Правовые нормы

Подписание кассовых документов электронной подписью

Подписание кассовых документов электронной подписью

Электронная цифровая подпись (ЭПЦ) — это зашифрованный идентификатор физлица.

ЭПЦ записывают на электронный ключ, смарт-карту или флешку. Цифровая подпись нужна для оформления электронных документов. Подписанные ЭЦП электронные документы равны бумажным с печатью и подписями от руки.

Нужна ли цифровая подпись для онлайн-кассы?

До вступления в силу 54-ФЗ предприниматели должны были посетить отделение ФНС, чтобы поставить ККТ на учет.

Онлайн-кассы подразумевают возможность онлайн-оформления у налоговиков и у оператора фискальных данных (ОФД передает сведения по чекам налоговикам). Все это требует от предпринимателя завести электронную цифровую подпись.

ЭЦП — это первый шаг при регистрации кассовой техники:

Подписание кассовых документов электронной подписью

Ответ на вопрос «Нужна ли электронная подпись для онлайн-кассы?» может быть только положительным.

ЭПЦ применяют в следующих случаях:

  • Постановки кассы на учет
  • Подписания или разрыва договора с ОФД
  • Перерегистрации онлайн-ККТ

Тип ЭПЦ, подходящий для онлайн-кассы

Электронной подписью называют зашифрованную цифровым методом информацию, которая помогает идентифицировать человека. ЭПЦ помогает физлицу подписывать электронные документы. Делать их равнозначными бумажным — с подписью от руки.

Алгоритм ЭЦП записывают на электронные носители: электронный ключ, смарт-карту eToken или на обычную флешку. Электронная подпись действует всего год.

Существует три типа ЭЦП:

  • Простая (обычная) для физлиц в банках
  • Усиленная неквалифицированная (например, при документообороте между сотрудниками)
  • Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) для обмена сведениями с ФНС

Подписание кассовых документов электронной подписью

КЭП для онлайн-кассы нужна усиленного типа. Потому что это самый защищенный от взлома и подделки вид ЭЦП. Ее невозможно создать самостоятельно и бесплатно. Такие подписи формируют зарегистрированные сертификационные центры. Данная услуга платная.

Если предприниматель обладает действующей усиленной квалифицированной ЭЦП, которая сделана для подачи в налоговую отчетности, отдельную подпись для регистрации онлайн-кассы делать не нужно.

Электронная подпись для ИП для онлайн-кассы

Индивидуальный предприниматель, который только зарегистрировался и еще не отправлял отчет в налоговую, впервые столкнется с электронной подписью при регистрации онлайн-кассы.

К ней выдвигаются следующие требования:

  • Выдача через удостоверяющий центр (со списком можно ознакомиться на сайте ФНС)
  • Выписана на самого предпринимателя (нельзя зарегистрировать онлайн-кассу через ЭЦП бухгалтера)

Квалифицированную электронную подпись для ИП для регистрации онлайн-кассы нельзя будет использовать для интернет-аукциона госзакупок. Для этого существуют отдельные квалифицированные подписи.

К сожалению, компаниям не подойдет для регистрации онлайн-кассы та ЭЦП, которая покупалась для ЕГАИС. У них различное назначение.

Где и как получить ЭПЦ для онлайн-кассы?

Если ИП не получил еще КЭП для электронного документооборота с налоговой, то для регистрации онлайн-кассы она обязательно понадобится. Чтобы ее получить, необходимо обратиться в специальный удостоверяющий центр.

Полный перечень таких компаний есть на сайте Минкомсвязи, и этот список постоянно обновляется. Актуальность сведений о центре лучше проверять на сайте ведомства, т.к. Минкомсвязь может досрочно прекратить аккредитацию удостоверяющего центра.

Как получить ЭПЦ?

  • Выбрать подходящий центр:
  1. Исходя из цены услуги
  2. По месту расположения

КЭП для онлайн-кассы стоит от 1,5 до 4 тысяч рублей. На стоимость влияет надежность компании, наличие техподдержки у центра и «раскрученности» его бренда.

  • Написать заявление. Это можно сделать лично, написав от руки заявление на получение КЭП для онлайн-кассы. Если центр имеет форму заявки на сайте, лучше всего сформировать заявку в электронном виде, так вы экономите свое время.
  • Подготовить документы. Помимо заявления центр запросит копии всех документов, которые подтверждают данные о деятельности предпринимателя.
  • Оплатить услугу. Когда заявка будет рассмотрена, центр выставит счет. Готовую КЭП для онлайн-кассы выдадут только после получения денег за услугу.
  • Получение готового ключа. По закону забрать ключ ИП может:
  1. Сам предприниматель
  2. Человек, который имеет доверенность на представление интересов предпринимателя

Независимо от того, кто получает подпись, в центр надо привести документ о платеже и оригинальные версии документов о ведении бизнеса (обычно принимаются копии, которые заверены нотариально, но лучше уточнить в центре).

Срок действия подписи — один год. Далее требуется получить новую ЭЦП. Обычно для продления срока подписи в том же центре не требуется большого количества документов. Однако, если удостоверяющая организация закрыла деятельность, все придется начинать заново.

Юридическое лицо может оформить ЭЦП для онлайн-кассы только в стенах удостоверяющего центра. ИП доступна эта услуга в МФЦ и в ФНС.

Какие документы необходимы для формирования ЭЦП

Чтобы сформировать ЭЦП для онлайн-кассы, необходимо предоставить стандартный пакет документов (копии):

  • Устав
  • Учредительный договор
  • Приказ о назначении директора и скан его паспорта, СНИЛС, ИНН
  • Свидетельства о регистрации юрлица и о постановке на учет в налоговую

Также сертификационный центр запросит выписку из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), которая сделана не позже, чем за 6 месяцев до этого. Иногда для получения КЭП требуют более свежую выписку из реестра. Этот факт рекомендуется узнать в конкретном центре.

Компания для формирования цифрового ключа может запросить иной пакет нужных бумаг. Он может быть как большим, так и меньшим. Информацию об актуальных сведениях рекомендуем уточнить непосредственно в центре.

Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП

Компания или предприниматель, зарегистрировавшие КЭП для онлайн-кассы, могут применять ее для обращения в ФНС. Это делается с помощью ресурса nalog.ru — официального портала Федеральной налоговой службы.

Удаленная регистрация онлайн-кассы с КЭП:

  • Вход в личный кабинет на портале ФНС
  • Выбор «Учет онлайн-ККТ»
  • Заполнение формы данными о кассовом аппарате (номерной знак, ФН и прочее)
  • Подтверждение сведений с помощью цифровой подписи (кнопка «подписать и отправить»)
  • Затем необходимо подождать ответа от налоговой

Подписание кассовых документов электронной подписью

Как проверяется ЭЦП для онлайн-кассы?

Регистрация онлайн-кассы с помощью квалифицированной электронной подписи потребует от ИП не только флешку с ключом, еще понадобится:

  • Шифровальное программное обеспечение «КриптоПро». ПО ставится на компьютер, ноутбук предпринимателя и запускается во время использования ЦЭП.
  • Сертификат с открытым ключом, подтверждающий то, что подпись принадлежит владельцу.

Какую роль играет каждый из перечисленных элементов:

Подписание кассовых документов электронной подписью

Программный комплекс для шифрования

Если ИП решает отправить данные об онлайн-кассе в налоговую или ОФД, то шифровальное ПО необходимо открыть на компьютере.

Программный комплекс для шифрования преобразовывает документ с помощью алгоритма (этот процесс называется хеширование).

Личный секретный ключ и открытый ключ

Документ, который проходит кодирование с использованием личного секретного ключа, пересылается в ОФД или напрямую в ФНС вместе с открытым сертификатом. Там подпись проверяется следующим образом:

  • Электронный документ прогоняется через шифровальную программу, создается хеш-документ;
  • ЭЦП для онлайн-кассы проверяется с помощью открытого ключа, получается еще один хеш-документ.

Если данные этих двух документов одинаковы, то признается, что сведения, которые передал предприниматель или компания, имеют юридическую силу.

UPD: обновлено 22.10.2019

Электронная подпись для кассы: как получить и пошаговая инструкция

Онлайн-касса для интернет-магазина за 1 день

Решение под ключ!

  • Сопровождение на всех этапах:
  • Интернет-магазин > Платежная система > Онлайн-Касса > ОФД > ФНС
  • Лучшее комплексное решение!
  • Оформи заявку и получи бесплатную настройку!
Читайте также:  20.25 коап рф в отношении юридического лица

100%Соответствует 54-ФЗ

Такая подпись представляет собой файл с шифрованием, который надежно защищен, и с его помощью можно подписывать электронные документы самого разного характера. Иначе говоря, не вставая с рабочего места или не выходя из дома, человек легко может совершать любые сделки, оформлять бумаги и т.д.

ЭПЦ является доказательством того, что документ подписал конкретный человек, которому известен ключ. Довольно часто она имеет не меньшую юридическую силу, чем собственноручная подпись.

Если говорить про ЭПЦ и онлайн-кассу, то они взаимосвязаны тем, что сама касса работать не будет, если ее не зарегистрировать в ФНС и не заключить договор с ОФД. Так вот, электронная подпись на всех этих этапах пригодится, конечно, если предприниматель захочет сэкономить время и оформить все онлайн. Также ЭЦП понадобится при: 

  • снятии ККТ с учета в налоговой инспекции; 
  • перерегистрации кассового аппарата;
  • ведении бухгалтерской отчетности и передачи ее в налоговую;
  • замене фискального накопителя;
  • при смене оператора фискальных данных. 

Бытует мнение, что получение ЭЦП — процесс длительный, на самом же деле все наоборот. Если предприниматель предоставит в контролирующий орган все необходимые документы, то получить электронную подпись можно в течение получаса. Стоимость квалифицированной ЭЦП начинается с отметки 1500 рублей и может доходить до 5 000 рублей.

Доступная кассовая программа для онлайн-касс Атол от Класс365 оснащена всеми необходимыми функциями. Она работает с любого устройства (Windows, Android, Эвотор) и быстра в освоении даже неопытными сотрудниками.

Программа поддерживает системы ЕГАИС и «Маркировки», полностью соответствует 54-ФЗ. Кроме этого, имеются все фишки кассовой программы для Атол.

О них и подробнее обо всех функциях кассовой программы для онлайн-касс Атол от Класс365 можно узнать здесь >>

Электронная подпись для онлайн-касс

Как мы писали ранее, без нее оформить кассу просто не получится. Она пригодится на всех этапах. Рассмотрим этот вопрос подробнее. Расскажем о видах ЭЦП и какая именно подпись нужна для онлайн-кассы.

Виды ЭЦП

Они бывают трех видов: простая, усиленная и усиленная квалифицированная (КЭП). Два первых варианта для оформления ККТ не подходят, поэтому о них мы говорить не будем. А вот третий — то, что нам нужно.

Только она имеет ту же юридическую силу, что и собственноручный росчерк на бумаге. Почему? Такая подпись наделена большей степенью защиты.

В ней содержатся криптографические методы, одобренные и сертифицированные ФСБ Российской Федерации.

Такую подпись подделать невозможно. Их формированием занимаются сертификационные центры. Именно поэтому только ее можно использовать при регистрации онлайн-кассы. Это следует запомнить, чтобы не тратить время на оформление не подходящего вида ЭЦП. 

Узнать подробнее, как получить ЭЦП, можно здесь >>

Электронная подпись ИП для кассы

Если предприниматель впервые регистрирует ИП, ему обязательно стоит приобрести ЭЦП. К ней предъявляется  несколько обязательных требований: 

  • подпись в обязательном порядке должна быть выдана сертифицированным удостоверяющим центром из перечня, который представлен на официальном сайте Минкомсвязи; 
  • подпись должна принадлежать индивидуальному предпринимателю. 

Обратите внимание, что КЭП, которая использовалась для регистрации кассы, нельзя использовать в аукционах государственных закупок. Для этого приобретается специальная подпись.

Кассовая программа для Эвотор от Класс365 предоставляет все возможности большого POS-терминала и систему складского учета в одном приложении.

Имеется удобный интерфейс кассы с группами и картинками товаров, модификация товаров, реализован полный функционал для работы с любыми маркируемыми товарами.

Также встроена система скидок и лояльности и обработка заказов в Интернет-магазине на терминале Эвотор. Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы для Эвотор от Класс365 можно здесь >>

Как получить электронную подпись для кассы: пошаговая инструкция

Каждому предпринимателю, которому необходима электронная цифровая подпись, важно помнить, что выдающий ее УЦ должен быть аккредитован в Минкомсвязи. Это важный момент, который не нужно упускать из виду. Поэтому лучше всего выбирать УЦ на их официальном сайте. Теперь перейдем к тому, как быстро получить ЭПЦ.

Шаг 1.  Выберите удостоверяющий центр, в котором будете получать подпись. Его месторасположение важно, ведь предпринимателю необходимо будет посетить его лично. Всегда обращайте внимание на стоимость услуг, цены в этом вопросе варьируются примерно от 1 000 до 5 000 рублей. Все зависит от того, надежный ли это центр, качества предоставляемой технической поддержки и т.д.

Важно проверить, есть ли у УЦ аккредитация и актуальна ли она, ведь Минкомсвязи имеет право прекратить аккредитацию досрочно, если надзорный орган выявит какие-либо нарушения. В связи с этим актуальные сведения лучше получать именно на их официальном сайте.

Шаг 2. Подайте заявление. Сделать это можно на личном приеме или онлайн. Конечно, второй вариант заметно сэкономит время, поэтому, если есть такая возможность, выбирайте этот вид обращения в УЦ.

Шаг 3. Соберите необходимый перечень документов. Помимо заявления это сканы документов, которые могут подтвердить сведения об осуществляемой вами предпринимательской деятельности, и другие. Об этом далее.  

Шаг 4. Оплата выставленного счета. Выдача квалифицированной электронной подписи возможна только после того, как денежные средства поступят на счет удостоверяющего центра. 

Этап 5. Получение подписи. Выдают ее самому предпринимателю, его доверенному лицу, но только если при нем будет нотариально заверенная доверенность на представление интересов. Для получения нужно иметь при  себе оригиналы документов, которые вы предоставляли, и документ, подтверждающий оплату услуг.

Простую и доступную кассовую программу, работающую на всем популярном оборудовании, вы можете найти у Класс365 Она полностью соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС, поддерживает номенклатуру в чеке и маркировку товаров с 01.03.2019 г.

Программа предлагает полноценный кассовый учет и комбинированный прием оплаты (наличные, картой и бонусами). Среди других полезных функций это горячие клавиши на кассе, печать этикеток, инвентаризация.

Ознакомиться подробнее со всеми функциями кассовой программы от Класс365 можно здесь >>

Какие нужны документы для получения ЭЦП

Подписание кассовых документов электронной подписью

Для ИП и юридического лица перечень документов разнится. Итак, индивидуальному предпринимателю нужно предоставить в УЦ: паспорт (оригинал и копии главной страницы и прописки), ИНН, СНИЛС, выписку из ЕГРИП и документ, подтверждающий регистрацию в качестве ИП. 

Также следует написать заявление на получение электронной подписи и оплатить квитанцию. После проверки документов специалист центра запишет на электронный носитель ключ и сертификат ключа и выдаст его вам на руки. Юрлицу же следует предоставить: 

  • паспорт (оригинал, копии главной страницы и прописки);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица (оригинал и копия);
  • выписка из реестра регистрации юридических лиц (сроком не более полугода со дня выдачи);
  • ИНН, СНИЛС. 

Повторим, что если владелец бизнеса по каким-то причинам не может обратиться за получением ЭЦП лично и за него это будет делать доверенное лицо, то без нотариально заверенной доверенности просто не обойтись. Получить ее можно у любого нотариуса. Примерные расценки на данную услугу от 1500  рублей и выше.

Читайте также:  Подлинность электронной подписи

Индивидуальные предприниматели могут подать документы и получить электронную подпись не только в удостоверяющих центрах, но и на Почте России, в отделении ФНС, а также в многофункциональных центрах госуслуг. Для юрлиц доступно только оформление в удостоверяющих центрах.

Автоматизируйте складской учет и программу управления складом в удобной программе Класс365. В одной программе с любого устройства вы можете работать с товаром, возвращать и резервировать товар в два клика, проводить инвентаризацию, переводить внутренние заказы напрямую к поставщику и многое другое. Более подробно о возможностях программы Класс365 вы можете узнать здесь >>

Сколько действует ЭЦП

Стандартный срок работы электронной подписи — 12 месяцев. Когда положенное время истечет, необходимо оформлять новую подпись. Порядок ее получения точно такой, как и в первый раз.

Никаких дополнительных действий совершать не нужно. Но стоит отметить, что сегодня появляются ЭЦП, которые действуют уже 15 месяцев.

В удостоверяющих центрах можно уточнить данную информацию и воспользоваться ей.

онлайн-касса для интернет-магазина и правила работы в 2021 году >>

Покупка онлайн-кассы с ЭЦП и регистрацией

Сегодня покупка онлайн-кассы ничем не отличается от покупки планшета или ПК. Они современны, имеют понятный интерфейс и не вызывают трудностей при обучении. Вопросы могут возникнуть при регистрации ККТ. Порядок следующий. 

Сначала заключаем договор с ОФД, который фактически является посредником между предпринимателем и налоговой инспекцией. Оператор фискальных данных получает от вас все сведения о совершенных продажах, после чего он передает их в ФНС.

Далее регистрируем кассу в ФНС. Сегодня подавляющее число предпринимателей предпочитают делать это онлайн. Вот тут и нужно использовать электронную подпись для того, чтобы заверить заявление.

Если все данные указаны верно, вы получите регистрационный номер кассового аппарата и можете приступать к работе. 

Программа для работы с ЕГАИС от Класс365 позволяет автоматически загрузить, проверить накладные поставщиков и составить акт о постановке продукции на баланс.

При наличии расхождений в поступлении товара программа в один клик составит и отправит соответствующий акт. Функции подтверждения закупок и розничной реализации производятся автоматически.

Ознакомиться с другими полезным возможностями программы Класс365 можно здесь >>

ЭЦП для онлайн-кассы: как она проверяется 

Для регистрации онлайн-кассы с использованием электронной подписи, кроме самого ключа, понадобится шифровальное ПО, которое устанавливается на компьютер и включается, когда используется цифровая подпись.

Специальный комплекс для шифрования

Шифровальное программное обеспечение поможет преобразовывать необходимую документацию с помощью определенного алгоритма, который называется “хеширование”. В случаях, когда предприниматель отправляет сведения о кассе в ФНС или оператору фискальных данных, нужно запустить программу на компьютере. Проще говоря, чтобы она дошла до адресата в первозданном виде и никто не мог ее подделать. 

Личный секретный ключ и открытый ключ

Бумаги, которые были закодированы при помощи личного секретного ключа и отправляются в ФНС, оператору фискальных данных, обязательно должны сопровождаться также открытым ключом. Только после этого подпись будет проверена, а документация пропущена через шифровальное ПО и будет создан хеш-документ. 

Важно для торговли: зачем нужна POS-система и какую приобрести >>

Подводим итоги: необходима ли ЭЦП для онлайн-кассы

Подписание кассовых документов электронной подписью

Ответ в этом вопросе очевиден — нужна. Благодаря ей можно быстро зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС и ОФД.  Проще говоря, вам не нужно будет отстаивать очереди (а они сегодня тоже есть) и тратить время. Все можно сделать, не выходя из дома. Для заключения договора с оператором фискальных данных она в любом случае понадобится.  

Напомним, в каких случаях вам понадобится электронная подпись: при регистрации кассового аппарата, при подписании и расторжении договора с оператором фискальных данных,  при перерегистрации онлайн-кассы.

Именно она является доказательством того, что данный предприниматель подписал документ. С помощью ЭЦП могут быть подписаны заявления, договоры и даже видеофайлы или изображения для подтверждения авторства.

 

Если вы еще не оформили ЭПЦ, то поспешите это сделать, и бизнес-процессы будут проходить быстрее в разы.

Онлайн-касса для интернет-магазина за 1 день

Решение под ключ!

  1. Сопровождение на всех этапах:
  2. Интернет-магазин > Платежная система > Онлайн-Касса > ОФД > ФНС
  3. Лучшее комплексное решение!
  4. Оформи заявку и получи бесплатную настройку!

100%Соответствует 54-ФЗ

Нужна ли электронная подпись для работы с онлайн-кассой

Олег Бахмутский

21.10.2022

Подписание кассовых документов электронной подписью

Предприниматели уже не первый год пользуются онлайн-кассами в соответствии с требованиями 54-ФЗ. Новые условия подразумевают использование электронной подписи для владельцев ККТ. Не всем понятно, зачем и как ее применять. Объясняем.

Нужна ли электронная подпись предпринимателю с онлайн-кассой

Электронная подпись необходима бизнесмену, если он работает в системе электронного товарооборота, пользуется услугами контрагентов и передает документы в режиме онлайн государственным контролирующим органам.

Зачем же ЭП в торговле и услугах? На самом деле 54-ФЗ не обязывает делать электронную подпись всех предпринимателей. При регистрации ККТ она не нужна, но в некоторых статьях и положениях закона говорится о том, что предприниматели обязаны отправлять данные в налоговую инспекцию только в электронном виде. Вывод напрашивается сам собой: цифровая электронная подпись необходима.

При ее наличии доступны и другие операции в дистанционном режиме:

  • регистрация контрольно-кассовой техники в налоговой;
  • работа с договорами с ОФД;
  • снятие кассы с учета;
  • перерегистрация онлайн-кассы.

Какая электронная подпись нужна для торговли и услуг

Существует 3 типа ЭП: простая, неквалифицированная и квалифицированная. О видах вы можете прочитать в нашей статье. Для онлайн-кассы потребуется получить квалифицированную подпись с максимальной защитой, которая обеспечивает возможность работать в любых направлениях:

  • сдавать отчеты в налоговую службу онлайн;
  • подписывать документы;
  • получать справки и выписки в Росреестре;
  • получать информацию в ЕГАИС.

КЭП имеет повышенную степень защиты, которая подтверждается сертификатом. Чтобы подпись была активна и работала, необходимо приобрести специальное программное обеспечение. Оно должно соответствовать требованиям ФСБ.

Как сделать ЭП

Согласно новым правилам и 54-ФЗ, КЭП можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре, который работает с Минкомсвязи.

Особенности получения:

  • подпись выдается для руководителя компании или индивидуального предпринимателя;
  • сертификат выпускается только на руководителя или ИП.

Принцип получения следующий:

  1. Выбираете для кого и под какие задачи требуется электронная подпись (руководителю для работы с онлайн-кассой).
  2. Заказываете ключевой носитель для записи ЭП (носитель похож на флешку, только снабжен системой шифрования).
  3. Собираете документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ, устав.
  4. Выбираете удостоверяющий центр и подаете заявку (можно онлайн, а также в офисе).

Получить ЭП может только руководитель компании или предприниматель. Срок ее действия – 1 год, после истечения которого придется заказывать новый инструмент.

Обращайтесь в Дримкас

Чтобы решать задачи в бизнесе в онлайн режиме, обращайтесь к нашим менеджерам.

Наши специалисты помогут получить электронную подпись в короткие сроки. Расскажут об особенностях и стоимости.

Читайте также:  Понятие Группа Компаний

После получения ЭП вы сможете подписывать договор с ОФД, регистрировать ККТ, сдавать отчеты в ФНС, покупать онлайн-кассу и решать другие вопросы бизнеса дистанционно.

Подписание кассовых документов электронной подписью

[email protected]

Олег понимает проблемы и специфику небольших магазинов. Знает, как увеличить продажи с помощью автоматизации.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

Ведение кассовой книги в электронном виде сейчас разрешается. Но есть четкий порядок, нарушать который нельзя. Как правильно оформлять электронную кассовую книгу, нужно ли ее распечатывать и как хранить — на эти вопросы мы ответим в нашей статье.

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.

2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

  • доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
  • потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

Сертификат ЭЦП физического лица: как сотрудникам подписывать документы в 2023 и 2024

Изначально переход на сертификаты физического лица и машиночитаемые доверенности планировался к 1 марта 2023 года, затем был перенесен на осень. Теперь появилась информация, что ЭЦП, выданные по старым правилам, сохранят актуальность до августа 2024 года

По свежему закону от 30.12.2021 № 443-ФЗ, КЭП для подписания электронных документов оформляется только на директора, который представляет интересы компании без доверенности.

  • Ключ некопируемый, с него невозможно сделать дубликат для главбуха, юриста или специалиста по тендерам.
  • Такие меры предприняты государством для обеспечения безопасности бизнеса, снижения корпоративных споров и мошеннических действий.
  • Важно помнить: электронная подпись является аналогом собственноручной, то есть ответственность за ее исполнение полностью лежит на владельце.

Передача ключа другому человеку может повлечь, например, несанкционированное списание средств со счета, искажение данных бухгалтерской отчетности, привлечение к субсидиарке в случае банкротства и т.д.

На остальных сотрудников законодатель предлагает изготовить персональные именные ЭП физлица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).

Возможность подавать документы в контролирующие органы с приложением машиночитаемой доверенностью внедрена в сервисе 1С-Отчетность на платформе «Калуга Астрал» с 2022 года.

В чем отличия от прежних сертификатов

Новый ЭЦП физлица не содержит информацию о работодателе, в нем только личные данные сотрудника. Поэтому в дополнение оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД) с указанием уникального идентификационного номера полномочий — она будет прикладываться к каждому пакету электронных документов.

Благодаря персонализации ключа, физлица смогут использовать ЭП не только для рабочих, но и для личных целей: при регистрации сделок с недвижимостью, получении госуслуг и т.д.

В какие сроки нужно уложиться бизнесу

Переход к новому порядку работы был установлен на 1 марта, но позднее срок перенесли на 1 сентября 2023 года в связи с тем, что не все федеральные органы исполнительной власти были готовы к этому, и бизнес не успевал перестроиться (закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ).

  1. До конца этого лета совершенно точно можно пользоваться сертификатами, выданными по старым правилам, то есть содержащими реквизиты компании-работодателя и сотрудника физлица.
  2. Таким образом, у организаций остается буквально пара месяцев, чтобы выпустить новые персональные ЭЦП для сотрудников, работающих с ЭДО, и оформить на них машиночитаемые доверенности.
  3. Однако появилась, пока призрачная, надежда, что сроки перехода снова продлят, то есть внедрение новых правил пройдет мягче, чем планировалось.

Продлят ли действующие ЭЦП на 2024 год

На рассмотрении Государственной думы находится новый законопроект № 216859-8, поправки в настоящий момент проходят второе чтение парламентариев.

Основная идея: разрешить использовать сертификаты ЭП, выпущенные на сотрудников компаний по прежним правилам, в течение одного года с момента окончания переходного периода.

Проще говоря, выпуск новых ЭЦП, которые содержат реквизиты и сотрудника, и организации, удостоверяющие центры прекратят с 31 августа 2023 года. Но действующие ключи, выданные ранее, можно будет использовать вплоть до августа 2024 года.

  • Таким образом, законодатель планирует смягчить внедрение обязанности по МЧД, разгрузить немного работу доверенных УЦ ФНС и оказать поддержку бизнесу.
  • Будем внимательно следить, пройдет ли законопроект все стадии рассмотрения, и обязательно проинформируем наших читателей!
  • Перейти на работу с сертификатами физлиц и МЧД можно уже сейчас — не откладывая внедрение в долгий ящик и без риска в один «прекрасный» день оказаться без действующей электронной подписи!
  • Калуга Астрал выполняет полный спектр услуг для бизнеса: от выпуска электронной подписи для физлиц до оформления машиночитаемой доверенности, обеспечения поддержки ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в госорганы.
  • Минимизировать временные затраты на выпуск УКЭП можно с помощью услуги Подключение КЭП ФНС «под ключ». 
  • Астрал Подпись — сервис для выпуска электронных подписей для участия в торгах, работы на государственных порталах и ЭДО. Выпуск подписи занимает один рабочий день и осуществляется по паспорту и СНИЛС. Для продления ранее полученной подписи повторный визит для идентификации не нужен: заявление заполняется в личном кабинете пользователя и подписывается его действующей подписью.