Приказ о наделении правом электронной подписи
Решаем вместе
Не убран снег, яма на дороге, не горит фонарь? Столкнулись с проблемой — сообщите о ней!
Оцените уровень качества работы МУ Ишалинский ФСЦ
Оцените уровень качества работы МУ СДК «Кр. Октябрьский»
[Версия для печати]
| 20.12.2016 | ||||||||||
| 133-рп | ||||||||||
| Распоряжение Администрации Ишалинского сельского поселения | ||||||||||
| О назначении лиц, уполномоченных работать в единой информационной системе российской федерации в сети интернет для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг | ||||||||||
В целях исполнения требований Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»: 1.Наделить правом использования электронной подписи (далее — ЭП) электронных документов при формировании и размещении информации об учреждении в Единой информационной системе в Российской Федерации в сети Интернет для размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг следующих сотрудников:
2.Назначенные в п. 1 настоящего приказа сотрудники несут персональную ответственность за:
Глава Малышев Н.А. С приказом ознакомлена: Экономист-бухгалтер Юлдыбаева Л.Ш. |
КонсультантПлюс Краснодар — Образец приказа о назначении ответственных за формирование и подписание электронных документов о приемке по Закону N 44-ФЗ
Категория: Специалисту по госзакупкам
Применимые нормы: ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ
Составлять такой приказ не обязательно, Законом N 44-ФЗ он не предусмотрен, утвержденной формы или требований к содержанию нет. Однако рекомендуем его издать для организации работы по электронной приемке и назначения ответственных лиц.
В целях организации электронной приемки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, результатов отдельных этапов исполнения контрактов в соответствии с ч. 13 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» Приказываю:
Директор ФГБУК «Музей» Бойко Бойко П.П. Лист ознакомления с Приказом Заместитель директора по общим вопросам |
Приказ о наделении правом электронной подписи: как оформить, образец, где хранится и сколько действует
- На практике, особенно в крупных компаниях, руководитель организации физически не может охватить все направления деятельности (производство, закупки, финансы, бухгалтерия, кадры, администрирование и прочие), поэтому вынужден делегировать часть своих полномочий.
- Подобный подход распространяется и на электронный документооборот.
- В этом случае чтобы узаконить передачу части своих полномочий, а также обезопасить себя на случай неправомерных действий со стороны подчиненных, руководитель издает распорядительный акт о делегировании полномочий (приказ о наделении правом распоряжения ЭЦП). Для этого потребуется:
- выделить перечень должностных лиц, имеющих доступ к закрытому ключу ЭЦП компании;
- определить, какой ключ будет доступен представителям;
- обозначить полномочия заместителей, а также обязанностей в процессе использования ЭЦП;
- установить и ознакомить причастных с мерами безопасности, связанными с хранением и использованием ЭЦП.
Перечень полномочий конкретного доверенного лица определяется в приказе о делегировании полномочий. Поэтому удостоверяющие центры, электронные площадки, партнеры (контрагенты) часто требуют копии таких приказов, чтобы четко понимать об правах, возможностях и полномочиях должностного лица.
Кто оформляет
Каждая компания самостоятельно определяет порядок организации и ведения внутреннего делопроизводства. Но это вовсе не означает, что руководитель самостоятельно обязан составлять, подписывать, регистрировать проект приказа о делегировании полномочий.
Стоит обозначить, что конкретный сотрудник, который будет писать подобный распорядительный акт, в каждой компании будет отличаться. И это зависит не только от внутреннего порядка, но и направления, где используется ЭЦП.
Поэтому, при оформлении и согласовании документов о назначении ответственного, целесообразно привлекать таких сотрудников:
Наделенное полномочиями лицо. Тут может быть заместитель, главный бухгалтер, бухгалтер, кадровый специалист и другие. Это необходимо, чтобы правильно выписать полномочия, которые будут делегированы.
Юриста. Отвечает за парильное составление приказа на предмет соответствия его требований нормам законодательства, а также проверяет указанные исполнителями полномочия в соответствии с их должностными обязанностями.
Специалист по внутренней безопасности. Важно, чтобы в подобном приказе в обязательном порядке присутствовали нормы о хранении, использовании, ограничении доступа третьих лиц к закрытому ключу ЭЦП.
Другие лица, перечень которых определяется руководителем компании. Здесь все зависит от специфики работы конкретной компании.
Помните, никто не запрещает руководителю лично написать и подписать приказ о назначении ответственных за использование ЭЦП. Но лучше, чтобы к этому процессу были привлечены специалисты.
Что необходимо указать в распоряжении
Теперь немного о самом распорядительном акте. Чтобы исключить двузначные трактовки, недопонимание, а также возможные споры в будущем, приказ о назначении ответственных в обязательном порядке должен иметь такие реквизиты:
- Полное наименование компании, ее юридический адрес, государственные регистрационные реквизиты (госрегистрацию, расчетный счет).
- Дату составления и регистрационный номер.
- В преамбуле приказа обозначаются основания для делегирования полномочий, с указанием законодательных и нормативных документов, что это предусматривают.
- В приказной части в обязательном порядке должно быть указано ФИО, должность наделяемого полномочиями лица, тип ЭЦП, какие документы имеет право подписывать. Тут же указываются меры безопасности, связанные с хранением и использованием ЭЦП. Можно делать отсылку на отдельное внутреннее Положение (если подобный документ действует в организации).
- Приказ подписывается руководителем компании (на которого оформлялось ЭЦП). Его подпись может заверяться печатью.
- Наделенных полномочиями лиц необходимо ознакомить с таким приказом под роспись.
Образец приказа можно сачать тут: Пример приказа о наделении правом подписания ЭЦП
Где хранятся и сколько действуют распоряжения
- Приказ о наделении правом подписания документов ЭЦП действует весь период работы конкретного сотрудника.
- Если в компании не менялись реквизиты, руководитель, сотрудник не переходил на другую должность, в его должностные обязанности не вносились изменения – не обязательно переиздавать приказ после каждого годового окончания действия ЭЦП.
- Подобные документы хранятся:
- в делопроизводстве компании – оригинал документа;
- в удостоверяющем центре – заверенная организацией копия;
- на электронных торговых площадках, в контрагентов, партнеров (по их требованию) – заверенная предприятием копия.
Если в компании сменился руководитель, произошла смена уполномоченного сотрудника, случилась компрометация ЭЦП – приказ о наделении правом необходимо пересматривать, обновлять и актуализировать.
Копии обновлённого приказа потребуется предоставить всем причастным лицам и организациям.
Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 14 сентября 2020 г. N 472 “Об утверждении Формата электронной подписи, обязательного для реализации всеми средствами электронной подписи”
До 2021 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:
- право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица и (или) иным сотрудникам, наделенным правом первой подписи на основании распорядительного акта или доверенности (п. 7.5);
- право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухучета на основании распорядительного акта (п. 7.6).
В инструкции Банка России от 30.05.2021 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.
Таким образом, указанное понятие законодательством:
- в качестве обязательного не предусмотрено;
- может применяться для внутренних целей любым хозяйствующим субъектом.
Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях.
Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.
Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.
Акт приема-передачи электронной подписи
Составление рассматриваемого акта фиксирует сам факт передачи подписи. Однако важно знать, что подобная передача законодательством не предусмотрена. По этой причине лицо, осуществляющее такую передачу, действует на свой страх и риск, ведь с передачей подписи его ответственность продолжает действовать в том же объеме, что и до факта передачи.
Статья 10 Федерального закона от 06.04.2021 N 63-ФЗ содержит перечень обязанностей лиц, осуществляющих документооборот с использованием усиленных ЭЦП.
В их числе:
- обеспечивать конфиденциальность ключей ЭЦП и не допускать их использование другими без их согласия;
- не применять ключ ЭЦП при подозрении, что его конфиденциальность нарушена.
Из указанной нормы следует вывод, что передача ЭЦП другому лицу теоретически допускается, но с согласия владельца такой подписи. Если же ЭЦП использована или имеется риск ее использования другим лицом без такого согласия, ее конфиденциальность считается нарушенной.
Равно как не предусмотрена возможность передачи подписи, отсутствует и унифицированная форма документации, сопровождающей подобные действия. Но одно основное правило при составлении акта передачи ЭЦП соблюсти необходимо.
Как уже было указано выше, передача ЭЦП возможна с согласия ее владельца. Следовательно, составляя рассматриваемый документ, необходимо отразить данный факт в его тексте.
https://www.youtube.com/watch?v=rBFwaLikvjQ\u0026pp=ygVV0J_RgNC40LrQsNC3INC-INC90LDQtNC10LvQtdC90LjQuCDQv9GA0LDQstC-0Lwg0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHQuA%3D%3D
К примеру, условие о передаче в акте может быть составлено следующим образом: «Генеральный директор ООО «Строймонтажконструкция» Иванов И.С. передает сертификат ключа электронной подписи от имени Иванова И.С.
главному бухгалтеру Карташовой М.Т. и наделяет Карташову М.Т. полномочиями по использованию ЭЦП Иванова И.С.
для подписания отчетности, направляемой в контролирующие органы, и выражает согласие на такое использование».
Кроме этого в акте следует отразить:
- дату передачи;
- срок действия соответствующих полномочий;
- факт принятия ключа подписи тем лицом, которому он передан;
- подписи передающей и принимающей сторон.
Составлением указанного документа передающая сторона сможет зафиксировать факт передачи ЭЦП. Однако использовать этот акт в качестве юридического обоснования того факта, что получившее ключ ЭЦП лицо стало обладателем соответствующих полномочий по подписанию документов в случае возникновения спорной ситуации, будет затруднительно. При этом не важно:
- какому именно должностному лицу передана ЭЦП;
- какими документами оформлена передача и оформлена ли вообще;
- соглашалось ли принимающее лицо на наделение его соответствующими полномочиями или нет.
Вне зависимости от указанных обстоятельств ответственность за последующие действия и факты, связанные с подписанием документов подобной ЭЦП, будет лежать на ее владельце, т.к. иное законодательством не предусмотрено. Доказать обратное будет возможно лишь при несанкционированном использовании ключа ЭЦП. О факте подобного использования должен быть уведомлен удостоверяющий центр.
Использование на предприятиях
Электронная подпись может использоваться в различных сферах. Наиболее часто она применяется во время участия в торгах.
Существует следующая классификация торговых площадок:
- государственные заказы;
- коммерческие торги;
- продажа имущества.
Владелец электронной подписи может принимать участие в тогах, не покидая своего офиса, что дает возможность значительно сэкономить время. ЭПЦ также дает возможность участвовать в международных сделках, что является дополнительным способом развития своего бизнеса.
Электронная подпись может также быть использована при сдаче отчетности. В соответствии с действующим законодательством предприятия должны сдавать в государственные органы различные отчеты о своей деятельности.
Составление подобных документов – процесс довольно сложный и долгий. Использование электронной подписи и сдача отчета в электронном виде делают данную процедуру более легкой и быстрой. Учитывая легкость организации подобной процедуры, многие субъекты предпринимательства предпочитают сдавать свои отчеты в таком виде.
Кроме того наличие электронной подписи дает возможность осуществить переход на безбумажный документооборот. Это повышает эффективность работы предприятия. В частности, при электронном документообороте значительно возрастает оперативность осуществления обработки документов, производительность работников.
Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила оформления электронной подписи, и каждый желающий может получить ее без каких-либо проблем или затруднений.
Классификация
Существуют несколько видов электронной подписи, которые указаны в ФЗ “Об электронной подписи”.
В частности, данный законодательный акт предусматривает следующие виды ЭПЦ:
| Простая | При создании данного вида электронной подписи не используются специальные криптографические методы. |
| Усиленная неквалифицированная | Этот вид ЭПЦ создается с помощью криптографических изменений. |
| Квалифицированная | Данная электронная подпись создается с помощью криптографических изменений, а при ее генерации используется специальная ключ, который был выдан уполномоченным удостоверяющим центром. |
Простая электронная подпись служит лишь подтверждением, что определенный электронный документ исходит от ее владельца, а усиленная подпись дает возможность не только идентификации отправителя документа, но и подтверждает тот факт, что после подписания документа в нем не были введены какие-либо изменения.
https://www.youtube.com/watch?v=rBFwaLikvjQ\u0026pp=YAHIAQE%3D
Квалифицированная подпись обладает теми же характеристиками, что и усиленная. Но она выдается только специализированным учреждением, а при ее генерации используется специальный ключ. Согласно требованиям действующего законодательства только квалифицированная подпись придает электронному документу юридическую силу. Только она заменяет печать компании и рукописную подпись.
Наличие квалифицированной электронной подписи обязательно при предъявлении электронных документов в различные государственные органы (например, ФНС, ПФР и т.д.). Закон также дает возможность использования других видов электронных подписей. В частности, они могут быть применены между субъектами предпринимательства на основании совместного соглашения.
Бланк приказа о назначении владельца электронной подписи
Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?
Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.
- из бухотчетности исчезла строка для подписи главбуха (приказ Минфина РФ от 06.04.2021 № 57н);
- обязанность в проставлении второй подписи главбухом на платежных документах законодательно не предусмотрена (инструкция № 153-И);
- из закона от 06.12.2021 № 402-ФЗ о бухучете исчезли посвященные отдельно главбуху положения ст. 7 (утратившего силу закона № 129-ФЗ о бухучете), предусматривающие, в частности, обязанность подписания главбухом денежных и расчетных документов, а также финансовых и кредитных обязательств;
- функции главбуха руководитель фирмы вправе возложить на себя (ст. 7 закона № 402-ФЗ);
- по мнению Минфина РФ, профессия бухгалтера в скором времени совсем исчезнет с рынка труда — как считает ведомство, ее заменят современные электронные технологии.
Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.
При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.
В отдельных нормах законодательства встречаются ссылки на подпись главбуха — например, в п. 4.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2021 № 3210-У сказано, что кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир.
- Таким образом, альтернатива подписи главбуха предусмотрена и в этом случае.
- Изучайте требования к ведению кассовых операций с помощью размещенных на нашем сайте статей:
- В результате современному главбуху, заступая на должность, без специальных оговорок и (или) оформления специальных письменных указаний в отношении порядка проставления его подписи на документах сориентироваться в данном вопросе сложно.
Внести ясность в такой ситуации помогает специальный приказ. Как его составить, расскажем в следующем разделе публикации.
Можно ли передать эцп другому лицу по доверенности?
29 апреля 2021
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Передача другому лицу ключа электронной подписи по доверенности законом не предусмотрена. Владелец электронной подписи вправе лишь согласовать ее техническое использование с согласия и под контролем владельца при условии соблюдения конфиденциальности ключа такой подписи.
Обоснование вывода: Прежде всего отметим, что подпись — обязательный реквизит любого документа, придающий ему юридическую силу (ст. 160 ГК РФ, ст. 57 ТК РФ, ст. 313 НК РФ, ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2021 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Электронная подпись (далее — ЭП) является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.
2021 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее — Закона N 63-ФЗ). Закон N 63-ФЗ регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, а также во всех случаях, установленных федеральными законами (ст.
1 Закона N 63-ФЗ). Под ЭП понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст.
2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды ЭП: простая и усиленная. Усиленная ЭП бывает неквалифицированная и квалифицированная.
От простой усиленную ЭП отличают обязательное наличие ключа ЭП (уникальной последовательности символов, предназначенной для создания электронной подписи) и ключа проверки ЭП (уникальной последовательности символов, однозначно связанной с ключом электронной подписи и предназначенной для проверки подлинности электронной подписи), указанного в соответствующем сертификате — электронном документе или документе на бумажном носителе, выданном удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающем принадлежность ключа проверки ЭП владельцу сертификата ключа проверки ЭП (п.п.
2, 3, 5, 6 ст. 2, п.п. 2, 3 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Для неквалифицированной ЭП сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие такой ЭП признакам неквалифицированной ЭП может быть обеспечено без использования этого документа (п. 5 ст.
5 Закона N 63-ФЗ). Тогда как одним из требований, которым должна соответствовать квалифицированная ЭП, является требование об указании ключа проверки ЭП в квалифицированном сертификате (п. 1 ч. 4 ст. 5 Закона N 63-ФЗ). Как следует из п. 2 ч. 2, ч. 3 ст.
14 Закона N 63-ФЗ, сертификат ключа проверки ЭП может быть выдан и юридическому лицу. В этом случае в нем указываются наименование и место нахождения юридического лица, а также физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности.
Иначе говоря, это может быть или руководитель, или иное лицо, уполномоченное доверенностью. При этом ограничений по количеству сертификатов, выдаваемых одному юридическому лицу, законодательством не установлено. Иначе говоря, ЭП может быть оформлена как на руководителя, так и на иное лицо, действующее на основании доверенности.
При этом в соответствии с п. 1 ст. 10 Закона N 63-ФЗ при использовании усиленных ЭП участники электронного взаимодействия обязаны в том числе обеспечивать конфиденциальность ключей ЭП, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей ЭП без их согласия.
Такая формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ключей ЭП другими лицами с согласия участника электронного взаимодействия.
В противном случае речь идет о нарушении конфиденциальности ключа ЭП, о котором ее владелец обязан уведомить удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки ЭП, и иных участников электронного взаимодействия в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.
Он также обязан не использовать ключ ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена (п.п. 2, 3 ст. 10 Закона N 63-ФЗ). Тем не менее норма п. 1 ст.
10 Закона N 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной ЭП другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности (ст.
185 ГК РФ), но только указывает на техническую возможность простановки ЭП другим лицом (например, техническим специалистом) с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки ЭП.