Законы

Оперативное хранение документов

В статье расскажем, как осуществляется оперативное хранение документов «на местах» – в структурных подразделениях, где документы создаются или куда они поступают.

Кто отвечает за хранение?

Оперативное хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

Всю ответственность за свое подразделение, в том числе за хранящиеся в нем документы, несет начальник этого подразделения. Обязанности по обеспечению сохранности документов и по ведению документооборота отдела в целом начальник может делегировать кому-то из подчиненных. Обычно это личный секретарь или кто-то из других работников, если у начальника нет секретаря.

Возложение обязанностей оформляется приказом по основной деятельности «О назначении ответственного за делопроизводство» или более конкретным   «О назначении ответственного за оперативное хранение документов» (Пример 1).

К первой формулировке прибегают, если на работника возлагают обязанности не только по упорядочению и хранению документов отдела, но и по другим процессам делопроизводства: созданию документов, обороту, контролю  исполнения и т.д.

Ко второй – если от ответственного требуется только хранение.

Оперативное хранение документов

Если кто-то из работников уже является ответственным за делопроизводство, составлять отдельный приказ о хранении не нужно.

Подчеркнем, что ответственный занимается именно оперативным хранением, то есть «ведет» документы только до передачи в архив или уничтожения.

По всем вопросам, касающимся хранения документов, работник обращается к секретарю первого лица, начальнику канцелярии или другому коллеге, чьи обязанности – обеспечивать хранение документов всей организации.

Для краткости и чтобы не путаться, далее в статье будем называть такого работника «архивариус».

Номенклатура дел структурного подразделения

Основа эффективного хранения документов и в компании в целом, и в каждом из ее структурных подразделений в частности – номенклатура дел.

Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).

Оперативное хранение документов

Ведение дел подразделения в соответствии с номенклатурой дел означает, что после завершения документа делопроизводством он подшивается в соответствующее дело. Делать это нужно не раз в неделю или в месяц,  а немедленно.

Дела структурных подразделений хранятся чаще всего в папках-регистраторах. Для каждого дела должна быть заведена отдельная папка. Впрочем, если дело очень «маленькое», то есть документов в нем единицы, допускается помещать в одну папку несколько дел с одинаковым сроком хранения.

Главное, чтобы документы двух или нескольких разных дел были отделены друг от друга. Папки с документами (дела) подписываются. На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год.

За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.

Оперативное хранение документов

Е. Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2019.

Оперативное хранение документов в Москве, компания Fortis-Архив

Вся документация со дня возникновения и до момента архивации подлежит оперативному (текущему) учету. Перечень ценных бумаг и срок, в течение которого необходимо их хранить, установлены на законодательном уровне.

Систематизирование, сохранность и обеспечение быстрого доступа к информации является основной задачей мероприятий. Несмотря на то, что документооборот завершается на этапе выполнения, его содержимое может иметь значение для стабильной работы предприятия в последующие периоды.

Установлены следующие виды оперативного хранения документов:

  • находящиеся в процессе исполнения;
  • исполненные.

Учет может вестись в бумажной форме или в электронной версии, согласно утвержденной на предприятии технологии оперативного хранения электронных документов. Во втором случае в картотеку помещаются документы, полученные по электронной почте, факсу, а также производится сканирование всех бумажных носителей.

Организация оперативного хранения документов

До начала подготовки передачи в архив документация систематизируется в номенклатурные дела согласно специфике предприятия. Эта работа проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений или работниками службы делопроизводства.

Бумажные носители группируются в папках, это могут быть обычные скоросшиватели со специальными сменными кармашками, в которых помещаются вкладыши с наименованием номенклатуры.

Название папки должно быть максимально информативным, чтобы облегчить поиск документа.

На обложку папки наносятся следующие сведения:

  • начало и окончание исполнения;
  • общее количество листов в деле;
  • сроки оперативного хранения документов;
  • личные данные исполнителя и его контакты;
  • дополнительные сведения, например: «на согласование», «на подпись», «к исполнению».

Оперативное хранение документов

Требования к организации оперативного хранения документов

Для бумаг должно быть выделено помещение, оборудованное специальными шкафами. Дела, содержащие сведения, которые представляют служебную или коммерческую тайну, хранятся в стальных сейфах. Вход в комнату должен быть доступен только для лиц, ответственных за сохранность документации.

Выдача информационных носителей производится по письменному разрешению первого руководителя организации с регистрацией в журнале учета.

Оперативное хранение документов предприятия по правилам требует возврата выданных документов в конце рабочего дня.

В секторе должен поддерживаться определенный уровень влажности и температурный режим, исключающий негативное воздействие на содержимое комнаты.

Преимущества оперативного хранения документов

Нарушение правил документооборота приводит к увеличению затрат на поиск нужного отчета, его потере или утечке информации, представляющей коммерческую тайну.

Оперативное хранение документов и дел способствует:

  • быстрому поиску и доступу к информации;
  • обеспечению сохранности носителей;
  • упорядоченному размещению папок с делами;
  • соблюдению срока хранения первичных бухгалтерских документов и кадровых распоряжений;
  • своевременной подготовке документации для передачи в архив.

После окончания срока хранения архивных материалов они подлежат утилизации. Уничтожение бумаг проводится по установленным правилам и только после проведения экспертизы, подтверждающей правомочность этих действий.

Если вам необходимо провести профессиональный анализ оперативного хранения, экспертизу и утилизацию архива вы можете заказать услугу в нашей компании. Мы поможем грамотно систематизировать разрозненную документацию и вести учет документооборота согласно архивному законодательству.

Качественная организация оперативного хранения документов

Хранение архивное и оперативное секретных документов представляет собой спектр мероприятий по размещению и использованию разного вида бумаг с момента её укомплектования и до процедуры архивирования. Наши опытные сотрудники подготовят всю необходимую документацию и разложат в короба по типам и номенклатуре, установленной в компании.

Вы сможете в любое время получить доступ к тем или иным бумагам, ранее переданным на хранение в Архивный лоукостер “Сфера” и никакого длительного поиска.

Передадим документы быстро и в первоначальном виде по обращению руководителя подразделения.

Предоставленные нам на оперативное хранение секретные документы будут находиться в специальных отдельных помещениях, оснащенных системами безопасности. Ведь для конфиденциальной информации нужны особые условия.

Таким образом любая компания или предприятие могут обеспечить полную секретность данных, которые временно не используются или по истечению надобности должны отправиться на склад. При этом сокращаются финансовые затраты на содержание личного хранилища и на содержание дополнительного сотрудника в штате, ответственного за хранение архивное и оперативное секретных документов.

Почему мы?

Наш архивный лоукостер «Сфера» принимает бумажные и электронные носители, требования к которым отличаются. Мы несём ответственность за их сохранность и доставку.

Консультанты всегда готовы прийти на помощь и порекомендовать лучшее решение по организации оперативного хранение документов как крупным предприятиям, так и маленьким фирмам.

Стоимость услуг оперативного хранения секретных документов доступная – от 11,90 за один короб с файлами в месяц. Обращайтесь и вы, нам можно доверять.

Особенности организации процедуры

Оперативное хранение документов – это комплекс мероприятий, направленных на размещение и использование различной документации с момента ее формирования и до архивирования. Порядок помещения материалов на текущее хранение закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Уполномоченные сотрудники формируют все документы в дела по типам и номенклатуре дел, принятой в организации. В дела формируются материалы одного календарного года. Для упрощения процесса дальнейшей работы с бумажными материалами необходимо на корешок каждой папки вынести необходимую поисковую информацию (название, даты, отдел, срок хранения и т. д.).

Дела должны храниться в рабочих кабинетах или отдельных помещениях в специальных запираемых шкафах. Располагаются они в соответствии с типовой номенклатурой корешками наружу. Чтобы обеспечить удобство поиска необходимых материалов, на внутренней стороне шкафа прикрепляется перечень дел.

Возврат папок осуществляется по требованию руководителя соответствующего подразделения. После закрытия бумажных материалов текущим делопроизводством они подлежат передаче на архивное хранение.

Электронные документы

Текущему хранению подлежит информация не только на бумажных носителях, но и в электронной форме. Документация в электронном виде может создаваться сотрудниками предприятия или поступить на электронную почту путем сканирования бумажных носителей либо в виде факса. Полученную или созданную информацию следует записать в виде файла в памяти компьютера.

Современные фирмы наряду с хранением традиционных бумажных документов пользуются электронными хранилищами для компьютерных файлов.

Их создание значительно упрощает использование документации в текущей деятельности организации. Хранилище обеспечивает возможность работы с материалом одновременно нескольких пользователей.

Доступ к нему осуществляется в соответствии с предоставленными администратором правами.

  • Предприятиям, которые приняли решение вести архив электронных файлов, потребуется полный перевод бумажной документации в цифровой вид.
  • Основные принципы
  • Сотрудники, на которых возложена организация оперативного хранения документов, обеспечивают их сохранность и удобство использования. При этом должны соблюдаться следующие принципы:
  • Возможность быстрого доступа.
  • Оптимальные условия размещения.
  • Передача в архив.
  • Размещение материалов в соответствии с юридической ценностью и частотой использования.
  • Уничтожение материалов с истекшими сроками.
Читайте также:  Типы ценных бумаг

Под сохранностью подразумеваются физическая защита материалов от повреждения и обеспечение конфиденциальности содержащейся на них информации.

Предприятия, уделяющие должное внимание организации данного процесса, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ – для них дело нескольких минут.

Любая организация может сохранить свою конфиденциальную информацию и сократить текущие затраты на организацию и содержание собственного хранилища, передав бумажные и цифровые носители информации на хранение в Первый Архивный Лоукостер «Сфера».

Оперативное хранение документов

Лекция
. Система хранения документов. Передача
дел в архив

  1. Оперативное хранение дел.

  2. Понятие экспертизы ценности документов.

  3. Определение сроков хранения документов.

  4. Документы, передаваемые на архивное хранение.

  5. Формы описи и акта.

  6. Передача дел в архив.

Подготовка
дел к сдаче в архив учреждения для их
последующего хранения и использования
— это завершающая работа с документами
в делопроизводстве. Специфика этой
работы определяется характером
документов, их ценностью, которая влияет
на определение срока хранения документов
и соответственно формы хранения.
Различаются три формы хранения документов:
оперативное, длительное и постоянное.

Оперативным
(текущим,
временным, кратковременным) хранением
(до 10 лет) называют хранение дел в местах
их формирования до передачи на архивное
хранение.

Срок
оперативного хранения дел составляет
от 1 года до 3-ех лет. Исключение составляют
документы с временными сроками хранения
5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение
такие документы не передаются, они
продолжают храниться в структурных
подразделениях.

Срок
хранения любого документа всегда
начинает отсчитываться с 1 января года,
следующего за годом окончания дела.
Например, для документов делопроизводства
2009 г. срок хранения начинается с 1 января
2010 г. Систему исчисления сроков хранения
документов можно представить в виде
табл. 2.1

Таблица
12.1 Система исчисления сроков хранения
документов

Начало заведения дела Срок хранения Начало срока С какого времени можно уничтожить
1999 г. 5 лет 2000 г. 1 января 2005 г.
2001 г. 3 года 2002 г. 1 января 2005 г.

Проверка
наличия дел при оперативном хранении
проводится для обеспечения сохранности
дел; установления пропавших дел
(документов); поиска пропавших дел
(документов), не найденных во время
поиска.

Дела
текущего хранения хранятся централизованно
в канцелярии, секретариате или в другой
службе делопроизводства учреждения
или в структурных подразделениях в
рабочих комнатах, или в специально
отведенных для этой цели помещениях.
Документы должны храниться в специальных
папках в запирающихся шкафах или сейфах
в вертикальном положении корешками
наружу.

На корешке каждого дела указывается
его номер по номенклатуре, сама же
номенклатура дел прикрепляется к
внутренней дверце шкафа. Распорядительные
документы, переписка руководства и
важнейшие внутренние документы могут
храниться отдельно в секретариате
руководства или в канцелярии. В небольших
учреждениях все дела могут храниться
централизованно у секретаря.

В
течение делопроизводственного года
сотрудники дело­производственной
службы могут беспрепятственно пользоваться
документами в любое время. Другие
сотрудники получают доступ к хранящимся
документам только по разрешению
руководства. Документы могут быть выданы
лицом, ответственным за формирование
и хранение дел.

На место выданного
документа вкладывается лист-заместитель,
в котором указывается, какой документ,
кому, когда и на какой срок выдан. После
завершения делопроизводственного года
документы из дел не выдаются.

Изымать
и выдавать документы из дел можно лишь
в исключительных случаях (например, по
требованию судебно-следственных органов)
с разрешения руководителя учреждения
(бухгалтерские дела могут быть выданы
только по распоряжению главного
бухгалтера).

На выданное дело заполняют
лист-заместитель, где указываются
структурное подразделение, в которое
выдано дело, номер дела, дата выдачи и
возвращения, фамилия и должность лица,
получившего дело, а также предусматриваются
графы для расписок в получении и приеме
дела.

При этом в дело обязательно
вкладывают точную заверенную копию
документа и акт о причинах изъятия
подлинника. В случае выдачи дела целиком
составляется лист-заместитель, в котором
указываются индекс дела, дата и срок
выдачи, кому выдано дело, расписка в его
получении.

Копии
и выписки из документов для использования
в работе учреждения или в интересах
отдельных граждан делают с разрешения
руководства или должностных лиц, которым
такое право предоставлено соответствующими
ведомственными инструкциями.

Ответственность
за сохранность документов, находящихся
в организации, несет ее руководитель,
а также заведующий канцелярией, секретарь.
Они должны обеспечивать контроль за
сохранностью документов, находящихся
в структурных подразделениях и у
отдельных исполнителей, своевременно
докладывать руководству учреждения об
имеющихся нарушениях.

  • По
    истечении оперативного срока хранения
    документы в делах пересматриваются и
    группируются: одна часть документов
    подлежит уничтожению, другая — передаче
    в ведомственный архив.
  • Работа
    по подготовке дел к передаче в архив
    включает:

  • экспертизу (оценку) научной и практической
    ценности документов;

  • соответствующее оформление дел;

  • описание документов постоянного и
    долговременного хранения;


передачу дел в архив учреждения, т.е. в
ведомственный архив. Ведомственный
архив осуществляет хранение документов
организаций и предприятий до передачи
определенной их части на государственное
хранение.

Организация оперативного хранения документов

  • Главная
  • Статьи
  • Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив.

Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения.

Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для этого составляется план архива. Также для удобства поиска дела нужно устанавливать корешками наружу. Подписи на корешках должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативными.

Условия хранения документов

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий документов должен контролировать архивариус.

Размещение документов в архиве

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого.

Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут быть допущены к этим документам. Также документы можно разделить на часто и редко используемые.

Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению).

Сжигать документы невыгодно и неэкологично!

Сдача документов в архив

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех дел долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Роль оперативного хранения

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

Наша Компания рада предложить Вам услугу оперативного хранения документов

Посмотреть все статьи

Оперативное хранение документов

Деятельность любой организации сопровождается образованием большого количества бумаг. До момента передачи дел в архив, все документы хранятся по месту их формирования согласно срокам, установленных законодательством. Для обеспечения сохранности документов и быстрого доступа к ним выполняются оперативное хранение документов.

Оперативное хранение документов согласно закону, подразделяется на 2 вида. Те, что находятся в процессе исполнения, и уже исполненные документы.

Учет документации может осуществляться как в бумажной форме, так и в электронном виде. В случае ведения документооборота в электронном виде, в картотеку, помимо атрибутов бумажных документов заносят данные по всем электронным документам подлежащих хранению, а также документы, полученные по электронной почте или факсу.

Организация оперативного хранения документов и условия содержания

Чаще всего текущее хранение документов осуществляется или в металлических шкафах, оснащенных замком, или в специализированных помещениях с ограниченным доступом.

Все документы должны хранится в помещение с правильным температурно-влажностном режимом. Температура воздуха должна быть около 20 C, при относительной влажности, не превышающей 55%.

Помещение должно быть обработано от плесени и пыли. Не допускается чтобы в хранилище завились грызуны.

Читайте также:  Правила эмиссии ценных бумаг

Контроль и обеспечение конфиденциальности хранения

Выдача документов, находящихся на текущем хранении, осуществляется специально назначенным сотрудником только по письменному официальному запросу или по распоряжению руководства соответствующего отдела.

В конце рабочего дня, взятая из архива папка, в соответствии с требованиями безопасности и конфиденциальности, должна быть возвращена ответственному сотруднику архива.

Также все выдачи справок и процесс изготовление копий документов должны строго контролироваться. 

Оперативность

Служба оперативного хранения документов предназначена для быстрого доступа к документам. При организации хранения, важно обеспечить максимально быструю скорость поиска необходимых бумаг.

Для оперативного поиска нужного документа в архиве, все дела должны содержать внутреннюю опись и устанавливаться корешками наружу, при этом корешки дел должны иметь максимально информативные подписи.

Для этого на обложке дел указываются следующие реквизиты:

  • интервал дат документов, входящих в состав дела;
  • уточняющие названия («входящие/исходящие письма», «на подпись», «на согласование» и пр.);
  • наименование и/или индекс отдела, кому принадлежат документы;
  • сроки хранения.

Кроме того, удобно будет разделить все документы на часто и редко используемые и те, которые используются чаще, должны находиться ближе. 

Своевременное уничтожение

Согласно нормам закона, у каждого документа есть свой срок хранения, по истечению которого, он уничтожается. Утилизация бумаг проводится только после проведения экспертизы, согласно установленным правилам. По факту уничтожения документов должен быть составлен акт.

Подготовка передачи дел в архив

После истечения сроков оперативного хранения документам присваивается статус «окончено делопроизводством». Формирование дела заканчивается тогда, когда в него будут подшиты все документы за прошедший год. По истечению календарного года все исполненные документы должны быть подготовлены к передаче дел на архивное хранение, во внутренний архив, либо уничтожены.

Преимущества оперативного хранения документов

Несоблюдение правил документооборота может привести к потере или утечке информации, представляющей коммерческую тайну, что в свою очередь повлечет за собой очень большие финансовые потери и штрафы. Только грамотная организация оперативного хранение документов обеспечит сохранность ценных бумаг, порядок в офисе и эффективную работу всех подразделений.

Организация оперативного хранения документов способствует:

  • оперативному поиску и быстрому доступу к нужной информации;
  • обеспечению сохранности и конфиденциальности документов;
  • контролю и соблюдению сроков хранения;
  • своевременной подготовке документации для передачи в архив;
  • своевременному уничтожению документов.

Оперативное хранение документов [Эссе №17096]

Оперативное хранение документов — это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013.

При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

  • хранение документов в процессе их исполнения.
  • хранение исполненных документов.

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит оперативное хранение и использование документов.

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «Для коллегии», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми. Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) — постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников — 75 лет. В целях соблюдения норм налогового законодательства документы должны храниться 4 года, в целях соблюдения бухгалтерского — 5 лет. Соответственно, общий срок хранения документов составляет 5 лет (если иное не устанавливается правилами организации государственного архивного дела).

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища.

Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Т.о.

использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Оперативное хранение документов

Наталия Кондакова

Ведение делопроизводства в организации наряду с документированием информации и организацией документооборота включает также хранение документов. Выделяются 2 этапа хранения документов: оперативный и архивный.

Под оперативным понимается хранение документов в течение их практического использования до проведения экспертизы ценности и передачи на архивное хранение либо уничтожение.

Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, подлежат архивному хранению в архиве организации.

Пунктом 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, установлено, что с момента заведения и до передачи в архив или уничтожения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления.

  • На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:
  • · в дело должны помещаться только исполненные документы; неисполненные документы хранятся в рабочей папке исполнителя;
  • · в дело помещаются только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
  • · приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся; при большом объеме приложений их можно группировать в отдельные тома;
  • · документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения должны группироваться в дела раздельно;
  • · в дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел;
  • · в дело включается только один экземпляр каждого документа; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  • · дело должно содержать не более 300 листов (4 см); если количество листов в деле превышает эту цифру, то его разбивают на тома;
  • · документы внутри дела располагают в хронологической (в порядке возрастания дат) или вопросной (документы, связанные с решением одного вопроса) последовательности и в их сочетании.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются. Порядок оформления дел закреплен в гл. 13 Инструкции по делопроизводству.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

  1. При заведении дела в делопроизводстве должна быть оформлена его обложка в соответствии с номенклатурой дел. При заведении дела на его обложку выносятся:
  2. · наименование вышестоящей организации (полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
  3. · наименование организации (полное наименование в именительном падеже согласно уставу (положению) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);
  4. · наименование структурного подразделения (полное наименование в именительном падеже в соответствии с положением о структурном подразделении);
  5. · индекс дела по номенклатуре дел (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; он состоит из индекса раздела номенклатуры дел (как правило, структурного подразделения) и порядкового номера дела в пределах этого раздела);
  6. · заголовок дела (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
  7. · год, в котором заводится дело;
  8. · срок хранения дела (в соответствии с действующими перечнями документов с указанием сроков хранения).
  9. При необходимости в надписи на обложке вносятся уточнения:
  10. · если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки;
  11. · в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносят их номера, если эти дела разбивают на тома.
  12. Материал опубликован частично.
  13. Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.
  14. оформить подписку на журнал
Читайте также:  Раскрытие информации это

Оперативное хранение документов

Содержание

1. Оперативное хранение 
документов……………………………………………2

2. Работа с входящими документами(составить схему). Укажите используемые реквизиты…………………………………………………………9

3.Список литературы…………………………………………………………….11

1. Оперативное 
хранение документов

Все документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных 
сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с 
указанием сроков хранения, а также 
ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

Формирование дела заканчивается 
после того, как в него подшиты 
последние документы за прошедший 
год. По окончании календарного года исполненные  документы в делах 
должны быть подготовлены к передаче на хранение в архив, либо уничтожены.

В процессе хранения документов в организации выделяется два 
этапа: оперативный и архивный. Под 
оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

  Существует два вида оперативного хранения документов: хранение в процессе их использования и хранение исполненных документов. Документы во время их исполнения находятся у исполнителей в специальных папках с надписями: «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,»На отправку» и т.д.

На папках также указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Работники организаций 
несут персональную ответственность 
за сохранность находящихся у 
них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

На этапе оперативного хранения исполненные документы 
формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации.

Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель).

Оформления обложки дела, находящегося на оперативном хранении в Приложении 1.

На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих 
комнатах и специально отведенных для 
этой цели помещениях, располагаются 
в запирающихся шкафах, где к внутренней дверце прикрепляется номенклатура дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо 
ценные документы, а также документы 
ограниченного доступа, составляется внутренняя опись. Она постоянно дополняется, в нее вписывается каждый подшиваемый в дело документ. Внутренняя опись составляется в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов».

При возникновении потребности в каких-либо документах, уже подшитых в дело, они могут быть извлечены из него лицом, ответственным за формирование и хранение дел.

В таких случаях на место отсутствующего документа в дело помещается лист-заместитель.

При заверении делопроизводственного года выдача сотрудник отдельных документов из дела не допускается, но может быть выдано дело целиком во временное пользование. В этом случает заполняется карта-заместитель по образцу:

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. Выдача дел сотрудникам разрешается на срок не более одного месяца, после истечения которого дело должно быть возвращено. Выдачу дел в другие организации может разрешить лишь руководитель на основании письменного запроса, по акту.

С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях. Наиболее распространенным является структурирование организации на следующие подразделения: 
1) управления.

Это подразделения, образованные по отраслевому и функциональному признаку, и обеспечивающие реализацию отдельных направлений деятельности организации и осуществляющие управление организацией.

Обычно они создаются в крупных компаниях, органах государственной власти и местного самоуправления и объединяют более мелкие функциональные подразделения (например: департаменты, отделы); 
2) отделения. На отделения чаще всего структурируются лечебно-профилактические, медицинские учреждения и организации.

Это обычно отраслевые или функциональные подразделения, так же как и управления, объединяющие в себе более мелкие функциональные подразделения.  
На отделения также структурируются органы государственной власти (например, отделения создаются в региональных таможенных управлениях).

Что касается банков и иных кредитных учреждений, то, как правило, отделения в них создаются по территориальному признаку и представляют собой обособленные структурные подразделения, регистрируемые в качестве филиалов; 
3) департаменты.

Они также представляют собой подразделения, структурированные по отраслевому и функциональному признаку, которые, так же как и управления обеспечивают реализацию отдельных направлений деятельности организации. Обычно, они создаются в органах государственной власти и органах местного самоуправления; объединяют в своем составе более мелкие структурные единицы (чаще всего — отделы).

Департаменты также создаются в представительствах иностранных компаний и в компаниях, в которых управление организуется по западным моделям; 
4) отделы.

Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации; 
5) службы.

«Службой» чаще всего называют группу объединенных по функциональному признаку структурных единиц, имеющих родственные цели, задачи и функции. При этом управление или руководство этой группой осуществляется централизованно одним должностным лицом.

Например, служба заместителя директора по персоналу, может объединять отдел кадров, отдел развития персонала, отдел организации и оплаты труда, другие структурные единицы, выполняющие функции, связанные с управлением персоналом. Она возглавляется заместителем директора по персоналу и создается для реализации единой кадровой политики в организации.

 
Служба также может быть создана как отдельное структурное подразделение, образованное по функциональному признаку и предназначенное для обеспечения деятельности всех структурных подразделений организации в рамках реализации одного направления.

Так, служба безопасности является структурным подразделением, которое обеспечивает физическую, техническую и информационную безопасность всех структурных подразделений организации.  
6) бюро. Эта структурная единица создается либо в составе более крупного подразделения (например, отдела), либо как самостоятельное подразделение.

В качестве самостоятельной структурной единицы бюро — для ведения исполнительной деятельности и обслуживания деятельности иных структурных подразделений организации. В основном «бюро» традиционно называют структурные единицы, связанные с «бумажной» (от франц. bureau — письменный стол) и справочной работой. 
Помимо вышеперечисленных в качестве самостоятельных структурных подразделений создаются производственные единицы (например: цеха) или единицы, обслуживающие производство (например: мастерские, лаборатории). 
Как уже отмечалось, самостоятельные подразделения, в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие структурные подразделения. К таковым относятся: 
а) секторы. Секторы (от лат. seco — разрезаю, разделяю) создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Например, в финансовом отделе в качестве постоянных могут создаваться сектор финансирования операционных расходов, сектор финансирования инвестиций и кредитования; в качестве временного может быть создан сектор по реализации конкретного инвестиционного проекта; 
б) участки. Эти структурные подразделения создаются по тому же принципу, что и постоянные секторы. Обычно они строго ограничены «зонами» ответственности — каждый участок отвечает за конкретное направление работы. Деление структурного подразделения на участки — условное и не закрепляется в структуре организации); 

в) группы. Группы представляют собой структурные единицы, создаваемые по тем же принципам, что и секторы, участки — они объединяют специалистов для выполнения конкретной задачи или реализации конкретного проекта. Чаще всего группы носят временный характер, и их создание не отражается в общей структуре организации.

2. Работа с входящими документами. Укажите используемые реквизиты

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая 
в организацию по почте, телеграфом, факсом и т.д.) должны пройти экспедиционную обработку (Приложение 2). Сотрудник экспедиции прежде все проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность.

Вскрываются все конверты, кроме лично корреспонденции (с пометкой «лично»).

Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также  если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте.

Обработка документов должна осуществляться в день их поступления. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов (поздравительные письма, каталоги и т.д.).

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документов, его номер. Эти сведения оформляются арабским цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Если корреспонденция не вскрыта, то регистрационный штамп ставится на конверте.

Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Для регистрации применяются журналы или карточки, которые включают следующие графы: индекс(номер документа); дата документа; автор; краткое содержание (заголовок); исполнитель; подпись исполнителя; срок исполнения; отметка об исполнении; номер дела.

Затем письмо передается руководителю, который в свою очередь рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал. Руководству направляются документы из администрации президента, правительственных органов, вышестоящих управленческих организаций и т.д.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, используемый при подготовке ответа). Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения  и использования.

Среди реквизитов можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения.

К этим реквизитам относятся: Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера контактного телефона и факса, номер счета в банке резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; дата; индекс(№) документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; подпись; печать.

Список литературы

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 1490ФЗ от 27.07.2006 г.