Законы

Отбор на хранение

  • При проведении экспертизы ценности документов следует основываться на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах.
  • Принцип историзма требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.
  • Принцип всесторонности и комплексности изучения документов, предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Таких критериев много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

  1. В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы:
  2. 1) критерии происхождения — роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов;
  3. 2) критерии содержания — значимость события, отраженного в документе; значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах;

3) критерии внешних особенностей — юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

Важнейшими критериями при экспертизе ценности документов являются:

Значимость учреждения или лица, которые создали документ. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями.

Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийный и государственных деятелей, ученых, военачальников, писателей, художников и других выдающихся лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения занимаются сбором старых документов, принадлежащих журналистам, краеведам, историкам, чьи исследования могут помочь изучению истории родного края.

  • Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп:
  • · личные документы,
  • · документы, созданные фондообразованием, — научные, творческие и др.,
  • · переписка — деловая и личная,
  • · документы, собранные лицом, — коллекции,
  • · дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны.

Значимость содержания документов. Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов можно выделить две группы:

  1. 1) документы, отражающие основную деятельность учреждения;
  2. 2) документы, играющие вспомогательную роль.
  3. К первой группе документов относятся:
  4. · уставы,
  5. · регламенты,
  6. · правила,
  7. · положения,
  8. · инструкции,
  9. · штатные расписания;
  10. · приказы по основной деятельности;
  11. · перспективные и годовые планы,
  12. · сводные отчеты,
  13. · доклады, обзоры,
  14. · протоколы совещаний, собраний, заседаний,
  15. · некоторые директивные указания вышестоящего органа,
  16. · указания, направляемые подчиненным организациям,
  17. · материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра,
  18. · часть материалов по изобретательству и рационализации,
  19. · некоторые материалы по технике безопасности и др.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую группу. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу.

Подавляющее же большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год — пять лет.

Это документы бухгалтерской отчетности и учета, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

Время и место образования документа. Эти два критерия, как правило, применяются по отношению к документам прошлого.

В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства: периоды Отечественной войны 1812 г., первой революции 1905-1907 гг.

, февральской буржуазно-демократической революции 1917 г.

, Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, которые наиболее полно и всесторонне освещали эти периоды. Задача была достаточно сложная, поскольку в военные периоды создавалось меньше документов, характерных для мирного времени. Кроме того, были утеряны или погибли массы документов.

Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется и по отношению к современным документам. В деятельности каждого учреждения, предприятия, организации есть периоды, которые имеют особое значение.

Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий.

Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания, например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам.

Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения.

Подлинники таких документов направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, другие организации и т.д.

Копии писем, отправляемых организацией, должны быть заверены, иметь дату и номер. Это правило выполняется в большинстве учреждений, однако нередки случаи, когда остающиеся в организации копии документов, недооформлены: в них имеются неисправленные ошибки, отсутствуют даты и подписи и пр.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь, документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.

Юридическая сила документа. Этот критерий тесным образом связан с критерием подлинности, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники.

Имеются и некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают вторые и третьи экземпляры (например, договоры, акты), копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), выписки (например, из протокола, приказа, решения). Однако такие документы представляют ценность только при условии их правильного оформления.

Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого тиражирования — рассылка учреждениям или структурным подразделениям.

Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, с помощью другой множительной техники и даже изготовленные типографским способом.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты.

Прежде всего, это касается документов, которыми постоянно пользуются: планов, приказов (особенно по личному составу), нормативов и др.

Для того чтобы сохранить основные экземпляры в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

Организация и технология экспертной службы. Система экспертных органов. Работа центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положение об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Читайте также:  Ответственность хранителя по договору хранения

В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций, в крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые занимаются отбором и передачей документов на государственное хранение, контролируют подведомственные организации и оказывают им методическую помощь, а также объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений.

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

  • Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов.
  • Основными функциями ЭК являются:
  • · организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • · рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;
  • · рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
  • · рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;
  • · рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
  • · подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы РФ предложений об установлении и изменении сроков хранения документов.
  • Основными функциями центральных ЭПК являются

· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических материалов по делопроизводству и архивному делу (например, типовых и примерных номенклатур дел; перечней документов с указанием сроков хранения; инструкций по делопроизводству и т.п.);

  1. · рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
  2. · рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
  3. · проведение инструктажа, консультаций, осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.
  4. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль в количестве не менее трех человек.
  5. В состав ЭК включаются обязательно:
  6. · заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив;
  7. · заведующий службой документационного обеспечения (заведующий канцелярией), руководитель бухгалтерии.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы РФ, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель учреждения.

В ряде случаев, оговоренных в Основных правилах работы ведомственных архивов, руководитель организации утверждает протоколы ЦЭК (ЭК) только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы РФ.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически (не реже 2-х раз в год).

В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой.

В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения — к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

Проведение экспертизы ценности. В зависимости от значимости документов, устанавливаются следующие сроки их хранения: постоянные или временные (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.).

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Отбор документов предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле.

  • В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
  • 1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;
  • 2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
  • 3) временного хранения (до 10 лет);
  • 4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

2 Принципы отбора документов на хранение

При
проведении экспертизы ценности документов
основываются на выработанных теорией
и практикой архивного дела принципах
историзма, всесторонности, комплексности
и социально-политической нейтральности.

Принцип
историзма предполагает рассмотрение,
оценку документа с точки зрения
исторических событий, отраженных в нем.
Для каждого исторического периода
характерны особенные комплексы
источников, содержание, форма и методы
создания документов.

Историзм в оценке
документов требует выявления
закономерностей происхождения и развития
документов, их роли и места в составе
фонда, взаимосвязи и взаимозависимости
с материалами других, связанных с ним
фондов.

С принципом историзма неразрывно
связан принцип социально-политической
нейтральности, который предполагает
отказ от классовых и идеологических
подходов к отбору документов. На хранение
должны приниматься документы, отражающие
деятельность всех социальных групп
общества и политических партий. 2

Принцип
всесторонности заключается в изучении
и объективной оценке документов путем
всестороннего их рассмотрения. При этом
учитываются закономерности образования
различных видов документов, их
происхождение, соответствие содержания
документа форме передачи им информации
в процессе документооборота.

При
проведении экспертизы ценности важную
роль играет принцип комплексности,
который предполагает оценку документов
в комплексе с другими документами
структуры. При экспертизе целесообразно
одновременно подвергать оценке документы
не отдельных, а всех взаимосвязанных
между собой учреждений в процессе
документирования управленческих
решений.

3 Основные критерии экспертизы ценности

Отнесение
документов к составу Архивного фонда
Российской Федерации осуществляется
по результатам экспертизы ценности
путем комплексного применения критериев
происхождения, содержания, внешних
особенностей документов. Критерии
экспертизы ценности — это система научно
обоснованных признаков, на основе
которых определяется ценность документов.

Критериями
оценки происхождения являются: роль и
место организации в системе государственного
управления, значимость выполняемых
функций, время и место образования
документов. Критерий происхождения
позволяет разделить все организации,
учреждения и предприятия примерно на
три группы.

К
первой группе относятся организации,
документы которых имеют большую научную,
историческую и экономическую ценность.
Это центральные и местные органы власти
и управления, их отраслевые структурные
подразделения, органы суда и прокуратуры,
научные и промышленные объединения,
крупные заводы и фабрики и др.

Вторую
группу составляют организации местного
значения. Это большое количество
организаций, однородных по функциям и
целевому назначению.

Документы этой
группы имеют практическое и определенное
научное значение, но принимаются в
государственные архивы, как правило,
выборочно, так как деятельность таких
учреждений отражается в документах
вышестоящих организаций.

Важные документы
организаций этой группы, которые не
поступают в вышестоящие организации,
должны быть выявлены и присоединены к
документам вышестоящей организации.

Третью
группу составляют преимущественно
организации вспомогательного и
обслуживающего характера. Документы
этой группы организаций имеют значение
только для практической работы.

  • Критерии
    оценки содержания — значимость события,
    отраженного в документах, значение
    содержащейся в документах информации,
    ее повторение в других документах,
    целевое назначение, вид и разновидность
    документа. К критериям содержания
    относятся:

  • значимость отраженных в документах
    событий;

  • значение информации, содержащейся в
    документе;

  • повторение и поглощаемость информации,
    содержащейся в других документах
    организации;

  • вид документа;

  • подлинность документа.
  • Наиболее
    полно основную деятельность организации
    отражают:


организационно-учредительные и
распорядительные документы (уставы,
положения, приказы, постановления,
протоколы и др.), а также годовые планы
и отчеты. Это документы постоянного
хранения;


справочно-информационные документы,
играющие вспомогательную роль, содержат,
как правило, оперативную или справочную
информацию, служащую основанием для
принятия управленческих решений, которые
фиксируются в распорядительных, а иногда
и в организационных документах. Эта
группа документов наиболее многочисленная.

Читайте также:  План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

Некоторые из них имеют длительное
справочное значение, например значительная
часть документов по личному составу.
Подавляющая часть этих документов
теряет свое оперативное и справочное
значение через определенный период —
от одного до пяти лет.

Это документы
оперативной и бухгалтерской отчетности
и учета, переписка по текущему ремонту,
по снабжению и многим другим вопросам,
не отражающим основную деятельность
организации.

Повторение
и поглощаемость информации. Этот критерий
применяется в основном при экспертизе
текущей, плановой и отчетной документации.
Например, содержание месячных отчетов
поглощается квартальными; содержание
квартальных отчетов поглощается годовым
отчетом.

Отчеты
структурных подразделений поглощаются
отчетом организации, отчеты подведомственных
организаций поглощаются сводным отчетом
вышестоящей организации и т. д.

  1. Критерии
    оценки внешних особенностей документа
    — это юридическая достоверность (наличие
    подписей, дат, резолюций, печатей),
    особенности передачи текста, материального
    носителя документа и его физического
    состояния. К критериям внешних особенностей
    относятся:

  2. форма фиксирования и передачи содержания;

  3. удостоверение и оформление документа;

  4. физическое состояние документа.
  5. Рассмотрим
    некоторые критерии.


значимость учреждения или лица, в
результате деятельности которых созданы
документы. В процессе деятельности
общества создается огромное количество
учреждений, организаций и предприятий
с разнообразными функциями.

Это органы
власти и управления, промышленные,
сельскохозяйственные, транспортные,
торговые предприятия, научно-исследовательские
и проектные институты, учреждения
культуры, общественные, кооперативные,
акционерные, учебные и другие организации.

Ценность комплекса документов, созданного
в каждом из них, определяется значимостью
этого учреждения в системе управления,
науки, народного хозяйства и др. Поэтому
отбор документов на государственное
хранение производится из учреждений,
играющих наиболее важную роль в жизни
общества.

Документы
личного происхождения, отражающие
творческую, производственную деятельность
государственных деятелей, писателей,
художников и т.д., также представляют
научный интерес для архивов.


значимость содержания документов. В
общем массиве документации имеются
документы, отражающие деятельность
учреждения, и документы, играющие
вспомогательную роль, нужные для текущей
(оперативной) работы учреждения.

К
первой группе документов, наиболее
полно отражающих основную деятельность
учреждений, относится
организационно-распорядительная
документация учреждения и вышестоящих
органов.

Документы
второй группы имеют справочное назначение
(документы оперативной и бухгалтерской
отчетности и учета и др.) и теряют свое
значение через год, три или пять лет.


время и место образования документов.
Этот критерий является важным для
экспертизы. В истории нашего общества
были периоды, насыщенные событиями
особой важности. Это периоды войн,
революций, реконструкции народного
хозяйства.

При оценке документов,
созданных в особые периоды истории,
важную роль играет и место их создания.

Критерий времени и места создания
документа предполагает совокупную
оценку нескольких характеристик
ретроспективной информации: ее
оригинальность, достоверность,
историческую значимость.

Одномоментность
прохождения события и его документирования
повышает достоверность информации.
Протоколы, стенографические отчеты,
аудиовизуальные записи призваны наиболее
полно и точно отражать характер и
последовательность действий, процессов
и явлений.

Документы, более отдаленные
от времени событий, могут содержать
разнообразные объективные и субъективные
искажения и неточности. В то же время –
«большое видится на расстоянии».

Порой
отдаленность и отстраненность автора
документа от описываемых событий
позволяет ему акцентировать внимание
на ключевых или наиболее значимых
моментах, которые становятся очевидными
лишь по прошествии времени, при
рассмотрении объекта в более широком
событийном контексте.

Все это делает
необходимым при проведении экспертизы
ценности прибегать к таким источниковедческим
понятиям как «авторство», «первоисточник»,
«протограф» и т.п.


подлинность и копийность документов.
При отборе на хранение предпочтение
всегда отдается подлинным документам.
Копии документов, отправляемых
учреждениями, должны быть заверены,
иметь номер и дату. Работники службы
делопроизводства должны своевременно
оформлять копии документов, особенно
документов постоянного срока хранения.
Это необходимо для их будущего
использования.

Юридическую
силу имеют главным образом правильно
оформленные документы (подлинники).
Иногда юридической силой обладают и
копии, но при условии правильно оформленных
реквизитов. Поэтому так важно правильно
оформлять документы в процессе
делопроизводства.


дублетность документов. Этот критерий
играет большую роль при отборе документов
на государственное хранение в связи с
широким распространением дублетных
документов. Дублетный документ — это
один из размноженных экземпляров
подлинника.

Они бывают машинописные, в
виде ксерокопий, отпечатанные на
ротаторе, ротапринте, выполненные при
помощи другой множительной техники.

Если материалы учреждений передаются
в разные архивы (например, фонд вышестоящего
учреждения находится в Российском
государственном архиве экономики, а
подведомственного — в областном архиве),
то такая дублетность в масштабе Архивного
фонда страны представляется целесообразной.


поглощенность содержания. Этот критерий
применяется при экспертизе плановой и
отчетной документации. Содержание
месячных планов и отчетов поглощается
квартальными, содержание квартальных
планов и отчетов — годовыми или отчеты
структурных подразделений поглощаются
отчетом учреждения и т.п. На государственное
хранение отбирается сводный документ,
поглотивший содержание первичных.


физическое состояние документа. Этот
критерий применяется в отдельных
случаях. Если документ сильно поврежден,
но имеет особую ценность, он должен быть
реставрирован. Если есть копийный
экземпляр, то его присоединяют к
испорченному документу.

Экспертиза
ценности документов проводится на
основе перечней — систематизированных
списков видов и категорий документов,
содержащих нормативные указания о
сроках их хранения. Перечни документов
позволяют установить сроки хранения
или возможность уничтожения многих
управленческих документов без их
дополнительного изучения.

В
процессе экспертизы ценности документов
применяются все критерии в совокупности.
В этом заключается одно из проявлений
всесторонности и комплексности оценки
документов.

  • Кроме
    общих критериев экспертизы ценности,
    для каждой группы документов существуют
    и собственные критерии их оценки:
    значение информации для развития науки
    и техники, приоритетность авторства,
    экономическая эффективность разработки
    или открытия и др.
  • Работа
    по организации экспертизы ценности
    документов проводится в три этапа.
  • Первый
    этап проводится в текущем делопроизводстве:

  • при разработке и составлении номенклатуры
    дел;

  • при регистрации документов;

  • при направлении исполненных документов
    в дела;

  • при формировании дел и проверке
    правильности отнесения документов к
    делам.
  • Второй
    этап проводится во время подготовки
    дел к передаче в архив организации.
  • Третий
    этап экспертизы ценности проводится в
    архиве организации, передающей документы
    постоянного хранения в государственный
    архив.
  • При
    оценке научно-технической документации
    применяется ряд дополнительных
    специфических критериев, таких как:

  • значимость проблемы или объекта,
    отраженного в документах,

  • принципиальная новизна, уникальность,
    оригинальность решения проблемы,
    конструкции, технологии, проекта,

  • соответствие научно-технической
    документации этапности научных
    исследований (стадийности технических
    разработок) и многие другие.
  • Специфические
    критерии ценности применяются и при
    экспертизе аудиовизуальных документов:
    их художественные достоинства,
    композиционно-сюжетная целостность,
    выразительность и оригинальность,
    своеобразие носителя, цветовое решение,
    способ записи и воспроизведения
    информации3.
  • Заключение

В
современных условиях для повышения
эффективности управления необходимо
совершенствование работы с документами,
так как всякое управленческое решение
всегда базируется на информации, на
служебном документе.

Организация работы
с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и
культуру труда управленческих работников.

От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех
управленческой деятельности в целом.

  1. К
    сожалению, многие руководители
    предприятий, работники, отвечающие за
    документационное обеспечение управления,
    не знакомы с основами современного
    делопроизводства, а тем более – с
    тонкостями ведения документации.
  2. Вместе
    с тем, правильное составление и оформление
    документов в соответствии с новыми
    нормативами – важнейшая обязанность
    работников делопроизводственных служб.
  3. Работа
    с документами должна иметь настолько
    отработанный порядок, чтобы работники
    не отвлекались от главных производственных
    целей предприятия.

Большой
удельный вес в общем комплексе
делопроизводственных процессов имеют
операции по хранению документов. Это
связано с тем, что документы предприятий
участвующих в делопроизводстве, в
дальнейшем либо остаются на длительное
архивное хранение, либо хранятся краткие
сроки а затем выделяются к уничтожению.

  • В
    процессе проведения экспертизы ценности
    документов решаются две задачи:

  • отбор ценных документов для вечного
    хранения и отбор документов, имеющих
    долговременное практическое значение,
    для длительного хранения (свыше 10 лет);

  • выделение к уничтожению документов с
    истекшими сроками хранения, черновиков,
    дублетных документов.
  • Экспертиза
    ценности документов — это отбор документов
    на государственное хранение или
    установление сроков их хранения на
    основе принятых критериев.
  • В
    результате проведения экспертизы
    ценности:

  • устанавливается комплекс документов
    постоянного хранения;

  • производится отбор к уничтожению
    утративших свое значение документов с
    истекшими сроками хранения;

  • определяются уникальные и особо ценные
    дела;

  • осуществляется полноценное комплектование
    архива организации и государственных
    архивов документами, представляющими
    интерес для науки и истории.
  • Список
    использованных источников
Читайте также:  Хранение минеральных удобрений

1
Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г.
№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации».

2
Экспертиза ценности документа.
[Электронный ресурс] www.bibliotekar.ru

(Дата
обращения 28.02.2015)

3
Делопроизводство. Организации и
технологии документационного обеспечения
управления. Учебник / под. ред. Т.В.
Кузнецова. – М.:Юнити-Дана, 2003. – 366 с.

4
Журнал «Вестник архивиста». 2007. № 3

5
Фионова Л.Р.
Организация и технология документационного
обеспечения управления. / Л.Р. Фионова.
– Пенза, 2005. – 212 с.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

  • в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
  • в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают.

В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации).

В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
  • организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
  • организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

  • организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
  • рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
  • подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
  • участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
  • Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).
  • Отбор документов на хранение
  • При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела(а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании.

Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу.

В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения.

После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

  1. Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
  2. Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?
  3. Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
  4. ПРИМЕР 1
  5. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии
  6. ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
  7. «САЛЮТ»
  8. ПРИКАЗ

01.08.2008                                                                                                                                                   № 35

  • Москва
  • О создании постоянно действующей экспертной комиссии
  • В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,
  • ПРИКАЗЫВАЮ:
  • 1.     Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии:                              Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь:                                                       Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

      Члены комиссии:                                                                                  Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2.   Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор                               Минаев                                                                                С.И. Минаев

  1. ПРИМЕР 2
  2. Протокол заседания экспертной комиссии
  3. Общество с ограниченной
  4. ответственностью «Русский текстиль»
  5. ПРОТОКОЛ
  6. заседания экспертной комиссии