В соответствии с приказом Минфина России от 15.06.

2020 № 103н утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, подлежащих применению органами власти, организациями и учреждениями государственного сектора, среди которых формы Решение о командировании на территории Российской Федерации (0504512) и Отчет о расходах подотчетного лица (0504520).

Первая форма применяется для оформления в электронном виде решения работодателя (представителя нанимателя или уполномоченного им лица) о направлении работника (подотчетного лица) в служебную командировку на территории Российской Федерации для выполнения служебного задания (служебного поручения) и расчета размера финансового обеспечения возмещаемых расходов, связанных со служебной командировкой. Вторая формируется в виде электронного документа и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов, в соответствии с которыми принято решение о выдаче денежных средств подотчетному лицу (аванса) для целей, отраженных в указанных документах.

Согласно п. 1 Методических указаний первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо в случаях, предусмотренных Методическими указаниями, простой электронной подписью.

В бумажном виде документы оформляются если:

• отсутствует возможность формировать и хранить их в электронном виде;
• федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование составлять (хранить) документы исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, если учреждение перешло на электронный документооборот, для отражения командировочных расходов применяются документы решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) и отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520). Применение этих документов устанавливается в учетной политике. В ином случае оформляется авансовый отчет (ф. 0504505) в бумажном виде.

Рассмотрим на примере оформление вышеупомянутых документов в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0.

Заполнение документа «Решение о командировании»

• Для возможности работы с документом необходимо в Настройках параметров учета (раздел Администрирование) установить флаг При расчетах с подотчетными лицами.
• 
• После чего в разделе Денежные средства в блоке Расчеты с подотчетными лицами появится нужный документ.

В шапке документа необходимо заполнить Подотчетное лицо — сотрудник, которому выдаются командировочные. На закладке Место и сроки указывается информация о командировке: место командирования, сроки и цель командировки.

Нормативы суточных заполняются из одноименного регистра сведений. Дополнительные условия, которые могут изменить норматив суточных, заполняются из справочника Дополнительные условия командирования. Внести эти данные можно в Нормативах расходов подотчетных лиц (раздел Денежные средства).

 

Важно! Для корректного заполнения документа вид договора в нормативе должен совпадать с видом договора в карточке сотрудника.

Размер и нормы суточных определены в постановлении Правительства от 02.10.2002 № 729.

Помимо суточных и дополнительных условий в Нормативах расходов подотчетных лиц заполняется информация о нормативах проезда и нормативах проживания.

На закладке Проезд указывается информация о проезде: вид транспорта, место отправления и прибытия, категория, стоимость и способ обеспечения. Для удобства заполнения проезда можно воспользоваться кнопкой Обратный, с помощью которой колонки Отправление и Прибытие заполняются зеркально при возвращении из командировки.

1. Данные на закладке Суточные заполняются автоматически исходя из данных на закладке Место и сроки.
2. 
3. На закладке Проживание указывается информация о проживании: условия проживания, дата заезда/выезда, количество дней, категория, стоимость и способ обеспечения.

На закладке Прочие расходы указывается информация о прочих командировочных расходах.

На закладке Дополнительно указывается информация о способе выдаче денежных средств, задолженности по ранее выданным авансам, подписях ответственных лиц, дата утверждения документа руководителем учреждения, которая не должна быть меньше даты формирования документа.

На закладке Классификация расходов подводится итог по суммам командировочных расходов в разрезе их наименований. Также указываются КФО, КПС и КЭК расходов.

На закладке Финансовое обеспечение заполняются следующие данные:

• Основание принятия обязательства – заполняется из справочника Договоры и иные основания для возникновения обязательств;
• Раздел лицевого счета — элемент справочника Разделы лицевых счетов;
• Наличие ЛБО, при наличии лимитов для финансового обеспечения командировочных расходов;
• Организация, осуществляющая финансовое обеспечение — учреждение, которое несет расходы на выплату командировочных.

На закладке Бухгалтерская операция указываются реквизиты:

• Типовая операция — принятие обязательств по выплате подотчетному лицу;
• Флаг Принять (бюджетные) обязательства — для формирования операций на 500-х счетах;
• Флаг Бюджетные данные без детализации по КОСГУ — устанавливается, если лимиты бюджетных обязательств доводятся без разбивки по КОСГУ.

Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.

Перечисление денежных средств

• С помощью документа Ведомость в банк (раздел Денежные средства) формируется список сотрудников или контрагентов с указанием лицевых счетов и сумм, подлежащих зачислению на каждый счет.
• В документе заполняются следующие реквизиты:

• Банк – банк, в который будет передан реестр получателей для зачисления денежных средств на их банковские карты;
• Настройка выгрузки – настройка выгрузки, в соответствии с которой будет сформирован файл ведомости для передачи в банк.
• Выплата производится – следует выбрать вариант выплаты Сотрудникам или Контрагентам.
• Сумма – общая сумма перечисляемых денежных средств по всем получателям.

1. В табличной часть документа заполняется список сотрудников, которым необходимо перечислить денежные средства.
2. Для перечисления денежных средств в банк на счета сотрудников (физических лиц) необходимо создать один из следующих расчетно-платежных документов:

• Заявка на кассовый расход;
• Заявка на кассовый расход (сокращенная);
• Кассовое выбытие;
• Платежное поручение.

Если создать документы на основании Ведомости в банк с помощью кнопки Создать на основании, тореквизиты платежного документа заполнятся автоматически. В шапке документов указывается Кор.счет: 208.00 Расчеты с подотчетными лицами. На закладке Бухгалтерская операция выбирается типовая операция Перечисление подотчетным лицам по ведомости (208.00).

Принятие к учету расходов подотчетного лица

Для принятия к учету расходов, произведенных подотчетным лицом, используется документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Денежные средства). Также документ можно ввести на основании документа Решение о командировании на территории Российской Федерации. В этом случае основные реквизиты документа Отчет о расходах подотчетного лица заполняются автоматически.

• На закладке Аванс с помощью кнопки Добавить указывается документ выдачи аванса.
• Для отражения принятых к учету расходов подотчетного лица на закладках Суточные, Проезд, Проживание, Прочие расходы необходимо установить флаг Документ проверен и указать счет дебета и его аналитику.
• На закладке Денежные обязательства указываются Основания принятия обязательств, Раздел лицевого счета, а также расшифровка обязательств в разрезе КФО, КПС и КЭК.

На закладке Бухгалтерская операция указывается типовая операция: Расходы подотчетного лица. Если принятые к учету расходы подотчетного лица отличаются от плановых, устанавливается флаг Корректировать принятые обязательства. После чего будут сформированы проводки по 500-м счетам на сумму отличия плановых и фактических расходов подотчетного лица.

Переход на электронное оформление командировок: пошаговая инструкция

С ноября 2021 года организации могут вести
кадровый документооборот в электронном виде — полностью
или частично. Рассказываем по шагам, как узаконить «цифровое»
оформление командировок по требованиям ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса
об электронном документообороте в организации, приводим
образцы необходимых документов и примеры формулировок
в приказах.

Электронный кадровый документооборот
и командировки 

Компании, которые уже используют свои системы электронного
документооборота (СЭД), могут пропустить этот шаг. При условии, что
их СЭД имеют необходимые функциональные возможности:

• фиксируют факт получения сторонами электронного документа;
• позволяют использовать усиленную электронную подпись —
  квалифицированную и неквалифицированную (УКЭП
  и УНЭП);
• обеспечивают хранение документов в такие же сроки, как для бумажных
  версий;
• могут быть интегрированы с ЕСИА (п. 3 ст. 2 Закона
  № 377-ФЗ).

Если СЭД этого «не умеет», варианта три: дать задание
разработчикам доработать систему; приобрести новую у другого
оператора ЭДО или подключиться к ЭКД «Работа в России»,
сервису на портале Роструда.

Преимущества электронного документооборота на портале
Роструда:

• это бесплатно;
• для входа можно использовать подтверждённую учётную запись
  на Госуслугах (организации, ИП или физического
  лица) — не нужно дополнительно получать ключи УЭП;
• сервис доступен для соискателей и тех, кто устраивается
  на работу, по приглашению в ЭДО
  от работодателя.

2. Выпустить приказ о переходе на электронное
оформление командировок

По Трудовому кодексу, электронный
документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА),
согласованного с профсоюзом.

На практике лучше
не объединять в один приказ ввод в действие ЛНА
и срочные организационные мероприятия. Объединяя постоянные
и временные документы, вы усложняете контроль
за исполнением.

Кроме того, корпоративные положения
и срочные приказы имеют разные сроки хранения.

В приказе определяют:

• название СЭД;
• должностное лицо, ответственное за КЭДО, разработку
  ЛНА и организацию подготовительных мероприятий;
• дату перехода на электронный документооборот;
• списки электронных документов, категорий работников;
• перечень и сроки организационных мероприятий, в том
  числе утверждения ЛНА;
• форму и сроки уведомления персонала;
• дату обучения сотрудников работе в программе КЭДО (при
  необходимости).

Приказ согласовывают с профсоюзом, если он есть
в организации.

Скачать
образец приказа о введении КЭДО для командировок

3. Утвердить изменения в положении
о командировках

Здесь описан лишь один из возможных вариантов локального
нормативного акта по ст. 22.2 Трудового кодекса.
Вы можете утвердить отдельный порядок осуществления КЭДО.

Что стоит учесть при разработке новой редакции положения
о командировках:

• Ст. 22.2 Трудового кодекса содержит
  требования к содержанию ЛНА и согласованию ЛНА. Их можно
  взять за основу как структуру будущего документа.
• К разработке раздела о порядке осуществления КЭДО
  лучше привлечь разработчиков СЭД или IT-специалистов. Они смогут
  составить понятную инструкцию для пользователей системы управления
  электронным документооборотом.
• Единые нормативные требования к перечню и шаблонам
  «цифровых» документов появятся только к 1 марта 2023 года
  (п. 2 ст. 2 Закона
  № 377-ФЗ). Пока можно использовать бланки
  из бумажного документооборота, с поправкой на то,
  что они будут заполняться в электронном виде
  и подписываться ЭП.

Новую редакцию положения о командировках обязательно нужно
согласовать с профсоюзом (при его наличии) и ввести
в действие приказом.

Скачать
образец документа

4. Уведомить сотрудников

Цель этого этапа — доказать, что работодатель
не нарушил права работников при переходе на КЭДО. Нужно не только
уведомить сотрудников до даты введения электронного
документооборота, но и подтвердить это документально.

Есть два варианта:

• Выдать уведомление работнику под личную подпись.
  В документе указать, что с такого-то числа компания
  переходит на ЭДО в оформлении командировок; сотрудник
  имеет право отказаться от ЭДО и продолжать
  взаимодействовать с работодателем путём обмена бумажными
  документами. Такой способ займёт много времени
  у кадровиков.
• Утвердить текст уведомления в приказе о переходе
  на КЭДО и получить подпись работника в листе
  ознакомления к приказу. Например, с формулировкой
  «Ознакомлен с приказом №… от …, уведомлением
  о переходе на КЭДО и своим правом отказаться
  от него. Подпись, дата».

В этом случае обязанность проинформировать работников
возлагают на руководителей структурных подразделений.
Кадровику останется лишь собрать заполненные листы
ознакомления.

5. Получить письменные согласия

Пока работник письменно не согласится на КЭДО,
он будет считаться «отказником», с которым компания
продолжит бумажный документооборот (ч. 8 ст. 22.2 Трудового
кодекса). Отдельно собирать заявления об отказе
не нужно.

Есть три способа оформить письменное согласие:

• Получить личное заявление работника о переходе
  на электронный документооборот в оформлении
  командировок.
• Дать сотруднику на подпись готовую форму согласия, которую
  вы определите в ЛНА или приказе.
• Подписать соглашение к трудовому договору,
  а отдельное письменное согласие не получать. Согласно
  ст. 22.3 Трудового кодекса, при подписании
  документов о командировках можно использовать вместо УКЭП
  неквалифицированную или простую электронную подпись. Однако порядок
  проверки УКЭП и ПЭП следует определить в соглашении
  к трудовому договору.

Скачать
образец согласия на КЭДО для командировок

Работник имеет право подписать согласие на электронный
документооборот в любое время. Лучше до даты перехода
на КЭДО провести внутрикорпоративное обучение, в ходе
которого объяснить преимущества «цифры» перед бумажным оформлением
и показать, как подписать документ электронной подписью. Так
в компании будет меньше отказавшихся.

Уведомления и согласия работников хранятся 3 года после прекращения срока их действия; соглашения к трудовому договору — не менее 50 лет (п. 435, 436, 441 приказа Росархива № 236).

Что в итоге

• Перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО)
  в оформлении командировок значит отказаться от оформления
  бумажных носителей вообще. Вы не будете обмениваться
  сканами подписанных заявлений или приказов. Все документы
  формируются в системе электронного документооборота (СЭД)
  и подписываются электронной подписью.
• СЭД должна фиксировать факт получения цифрового документа
  участниками КЭДО, обеспечивать его подписание усиленной ЭП
  и хранение в установленные сроки. Компания имеет право
  использовать свою программу КЭДО или подключиться к ЭКД
  «Работа в России» — бесплатному сервису Роструда.
• Для перехода на КЭДО нужно выпустить приказ. В нём
  назначить ответственных лиц, определить перечень шагов
  со сроками выполнения.Кроме того, нужно утвердить локальный
  нормативный акт (ЛНА). В нашем примере это новая редакция
  положения о командировках.
• Необходимо уведомить сотрудников до перехода на КЭДО
  и зафиксировать это документально. Например, собрать подписи
  с датой в листе ознакомления. Получите письменные
  согласия работников и подпишите соглашение к трудовому
  договору, в котором прописан порядок проверки подлинности
  неквалифицированной электронной подписи.
• Работник имеет право согласиться на КЭДО в любой
  момент. До этого придётся сохранять с ним бумажный
  документооборот.  Компании стоит провести внутреннее обучение,
  чтобы уменьшить количество «отказников» от КЭДО.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несёт
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Ещё можно почитать
• Электронный документооборот и командировки  
• Командировочное
  удостоверение
• Каршеринг
  в командировке
• Командировка
  во время коронавируса
• Компенсация
  транспортных расходов в командировке
• Как
  оформить отмену командировки в связи
  с коронавирусом

Оформление командировок в электронном виде

Автор делится опытом перехода на электронное оформление командировок, после которого вся процедура создания, согласования и утверждения командировки происходит «в цифре».

Дается понятный алгоритм заявки на командировку и ее обеспечение, представления отчета о командировке (часть процесса в «1С:», другая в СЭД).

Приведено положение о служебных командировках, которое вы можете использовать в своей работе.

Организация и оформление командировок – процесс, отнимающий у компании много ресурсов и требующий участия работников разных подразделений: командируемый и его руководитель, ответственный за оформление командировки административный работник, кадровики и работники бухгалтерии. Запланировать бизнес-поездку, согласовать сроки и расходы, подготовить документацию, проконтролировать возврат отчетных документов – все это требует больших временных, материальных затрат и усилий.

https://www.youtube.com/watch?v=Lqt5CSPcuRE\u0026pp=ygVO0J_RgNC40LrQsNC3INC-INC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrQtSDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3QsNGPINC_0L7QtNC_0LjRgdGM

Наша компания «Национальная система платежных карт» – высокотехнологичная, но у нас были те же проблемы, с которыми сталкивается большинство организаций при оформлении командировок:

• потеря подтверждающих документов и сложности в получении дубликатов;
• недовольство работников, которым приходилось заполнять кучу форм и отчетов по командировке в строго определенные сроки;
• долгий процесс согласования при нестандартных командировках (групповая, переходящая, командировка в выходной день).

Эти неприятности только множились.

Далее поделимся простым и изящным решением, реализованным в нашей компании. Итак, основные задачи, которые мы стремились решить на пути создания идеального процесса «Командировка»:

1. Максимально отказаться от бумаги.
2. Соблюсти все законодательные требования к подготовке документов.
3. Разработать регламентирующие документы с четким описанием процесса и норм отправки работника в деловую поездку.
4. Использовать принцип «Одного окна».
5. Задействовать уже существующие в компании информационные системы для автоматизации.
6. Провести интеграцию с «1С:» для обмена информацией о командировании работника со службой персонала и бухгалтерией.
7. Задействовать простую электронную подпись.

В итоге мы получили процесс, в котором вся процедура создания, согласования и утверждения командировки проходит в электронном виде. Он позволяет в автоматическом режиме выполнить следующие действия:

• создание, согласование и утверждение заявки на командировку при помощи простой электронной подписи;
• автозаполнение заявки на обеспечение командирования и отчета о служебной командировке на основании заявки на командировку;
• формирование приказа на командировку в «1С:» на основании данных заявки на командировку;
• подписание и согласование отчета о служебной командировке простой электронной подписью.

А теперь подробнее о каждом шаге.

Оптимизация командировочного процесса

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы 1.

При пересмотре процесса «Командировка» мы сосредоточились на решении, которое поможет оптимизировать организацию поездок сотрудников и обеспечит простоту и прозрачность оформления командировок в компании.

Нам понадобилось оценить требования к подготовке и оформлению документов на каждом этапе процесса и выделить из них те действия и документы, которые возможно перевести в электронный вид, отказавшись от бумаги.

Еще в 2015 году на законодательном уровне в порядке оформления служебных поездок произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

• применять командировочные удостоверения и составлять служебные задания 2,
• вести учет командированных работников 3.

При этом принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки 4.

Все так же по возвращении из командировки работник должен подписать 5 авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке 6.

Где же указывать цель командировки, если нет служебного задания?

Достаточно приказа о направлении в командировку, в котором и будет указана эта цель. Рекомендую:

• предусмотреть поле «Цель командировки» в форме заявки на командировку и
• сделать интеграцию этого поля в форму приказа на командировку, который оформляет служба персонала.

Авансовый отчет необходимо оформить, чтобы отчитаться в бухгалтерии за расход подотчетных сумм. А вот отчет о служебной командировке – это не обязательный с точки зрения законодательства документ, но очень удобный с управленческой точки зрения.

Документальное оформление служебной командировки

Когда работодателю нужно отправить сотрудника в командировку, перед специалистами кадровой службы возникают вопросы, как правильно это оформить. Давайте разберемся в нюансах

Командировки сотрудников регламентируют гл. 24 ТК РФ и Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К ним и нужно обращаться при возникновении вопросов по командировкам.

• Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).  

Из этого определения следует:

1. В командировку можно отправить только работника, с которым заключен трудовой договор. Учредителя, который не является работником организации, или подрядчика отправить в командировку нельзя.
2. Срок служебной командировки должен быть определен работодателем — это период со дня выезда работника в командировку по день приезда из нее. Командировка может быть как однодневной, так и длительной, но не может быть бессрочной.

Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен, организация определяет его самостоятельно.

1. Отправлять в командировку нужно из места постоянной работы, то есть из места расположения организации или ее обособленного структурного подразделения.

Пример. Если головная организация расположена в Москве, а ее обособленное подразделение — в Московской области, то поездки работников головной организации в представительство и наоборот признаются служебными командировками.

Дистанционного работника тоже можно направить в командировку, но выполнять служебное поручение он должен в местности, отличной от той, где выполняет основную работу.

Поездка дистанционного работника в пределах административно-территориальных границ населенного пункта, где он постоянно работает, командировкой не будет (Письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Положение о направлении в командировки работников организации

Порядок оформления служебных поездок нормативными правовыми актами не регламентируется, поэтому в каждой организации должен быть свой ЛНА, в котором будут прописаны необходимые правила. Это может быть Положение о направлении в командировки работников организации.

Составьте документ в произвольной форме и утвердите приказом руководителя. В Положении пропишите общий порядок направления в командировку, правила оформления документов, а также последовательность действий в ситуациях, которые закон не регулирует. 

Совет: включите в Положение нормы расходов согласно ст. 168 ТК РФ, то есть порядок и нормы компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых с согласия работодателя.Грамотно составленное Положение о командировках позволяет избежать спорных ситуаций. Вариант документа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Запреты и ограничения

Обязательно проверьте, можно ли отправить конкретного сотрудника в командировку, например прямой запрет установлен для беременных женщин (ст. 259 ТК РФ). Кроме того, существуют ограничения для некоторых категорий. В частности, работодатель не вправе направить в служебную командировку:

Семинар для кадровиков

Командировки и служебные поездки. Алгоритм действий. Практические ситуации

Программа семинара

1. Женщин с детьми до трех лет, если соблюдается хотя бы одно из условий (ч. 2 ст. 259 ТК РФ):

• нет письменного согласия на командировку;
• командировки запрещены в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном законом порядке;
• сотрудница не ознакомлена в письменной форме с правом отказаться от командировки.

1. Матерей, отцов, воспитывающих без супруга детей в возрасте до 14 лет, опекунов детей указанного возраста, других лиц, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет без матери.
2. Работников, имеющих детей-инвалидов.
3. Работников с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.

У них необходимо запросить согласие на направление в командировку в письменной форме. Унифицированной формы нет, каждый работодатель разрабатывает ее самостоятельно

В текст запроса рекомендуем включить информацию о праве работника отказаться от командировки, иначе потребуется уведомить его отдельным документом или включить такую информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. Эта обязанность работодателя установлена ч. 2 ст. 259 и ч. 2 ст. 167 ТК РФ.

Образец уведомления вы найдете в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Приказ о направлении работника в командировку

Чтобы сотрудник мог поехать в служебную командировку, необходимо письменное распоряжение, например приказ о направлении работника в командировку. 

Это обязательный документ даже для случаев, когда командировка однодневная или организация, куда командируется работник, находится в той же местности. Организация может применять унифицированные формы № Т-9 или Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать собственную форму приказа (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В приказе следует указать наименование работодателя, Ф.И.О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Если в рамках командировки сотрудник посещает несколько мест, то перечислить необходимо все.

Если к месту командирования или обратно к месту работы сотрудник поедет на служебном или личном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности третьих лиц (по доверенности), этот факт следует зафиксировать письменно, например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку (Письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Также если сотрудник будет работать в командировке в выходной день, это лучше указать в документе. Обязательно ознакомьте работника с приказом под подпись.

Образец заполнения приказа смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Раньше при оформлении командировок оформляли служебное задание и командировочное удостоверение.

С 2015 года ни в Трудовом кодексе РФ, ни в Положении о служебных командировках нет обязанности составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном поручении.

Однако работодатель вправе в положении о командировках предусмотреть требование оформлять эти документы, а также определить их формы и порядок составления.

Также работодатель не обязан вести журналы учета работников, выбывших в командировки, а также прибывших к нему в связи с командировкой, эта обязанность отменена с 2015 года. Но по желанию организация может вести этот журнал.

Хотите знать больше и оформлять любые вопросы по командировкам без ошибок и споров с сотрудниками? Смотрите авторский семинар Надежды Самковой «Командировки и иные служебные поездки работников».

Изменение срока командировки

На практике могут возникать ситуации, когда командировку приходится продлить или, наоборот, сократить. Законодательно процедура изменения срока командировки не регламентирована. На практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации:

1. Издать приказ об изменении (продлении или сокращении) срока служебной командировки, он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причины и новый срок завершения выполнения служебного поручения. Новую дату завершения командировки работодатель устанавливает самостоятельно (абз. 1 п. 4 Положения о служебных командировках).
2. Уведомить сотрудника об изменении срока командировки, например, направить ему приказ при помощи факсимильной связи или с помощью электронного документооборота при наличии у сотрудника электронной подписи.
3. Ознакомить сотрудника с оригиналом приказа после его возвращения из служебной командировки.

Формы приказов смотрите в шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Отчетность по командировке

По возвращении из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о служебных командировках). Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу после командировки.  

Авансовый отчет составляется по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) или по форме, разработанной организацией самостоятельно.

К авансовому отчету работник должен приложить документы о расходах, связанных с командировкой, и сдать авансовый отчет в бухгалтерию.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Запрос согласия на командировку 413.1 КБ
• Положение о командировках 480.1 КБ
• Приказ о направлении в командировку 419.4 КБ
• Приказ о продлении командировки 487.5 КБ
• Приказ о сокращении командировки 398.9 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

О подписании электронной подписью приказов работодателя

• Описание ситуации:
  Работники Общества трудятся дистанционно.
• Вопрос: Можно ли
  оформлять в электронном виде и подписывать простой электронной подписью приказы
  о направлении сотрудников в командировку и отпуск?
• Какие документы необходимо
  оформить в Обществе для придания юридической значимости документам, оформленным
  в электронном виде и подписанным простой электронной подписью?

Ответ: Отношения в области использования электронных
подписей (далее — ЭП) регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ
«Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ).

Согласно п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ под простой ЭП
понимается ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных
средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Как следует из п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ, информация
в электронной форме, подписанная простой ЭП, признается электронным документом,
равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной
подписью, в частности, в случаях, установленных соглашениями между участниками
электронного взаимодействия.

При этом следует отметить, что никаких оговорок
касательно возможности применения подобного документооборота при оформлении
документов, связанных с оформлением процедур направления работников, работающих
в офисе работодателя (не дистанционно), в отпуск или командировки трудовым
законодательством не предусмотрено.

Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ не позднее чем за две
недели до начала отпуска работодатель обязан известить об этом работника под
роспись.

О формах и способах такого извещения разъяснено в Письме
Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1:

«По вопросу извещения сотрудников о начале
отпуска сообщаем, что часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя
извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем
за две недели до его начала.

По
нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель
определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения
работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п.

Также считаем допустимым
внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12.

В одной из них
работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в
другой — указать дату уведомления о начале отпуска».

Следует обратить внимание, что Роструд в данном
Письме не рассматривает возможность уведомления офисного работника о дате
начала отпуска в электронном виде.

При этом отметим, что дистанционного работника можно уведомить о начале отпуска и получить
от него подтверждение об уведомлении путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными ЭП обеих
сторон.

Так, согласно ст. 312.1 ТК РФ

«В случаях, если в соответствии с ТК РФ
работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с
принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его
трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями,
требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными
документами между работодателем и дистанционным работником»

Таким образом, возможность ознакомления с
извещением о дате начала отпуска в электронной форме прямо предусмотрена ТК РФ
только для дистанционных работников.

Как указано в ст. 312.1 ТК РФ далее,

«В случае, если главой 49.

1 ТК РФ
[регулирующей труд дистанционных работников] предусмотрено взаимодействие
дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и
работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи
дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и
работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными
нормативными правовыми актами РФ.

Каждая из сторон указанного обмена обязана
направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного
документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о
дистанционной работе».

Таким
образом, ознакомление работника с уведомлениями работодателя о дате начала
отпуска работника допускается только с использованием усиленных
квалифицированных ЭП работника и работодателя.

Согласно п. 1 ст. 5 Закона № 63-ФЗ информация в
электронной форме, подписанная квалифицированной ЭП, признается электронным
документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью, и в общем случае может применяться в любых
правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Таким
образом, если направляемый работнику документ подписан квалифицированной ЭП, он
автоматически приравнивается к собственноручно подписанному работодателем документу
в бумажной форме и имеет юридическую силу – для этого работодателю не
обязательно издавать внутренний нормативный акт.

Как оформить командировку, чтобы не иметь проблем с налоговой

Расскажем, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.

Налоговый инспектор предъявит претензии, если работодатель неправильно рассчитал налог на прибыль, не удержал НДФЛ и не начислил взносы, когда это требовалось.

Налоги и взносы доначислят, а еще придется платить пени и штрафы. Размер этих выплат зависит от того, какую сумму командировочных расходов не примет налоговая, а компания не сможет защитить. Приведем пример по налогу на прибыль с общей ставкой 20%.

Компания оплатила пользование VIP-залом в аэропорту и билеты бизнес-класса двум сотрудникам не из руководящего состава. Сумма, на которую компания, по мнению налоговой, завысила командировочные траты, — 100 000 руб. Сумма доначисленного налога составит 20 000 руб. (100 000 х 20%). Сумма пеней и штрафов будет зависеть от периода, который бюджет не получал налоги.

Расходы на оплату труда, к которым относятся командировочные расходы, — одна из больших статей расходов, на которые компании уменьшают свои доходы. Поэтому налоговики пристально следят за тем, как вы формируете эти расходы, и насколько можете их оправдать.

Работодатель должен выплатить работнику средний заработок и суточные за период командировки, а также возместить (ст. 168 ТК):

• затраты на проезд;
• цену проживания;
• расходы, которые предусмотрели в локальном нормативном акте.

Командировочные траты, которые работник обосновал и подтвердил документами, получится списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Работодатель не удерживает с этих сумм НДФЛ и не начисляет взносы.

Непредусмотренные и необоснованные траты списать на расходы нельзя. К тому же они считаются доходом работника. Работодатель должен:

• возместить расходы из чистой прибыли;
• удержать НДФЛ с выплат работнику;
• начислить на эти суммы взносы.

Если этого не сделать, компания получит претензии налоговой, должна будет перечислить в бюджет доначисленные налоги, взносы, пени и штрафы. Избежать этого можно с правильными документами.

Не сможете обойтись только без приказа о направлении работника в командировку (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но есть документы, которые по закону не требуются, но помогают объяснить длительность командировки и оправдать командировочные расходы. Расскажем, когда могут быть полезны служебные задания и командировочные удостоверения, и чем их можно заменить. 

Приказ о командировке. В приказе следует указать место и даты командировки, а также цель поездки, если не оформляете отдельно служебное задание.

Приказ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель руководителя. С приказом ознакомьте под подпись командированного работника и других заинтересованных сотрудников.

Тимофеев работает в Москве наладчиком оборудования. Его направляют в командировку в Екатеринбург с 17 по 19 мая. В приказе указали: город командировки и компанию, даты, когда Тимофеев будет выполнять служебное задание, а также подробно описали цель поездки и результат его работы. С приказом о командировке под подпись ознакомили Тимофеева, его непосредственного руководителя и бухгалтера.

Сопоставьте даты в приказе и в билете. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.

Например, 1 апреля работника предупредили о том, что 5 апреля он поедет в командировку в Волгоград. Работник захотел провести в Волгограде выходные и 1 апреля взял билет с вылетом вечером 2 апреля. Приказ о командировке издали только 5 апреля и указали в нем эту же дату начала командировки.

Дата покупки билета значения не имеет, но важно, в какой день работник уехал. В нашем примере это случилось раньше даты выезда, которую указали в приказе.