Документом, определяющим в хозяйствующем субъекте какие существуют профессии и сколько штатных единиц должно на них быть занято, является штатное расписание. Оно хоть и не относится к нормативным актам компании, но в некоторых случаях с ним нужно ознакамливать работников организации. Оно создается специалистами фирмы и вводится в действие приказом руководства.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно?

• Штатное расписание — это один из внутренних документов компании, который закрепляет существующую ее организационно-штатную структуру.
• Он выглядит как таблица, в которой отражаются подразделения предприятия, перечень действующих в них должностей и количество необходимых для работы на них работников, а также устанавливаемая для каждой должности оплата труда со всеми надбавками.
• В нем фиксируется запланированный месячный фонд оплаты всего предприятия, который определяет затраты предприятия на привлечение трудовых ресурсов, что имеет большое значение при планировании и принятии управленческих решений.
• Штатное расписание служит основанием при заполнении трудовых контрактов, а также распоряжений о приеме в части определения названия должности и размера устанавливаемой зарплаты.

Кроме этого, только этот документ определяет наличие на предприятии свободных вакансий. Кадровые специалисты сравнивают информацию в штатном расписании с количеством работающих фактически сотрудников. При необходимости они подают заявки на привлечение новых работников.

Внимание! Действующее законодательство не определяет обязательности наличия данного акта в компании. Тем не менее в некоторых случаях этот документ является обоснованием проведения определенных мероприятий, регулируемых со стороны государства, например, при сокращении штата. Именно на штатное расписание руководство ссылается при этом в первую очередь.

Обязательность существования штатного расписание может быть определена в других нормативных актах фирмы, например, в коллективном договоре. К этому случаю также относится и ссылка на штатное расписание в трудовом контракте с работником.

Во всех данных ситуациях необходимо знакомить персонал компании с таким документом.

Руководству компании нужно учитывать, что существует административная ответственность за неправильно оформленное штатное расписание.

Внимание! “Штатка” создается на год, и как правило, действует в течение этого периода. Возможно, утверждение данного документа на более длительный срок. Это характерно для организаций, в которых практически не происходит изменения штатного расписания.

После того как утверждается новая редакция штатного расписания, старая утрачивает силу. Однако, после этого оно должно еще определенное время быть на предприятии. Это связано с тем, что многие проверки затрагивают прошлые периоды.

Действует правило, исходя из которого штатное расписание, утратившее силу, необходимо хранить на предприятии в течение трех лет, последующих после этого события.

  Положение о персональных данных

Это же относится и к документам, на основе которых осуществлялось внесение изменений в штатное расписание.

Кто должен составлять штатку?

Данная обязанность на крупных предприятиях возлагается на кадровую службу, которая перед составлением данного документа должна провести ряд мероприятий по определении существующих трудозатрат по каждой должности, соотнести название профессий с требования соответствующих справочников, профстандартов. При этом они к данным действиям могут привлекать различных специалистов в организации.

На небольших предприятиях создание штатного расписания могут поручить бухгалтеру, экономисту, юристу или иному специалисту. Эту обязанность может взять на себя директор фирмы.

Скачать бланк штатного расписания

Скачать штатное расписание по форме Т-3 бланк в формате Word.

Cкачать бланк штатного расписания по форме Т-3 в формате Excel.

Образец заполнения штатного расписание

Для данного документа предусмотрена стандартная форма Т-3. Но компания может разработать этот бланк самостоятельно, используя обязательные к применению реквизиты. Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам согласно представленной инструкции.

Составление документа начинается с указания полного наименования фирмы, а также в соответствующем поле — присвоенного кода согласно справочнику ОКПО.

После этого указывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может совпадать с датой создания, или наступать позднее. Справа от этого поля находится место, в которое заносятся номер и дата приказа, утвердившего бланк, и общее число штатных единиц, содержащихся в нем.

Основное поле документа представляет собой большую таблицу.

Столбец «Структурное подразделение» должен содержать название отдела компании согласно принятой в ней организационной структуре. Если помимо буквенного обозначения используется еще и цифровое, то такой код нужно записывать в следующем столбце.

Очень часто код составляется только из цифр, либо первых букв названия отдела. Однако если у фирмы открыто несколько представительств или обособленных подразделений, то в код можно также включить обозначение региона или города.

В столбце «Должность» записываются названия открытых в компании должностей или специальностей. Важно производить заполнение документа таким образом, чтобы после названия структурного подразделения в данном столбце перечислялись соответствующие ему должности.

Желательно при указании названий должностей использовать обозначения, установленные справочником ОКПДТР, но для коммерческих компаний это правило не является обязательным для исполнения. А вот бюджетные учреждения, наоборот, должны его строго соблюдать, а кроме этого указывать в штатном расписании класс и разряд сотрудников.

Однако, эти данные необходимо проставлять напротив тех должностей, которые входят в число опасных или вредных, поскольку данный факт будет иметь значение при определении льготного стажа.

В столбце «Количество штатных единиц» прописывается то количество сотрудников, которые должны быть приняты по этой должности. Если определено, что по этой позиции должны быть приняты совместители, то их количество указывается в дробном выражении, соответствующем размеру ставки — например, 0,25 или 0,5.

  График отпусков по форме Т-7

В столбец «Оклад» записывается тот размер зарплаты, который будет получать сотрудник, работающий в данной должности. Этот же размер оклада необходимо указывать в трудовом соглашении.

Если в компании введена сдельная зарплата, то сюда необходимо записывать заработок рабочего за месяц, который получается умножением тарифной ставки на месячный объем продукции.

В том случае, когда для определенной должности устанавливается почасовая оплата труда, то в этом столбце допускается указать расценку за час работы, а в конце документа, в столбце «Примечание» записать «Почасовая оплата труда» и сделать ссылку на локальный акт, который ее регулирует.

Далее предусмотрено несколько пустых столбцов с общим подзаголовком «Надбавки». В них необходимо заносить значения стимулирующих выплат, премий и т. д., если такие устанавливаются Положением о зарплате, о премировании или прочими внутренними нормативными актами. Эти данные могут указываться не только в денежном выражении, но также и в виде коэффициента, процента и т.д.

В столбец «Всего» записывается фонд оплаты по данной должности, который определяется перемножением размера зарплаты на количество штатных единиц.

Столбец «Примечание» предназначается для различных пояснений, замечаний и т. д. К примеру, если какая-либо из должностей на момент утверждения документа не занята, то в этом столбце можно оставить комментарий о наличии вакансии по ней.

Документ после завершения заполнения подписывается главным бухгалтером и работником-кадровиком.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать на предприятии штатное расписание

Данный документ может разработать как отдел кадров компании, так и ее руководитель.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Данный документ  вводится в действие путем выписки соответствующего приказа руководителем компании. Он оформляется в произвольной форме, обычно на фирменном бланке.

Приказ об утверждении штатного расписания обязательно должен содержать дату, с которой документ вводится в действие. Эта дата может совпадать с датой выпуска, либо наступать позже.

[vc_btn title=”Как составить приказ об утверждении штатного расписания” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Flna%2Fshtatnoe-raspisanie%2Fprikaz-ob-utverzhdenii-shtatnogo-raspisaniya.html||target:%20_blank|” el_class=”font-size:22px”]

Важно! Введение штатного расписания задним числом запрещено, то есть нельзя указывать в приказе дату вступления, которая на момент его оформления уже прошла.

Если в компании закреплено, что каждый год нумерация документов начинается сначала, то нумеровать штатное расписание из года в год можно аналогичным образом. Этот шаг будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания из года в год носят массовый характер, избавляя от громоздких номеров.

Кроме этого, если новое штатное расписание вводится взамен старого, действовавшего до этого момента, то в приказе нужно предусмотреть пункт, который будет признавать предыдущий документ утратившим силу.

  Как составить положение о командировках?

Шаг 3. Ознакомить сотрудников с документом

Каждый работник согласно ТК РФ ст. 68, ч. 3 должен быть ознакомлен со всеми локальными нормативными актами в организации, затрагивающими трудовую деятельность коллектива. Однако по мнению Роструда, изложенном в письме №ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 было изложено мнение, что с данным документом знакомить сотрудников не обязательно.

Такое мнение основано на том, что напрямую данный документ не связан с трудовой деятельность работника. Так документ предназначен для того, чтобы можно было зафиксировать документально разделение труда между сотрудниками компании.

Внимание! Работодатель обязан ознакомить сотрудника со штатным расписанием, если трудовой договор устанавливает оклад в соответствии с установленным штатным расписание. Или такая необходимость описана в коллективном договоре или ином локальном акте компании.

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Документ должен быть актуальным в любой момент времени. Необходимо своевременно вносить изменения в него, в противном случае могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Процесс внесения изменений в штатное расписание зависит от количества таких корректировок. Если их количество велико, то рациональнее отменить старое штатное расписание и ввести в действие новое, которое будет учитывать все нововведения.

[vc_btn title=”Как составить приказ о внесении изменений в штатное расписание” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Flna%2Fshtatnoe-raspisanie%2Fprikaz-o-vnesenii-izmenenij-v-shtatnoe-raspisanie.html||target:%20_blank|” el_class=”font-size:22px”]

Обычно на предприятии возникают следующие ситуации, при которых возникает необходимость сделать в документе изменения:

• Организация новых подразделений;
• Ввод новых должностей;
• Переименование имеющихся должностей;
• Изменение размера оклада или ставки;
• Ликвидация подразделения, должности, штатной единицы.

Иногда, если внесение изменений в штатное расписание затрагивает условия трудового соглашения с сотрудником (например, изменение оклада, сокращение должности и т. д.), требуется получить у него письменное согласие на это.

Внимание! Кроме этого, после утверждения нового штатного расписания, с ними составляются доп. соглашения, которые вносят принятые изменения в их трудовые контракты.

С оформленным приказом должны быть познакомлены все сотрудники, которые в дальнейшем будут заняты оформлением соответствующих документов. Также можно с ним ознакомить и тех работников, положения которых в компании будут затронуты вносимыми изменениями.

Если принято решение организовать новое подразделение или должности, то в приказе необходимо указать их наименования, количество вводимых единиц. Такой документ можно ввести в действие сразу же, поскольку он не затрагивает интересы действующих работников.

При сокращении единиц или должностей издается документ, в котором перечисляются их наименования, количество, дата введения в действие. Необходимо помнить, что сокращение — это трудоемкий процесс, о нем нужно своевременно (минимум за 2 месяца) предупредить работников и компетентные органы.

Внимание! Также трудовое законодательство устанавливает определенные категории сотрудников, которых нельзя сократить или уволить.

Штатное расписание по форме Т-3: образец 2019

Штатное расписание — документ, без которого предприятию нельзя нанимать людей на работу. Составлять его нужно внимательно и лишний раз не экспериментировать — чтобы избежать штрафов. Унифицированная форма документа Т-3 позволяет корректно отразить необходимые сведения.

Штатное расписание: что представляет собой и обязательно ли?

Штатное расписание — соответствующий смыслу статьи 8 ТК РФ локальный нормативный акт, в котором работодатель отражает сведения:

• о внутренней структуре (подразделениях);
• о должностях (специальностях, профессиях) работников;
• о штатных единицах (количестве конкретных разновидностей должностей);
• о заработной плате (схемах ее начисления) на каждой должности.

Вводится расписание, как и любой локальный норматив, отдельным приказом директора.

Составление штатного расписания напрямую предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Кроме того, в Кодексе сказано, что:

• в соответствии со ст. 15 трудовые отношения предусматривают выполнение работником за плату трудовой функции (по определенной должности — которая в том числе может быть предусмотрена штатным расписанием);
• в соответствии со ст. 57 сведения о трудовой функции подлежат обязательному раскрытию в трудовом договоре.

Таким образом, штатное расписание — это способ документирования трудовой функции. Ее содержание будет соответствовать должности, присутствующей в расписании.

По мнению Роструда, работника в принципе нельзя брать на должности, которых нет в штатном расписании (Письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). При отсутствии штатного расписания Трудинспекция будет иметь основания для применения к работодателю штрафных санкций по ст. 5.27 КоАП РФ.

Не следует путать штатное расписание со штатной расстановкой — документом, где приводятся ФИО специалистов, что занимают должности, предусмотренные расписанием.

При этом, очевидно, оба документа будут дополнять друг друга. Для сведения к минимуму вероятности появления претензий от Трудинспекции работодателю следует иметь и тот и другой.

Форма для штатного расписания в 2019 году

Общераспространено составление штатного расписание по унифицированной форме Т-3, введенной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. При необходимости в нее могут быть внесены любые изменения — отдельным приказом руководителя.

Так, многие фирмы дополняют унифицированную форму разделами, где приводятся сведения о конкретных видах работ, на которые нанимаются работники — в случае, если фактическое содержание работы не соответствует должности по существу (если такое несоответствие имеет место, то Трудинспекция может обратить на это пристальное внимание).

Скачать актуальный бланк формы Т-3 в 2019 году.

Штатное расписание по унифицированной форме Т-3: образец 2019

Особых сложностей в заполнении штатного расписания по форма Т-3 возникать не должно. Однако, кадровому работнику полезно знать о следующих нюансах работы с документом:

• В поле «Номер документа» показывается «редакция» штатного расписания. Если она — самая первая, то ей будет соответствовать номер 1. При любой последующей корректировке (обновлении) документа номер увеличивается.
• В графе «Количество штатных единиц» показывается, сколько «полных ставок» привязано к должности. В общем случае проставляется цифра 1 — соответствующая нормальной полной ставке. Напротив должности на половине ставки или той, по которой предполагается наем человека по совместительству, проставляется 0,5.
• В поле «Должность» наименования позиций желательно приводить без сокращений: к примеру, писать «заместитель генерального директора по административно-хозяйственной части», а не «зам. директора по АХЧ».
• Если при занятии той или иной должности работник приобретает — сразу или со временем — права на ту или иную установленную законом льготу (например, в виде досрочного выхода на пенсию при работе на вредных производствах), то наименование должности следует приводить так, как оно отражено в каком-либо из официальных классификаторов. Например — классификаторе профессий (ОК 016-94) или занятий (ОК 010-2014).
• Если по должности предусмотрена чистая сдельная оплата труда (и нет возможности, таким образом, указать размер оклада и надбавок), то: в графе «Тарифная ставка» пишется максимальная сумма выплаты при выработке 100% от установленного норматива; в графе «Примечания» указывается, что условие получения указанной выплаты — выполнение соответствующего норматива (и приводится ссылка на этот норматив).
• Размеры окладов по одинаковым должностям (одинаковым видам работ) в штатном расписании должны быть равными. Так считает Роструд (Письмо от 27.04.2011 № 1111-6-1) и, вероятно, так будет считать Трудинспекция при проверке.
• В графе «Надбавки» указываются в том числе и те, что полагаются работнику по закону — независимо от воли работодателя. Типичный пример такой надбавки — та, что назначается за работу на Крайнем Севере. При этом в рассматриваемой графе северная надбавка может быть отражена только та, что начисляется на чистый оклад. Но это как раз редкий случай, поскольку зарплата на большинстве предприятий состоит еще из премиальной части.

Показывать точный размер северной надбавки по «комбинированной» зарплате в форме Т-3 нельзя. Но можно и нужно — в графе «Примечание» напротив должности сделать отсылку на локальный норматив, устанавливающий порядок назначения северной надбавки (например, на Положение о надбавках).

• Если по должности установлена почасовая система оплаты труда, никакие сведения в графах, имеющих отношение к начислению зарплаты, не отражаются. Но в той же графе «Примечание» указывается ссылка на локальный норматив, регулирующий оплату труда на предприятии (и устанавливающий, таким образом, почасовую оплату на соответствующей должности). Например — Положение об оплате труда.
• Графу «Всего в месяц» можно не заполнять, если точный размер зарплаты зависит от фактической выработки (и иных непостоянных величин). Но, опять же, в графе «Примечание» в соответствующей строке следует привести ссылку на локальный норматив, устанавливающий критерии точного расчета зарплаты (например, того же Положения об оплате труда).

По существу, есть универсальное правило в заполнении формы Т-3: есть сомнения — пользуйся «Примечаниями».

Если непонятно, каким образом отражать оплату труда по должности, фиксируемой в штатном расписании, лучше ничего не указывать в самой форме — ограничившись приведением в «Примечаниях» ссылки на локальный норматив, в котором уже будут содержаться необходимые разъяснения.

Скачать образец заполнения формы Т-3 в 2019 году.

Отметим также, что при включении в расписание какой-либо должности, на которую человека планируется нанять позднее, необходимо (пока вакансия не закрыта) ежемесячно уведомлять о ее наличии местную Службу занятости (п. 3 ст. 25 Закона «О занятости» от 19.04.1991 № 1032-1).

Штатное расписание — образец 2021

Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д.

Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников.

У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.

Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?

Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР.

Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст.

57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».

Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:

1. Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
2. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».

Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.

Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.

Основные задачи штатного расписания в компании

ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:

1. В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
2. Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
3. Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
4. Закрепляет суммы надбавок персоналу.
5. Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.

Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.

Чем отличается от штатной расстановки?

В делопроизводстве используется также такой документ, как штатная расстановка. На первый взгляд, может сложиться мнение, что документы друг друга дублируют. Штатная расстановка – это акт, в котором указываются свободные должности, опирается на штатное расписание.

Общие пункты:

• Структура подразделений организации по возрастающей, от обычных сотрудников до управляющих.
• Какие должности должны быть в компании, чтобы она успешно функционировала.
• Необходимое число сотрудников.
• Размер заработной платы, как по каждой должности, так и в целом по предприятию.

В штатной расстановке дополнительно указывается, какая должность свободна и на какой период. Например, сотрудник находится в декретном отпуске и вакансия актуальна только на время его отсутствия.

• Штатная расстановка не является обязательным документом, однако она может существенно облегчить жизнь руководителя отдела кадров при приеме на работу и поиске сотрудников.
• Название данного документа иногда изменяется, можно встретить и штатную книгу, штатный список, и замещение должностей, но смысл остается неизменным.
• Подробнее об отличиях между понятиями “штатное расписание” и “штатная расстановка” говорится в этой статье.

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Кто отвечает за ведение?

В справочнике должностей написано, что составлением расписания занимается экономист по труду. Если организация крупная, то может быть выделен целый отдел, который занимается распределением нагрузки, ведет учет нормы часов и подсчитывает предполагаемую зарплату и премию сотрудников.

Для небольших фирм выделение даже отдельного человека может быть весьма проблематичным, поэтому чаще всего учет ведет бухгалтерия. Также руководитель может сам определить сотрудника, который будет заниматься заполнением штатного расписания.

Если у сотрудника в должностной инструкции не прописан данный пункт, то необходимо составить приказ о включении штатного расписания в круг обязанностей и дать ознакомиться под подпись у работника.

Обязательно применять именно форму Т-3?

Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.

В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?

  Основное средство в качестве вклада в уставный капитал

Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Форма Т-3 штатного расписания

Использование формы Т-3 помогает упорядочить сведения по кадровой структуре, численности персонала, заработной плате, надбавкам и прочее. Унифицированный бланк рекомендован всем хозяйствующим субъектам, имеющим в штате наемный персонал.

Распространено 2 противоположных мнения по поводу этого вопроса. Одно из них состоит в том, что хозяйствующие субъекты должны делать ШР. Им, как и трудовым договором, определяется трудовые обязанности работника, его оклад, надбавки. 

Другое мнение состоит в том, что необходимость применения ШТ определяется руководством. В качестве обоснования используются такие аргументы:

• постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 года, содержащее рекомендательный характер использования унифицированного бланка Т-3;
• согласно с инструкцией по заполнению трудовых книжек информация о должности, профессии, специальности и прочее вносятся в трудовую, как правило, согласно ШР.

То есть, на законодательном уровне отсутствует норматив, обязывающий работодателей использовать ШР. Но налоговики, сотрудник ФСС и ПФР могут потребовать такой документ. Первые проверяют ШР во время выездных проверок, представители Пенсионного фонда сверяют по нему информацию о трудовом стаже, а ФСС по ШР контролируют начисление страховых взносов.

Для чего необходимо ШР

ШР призвано выполнять следующие функции:

• по документу можно увидеть структуру хозяйствующего субъекта, его подразделения, отделы;
• содержит сведения об общей численности персонала и в разрезе каждого отдела. Также из ШР пользователь сможет узнать количество штатных единиц по каждой должности;
• отражает структуру оплаты труда, которая применяется в каждом подразделении юрлица;
• устанавливает суммы надбавок для сотрудников;
• показывает количество вакансий.

Срок действия

Юрлица самостоятельно определяю период действия ШР. Часто он не превышает года. С наступлением нового года ответственные специалисты разрабатывают новый документ. Такая ситуация характерна для предприятий с большой численностью. Маленькие компании зачастую пользуются ШР несколько лет.

Если произошли изменения после создания ШР (ввели дополнительные должности, изменили число штатных единиц, сумму заработка, наименование вакансий), то в него вносятся правки. Для этого формируется соответствующий приказ.

Обязательность использования бланка № Т-3

Форма №Т-3 разработана и утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 02.01.2004 года. Но с начала 2013 года хозяйствующие субъекты могут не использоваться в своей работе унифицированные бланки, а разрабатывать собственные. Также разрешено дополнять унифицированные формы показателями, которые необходимы юрлицу.

Бланк Т-3 включает в себя всю необходимую информацию, он удобен и привычен в использовании. По этим причинам большинство компаний и ИП предпочитают работать именно с такой формой. Выбор унифицированной формы либо разработанной самостоятельно отражается в учетной политике юрлица посредством соответствующего приказа.

Рекомендации по составлению

Форма ШР включает в себя два блока: вводный и основной. Далее представлены советы по оформлению каждого из них.

Вводный блок

В верхней строчке указывается название юрлица согласно с учредительной документацией. Если в ней зафиксировано краткое и полное наименование, то в ШР разрешается отразить любое из них. При наличии латинских символов в названии их также и пишут.

В правом углу пишется код ОКПО, ниже документу присваивается номер и указывается дата его составления. В следующей стоке фиксируется срок действия ШР, но так как его трудно предугадать в связи с постоянно происходящими изменениями, кадровики указывают срок утверждения документа.

Эта часть документа состоит из таблицы, включающей в себя 10 граф:

1 графа содержит название структурного подразделения (цеха, отдела, филиала). Для удобства подразделения указываются в порядке иерархии.

Начинать лучше с административного блока, бухгалтерского, юридического, кадрового и прочих подразделений, занимающихся общим руководством.

На следующем этапе вписываются отделы, ответственные за выполнение производственных задач компании (к примеру, отдел продаж, производственные цеха). Затем отображаются сведения о вспомогательных и обслуживающих участках (о складах, отделах снабжения).

2 графа показывает коды структурных единиц, которые устанавливает руководство. Для удобства основное подразделение числится под кодом 01, отделы, входящие в его состав — 01.01, 01.02 и прочее. Такая схема сделает понятной иерархическую систему фирмы.

3 графа включает в себя сведения о названии должностей, разрядов, квалификации сотрудников. Должности рекомендуется подбирать из ОКПДТР. Но в связи с тем, что классификатор не обновлялся с 1994 года, в нем могут отсутствовать современные профессии.

Если сотруднику полагаются льготы, компенсации и любые другие гарантии, то название должности необходимо выбрать из данного классификатора. Иначе гражданин не сможет претендовать на них.

4 графа отражает число штатных единиц для каждой должности. При наличии сотрудников, работающих по совместительству, их численность обозначается десятичными числами (0,25, 0,5, 0,75 и прочее).

Если планируется увеличение штата, то в ШР лучше сразу внести вакантные должности. В будущем это позволит избежать корректировок документа.

5 графа дает информацию об окладах для каждой должности.

6-8 графы содержат сведения о надбавках, выплачиваемых в компании (доплаты, премии, стимулирующие и поощрительные выплаты). В большинстве случаев они устанавливаются руководством.

Но существуют определенные категории выплат, размер которых закреплен на законодательном уровне (например, за стаж, вредность и прочее).

Сумма выплат может быть фиксированной или составлять определенный процент от оклада.

• 9 графа отражает общую сумму затрат, которые компания ежемесячно направляет на оплату труда в соответствии с занятыми должностями по ШР.
• 10 графа содержит в себе различные примечания (например, номера приказов).
• В строке «Итого» указывается общая численность штатных единиц и фонд заработной платы за месяц, как сумма показателей по графе 9.

Документ заверяется подписями главбуха и начальника кадрового отдела. Также можно поставить печать, если хозяйствующий субъект использует ее в своей деятельности.

Процедура утверждения ШР

ШР станет действительным после того, как руководитель подпишет приказ о его утверждении. Разработкой документа может заниматься сам руководитель, если компания небольшая, либо ответственное лицо.

В большинстве случаев это сотрудник кадрового, бухгалтерского или юридического отделов.

Обязательства по формированию ШР за конкретным лицом закрепляются приказом и могут быть зафиксированы в трудовом договоре.

В приказе на утверждение ШР указывается следующее:

• название юрлица;
• наименование и номер приказа;
• дата и место формирования приказа;
• сроки, когда было заверено и принято в работу ШР с численностью штатных единиц и фондом оплаты труда за месяц;
• ФИО и должности работников, ответственных за оформление расписания;
• приложением к приказу будет выступать ШР, реквизиты которого потребуется указать;
• подписи с расшифровкой руководителя и сотрудников, ответственных за оформление расписания.

Сроки формирования ШР, его заверения и начала использования могут отличаться. Применять в работе расписание рекомендуется с начала месяца, так как зарплата начисляется ежемесячно с учетом отработанного времени.

Корректировка ШР

Для внесения поправок в расписание руководителю потребуется подписать соответствующий приказ. Корректировки необходимы в следующих случаях:

• возникла потребность ввести дополнительные должности либо подразделения;
• преобразуется структура юрлица;
• принято решение о переименовании должностей и отделов;
• изменились оклады, заработная плата;
• руководство хочет сократить штат.

Ответственный сотрудник приступает к внесению корректировок после подписания и ознакомления с приказом. Если исправлений много, то будет проще сделать новое расписание со следующим порядковым номером.

Оформление дополнительной должности

Чтобы ввести дополнительную должность в организации потребуется издать соответствующий приказ. Он формируется на основе служебной записки, в которой уполномоченное лицо просит руководство ввести дополнительную штатную единицу.

С подобной просьбой обращаются к руководству начальники участков, на которых требуется дополнительная штатная единица. Чтобы убедить руководство в необходимости введения дополнительной штатной единицы потребуется привести письменное обоснование, статистические данные, подтверждающие нехватку работающего персонала.

Также к записке следует приложить должностную инструкцию для будущего работника.

Если нужен человек, который будет подчиняться непосредственно руководству либо не будет состоять в подразделениях юрлица, то оформлением служебной записки занимается начальник кадрового отдела. К ней сразу можно приложить приказ и руководитель заверит его сразу после ознакомления с документами.

Оригинал приказа остается в кадровом отделе, его дубликаты передается в бухгалтерию и в тот отдел, в котором будет вводиться дополнительная единица. На следующем этапе ответственный работник вносит поправки в ШР.

Как сокращаются должности

При сокращении должностей либо персонала также потребуется вносить поправки в ШР. Согласно с п.2 ст.81 ТК РФ работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении за 2 месяца. Сделать это необходимо в письменной форме.

Также потребуются приказы с перечнем сокращаемых должностей либо работников и утверждении нового расписания. Такие распоряжения можно объединить в один документ. Новое ШР начнет действовать после того, как с сокращаемыми сотрудниками будут расторгнуты трудовые договоры.

При сокращении должностей править ШР требуется обязательно, так как только оно сможет подтвердить отсутствие свободных должностей и законность увольнения сотрудников.

Выписка из ШР

Такие выписки могут потребоваться сотрудникам для предъявления в налоговую, Пенсионный фонд либо в ФСС. Запрашивается выписка посредством заявления либо устной просьбы. Руководство не может отказать сотруднику в получении документа, так как у последнего имеется право получать любую информацию, которая касается трудовой деятельности.

Выписка не дублирует ШР, а лишь содержит сведение, которые необходимы работнику:

• название документа и дату его формирования;
• название юрлица;
• табличную часть (название отдела, должность работника, заказавшего выписку, численность штатных единиц, оклад, доплаты, фонд оплаты труда за месяц, примечание);
• сроки действия документа;
• подписи ответственных сотрудников.

Выписка оформляется работником кадрового отдела, заверяется им, руководством и начальником отдела кадров. Гражданину, спросившему выписку, также необходимо ее подписать. Факт выдачи выписка фиксируется в журнале учета исходящей документации и в личном деле работника.