Правовые нормы

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Заявка на командировку создается в пару кликов в системе или в личном кабинете. С ее помощью можно рассчитать суточные и указать планируемые расходы, запросить покупку билетов, добавить комментарий или вложить сопутствующие документы, например, путевой лист.

Инициатор может выбрать несколько пунктов назначения и оформить поездку на личном транспорте, указав марку и номер автомобиля.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Оформление командировки в личном кабинете

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Оформление командировки в системе

Для любых расходов можно устанавливать лимиты. При оформлении заявки сотрудники видят максимальную сумму, которую можно запросить для выбранного типа расхода. Если сумма выходит за рамки лимита, руководитель обратит на это внимание при согласовании.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Расчет расходов на командировку в личном кабинете

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Расчет расходов на командировку в системе

После создания заявки сотрудник в один клик запускает согласование командировки по предустановленному в системе маршруту. Если руководитель или бухгалтер возвращают заявку на доработку, инициатор меняет параметры командировки. При отсутствии замечаний заявка согласуется, и командируемому перечисляется аванс.

На основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке. Если сотрудник отправляется на своем автомобиле, дополнительно создается служебная записка о поездке на личном транспорте. Подписание и ознакомление с документами также происходит в электронном виде.

Сотрудник может отменить или изменить параметры командировки, например, если мероприятие перенесли или отменили. А руководитель — отозвать сотрудника из командировки, если возникла производственная необходимость.

По возвращении сотрудник заполняет авансовый отчет в системе или в личном кабинете. Табличная часть отчета формируется автоматически еще на этапе утверждения командировки — за основу берутся плановые расходы.

Командируемый проверяет корректность информации и при необходимости дополняет отчет — заносит недостающие документы и указывает фактические расходы из накладных. Фотографии или скан-копии подтверждающих документов достаточно вложить в задание — они привяжутся к авансовому отчету автоматически.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Подготовка авансового отчета в личном кабинете

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Задание на заполнение авансового отчета в системе

Заполненные данные согласуют бухгалтер и руководитель сотрудника. После согласования сотрудник подписывает отчет и передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию.

Решение позволяет выгрузить документы из системы для налоговых и аудиторских проверок, предоставления в ФНС и другие надзорные органы. Для этого бухгалтеру достаточно задать необходимые параметры и в пару кликов выгрузить архив с отчетными документами.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Подготовка авансового отчета в личном кабинете

С решением «Командировки и авансовые отчеты» вы получаете оперативное и прозрачное создание, оформление и подписание документов для деловых поездок с соблюдением регламентов компании.

Решение требует доработки под бизнес-потребности и ИТ-ландшафт заказчика, реализуется в индивидуальном порядке.

Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

  • командировочные с учетом суточных;
  • представительские;
  • закупку товаров, работ или услуг;
  • расчеты с контрагентами;
  • и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

  1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
  2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

  1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
  2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
  3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
  4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
  5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Переходим к заполнению

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса. 

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства. Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход».

Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т.д. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов.

Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10. То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение.

Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

Скачать образец авансового отчета

В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Как заполнить авансовый отчёт

Когда компания поручает сотруднику деньги, например, на покупку офисной бумаги, он должен отчитаться о потраченных средствах. Авансовый отчёт подтверждает, что деньги пошли на благо бизнеса. Это особенно важно, если компания обязана учитывать расходы — к ИП на «Доходах минус расходах» и юрлицам могут быть вопросы от налоговой.

Проще всего — пользоваться унифицированной формой № АО-1. Если вам хочется отредактировать её, убрать лишние реквизиты и добавить новые — так тоже можно сделать. Но тогда нужно утвердить свой бланк приказом руководителя, приложить к учётной политике в целях бухучёта и разработать правила его заполнения. 

Авансовый отчёт оформляют в одном экземпляре — он остаётся у работодателя как документ для учёта расходов. В форме есть лицевая и оборотная стороны — подробнее о каждой мы расскажем ниже. 

Инструкция по заполнению авансового отчёта

По правилам авансовый отчёт заполняют подотчётник и бухгалтер (или руководитель, если он сам ведёт бухгалтерию)  — каждый свою часть. На практике часто документ заполняют без участия подотчётного лица — сотрудник только проверяет и подписывает документ.  

На лицевой стороне отчёта подотчётник заполняет:

  • наименование работодателя, 
  • дату,
  • своё ФИО, структурное подразделение, должность (если договор ГПХ, должность не указывают),
  • назначение аванса — на какие цели были выданы и потрачены подотчётные деньги, например, на командировочные, хозяйственные, представительские, почтовые расходы и т.д.
  • в левой табличной части — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчёта (если не было — ставят прочерки),
  • как был получен аванс — наличными из кассы, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную),
  • сумму полученных подотчётных средств,
  • сколько денег израсходовано. 

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Ниже табличной части указывают количество подтверждающих документов, которые работник сдаёт вместе с авансовым отчётом — товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, авиа или ж/д билеты, счёт за проживание в гостинице и т.д. Обычно их наклеивают на лист бумаги А4 так, чтобы читалась вся информация, нумеруют в хронологическом порядке и прикрепляют к отчёту. 

Читайте также:  Контрольный купон электронного билета

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Под этой таблицей подотчётник расписывается с расшифровкой подписи — и сдаёт отчёт бухгалтеру или руководителю. Тот на лицевой стороне вписывает номер авансового отчёта и табельный номер отчитывающегося работника. Если бизнес оформлен не как ИП, а как юрлицо — в правой табличной части делают бухгалтерские записи по дебету и кредиту.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

После проверки подтверждающих документов в графы 7–9 оборотной стороны вписывают учтённые суммы расходов. В случае юрлица — указывают в дебет каких счётов и субсчётов они отнесены.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Кто подписывает авансовый отчёт

Подотчётный работник расписывается только на оборотной стороне. После проверки авансового отчёта на лицевой стороне вписывают сумму расходов к утверждению — прописью и цифрами.

Если в штате есть бухгалтер, он ставит под ней подпись и просит руководителя бизнеса заполнить гриф «Утверждаю» — туда вписывают общую сумму авансового отчёта прописью и цифрами, ставят подпись с расшифровкой и дату.

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

После этого с подотчётником производят окончательный расчёт. Строку «Остаток внесён» заполняют, если работник возвращает неизрасходованные подотчётные деньги. «Перерасход выдан» — если расходы оказались больше, и он получает от работодателя возмещение. 

Вернуть остаток или выплатить компенсацию можно любым способом, независимо от того, как выдавали подотчётные деньги.

Статья актуальна на  26.05.2022

Перевод авансового отчёта в электронный вид в 1С. Пошаговая инструкция

Авансовый отчет является документом, по которому подотчетное лицо может возместить расходы собственных средств во время пребывания в командировке или для нужд компании. Для этого сотрудник должен лично предоставить документ и завизировать его в бухгалтерии.

И не факт, что бухгалтерия подтвердит правильность заполнения с первого раза, а значит есть риски затягивания процесса оформления, а также потери документа.

Чтобы ускорить процесс оформления и свести его трудоёмкость к минимуму, необходимо организовать работу с авансовым отчетом в электронном виде, что будет удобно для подотчётных лиц и безопасно для бухгалтерии. Как это сделать – далее в статье.

Согласно п.5 ст.9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», разрешается составление первичного учетного документа, в частности авансового отчёта, в электронном виде с использованием электронной подписи. Касаемо вида электронной подписи, в письме Минфина от 22.02.

2019 №07-01-09/11672 указано, что до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета, организация вправе самостоятельно установить вид ЭП для подписания документов бухгалтерского учета, если это соответствует требованиям ст.6 Федерального закона N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Такие электронные документы будут равнозначны бумажным, а значит, их можно смело оформлять в 1С.

Документы, подтверждающие траты (чеки, квитанции и пр.), также вносятся в базу 1С в качестве приложенных файлов: электронные без изменения, а бумажные сканируются, при этом их оригиналы передаются в бухгалтерию и остаются там на хранение.

Обработка и дальнейшее хранение авансового отчёта организуется посредством 1С:Документооборота, куда документ выгружается из учётной программы 1С (к примеру, 1С:Управление производственным предприятием) в результате обмена данными и автоматически отправляется по заранее настроенному процессу на согласование и утверждение.

Для максимальной автоматизации работы с авансовым отчетом выполняются следующие доработки: 

  • автоматическая выгрузка печатной формы «Авансовый отчет» в приложенные файлы документа;
  • правила конвертации, описывающие передачу документа и приложенных файлов из учетной программы 1С в 1С:Документооборот;
  • условие автоматического запуска процесса;
  • визуализация штампов простой электронной подписи;
  • правила эскалации для автоматического закрытия задач.
  • Предлагаем ознакомиться с демонстрацией работы с электронным авансовым отчётом в видеоролике.
     
  • Таким образом, есть все предпосылки для перевода авансового отчета и других первичных учётных документов в электронный вид для упрощения и ускорения организации их обработки с помощью системы электронного документооборота. 
  • Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.

Наша линия поддержки в 1С-Коннект:

Подписание авансового отчета простой электронной подписью

Электронное оформление командировок и авансовых отчетов

Бухгалтер тратит на оформление одной командировки, проверку авансового отчета минимум час и 5 листов бумаги. Работник чуть больше, особенно при составлении отчета о командировке.

Многие знают, что документы о командировках можно оформлять электронно. Но некоторые пока сомневаются в законности электронных авансовых отчетов и электронных приказов о командировании.

В статье разбираем кадровые и бухгалтерские документы о командировках, которые можно вести и хранить электронно, без дублирования на бумаге. Даем пошаговую инструкцию для перевода процесса командирования в электронный вид.

Если кратко, то по командировкам не получится выкинуть бумажные ж/д билеты, товарные чеки и договор о найме квартиры у физлица. Остальные бумаги можно смело переводить в электронный вид. Разберем подробнее.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=ygVt0J_QvtC00L_QuNGB0LDQvdC40LUg0LDQstCw0L3RgdC-0LLQvtCz0L4g0L7RgtGH0LXRgtCwINC_0YDQvtGB0YLQvtC5INGN0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdC-0Lkg0L_QvtC00L_QuNGB0YzRjg%3D%3D

Документы о командировании делятся на кадровые и бухгалтерские. Кадровые электронные документы оформляем по требованиям Трудового кодекса, а электронные авансовые отчеты и кассовые чеки — по правилам Налогового кодекса.

Кадровые документы о командировании: приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о командировке можно оформлять в электронном виде и не дублировать на бумаге на основании статей 22.1–22.9 ТК РФ. С ноября 2021 Трудовой кодекс разрешает все кадровые документы оформлять электронно, подписывать электронной подписью работника и работодателя.

Авансовые отчеты можно составлять только в электронном виде и подписывать у работника любым видом электронной подписи. Это соответствует ч. 5 ст. 9 закона о бухгалтерском учете, разрешающей составление первичных учетных документов в электронном виде. Минфин признает электронные авансовые отчеты. См. письмо от 04.12.2019, от 20.08.2015.

Кассовый чек, который работник принес на бумаге для подтверждения командировочных расходов, можно сохранить в электронном виде. Это соответствует абз. 12 ст. 1.1 закона о применении ККТ, поскольку любой кассовый чек — это сформированный в электронной форме первичный учетный документ, отпечатанный на ККТ в момент расчета.

Не получится просто отсканировать чек и выкинуть бумажный. Надо получить его электронную версию, которую мы и предъявим при проверках налоговой. Это можно сделать несколькими способами:

  • Попросить продавца товара прислать чек на ваш электронный адрес или телефон.
  • Скачать на сайте налоговой или сайте компании «Тензор».

Вам хватит фотографии кассового чека, если оформляете командировки в СБИС. Система сама распознает чек, проверит его достоверность на сайте налоговой и впишет данные из чека в авансовый отчет. Как автоматизировать авансовые отчеты.

Электронный ж/д билет и электронный контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж/д транспорте), полученные при оформлении билета, можно не распечатывать. Минфин признает эти электронные документы достаточными для принятия расходов в налоговом учете.

Бумажный товарный чек, договор найма жилья у физлица и иные документы, изначально созданные в бумажном виде, надо хранить на бумаге. Это требование связано с положениями п. 1 ст.

 252 НК РФ о том, что произведенные работником расходы можно отнести на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, только если расходы документально подтверждены.

А вот если бы договор был изначально создан в электронном виде, например, подписан электронными подписями собственника и нанимателя, тогда его можно хранить в электронном виде и не распечатывать.

Для электронного оформления командировок вам потребуется:

  1. Информационная система.
  2. Электронные подписи работникам.
  3. Внутренние документы компании.

По ст. 22.1 ТК РФ обмениваться электронными кадровыми документами с работниками можно в информационной системе работодателя, такой как СБИС. Эта система должна:

  1. Уметь взаимодействовать с порталом «Работа России».
  2. Работать со всеми видами электронных подписей работников.
  3. Хранить электронные кадровые документы.
  4. Подтверждать факт получения документа работником и работодателем.
  • Электронные подписи бывают нескольких видов. Для оформления командировок подойдет любой вид ЭП:
  • ПЭП — простая электронная подпись;
  • НЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • КЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». В ст. 22.1 Трудового кодекса РФ вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет электронный документооборот на портале «Работа России».

  • ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе.ПЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют граждане для входа в интернет-банк и на сайт госуслуг, когда указывают телефон и пароль.ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения.
    1. НЭП выпускает работодатель или удостоверяющий центр.
    2. НЭП можно записать на флешки, выпустить на телефон или в облако, чтобы работник мог ей подписывать документы с офисного или домашнего компьютера.
    3. НЭП докажет, что электронный приказ о командировании работодатель не изменил после подписания работником.
    4. СБИС для кадрового ЭДО умеет выпускать подписи в момент приема работника.

    Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

  • КЭП выдает Удостоверяющий центр. Для ее получения работнику придется ехать в Удостоверяющий центр.КЭП можно записать на защищенную флешку или телефон.Она, как и неквалифицированная ЭП, подтверждает неизменность кадрового документа.

При выборе ЭП учитывайте, что КЭП и НЭП защищают документ от изменения, а ПЭП нет.

Представьте, работодатель объявляет работнику выговор за то, что тот не выполнил электронное задание на командировку. Работник обращается в суд и заявляет, что работодатель изменил текст задания после подписания работником. Если задание было подписано ПЭП, работодатель может проиграть суд.

https://www.youtube.com/watch?v=uNi196TfxwI\u0026pp=YAHIAQE%3D

Для перехода на электронное взаимодействие с работниками работодатель разрабатывает и подписывает у работников на бумаге вот эти виды документов:

  1. Локальный нормативный акт компании, например Положение о кадровом ЭДО.

    В нем описывают, какие документы компания переводит в электронный вид, какие виды подписей использует, в каких исключительных случаях будет вести документооборот на бумаге.

  2. Уведомление о переходе на КЭДО и согласие работника. Нужно по ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ. Работников без трудового стажа на 31.12.2021 только уведомляем, согласие получать не требуется.
  3. Соглашение о применении НЭП или ПЭП, нужно по ч. 2 ст. 6 63-ФЗ. Не нужно, если у сотрудников будут КЭП.

Moët Hennessy Russia оформляют командировки в СБИС

«Мы без загвоздок заменили бумажное согласование командировок на электронное», — рассказывает Елена Волкова, бухгалтер по расчету с подотчетными лицами Moët Hennessy Russia.

В среднем 5 лет обязаны хранить работодатели электронные документы о командировании. Сроки такие же, как для бумажных документов. Установлены в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019:

По закону об архивном деле коммерческие фирмы и ИП не обязаны создавать архив по всем правилам архивного дела, но должны обеспечить сохранность кадровых документов в течение установленных сроков. Того же требует ст. 22.3 Трудового кодекса РФ от работодателей, внедривших кадровый ЭДО.

Как организовать хранение электронных кадровых документов — читать статью.

Каким способом защитить электронные документы от утраты, решать вам. Ориентироваться можно на правила п. 2.30 Приказа Минкультуры 526 от 31.03.2015. Вот основные выводы из него:

  • Лучше хранить электронные документы в облачном хранилище и дублировать на компьютере.Интернет отключили, останется локальная версия. Кто-то использует только облако, поскольку опасается, что компьютер зальет водой уборщица или серверную вскроют недоброжелатели. Любой из вариантов хранения возможен в СБИС Архиве.
  • Разбирать файлы по папкам с правильными названиями.Тогда кадровик легко найдет нужный документ и отследит сроки хранения.
  • Потребуется система доступа, чтобы удалить или скопировать файлы кадрового архива могли только конкретные люди, а любые изменения с файлами логировались (отслеживались).

СБИС Архив для кадрового ЭДО

  • Хранение на сервере и в облаке.
  • Настройка доступа для кадровика и архивариуса за пару кликов.
  • Защита файлов архива от вирусов профессиональным Центром обработки данных.
  • Реестр архивных документов

Работник вправе в любое время запросить у работодателя копию электронного приказа о командировании. Работодатель обязан выдать ее в течение 3 дней, иначе по жалобе работника инспекция труда оштрафует.

При кадровом ЭДО есть особенности (п. 10,11 ст. 22.3 ТК РФ).

Заявление о выдаче документа работник подает несколькими способами:

  • на бумаге,
  • через ИС работодателя,
  • по адресу электронной почты работодателя.Поэтому важно прописать в положении о КЭДО адрес, на который вы будете принимать такие заявления.

Работодатель выдает электронный приказ в виде заверенной бумажной копии или электронного документа. Формат определяет работник в заявлении.

Что предоставлять инспектору труда, если ведете кадры электронно, — читать статью.

В марте 2022 цена на пачку бумаги выросла в 3 раза. Кто-то уменьшает шрифт в авансовых отчетах, а кто-то использует кризис для модернизации.

Вспомните: в 2020 появились электронные трудовые книжки, в 2021 легализовали удаленную работу, с января 2022 отменили бумажные больничные. А трендом 2022 года стал кадровый электронный документооборот.

Государство подталкивает нас к цифровизации. Можно подождать, когда всех обяжут перейти на электронный кадровый документооборот, — или уже сейчас ускорить процессы оформления документов и работать без бумаг.

  • Мы отправили в командировку беременную сотрудницу. О факте беременности не знали. Работница вернулась из командировки и пожаловалась в инспекцию труда. Как избежать наказания.Отправлять беременную в командировку запрещает ч. 1 ст. 259 ТК РФ. При этом работодателя не оштрафуют, если он не знает о беременности работницы и сможет доказать отсутствие у него такой информации. Для таких ситуаций юристы включают в локальные нормативные акты компании условие о том, что работник обязан сообщить о наличии у него льгот при отправке в командировку.Как еще обезопасить себя от недобросовестных работников при командировках, читайте в нашей статье.
  • Какими документами работник может подтвердить право на отказ от командировкиПо трудовому законодательству работодатель не может отправить в командировку беременную женщину и должен спросить согласие на командирование у многодетной матери. Есть и другие льготные категории. Чтобы потом работники не говорили об отсутствии у них информации о льготах, некоторые работодатели включают в ЛНА компании перечень документов, которыми работник может подтвердить сове право на льготу:
    • Беременная женщина — справка из медучреждения.
    • Сотрудница с ребенком до 3 лет — свидетельство о рождении ребенка.
    • Сотрудник-инвалид, семья с ребенком-инвалидом — справка МСЭ.
    • Сотрудник, воспитывающий детей до 14 лет без супруга, — свидетельство о рождении ребенка, где в разделе о втором родителе стоит прочерк.
    • Сотрудник с ребенком до 14 лет, где второй родитель работает вахтовым методом, — справка с места работы второго родителя и свидетельство о рождении ребенка.
  • Как оформить командировку дистанционного работника электронно

    https://www.youtube.com/watch?v=gKEd-e4T6ng\u0026pp=YAHIAQHwAQE%3D

    Так же, как и обычному сотруднику. При направлении в командировку на дистанционного работника распространяются те же гарантии (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

    Важно учитывать, что не является командировкой поездка дистанционного работника в пределах населенного пункта, в котором он работает. См. Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1.

Эцп для отчетов

Идея подачи электронных отчетов витала в воздухе с момента появления интернета. Сложность заключалась не столько в технической реализации, сколько в безопасности.

Компании подают в государственные контролирующие органы отчеты с финансовыми показателями, которые являются конфиденциальной информацией.

Поэтому электронный формат подачи отчетов требует повышенной степени защиты, которую несколько лет назад обеспечила электронная цифровая подпись.

  • ЭЦП бывает простой, усиленной неквалифицированной, усиленной квалифицированной.
  • Простая ЭЦП всё реже используется во внутреннем документообороте компании, и тем более во внешнем – она не защищает документ от внесения правок после его подписания.
  • Усиленная неквалифицированная подпись дает возможность авторизовать лицо, составляющее документ, а также установить, вносились ли в него изменения после подписания.

Усиленная квалифицированная подпись приравнивается к визе, которую лицо собственноручно ставит на документе. Именно она подходит для того, чтобы наладить внешний цифровой документооборот с контролирующими государственными органами и партнерскими организациями.

Электронная подпись для отчетов в налоговую службу

Использовать усиленную квалифицированную ЭЦП можно для сдачи отчетов и ряда других документов в ФНС, а именно:

  • заявления на возврат суммы акциза;
  • заявления на возмещение НДС;
  • счета-фактуры, составленного в цифровом формате;
  • заявления на постановку или снятие с учета в налоговой службе;
  • заявления о налоговом вычете и т.д.

Подавать отчеты можно как на сайте ФНС, так и через операторов электронной отчетности. Если в первом случае все действия нужно выполнять самостоятельно с чётким соблюдением сроков, то операторы предоставляют дополнительные услуги – например, напоминание о сроках подачи отчетов, проверку корректности введенных данных, подтверждение отправки и доставки отчетности.

Подача отчетов исключительно в электронном виде обязательна для любых организаций, среднесписочная численность сотрудников в которых превысила 100 человек.

Это правило также действует в отношении НДС и Расчета по страховым взносам для компаний, среднесписочная численность которых за предшествующий период превышает 25 человек, причем это относится и ко вновь созданным компаниям.

Отправлять отчетность в электронном виде могут и остальные плательщики НДС – для этого пишется соответствующее заявление в налоговой службе. Для получения цифровой подписи при себе необходимо иметь:

  • оригинал паспорта уполномоченного лица;
  • свидетельство о регистрации организации;
  • учредительные документы компании;
  • свидетельство ИНН;
  • страховое свидетельство ПФ;
  • заявление на выпуск электронной подписи;
  • выписку из ЕГРЮЛ.

Где еще можно использовать усиленную квалифицированную подпись?

Если говорить об усиленной квалифицированной подписи как наиболее часто используемой в бизнесе, она подходит для всех действий, совершаемых в сфере электронного документооборота:

  • работа на государственных электронных порталах;
  • реализация финансовых услуг;
  • организация государственных закупок по 223-ФЗ;
  • участие в коммерческих торгах;
  • участие в аукционных торгах;
  • подача регламентной отчетности в Национальный союз страховщиков;
  • предоставление документов на выдачу лицензии в Министерство здравоохранения и т.д.

Использовать эту подпись можно на Едином портале Государственных услуг, Федеральной службе по финансовым рынкам, территориальных ФГИС.

С 2017 года ЭЦП стала доступной и на авансовых отчётах – об этом ниже.

Эцп для авансовых отчетов

Сегодня все стремится к цифровизации, это касается и бизнес-процессов. Компании стараются автоматизировать операции, усиливая электронный документооборот использованием различных инструментов.

Такой подход оптимизирует работу сотрудников и повышает эффективность компании в целом.

Даже узкоспециализированный процесс обработки авансовой отчетности может стать фактически безбумажным, ускоряясь вдвое и снижая расходы до 40%. Как это возможно?

ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Все участники бизнес-процесса работают в едином приложении Hamilton Авансовый отчет, где большая часть их действий уже автоматизирована. Все документы создаются, утверждаются, а с 2017 года и подписываются ЭЦП онлайн с любого мобильного устройства из любой локации. При этом работа с авансовой отчетностью в бизнес-приложении позволяет:

  • обеспечить высокую степень защиты данных;
  • своевременно предоставлять документы в контролирующие органы;
  • вести внутренний документооборот согласно регламенту и законодательным нормам.

Больше об использовании приложения Hamilton Авансовый отчет читайте в статье Новая эра авансовых отчетов: Автоматизация и Облачная ЭЦП.

Материально-ответственные лица могут подписывать требования-накладные электронной подписью

Главная → Статьи → Материально-ответственные лица могут подписывать требования-накладные электронной подписью

В обществе перемещение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) с центрального склада в цеховой склад оформляется требованием-накладной по форме № М-11, которое подписывается начальником службы, осуществляющей закупку, начальником цеха, принимающим ТМЦ; специалистом службы, осуществляющим закупку ТМЦ, материально ответственным лицом, принимающим и передающим ТМЦ. Могут ли материально ответственные лица подписывать требование-накладную формы № М-11 электронно-цифровой подписью (при наделении их такими правами)? Если могут, то какая должна быть подпись и не возникнут ли у общества налоговые риски? Какой электронной цифровой подписью наделить других подписантов формы № М-11? Как организовать подписание документов при необходимости отпуска ТМЦ в ночное и вечернее время, когда отсутствуют руководители? Достаточно ли только двух подписей материально ответственных лиц? Какие налоговые риски возникают в данном случае?

Как известно, одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, лиц, ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п.п. 6-7 части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ).

Согласно части 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (далее – ЭП).

В соответствии с пп. 4 части 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета, а также виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами.

Поскольку на сегодняшний день такие федеральные стандарты не утверждены, то при использовании электронных подписей необходимо руководствоваться Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ) (часть 1 ст.

30 Закона № 402-ФЗ).

В частности, согласно ст. 1 Закона № 63-ФЗ он регулирует отношения в области использования ЭП как при совершении гражданско-правовых сделок, так и при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Определение электронной подписи дано в п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ, это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Согласно части 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ существует два вида электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная подпись, в свою очередь, может быть неквалифицированной или квалифицированной. Заметим, что в части 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ не уточняется вид ЭП, которой должен быть подписан первичный учетный документ (письмо Минфина России от 05.05 2015 № 07-01-06/25701).

С одной стороны, это дает основание полагать, что для целей бухгалтерского учета организация вправе подписывать первичные учетные документы электронной подписью любого вида, главное – чтобы данная подпись соответствовала требованиям Закона № 63-ФЗ.

С другой стороны, частью 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ установлено, что электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, признается информация в электронной форме, подписанная именно квалифицированной ЭП.

Такой электронный документ может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что для целей бухгалтерского учета могут использоваться первичные документы, составленные в электронной форме и подписанные только квалифицированной ЭП, т.к. именно они признаются аналогом документа, составленного в бумажной форме, в силу прямого указания закона.

Между тем, по мнению Минфина России, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя и простую и (или) усиленную неквалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Закона № 63-ФЗ.

Также обращается внимание на то, что нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона № 63-ФЗ.

Применение простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи для удостоверения авансового отчета по командировочным расходам в целях налога на прибыль

Cогласно ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011№ 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП) электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Виды электронных подписей перечислены в ст. 5 Закона об ЭП. Это простая электронная подпись (далее – простая ЭП) и усиленная электронная подпись (далее – усиленная ЭП). Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – неквалифицированная ЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная ЭП).

Простой ЭП является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (ч. 2 ст. 5 Закона об ЭП).

Электронный документ считается подписанным простой ЭП при выполнении одного из следующих условий:

1) простая ЭП содержится в самом электронном документе;

2) ключ простой ЭП применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляется создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ (ч. 1 ст. 9 Закона об ЭП).

Например, для того, чтобы завести себе почтовый ящик или личный кабинет на каком-либо сайте, мы регистрируемся с использованием логина и пароля. Это ключ. После этого все наши сообщения, создаваемые через этот почтовый ящик или личный кабинет, будут считаться подписанными простой ЭП.

Неквалифицированной ЭП является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

Для Цитирования:

Чистякова Ю. Н., Применение простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи для удостоверения авансового отчета по командировочным расходам в целях налога на прибыль. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. 2016;1.

Полная версия статьи доступна подписчикам журнала

Войти под своей учетной записью