С 2022 года участники электронных закупок обмениваются закрывающими документами по контракту с помощью ЕИС. Это полезное нововведение вызывает вопросы у поставщиков, которые сталкиваются со сложностями как в ходе закупки, так и при работе в личном кабинете.

Что такое электронное актирование

Электронное актирование начало действовать с января 2022 года. Электронный документооборот между заказчиком и исполнителем контракта происходит в рамках Закона № 44-ФЗ, с помощью личного кабинета участников закупок в ЕИС. Порядок электронного актирования раскрыт в ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Важно: обязанность электронного актирования предусмотрена в отношении извещений о закупках, которые были размещены с 1 января 2022 года. Приемка по иным контрактам, извещения о проведении которых были размещены ранее этой даты, возможна в бумажной форме без обязательного применения функционала ЕИС (Письмо Казначейства РФ от 28.12.2021 № 95-09-11/10-640).

Если вы не сталкивались с процессом электронного актирования, рекомендуем заранее изучить особенности взаимодействия с заказчиком при электронном актировании, чтобы вовремя и правильно оформить соответствующие документы и получить оплату за исполненный контракт с первого раза. В случае необходимости доработать закрывающие документы срок рассмотрения результатов исполнения контракта, как правило, исчисляется заново.

Срок приемки результатов не может составлять более 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Он исчисляется с даты направления документов в ЕИС, а не с даты поставки товара. Таким образом, для сокращения сроков оплаты по контракту настоятельно рекомендуем направлять закрывающие документы в день отгрузки товара, окончания выполнения работы, оказания услуг.

В каких случаях электронное актирование обязательно

Обязательный электронный документооборот касается только электронных способов закупок — как открытых, так и закрытых. Для закрытых электронных процедур предусмотрено право применять или не применять указанный порядок (п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ).

Аналогичное право предусмотрено и в отношении закупок у единственного поставщика. Согласно ч. 12 ст. 93 Закона № 44-ФЗ такие закупки на сумму не более 3 млн руб. проводятся в электронной форме, а значит, электронное актирование обязательно.

Таким образом, электронное актирование обязательно для всех электронных процедур, за исключением:

• закупок у единственного поставщика, в том числе малых закупок, по п. 4, 5 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ;
• закрытых электронных процедур — право, а не обязанность.

Каков алгоритм действий

После поставки товара, выполнения работы или оказания услуги уполномоченное лицо поставщика формирует документ о приемке в сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Большинство заказчиков устанавливает 1–5 рабочих дней, но бывают случаи, когда требования контракта предусматривают направление соответствующих документов в день его исполнения, поэтому обращайте внимание на эти пункты в контракте.

Общий алгоритм электронного актирования

Этап 1. Доступ к электронному актированию открывает заказчик — это его задача. Открыть доступ в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта.

Этап 2. Уполномоченное лицо поставщика с соответствующими правами в ЕИС (как правило, это директор, бухгалтер, или тендерный специалист) формирует закрывающие документы с помощью личного кабинета. Есть возможность создать акт, совмещенный со счетом-фактурой, либо отдельно счет-фактуру — это зависит от применяемой исполнителем системы налогообложения.

Обучение для поставщика по Закону № 44-ФЗ

Повышение квалификации онлайн, 96 ак. часов. Удостоверение

Посмотреть программу

Формируя документ, пользователь последовательно заполняет поля и вносит наименование товара, работы, услуги, количество, а также страну происхождения товара (пп. «б–д» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ). Указание количества выполненных работ, оказанных услуг возможно в текстовом формате, в то время как для товара это исключительно цифровое обозначение.

Помимо документов, заложенных механизмом электронного актирования, можно добавить иные документы, если они предусмотрены условиями исполнения контракта (пп. «е» п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), к примеру, копию товарной накладной, которая была подписана в бумажной форме при передаче товара на склад.

Сформировав комплект документов, поставщик подписывает и направляет сведения заказчику. Они станут доступны для заказчика не позднее чем через час (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Этап 3. Заказчик со своей стороны проверяет содержательную часть документа, а также корректность заполнения реквизитов документа, сверяет с тем, что было поставлено. При необходимости указывает сведения о штрафах и пени, предъявленных заказчиком и удержанных по условиям контракта.

Возможно отражение иной информации, к примеру, о налогах для физического лица, если таковым является исполнитель по контракту.

После приемки ТРУ заказчик подписывает документы в ЕИС. Срок, в течение которого должна быть осуществлена приемка, — не более 20 рабочих дней.

Важно: срок исчисляется от даты, когда  в личном кабинете заказчика появился подписанный документ от поставщика.

При выявлении несоответствия товара, работы, услуги документам, направленным в ЕИС, или при наличии брака, иных недостатков заказчик вправе отказать в приемке или оформить частичную приемку, если такая предусмотрена условиями контракта. В случае отказа заказчик излагает причины и направляет их поставщику.

Если претензий к товару, работам или услугам у заказчика нет и выявлена, к примеру, ошибка, то заказчик вправе воспользоваться функционалом корректировки документа и направить уведомление в ЕИС поставщику. Важно учитывать, что исправлять документ нужно в те сроки, которые определены контрактом. Требований в рамках Закона № 44-ФЗ к срокам исправления документа нет.

Возможна ли интеграция с бухгалтерскими системами

При исполнении контрактов можно формировать проект документа о приемке во внешних бухгалтерских системах. Для этого в ЕИС доступен сервис информационного взаимодействия с бухгалтерскими системами. Сервис обеспечивает прием проектов документов из внешних систем.

Также возможна обратная интеграция из личного кабинета участника закупок ЕИС в бухгалтерские системы, но только при строгом соответствии документа форматам ЕИС. Практика использования этого сервиса показывает, что интеграция осуществляется небыстро, к этому просто нужно быть готовым.

Более подробно с требованиями к бухгалтерским системам для целей интеграции с ЕИС можно ознакомиться на официальном сайте ЕИС в разделе «Форматы информационного взаимодействия по 44-ФЗ».

Что такое многоэтапное актирование

Возможность многоэтапного актирования предусмотрена функционалом ЕИС. Такая необходимость может возникнуть, например:

• в ходе исполнения контракта, по которому поставка осуществляется по заявкам заказчика, то есть фактически каждая отдельная поставка может подразумевать оплату поставленного товара; 
• в случае, когда количество или объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг невозможно определить (Письмо Казначейства РФ № 14-00-05/2543 от 08.02.2022).

Как наделить полномочиями сотрудников поставщика

Для формирования электронного документа о приемке организация или индивидуальный предприниматель должны быть зарегистрированы в ЕИС.

Для формирования документа о приемке пользователь должен обладать одним из полномочий:

• Руководитель — доступно только для руководителя организации. Пользователь с этой ролью по умолчанию получает все доступные права для работы с закрывающими документами.
• Уполномоченный специалист — присваивается пользователем с полномочием «Руководитель» или «Администратор». Далее пользователю с ролью «Уполномоченный специалист» необходимо назначить права для работы с документом о приемке. Их перечень определяет пользователь с полномочиями «Руководитель» или «Администратор» с установленным правом «Право на определение иных лиц, уполномоченных на осуществление действий в ЕИС и на ЭТП от имени участника закупок».

Для настройки прав работы с электронным актированием необходимо в перечне пользователей найти нужного, выбрать пункт «Права доступа пользователя» и в блоке «Электронный документооборот при исполнении контракта» установить соответствующие права. В зависимости от того, какие действия будет совершать сотрудник, ему назначаются следующие права:

• «Просмотр электронных документов»;
• «Создание и редактирование документов о приемке, корректировочных документов»;
• «Подписание документов о приемке»: доступно для пользователей с полномочиями «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг» или «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке»;
• «Подписание документов о приемке уполномоченным лицом, имеющим право подписания от лица руководителя».

Документ о приемке будет считаться подписанным при следующей одновременной комбинации полномочий:

• при подписании двумя подписантами: одного с полномочиями «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке», другого — «Лицо, ответственное за передачу товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг»;
• при подписании одним подписантом достаточно только установленного полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

• Подробное описание процесса наделения полномочиями пользователей в зависимости от вида документов в рамках электронного актирования доступно в ЕИС в разделе «Наделение полномочиями».
• В конце статьи вы найдете общий алгоритм электронного актирования для поставщика, работающего в рамках Закона № 44-ФЗ.

В конце статьи есть шпаргалка

Как исполнителю работать с закрывающими документами в личном кабинете

Документ о приемке товара, выполненной работе или оказанной услуге формируется в личном кабинете поставщика и сводится к заполнению ряда реквизитов с информацией о грузоотправителе, количестве товара и пр. Подробный процесс работы с закрывающими документами изложен в инструкциях ЕИС.

Если перейти в раздел «Исполнение контрактов» личного кабинета поставщика, отобразится информация об исполнении всех контрактов. Для поиска нужного обязательства можно применить фильтры. Так, при выборе пункта «Контрагенты» в разделе «Исполнение контрактов» отобразится количество новых контрактов, по которым в личном кабинете заказчика открыт доступ на формирование документов о приемке.

В правой части страницы информации по контракту доступно отображение перечня документов о приемке/корректировочных документов по выбранному этапу контракта. Необходимо раскрыть информацию по этапу контракта для просмотра. Цвет индикатора в столбце «Статус документа» обозначает статус документов о приемке/корректировочных документах.

Важно: сформировать и подписать документ о приемке невозможно, пока заказчик не предоставит соответствующий доступ! Если возможности для предоставления документа о приемке нет, необходимо обратиться к заказчику с просьбой открыть доступ.

Какие есть статусы документов о приемке

Чтобы соблюсти предусмотренные контрактом сроки направления документов о приемке, поставщику необходимо отслеживать их статус в ЕИС. Так поставщик может оперативно внести корректировки, прогнозировать сроки поступления денежных средств по контракту.

Обучение для заказчика

Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов

Подробнее о курсе

В зависимости от текущего состояния документа о приемке в личном кабинете поставщика отображаются различные статусы:

• Подписано: статус присваивается документу о приемке после его подписания заказчиком без расхождений (полная приемка) и доставки итогового документа о приемке в личный кабинет поставщика в ЕИС. Цвет индикатора — зеленый.
• Подписано с частичной приемкой: статус присваивается документу о приемке в случае, если заказчик частично принял товары, работы, услуги, сформировал документ с расхождениями и направил его в личный кабинет поставщика. При согласии необходимо сформировать корректировочный документ о приемке, который также будет подписан заказчиком. Цвет индикатора — зеленый.
• Принят к учету: статус присваивается счету-фактуре после подписания заказчиком извещения о принятии счета-фактуры к учету и его доставки в личный кабинет поставщика в ЕИС. Цвет индикатора — зеленый.
• На подписании: статус присваивается документу о приемке в случае, если документ должен быть подписан несколькими пользователями и в текущий момент времени подписан лишь одним подписантом. Цвет индикатора — зеленый.В этом статусе направить документ заказчику на рассмотрение возможно только после его подписания всеми подписантами.
• На рассмотрении: статус присваивается документу после его доставки в личный кабинет заказчика. Для подтверждения доставки в ЕИС формируется системное подтверждение, которое можно посмотреть в личном кабинете поставщика на вкладке «Документы» в разделе «Хронология» карточки документа. Цвет индикатора — желтый.
• Ошибка доставки: присваивается, если в течение 24 часов нет автоматического подтверждения от ЕИС о получении документа заказчиком или поступило извещение об ошибке от ЕИС. Цвет индикатора — красный.В этом случае необходимо проверить документы, скорректировать их при наличии ошибок и направить повторно.
• Направлено заказчику: статус присваивается подписанному поставщиком документу при направлении его в личный кабинет заказчика до подтверждения о получении в личном кабинете поставщика. Цвет индикатора — желтый.
• Проект: статус присваивается при начальном формировании документа или его возврате на редактирование из иных статусов. Цвет индикатора — серый.

В чем основные сложности электронного актирования

Реформа электронного актирования призвана улучшить ситуацию как для поставщиков и заказчиков, так и для контролирующих органов. Однако, несмотря на позитивные изменения, остаются и спорные моменты, требующие новых законодательных инициатив в интересах поставщиков. Среди основных проблем выделяют следующие:

1. Заказчики включают в контракт обязанность предоставлять копии электронных документов на бумажном носителе на этапе поставки, что противоречит ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ. В связи с этим рекомендуем анализировать проект контракта на этапе участия в закупке и своевременно направлять запрос на разъяснения, чтобы исключить это требование, а в случае отказа — обжаловать в УФАС.
2. Длительный срок приемки результатов исполнения контракта 20 рабочих дней (п. 4. ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) нивелирует все реформы в части сокращения сроков оплаты товара. В этом случае поставщик может получить деньги спустя месяц-полтора.
3. Техническое несовершенство работы личного кабинета участника закупки (сбои, длительный отклик функционала ЕИС и пр.), которое требует дополнительных временных затрат по загрузке документов, их корректировке. По факту это не упрощает ситуацию для поставщика, а, наоборот, усложняет.

Таким образом, наиболее ощутимое преимущество системы электронного актирования для исполнителей — надлежащее подтверждение полномочий подписантов, а также верификация времени направления и подписания документа с последующим размещением его в ЕИС, что избавляет исполнителя от необходимости направления отчетных документов заказными письмами для надлежащего подтверждения факта получения.

Более подробно процесс электронного актирования описан на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок. В частности, там вы найдете подробные инструкции, методические материалы и наглядные видео как для поставщика, так и для заказчика: раздел «Документы» — «Материалы для работы в ЕИС» — «Электронное актирование в ЕИС».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Алгоритм электронного актирования 128.4 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Электронное актирование в ЕИС в 2022 году | Контур.Закупки

С 2022 года участникам электронных закупок необходимо закрывать контракты через единую информационную систему (ЕИС). У поставщиков возникает много вопросов. Рассмотрим порядок электронного актирования и разберём нюансы цифровизации закупок.

Понятие электронного актирования

Электронное актирование (ЭА) – обмен на этапе исполнения контракта электронными документами между поставщиками и госзаказчиками.

Если раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) передавали бумажные документы, то с января 2022 года процесс приёмки стал электронным.

Рекомендуйте сервисы Контура и зарабатывайте, станьте Реферальным партнером крупной IT-компании!

Теперь при поставке ТРУ поставщик формирует в ЕИС первичный документ о приёмке, а заказчик проверяет товар, подтверждает приёмку и оплачивает контракт.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

На практике, чтобы подтвердить приёмку, нужно оформить закрывающие документы: электронный акт и счёт-фактуру.

Сфера применения электронной приёмки

С 2022 года все участники, заключившие контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, обязаны применять ЭА.

Исключение:

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, заказчик обязан указать в проекте контракта, что применяется электронный порядок приёмки. Поставщик при этом не может отказаться от данного способа обмена документами.

Контур.Призма — управление рисками по 115-ФЗ, заключайте только безопасные сделки с контрагентами и соблюдайте требования закона.

Заказчики вправе применять ЭА в закупках, которые были опубликованы в ЕИС до 1 января 2022 года. Данное право распространяется и на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых включаются в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере гособороны по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ (распоряжение Правительства РФ от 30 октября 2021 г. № 3095).

Обязательное применение с января 2022 года	Право на применение	Не применяется
Во всех электронных закупках, за исключением контрактов, заключенных по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ	в контрактах, которые заключены по извещениям до 1 января 2022 года в закрытых электронных закупках по п. 5 ч.11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ в контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых заносятся в реестр контрактов	В закупках малого объёма

Этапы электронного актирования

Подготовка к приёмке

Доступ к ЭА в ЕИС можно открыть только на этапе исполнения контракта — это задача заказчика. После того как доступ открыт, поставщик может формировать документы о приёмке. Как правило, на практике это происходит параллельно с доставкой.

Перед оформлением документов необходимо проверить настройки доступа. В разделе «Администрирование» должны быть активированы права на просмотр договоров, создание документов о приёмке и доверенности на подписание актов (при необходимости).

Заполнение документа о приёмке

В роликах ЕИС можно найти подробные инструкции по ЭА.

Рассмотрим основные этапы.

В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» найдите нужный контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Можно загрузить документы из внешних систем (формат xml).

Документ будет уже частично заполнен. Нужно добавить недостающие данные о компании, ТРУ и факте их передачи.

Документ о приёмке ТРУ содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ)
• наименование и местонахождение заказчика
• наименование объекта закупки
• реквизиты поставщика
• наименование ТРУ, адрес их поставки
• страну происхождения товара
• количество поставленного товара, объём выполненных работ, оказанных услуг
• общую стоимость выполненных обязательств, цену за единицу товара
• другую информацию, не противоречащую единой форме

К электронному акту допускается приложить документы, являющиеся его неотъемлемой частью. Однако, если в таких документах информация отличается от сведений, указанных в акте, приоритет имеет электронный акт.

1. Подписание и отправление документа

Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа система автоматически отправит его заказчику. Документ считается поступившим заказчику на дату размещения его в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Получение ответа от заказчика

Заказчик обязан проверить поставленные ТРУ и направить ответ в сроки, указанные в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днём поступления документа о приёмке.

Варианты действий заказчика:

1. Полная приёмка ТРУ и подписание акта в ЕИС. Срок оплаты по контракту отсчитывается с даты подписания акта.
2. Частичная приёмка ТРУ. Поставщику необходимо сформировать на принятую часть заказа корректировочный документ, подписать его и отправить заказчику (действия те же, что и при направлении документа о приёмке). Корректировочный документ понадобится, если стороны заключили доп. соглашение об изменении ранее установленной цены и в реестре контрактов есть информация о соглашении.
3. Направление мотивированного отказа от приёмки с указанием в документе причин. После этого поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности ЭА

Процедура актирования появилась не так давно. Пока не всё её нюансы урегулированы. С разъяснениями неоднозначных моментов выступили различные ведомства.

Выделим основные из них.

1. Единые правила оформления документов

Письмо Минфина РФ от 11 января 2022 г. № 24-03-05/396: необходимо оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры по единым правилам. Стоимостные показатели округляются до 2-го десятичного знака после запятой.

1. Подписание нескольких актов на одном этапе

Электронное актирование: что это такое и как с 2022 года поставщику оформить закрывающие документы в ЕИС

С 1 января 2022 года закрывающие документы для госконтрактов в электронных способах закупки по 44-ФЗ необходимо подписывать электронно. Это называется «электронное актирование» и касается исполнения всего контракта и его этапов.

Рассказываем, чем электронное актирование в госзакупках отличается от обычного электронного документооборота и как правильно оформить документы в Единой информационной системе госзакупок.

https://www.youtube.com/watch?v=_mod_l2ihCY\u0026pp=ygVg0J_QvtC00L_QuNGB0LDQvdC40LUg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LIg0L4g0L_RgNC40LXQvNC60LUg0LIg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDRhNC-0YDQvNC1

Электронное актирование — это обмен закрывающими документами через Единую информационную систему госзакупок, ЕИС. Не стоит путать это понятие с традиционным документооборотом в электронной форме, при котором создают документ во внешней системе, например в 1С, или сканируют оригинал документа и направляют контрагенту.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

При электронном актировании документы формируют прямо в ЕИС и там же их подписывают с помощью квалифицированной электронной подписи.

Электронное актирование упрощает и ускоряет обмен закрывающими документами и избавляет поставщиков и заказчиков от бумажной волокиты.

Поставщики могут быстрее получить оплату. Срок оплаты контракта отсчитывают с даты подписания закрывающих документов. Чем быстрее заказчик согласует и подпишет акт выполненных работ, тем быстрее поставщик получит оплату. Обмен электронными документами происходит в разы быстрее, чем бумажными, а значит, и оплату поставщик может получить быстрее.

Данные госконтрактов в сохранности. Все документы хранятся в ЕИС, их практически невозможно потерять.

Стало проще собирать документы для отчетности. Отчеты для налоговой и бухучета можно сформировать и скачать в ЕИС.

Электронное актирование не применяют:

— в закупках по 223-ФЗ и коммерческих тендерах.

Закрывающие акты обязан сформировать поставщик. Для этого в ЕИС есть специальная форма, которую поставщик заполняет, подписывает и направляет заказчику, когда выполнен контракт или отдельный его этап.

Чтобы сформировать акт, нужно соблюсти два условия:

• контракт находится в стадии исполнения;
• у пользователя есть права на работу с закрывающими документами. Проверить, есть ли такие права у конкретного пользователя, можно в личном кабинете в ЕИС, в разделе «Администрирование». Право работать с актами может дать сотрудник с уровнем доступа «Руководитель» или «Администратор», например гендиректор компании-поставщика.

Дальше пошагово рассказываем, как сформировать новый закрывающий документ в ЕИС, какие поля заполнять обязательно, а какие можно пропустить.

Если вы — плательщик НДС, нужно дополнительно к универсальному документу о приемке сформировать счет-фактуру, для этого в том же меню выберите пункт «Создать счет-фактуру». Счет-фактура формируется аналогично документу о приемке, поэтому отдельно рассказывать, как заполнить форму, мы не будем.

Вы можете загрузить готовый акт приемки из вашей системы бухгалтерского учета в формате XML. Просто выберите пункт «Загрузить документ из файла».

Некоторые поля документов заполняются автоматически, например информация о контракте и контрагентах. Проверьте эти поля, чтобы не было ошибок и неточностей.

На шаге «Общая информация» в форму акта автоматически подгружаются из ЕИС сведения о госконтракте. Кое-что можно дополнить вручную: например, изменить номер и дату составления документа.

Чтобы сформировать универсальный закрывающий документ, нужно заполнить такую форму в ЕИС

Разберемся, как заполнять общую информацию при подготовке закрывающего документа.

Поля «Номер контракта», «Дата заключения контракта» и «Идентификатор контрагента» заполняются автоматически.

«Указать отраслевую специализацию». Для строительных контрактов и поставок лекарственных препаратов закрывающие документы немного отличаются. Передвиньте ползунок, если у вас контракт в одной из отраслей. А если из любой другой отрасли, ползунок не нужно трогать.

«Идентификационный номер закупки», заполняется автоматически.

«Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке». Подвиньте ползунок, если вы представляете ИП или компанию на УСН и отдельный счет-фактура вам не нужен.

«Наименование документа, определенное организацией». Укажите название документа, который формируете. Это название обычно согласуют с заказчиком. Например, это может быть «Документ об отгрузке товаров», как на иллюстрации выше.

«Наименование поставщика», заполняется автоматически.

«Без номера». По умолчанию документу присваивается номер. Чтобы сформировать документ без номера, подвиньте ползунок вправо.

«Порядковый номер документа». Впишите нужный номер документа.

«Дата составления документа о приемке» проставляется автоматически. Можно ввести другую дату, но только будущую, прошедшие даты использовать не получится.

На шаге «Контрагенты» поставщик проверяет и заполняет недостающую информацию о своей организации во вкладке «Поставщик».

Если товар доставляет сторонняя транспортная компания, она, скорее всего, отвечает за сохранность груза. Чтобы указать ответственность за перевозку товара, во вкладке «Перевозчик» можно заполнить информацию о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике.

Если поставщик не привлекал к работе перевозчиков или перевозка вообще не требовалась, эту вкладку можно не заполнять.

Поставщик заполняет информацию о себе, о заказчике ничего писать не нужно — он сам заполнит форму, когда получит документ на подпись

Информацию на шаге «Товары, работы, услуги» поставщик подгружает вручную из внутреннего каталога ЕИС, его называют КТРУ — каталог товаров, работ и услуг.

Каталог ТРУ

В каталоге перечислены различные товары, услуги и работы, которые могут понадобиться госучреждениям. Для каждой позиции указан код и подробный набор технических характеристик. Бренды товаров в каталоге ТРУ не используют.

Пример услуги в каталоге ТРУ: перевозка детей в границах города до 8 и до 10 человек — это две разные позиции в каталогеЧтобы добавить позицию в акт приемки, нажмите «Добавить» и найдите в каталоге поставленный товар, выполненную работу или предоставленную услугу по коду

За раз можно добавить одну позицию. То есть, если по контракту поставили 10 товаров, нужно будет 10 раз нажать кнопку «Добавить» и выбрать нужный код.

Для документа о приемке со специализацией «Строительство» этот шаг не отображается.

На шаге «Факт передачи товаров, работ, услуг» обязательно заполните строку «Содержание операции». Просто выберите одну из трех формулировок: «Товары переданы», «Услуги оказаны» или «Работы выполнены».

Дату передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг тоже нужно заполнить вручную.

Если контракт выполняется в несколько этапов, есть возможность указать период поставки: данные нужно заполнить так же, как указано в контракте

На шаге «Подписанты» поставщик добавляет информацию о сотрудниках, которые подписывают документ о приемке. Это может быть директор компании или ИП.

Чтобы добавить сотрудников на подпись, нужно нажать кнопку «Добавить» и выбрать из списка

На шаге «Дополнительные документы» добавляют документы, которые нужны по условиям контракта, но не требуют подписи заказчика. Например, сертификаты на товар или заключение Минпромторга.

На этом шаге нужно прикрепить счет на оплату

На шаге «Подписание» проверьте информацию в документе о приемке. Вся информация, которую вы добавили на предыдущих вкладках, здесь отображается в печатной форме и формате XML.

Если заметили неточности или ошибки, их можно исправить в любой момент до отправки. Чтобы исправить ошибку, нужно перейти на шаг, где она допущена, и отредактировать информацию.

Если все заполнено верно, поставьте галочку согласия на подписание и нажмите кнопку «Подписать». После этого документ будет направлен заказчику, чтобы тот его проверил и подписал.

Когда заказчик подпишет акт, у документа будет статус «Принят».

Чтобы подписать документ, понадобится квалифицированная электронная подпись

Заказчик может вернуть документ о приемке без подписи. В этом случае документу будет присвоен статус «Отказ в приемке».

Причин для отказа может быть две:

1. Претензии к оформлению. Все претензии или недочеты заказчик укажет в самом документе. Например, поставщик неправильно заполнил общую информацию. Останется исправить ошибки и направить акт приемки через ЕИС повторно. Отправлять заказчику корректный вариант документа обязательно, без него заказчик не сможет оплатить поставку.
2. Претензии к товарам, работам или услугам. Заказчик должен объяснить, почему отказано в приемке или принята только часть ТРУ. Например, если часть поставленного товара не соответствует техническому заданию, заказчик укажет, какой товар не подходит по параметрам. После того как поставщик выяснит, что не так, он должен устранить недостатки или поставить недостающий товар и направить новый электронный акт в ЕИС.

Если заказчик принял товары, работы или услуги частично, оформляют корректировочный акт и отмечают фактический объем поставки.

Корректировочный документ — это отдельный документ, он оформляется аналогично основному акту.

Чтобы его оформить, нужно в разделе «Исполнение контрактов» выбрать пункт «Создать корректировочный документ». Отменять или как-то менять основной документ о приемке не нужно.

Электронное актирование в ЕИС

Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта.

До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами.

С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.

Что такое электронное актирование

Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку.

Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.

• Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.
• Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.
• Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.

Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.

Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС

Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.

Для кого электронная приёмка обязательна

Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых.

Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст.

34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.

Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.

Обязательно применяется Может применяться по желанию заказчика Не применяется

При исполнении контракта, заключённого по результатам проведения электронных процедур По контрактам с единственным поставщиком по новым основаниям (по решению Правительства РФ, высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ) (ч.1 и 2 ст.15 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ). По контрактам с единственным поставщиком (п. 5.1 ч. 1 ст. 93 Закона о контрактной системе, ч.3 ст. 22 Закона № 46-ФЗ в ред. 104-ФЗ).	В контрактах, заключённых по извещениям до 1 января 2022. В закрытых электронных тендерах по п. 5 ч.11 ст. 24 44-ФЗ. В контрактах с единственным поставщиком, сведения о которых включают в реестр контрактов.	В закупках малого объёма.

Электронное актирование: пошаговая инструкция

Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:

1. Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
2. Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
3. Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
4. Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
5. Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.

Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.

Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.

Подготовка к приёмке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке.

У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке.

Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.

Заполнение документа о приёмке

Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.

Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.

В документе о приёмке должны быть указаны:

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• страна происхождения товара;
• количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.

При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП. Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».

Электронное актирование в ЕИС: сроки

В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.

Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.

Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.

Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:

• формирование документа с исправленными данными;
• подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
• размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.

Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.

Частичная приёмка и, как следствие, оформление корректировочных документов о приёмке со специализацией «Строительство» и «Приобретение жилых помещений» невозможны. По ним возможна только полная приёмка или мотивированный отказ от приёмки.

Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).

Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

В ЕИС реализована возможность корректировки документов о приёмке не только поставщиком, но и заказчиком.

Внесение заказчиком исправлений в подписанный документ о приёмке возможно только при наличии в сведениях о контракте признака «Контрактом предусмотрено удержание суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)». Исправить можно только вкладку «Прочие начисления» в части информации о неустойках (штрафах, пени) и налогах (сборах, платежах).

Особенности электронного актирования

Единые правила оформления

Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе