Законы

Акт о выделении к уничтожению бухг документов

Акт о выделении к уничтожению бухг документов

Акт об уничтожении документов оформляется, когда учреждение или компания хочет утилизировать документы, которые годами накапливались. Таковыми обычно бывают документы, которые пришли в негодное состояние, или содержание этих документов уже никому не нужно. В их число входят бумаги, где есть различная информация, но вышел срок их хранения. Обычно залеживаются материалы, которые являются архивными, и держать их на полках бухгалтерии или на складах нет никакой необходимости. Так как по истечении времени всегда накапливаются кипы бумаг, списывать такие документы приходится постоянно.

Чтобы уничтожить документы, назначается комиссия в составе двух и более человек. Лучше всего назначать работников разных отделов. Но в составе должен быть человек, который работает в отделе, чьи документы уничтожаются. В Акте они обязаны расписаться.

Своей росписью данные сотрудники подтверждают фактическое уничтожение документов. Соответственно, должны быть утилизированы именно те бумаги, которые для этого подготовлены. Нельзя допустить, чтобы нужные бумаги случайно были бы уничтожены. В связи с этим, к данному процессу нужно подходить со всей ответственностью.

Нужно иметь ввиду, что есть много документов, которые необходимо хранить в течение не трех лет, а пяти. Преждевременное списание таких документов может привести к серьезным проблемам в деле документооборота.

Порядок проведения процедуры

Повторим, что к делу уничтожения бумаг допускается специальная назначенная директором комиссия. Эта комиссия в комплексе занимается всей работой, включая подготовку документов, и по итогам всех работ, составлением Акта.

Так, вначале они обязаны ознакомиться со всей документацией. Внимательно просматривая их, отделяют те, которые подходят для уничтожения по следующим критериям: в дальнейшем нет надобности в этих документах, не представляют важность и наличие необходимости в будущем, истек срок хранения.

После просмотра оформляется Акт, где прописывается список бумаг для уничтожения. Далее выполняется утилизация. По завершению этой операции все члены комиссии проставляют свои подписи в Акте.

Как правильно уничтожить документы

Есть специальные методы утилизации бумажных документов. Один из них – сожжение. Но сжигать документы , то есть разводить огонь это небезопасно, и не везде возможно это сделать. К тому же вокруг будет много гари.

Другой способ – посредством специального приспособления, который «перемалывает» бумагу, так называемые уничтожители бумаг. Второй способ можно применить, если количество бумаг небольшое. На крупных предприятиях объемы таких бумаг слишком большие.

И выполнять эту работу членам комиссии, тратя на это свое рабочее время нет необходимости. Можно привлечь фирму, которая занимается этим делом на должном уровне.

В таком случае им нужно предоставить, так называемый передаточный Акт, где должны быть прописаны объемы, вес, дата, количество папок и другие необходимые данные.

Имея ввиду то обстоятельство, что бумаги, о котором идет речь, могут содержать различные информационные, финансовые и коммерческие данные, запрещается производить утилизацию простым сбросом их в мусорные контейнеры или использовать их, как макулатуру. Только уничтожение.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Акт не имеет своей специальной формы. Заполнять можно на усмотрение комиссии. Но если есть специальный разработанный бланк, тогда все записи лучше вести в таком бланке. Необходимо придерживаться определенных правил составления Акта:

  • Первой строкой прописывается наименование учреждения;
  • Персональные данные председателя и членов комиссии;
  • Перечень уничтожаемых документов, желательно оформленного в таблице.

При том условии, что если количество документов очень большое, бумаги нужно разделить по типам или по темам и вносить в список раздельно.

  • При необходимости указывается вес или объем уничтожаемых бумаг;
  • По окончании работ все члены комиссии расписываются.
  • Ставится подпись руководителя

В проставление печати необходимости нет, так как с 2016-го можно печати не использовать, чтобы утвердить какой-либо документ, тем более, что Акт относится к документу для внутреннего использования.

Акт оформляется от руки или на компьютере на обычной бумаге А4, или же лучше на фирменном бланке компании. Количество экземпляров может быть разным, чаще делается столько экземпляров, сколько членов комиссии и плюс один экземпляр для самого учреждения. Каждый экземпляр нужно оформить соответствующим образом, чтобы он имел юридическую силу.

Инструкции по заполнению Акта

1. В верхней правой части прописывается название организации и её организационно-правовая структура. Дата оформления Акта и порядковый номер. С левой стороны оставляется место для резюме руководителя и его подписи, указывается его должность и ФИО. Ниже в средней части пишется название документа.
2. В основной части должна быть следующая информация:

  • Приказ или распоряжение директора, на основании которого действует комиссия; номер и дата приказа.
  • Персональные данные председателя и членов комиссии (должности, ФИО).
  • Сведения о контрольной проверке, ознакомлении и сортировки документов, подлежащих уничтожению. Список этих документов должны быть вписаны в таблицу. Под таблицей указывается количество пунктов (написать цифрами и прописью), внесенных в перечень. Помимо вышеперечисленного, следует описать непосредственно факт утилизации. Можно добавить способ утилизации.

3. Акт подписывают все члены комиссии и вносятся расшифровки каждой подписи. Далее данный Акт предоставляется руководителю для утверждения. После проставления им своей подписи, процедуру уничтожения документов можно считать завершенной.

Хранения Акта

После выполнения всех вышеперечисленных действий, Акт со всеми подписями передается в архив организации для сохранности в течение предусмотренного законодательством времени. При хранении Акта в архиве он остается доступным. В необходимых случаях, Акт можно использовать, если понадобятся какие-либо подтверждения, касательно уничтоженных документов в спорных вопросах.

Скачать бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению:

Скачать бланк акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению:

Скачать образец акта о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению (в формате Doc, редактируется в Word)

Уничтожение документов

Акт о выделении к уничтожению бухг документов

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Читайте также:  Списание дел в архив

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

К записи 346 комментариев

Акт о выделении документов к уничтожению образец бланк

Акт о выделении документов к уничтожению это документ, рано или поздно необходимый любой организации.

Он составляется для уничтожения информации о делах, чей срок хранения истек, таким образом организация чистит свой архив и уменьшает его объемы.

Уничтожение документов без акта является незаконной деятельностью и карается законом. В данной статье рассмотрим содержание документа и правила его оформления.

Необходимость акта о выделении документов к уничтожению

Этот акт является основой для процесса уничтожения документов. Он представляет собой список разновидностей документов, подлежащих уничтожению, и краткого их описания.

Также в нем прописывается срок хранения документа, что фактически служит причиной для его уничтожения. Форма акта утверждена Росархивом и является приложением к основным правилам работы архива любой организации.

Дела, которые следует уничтожить, после утверждения акта переносятся в отдельное место хранения и содержатся отдельно от действующих. Далее дела отправляют в утилизацию, которую также подтверждают актом, но уже другим.

  • В акте содержится большое количество полей для дат: дата протокола экспертно-проверочной комиссии учреждения, дата оформления акта согласования с ЭПК, утверждения акта главой организации, дата вывоза и утилизации.
  • Такое количество чисел предназначено для быстрого восстановления хронологии событий.
  • Содержание акта
  1. Порядковый номер.
  2. Заголовок дела или группы дел. Сюда вносится точный заголовок документа, подлежащего уничтожению. Если документы имеют схожие заголовки, их вносят под один порядковый номер.
  3. Крайние даты. В раздел записываются даты окончания срока действия документов.
  4. Номер описи. Если при передаче дел в архив создавалась их опись, то в графу записывается день, месяц и год её проведения. Если же опись не делалась, графа остается пустой.
  5. Номенклатурный индекс дела или его номер по описи. Заносится номер дела, присвоенный ему в номенклатурном перечне.
  6. Количество единиц хранения. Количество дел, подлежащих уничтожению.
  7. Сроки хранения дел и соответствующие номера статей по перечню. Указывается срок хранения дел в годах и номер статьи в перечне, которому соответствует данное дело. В перечне, как правило, указаны самые типовые документы, отличные от документов, используемых организацией. В обязанности работника архива входит определение статей, к которым относятся уничтожаемые документы.
  8. Итоговая запись. Общее количество дел, подлежащих уничтожению.

Ниже расположен типовой бланк и образец акта о выделении документов к уничтожению, вариант которого можно скачать бесплатно.

Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

  • Главная ›
  • Бланки ›
  • Образец акта на уничтожение бухгалтерских документов

Бланк акта об уничтожении бухгалтерских документов нужно заполнить, когда заблаговременно назначенная комиссия определилась, какие документы она будет уничтожать. В зависимости от принятой в организации процедуры, может потребоваться 1 или 2 акта. Образец акта о фиксации факта уничтожения документов Образец акта о выделении документов к уничтожению Образец заполнения акта на уничтожение документов Открыть в КонсультантПлюс. Бесплатно. Готовое решение: как составить акт на уничтожение документов Открыть в КонсультантПлюс. Бесплатно.

Утилизацию бухгалтерских документов необходимо проводить в следующем порядке.

  1. Для того, чтобы определить перечень документов, у которых закончился срок хранения, необходимо создать экспертную комиссию. Создание комиссии экспертов утверждается приказом руководителя предприятия, в этом же приказе определяется состав комиссии экспертов. Экспертная комиссия обычно состоит из специалистов разных подразделений предприятия, которые могут установить ценность документов и принять решение об их уничтожении.
  2. Созданная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов. Без проведения экспертизы ценности невозможно определение бухгалтерских документов, которые подлежат уничтожению. Без проведения экспертизы уничтожать документы запрещено.
Читайте также:  Купля-продажа ценных бумаг усн

После подробного рассмотрения документов экспертная комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов, у которых закончился срок хранения в архиве. Бухгалтерские документы, согласно решению комиссии, вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, далее не подлежащих хранению.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов?

Акт необходимо составить по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.

Обратите внимание, организация должна обеспечивать сохранность документов не только на бумажных носителях, но и документов, которые хранятся в электронном виде. Электронные документы, у которых закончился срок хранения, должны быть уничтожены в том же порядке.

  1. Далее необходимо уничтожить документы, срок хранения которых истек. Уничтожить документы можно путем измельчения в шредере или иным способом, например, сжечь. Электронные документы уничтожают, удаляя файлы с электронных носителей информации. Для уничтожения документов компания вправе прибегнуть к услугам специализированных организаций. Это может понадобится, например, для оперативного уничтожения большого количества документов.

Обратите внимание, при уничтожении документов необходимо придерживаться следующих правил:

  • уничтожать документы необходимо санкционированно, согласно утвержденному порядку. Нельзя проводить изъятие бухгалтерских документов и уничтожать их без акта о выделении их к уничтожению;
  • уничтожать документы необходимо обязательно таким образом, чтобы полностью обеспечивалась строгая конфиденциальность всей содержащейся в них информации. Документы необходимо уничтожать со всеми копиями.
  1. После уничтожения документов необходимо оформить акт об уничтожении документов. Вы не обязаны составлять такой документ, однако он будет являться подтверждением факта уничтожения бухгалтерских документов. Вы можете указать в нем способ уничтожения документов (на бумажных и электронных носителях), перечень уничтоженных документов, их общее количество, основания для уничтожения.

Чтобы правильно составить акты на уничтожение бухгалтерских документов, ознакомьтесь с примером их заполнения.

Образец акта о фиксации факта уничтожения документов Образец акта о выделении документов к уничтожению Образец заполнения акта на уничтожение документов Открыть в КонсультантПлюс. Бесплатно. Готовое решение: как составить акт на уничтожение документов Открыть в КонсультантПлюс. Бесплатно. Посмотрите другие статьи и образцы документов раздела: Бухгалтерский учет

© 2006 — 2023 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Инструкция: составляем акт о выделении документов к уничтожению

Шаблоны и формы

В процессе хозяйственной деятельности организации образуется множество различной документации. Обязанность юрлиц — обеспечивать ее сохранность в течение установленных сроков. А что делать потом? Некоторые бумаги допустимо уничтожить. Разбираем порядок составления и оформления акта о выделении к уничтожению.

20 июня 2023
Илющенко Анна

Соблюдать сроки сохранности отчетности и бумаг очень важно, так как документацию вправе затребовать контролирующие органы (например, налоговики — ст. 93 НК РФ, поскольку без нее невозможно подтвердить налоговые вычеты, расходы по налогу на прибыль и т. п.).

Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, например;

Но как быть, когда сроки истекли? Организация вправе рассмотреть вопрос о том, чтобы уничтожить лишние бумаги, но речь не идет о том, что следует взять мусорную корзину и выбросить в нее все папки из шкафа. По законодательству, выделение дел и документов к уничтожению происходит строго в определенном порядке.

Прежде всего, отметим, что это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность.

Соответственно, руководитель организации или ИП сам вправе определить собственный порядок выделения дел документов к уничтожению, но этот порядок необходимо скоррелировать с Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526.

В частности, уничтожить организация или ИП вправе только дела с истекшим сроком годности и только после проведения экспертизы их ценности (п. 4.5 правил 526).

Алгоритм выделения документов к уничтожению

Рассмотрим, что надо сначала делать в последовательности действий по выделению документов к уничтожению, чтобы не нарушить нормы законодательства.

1 этап. Экспертиза ценности

Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из бумаг с истекшим сроком допустимо уничтожить.

Экспертизе подлежит и бумажная, и электронная документация.

По результатам экспертизы составляется реестр (перечень) дел, которые допустимо уничтожить. Приложением № 21 к правилами 526 утверждена форма акта, чтобы можно было сжечь давние документы или как-то иначе их уничтожить.

2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

По результатам работы экспертной комиссии составляется перечень дел, которые нет необходимости хранить. Особенности порядка составления акта и образец его заполнения мы рассмотрим в следующем разделе. Здесь же отметим, что только после утверждения этого документа руководителем допускается начинать непосредственную процедуру фактической утилизации документации.

В указанный акт включаются только дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (абз. 5 п. 4.11 правил 526). Например, в 2023 году в акт о выделении к уничтожению договоров купли-продажи движимого имущества включаются соглашения, составленные в 2017 году и ранее.

3 этап. Уничтожение документов

Уничтожить документацию необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности ее восстановить.

Процедура ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.

Так, способами «ликвидации» ненужной документации организация вправе избрать:

  • химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);
  • сжигание;
  • измельчение (шредирование).
  • Если говорить об электронных файлах, то они подлежат стиранию, удалению программно-техническими средствами.
  • Об уничтожении составляется акт, форма которого утверждается учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).
  • В нем указывается способ, как уничтожены те или иные документальные сведения, поэтому каждая группа дел, уничтоженная определенным способом, актируется отдельно.
  • Подписывают эту бумагу все участники экспертной комиссии, а утверждает ее руководитель организации.

Подробнее: порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Составляем акт выделения документов к уничтожению

Теперь более подробно рассмотрим характеристику акта о выделении документов к уничтожению в юрлице или у ИП. Он включает в себя, в частности, следующие реквизиты:

  • заголовок дела, который четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав дела. Например, в акте достаточно указать, что уничтожаются списки поставщиков (подрядчиков, исполнителей);

Уничтожение документов в архиве бухгалтерии: пошаговая инструкция

Перед тем, как отправить бумаги в шредер, убедитесь, что за это компанию не оштрафуют налоговики.

https://www.youtube.com/watch?v=ITkaKlW4wGc\u0026pp=ygVU0JDQutGCINC-INCy0YvQtNC10LvQtdC90LjQuCDQuiDRg9C90LjRh9GC0L7QttC10L3QuNGOINCx0YPRhdCzINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCy

Уничтожать можно только те документы, сроки хранения которых истекли, в соответствии с ФЗ о бухучете и приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Проверим, что говорит закон:

  • Первичные документы нужно хранить минимум пять лет. При этом срок хранения начинает течь с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
  • Учетные регистры, отчетность и иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета, также остаются в компании не менее пять лет.
  • Для целей налогового учета минимальный срок хранения — четыре года.
  • Если в предприятие участвует в судебных спорах, имеет претензии со стороны контрагентов, накладные и акты должны оставаться нетронутыми до разрешения разногласий. Срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет три года.

За отсутствие первичных документов, т. е. преждевременную их ликвидацию нарушители привлекаются к административной ответственности. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 руб.

для руководителя и 10 000 рублей для юрлица (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Гораздо более серьезные потери компания может понести, если для подтверждения позиции в судебном процессе у нее не окажется в наличии нужной накладной.

Итак, прежде чем приступить к уничтожению, нужно оценить информацию на бумажных носителях, проверить сроки хранения, убедиться в том, что документы больше не имеют для организации никакой ценности и практического значения.

Ждем вас 31 октября 2022 в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Читайте также:  Сокращение ставки в штатном расписании

Записаться на вебинар

Шаг № 1. Создание экспертной комиссии по уничтожению бухгалтерских документов

Пришло время разгрузить архив!

Чтобы запустить процедуру, создайте экспертную комиссию из числа сотрудников компании, а ее состав, функции и обязанности утвердите приказом директора.

В команду (минимум из трех человек) могут войти специалисты отдела бухгалтерии, юрист, офис-менеджер. Задействуйте и других работников, которые способны оценить практическое значение документов, отсортировать их, проверить актуальность.

Функционал комиссии примерно следующий:

  • отбор документации для уничтожения;
  • расформирование папок, в которых находятся документы с разным сроком хранения;
  • сшивка и расшивка документации;
  • принятие решений об уничтожении копий и дубликатов при наличии оригиналов документов на бумажных носителях;
  • составление актов ликвидации;
  • участие в процедуре ликвидации;
  • организация хранения тех документов, что не подлежат уничтожению в настоящий момент.

Например, если в процессе оценки будет обнаружено, что в одной папке подшиты акты с истекшим сроком хранения и еще актуальные бумаги для фирмы, такое дело придется расшивать и формировать заново. Подобной кропотливой и ответственной работой будет заниматься экспертная комиссия, поэтому пренебрегать этим этапом не стоит.

Как в вопросах ликвидации помогает Делис Архив? Данный сервис профессионально занимается хранением и обработкой офисной документации.

Специалистам Делис Архив можно делегировать: экспертную оценку сроков хранения, отбор, актирование процедуры, вывоз и утилизацию в шредере даже строго конфиденциальных бумаг. При желании уничтожение проводится в присутствии заказчика.

Шаг № 2. Оформление Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Результатом работы экспертной комиссии должно стать составление описи актуальных документов и отбор бумаг с истекшим сроком хранения. Первая категория, условно говоря, останется в архиве бухгалтерии, вторая — отправится в шредер. Для того чтобы описать и упорядочить документы, подлежащие уничтожению, составляют Акт.

Строгой унифицированной формы нет, можно использовать бланк из Правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры № 526, либо разработать акт уничтожения самостоятельно.

Вот некоторые правила оформления Акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»:

  • заполните табличную часть, описывать подробно каждое дело необязательно, достаточно указать общее количество единиц и сроки хранения в архиве;
№ п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы документов Количествоед. хр.(папки, листы) Сроки хранения Примечания
  • пропишите общее количество единиц хранения, которое будет уничтожено (количество папок, страниц);??

«Итого 20 (двадцать) ед. хр. за 2015-2016 годы и 2 (две) коробки россыпи за 2015-2016 годы»

  • сделайте отметку в Акте о том, что информация согласована с экспертной комиссией, укажите дату и номер протокола ЭК об утверждении описи дел постоянного хранения (актуальных документов);

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.10.2022 № 134

  • укажите в Акте дату составления и утвердите его подписью генерального директора, скрепленной печатью организации;

Образец акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»

Ждем вас 31 октября 2022, в 11:00 мск на бесплатном вебинаре: «Работа с архивными документами в 2023 году. Архив коммерческой организации. Говорим честно о том, о чём другие молчат. Документы на уничтожение в 2023 году. Как быть и что делать?»

Записаться на вебинар

Шаг № 3. Ликвидация

После того как составлен и утвержден руководителем Акт, можно избавляться от ненужной макулатуры физически. В законодательстве способ уничтожения документов с истекшим сроком годности не прописан.

Поэтому выбирайте тот, который кажется самым удобным:

  • шредирование (измельчение в специальной машине);
  • сжигание (лучше согласовать с пожарными и определиться с местом уничтожения);
  • отправка на утилизацию (переработку), сдача в макулатуру в специализированных пунктах. Однако если вы избавляетесь от документов, содержащих конфиденциальную информацию, данный способ не является достаточно надежным.

Проблему быстрой и безопасной утилизации решает Делис Архив. Специалисты сервиса знают архивное законодательство и технологию проведения экспертизы ценности дел. Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов защищена от «утечки». При ликвидации бумаг в шредере разрешено присутствие представителя компании.

Шаг № 4. Фиксация факта (актирование) уничтожения документов

Завершение процедуры тоже нужно заактировать. Данный документ фиксирует непосредственно факт физического уничтожения бухгалтерских бумаг.

За основу возьмите форму предыдущего Акта и пропишите в нем:

  • общий перечень ликвидированных документов;
  • способ, которым были удалены бумаги (шредирование, сжигание и т. п.);
  • реквизиты закрывающих документов об оказании услуг, если уничтожение выполнено силами специализированной организации.

Акт подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.

Лайфхак: Можно обойтись и одним Актом, т.е. прописать перечень документов с истекшим сроком годности в итоговом акте об уничтожении и не составлять первый. Но такой порядок оформления процедуры должен быть установлен в ЛНА организации.

Форма не доступна

Реклама: ООО «Делис Архив», ИНН 7718709131

Акт о выделении дел к уничтожению

Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на основании проведенной экспертизы ценности документов в организации.

Как правило, в организации существует не менее десятка позиций документов, несмотря на то, что в каждой из них может присутствовать лишь небольшое количество бумаг.

Несколько десятков позиций – наиболее стандартная ситуация при составлении акта о выделении дел к уничтожению.

В некоторых случаях это количество приближается к сотням, если организация крупная или акты на выделение к уничтожению составляются нерегулярно и происходит накопление документов с истекшими сроками хранения.

Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение.

Если впоследствии будет обнаружено, что количество документов, попавших под уничтожение, не соответствует действительности, сама законность уничтожения документов может быть поставлена под сомнение. Кроме того, это может создать путаницу в самой организации в том случае, если уничтоженный документ фактически будет значиться «живым» согласно документам организации.

Акт о выделении дел к уничтожению оформляется согласно приложению № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел.

Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Правила заполнения акта

  • Порядковый номер
  • Указывается порядковый номер дела (документа).
  • Заголовок дела или групповой заголовок документов

Заголовок вносится в акт в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Однородные заголовки дел (документов) вносятся под общим заголовком.

  1. Крайние даты
  2. В акте для каждой группы документов нужно прописать промежуток времени (годы), к которому относятся отобранные документы.
  3. Номер описи

В данную графу вносится учетный номер описи дел (при наличии). При отсутствии описи дел графа остается пустой.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графа остается пустой.

  • Количество единиц хранения
  • Нужно указать количество единиц хранения (дел), подлежащих уничтожению.
  • Сроки хранения и номера статей по перечню

Указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному). Важно помнить, что в перечне указаны названия наиболее типичных позиций, которые иногда не соответствуют названию позиций, применяемых в организации. Решение о том, к какой позиции следует отнести тот или иной документ, решает архивист, в обязанности которого входит отбор дел на уничтожение.

Итоговая запись

Содержится запись общего количества единиц хранения цифрами и прописью, выделенных к уничтожению.

После того как акт на уничтожение составлен, необходимо заверить его подписью руководителя. Кроме того, он должен быть согласован с экспертной комиссией, которая при необходимости может быть создана в оперативном режиме.