширными правами и обязанностями, надо помнить и о цене. По примерным подсчетам, приобретение подписи на одного сотрудника будет стоить около 5000 руб. – без учета расходов на ежегодное продление, рисков потери токена или компрометации пароля.

А главное – подпись действует только на конкретной должности. Если сотрудник активно продвигается по служебной лестнице и его должность регулярно меняется, при каждом его повышении снова потребуются такие затраты. А если компания оформляет ЭЦП не на персональных компьютерах, а держит их в облачном хранилище, придется доплатить еще около 40 000 руб.

за лицензию.

Получается, что при современном законодательстве до цифровых трудовых отношений еще очень далеко. Одно только регулирование применения ЭЦП в трудовой сфере может занять годы.

Хотя теоретически проблема решается просто, путем принятия единственного закона, который позволит работникам как физическим лицам самостоятельно получать квалифицированную электронную подпись.

Именно ее потом можно будет использовать во всех случаях при оформлении трудовых отношений.

Какую электронную подпись выдать сотрудникам при внедрении кадрового ЭДО? Разъяснения законодательства

Если внедрение КЭДО уже не вызывает сомнений у большинства крупных компаний, то вопрос о том, какие именно электронные подписи использовать, стоит остро. Электронная цифровая подпись сотрудника может быть простой, усиленной неквалифицированной или усиленной квалифицированной. Обо всех трёх видах подписи в кадровом ЭДО мы рассказывали в нашей специальной статье.

Разберёмся, какие подписи выдавать работникам — УНЭП, ПЭП или всё же УКЭП?

Сразу оговоримся, что для кадровых специалистов мы рекомендуем выдавать УКЭП, так как именно с этой подписью сдаётся кадровая отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Совет для малого бизнеса: как обойтись без УКЭП для кадровиков в КЭДО. Если в вашей компании бюджет ограничен и УКЭП есть только у руководителя, заведите в вашу систему КЭДО маршрут документа таким образом, чтобы кадровая служба только согласовывала документ, а подписывал непосредственно руководитель.

• Простая электронная подпись работника (ПЭП) меньше всего подходит для КЭДО.
• Во-первых, с помощью ПЭП нельзя подписать трудовой договор и дополнения к нему, изменения условий трудового договора, договор о матответственности, ученический договор, договор об образовании, приказ о дисциплинарном взыскании, согласие на перевод.

Во-вторых, ПЭП — наименее защищённый вид подписи. Простая электронная цифровая подпись представляет собой связку «логин-пароль». Пароль может быть как постоянным, так и одноразовым (one time password, OTP).

OTP-код работник получает в виде sms или push-уведомления. Основное преимущество простой ЭП заключается в простоте и удобстве.

В то же время применение простой электронной подписи создаёт для злоумышленников множество возможностей для атак или похищения данных в банковском сегменте.

В кадровом ЭДО, как и в любой другой системе электронного документооборота, ПЭП не обеспечивает неизменяемость документа после его подписания.

Работник может заявить, что подписывал документ с другим содержанием. При использовании ПЭП в системе КЭДО доказать, что документ не изменялся, вы не сможете.

Укэп для кадрового эдо

Уникальность квалифицированной подписи состоит в том, что она приравнена к собственноручной без дополнительных условий.

Электронный документ, подписанный таким образом, должен приниматься везде, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Безусловно, это самый защищённый и, как следствие, самый дорогой вид подписи. Усиленная квалифицированная электронная подпись работника выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром при личном присутствии или при удаленной идентификации при помощи биометрии или действующей УКЭП.

Стоимость УКЭП для физического лица, включая токен и специальную программу КриптоПРО для использования подписи, варьируется от 2000 рублей.

Если штат вашей компании составляет 150 человек, то только на подписи нужно закладывать от 300 тысяч рублей в год без учёта стоимости лицензии системы КЭДО.

Обращаем ваше внимание, что усиленная квалифицированная электронная подпись на сотрудника кадровой службы или руководителя работает только при установке специального криптопровайдера — софта, предназначенного для подписи и шифрования. Криптопровайдер можно установить как на компьютер, так и на мобильный телефон.

Унэп для кадрового эдо

Не такой затратный вид подписи, но защищённый, — УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).

Для изготовления электронной подписи данного вида применяется специальное криптошифровальное ПО. При оформлении УНЭП работник получает два ключа — закрытый и открытый.

Закрытый ключ хранится на носителе (ПК, облако, флешка) и предназначается только тому лицу, которому принадлежит электронная цифровая подпись. Открытый ключ доступен всем пользователям, участвующим в документообороте с владельцем подписи.

Он прописывается в сертификате УНЭП и может применяться для проверки подлинности электронной подписи.

УНЭП подходит для подписания со стороны сотрудников, в том числе дистанционных, любого типа кадровых документов, разрешённых к переводу в электронный вид (приказ на увольнение, акт о несчастном случае и инструктаж о технике безопасности по 377-ФЗ продолжают вести на бумаге).

УНЭП позволяет определить владельца подписи, подтвердить его личность, а также установить время создания документа. Кроме того, в документе, подписанном такой ЭП, фиксируются все изменения, которые были внесены уже после подписания.

Немаловажный плюс УНЭП — при её использовании не требуется устанавливать специальные программы, наподобие КриптоПРО для УКЭП. Документы такой электронной цифровой подписью можно подписывать как с компьютера, так и с телефона. Такая электронная подпись для работника будет идеальным вариантом.

В системе iКЭДО от Астрал функционирует дистанционный выпуск УНЭП для сотрудников. Наличие собственного аккредитованного удостоверяющего центра гарантирует стабильность решения и выгодную стоимость лицензии на сотрудника. А ещё мы сами перешли на кадровый ЭДО, знаем все подводные камни перехода на КЭДО, и готовы провести вас к безбумажному кадровому документообороту за минимум времени и ресурсов. Запишитесь на демо системы или получите подробную консультацию по переходу на КЭДО.

Использование УНЭП предусмотрено статьёй 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Согласно положениям закона, неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
• позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
• создаётся с использованием средств электронной подписи.

1. В законе говорится, что документы, подписанные НЭП, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно:
2. «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платёжных систем».
3. Как раз Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ устанавливает использование УНЭП между работодателем и сотрудником при подписании кадровых документов:
4. «При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

• усиленная квалифицированная электронная подпись
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства».

Для использования УНЭП в кадровом ЭДО не нужно заключать дополнительное соглашение между работодателем и сотрудниками. Достаточно прописать в трудовом договоре порядок использования УНЭП.

Компании с большим штатом сотрудников, территориально распределенными филиалами, а также со значительной частью персонала на удаленке или с разъездным характером работы, как правило, уже используют частично электронный кадровый документооборот на основе самописных или сильно кастомизированных решений. Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в ТК РФ» позволил автоматизировать “последнюю милю” кадрового ДО — подписывать в электронном виде все кадровые документы, кроме: инструктажа по охране труда, приказа об увольнении, акта о несчастном случае.

Астрал.Платформа рекомендует таким предприятиям встроить в существующую информационную систему работодателя интеграционное решение (API) для выдачи и подписания документов УНЭП. API гибко подстраивается под уже отлаженные бизнес-процессы и позволяет службе персонала продолжать использовать привычный сервис, обеспечивая “последнюю милю” кадрового ЭДО — подписание сотрудником электронных документов.

Совет для компаний, кто часто работает по ГПХ: Для использования кадрового ЭДО с работниками, выполняющими свои обязанности по договору ГПХ, необходимо согласовать применение данного типа подписи между участниками сделки. У вас есть два варианта:

1. Подписать соглашение об использовании УНЭП на бумаге.
2. При регистрации в вашей системе КЭДО предлагать присоединиться к оферте — пользовательскому соглашению, в котором использование УНЭП признаётся аналогом собственноручной подписи.

Какие электронные подписи можно использовать при подписании кадровых документов

Перечень кадровых документов, которые можно оформлять в электронном виде, а также виды электронных подписей, которыми можно подписывать эти документы, приведены в таблице ниже: