Законы

Дата штатного расписания

Ни одно учреждение или предприятие, независимо от формы его собственности, рода деятельности, подчиненности или уровня бюджетного финансирования не может обойтись без важнейшего организационно-нормативного документа – штатного расписания.

От правильности его составления и ведения во многом зависит эффективность организационной структуры, правильность распределения должностных обязанностей, контроль за рабочим процессом и финансовая мотивация труда сотрудников.

Обязательность штатного расписания

Дата штатного расписания

  1. структурную схему организации,
  2. штатное количество сотрудников – по подразделениям и должностям,
  3. общее наименование должностей с указанием размера оплаты труда по каждой,
  4. общий фонд ежемесячной заработной платы.

Такой документ должен быть «настольным» у хорошего руководителя, так как он позволяет оперативно решать множество организационных вопросов.

  • Работодатель всегда в курсе дел о заполненности штата по структурным звеньям организации, что дает возможность оперативно принимать решения о необходимости подбора новых работников.
  • Облегчается задача анализа эффективности работы структурных подразделений или конкретных сотрудников, соответствия их вклада назначенному размеру оплаты труда.
  • Руководителю легче принимать решения по оптимизации структуры организации как в плане повышения ее рабочей эффективности, так и в разрезе возможной экономии фонда заработной платы.
  • В настоящее время действует единая унифицированная форма штатного расписания – Т-3, установленная постановлением Госкомстата РФ №1 от 15 января 2004 г.
  • Положения Трудового Кодекса напрямую не требуют наличия этого документа, однако практика показывает необходимость его грамотного составления и ведения.
  • Проверяющие налоговые или финансовые органы могут расценить его отсутствие, как нарушение действующего законодательства о труде.

Наличие штатного расписания в обязательном порядке требуют Фонд социального страхования и Пенсионный Фонд РФ

  1. Действующее штатное расписание – обязательное условие для решения трудовых споров или отстаивания работодателем своей позиции при рассмотрении дел в судебном порядке.
  2. Не стоит выдумывать «велосипед» и вести штатное расписание по какой-то самостоятельно придуманной форме.
  3. Т-3 несложна в заполнении, интуитивно понятна и у контролирующих структур не возникнет лишних вопросов.

Порядок составления и утверждения штатного расписания

Дата штатного расписания

  • В том случае, если таковой структуры в организации не предусмотрено, эта функция может быть доверена работникам бухгалтерии и кадровой службы.
  • Руководитель сам может принять решение о возложении персональной обязанности составления расписания отдельным работникам, оговорив это специальным приказом.
  • Иногда, на предприятиях с разветвленной структурой и большим количеством работников, целесообразно начинать работу снизу, с составления штатных расписаний по структурным подразделениям с последующим сведением в один общий документ.

Дата штатного расписания
Как определить коэффициент абсолютной ликвидности, для чего он служит?
Пример оформления платежного поручения, посмотреть в этой статье.

Подписывается документ, как правило, главным бухгалтером и руководителем кадрового подразделения.

О введении его в действие составляется специальный приказ об утверждении штатного расписания с указанием конкретной даты вступления документа в силу.

Форма Т-3 образец и правила заполнения

Дата штатного расписания
При желании ее несложно отыскать и в интернете. Обычно она полностью соответствует требованиям, готова к заполнению и дальнейшей распечатке.

Заполнение начинается с «шапки» документа. Вписывается полное название организации (без сокращений и аббревиатур), полностью соответствующее учредительным документам.

  1. Клетка кода по ОКПО заполняется на основании действующего классификатора предприятий и организаций.
  2. Номер документу присваивается в соответствии с действующими в учреждении правилами внутреннего делопроизводства.
  3. Дата составления может быть датой его регистрации в делопроизводстве, но не является конкретным календарным числом ввода его в действие.

Для указания даты вступления штатного расписания в силу существует графа: «на период с по.». Конечная дата может не устанавливаться, хотя на практике чаще документ составляется на предстоящий год.

Табличная часть штатного расписания заполняется, начиная со столбцов 1-2, в которых указывается структурное подразделение и его код (при наличии такового).

Полное название должно соответствовать требованиям федеральных или отраслевых классификаторов, или тарифных справочников

Это имеет особое значение, в частности, для предприятий, где работа в отдельных подразделениях связана с особыми условиями труда, влияющими на пенсионные или иные льготы.

Подобные требования распространяются и на наименование должностей и профессий, вносимых в графу 3.

Наличие кодов значительно упрощает восприятие структуры организации, особенно если подразделения состоят из нижестоящих звеньев (к примеру: управление 02 – отдел 021 – сектор 0211 и т.п.)

Конкретные должности работников (гр.3) по подразделениям заполняются, как правило, в нисходящем порядке, от руководителей к подчинённым, по иерархической структуре подразделения.

Название должностей, профессий, классностей, тарификационных разрядов и других значимых критериев указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже.

Дата штатного расписания
Коэффициент ликвидности – формулы и отражение в балансе.
Для чего используют нераспределенную прибыль: проводки и формулы.
Ведение кассовой книги – посмотреть примеры: https://buhguru.com/buhgalteria/kassovaya-kniga-obrazec-zapolneniya.html

В следующем столбце (гр. 4) проставляется количество должностей, в обязательном порядке – только равноценных. Число может быть дробным, например, 0.25, 1.5, 0.33 и т.п.

Графа 5 определяют размер месячной заработной платы работников данной должности (квалификации) в рублевом эквиваленте в соответствии с принятой на конкретном предприятии системой оплаты труда. Ее размер не может быть ниже установленного на текущий момент МРОТ.

Графы 6—8 – действующие в учреждении доплаты (за особые условия труда, за ученые степени, знание языков, региональные надбавки, премии и т.п.) они могут быть выражены как в абсолютной цифре, так и в процентном эквиваленте от зарплаты.

  • Графа 9 суммирует месячный фонд оплаты труда по всем работникам указанной в штатном расписании должности.
  • Графа 10 отведена для внесения дополнительных уточняющих сведений, при их наличии.
  • После заполнения структурного подразделения переходят к следующему, внося записи аналогичным образом.

Некоторые руководители предпочитают подводить промежуточный итог после каждой структуры как по количеству работников, так и по фонду ЗП. В крупных учреждениях это, безусловно, не лишено смысла.

В конце штатного расписания подводится итог. Он покажет общее количество штатных единиц и суммарное значение месячного фонда ЗП.

После завершения работы над проектом документа, штатное расписание представляется для проверки и утверждения руководителю.

Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания обязательно проставляются в «шапке» формы Т-3

Для удобства работы на основании штатного расписания во многих организациях составляется текущая штатная расстановка с персональным распределением работников по должностям, указанием наличия вакантных мест.

Документ этот не имеет строго установленной формы и регламентации по его ведению.

Дата штатного расписания
Дата штатного расписания

Как правильно составить штатное расписание на 2023 год

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной платы как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Но его необходимость часто вызывает споры в организации.

Штатное расписание (штатка) определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 определен бланк штатного расписания — это унифицированная форма № Т-3. Это рекомендованный шаблон, предприятие вправе разработать собственную форму, отличную от унифицированной.

Что касается споров о необходимости этого документа в организации, то мы рекомендуем иметь штатное расписание (ШР), поскольку о нем упоминается в статьях 15 и 57 ТК РФ. На них и будут ссылаться инспекторы, составляя протокол об АП по 5.27 КоАП РФ.

Да, микропредприятия и НКО, которые по характеристикам сходны с микробизнесом, избавлены от лишних документов, в том числе ПВТР, ШР, различного рода положений, — они эту информацию «зашивают» в трудовые договоры. Но им это позволяет глава 48.

1 ТК РФ, а остальным организациям мы рекомендуем ШР иметь под рукой.

На картинке — образец штатного расписания сотрудников ООО по унифицированной форме № Т-3.

Дата штатного расписания

Если руководство решило разработать собственную форму штатного расписания для ООО, то обратите внимание на обязательные реквизиты. В документе должны быть указаны:

  • наименование подразделения;
  • наименование должностей;
  • количество штатных единиц;
  • размер оклада;
  • надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР любого предприятия нельзя. Если единица есть, то она обязательно указывается в форме.

Для чего готовят штатное расписание

Этот локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

  • дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты труда;
  • используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
  • полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
  • необходим при взаимодействии с проверяющими органами — его обычно требуют трудовые и налоговые инспекции при проверках. Отсутствие в организации правил, как составлять штатное расписание на 2023 год, и самого документа рассматривается как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно ст. 5.27 КоАП РФ, составляет 1000–5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
  • требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников (ТК РФ обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).
Читайте также:  Округление штатных единиц

Как оформить по всем правилам

Подробная инструкция, как составляется штатное расписание по форме Т-3, пошагово.

Шаг 1. Заполняем шапку

Дата штатного расписания

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год (как в нашем примере штатного расписания организации), либо просто пишут, что он применяется с определенной даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

Дата штатного расписания

В ШР вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в организации. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание на наш образец штатки: если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который позволяет досрочно уйти на пенсию, то вписывают наименования должности или профессии строго по профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Дата штатного расписания

Указываем конкретные цифры. Если у вас используются только оклады, как демонстрирует наш образец заполнения штатного расписания, то разделы о надбавках и компенсациях не заполняются. Пусть вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Дата штатного расписания

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих разрешено расписаться и одному — например, тому же бухгалтеру.

Шаг 5. Утверждаем

Дата штатного расписания

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

  • переименования структурных подразделений или должностей;
  • изменения оклада;
  • реорганизации предприятия;
  • сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. Работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению по соответствующим статьям ТК РФ.

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания указывается одна из следующих причин:

  • усовершенствование организационной структуры компании;
  • улучшение работы отдельных структурных подразделений;
  • реорганизация компании;
  • расширение или сокращение компании;
  • изменение законодательства;
  • оптимизация организационных процессов;
  • планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
  • устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Штатное расписание: образец, правила составления и изменения + форма

Дата штатного расписания

Здравствуйте! Вы когда-нибудь слышали о таком документе, как «Штатное расписание организации»? А ведь это документ, на основании которого начисляется заработная плата, а также принимают и увольняют сотрудников. Сейчас мы постараемся подробно рассказать о том, какие функции выполняет ШР и как правильно его составлять.

Что такое «Штатное расписание»

Каждый из вас хоть раз в жизни бывал в отделе кадров какого-нибудь предприятия. Вы наверняка видели бесчисленное количество папок и личных дел сотрудников. Наверняка многим было интересно, как работники этого отдела собирают и запоминают информацию обо всех должностях, сотрудниках и т.д.

А все довольно просто. У них есть такой документ, как штатное расписание.

Штатное расписание (ШР) – это нормативный документ, в котором указывается информация обо всех должностях предприятия, количестве штатных сотрудников, размере их тарифных ставок и величина надбавок.

Другими словами, это документ, который содержит обобщенные сведения о количестве работников предприятия и имеющихся должностях. Помимо этого, в штатном расписании указывается размер заработной платы для каждой должности с учетом всех полагающихся надбавок.

Очень часто этот документ помогает руководителям предприятия в ходе судебных разбирательств. Например, из-за вынужденного сокращения штата сотрудников, был уволен рабочий и он подал на бывших руководителей в суд.

В этом случае ШР является прямым доказательством правомерности действий ответчика.

Ввиду важности этого документа, все страницы нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью.

  • Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания
  • Скачать Штатное расписание форма N Т-3

Функции штатного расписания

Как и любой документ, ШР выполняет ряд функций. Основными, из которых, являются:

  • Возможность организации рабочего времени персонала;
  • Начисление ежемесячной заработной платы сотрудникам;
  • Официальное оформление вновь принятых сотрудников;
  • Оставление правил внутреннего распорядка дня;
  • Перевод оформленных работников с одной должности на другую и т.д.

Штатное расписание – обязательный документ

На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.

Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.

Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.

На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.

Какой срок действия штатного расписания

Дата штатного расписания

Ни в одном официальном документе не указан точный срок действия ШР. Руководитель сам вправе указывать срок, на которой составляется этот документ. Чаще всего его переделывают каждый год, а в действие вводят с 1 января. При составлении ШР, указывается дата его действия. Но если не указать дату, тогда документ считается бессрочным и его не нужно переделывать.

Сколько и где хранится штатное расписание

На основании постановления Росархива, ШР, после окончания действия, должно храниться на предприятии в течение 3 лет. А срок хранения штатных расстановок составляет 75 лет.

Штатная расстановка – необязательный для каждого предприятия документ, который создается на основе штатного расписания. Он является мобильной версией ШР и включает более подробную информацию о сотрудниках компании (указывается ФИО рабочих, группа инвалидности и т.д.).

Кто составляет

Перед тем как приступить к созданию документа, руководитель издает приказ об изменении штатного расписания, где назначает сотрудника, который будет его составлять.

Это может быть абсолютно любой работник организации. Но чаще всего такую работу поручают сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии или инженеру по нормированию труда.

Сколько копий ШР должно быть на производстве

При составлении ШР, делается одна его копия. Таким образом, оригинал и копия должны храниться в отделе кадров и бухгалтерии.

Изменение штатного расписания

Иногда в действующее ШР приходится вносить изменения. Делается это в нескольких случаях:

  1. Если происходит реорганизация фирмы;
  2. Если необходимо оптимизировать и улучшить трудовую деятельность аппарата управления;
  3. Если внесенные в законодательство изменения требуют внесения обязательных поправок в ШР;
  4. В случае изменения штатных единиц;
  5. Изменения должности в штатном расписании;
  6. Изменения оклада в штатном расписании.

Если изменения незначительны и не требуют создания нового ШР, тогда руководитель издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. После чего ответственный работник вносит поправки в действующий документ.

При внесении изменений в штатное расписание, руководство не обязано письменно уведомлять об этом работников.

Второй способ внести поправки – это создать новое ШР.

При любых изменениях в ШР, поправки должны вноситься в трудовые книжки и личные карточки работников. Перед этим необходимо получить письменное разрешение на данное действие от сотрудников.

Например, если незначительно меняется формулировка названия должности, работник должен быть об этом письменно уведомлен. Только после этого вносятся изменения в его трудовую книжку.

Если изменения касаются величины окладов, в таком случае сотрудника уведомляют в письменной форме за 2 месяца. Эти поправки параллельно вносят и в трудовой договор.

Читайте также:  Регистратор на рынке ценных бумаг

Есть ли обязательная форма штатного расписания

Для составления ШР, чаще всего используют унифицированную форму Т-3. Она представляет собой бланк – таблицу, в которую необходимо вносить данные.

Большинство организаций берут форму Т-3 за основу и «подгоняют» под свое предприятие. Это разрешено, т. е. унифицированная форма этого документа не является обязательной.

В случаях, если предприятие имеет государственную форму управления, тогда штатное расписание оформляется по всем правилам.

Структура штатного расписания организации

Дата штатного расписания

ШР состоит из «шапки», таблицы и данных людей, которые подписали этот документ.

Первая часть документов содержит следующую информацию:

  • Наименование организации, согласно учредительным документам;
  • Код ОКПО;
  • Дата начала действия ШР, его номер и срок действия. Нумерацию можно присваивать произвольную.
  • Дата и номер приказа об утверждении штатного расписания;
  • Общий штат сотрудников.

Вторая часть – это совокупность данных по всем должностям. Ее мы рассмотрим чуть позже.

В третьей части прописаны фамилии и должности людей, которые подписали этот документ. Чаще всего это руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.

Как составить штатное расписание

Надеемся, что при заполнении «шапки» ни у кого вопросов не возникло, поэтому переходим к заполнению самой таблицы.

1 графа. Наименование структурного подразделения. Перечислять их нужно в порядке подчиненности. Например, администрация, секретариат, финансовый отдел, бухгалтерия и т.д.;

2 графа. Код подразделения. Нумеруем подразделения сверху вниз (01,02,03 и т.д.);

3 графа. Должность. Данные необходимо вносить в именительном падеже без сокращений, в единственном числе, руководствуясь квалификационно-тарифных справочникам;

4 графа. Кол-во штатных единиц. В данной графе указывается, сколько людей одной должности необходимо предприятию. Эта величина может быть как целой, так и дробной. Например, 2,5 может означать, что 2 сотрудника будет работать на полную ставку, и один на полставки;

5 графа. Величина оклада, тарифной ставки или бонусов. Указывается в рублях по каждой должности. Если, например, работает 2 бухгалтера, но руководитель платит им разную зарплату, то в штатном расписании указывается единый оклад, а в графе надбавки прописываются доплаты. То есть оклад работников на одной должности должен быть одинаковым;

6, 7, 8 графа. Надбавки за особые условия труда. Их может и не быть, тогда в графах ставятся прочерки. Но если работник трудится в ночное время, праздничные дни, убирает сан. узлы и т.д., тогда по закону ему необходимо выплатить определенную компенсацию;

9 графа. Всего за месяц. Суммируются данные по графам 5,6,7,8, после чего умножается на кол-во штатных единиц по каждой должности;

10 графа. Примечание. Может указываться локально-нормативный акт, на основании которого осуществляется оплата труда;

После внесения данных, необходимо подбить итог по 4 и 9 колонке. Таким образом, мы узнаем количество штатных единиц в штатном расписании и месячный фонд оплаты труда.

Утверждение штатного расписания

Согласно правилам утверждения штатного расписания, после составления и проверки всех данных, ШР подписывает руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. После чего руководитель предприятия издает приказ о введении данного документа в действие.

Заключение

ШР – это не обязательный, но очень важный документ любой организации. На его основании можно уволить сотрудника или принять нового. Помимо этого, с его помощью начисляется заработная плата сотрудникам предприятия.

Данный документ не строго регламентирован, поэтому его можно «подгонять» под каждую организацию и переделывать в случае необходимости. Это палочка-выручалочка руководителя в период проверок государственных органов.

Штатное расписание: для чего нужен, когда и как заполнять

Штатное расписание – документ, в котором расписан штатный состав сотрудников по всем структурным подразделениям.

То есть в этом документе содержится информация об общей численности работников предприятия, перечень должностей организации с окладами, количество сотрудников на каждой позиции.

Ничего удивительного, что данный документ запрашивают налоговая служба, трудовая инспекция, соцстрах и др.

Обязательно иметь штатное расписание

Согласно ст. 15 ТК РФ. «Трудовые отношения»

Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием).

В ст. 57 ТК РФ. «Содержание трудового договора»

С работником заключают трудовой договор, в котором по мимо общей информации также указывается трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Прямого указания о ведении штатного расписания нет. Однако Госкомстат России в постановлении №1 от 05 января 2004 г. рекомендует унифицированную форму Т-3. Так же в инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) сказано, что рекомендовано делать записи в соответствии со штатным расписанием.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание – это своеобразный обзор организации, даже реестр. В нем содержится вся организационная структура, подразделения со штатными единицами (должности, специальности, профессии), их окладами, премиями, льготами . В этом документе нет личных данных сотрудников. То есть это количественный список организации, не по именной.

Скачать Бланк Штатное расписание ф.Т-3 .xls

Скачать Бланк Штатное расписание ф.Т-3 .docx

Скачать Образец Штатное расписание ф.Т-3 .xls

Когда составлять штатное расписание

Штатное расписание — это плановый документ, то есть по нему компания укомплектовывает организацию. Поэтому этот документ можно назвать относящимся к организационно образующим. И должен составляться руководителем на стадии планирования организационной деятельности.

Утверждается штатное расписание внутренним приказом. В приказе указывается общая численность сотрудников и месячный фонд оплаты труда (включая премии, льготы и т.п.).

Основные задачи штатного расписания

Как мы говорили выше, штатное расписание — это плановый документ. Для руководителей разных уровней он показывает:

  • Структуру компании, отделы, подразделения;
  • Численность сотрудников (дает понимание об укомплектованности структурных подразделений);
  • Оклады всех штатных единиц, что позволяет формировать бюджеты структурных подразделений;
  • Определяет фонд оплаты труда организации.

Этот документ информативен, нагляден и легко понимаемый.

Период действия

Срок действия документа не регламентирован, его компания может принять самостоятельно. Как правило срок действия штатного расписания определяют один год.

При изменении штатных единиц (добавление новых должностей) издается распоряжение о внесении изменений в штатное расписание.

Обязательно применять форму Т-3

Форма Т-3 не является обязательной, но она удобна и информативна. Выбор формы штатного расписания определяет руководство самой организации. Будь это унифицированная форма Т-3 или самостоятельно разработанная форма она фиксируется приказом в учетной политики компании.

Заполнение формы Т-3

Форма состоит из двух частей: вводной и основной (табличной).

Вводная часть

  • Название компании согласно свидетельства о регистрации;
  • Код по ОКПО;
  • Номер документа и дата составления;
  • Период действия документа;
  • Данные приказа об утверждении штатного расписания (дата, номер приказа).

Дата штатного расписанияОбразец заполнения вводной части

Основная часть

Состоит з табличной части. К заполнению десять столбцов (граф):

Столбец 1.

Название структурного подразделения (цеха, отделы, филиалы). Вносятся в иерархическом порядке. В первую очередь административно-командные подразделения (администрация, юридический отдел, бухгалтерия, отдел кадров). Потом производственный отдел, отдел продаж и т.д. Затем вспомогательные подразделения (склад, отдел снабжения и т.д.).

Столбец 2.

Код структурного подразделения. Нумерацию присваивает руководитель. Каждому подразделению присваивается код и далее структурные единицы этого подразделения нумеруются внутри этого кода (например, 01.01., 01.02.). Далее в иерархическом порядке.

Столбец 3.

Сведения о должности, разряде, квалификации в соответствии с ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов).

Соблюдение точности название из ОКПДТР обязательно работников льготных категорий (если положены льготы, компенсации и т.д.).

Столбец 4.

Количество штатных единиц. Сколько работников конкретной должности. При привлечении сотрудников по совместительству указывается число кратное ставки (например, на пол ставки – 0,5)

  • Допускается введение свободных должностей (при возможном расширении штата).
  • Столбец 5.
  • Ежемесячные оклады (ставки), соответствующие каждой должности.
  • Столбцы 6-8.

Информация о принятых в компании надбавках (премии, надбавки) в абсолютных и относительных величинах (фиксированные, процент от ставки). Также предусмотренные надбавки ТК РФ (стаж, вредность и т.д.).

  1. Столбец 9.
  2. Общая сумма всех начислений по должностям.
  3. Столбец 10.
  4. Для примечаний.

Дата штатного расписанияОбразец заполнения основной части

Оканчивается таблица строкой «Итого», которая содержит общее количество штатных единиц и месячный зарплатный фонд.

Документ заканчивается подписями руководителя кадровой службы (отдела по персоналу), главный бухгалтер. Оттиск печати не обязателен.

Как утвердить штатное расписание

Утверждается штатное расписание приказом об утверждении штатного расписания. В этом приказе назначается ответственный за разработку и заполнение штатного расписания.

Что указывается в распоряжении:

  • наименование организации;
  • название и номер документа;
  • дата и место создания документа;
  • даты утверждения, введения в работу;
  • число штатных единиц, данные о месячном зарплатном фонде;
  • приложение к приказу (штатное расписание);
  • ФИО и должности ответственных лиц и их подписи (в том числе об ознакомлении с приказом).
Читайте также:  Введение сокращенной должности в штатное расписание

Для удобства начисления заболотной платы, введение в работу штатное расписание целесообразно первого числа.

Внесение изменений в штатное расписание

Любые изменения штатного расписания осуществляется приказом о внесении изменений в таковой. Например:

  • введение новых подразделений или должностей;
  • изменение структуры организации;
  • внесение изменений в должности или подразделения;
  • изменение окладов, тарифных ставок;
  • сокращение штата.

Также возможно составить новое штатное распоряжение. Также утверждается приказом новое штатное расписание взамен старого под новым номером.

Новая должность

Организация приобрела новый станок, соответственно нужны специалисты для работы на новом оборудовании. Увеличивается штат сотрудников. Приказом руководитель вводит новую должность и дает распоряжение на внесение изменений в штатное расписание, введение новой штатной единицы.

Введение новой штатной единицы должно быть обосновано и документально подтверждено. Под новую штатную единицу разные структурные подразделения готовят изменения (подготовка рабочего места, оснащение рабочего места, готовят бюджет, должностные инструкции, прописывается взаимодействие между структурными подразделениями).

Сокращения должностей

При сокращении штата (должности или количество сотрудников), руководитель обязан предупредить работников за два месяца ст. 180 ТК РФ и п.2 ст. 81 ТК РФ. Уведомляют сотрудников письменно под роспись.

Уведомление сотрудников делается на основании приказа, в котором указываются должности и количество сотрудников по именно. И приказ об внесении изменений или утверждение нового штатного расписания.

Изменение в штатном расписании подтверждает, что в компании приняты изменения на основании которых произошло сокращение штатных единиц. При жалобе работников на компанию в трудовую инспекцию, она будет смотреть на наличие свободным мест в компании и была ли возможность перевести сотрудников на другие вакансии.

Выписка из штатного расписания

Работник вправе запрашивать любую информацию касающуюся его лично, в рамках его трудовой деятельности, а работодатель обязан её предоставлять работнику. Она может быть представлена в ФСС, ИФНС, ПФР и др.

Сотрудник в посменной форме запрашивает выписку из штатного расписания, и сотрудник отдела кадров готовит её.  Заверяется справка руководителем, бухгалтером и работником, составившим документ.

Выписка из штатного расписания не является копией всего документа, а несет информацию только конкретного работника.

Что содержится в таком документе:

  • Наименование документа;
  • Дата и место ее составления;
  • Наименование организации;
  • Данные о структурном подразделении (в котором числится работник), должность, число штатных единиц, оклад, надбавки, льготы, месячный фонд оплаты труда данной должности, примечания;
  • Указывается срок действия выданного документа;
  • Подписи руководителя, бухгалтера и ответственного за составление.

Обычно ведется реестр выданных документов (журнал учета исходящих документов) в котором работник, запросивший выписку ставит подпись о получении документа.

Что нужно знать о штатном расписании

Штатное расписание, приказы о внесении изменений и прочие документы, относящиеся к штатному расписанию, находятся на хранении в самой организации Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558

Приказ об утверждении штатного расписания: важные детали и правила

В штатном расписании отражаются организационная структура, перечень наименований должностей и профессий по каждому структурному подразделению и в целом по организации, а также сведения о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и надбавках работников.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygUu0JTQsNGC0LAg0YjRgtCw0YLQvdC-0LPQviDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjRjw%3D%3D

Поскольку законодательство не содержит особых требований к штатному расписанию, у работодателей при его составлении возникает множество вопросов. Статья ознакомит с порядком действий при утверждении этого документа.

Утверждение нового штатного расписания

Чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно соблюсти определенную процедуру, главной частью которой является издание приказа. Именно этот документ придаст штатному расписанию законную силу, поэтому его оформлению необходимо уделить особое внимание.

Приказ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на это лицом — например, заместителем директора, руководителем кадровой службы или главным бухгалтером.

Законодательно установленного порядка делегирования таких полномочий не существует, но так как штатное расписание — это внутренний ЛНА, по смыслу норм трудового законодательства передача подобных полномочий должна быть прописана в уставе либо в ином учредительном документе компании.

Примерная формулировка в уставе компании-работодателя о передаче права утверждать штатное расписание может выглядеть следующим образом.

5.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если речь идет лишь о временном делегировании полномочий на время болезни, пребывания в командировке или в отпуске, то дополнительно потребуется и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего гендиректора.

Дело в том, что доверенность в данном случае не сработает, поскольку она применяется в сфере гражданских, а не трудовых отношений — п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, по пункту 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представительства перед третьими лицами, коими являются, например, контрагенты и госорганы.

При передаче полномочий на утверждение ЛНА от руководителя иному работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Для утверждения нового штатного расписания можно использовать как унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанный бланк.

К примеру, можно внести в графы 6-8 с общим названием «Надбавки» дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты, которыми поощряются работники в организации. Это могут быть:

  • персональные надбавки;
  • надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
  • надбавки за работу с секретными сведениями;
  • доплата за вредные условия работы.

В унифицированной форме Т-3 предусмотрены все необходимые реквизиты. Например, есть специальный блок информации об утверждении документа: «Утверждено» с реквизитами приказа и количеством штатных единиц. Именно здесь и должна быть ссылка на приказ.

Новое штатное расписание можно вводить:

  • в любой момент, если изменения касаются вакантных должностей;
  • через два месяца, если изменения касаются работников.

Например, при сокращении должностей даты утверждения штатного расписания и его ввода в действие совпадать не должны. Новое штатное расписание утверждается текущей датой, а вводится не ранее чем через два месяца. Без утверждения нового штатного расписания сокращение работников может быть признано незаконным (Определение ВС Республики Башкортостан от 12.03.2015 № 33-3950/15).

Утверждение изменения штатного расписания

  • Внесение изменений в штатное расписание может быть вызвано различными событиями: сокращением или добавлением определенных должностей, исключением вакантных должностей, их переименованием, изменением окладов.
  • Изменения утверждаются на основе принятого работодателем решения, закрепленного приказом.
  • Оформить изменения можно двумя путями:
  • изданием приказа о соответствующем изменении;
  • утверждением нового штатного расписания.

Способ работодатель выбирает самостоятельно.

Могут ли налоговики при проверках запрашивать у компании штатное расписание? Рассказываем в авторском онлайн-курсе, забирайте прямо сейчас.

На протяжении всей своей деятельности организация может иметь лишь одно штатное расписание и только отдельными приказами регулировать число должностей или структурных подразделений.

Не забудьте, что информацию о наличии вакансий работодатели обязаны ежемесячно подавать в центры занятости (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Аналогичное требование есть и в пункте 4 ч. 1 ст. 8 Закона города Москвы от 01.10.2008 № 46. Порядок представления данных сведений приведен в Постановлении Правительства Москвы от 23.06.2009 № 579-ПП.

  1. Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание выглядит следующим образом.
  2. Общество с ограниченной ответственностью «Омега»
  3. (ООО «Омега»)
  4. ПРИКАЗ
  5. г. Москва
  6. О внесении изменений в штатное расписание
  7. В целях совершенствования организационной структуры
  8. ПРИКАЗЫВАЮ:
  1. Внести в штатное расписание с 08.11.2021 следующие изменения:

1.1. Ввести отдел работы с дебиторской задолженностью со следующим штатным составом:

  • начальник отдела — 1 шт. ед., должностной оклад — 40 тыс. рублей;
  • ведущий бухгалтер — 2 шт. ед., должностной оклад — 30 тыс. рублей;
  • бухгалтер — 3 шт. ед., должностной оклад — 25 тыс. рублей.

1.2. Ввести в отдел документационного обеспечения сектор контроля со следующим штатным составом:

  • начальник сектора — 1 шт. ед., оклад — 27 тыс. рублей;
  • специалист — 2 шт. ед., оклад — 20 тыс. рублей.
  • Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Горбункова С.С.

Директор Трифонов О.В. Трифонов

Порядок утверждения штатного расписания

Правила составления и утверждения штатного расписания трудовым законодательством не регламентированы. Расписание вообще не относится к категории обязательных документов. Применять его есть смысл в крупных коммерческих организациях и в госсекторе. Что касается малого бизнеса, он может и вовсе обойтись без штатного расписания.

  • На практике порядок утверждения штатного расписания сводится к следующему.
  • Во-первых, перед составлением и утверждением расписания должна быть проделана работа по анализу и учету кадрового состава, производственных мощностей и перспектив развития компании.
  • Во-вторых, нужно издать приказ о формировании штатного расписания и составить его.
  • В-третьих, необходимо утвердить штатное расписание специальным приказом.
  • Соблюдение описанной процедуры обеспечит документу законное вступление в силу.
  • Переутверждать действующее штатное расписание каждый год нет необходимости.

Знакомить сотрудников со штатным расписанием также не нужно (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 13.05.2015 № 33-6635/2015).

Кроме того, наниматель не обязан выдавать работникам копию штатного расписания, например, при решении трудовых споров.

Дело в том, что этот документ не имеет отношения к исполнению работником конкретной трудовой функции, поэтому и выдаче не подлежит (определения Приморского краевого суда от 03.03.2015 № 33-1762, от 29.06.2015 № 33-5343).

Хранят штатные расписания постоянно, вплоть до ликвидации компании — п. «а» ст. 40 раздела 13 перечня по Приказу Росархива от 20.12.2019 № 236.

Сокращать эти сроки запрещено — п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.