Законы

Объединенный архивный фонд

  • Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:
  • — однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории, например:
  • колхозы, машинно-тракторные станции, первичные партийные организа­ции научных учреждений;
  • — руководящего органа и подчиненных ему учреждений, организа­ций, предприятий, действовавших (действующих) на определенной территории, например: управления строительства крупных объектов, городов и подчиненные им организации;
  • — органов власти и состоящих при них организаций, например: райисполком и его отделы;
  • — организаций, связанных объектом деятельности, например: предприятие и его профсоюзная организация;
  • — последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например: министерства и комитеты по заготовкам сельскохозяй­ственных продуктов;

— двух или нескольких фондов личного происхождения, фондообразователи которых связаны между собой близкими родственными, професси­ональными, творческими отношениями, например: Вяземские П.А., П.П.

Систематизацию документов объединенного фонда следует прово­дить одновременно с экспертизой их научной и практической ценности, В процессе экспертизы должна быть выделена в макулатуру вся доку­ментация, утратившая практическое значение и не имеющая научной ценности, все дублетные документы.

Поскольку составными частями объединенного архивного фонда являются документы конкретных учреждений, ранее учитывавшихся как самостоятельные фонды, то основная задача систематизации заключается в правильной группировке их внутри объединенного фонда. Расположение документации каждого учреждения в объединенном архивном фонде за­висит от порядка, в соответствии с которым осуществляется объединение.

Если объединенный фонд создается по объекту деятельности соответствующих организаций, то на первое место выносятся единицы хранения основного учреждения, а затем располагаются документы органи­заций (профсоюзной, спортивной и т.д.) по степени их научной ценности в общем объединенном фонде.

В конце систематизационного ряда целесообразно располагать документы ликвидационной комиссии основного фондообразователя.

Поскольку при создании объединенного фонда и систематизации входящих в него документов определяющим является фонд основного учреждения, то объединенному фонду присваивается его название (завод, трест, комбинат и т.д.).

Если объединенный фонд создается по территориальному признаку из документов одноименных и однородных по целевому назначению учреждений, то систематизацию единиц хранения таких учреждений наиболее целесообразно проводить по алфавиту их названий. Названием фонда будет типовое название учреждений-фондообразователей с наименованием той административно-территориальной единицы, в преде­лах которой они действовали, например: волостные земельные комиссии Курской губернии.

Если объединенный фонд создается путем присоединения докумен­тов нижестоящих учреждений к документации их руководящего органа, то систематизации подлежат документы именно этих учреждений. Схе­ма систематизации зависит обычно от характера подчиненных учрежде­ний.

Так, при объединении единиц хранения, содержащих документы исполкома с единицами хранения, содержащими документы его отделов (управлений), единицы хранения последних могут располагаться: по сте­пени важности, в порядке расположения их в нормативном акте (в Кон­ституции, в решении органов власти об их образовании и т.д.), по хроно­логии образования, в зависимости от объема и крайних дат документов и т.д. При объединении документов руководящего органа с документами низовых учреждений его системы последние обычно располагаются по алфавиту их названий, в пределах конкретной территории.

  1. Если объединенный фонд создается из документов учреждений, последовательно сменявших друг друга, то их документация систематизируется в хронологической последовательности по датам деятельности соответствующих учреждений.
  2. Когда образованному учреждению передаются все основные функ­ции его предшественника, то в объединенном фонде единицы хранения, начатые производством в учреждении-предшественнике, заканчиваются
  3. его преемником.

Если учреждение было упразднено и через некоторое время восстановлено, то единицы хранения, содержащие его документы, в объединенном фонде за оба периода деятельности составляют единый комплекс.

Документы учреждений, которым были переданы функции предшественника, и документы ликвидированных учреждений до момента их ликвидации составляют отдельные комплексы.

Они располагаются в опи­си обычно по алфавиту названий ликвидируемых учреждений и помеща­ются после документов фонда восстановленного учреждения.

Если одно учреждение является преемником функций нескольких упраздненных учреждений, то вслед за единицами хранения, содержа­щими документы организаций-предшественников, расположенных по алфавиту их названий, помещаются единицы хранения, содержащие до­кументы учреждения-преемника.

Если деятельность учреждения не прекращалась, а часть его функций передавалась существовавшему непродолжительное время учреждению-преемнику, то в начале систематизационного ряда располагаются документы пер­вого из них, а за ними помещаются документы упраздненного преемника.

Архивной коллекцией является совокупность документов разной фондовой принадлежности, объединенных по одному или нескольким признакам. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их учета и использования.

  • В названии коллекции обязательно отражается признак (признаки) объединения документов. Например:
  • — Коллекции документов деятелей науки и культуры Липецкой обла­сти.
  • — Коллекция буровых журналов (1880-1934) (Государственный архив Тамбовской области).
  • — Коллекция документов «Становление местного самоуправления и муниципального образования «Кологривский район»» (ЦДНИ Костромской области).
  • — Коллекция документов граждан — участников боевых действий в Республике Афганистан, проживающих в Калужской области.
  • -Коллекция документов репрессированных граждан.

Систематизация единиц хранения коллекции определяется их тематикой и составом документов. При этом используются тематический (и его разновидность — авторский), номинальный, территориальный, хронологический или другие признаки систематизации.

В пределах коллекции одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку в алфавитном порядке названий организаций или фамилий ав­торов. В пределах тематической коллекции могут быть образованы тема­тические группы документов, единицы хранения которых могут распо­лагаться в порядке их значимости или по хронологии.

Систематизация единиц хранения внутри тематических подгрупп возможна по различ­ным признакам, в зависимости от состава и объема документов единиц хранения.

Объединенный архивный фонд Раздел 4

4.3.2. Образование объединенных архивных фондов

Объединенный
архивный фонд

– это архивный фонд, состоящий из
документов, образовавшихся в деятельности
двух или более фондообразователей
(учреждений, организаций, предприятий,
войсковых частей, отдельных лиц), имевших
(имеющих) между собой исторические или
логические взаимосвязи.

Между фондообразователями
могут быть установлены взаимосвязи по
различным направлениям, а именно:

  • однородность целевого назначения;
  • подчиненность;
  • единство объекта и времени деятельности;
  • местонахождение;
  • общность делопроизводства;
  • родственные связи (для физических лиц)
  • профессиональные и другие отношения.

Объединенные
архивные фонды создаются для упрощения
учета материалов, более рационального
размещения фондов в хранилищах и создания
компактного и качественного
научно-справочного аппарата. Подобные
фонды организуются из мелких архивных
фондов с небольшим количеством дел.

Объединенные
архивные фонды из документов архивных
фондов органов государственной власти
и государственного управления создаются
только с разрешения архивных органов.

Правильное
образование объединенных архивных
фондов возможно осуществить только на
основе всесторонне продуманного выбора
признаков, на основании которых документы
будут сгруппированы в объединенный
архивный фонд. Признаки группировки
должны вытекать из особенностей
фондообразователей и существующих
между ними связей.

При создании
объединенных архивных фондов необходимо
учитывать основные признаки классификации
документов Архивного фонда Российской
Федерации в целом.

В частности, нельзя
соединять в одном объединенном фонде
документацию фондов федерального
значения с материалами фондов регионального
и местного характера или документы
фондообразователей, относящихся к
различным отраслям государственной и
общественной деятельности, народного
хозяйства и культуры.

Читайте также:  Расходы при ликвидации ЧС

Создание каждого
объединенного архивного фонда
осуществляется на основе результатов
предварительно проведенной
научно-исследовательской работы.

Она
состоит в изучении истории фондообразователей,
материалы которых предполагается
включить в объединенный архивный фонд,
выявлении связей фондообразователей
друг с другом, установлении функций
фондообразователей, времени и места их
деятельности, преобразований, которые
они претерпевали, и т.д.

Для группировки
документов в объединенные архивные
фонды применяются следующие основные
признаки:

  • единство целевого назначения фондообразователей;
  • подведомственность (подчиненность) фондообразователей;
  • единство объекта деятельности фондообразователей.
  • Признак
    единства целевого назначения используется
    при группировке документов
    фондообразователей, однородных по
    характеру своей деятельности и задачам.
  • При
    создании объединенных архивных фондов
    из документов однородных по целевому
    назначению учреждений необходимо
    учитывать отраслевую и ведомственную
    принадлежность фондообразователей,
    при этом не допускается существование
    фондов аналогичных учреждений вне рамок
    объединенного фонда.
  • Признак
    подведомственности (подчиненности)
    фондообразователей используется для
    объединения документов какого-либо
    фондообразователя, имевшего
    административное, производственное,
    культурное или иное назначение, с
    документами подчиненных ему учреждений,
    предприятий, заведений и др.
  • Признак единства
    объекта деятельности применяется для
    объединения в одном фонде документов
    учреждений и организаций, не подчиненных
    друг другу, но связанных между собой
    одним объектом деятельности.
  • Рассмотренные
    основные признаки могут сочетаться с
    второстепенными, к которым относят
    следующие признаки:
  • хронологический;
  • территориальный;
  • общности делопроизводства.

Хронологический
признак используется для объединения
документов фондообразователей,
действовавших в один и тот же период
времени.

Территориальный
признак используется для объединения
материалов фондообразователей,
действовавших в пределах одной территории
(республики, края, области, губернии,
округа, уезда, района и др.).

Признак общности
делопроизводства применяется в случаях,
когда объединяются документы
фондообразователя-предшественника и
фондообразователя-преемника, формирование
дел которых происходило в виде непрерывного
процесса, приведшего к созданию
органически связанного комплекса
документов, не поддающегося разделению.

Признаки группировки
архивных фондов в объединенный архивный
фонд, как правило, взаимно дополняют
друг друга.

Поэтому на практике
объединенные архивные фонды создаются
на основе различных сочетаний основных
и второстепенных признаков (при условии,
что ведущими остаются первых три
признака).

Обязательным условием создания
любого объединенного архивного фонда
должна быть недробимость документов
конкретных фондов, вошедших в его состав.

Фонды отдельных
лиц обычно объединяются по признаку
родственных или профессиональных
связей. Примером таких объединений
служат семейные и родовые фонды, а также
фонды деятелей литературы и искусства,
работавших в тесном творческом
содружестве. Например: Аксаковы С. Т.,
К. С., И. С., Вяземские П. А., П. П. и
др., Ильф И. А. и Петров Е. П.

Объединенный архивный фонд

это фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций или граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи (общие цели, подчиненность, время и место деятельности, общее делопроизводство; для лиц-фондообразователей – имеющие или имевшие родственные, профессиональные, другие отношения).

фонд страны, а также иных архивных документов;
архивный документ как материальный носитель, фиксирующий…Законом предусматриваются следующие способы обеспечения доступа граждан и их объединений к документам…

архивного фонда: предоставление пользователю архивными документами средств справочно-поискового характера…Ограничение доступа к документам архивного фонда Российской Федерации
Доступ к архивным документам ограничивается…

Использование документов архивного фонда Российской Федерации
Пользователи архивными документами могут

  • Автор Инна Смирнова
  • Источник Справочник
  • Категория Государственное и муниципальное управление

Статья от экспертов

При написании статьи были использованы архивные документы, извлеченные из фондов Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) и Центрального государственного архива общественных объединений Республики Башкортостан (ЦГАОО РБ). На основе используемого материала в данной статье сделана попытка выяснить, какое внимание уделялось советской властью в эти годы защите прав матери и ребенка в автономной Башкирской республике.

Автор(ы) Султангужина Г. Ю.

Источник Вестник Башкирского университета

Creative Commons

Научный журнал

фонда РФ….Собственники негосударственных архивов и архивных документов, которые входят в состав Архивного фонда

Контроль за соблюдением законодательства, касающегося Архивного фонда РФ
Государственный контроль за…Общественные и религиозные объединения и организации могут помогать в решении задач, направленных на…

развитие и совершенствование архивного дела, руководствуясь основами законодательства «Об Архивном фонде

  1. Автор Яна Викторовна Карпова
  2. Источник Справочник
  3. Категория Документоведение и архивоведение

Статья от экспертов

Появление русских диаспор в ряде стран мира способствовало формированию обширного архивного наследия, изучение которого является одной из актуальнейших современных задач.

Работа по его выявлению, возвращению в Россию и использованию заметно активизировалась в последние десятилетия, что связано с изменением политической ситуации, открытием для исследователей архивных фондов русской эмиграции.

Актуальность данной фундаментальной научной проблемы усиливается тем, что на современном этапе развития российской истории стало необходимым ликвидировать все еще сохраняющуюся информационную брешь выявить и свести в едином информационном банке данных информацию о документах русской эмиграции и местах их хранения в зарубежных архивах. Выявление современного местонахождения различных документов этой группы имеет также дальнейшей целью воссоздание целостности разрозненных архивных фондов как путем возвращения, обмена или копирования документов, так и объединения их в какой-либо виртуальной форме. …

Автор(ы) Сабенникова И.В.

Источник История и архивы

Creative Commons

Научный журнал

  1. Напиши термин
  2. Выбери определение из предложенных или загрузи свое
  3. Тренажер от Автор24 поможет тебе выучить термины с помощью удобных и приятных карточек

Классификация документов личного происхождения, объединенных архивных фондов и коллекций

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица.

Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д.

архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Архивных фонд личного происхождения – фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.

В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

  • При передачи документов личного происхождения составляется историческая справка фондообразователя, в которой указывают:
  • — ФИО;
  • — псевдоним;
  • — девичья фамилия;
  • — даты жизни;
  • — служебное и общественное положение;
  • — почетные звания.
  • В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей, указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности.
  • Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода.
  • Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.
  • Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
Читайте также:  Пострадавшие от чрезвычайных ситуаций

В основе комплектования объединенного архивного фонда и архивной коллекции лежит признак логической связи, т.е. они собраны искусственно.

Объединенный архивный фонд создаются в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, т.к. при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например: в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фоны школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города.

Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, области и т.д.), принадлежности к одной производственной отрасли. В исторической справке объединенного фонда необходимо указать время и мотивы его образования.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.

), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей.

Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

  1. — составитель;
  2. — время;
  3. — условия создания;
  4. комплектование.
  5. 26 Понятие и содержание комплектования арх России

Комплектование архива организации — это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.осущ в порядке установл законом и рекомендац Росархива(фед аг по арх делу)перспективными и текущими планами самих арх учр.

  • Задача компл – наиболее полная концентрация документов, относящ к профилю данного архива(помогает организ система НСА)
  • Источники компл- организ или лица передающ докум в гос или ведомств арх
  • Комплектование архива включает:
  • определение источников комплектования архива;(определ круга учр фондообазователей
  • определение состава документов, подлежащих приему в архив;
  • организация передачи документов в архив.
  • Распределение по сети гос арх
  • Прием передача из ведомств в гос
  • Основными источниками комплектования архива организации являются:
  • структурные подразделения организации;
  • подведомственные организации;
  • физические лица.

Организация документов в государственных архивах

  • Разновидности архивного фонда
  • В архивах документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам и архивным коллекциям.
  • Основные принципы классификации:
  • · принцип происхождения (организации документов по исторически сложившимся комплексам (фондам)
  • · логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

По отношению к некоторым специальным видам документов допускается их нефондовая организация. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

  1. Признаками фондообразователя являются:
  2. · его организационная (функциональная) обособленность — наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса (сметы); расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков;
  3. · для физического лица — наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.
  4. Разновидностями архивного фонда являются:
  5. – архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
  6. – архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода;
  7. – объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц.
  8. Признаки образования объединенных архивных фондов
Признаки Примеры
1. Однородные учреждения, действовавшие на одной территории · Избирательные комиссии по выборам в Верховный Совет РСФСР по Московской области (1938-1967 гг.); · Земские суды Московской губернии;  
2. Объединение фондов руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории · Департамент народного образования и школы (с 1993 г.); · Сенат и сенатские комиссии (1721-1918 гг.)  
3. Объединение материалов фондообразователей, связанных объектом деятельности · Завод “Серп и молот” и его профсоюзный комитет
4. Объединение последовательно сменивших друг друга учреждений на основе единства их функций · Общество попечительское о тюрьмах МВД (1819-1895 гг.) и Общество попечительское о тюрьмах Министерства Юстиции (1895-1917 гг.)
5. Объединение документов лиц, связанных родственными отношениями · Муравьевы-Апостолы И.М., М.И. и С.И. Декабристы (1789-1869 гг.) · Мейендорфы, бароны (1796-1868 гг.)
6. Объединение документов лиц, связанных творческой, профессиональной деятельностью · Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П. · Объединенный архивный фонд историков-архивистов (1840-1993 гг.)

— архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим).

Признаки создания коллекций

№ п/п Признаки Примеры
1. Номинальный (по делопроизводственной форме — родам единиц хранения, видам и разновидностям документов) Коллекция листовок XVIII-XX вв. в Музее книги;
2. Тематический Коллекция копий документов по истории профсоюзного движения в 1895-1925 г.г., собранная Истпрофомом;
3. Авторский Коллекция документов эмигрантских учреждений и организаций в России;
4. Географический Коллекция писем солдат русских воинских частей на французском фронте, собранная Тургеневской библиотекой в Париже;
5. Смешанные признаки Коллекция писем, рукописей литературного и общественно-политического характера неустановленных лиц. 1917-1925 гг. в ГАРФе;
  • Фондирование
  • Организация документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование складывается из следующих видов работ:
  • 1. Определения границ архивного фонда, в том числе определения юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

2. Определения фондовой принадлежности документов.

Основной предпосылкой правильного фондирования, разработки схем классификации документов архивного фонда и проведения других работ с документами является изучение истории фондообразователя, историй фонда, состава и содержания его материалов. Результаты этого изучения отражаются в исторической справке о фондообразователе и фонде.

  1. Историческая справка о фондообразователе и фонде должна состоять из четырех разделов:
  2. · истории фондообразователя,
  3. · истории фонда,
  4. · характеристики документов фонда,
  5. · списка использованных источников и литературы.
  6. В результате изучения истории фондообразователей, документы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, должна быть написана историческая справка по истории этих фондообразователей.
Читайте также:  Учет по договору складского хранения
Фактор, влияющий на фондирование Какое оказывает влияние
1.Изменение конституционных основ государства. В связи с принятием Конституции РФ 1993 год. Распад СССР в 1991 г. 1.1. Документы высших органов государственной власти Российской Федерации и органов гос.власти субъектов федерации, созданных по Конституции РФ 1993 г. составляют новые архивные фонды.
1.2. Документы высших органов управления (министерств, ведомств РФ), созданных на базе соответствующих ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.
1.3. Документы советов министров республик в составе РФ и автономных образований до и после распада СССР составляют разные архивные фонды.
1.4. Документы новых органов местного самоуправления, созданные на основе федеральных законов и нормативных актов субъектов федерации, образуют новые архивные фонды.
1.5. Прокуратура РСФСР и Прокуратура РФ составляют разные архивные фонды, но местные прокуратуры образуют единые архивные фонды за весь период деятельности.
1.6. В случае изменения статуса субъекта РФ новые органы власти составляют новые архивные фонды.
2.Изменение границ административно-территориального деления 2.1. Если в связи с изменением административно- территориального деления создаются новые органы власти и управления, они образуют новые архивные фонды.
2.2.Переименование административно-территориальной единицы, а также преобразование административно-территориального деления, которое не влечет за собой создания новых органов власти и управления, не влияет на фондирование.
3.Изменение формы собственности фондообразователя 3.1. Документы учреждений и предприятий, перешедших с 1991 г. в кооперативную, общественную, частную и др. формы собственности составляют с момента их акционирования и приватизации новые архивные фонды.
4.Реорганизация фондообразователя. 4.1.Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения влечет за собой создание нового архивного фонда.
4.2.Незначительные изменения круга деятельности организации, переименования, изменение подведомственности, структуры без существенного изменения ее функций и задач не является основанием для создания отдельного фонда.
5.Ликвидация фондообразователя 5.1. При ликвидации организации с передачей ее функций одной или нескольким организациям документы каждой организации составляют самостоятельные архивные фонды.
5.2. При временной приостановке работы организации и восстановлении ее с теми же функциями новый фонд не создается.  

Определение

Хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов

Вид фонда Хронологические границы фонда
Архивный фонд учреждения официальные даты образования и ликвидации учреждения
Архивный фонд личного происхождения даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода
Объединенный архивный фонд даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда

Не нашли, что искали? Воспользуйтесь поиском по сайту:

©2015 — 2023 stydopedia.ru Все материалы защищены законодательством РФ.

Создание объединенных архивных фондов первичных организаций КПСС: путь к открытию малоизученных архивных фондов

  • Шуваева Ирина Анатольевнаглавный хранитель фондов
  • ГОУ Государственный общественно-политический архив Пермской области (ГОПАПО)

Особое место в составе документов Государственного общественно-политического архива Пермской области занимают документы первичных организаций КПСС. Из 4644 фондов архива — 3085 фондов первичных партийных организаций.

В целях введения в научный оборот малоиспользуемых фондов, обеспечения сохранности, создания условий хранения и использования, в архиве начата работа по созданию объединённых архивных фондов (ОАФ) первичных партийных организаций.

Необходимость объединения фондов имела несколько причин: во-первых, в архиве очень много мелких фондов первичных организаций КПСС объёмом от 1 ед.хр. до 50 ед.хр.

; во-вторых, разная степень полноты фондов: не всегда партийная организация сдавала документы на хранение за весь период своего существования; в-третьих, описи фондов первичных партийных организаций находятся в очень плохом физическом состоянии.

Архив впервые приступил к этой работе в 2002 году, создано пять объединённых архивных фондов. На начальном этапе работы возникли ряд проблем. Трудность работы состояла в отсутствии методологической базы: пособие Росархива 1968 года устарело, кроме того, учёт и хранение документов первичных партийных организаций в нашем архиве имеет свои особенности.

Все это предопределило создание на первом этапе работы «Памятки по созданию объединённых архивных фондов первичных организаций КПСС предприятий, учреждений, организаций Пермской области», П., 2002, цель которой — оказание помощи сотрудникам архива при создании ОАФ.

Затрудняло работу то, что архивные дела «первичек» находились в плохом санитарном состоянии, решение проблемы — в предварительном обеспыливании дел. Проведение комплекса работ по учёту потребовало огромного количества времени, повышенной внимательности, аккуратности и скрупулёзности.

Учитывая трудоёмкость этой работы, проведено нормирование работ по учёту, сейчас эта работа проводится планово и комплексно. При создании научно-справочного аппарата к ОАФ возникла ещё одна трудность: ни в описи, ни в ПК «АФ» не отражена история изменений названий фондов первичных партийных организаций.

В архиве имеется алфавитная картотека названий фондов, дела фондов со справками о реорганизации предприятий, старые описи, которые могут помочь восстановить картину названий. Решение этой проблемы в плановом проведении работ по восстановлению переименований.

Учитывая накопленный опыт в проведении работ по созданию ОАФ, особенности и специфику данного вида деятельности, определив пути решения проблем, с которыми пришлось столкнуться, работа по созданию ОАФ первичных партийных организаций признана дирекцией архива необходимой и целесообразной.

Созданием ОАФ решается целый комплекс проблем по всем направлениям архивной деятельности.

Создание ОАФ облегчает использование документов первичных партийных организаций по вновь созданным описям дел; даёт возможность дойти исследователям до малоиспользуемых фондов с помощью описи и программного комплекса «Архивный фонд»; даёт возможность использовать документы «первичек» для подготовки выставок, публикаций, статей; подготовки календаря знаменательных дат, отмечая юбилейные даты организаций, учреждений, предприятий.

В области обеспечения сохранности документов — способствует упорядочению документов, завершению процесса их картонирования, проведению проверки наличия и состояния дел, в процессе которой ставятся на учёт документы, требующие улучшения физического состояния для дальнейшего планирования.

В процессе работы над созданием ОАФ проводится проверка правильности фондирования документов; происходит процесс совершенствования государственного учёта по каждому фонду в целом; составляются новые учётные документы; резко уменьшается количество фондов; полная информация о фондах (сведения на уровне дел) вводится в ПК «Архивный фонд».

Проведение комплекса работ в ходе создания ОАФ способствует созданию полноценного научно-справочного аппарата (опись, титульный лист, предисловие, оглавление, список сокращений, переводные таблицы); уменьшает количество описей.

Использование при систематизации дел «Схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР», М.

, 1978 в дальнейшем даст возможность обновить «Путеводитель по фондам архива» по структуре СЕКа.

Работа по созданию ОАФ первичных партийных организаций рассчитана на длительный период и планируется в архиве ежегодно.

Объединение фондов первичных организаций КПСС в архиве позволит сократить большое количество мелких архивных фондов, учётных документов, упростит ведение учёта, позволит создать полноценный научно-справочный аппарат к фондам первичных партийных организаций, что значительно облегчит их использование, даст возможность исследователям найти интересные и ценные документы в малоизученных пока архивных фондах.