Подключение к электронной отчетности налогоплательщиком — разовая услуга, поэтому согласно положениям пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ затраты на него признаются единовременно в составе расходов. Документом, выступающим в качестве основания для этого, служит акт приема-сдачи выполненных работ (установка программного обеспечения), полученный от оператора связи.

Сдать отчетность онлайн

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafety

Доступ к Всемирной паутине будет выступать в качестве сопутствующей услуги для обеспечения отправки сведений в электронном формате. Потому согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату интернета для возможности отправки электронной отчетности признаются в затратах по прибыльному налогу компании аналогично издержкам, понесенным за непосредственное подключение к Сети.

Отдельного внимания заслуживает списание расходов на покупку программного обеспечения и ключа шифрования для сдачи электронной отчетности при УСН. Стоит отметить, что ключ и программа друг без друга практически бесполезны, поэтому издержки на их покупку стоит рассматривать совместно и относить к одной группе прочих расходов на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Покупая программное обеспечение для сдачи электронной отчетности, как правило, компания становится обладателем неисключительных прав на применение данного компьютерного продукта. Потому согласно положениям п. 1 ст. 272 НК РФ на общем налоговом режиме, применяя метод начисления, данные затраты следует учитывать в том периоде, к которому они относятся, без учета времени оплаты по факту.

А вот на упрощенной налоговой системе применяется кассовый метод учета затрат (п. 2 ст. 346.17 НК РФ), то есть признание по факту оплаты. 

А значит, расходы, как на покупку программного обеспечения, так и на оплату доступа в интернет и услуг оператора, компании-упрощенцу следует учитывать по мере оплаты таких издержек и отражать в КУДиР соответственно.

Чиновники не раз давали разъяснения о том, что расходы на покупку, обновление и последующее сопровождение программного обеспечения для электронной отчетности должны признаваться равномерно в течение всего срока действия лицензионного соглашения. Если в заключенном договоре сроки не обозначены, то расходы нужно распределить, учитывая принцип равномерности. При этом этот срок компания в таком случае устанавливает сама.

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы», имеют право уменьшить налоговую базу на расходы, связанные с покупкой ПО и ключа шифрования. Данные расходы перечислены в исчерпывающем перечне статьи 346.16 НК РФ, а значит, могут быть признаны в составе затрат, уменьшающих налоговую базу.

В бухгалтерском учете расходы на подключение электронной отчетности следует учитывать в составе затрат по обычным видам деятельности, относя к управленческим расходам (пункты 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

В целях учета расходов в бухучете делаются следующие проводки:

• Дт 60 Кт 51 — перечисление оплаты по договору с оператором документооборота;
• Дт 97 Кт 60 — отражение затрат на покупку ПО в составе расходов будущих периодов;
• Дт 19* Кт 60 — отражение НДС со стоимости платы за предоставление доступа к сервису электронной отчетности.

При этом в ежемесячном режиме нужны проводки:

• Дт 26 Кт 60 — списание расходов на абонентское обслуживание;
• Дт 26 Кт 97 — списание части расходов будущих периодов;
• Дт 26 Кт 19* — списание части НДС, вычлененного из стоимости платы за предоставление доступа к электронной отчетности.

*Если при подключении электронной отчетности вам выдали акт “без НДС”, то проводки со счетом 19 не нужны. 

Учет расходов на создание электронного идентификатора и выпуск сертификата

В соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 “Расходы организации” (далее – ПБУ 10/99) расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).

  Как получить лицензию на отходы?

Вместе с тем если расходы обусловливают получение доходов в течение нескольких отчетных периодов, то они признаются в отчете о прибылях и убытках путем их обоснованного распределения между отчетными периодами (п. 19 ПБУ 10/99).

Действие сертификата ключа подписи может быть приостановлено удостоверяющим центром по некоторым основаниям либо аннулировано (п.п. 6, 7, 8, 9 ст. 14 Закона № 63-ФЗ).

Расходы организации на оплату услуг удостоверяющего центра являются, по сути своей, управленческими расходами, которые формируют расходы по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99). Управленческие расходы могут признаваться в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности (п. 9 ПБУ 9/99).

В связи с этим и с учетом п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.

1998 № 34н (далее – ПБУ № 34н), мы полагаем, что стоимость услуг по созданию электронного идентификатора и выпуску сертификата следует признать в учете единовременно, в том отчетном периоде, когда получены соответствующие документы от удостоверяющего центра.

Напомним, согласно п. 20 ПБУ 9/99 порядок признания управленческих расходов должен быть раскрыт в составе информации об учетной политике организации в бухгалтерской отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=g82u_Q4z-IQ\u0026pp=ygUn0J7RgtGA0LDQttC10L3QuNC1INCyINGD0YfQtdGC0LUg0Y3RhtC_

Затраты на приобретение ЭП включаются в расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). В зависимости от предполагаемого использования ЭП и вида деятельности организации затраты относят к коммерческим или управленческим расходам.

Усиленная КЭП: как учесть расходы на ее приобретение

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – это наиболее защищенная электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчетности, при работе на госпорталах и так далее.

Выдают электронные подписи компаниям удостоверяющие центры ФНС и их доверенные лица бесплатно.

Получить подпись может только руководитель, то есть лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Кроме необходимого пакета документов, генеральный директор должен представить носитель ключей электронной подписи – токен.

Он должен иметь действительный сертификат соответствия, выданный ФСБ или ФСТЭК. Это защищенный носитель электронной информации (вроде флешки) формата USB типа А, например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, JaCarta ГОСТ, ESMART Token ГОСТ или другие, на котором имеется криптографическая защита.

На него запишут код, являющийся электронной подписью.

Стоимость такого носителя составляет 2–2,5 тыс. рублей.

Выдачу подписей физическим лицам, включая сотрудников компаний, удостоверяющие центры ФНС не осуществляют.

Сотрудники – физические лица могут получить электронную цифровую подпись в коммерческих удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию по новым правилам.

Такие центры за выдачу подписи могут взимать плату (ч. 3.1 ст. 18 Закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Кроме того, для работы с УКЭП необходимо купить и установить компьютерную программу «КриптоПро». Приобрести лицензию на эту программу можно в удостоверяющем центре ФНС, у доверенных лиц или у производителя.

Стоимость годовой лицензии на одно рабочее место составляет 1 350 рублей. Стоимость бессрочной лицензии на одно рабочее место – 2 700 рублей.

Таким образом, в состав расходов на приобретение УКЭП, как правило, входит стоимость:

• защищенного материального носителя ключа (токена);
• лицензии на специальное ПО для работы с электронной подписью;
• услуг по созданию ключа электронной подписи и оформлению сертификата ключа ЭП (для сотрудников, представляющих интересы компании по машиночитаемой доверенности).

Бухгалтерские проводки по учету расходов на приобретение УКЭП

Стоимость носителей ключей электронной подписи управленческого персонала (генерального директора, главбуха) можно признать в расходах единовременно в периоде, в котором они были приобретены, если компания не применяет ФСБУ 5/2019 по запасам для управленческих нужд.

Такой порядок учета должен быть прописан в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019, п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», пп. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Бухгалтерские записи в этом случае будут следующими.

Если носители ключей УКЭП куплены заранее и хранятся на складе, то их принимают к бухучету в составе запасов. Стоимость списывают на затраты того структурного подразделения, на сотрудника которого оформили электронную подпись. Сделать это нужно на дату передачи токена для использования (пп. 3, 6, 9 ФСБУ 5/2019).

Проводки в этом случае будут такими.

Если носители ключей УКЭП после приобретения передаются удостоверяющим центром владельцу УКЭП, а не приходуются на склад, то их стоимость можно учесть в составе расходов сразу, без отражения на счете 10 «Материалы» (п. 16 ПБУ 10/99).

Для обеспечения сохранности носителей и контроля за их движением их стоимость может быть отражена, к примеру, на забалансовом счете 013 «Запасы, находящиеся в пользовании».

Стоимость лицензии на использование компьютерной программы «КриптоПро» отражается в составе расходов будущих периодов и списывается в текущие расходы в течение срока действия сертификата электронной подписи (п. 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», пп. 5, 19 ПБУ 10/99).

• Кроме того, право пользования программой надо отразить на забалансовом счете, например, на счете 12 «Нематериальные активы, полученные в пользование по лицензионному договору».
• Бухгалтерские записи в этом случае будут следующими.

Если плата за программу несущественна, то в текущие расходы включается вся стоимость лицензии единовременно, исходя из принципа рациональности. Такой порядок должен быть прописан в учетной политике компании (п. 7.4 ПБУ 1/2008).

Проводки будут следующими.

Стоимость услуг удостоверяющего центра за создание и выдачу сертификата ключа УКЭП включают в текущие расходы и отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (счете 44 «Коммерческие расходы» или другом счете) в зависимости от того, в каком подразделении компании электронная подпись будет использована. Делается это на дату подписания акта об оказании услуг (п. 16 ПБУ 10/99).

Как учесть затраты на УКЭП в расходах по налогу на прибыль

В налоговом учете затраты на приобретение УКЭП можно признать расходами при условии, что они документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК).

Стоимость материального носителя ключа УКЭП (без учета НДС, подлежащего вычету) можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату его приобретения (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, п. 1 ст. 272 НК). Либо включить ее в состав материальных затрат в составе расходов на канцтовары наряду с флешками (п. 1 ст. 254, пп. 24 п. 1 ст. 264 НК).

Стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа УКЭП, ключа проверки ЭП и сертификата (без учета НДС, подлежащего вычету) учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату предъявления акта об оказании услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Либо в составе прочих расходов – как затраты на услуги связи, информационные услуги (пп. 14, 25 п. 1 ст. 264 НК).

Стоимость неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы) учитывается в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов (пп. 26, п. 1 ст. 264 НК).

Как учесть затраты на УКЭП в доходно-расходной упрощенке

В статье 346.16 НК приведен закрытый перечень расходов, на которые могут быть уменьшены доходы при определении налоговой базы по УСН. Вместе с тем ни один из подпунктов п. 1 ст. 346.16 НКне предусматривает напрямую в составе расходов затраты на приобретение УКЭП.

Однако организация на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» вправе учитывать в составе расходов:

• затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК);
• затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК).

В письме Минфина от 02.04.2007 № 03-11-04/2/79 приведены разъяснения по поводу расходов организации на УСН на сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде через Интернет и сделан вывод, что такие расходы могут быть учтены в составе расходов на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи на основании пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК.

Кроме этого, согласно подпункту 5 п. 1 ст. 346.16 НК при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий УСНО, уменьшает полученные доходы, в частности, на величину материальных расходов. Их перечень приведен в ст. 254 НК и является открытым.

Следовательно, затраты на приобретение электронной подписи компания на УСН может учесть при формировании налоговой базы по единому налогу. Указанные расходы можно учесть единовременно после оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Однако нужно быть готовым отстаивать свою позицию в том числе и в суде. Так Минфин, например, считает, что расходы на приобретение электронной подписи для участия в электронных торгах при налогообложении учесть нельзя (письмо Минфина от 08.08.2014 № 03-11-11/39673). Ведомство мотивирует свое мнение тем, что расходы на участие в торгах прямо не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК.

Усиленная квалифицированная электронная подпись: как учесть расходы на ее приобретение

С первого января 2023  года прекращают свое действие электронные подписи, полученные компаниями в коммерческих удостоверяющих центрах. До указанного срока необходимо оформить новые – в удостоверяющем центре ФНС России. Как учесть расходы на покупку УКЭП, повествуем далее.

Состав расходов на приобретение УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – это наиболее защищенная электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчетности, при работе на госпорталах и так далее.

Выдают электронные подписи компаниям удостоверяющие центры ФНС РФ и их доверенные лица бесплатно.

Получить подпись может только руководитель, то есть лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности. Кроме необходимого пакета документов, генеральный директор должен представить носитель ключей электронной подписи – токен.

Он должен иметь действительный сертификат соответствия, выданный ФСБ или ФСТЭК. Это защищенный носитель электронной информации (вроде флешки) формата USB типа А, например, Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, JaCarta ГОСТ, ESMART Token ГОСТ или другие, на котором имеется криптографическая защита.

На него запишут код, являющийся электронной подписью. Стоимость такого носителя составляет 2–2,5 тыс. рублей.

Выдачу подписей физическим лицам, включая сотрудников компаний, удостоверяющие центры ФНС РФ не осуществляют. Сотрудники – физические лица могут получить электронную цифровую подпись в коммерческих удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию по новым правилам. Такие центры за выдачу подписи могут взимать плату (ч. 3.1 ст. 18 Закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Кроме того, для работы с УКЭП необходимо купить и установить компьютерную программу «КриптоПро». Приобрести лицензию на эту программу можно в удостоверяющем центре ФНС, у доверенных лиц или у производителя https://cryptopro.ru. Стоимость годовой лицензии на одно рабочее место составляет 1 350 рублей. Стоимость бессрочной лицензии на одно рабочее место – 2 700 рублей.

• Таким образом, в состав расходов на приобретение УКЭП, как правило, входит стоимость:
• • защищенного материального носителя ключа (токена);
• • лицензии на специальное ПО для работы с электронной подписью;
• • услуг по созданию ключа электронной подписи и оформлению сертификата ключа ЭП (для сотрудников, представляющих интересы компании по машиночитаемой доверенности).

Бухгалтерские проводки по учету расходов на приобретение УКЭП

Стоимость носителей ключей электронной подписи управленческого персонала (генерального директора, главбуха) можно признать в расходах единовременно в периоде, в котором они были приобретены, если компания не применяет ФСБУ 5/2019 по запасам для управленческих нужд. Такой порядок учета должен быть прописан в учетной политике (п. 2 ФСБУ 5/2019, п. 7 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», пп. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Бухгалтерские записи в этом случае будут следующими.

Операция	Дебет	Кредит
Принят к учету токен для записи УКЭП	26 (90)	60 (76)
Отражен входной НДС	19	60 (76)

Если носители ключей УКЭП куплены заранее и хранятся на складе, то их принимают к бухучету в составе запасов. Стоимость списывают на затраты того структурного подразделения, на сотрудника которого оформили электронную подпись. Сделать это нужно на дату передачи токена для использования (пп. 3, 6, 9 ФСБУ 5/2019). Проводки в этом случае будут такими.

Операция	Дебет	Кредит
Принят к учету токен для записи УКЭП	10	60 (76)
Отражен входной НДС	19	60 (76)
Токен передан в эксплуатацию	44 (25)	10

Если носители ключей УКЭП после приобретения передаются удостоверяющим центром владельцу УКЭП, а не приходуются на склад, то их стоимость можно учесть в составе расходов сразу, без отражения на счете 10 «Материалы» (п. 16 ПБУ 10/99).

Для обеспечения сохранности носителей и контроля за их движением их стоимость может быть отражена, к примеру, на забалансовом счете 013 «Запасы, находящиеся в пользовании».

Стоимость лицензии на использование компьютерной программы «КриптоПро» отражается в составе расходов будущих периодов и списывается в текущие расходы в течение срока действия сертификата электронной подписи (п.

39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», пп. 5, 19 ПБУ 10/99). Кроме того, право пользования программой надо отразить на забалансовом счете, например, на счете 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование по лицензионному договору».

Бухгалтерские записи в этом случае будут следующими.

Операция	Дебет	Кредит
Принята к учету неисключительная лицензия «КриптоПро»	97	60 (76)
Отражен входной НДС	19	60 (76)
Часть стоимости лицензии списана на расходы	26 (44)	97

Если плата за программу несущественна, то в текущие расходы включается вся стоимость лицензии единовременно, исходя из принципа рациональности. Такой порядок должен быть прописан в учетной политике компании (п. 7.4 ПБУ 1/2008). Проводки будут следующими.

Операция	Дебет	Кредит
Принята к учету неисключительная лицензия «КриптоПро»	26 (44)	60 (76)
Отражен входной НДС	19	60 (76)

Стоимость услуг удостоверяющего центра за создание и выдачу сертификата ключа УКЭП включают в текущие расходы и отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (счете 44 «Коммерческие расходы» или другом счете) в зависимости от того, в каком подразделении компании электронная подпись будет использована. Делается это на дату подписания акта об оказании услуг (п. 16 ПБУ 10/99).

Как учесть затраты на УКЭП в расходах по налогу на прибыль

В налоговом учете затраты на приобретение УКЭП можно признать расходами при условии, что они документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Стоимость материального носителя ключа УКЭП (без учета НДС, подлежащего вычету) можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату его приобретения (пп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, п. 1 ст. 272 НК РФ). Либо включить ее в состав материальных затрат в составе расходов на канцтовары наряду с флешками (п. 1 ст. 254, пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа УКЭП, ключа проверки ЭП и сертификата (без учета НДС, подлежащего вычету) учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату предъявления акта об оказании услуг (пп. 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170, пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Либо в составе прочих расходов — как затраты на услуги связи, информационные услуги (пп. 14, 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Стоимость неисключительной лицензии на использование СКЗИ (экземпляра программы) учитывается в целях налогообложения прибыли в составе прочих расходов (пп. 26, п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как учесть затраты на УКЭП в доходно-расходной упрощенке

В статье 346.16 НК РФ приведен закрытый перечень расходов, на которые могут быть уменьшены доходы при определении налоговой базы по УСН. Вместе с тем ни один из подпунктов п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусматривает напрямую в составе расходов затраты на приобретение УКЭП. Однако организация на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» вправе учитывать в составе расходов:

• затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);

• затраты, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных (пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Электронный документооборот в учетной политике: организация, правила | ЭДО в учетной политике

Электронный документооборот (ЭДО) все чаще становится выбором крупного бизнеса, средних компаний и даже индивидуальных предпринимателей.

Этот способ организации делопроизводства помогает сократить расходы, сделать бизнес-процессы понятными и быстрыми, упростить представление отчетности в госорганы.

Но для внедрения ЭДО в компании нужно утвердить его в ряде документов. Изменения вносятся и в учетную политику организации.

Бухгалтерский учет предполагает постоянную работу с документацией. В привычном бумажном делопроизводстве это означает бесконечные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возвращения подписанных оригиналов, изнуряющие поиски нужного файла в архиве, регулярные утери и восстановления.

Бухгалтеры особенно оценят преимущества ЭДО с контрагентами:

• Оптимизация работы. С электронным документооборотом можно забыть про кипы бумаг на столах и дублирование документов, а поиск и подборка нужных файлов по единому электронному архиву будут занимать считанные минуты.
• Оперативная доставка и получение документов. Аккуратность и соблюдение сроков помогут заслужить лояльность партнеров.
• Сокращение расходов на бумагу, печать, отправку, содержание принтеров.
• Простая передача счетов-фактур, УПД и первичных документов — накладных ТОРГ-12, актов выполненных работ и других.
• Сокращение количества расхождений с контрагентами. Оно достигается за счет быстрого взаимодействия в системе ЭДО: в случае ошибки по запросу можно быстро получить от отправителя исправленный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ.

Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство. Когда решение о переходе на ЭДО принято, прежде всего нужно выбрать систему и оператора ЭДО, которые предоставят необходимые опции. Кроме того, следует:

• Оформить электронную подпись. Закон № 63-ФЗ включает три вида подписей. Для юридически значимого обмена документами с контрагентами оптимальна квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной, гарантирует полную степень защиты и подходит для сдачи налоговой отчетности. При этом для ее использования не нужны дополнительные соглашения с контрагентами.
• Выбрать способ обмена электронными документами. Он может вестись напрямую с контрагентом или через оператора ЭДО. В первом случае нужно отдельное соглашение с прописанными условиями обмена. Но такой документооборот не будет в полной мере защищен и не позволит пересылать электронные счета-фактуры. Оператор же сохранит конфиденциальность, обезопасит передачу файлов и позволит пересылать все виды документов, кроме тех, которые по закону могут быть только на бумаге.
• Издать документы, необходимые для подключения организации к ЭДО.

Система электронного документооборота неразрывно связана с делопроизводством в компании. Среди ключевых опций: согласование, подписание, отправка, получение, поиск, постановка на маршруты согласования, работа с шаблонами документов, соответствие иным запросам конкретного предприятия.

Начните обмениваться документами с контрагентами в электронном виде

Подключиться

Для любых изменений в работе компании нужна правовая база, в том числе и для внедрения электронного документооборота. Новшества следует зафиксировать в нескольких документах:

• Приказе о внедрении системы ЭДО. Он составляется в произвольной форме, но должен содержать дату перехода на ЭДО и вступления в силу нормативных документов (регламента, порядка получения доступа к ЭДО, инструкции по информационной безопасности данных), а также перечень сотрудников, допущенных к ЭДО.
• Положении об электронном документообороте. Оно объединяет документы, регламентирующие переход на ЭДО, и включает общие положения, сведения о системе, порядок работы.

Если решено перевести в электронный вид первичные документы, нужно внести изменения и в учетную политику (УП) организации.

Какие нормативно-правовые акты это регулируют:

• Статья 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Федеральные стандарты устанавливают требования к учетной политике, в том числе документам и документообороту в бухучете. Также устанавливаются виды электронных подписей.
• Положение по бухучету «Учетная политика организации» (иначе — ПБУ 1/2008). Изменения УП возможны, если разрабатываются новые способы ведения бухучета в компании.

Регулирующий документ обозначает возможность использования электронных документов и их визирования электронной подписью.

Перед началом онлайн-обмена документами в учетную политику организации нужно внести положение об ЭДО. В нем важно зафиксировать, что учетные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью.

Если конкретнее, в УП нужно зафиксировать:

• Список документов, которые будут составляться в электронном виде и участвовать в ЭДО. Например, счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, УПД.
• Порядок обмена электронными документами. ЭДО может осуществляться двумя способами: с привлечением оператора телекоммуникационных каналов связи или же без него. Важно учесть, что обмен электронными счетами-фактурами возможен только через оператора ЭДО.
• Какая подпись будет применяться для визирования. Закон «Об электронной подписи» предполагает три варианта: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Только последняя при этом имеет юридическую силу, равнозначную собственноручной подписи, без заключения дополнительного соглашения. Ей можно подписать лицензионный договор, счета, соглашения и другие документы.
• Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов. Как правило, в их число входят генеральный директор и главный бухгалтер компании.
• Особенности хранения электронных документов. Стоит указать, что данные будут храниться в онлайн-каталогах в течение конкретного срока (для бухгалтерских документов — не менее пяти лет).
• Способ представления документов в ответ на запрос налогового органа. Те или иные документы могут быть представлены в электронном или бумажном виде.

Учетная политика включает как конкретные перечни и способы организации ЭДО, так и требования к нему. В частности, фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности компании. Кроме того, при обновлении в учетной политике стоит отразить законодательные изменения последнего года.

Поможем быстро настроить электронный документооборот

Подключиться

Учетная политика для целей бухучета может формироваться по-разному. Все зависит от специфики бизнес-процессов и специализации компании. Приводим пример, как ее составить.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Компания»
В.В. Иванов

• 01 сентября 2021
• Учетная политика ООО «Компания»
  для целей бухгалтерского учета на 2022 год
• «…»
  Электронный документооборот в компании

1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном формате. Порядок организации электронного документооборота определен стандартом организации № 1 «Управление документацией».

1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.

1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота. Применяются утвержденные ФНС России форматы документов.

1.4. Первичные учетные документы визируются квалифицированной электронной подписью. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если:

• сертификат подписи действует на момент подписания документа,
• подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате.

Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2. 1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение пяти лет. 1.6. По требованию налоговой инспекции первичные документы представляются в электронном виде. 1.7. Для присоединения контрагента к участию в системе электронного документооборота ООО «Компания» с контрагентом заключается договор.

После подписания договора электронные документы, отправленные и полученные согласно оговоренным оператором правилам электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме.

Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.

1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате:

• авансовые отчеты,
• путевые листы,
• входящие и исходящие документы с контрагентами, не подключенными к системе электронного документооборота.

Главный бухгалтер                                     ___________________________                               И.И. Петрова

Для корректного обновления учетной политики в связи с внедрением электронного документооборота вы можете открыть и скачать образец документа.

Поможем с переходом на электронный документооборот и ответим на все вопросы

Подключиться

Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить

Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.

Что такое журналы учета ключей ЭП

Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации.

В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи.

Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP. 

Как вести такие журналы, описано в Инструкции о безопасности хранения, обработки и передачи информации с использованием криптографических средств (приказ ФАПСИ № 152 от 13.06.2001). Разберемся, кому обязательно нужно вести их, а кому только рекомендуется это делать.

Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП

Лицензиаты ФСБ

Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.

К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.

Лицензиаты также могут помогать другим компаниям соблюдать требования регулятора — ФСБ России.

Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ

Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».

Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.

Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:

• Самостоятельно создать регламент, назначить конкретного сотрудника, который будет отвечать за его соблюдение и вести журналы.
• Обратиться к лицензиатам ФСБ и поручить им разработку регламента и журналов, и при необходимости, передать им контроль за тем, как соблюдается инструкция и внутренний регламент.

СКБ Контур — лицензиат ФСБ и поможет организовать учет электронных подписей в компании. Специалисты проекта Контур.Безопасность создадут всю необходимую документацию и проконтролируют соблюдение регламента и инструкции из приказа ФАПСИ № 152.

Какие журналы учета вести 

Инструкция устанавливает два типа журналов:

1. Журнал поэкземплярного учета СКЗИ. В него вносят сведения о ключах ЭП сотрудников — кто получил носитель с ключом подписи, когда и где, даты уничтожения и другая информация.

Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.

Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:

Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:

1. Технический или аппаратный журнал. Он помогает следить за аппаратными средствами криптозащиты — например, серверами с установленным ключом ЭП.

Типовая форма технического (аппаратного) журнала:

Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.

Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ

Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию. 

Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:

• назначают сотрудников ответственных за учет ключей ЭП и СКЗИ;
• ведут журналы и поэкземплярный учет;
• устанавливают и настраивают СКЗИ;
• обучают работе с ЭП и СКЗИ, ведут пользователей, допущенных к работе с ними;
• контролируют соблюдение условий использования ЭП и СКЗИ;
• действуют в случае, если ключи и СКЗИ утеряны или есть подозрение, что используются неправомерно;
• контролируют соблюдение регламента внутри организации.

Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета

За безопасностью в сфере использования конфиденциальных данных в России следит ФСБ России. Ведомство может проводить, как плановые, так и внеплановые проверки в целях контроля использования шифровальных средств.

Если при проверке обнаружат нарушения правил защиты информации, то, согласно ст. 13.12 КоАП РФ, на организацию могут наложить ряд санкций: штрафы для должностных лиц и юрлица, а также конфискацию самих средств криптозащиты.

В итоге не сможет отправить электронную отчетность или работать в системе обмена данными.

Отметим, что на практике некоторые организации не соблюдают приказ ФАПСИ №152, считая, что так как документ утвердили почти двадцать лет назад, то и значимость  его устарела. Однако приказ все еще юридически действителен, а в 2016 году ФСБ России подтвердило его актуальность. 

Поэтому организациям необходимо обеспечить безопасность хранения, использования и передачи конфиденциальной информации. Если для этого используются электронные подписи и СКЗИ, организация должна их учитывать.

Основной документ, на который можно опираться — приказ ФАПСИ №152 и утвержденная в нем инструкция.

Если ФСБ России решит проверить организацию и обнаружит существенные недостатки, ведомство вправе наложить административный штраф или даже приостановить деятельность организации до устранения недочетов.