Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.

Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.

При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст.

57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.

Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)

Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения.

Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.

Отсутствие расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно.

Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке).

В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок.

Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации.

И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

https://www.youtube.com/watch?v=k04Jf3rVQdY\u0026pp=ygU-0KHQvtCz0LvQsNGB0L7QstCw0L3QuNC1INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

• сроки и правила разработки и внесения изменений;
• форму приказа об утверждении расписания;
• ответственных за формирование и подписание лиц;
• состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
• работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Форма штатного расписания

Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала.

Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды.

Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.

Как корректно заполнить форму № Т-3

Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.

Шаг 1

Указываем реквизиты организации.

Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Шаг 2

Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.

Шаг 3

Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем.

Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя.

Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.

Шаг 4

Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

https://www.youtube.com/watch?v=k04Jf3rVQdY\u0026t=2351s

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Шаг 5

В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение штатного расписания

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие.

Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе.

Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.

Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях.

Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год.

Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.

Подробнее:

Как вносить изменения

Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Ознакомление работника с приказом о внесенных изменениях в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ).

Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда.

В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Подробнее: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст.

74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.

как оформлять сокращение должности в штатном расписании

Штатное расписание 2022: правила, о которых нельзя забывать

Штатное расписание – документ, который нужен не только бухгалтерии и директору. Штатку при проверке всегда запрашивают и налоговая, и трудовая, и соцстрах.

https://www.youtube.com/watch?v=k04Jf3rVQdY\u0026pp=YAHIAQE%3D

В штатном расписание устанавливается структура, штатный состав, численность работников организации, перечень должностей с окладами.

С одной стороны, прямого указания на обязанность составить штатное расписания в ТК РФ нет.

С другой стороны, отсутствие штатки будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку на этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ.

Форма штатного расписания

Для штатного расписания предусмотрена форма унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:

1. Наименование структурных подразделений и код.
2. Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
3. Количество штатных единиц.
4. Тарифный ставки, оклады.
5. Надбавки.
6. Всего заработная плата за месяц.
7. Примечания.

Организация вправе разработать свою собственную форму и утвердить ее в учетной политике. На практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.

Как заполнить штатное расписание Т-3 на 2022 год

В шапке документа нужно указать информацию об организации.

Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:

• Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
• Номер документа.
• Дата составления документа.
• Период действия и начальная дата.
• Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
• Общее количество штатных единиц.

Графы формы штатного расписания Т-3

Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.

В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.

Графы	Что заполнять
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код»	Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу. Коды вы можете присвоить свои, любые.
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ.Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий.Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы.Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта.
4 «Количество штатных единиц»	Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки.
5 «Тарифная ставка (оклад)»	Оклад нужно указать напротив каждой должности.Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада.
6-8 «Надбавки»	В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть: персональные надбавки; надбавки за стаж работы в компании или в отрасли; надбавки за работу с секретными сведениями; доплата за вредные условия работы. Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка.Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе.Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф.Надбавок может и не быть.
9 «Всего в месяц»	В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4.
10 «Примечание»	Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты.

Где указывают данные из штатного расписания

Данные штатного расписания нужны пир оформлении:

• трудового договора,
• трудовой книжки,
• личной карточки работника,
• кадровых приказов,
• отчетности по форме СЗВ-ТД.

Как утвердить штатное расписание на 2022 год

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=ygU-0KHQvtCz0LvQsNGB0L7QstCw0L3QuNC1INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Подписывают штатку: руководитель и главный бухгалтер.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

Приказ № 1

об утверждении штатного расписания

город, «__» _______________ 20__ г.

В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО «НАЗВАНИЕ» приказываю:

1.     Утвердить и ввести в действие с «____»____________20__ г. штатное расписание № 4 со штатной численностью ____________ человек (Приложение к настоящему Приказу).

2.     Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой

Приложение: штатное расписание на ______ листах.

Директор _____________________ (_______________________)

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)

Руководитель отдела кадров  _____________________ (_______________________)

Срок действия штатного расписания

Штатное расписание может составлено один раз прим открытие компании со сохранятся весь период действия организации.

Организация может иметь всего одно штатное расписание и отдельными приказами его изменять. Переутверждать штатное расписание каждый год не нужно, если ничего в нем не меняется.

Штатное расписание можно менять по мере необходимости: увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.

Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание вносятся, если меняется количество штатных единиц, вносятся новые подразделения, меняется название подразделений, меняются оклады, надбавки и т.д.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

1. Внести изменения в действующее штатное расписание.
2. Утвердить новое штатное расписание.

И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.

В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.

Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.

Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.

Пример приказа об изменении штатного расписания

Приказ № _____

о внесении изменений в штатное расписание

город,  «__» _______________ 20__ г.

В целях совершенствования организационной структуры

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание с «___»___________ 20___ года следующие изменения:

1.1. Ввести новы отдел ____________________________ со следующим штатным составом:

начальник отдела — _____ шт. ед., должностной оклад — ____________тыс. рублей;

менеджер — _____ шт. ед., должностной оклад — __________________ тыс. рублей;

координатор — ________ шт. ед., должностной оклад — ___________________ тыс. рублей.

1.2. Увеличить количество штатных единиц отдела _____________________.

1.3. Ввести изменения в оклады следующих штатных единиц:

начальник отдела, должностной оклад — ____________тыс. рублей;

менеджер, должностной оклад — __________________ тыс. рублей;

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров _________.

Директор _____________________ (_______________________)

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)

Руководитель отдела кадров  _____________________ (_______________________)

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

Что такое штатное расписание и зачем оно нужно

Бизнесу

/ 24 апреля 14:45

Штатное расписание может запросить налоговая и не только. Эксперты объяснили, из чего состоит документ, в каких случаях он пригодится и какое наказание грозит за его отсутствие.

Уследить за всем непросто, особенно когда компания большая. Поэтому нужен способ быстро фиксировать и отслеживать важную информацию

Штатное расписание — это таблица, которая включает состав работников компании, их должности, ставки, размер заработной платы и прочую информацию.

Документ необходим для правильной организации рабочего процесса и управления персоналом, говорит Эмиль Ахундов, коммерческий директор НИИ Развития Народного Образования, руководитель проекта «Фабрика лидеров мнений».

«Штатное расписание влияет на все аспекты жизни организации, начиная от процессов производства и заканчивая финансовой деятельностью. Оно помогает определить необходимое количество сотрудников, их должности, распределять обязанности и прибыль, планировать бюджет и контролировать выполнение задач», — объясняет Эмиль Ахундов.

Штатное расписание — полезный и удобный внутренний документ для любой организации, который фиксирует разделение труда, сложившееся в трудовом коллективе. С его помощью можно составлять статистические отчеты, осуществлять расчеты, проводить анализ и т.д., отмечает Константин Бахтин, руководитель арбитражной практики юридической компании «Гебель и партнеры».

Имея перед глазами документ, можно быстро оценить эффективность компании, сколько сотрудников работает в подразделениях. Это поможет не «раздувать» штат, то есть не расширять коллектив без насущной необходимости.

Еще в таблице отмечают вакантные места: так проще подыскивать новых сотрудников и выявить текучку кадров. 

«Хотя штатное расписание содержит информацию о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем фонде оплаты труда, в нем нет персональных данных работников», — подчеркивает Елена Лимонова, директор по развитию кадрового агентства «Стафф-АП».

В статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ упоминается штатное расписание и его обязательность, подчеркивает Нурлан Гасымов, адвокат Адвокатской палаты Санкт-Петербурга. 

Поэтому любое юридическое лицо или ИП (всплывашка: индивидуальный предприниматель), имеющие наемных работников по трудовому договору, обязаны иметь утвержденное штатное расписание, подчеркивает Константин Бахтин. 

«В первую очередь оно необходимо для руководителя организации. Например, с его помощью можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие открытых и доступных вакансий», — приводит пример Константин Бахтин. 

На практике, по словам Станислава Шиткова, предпринимателя, владельца компании «Прачечные Тритон», в компаниях малого бизнеса штатное расписание используют редко.

«Обычно оно ведется формально, только для предоставления в контролирующие органы — например, в трудовую инспекцию. Можно сказать, что этот документ для нашей сферы деятельности стал атавизмом», — считает Станислав Шитков.

Кто составляет

Составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты. 

Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.

Чтобы не запутаться в юридических тонкостях и всегда быть в курсе изменений в законодательстве, лучше иметь надежного юриста. В Совкомбанке к услугам такого специалиста можно обращаться круглосуточно.

https://www.youtube.com/watch?v=QjeEZSGHDwc\u0026pp=YAHIAQE%3D

Нужна срочная юридическая помощь здесь и сейчас? Обращаться за консультатцией к незнакомым онлайн-специалистам — не самое надежное решение. Подключите услугу «Спроси юриста». За скромную абонентскую плату (от 1500 до 3500 ₽/год в зависимости от тарифа) квалифицированный специалист будет на связи 24/7 по самым разным вопросам.

Спросить юристаДокумент помогает регулировать количество сотрудников и уровень их зарплат

Елена Лимонова подчеркивает, что организация вправе разработать собственную форму штатного расписания. Но гораздо удобнее готовая форма Т-3 (можно скачать образец).

В каждую из 10 граф этой формы нужно внести следующую информацию:

1. название структурного подразделения (например, администрация);
2. код подразделения по ОКПО (можно проверить на специальном ресурсе);
3. должность (специальность или квалификационная категория);
4. Количество штатных единиц (одна ставка — одна единица, если полставки — то 0,5). 
5. Тарифная ставка (оклад в месяц);
6. 6–8. Надбавки (в том числе премии. Если их нет, можно ничего не писать); 

1. Полная сумма выплаты в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
2. Примечания (для дополнительной информации, например, о том, что место вакантно). 

Если вы индивидуальный предприниматель, то вписывать себя в документ не надо: закон не рассматривает ИП как работника, в отличие от директора ООО или АО.

В список не вносят и подрядчиков, которые работают по договорам ГПХ, так как штатное расписание регулируют нормы ТК, а трудовые отношения ГПХ зафиксированы в Гражданском кодексе. 

«Штатное расписание может быть представлено как в виде текста/положения, так и в формате таблицы или организационной схемы. Оно позволяет четко прослеживать организационную структуру компании, закреплять штатную численность структурных подразделений ­и число штатных единиц по каждой профессии, прослеживать систему оплаты труда сотрудников», — подытоживает Станислав Шитков.

Как правильно составить штатное расписание

Чтобы правильно вести документ, необходимо учитывать размер организации, ее специфику и потребности, говорит Эмиль Ахундов.  

«Самое главное, что нужно сделать заранее — определить общую структуру расписания в зависимости от направления деятельности и особенностей организации», — советует Константин Бахтин.

Как утвердить и изменить расписание

Готовое штатное расписание утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник. Ему нужно поставить подпись в приказе об утверждении.

Но прежде в готовом документе подписи ставят главный бухгалтер и руководитель отдела кадров (если они есть в компании). После этого издают приказ об утверждении расписания. 

Срок действия документа не ограничен, пока не появились какие-либо изменения (например, уровень зарплат стал другим или появилась новая должность).

«В случае изменения отдельных положений — структуры, численности или должностей можно не разрабатывать новый документ, а лишь издать приказ о внесении изменений. При этом законом не установлена обязанность работодателя знакомить сотрудников со штатным расписанием и уведомлять их о принятых изменениях», — говорит Константин Бахтин.

Вместе с тем для изменения штатного расписания может потребоваться согласование с профсоюзами или трудовыми коллективами, уточняет Эмиль Ахундов.

Рост компании почти всегда связан с расширением штата и, как следствие, ростом затрат. В Совкомбанке можно взять выгодный кредит и вывести свое предприятие на новый уровень.

Бизнес исчерпал предел роста? Пора менять стратегию и привлекать новые эффективные ресурсы. Один из них — кредит на расширение бизнеса от Совкомбанка. Выберите любую из трех программ льготного кредитования ИП и ООО и получите мощный финансовый поток на очень выгодных условиях: для IT-предпринимателей и сельзохпроизводителей – до 5%, для остальных субъектов МСП – не более 10,25%

Вести документ несложно, главное — не забывать вовремя корректировать сведения в таблице

Хотя в Трудовом кодексе нет требования о штатном расписании, его отсутствие является нарушением ТК РФ, напоминает Елена Лимонова.

«Штатное расписание практически всегда запрашивают во время проверок со стороны налоговой, трудовой инспекцией, а также Социальным фондом России. Оно необходимо для успешного прохождения государственных проверок. Если документа в компании нет — это нарушение законодательства, которое чревато штрафом», — говорит Нурлан Гасымов

Для индивидуальных предпринимателей штрафы за отсутствие документа составляют до 5000 рублей, предупреждает эксперт.

За отсутствие обязательного локального нормативного акта организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей штраф в размере до 50 тысяч рублей, предупреждает Константин Бахтин.

Итоги

• Штатное расписание сотрудников — обязательная отчетность, которую могут запросить во время проверки. 
• Правила составления штатного расписания несложные: нужно заполнить графы готовой формы Т-3.
• За отсутствие нормативного акта положены штрафы: для ИП — до 5 тысяч рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей. 
• Документ помогает в планировании и учете численности сотрудников, оценке затрат при изменении уровня зарплат. 

Для тех, кто ценит свое времяПодпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов.

Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г.

№ 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом.

Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений ­и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда работников ­структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора ­персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно ­обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

https://www.youtube.com/watch?v=0mmqQDA68BQ\u0026pp=ygU-0KHQvtCz0LvQsNGB0L7QstCw0L3QuNC1INGI0YLQsNGC0L3QvtCz0L4g0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40Y8%3D

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст.

15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст.

57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности ­с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3).

Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.

1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г.

по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля.

То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб.

, а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы.

В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы.

Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает ­следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода.

Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант.

Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем ­заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений.

Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.

), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения ­(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации.

Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02.

Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен ­постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);