Правовые нормы

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью

Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3, и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С сентября 2022 работники получили возможность просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале госуслуг.

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2023 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс, закон «Об электронной подписи» и иное законодательство по электронному кадровому документообороту.

«Кадровый ЭДО обязателен или нет? Я скажу так: он обязателен для тех организаций, которые идут в ногу со временем. Вот сравните. До пандемии работодатели переводили на ЭДО отпуска и учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 организаций внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Крупнейшие работодатели страны переводят на электронное подписание: приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — делится Михаил Ефимов, руководитель направления «Кадровый электронный документооборот» компании «Тензор».

Плюсы и минусы КЭДО

У электронного кадрового документооборота есть 3 основных плюса и 3 минуса для работодателя.

  • Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.
  • Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем для КЭДО, риск потери электронной информации, отказ части работников от КЭДО.
  • Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие.

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью

Если кратко, то для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:

  1. электронные подписи (ЭП) для работников;
  2. внутренние документы для легализации ЭДО;
  3. электронная система кадрового электронного документооборота.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП «Работа России». Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России».

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени
Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

  1. КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
  2. КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
  3. Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.
  • Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.Не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Соглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=ygVv0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0YDQuNC60LDQt9GLINC_0L4g0LrQsNC00YDQsNC8INC_0L7QtNC_0LjRgdGL0LLQsNGC0Ywg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

По закону есть 2 вида электронных систем для кадрового электронного документооборота, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

  1. государственный сайт «Работа России», или
  2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=YAHIAQE%3D

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через кадров с помощью СБИС.

Управление персоналом

Подключить

Последние новости

Электронный кадровый документооборот: Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ и новая ст. 22.1 ТК РФ

До 22 ноября 2021 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Всем давно было очевидно, что сфера трудовых отношений давно отстаёт в своей цифровизации.

Три новых статьи ТК РФ о кадровом ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ с 22 ноября 2021 года ввёл в ТК РФ следующие новые статьи:

  • ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
  • ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;
  • ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
Читайте также:  Ответственность юридического лица за работника

В ст. 22.1 ТК РФ дано определение кадрового ЭДО (электронного документооборота в сфере трудовых отношений):

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью

Это понятие в полной мере распространяется и на лиц, поступающих на работу.

По обновленным правилам работодателям разрешено вводить кадровый ЭДО в том числе в отношении дистанционных работников (ст. 312.1 ТК РФ в ред. Закона № 377-ФЗ).

Отметим, что помимо введения в ТК РФ новых статей, Закон № 377-ФЗ установил новые правила оформления приема на работу, изменив ч. 1 и изъяв ч. 2 ст. 68 ТК РФ. По новым правилам прием на работу оформляют не приказом (распоряжением) работодателя, а трудовым договором.

То есть, теперь приказ о приеме на работу можно не оформлять. Если же работодатель решил издать такой приказ, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора.

Содержание новых статей ТК РФ раскроем в следующих разделах.

Переход на кадровый ЭДО: обязанность или право?

В ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ прописано, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Получается, что в настоящее время закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый ЭДО. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

2 варианта кадрового ЭДО

Для организации кадрового ЭДО работодатель может использовать следующие информационные системы (ст. 22.1 ТК РФ):

  • платформу «Работа в России», в том числе с доступом через сайт Госуслуг;
  • собственную инфосистему (ИС), позволяющую подписывать электронные документы по нормам ТК РФ, хранить их, а также фиксировать факт их получения работником и работодателем.

В итоге, работники могут через применяемую в компании ИС предоставлять работодателю и получать от него электронные документы, а также знакомиться с ними.

Закон не заставляет работодателей в обязательном порядке создавать собственную ИС для кадрового ЭДО, но и не запрещает такой формы взаимодействия с работниками.

ВИД ИНФОСИСТЕМЫ ПОЯСНЕНИЕ
Подсистема ЭКДО портала «Работа в России» Успешно апробирована в ходе эксперимента и включает взаимодействие с Госуслугами, которые в свою очередь завязаны на ЕСИА
Нужна регистрация работодателя на платформе «Работа в России».
Собственная или сторонняя информационная система Должна обеспечивать:

  • подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ;
  • хранение электронного документа;
  • фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Документы-исключения

Требования, установленные новыми статьями ТК РФ, применяют в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством.

При этом новые ст. 22.1 – 22.3 ТК РФ не применяют в отношении:

  • трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД, СТД-Р);
  • акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • приказа (распоряжения) об увольнении работника;
  • документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в т. ч. лично подписываемых работником.

Электронные подписи на портале «Работа в России»

  • С переходом на ЭКДО на первый план выходит применение электронной подписи и её необходимый вид.
  • Работодатели могут подписывать электронные кадровые документы на платформе «Работа в России» с помощью усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.
  • Работникам разрешено подписывать электронные документы на этом портале с помощью:
  • УКЭП;
  • УНЭП, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства;
  • простой ЭП, ключ которой получен при личной явке получателя в порядке, определенном Правительством РФ.

Электронные подписи для собственной инфосистемы

Работники и работодатели могут применять УКЭП во всех случаях и для всех кадровых электронных документов. А для отдельных документов этот вид подписи обязателен (ст. 22.3 ТК РФ).

  1. 1. Электронные подписи работодателя
  2. Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписью
  3. Иные электронные кадровые документы работодатель может подписывать как УКЭП, так и с помощью неквалифицированных электронных подписей.
  4. 2. Электронные подписи работников

Для работников предусмотрены другие требования по виду электронной подписи для подписания электронных кадровых документов (ст. 22.3 ТК РФ).

Можно ли приказы по кадрам подписывать электронной подписьюПри подписании иных электронных документов работник помимо УКЭП и УНЭП может применять простую ЭП (при оформлении специального соглашения между работником и работодателем).

Приказ о переходе на кадровый ЭДО

Если работодатель решил применять кадровый ЭДО, ему нужно издать приказ или иной локальный акт, в котором указать (ст. 22.2 ТК РФ):

  • сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить кадровый ЭДО;
  • порядок доступа к ней (при необходимости);
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения (не ранее даты истечения срока указанного уведомления).

Работодателю также нужно разработать и утвердить порядок кадрового ЭДО, в котором прописать:

  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
  • порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
  • исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
  • порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Приказ о введении кадрового ЭДО и порядок его применения нужно согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании).

Согласие работников

Работодатель, решивший применять кадровый ЭДО, должен уведомить каждого работника об этом в срок, указанный в приказе.

Работник имеет право согласиться или отказаться от применения кадрового ЭДО. Согласие оформляют в письменной форме. Закон позволяет отказавшемуся работнику впоследствии передумать и дать такое согласие (ст. 22.2 ТК РФ).

Вновь принимаемых на работу сотрудников работодателю нужно проинформировать о применении кадрового ЭДО.

Что такое электронная подпись и как она работает в кадровом электронном документообороте

Электронная подпись (ЭП) содержит в себе зашифрованную информацию в цифровом виде, которая позволяет заверять документы. Для электронной подписи действует асимметричный принцип шифрования:

● при помощи закрытого ключа документ зашифровывается;
● при помощи открытого ключа документ расшифровывается.

Закрытый ключ доступен только владельцу подписи и содержит в себе только возможность шифровать документы. Открытый ключ же несёт в себе всю информацию об ЭП и её владельце. Таким образом, если документ был заверен с помощью электронной подписи, можно определить, кто именно его заверил. Принадлежность открытого ключа владельцу ЭП подтверждается сертификатом электронной подписи.

https://www.youtube.com/watch?v=T3XomajY4UY\u0026pp=YAHIAQHwAQE%3D

Согласно 377-ФЗ и 407-ФЗ, вступившим в силу в 2021 году, кадровые документы можно заверять с помощью электронной подписи. Это также зафиксировано в ТК РФ, так что электронное подписание кадровых документов полностью легально.

Что при этом нужно учесть:

● Есть мнение, что электронную подпись можно поставить в один клик и так же легко отменить. Но это не так. Как и физическая подпись, она заверяет документ, и отменить её нельзя.
● Электронная подпись полностью заменяет физическую, дублировать документы на бумаге в большинстве случаев не нужно. Но есть исключения: приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. При этом для удалённых сотрудников дублировать нужно только приказ об увольнении.
● Электронная подпись безопасна и защищена от злоумышленников с помощью криптографических алгоритмов, подделать её нельзя. Однако для обеспечения безопасности важно получать подписи только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

● Чтобы заверять документы с помощью ЭП, потребуется установить платформу кадрового электронного документооборота (КЭДО). Обмен документами по электронной почте не подойдёт.

Так как законодательство утвердило легальный статус КЭДО, многие работодатели стремятся уйти от бумаги и подписывать документы электронно. Например, клиенты КЭДО-платформы HRlink, которые уже перевели кадровый документооборот в цифровое пространство, отмечают следующие результаты:

● в три раза сокращается время на оформление документов;
● до 30 минут вместо нескольких дней занимает оформление сотрудника из любого региона;
● от 2000 ₽ в год составляет экономия для каждого сотрудника;
● в два раза ниже необходимость расширять штат КДП.

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», есть три основных способа подписывать документы.

С помощью УКЭП

УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Самая надёжная ЭП с максимальной степенью защиты. Требует очной идентификации в аккредитованном удостоверяющем центре. Сложнее в использовании и получении, чем остальные типы подписей, стоит дорого. Однако именно эта подпись пользуется наибольшим доверием, поэтому позволяет подписывать даже сложные документы.

С помощью УНЭП

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись. По функционалу эта подпись похожа на УКЭП, но у неё есть ограничения — например, с её помощью нельзя совершать серьёзные операции вроде покупки дорогого имущества или допуска третьих лиц к внутренним данным компании.

При этом УНЭП достаточно надёжна: она оставляет цифровой след, который позволяет отследить все изменения, внесённые в документ с помощью подписи. Подобрать ключ к такой подписи не получится, так как это не просто логин и пароль из СМС, а сложный код.

Это позволяет в случае судебных споров доказать, что документ действительно был подписан конкретным человеком и это действие было осознанным, а не случайным.

Чтобы получить УНЭП, нужно пройти идентификацию, но идти в удостоверяющий центр при этом необязательно. 63-ФЗ допускает возможность удалённой идентификации.

С помощью ПЭП

ПЭП — простая электронная подпись. Она бесплатна, её легко получить и удобно использовать. Однако она менее надёжна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, как УКЭП и УНЭП.

Поэтому в случае судебных разбирательств есть вероятность, что сам факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.

Доверия к ПЭП меньше, поэтому серьёзные действия с ней совершать нельзя.

Дополнительные способы

Как ещё можно заверить кадровые документы электронно:

Через учётную запись в «Госуслугах» (ЕСИА). При этом учётная запись должна иметь статус подтверждённой.
Через приложение «Госключ». Сейчас этот тип подписи находится в статусе эксперимента, но легально пользоваться им можно уже сейчас. Чтобы подписаться «госключом», нужно скачать одноимённое приложение на смартфон, авторизоваться через «Госуслуги» и сформировать ЭП, проведя по экрану пальцем в произвольном направлении.

Согласно 63-ФЗ, при переходе на электронный документооборот нужно обеспечить всех сотрудников компании, включая руководство, необходимыми ЭП.

● Сам работодатель пользуется УКЭП. Это связано с тем, что ему нужно подписывать важные документы, при заверении которых к УНЭП нет достаточного доверия.
● Для руководителя КДП также стоит оформить УКЭП.

Читайте также:  Приказ о командировке электронная подпись

● Остальные сотрудники могут подписывать документы всеми видами подписей: УКЭП, УНЭП, через портал «Работа в России» и «госключом». Обычно УКЭП для всех сотрудников не оформляется, так как это долго, сложно, дорого и не имеет особого смысла.

https://www.youtube.com/watch?v=rVkBRtjyhqU\u0026pp=ygVv0JzQvtC20L3QviDQu9C4INC_0YDQuNC60LDQt9GLINC_0L4g0LrQsNC00YDQsNC8INC_0L7QtNC_0LjRgdGL0LLQsNGC0Ywg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGO

Для каждого типа подписи действуют свои условия.

УКЭП

Потребуется очная идентификация в удостоверяющем центре. Нужно прийти в УЦ и предоставить документы, удостоверяющие личность. Сотрудники проверят, что это действительно вы, и выдадут сертификат ЭП.

УНЭП

  • Доступно два типа идентификации:
    ○ очный — самостоятельно в аккредитованном удостоверяющем центре либо через доверенное лицо;
  • ○ удалённый — человек самостоятельно идентифицирует личность через «Госуслуги», авторизовавшись с помощью подтверждённой учётной записи ЕСИА.

ПЭП

Идентификация не нужна, документ подписывается с помощью одноразового кода, который придёт на смартфон.

Электронная подпись — это современное и удобное решение, которое позволяет быстро заверять кадровые документы вне зависимости от того, где находится сотрудник.

Чтобы не беспокоиться о безопасности, не искать надёжный удостоверяющий центр и не тратить много времени и денег на оформление подписей всем сотрудникам, правильно выбирайте КЭДО-платформу — она гарантирует полную защищённость и обеспечит бесплатными подписями УНЭП всех сотрудников.

Ещё о документах и трудовом праве↩ К другим статьям

Какие электронные подписи применяются для ведения электронного кадрового документооборота

Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

С ноября 2021 года работодатели могут применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Соответствующие положения были введены в Трудовой кодекс РФ. При ведении ЭКДО работодатель и работники используют электронные подписи нескольких видов.

В статье рассмотрим виды подписей, а также их принципиальные различия.

Виды электронных подписей

Прежде всего, остановимся на том, какие в принципе виды электронных подписей предусмотрены законодательством, в том числе, в целях ведения ЭКДО.

Итак, виды подписей установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон предусматривает следующие виды подписей:

  • простая электронная подпись (далее также ПЭП);
  • усиленная электронная подпись. Она подразделяется на два подвида: квалифицированная (УКЭП) и неквалифицированная (УНЭП).

Для понимания поясним основные характеристики данных видов электронных подписей.

Простая электронная подпись

Это самый доступный, но в то же время самый уязвимый вид подписи. Она формируется с использованием определенных кодов, паролей и иных средств, которые подтверждают, что подпись сформирована определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Например, с помощью логина и пароля вы входите в электронную почту, электронную систему работодателя, или в онлайн приложение банка. В отдельных случаях также требуется вводить номер из SMS. Такая комбинация и признается простой электронной подписью, она является подтверждением, что определенное сообщение направлено конкретным лицом.

При формировании ПЭП не используются средства криптографии, именно поэтому данная подпись самая компрометируемая. Кроме того, данная подпись не дает возможности проверить были ли внесены изменения в документ после подписания.

В ЭКДО использовать ПЭП могут только работники или соискатели и в ограниченных случаях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись имеет значительно более высокую степень защиты и считается, что подделать или взломать такую подпись крайне сложно.

Основные признаки данной подписи:

  • при формировании УНЭП используются средства криптографии;
  • с ее помощью можно определить лицо, подписавшее документ;
  • позволяет определить факт внесения изменений в документ после подписания.

В том случае, если для ведения ЭКДО компания самостоятельно разрабатывает информационную систему или приобретает готовую систему, работодатель может самостоятельно выдавать работникам УНЭП.

УНЭП может быть записана на специальный носитель – токен. Токен представляет собой флеш-накопитель со специальной защитой. Или же УКЭП может быть записана в облачный накопитель. В этом случае для подписания документа не требуется физический носитель, а используется специальная программа.

Также УНЭП может быть сформирована в системе Федеральной государственная информационная система «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА), а именно – с использованием приложения Госключ.

В настоящее время проводится эксперимент, определяющий правила формирования такой подписи в системе ЕСИА (Постановление Правительства РФ от 15.07.2021 г.

№ 1207 «О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг»).

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Это самый надежный вид электронной подписи. Считается, что взломать УКЭП практически невозможно. Получить УКЭП можно только в специальном удостоверяющем центре.

Это правило распространяется и на работника, и на работодателя. При этом выдача УКЭП платная, конкретную стоимость необходимо уточнять в удостоверяющем центре.

В настоящее время стоимость УКЭП для физических лиц – 1000 – 3000 руб.

Также как и УНЭП усиленная квалифицированная электронная подпись может быть записана на токен или в облачный сервис. На практике в настоящее время более распространены УКЭП на токене, но все же тенденция – отказ от физических носителей.

Подписывать УКЭП и работник, и работодатель могут любые виды документов.

Какие подписи могут использовать работники и работодатели

Выбор подписи зависит от следующих факторов:

  • кто подписывает документ: работник или работодатель;
  • какой конкретно документ подписывается;
  • какая система используется для ЭКДО: портал «Работа в России» или информационная система работодателя.
  • Здесь отметим, что для ведения электронного кадрового документооборота работодатель может выбрать один из двух предлагаемых вариантов: портал «Работа в России» или разработать собственную информационную систему (приобрести систему у разработчика).
  • При этом к работодателям законодатель предъявляет более жесткие требования в отношении подписания документов.

Так, например, наиболее значимые документы (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор и ряд других документов, перечисленных в ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ) работодатель может подписать только УКЭП.

Все остальные документы работодатель может подписывать УКЭП или УНЭП. Использовать ПЭП при подписании документов в целях ведения электронного кадрового документооборота работодатель не может.

Работник вправе использовать все три вида электронных подписей, но не все документы можно подписать ПЭП. Так, в информационной системе работодателя наиболее значимые документы работник подписывает только УКЭП или УНЭП.

А иные документы могут быть подписаны и ПЭП.

Но для этого между работником и работодателем должно быть заключено специальное соглашение, которое будет определять правила определения подписанта и требования к конфиденциальности.

  1. Ускорьте коммуникацию работодателя и сотрудников – подключите сервис кадрового ЭДО компании Такском
  2. ✔ Удобно Без бумажной волокиты
  3. ✔ Быстро Моментальный обмен документами
  4. ✔ Экономно Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
  5. ✔ Универсально Интеграция с вашей учётной системой

Почему закон об электронных кадровых документах не решает проблем работодателей

Новый закон, который внес поправки в Трудовой кодекс, разрешил создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде.

Обмениваться документами работники и работодатели смогут как через информационную систему компании, так и через государственную платформу «Работа в России» либо через систему стороннего провайдера, а фиксировать факт доставки электронных документов можно будет через портал госуслуг.

Закон уже вступил в силу – за исключением отдельных положений (например, пункт о возможности подписания документов через учетные записи на портале госуслуг вступит в силу с 1 сентября 2022 г.).

Этот закон создаст трудности пионерам кадрового электронного документооборота (КЭДО) – компаниям, которые самыми первыми в стране решили перейти на цифровые документы и приняли участие в эксперименте Минтруда 2020–2021 гг.

Эксперимент проводился с целью выработать необходимые поправки в Трудовой кодекс, поясняет представитель Минтруда. В нем участвовало около 600 компаний из самых разных отраслей, в этих компаниях трудится около 2 млн человек.

В 44,5% компаний доля работников – участников эксперимента превысила 50%, уточнил представитель Минтруда.

Перестраиваться придется и тем компаниям, которые не участвовали в эксперименте, но внедряли у себя элементы цифрового документооборота в трудовых отношениях, а их, по данным Deloitte, около 44%, считает Дмитрий Махлин, директор компании HRlink (провайдер сервисов КЭДО) по развитию бизнеса.

При доработке закона пришлось отойти от идеи полностью цифрового документооборота и подписания всех кадровых документов квалифицированной электронной подписью, а участники эксперимента Минтруда и те компании, которые начали использовать электронные формы частично, ориентировались именно на этот вариант, поясняет Махлин. Закон стал плодом компромиссов – между Минтрудом, Минцифры и Госархивом, между работодателями и профсоюзами, рассказывает Анна Иванова, руководитель практики трудового права АБ «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы комитета Государственной думы по труду, социальной политике и делам ветеранов. Документ долго дорабатывался, поправки были и от работодателей, и от профсоюзов, подтверждает Олег Бабич, руководитель правового отдела Конфедерации труда России.

Эксперимент Минтруда закончился 15 ноября. Участники итогами довольны.

В компании «СКБ контур» благодаря электронному документообороту производительность труда кадровиков увеличилась на 45% – не стало рутинных операций с бумажными документами.

Не нужно следить за возвратом документов, они не теряются. Снизились затраты на бумагу, содержание копировальных машин и доставку документов, сообщил представитель компании.

«Почте России» электронный документооборот позволяет быстрее перейти на гибридный или полностью удаленный режим работы и оптимизировать процедуры найма специалистов, рассказал представитель «Почты России».

В компании МТС в эксперименте приняло участие более 15 000 сотрудников, КЭДО значительно улучшил процесс трудоустройства и упростил процесс взаимодействия компании и с сотрудниками, и с кандидатами, рассказывает представитель компании.

Собеседник «Ведомостей» из компании электронной торговли сказал, что закон заставит компанию снова перестраивать все процессы.

Компании – участники эксперимента уже ввели цифровой документооборот, а теперь после принятия закона им придется отменять все локальные акты и документы по эксперименту и наравне со многими другими компаниями организовать КЭДО фактически с нуля, говорит Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS.

Читайте также:  Генеральная схема размещения объектов электроэнергетики

По словам представителя Минтруда, для работодателей – участников эксперимента, пожелавших продолжать вести КЭДО, закон устанавливает переходный период до 1 июля 2022 г. До этого срока компании должны изучить нормы закона, которые отличаются от условий, предложенных во время эксперимента, и перейти на КЭДО в соответствии с новым законодательством.

В электронную форму по новому закону нельзя будет перевести три вида документов. Это наиболее чувствительные для работника документы, отмечает Бабич.

На бумажном носителе в первую очередь остается приказ об увольнении, потому что он кардинально затрагивает интересы работника. Без этого документа работник не сможет обратиться в суд, если его права при увольнении были нарушены, замечает Бабич.

Тем более что при любом конфликте работодатели нередко первым делом блокируют работнику вход в информационные системы компании, говорит Иванова.

уже используют КЭДО в своих бизнес-процессах, показало исследование, проведенное в 2020 г. Deloitte

На бумаге также остаются документы по охране труда: акты о несчастном случае на производстве, которые могут содержать подпись государственного инспектора труда, не имеющего доступа к системе КЭДО компании, и журналы по охране труда, где сотрудники расписываются о прохождении инструктажа по технике безопасности. Эти документы, уточняют опрошенные «Ведомостями» юристы, крайне важны при расследовании несчастного случая и их сложнее изменить недобросовестным работодателям.

По данным сети деловых коммуникаций SBIS, к документам с высоким риском перевода в электронную форму относятся трудовой договор, приказ о приеме на работу, заявление об отпуске с последующим увольнением, заявление о переводе, дополнительное соглашение о переводе, приказ о дисциплинарном взыскании, заявление об увольнении и приказ о прекращении действия трудового договора. Легко же перевести в онлайн больничные листы, табель рабочего времени, заявление об отпуске по графику, заявление о приеме на работу, авансовый отчет.

И три бумажных документа не дают сделать процедуры найма и увольнения работников полностью цифровыми. Так как сотруднику придется на бумаге расписываться о прохождении инструктажа по охране труда при приеме на работу, невозможно полностью перевести в цифру прием на работу, говорит представитель компании «СКБ контур».

«Сбер» рассчитывает, что со временем весь кадровый документооборот компаний станет электронным и при этом работник будет защищен, сказал представитель «Сбера».

Онлайн-ритейлер Wildberries, другой участник эксперимента Минтруда, по словам представителя, планирует продолжить совместную работу с Минтрудом и другими ведомствами для полного перевода кадрового документооборота в электронный формат.

Сеть X5, которая тоже принимала участие в разработке законопроекта о введении КЭДО и в эксперименте, отметила, что полностью оценить финансовый и операционный эффект от КЭДО можно будет в 2022 г. Но в нынешней редакции закона есть моменты, которые создают сложности для бизнеса, в том числе необходимость вести на бумажных носителях инструктажи по охране труда, говорит представитель компании.

Закон отнюдь не обязывает компании переходить на КЭДО. В нем ясно сказано, что это право, а не обязанность работодателей, компания решает это на основе внутреннего локального акта, говорит Кожемякина. Правда, надо учесть мнение профсоюза, если он есть, сказала юрист.

Некоторые участники эксперимента не захотели переходить на электронный документооборот, потому что надо было либо создавать свою IT-систему, либо искать провайдера, который предоставит ПО и сервис, либо налаживать обмен электронными документами через портал «Работа в России», рассказывает Иванова.

Проблемы расходов поможет решить «Работа в России» – пока пользование ее сервисами для компаний с численностью персонала до 1000 человек бесплатно, говорит Илья Ермашенков, HR-директор компании Carcade (входит в группу компаний «Газпромбанк лизинг»). Документы компаний могут храниться в облаках «Работы в России», поясняет Махлин. А пункт закона о том, что все расходы на разработку системы КЭДО, создание и хранение документов несет работодатель, вступит в силу только с 1 марта 2023 г.

которые уже используют КЭДО, планируют и дальше повышать уровень цифровизации кадровых процессов, по данным Deloitte

Однако многие компании не хотят размещать свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, так как боятся утечки информации, объясняет Иванова. Они могли бы разместить на стороннем ресурсе заявления об отпусках, но не готовы размещать во внешних облаках, например, соглашения о неразглашении коммерческой тайны, которые подписывают сотрудники при приеме на работу.

Правительство еще должно определить, как вести КЭДО через «Работу в России» таким образом, чтобы компании этому порталу доверяли, говорит Кожемякина. Возможно, потребуется дополнительное согласие от работников на использование их данных на внешних ресурсах, сказала она.

Махлин отмечает, что электронные документы защищены лучше бумажных: бумага легко портится в случае пожаров, подтоплений и других ЧС, ее можно выкрасть или потерять. Электронный документ, если он хранится в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных, не может просто потеряться или испортиться, его сложно украсть.

Крупные компании создают собственные системы КЭДО. Например, в РЖД есть IT-инфраструктура для обмена электронными кадровыми документами и подписания их с помощью электронных подписей, рассказывает представитель компании.

По его словам, в РЖД в электронный вид уже перевели более 40 форм заявлений – на отпуска и командировки, о переводе на дистанционную работу, электронный больничный лист и др.

Площадкой для внедрения КЭДО стал сервисный портал работника компании, где сотрудники могут подать заявление и запросить документы в специальном разделе, а руководители – использовать отдельный сервис для работы с кадровыми документами.

Аптечная сеть «Эркафарм» обратилась к стороннему провайдеру, так как создание собственной IT-системы слишком затратно, рассказывает Илья Алимпиев, IT-директор компании.

По новому закону о переходе на КЭДО работодатель должен будет спросить письменное согласие работника, говорит Иванова. Если работник такого согласия не дал или ничего не ответил, то по нему документы будут готовиться по-прежнему на бумаге.

Работники больше доверяют бумаге, нежели электронной документации. Иванова приводит в пример данные Пенсионного фонда: на начало 2021 г.

лишь 13% работающих россиян, или 6 млн человек, выбрали электронную трудовую книжку, а остальные предпочли дублировать информацию о местах работы на бумажном носителе.

Многие работники не доверяют полностью электронным системам либо не умеют ими пользоваться, сказала Иванова.

Есть также работники, у которых в силу специфики их труда нет доступа к цифровым устройствам и нет надобности их покупать, говорит Бабич. В таком случае работодатель должен подумать о том, как обеспечить таких работников электронными устройствами, чтобы они могли подписывать удаленно все документы, замечает он.

Отделам персонала придется провести титаническую работу и убеждать каждого члена команды в необходимости перехода на КЭДО, говорит Махлин. Или же они будут вынуждены частично вести делопроизводство на бумаге – заставить сотрудников никто не сможет.

Спрашивать согласия на КЭДО не будут лишь у тех, кого примут на работу в 2022 г. впервые, отмечает Иванова.

Переход на электронные кадровые документы долгое время тормозило условие о подписании документов только усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП), а она стоит денег, к тому же сотрудникам за ней нужно лично являться в аккредитованные удостоверяющие центры. Расходы на получение работником ЭЦП и ее использование в трудовых отношениях составляют около 3000–5000 руб. на каждого работника, замечает Кожемякина.

Сейчас условия мягче. По новому закону работодатель для подписания документов всегда должен использовать усиленную ЭЦП – квалифицированную (для трудового договора, приказа о применении взыскания, ученического договора и договора о материальной ответственности), а работник может использовать простую электронную подпись (ПЭП), т. е., по сути, логин и пароль, объясняет Кожемякина.

Для большинства документов сотрудник может использовать усиленную неквалифицированную ЭЦП, говорит Иванова.

Например, компания Carcade уже запустила сервер, позволяющий выпустить упрощенную неквалифицированную электронную подпись, и сотрудники, которые уже дали согласие на использование электронной подписи, теперь будут подписывать ею заявления на отпуск и на командировку, а также удостоверять подписью факт ознакомления с внутренними локальными актами, рассказывает Ермашенков.

По его словам, процесс простой: сначала сотрудник читает электронный документ и нажимает кнопку, подтверждающую, что он с ним ознакомился, потом нажимает вторую кнопку «подписать». По прогнозам Ермашенкова, с 1 января 2022 г. на КЭДО перейдут уже 95% действующих сотрудников Carcade и 100% новых.

В 2022 г. будет реализована связка между «Работой в России», информационными системами работодателя и порталом госуслуг, сотрудники смогут подписывать документы усиленной неквалифицированной электронной подписью, которую можно будет сформировать с помощью мобильного приложения «Госключ», говорит Иванова.

Тем не менее, уточняет Кожемякина, усиленную квалифицированную ЭЦП сотрудникам все же придется время от времени использовать.

Ею они должны будут подписывать с работодателем самые важные документы: трудовой договор, договор о полной материальной ответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении и отзыв такого заявления, ознакомление с приказом об изменении условий труда по инициативе компании, ознакомление с приказом о дисциплинарном взыскании, добавляет Иванова.