Оформите электронную подпись для любых нужд сотрудников, чтобы повысить эффективность их работы и ускорить документооборот компании.

Изменения 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Согласно изменениям в 63-ФЗ «Об электронной подписи», с 1 января 2022 года руководители ЮЛ, ИП и нотариусы получают квалифицированную электронную подпись (КЭП) в Удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц (таким является ПАО Сбербанк). Руководители кредитных организаций, некредитных финансовых организаций и операторы платёжных систем получают КЭП в УЦ Банка России, а должностные лица госорганов — в УЦ Федерального казначейства.

Для получения КЭП в УЦ ФНС (в том числе в ПАО Сбербанк) необходимо иметь токен и лицензионное ПО для работы с подписью. Заказать всё необходимое можно на нашем сайте.

Удостоверяющий центр СберКорус прошёл аккредитацию по новым правилам, а значит, сотрудники организаций и физические лица могут по-прежнему получать электронную подпись у нас.

Какая электронная подпись подойдет работнику

Электронная подпись работника позволяет подписывать внутренние и внешние электронные документы. В зависимости от степени защиты подпись обладает разными функциями. Чем выше защита, тем больше возможностей, но не всем сотрудникам они необходимы. Разберем типы подписи и сферы их применения.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Простая электронная подпись (ПЭП) Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Простая электронная подпись — это одноразовые пароли или пара логин/пароль. В системе электронного документооборота (СЭД) обычно реализуется в момент авторизации. После чего любое действие пользователя в системе содержат данные о его личности.

Кому пригодится и для чего

Всем сотрудникам компании. Для внутреннего обмена документами, которые государство не требует «под роспись». Подходит для:

• согласование документов
• визирование внутренних документов
• исполнение документов
• утверждение резолюций
• ознакомление с документами и резолюция

Низкая, ПЭП не защищает документ от изменений. Поэтому ее нельзя использовать для обмена документами с госорганами и контрагентами. Подлинность легко оспорить в суде.

Чтобы использовать простую подпись в электронном документообороте, нужно:

1. Внедрить СЭД или доработать, если компания уже использует систему;
2. Настроить администрирование и поддержку;
3. Разработать нормативные документы.

Использование ПЭП в СЭД необходимо отметить в трудовом договоре с сотрудником.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная электронная подпись состоит из сертификата и ключевой пары. Получить НЭП можно в любом удостоверяющем центре, выпустить внутри компании или использовать центр сертификации Microsoft.

Кому пригодится и для чего

Для внутреннего и внешнего документооборота:

• руководителям среднего и высшего звена
• участникам процесса согласования документов (юристы, финансисты, бухгалтеры и т.п.)

Подпись с более высоким уровнем защиты, чем у ПЭП. НЭП не подойдет для сдачи отчетности в госорганы. Для электронного обмена документами с партнерами нужно заключить дополнительное соглашение и разработать нормативы.

• Внедрить или доработать используемую СЭД для интеграции средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
• Получить НЭП в удостоверяющем центре или через инфраструктуру Microsoft.

Квалифицированная электронная подпись состоит из сертификата и ключевой пары, защита которых соответствует требованиям ФЗ-63 и ГОСТ. Получить КЭП можно только в удостоверяющих центрах с аккредитацией от Минцифры РФ.

Кому пригодится и для чего

КЭП подходит генеральному директору и специалистам, которые подписывают документы от лица компании. Квалифицированная электронная подпись обладает самым широким набором возможностей, не требует дополнительных соглашений или регламентов. С КЭП можно:

• Участвовать в электронном документообороте;
• Сдавать электронную отчетность в госорганы;
• Участвовать в торгах и госзакупках;
• Работать с госпорталами;
• Регистрировать онлайн-кассу в ФНС;
• Работать с системами контроля Честный ЗНАК, ЕГАИС и Меркурий.

Самый высокий уровень защиты.

Оформить подпись юрлица на каждого сотрудника в удостоверяющем центре с аккредитацией от Минцифры РФ.

Табели, приказы на отпуск/командировку, расчетные листы

Инструкции, заявления, служебные записки, кадровые документы, соглашения, договоры

+/- (может потребоваться доп. соглашение)

Юридически значимые документы

-/+ (может потребоваться доп. соглашение)

Подробнее о видах подписей и их особенностях читайте нашу статью

Чтобы понять, какая подпись нужна сотруднику организации, определите сферы применения и степень ответственности. Чем больше полномочий у сотрудника и выше юридическая значимость электронного документа, тем сильнее должна быть защита электронной подписи.

Как получить электронную подпись (ЭЦП) сотрудника

Удостоверяющий центр СберКорус имеет аккредитацию Минцифры РФ, поэтому у нас вы можете оформить квалифицированную электронную подпись. Есть два способа:

Электронная подпись сотрудника в кадровом электронном документообороте

Компании переходят на кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы ускорить кадровые процессы, сэкономить на ресурсах (канцелярия, организация архива) и оптимизировать работу сотрудников. Для подписания документов в собственных информационных системах КЭДО или сервисах сотрудникам компании потребуется электронная подпись. Сравним виды подписей.

• Только через государственную систему «Работа в России».

• Для любой информационной системы (ИС).
• Выпускает удостоверяющий центр без аккредитации.

• Для любой ИС.
• Выпускает удостоверяющий центр с аккредитацией Минцифры РФ, поэтому цена выше.

Руководителю для работы с КЭДО подходит только КЭП, функций НЭП для него недостаточно.

Подключите сервис электронного кадрового документооборота (КЭДО)Переходите на электронные кадровые документы с сервисом КЭДО от СберКорус. Автоматизируйте рутинные кадровые процедуры и подписывайте любые документы с работниками удаленно.

Купить электронную подпись для работника

Электронная подпись сотрудника

Включает:

• Квалифицированная электронная подпись
• Лицензия «КриптоПро CSP» на год
• Помощь в настройке рабочего места для работы с электронной подписью

Подходит для:

• Электронный документооборот
• Работа с госпорталами и информационными системами
• Участие в торгах на федеральных площадках

Электронная подпись от надежного поставщика

Более 10 лет на рынке

С 2008 года мы изготавливаем сертификаты электронной подписи, знаем все тонкости процесса и подводные камни

100% дочка ПАО Сбербанк

Мы являемся частью одного из самых крупных банков страны. Постоянство и надежность — вот наше кредо

Более 1 000 000 выданных подписей

За время своей работы мы выдали более 1 000 000 электронных подписей

Удостоверяющий центр «КОРУС Консалтинг СНГ» аккредитован Минцифры РФ и обладает полномочиями по изданию и выдаче квалифицированных электронных подписи юридическим и физическим лицам в соответствии с требованиями № 63-ФЗ

Контакты

Подробную информацию об условиях приобретения ЭЦП для работников организаций, перечне документов, а также о стоимости уточняйте у специалистов Удостоверяющего центра СберКорус.

Москва Санкт-Петербург Новосибирск БЦ «Поклонка Place»ул. Поклонная, д. 3, стр. 4, 12 этажПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Выборгская застава»Большой Сампсониевский пр., д.68, лит. Н, пом. 1Н ПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

БЦ «Новосибирский Деловой Центр»ул. Октябрьская, д. 52, корпус А, офис 707ПН — ПТ 9:00-18:00

тел.: 8 800 100-8-812

Инструкция к действию: как получить электронную подпись физическому лицу или ИП

Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года

Широкое распространение компьютерной техники повлекло за собой постепенный переход с обычных документов на их цифровые аналоги. Чтобы они имели такую же юридическую силу, как и оформленные на бумажных носителях, их необходимо заверить электронной подписью (ЭП). Таковой считается зашифрованная информация в цифровом виде, прикрепленная к документу в такой же форме.

Владельцами ЭП могут стать рядовые граждане, индивидуальные предприниматели и организации. Получение электронной подписи в каждом из этих случаев имеет свои особенности, о чем мы и расскажем в настоящей статье.

Она бывает двух видов:

1. Простой, созданной при помощи паролей, кодов и других способов защиты. Ее можно сформировать самостоятельно, не обращаясь в специализированные организации. Чтобы она имела юридическую силу, сторонам, которые обмениваются документами в электронной форме, необходимо заключить соглашение, где обозначены правила использования ЭП.
2. Усиленной, полученной с помощью метода криптографического шифрования, а потому не подверженной взлому. Для ее создания используют специальные устройства, называемые средствами электронной подписи. Чтобы получить эту ЭП, понадобится обратиться в специализированные организации — удостоверяющие центры (УЦ), или подать заявление в МФЦ. Усиленная ЭП делится на два типа:
1. Неквалифицированную, она отличается от простой сферами ее применения.
2. Квалифицированную. Имеет все свойства неквалифицированной, но устройства для ее создания должны пройти сертификацию в ФСБ РФ. Она может служить аналогом обычной печати, требующейся для придания документу особой юридической силы.

Простая электронная подпись применяется при обычных деловых отношениях, при оказании государственных услуг. Ее принимают арбитражные суды в качестве доказательства достоверности электронного документа, но ее запрещено использовать при визировании цифровой информации, содержащей государственную тайну.

Усиленная неквалифицированная ЭП имеет те же сферы применения, что и простая, но не используется при оказании госуслуг. Квалифицированную электронную подпись надо оформить, если подается отчетность в контролирующие органы (ФСС, ПРФ, ФНС и другие уполномоченные государственные организации). Она понадобится, чтобы принять участие в торгах, проводимых в электронной форме.

Обратите внимание!

Простая электронная подпись позволяет определить лицо, удостоверившее документ. Усиленные ЭП, кроме сведений о подписанте, имеют информацию о вносимых в документ изменениях после его заверения.

Как получить электронную подпись для физического лица

Для оформления простой ЭП никуда обращаться не надо. По соглашению участников деловых отношений ею может быть признано обычное электронное письмо, для создания которого используется индивидуальный логин и пароль.

Исключения составляют те случаи, когда происходит взаимодействие с информационной системой, имеющей неограниченный круг пользователей.

Она выпускает правила создания и применения электронных подписей, которыми визируются принимаемые ей виртуальные документы.

В такой ситуации следует обратиться к ее оператору, который подскажет, какие надо предпринять действия, чтобы стать владельцем ЭП, используемой в этой системе.

Нарушение правил, установленных информационной системой, влечет за собой признание электронной подписи недействительной.

Перечень документов для получения электронной подписи

Чтобы получить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись, необходимо подать в удостоверяющий центр или МФЦ следующие документы:

• заявление на изготовление ЭП;
• свидетельство, подтверждающее регистрацию в налоговом органе и присвоение ИНН;
• паспорт будущего владельца электронной подписи или его нотариально заверенную копию;
• СНИЛС заявителя.

Обратите внимание!

Если ЭП оформляется на доверенное лицо, то в таком случае представляется нотариальная доверенность на него, а также копия паспорта этого гражданина.

Как получить электронную подпись для ИП

Так как частный предприниматель имеет статус физического лица, то при оформлении ЭП он представляет в удостоверяющий центр или МФЦ те же документы, что и обычный гражданин. Дополнительно к заявлению прикладываются:

• выписка из ЕГРИП;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• свидетельство о госрегистрации гражданина как частного предпринимателя.

Если распоряжаться ЭП будет другой человек, например, наемный работник, то при подаче заявления необходимо дополнить пакет документов его паспортом и доверенностью на него, в которой указать, что он имеет право оформлять электронную подпись от имени частного предпринимателя.

Получение ЭП – не бесплатная услуга, поэтому в удостоверяющий центр гражданину или индивидуальному предпринимателю необходимо будет представить квитанцию или банковскую выписку, подтверждающую перечисление средств.

Выдача электронной подписи

После получения сотрудником УЦ пакета документов заявитель договаривается с ним о дате и времени, когда необходимо явиться, чтобы получить электронную подпись.

Удостоверяющий центр предоставляет владельцу ЭП сертификат ключа.

Он может быть выдан в электронной форме или на бумажном носителе и подтверждает право владения ЭП, в нем содержит открытый ключ, необходимый для использования цифровой подписи.

Кроме этого, новый собственник ЭП получает на руки носитель информации, которым обычно являются устройства (e-Token, руТокен) внешне похожие на обычную USB-флешку. С их помощью можно создавать цифровую подпись и визировать ею электронные документы.

Обратите внимание!

Обычные удостоверяющие центры могут выдавать усиленную неквалифицированную электронную подпись. Чтобы оформить квалифицированную ЭП, надо подать документы в УЦ, который прошел государственную аккредитацию в Минкомсвязи РФ.

Резюме

Чтобы документы в электронном виде имели юридическую силу, их необходимо заверить электронной подписью. Она бывает двух видов: простой и усиленной. Последняя делится еще на два типа: квалифицированную и неквалифицированную. Простую ЭП можно сформировать самостоятельно посредством кодов и паролей. Для получения усиленных необходимо обратиться в удостоверяющий центр или МФЦ.

Для оформления электронной подписи надо написать заявление, приложив к нему требуемый пакет документов. При выдаче ЭП ее владелец получает на руки свидетельство ключа электронной подписи, а также специальное устройство, с помощью которого он будет ею пользоваться.

Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Все об ЭЦП для сотрудника

Электронная подпись сотрудника позволяет удаленно заверить документы и сократить бумажный документооборот в компании. Это аналог рукописной подписи для электронных документов.

Рассмотрим, как оформить ЭЦП на сотрудника, как с ней работать, какие бывают виды электронных подписей и какие понадобятся ЭЦП для работников организации в зависимости от их функционала.

Чем различаются ЭП и ЭЦП

Для начала разберемся в терминологии. В законе «Об электронной подписи» № 63-ФЗ нет понятия «электронная цифровая подпись» (ЭЦП). Такой термин использовался в Законе «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ и был актуален до 2014 года. Однако практики нередко продолжают использовать аббревиатуру ЭЦП. Для общего контекста договоримся, что в нашей статье ЭП и ЭЦП означают одно и то же.

Виды ЭЦП для работников

Есть несколько видов ЭЦП для работников. Они отличаются функционалом и правилами применения, поэтому выбирать электронные подписи стоит с учетом задач, для решения которых они потребуются.

Простая электронная подпись (ПЭП)

ПЭП представляет собой сочетание логина, пароля и кода подтверждения. Последний может прийти на почту, в смс и т.д. Функционал ПЭП ограничен по сравнению с другими видами подписей — она лишь подтверждает тот факт, что ее сформировал конкретный человек. Удостовериться, что в документ не вносились изменения после подписания, с ее помощью невозможно.

Обратите внимание: если на бумажном носителе должны стоять подпись и печать, для заверения такого документа в электронном виде ПЭП не подойдет — понадобится усиленная электронная подпись.

ПЭП Госуслуги

По сути это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Этот вид ПЭП считается более надежным, так как учетную запись на Госуслугах необходимо подтвердить в МФЦ или через банковское приложение. Именно такой вид простой электронной подписи работника можно использовать в электронном документообороте (ст. 22.3 ТК РФ).

Однако работать с ней получится только у тех, кто обменивается документами через государственный портал «Работа в России». Тем, кто пользуется информационной системой работодателя, придется оформить другой вид ЭЦП.

Выбирать ПЭП Госуслуги имеет смысл, если бизнесу не нужны лишние траты и вы готовы часть документов подписывать на бумаге. Так, ПЭП не подойдет для подписания:

• договоров о материальной ответственности,
• трудовых договоров и согласия на перевод,
• договоров об образовании сотрудников,
• заявления об увольнении и отзыва такого заявления.

Этой подписью также нельзя подтвердить, что работник ознакомился с уведомлением об изменении условий трудового договора или документом о применении дисциплинарного взыскания.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

НЭП получают с помощью ключа электронной подписи за счет криптографического преобразования информации. Функционал такой подписи шире, чем ПЭП. Так, НЭП позволяет:

• определить, кто подписал документ,
• выяснить, вносились ли изменения в документ после его подписания.

Благодаря этому работник может использовать НЭП и для кадровых документов. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник устанавливают по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ). Однако эта подпись подойдет только организациям, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя.

Компания может обмениваться электронными документами не через портал «Работа в России», а через коммерческую информационную систему. Свой выбор организация фиксирует в локальном нормативном акте.

Такая система должна позволять:

• подписывать электронные документы в соответствии с ТК РФ,
• хранить эти документы,
• фиксировать, что документ получен.

Некоторые системы предусматривают дополнительные функции. Так, через EmplDocs by WiseAdvice можно автоматизировать кадровую рутину (отпуска, больничные и т.п.) и отслеживать процесс согласования и подписания документов.

НЭП Госключ

Согласно ТК РФ НЭП Госключ — это тип неквалифицированной электронной подписи, который получают с использованием инфраструктуры электронного правительства (ст. 22.3 ТК РФ). Такой подписью работник может подписать любой документ, но для этого ему понадобятся:

• подтвержденная учетная запись на Госуслугах,
• смартфон с модулем NFC (его используют для передачи данных на небольшое расстояние) и приложением «Госключ»,
• загранпаспорт нового образца.

Подпись НЭП Госключ можно использовать в любой системе электронного документооборота: как в системе работодателя, так и в портале «Работа в России».

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

КЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Такой подписью можно подписать любой документ. Правда и стоит ее оформление дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели предпочитают выбирать разные виды ЭЦП, а не оформлять КЭП всем сотрудникам.

Для формирования КЭП используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.

ПоказательПЭППЭП ГосуслугиНЭПНЭП ГосключКЭП

Функционал	Нельзя подписать документы, где нужна подпись и печать	Не все документы можно подписать	Не работает в портале «Работа в России»	полный для сотрудника	полный
С какой системой работает	система работодателя	портал «Работа в России»	система работодателя	все	все
Оформление	простое, с любого устройства	простое, с любого устройства	простое, с любого устройства	простое, но нужен смартфон с NFC и загран	сложное, нужно обратиться в УЦ
Надежность	низкая	средняя	средняя	средняя	высокая
Стоимость	бесплатно	низкая	низкая	низкая	высокая

Для удобства собрали ключевые характеристики разных видов ЭЦП в таблицу

Как оформить ЭЦП сотруднику

Процесс получения электронной подписи сотрудника зависит от вида ЭЦП, а оформления КЭП — еще и от задач сотрудника.

Как оформить простую электронную подпись на сотрудника

Простую электронную подпись работника оформляет работодатель при трудоустройстве — выдает ему логин и пароль. А вот ПЭП Госуслуги сотрудник делает самостоятельно, регистрируясь на портале.

Как оформить неквалифицированную электронную подпись на сотрудника

НЭП для сотрудника выпускает работодатель. Такую подпись можно записать на флешку, хранить в облаке или выдать сотрудникам логины и пароли.

НЭП Госключ работник получает самостоятельно через приложение «Госключ». Входят в него по логину и паролю подтвержденной учетной записи на Госуслугах.

Как оформить усиленную квалифицированную электронную подпись работника

Для получения КЭП сотруднику необходимо лично обратиться в Удостоверяющий центр (УЦ) или подать заявку удаленно, например, через Госуслуги.

В УЦ нужно будет представить паспорт, СНИЛС, ИНН, ОГРН физлица или ОГРНИП, документ с подтверждением полномочий.

В УЦ ФНС или ее доверенных лиц можно получить:

• ЭЦП для руководителей юридических лиц,
• ЭЦП для ИП и его сотрудников,
• ЭЦП для нотариусов.

• Для руководителей финансовых организаций, операторов платежных систем и бюро кредитных историй ЭЦП оформляют в УЦ Банка России.
• ЭЦП сотрудника организации для торгов и на других представителей госсектора — в УЦ Казначейства.
• Получить ЭЦП на сотрудников организации можно в аккредитованных УЦ, их список размещен на сайте Минцифры.

Темы

собственнику зарплата и кадры hr-директору