Законы

Срок хранения отгрузочных документов

Товарно-транспортная накладная – специальный дорожный документ, предназначенный для подтверждения выполнения условий сделки по перевозке грузов.

Бытует мнение, что товарно-транспортную накладную составляют исключительно для перевозки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. Однако это миф; оформляют бумагу в случаях, когда товар доставляет сторонняя организация,  а также, если его перевозит сам поставщик, а заказчик отдельно оплачивает услугу доставки.

Обратите внимание!  Оформлять ТТН вместо транспортной накладной нельзя.

  • Ранее форма 1-Т составлялась в качестве дополнения к ТН, но с 2013 года бланк перестал быть обязательным.
  • Бланк используется для учета перемещения транспортным средством материальных объектов и оплаты их транспортировки.
  • Документ двусторонний и включает в себя два раздела: в первом указывается информация о транспортируемом товаре, во втором – о грузовике, посредством которого осуществлялась перевозка товаров:
  1. Товарная часть. Здесь отмечаются нужные отправителю сведения для списания товарно-материальных объектов с учёта, адресату – для получения.
  2. Транспортная часть. Здесь прописываются условия оказываемой услуги: стоимость перевозки товара, количество мест, масса и прочее.

Функции

ТТН выполняет следующие функции:

  1. Подтверждение факта заключения сделки. Это своего рода акт приема-передачи только не на материальные ценности, а на факт оказания услуг перевозки.
  2. Позволяет выяснить нюансы по расчету с представителем.
  3. Осуществляет учет движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
  4. Сопроводительная. Документ подтверждает законность выполняемой операции.
  5. Отчетная. Свидетельство передается в налоговую службу.
  6. Бумага предоставляет возможность удостовериться в том, что услуга была выполнена качественно: нет потерь и краж, транспортируемый товар цел, сроки соблюдены и т.д.  

Однако, основным назначением документа все-таки считается расчет и оплата транспортировочных услуг. Все сопутствующие функции являются второстепенными.

Кто оформляет

  1. Если перевозку продукции выполняет непосредственно собственник или продавец товарно-материальных объектов, то получение и заполнение документа его прерогатива, если в договоре транспортировки не указано иное.

  2. Если же заключается договор об оказании услуги с перевозчиком, который может осуществляться как от лица грузоотправителя, так и от лица адресата, то и оформление бумаги может быть компетенцией любой из этих сторон.

  3. Таким образом, форма 1-Т заполняется организацией, которая заказывает перевозку груза.

Структура

Транспортный документ представляет собой бланк, разделенный на две страницы. Первый лист содержит шапку (главную информацию) и товарную часть свидетельства, второй – транспортную.

  1. Шапка. Первые три строчки в самом верху бланка отведены под основную информацию. Здесь указываются данные грузоотправителя, грузополучателя и плательщика.
  2. Товарная часть. Раздел является основанием для списания товара со склада отправителя и одновременно для получения его адресатом. Он включает в себя сведения о:
    1. Массе;
    2. Объеме;
    3. Наименовании сторон (организаций), участвующих в хозяйственной деятельности;
    4. Количество мест;
    5. Об общей сумме, наценках и иных финансовых тратах.
  3. Транспортная часть. В ней указывается стоимость транспортировки и следующая информация:
    1. Условия транспортировки;
    2. Сведения об организации, которая занимается перевозкой, водителе;
    3. Марка ТС;
    4. Время в дороге, пройденный километраж;
    5. О товаре и т.д.

Количество экземпляров

Для перевозки с использованием ТТН необходимо иметь 4 экземпляра. Один бланк передается грузоотправителю, второй – адресату, а третий и четвертый отправляются в компанию, которая занимается транспортировкой продукции. 

Какие документы нужно приложить

К транспортному документу могут быть приложены следующие бумаги:

  1. Сертификаты.
  2. Паспорта.
  3. Различные справки, свидетельства и т.д.  

Все они должны быть прописаны в графе «Приложение» товарно-транспортной накладной.

Справка. Важно, чтобы все бумаги были заверены необходимыми подписями.

Как заполнять

Разберем порядок заполнения транспортного свидетельства.

  1. Первым делом в бланке необходимо указать его номер (по внутреннему документообороту предприятия, которое выписывает накладную), дату заполнения. Далее, в раздел «Грузоотправитель» вносятся сведения о компании, которая занимается отправкой товара: ее полное название, адрес, где располагается организация и контактный телефон.
  2. Затем таким же образом вносятся данные о получателе в строке «Грузополучатель».
  3. Напротив раздела «Плательщик» прописывается наименование предприятия, которое оплачивает услуги перевозчика.
  4. Напротив каждой организации в соответствующем окошке указывается ее код согласно ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).   

Далее оформляется товарная и транспортная часть бланка. Сведения вписываются в соответствии с наименованиями раздела.

Обратите внимание! Пустых окошек в документе остаться не должно. В местах, которые не предусмотрены для заполнения, ставятся прочерки.

Образец оформления ТТН:

Срок хранения отгрузочных документовСрок хранения отгрузочных документов

Необходимость хранения

Срок хранения ТТН в организации регламентируется следующими официальными документами:

  1. Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. Относительно сбережения бумаг установлены следующие правила: первичная документация, регистры бухгалтерского учета, заключения аудиторов, финансовая отчетность подлежат хранению компаний в течение сроков, определяемых правилами архивного дела. Однако данный период должен составлять не менее пяти лет после отчетного года.
  2. Приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года. Таблица включает в себя всю основную первичную документацию со сроками хранения. Найти документ можно по адресу – https://city-yaroslavl.ru/upload/iblock/142/Prikaz-Rosarkhiva-ot-20.12.2019-_-236-_-Perechen-tipovykh-upravlencheskikh-arkhivnykh-dokumentov-i-srokakh-ikh-khraneniya.pdf
  3. В 1 пункте 17 статьи Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», принятого 22 октября 2004 года, говорится о том, что предприятия и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, включая свидетельства, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем. Сроки хранения определяются федеральными законами, нормативно-правовыми актами РФ и иными перечнями.  

Вместе с тем, сроки хранения ТТН и другой первичной документации устанавливаются иными законодательными положениями. Минимальный период сбережения налоговых бумаг указан в НК РФ, бухгалтерских – в ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для акционерных обществ действует также Положение, утвержденное 16 июля 2003 года, «О порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Кто должен хранить ТТН

Накладные должны сохраняться у двух сторон с подписями их представителей. По окончании грузоперевозочной операции они подписываются и передаются в бухгалтерию для учета и удостоверения совершенных действий. Последнее потребуется при защите прав в случае необходимости.

В каком виде хранить

Хранить ТТН от поставщика необходимо в том виде, в котором она была выписана: бумажный документ нельзя оцифровать, а электронный отправить на печать. Определенных правил по данному вопросу не установлено. Поэтому хранить документ можно как в бумажном, так и в электронном варианте.

Первичная документация

Первичная документация в бухгалтерском учете – это любое свидетельство, которое подтверждает факт сделки налогоплательщика. Под сделкой в данном случае понимают хозяйственную деятельность, которая ведется предприятием и имеет экономический смысл.

Читайте также:  Енвд хранение документов

Все первичные документы бухгалтерского учета прописаны в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Несмотря на то, что хозяйственные операции в каждой из компаний различны, существует общий список бумаг и свидетельств, которые необходимы в бухгалтерии:  

  • Договор;
  • Платежные документы (счета на оплату, кассовые и товарные чеки, бланки строгой отчетности и т.д.);
  • ТН и ТТН;
  • Документ, отражающий факт оказания услуги, ее стоимость и сроки этих отношений;
  • Счет-фактура.  

Данный перечень по договорам не окончательный, он может расширяться в зависимости от вида деятельности и особенностей бухгалтерского учета в компании.

Срок хранения

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, минимальный срок хранения ТТН составляет 5 лет.

Как перейти на новую номенклатуру

Для последовательной организации процесса кадрового производства и в дальнейшем передачи материалов на хранение или в архив необходимо использовать номенклатуру дел.

Номенклатура – это организованный список заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение 365 дней (одного года), с указанием сроков их хранения. Он нужен для грамотного распределения документов, организации их учета, сохранности и быстрого поиска.

Обратите внимание! Необходимо держать фокус на том, чтобы номенклатура дел была отражением всех задач и направлений работы предприятия или индивидуального предпринимателя. В ином случае в работе будут появляться бумаги, не включенные в данный список. Это может привести к реорганизации, потере некоторых свидетельств или нарушению порядка хранения в принципе.

Исходя из формы номенклатуры дел, которая была определена Министерством культуры РФ 31 марта 2015 года, можно выделить следующие этапы перехода на новую номенклатуру.

Ввести нумерацию структурных подразделений организации

Первым делом следует ввести нумерацию структурных подразделений организации. Она понадобится для формирования индекса дел.

Примечание. При многоуровневой внутренней структуре организации можно составлять сложные индексы, включающие в себя несколько групп символов, которые отделяются друг от друга дефисом. Например, отдельными индексами могут наделяться департаменты, его внутренние отделы и рабочие группы.

Разработать правила формирования заголовков дел

Второй шаг при переходе на новую номенклатуру – разработка правил формирования заголовков дел.

Здесь важно учитывать один момент – название в четкой, но обобщенной форме должно отражать основное содержание и состав документов дела.

По этой причине наименования «Документы» или «Переписка» не присваиваются. Важны уточнения: «Справки по приему на работу» или «Переписка с налоговой инспекцией РФ».

Будьте внимательны! В названии дела недопустимо использование неоднозначных формулировок: «Другое», «Входящий материал», «Общие сообщения» и т.д.

Распределить дела по срокам хранения

Третий шаг включает в себя распределение всех дел по срокам хранения и утверждение соответствующего порядка делопроизводства, при котором все бумаги автоматически выстраиваются по делам, исходя из сроков хранения.

В случае, если при создании документации четкое распределение по срокам хранения затруднительно, используется двоичная система: изначально все документы относятся к делам постоянного или временного хранения.

При отсутствии ТТН

Утрата, неправильное заполнение бланка, ошибки или опечатки со стороны грузоотправителя, спланированные обманные сделки и даже обычная безответственность или проявленная халатность – все это может стать причиной штрафных санкций и иных неприятных мер, принятых по отношению к нарушителю.

Например:

  1. Пропажа учетных записей по расходам, которые связаны с перевозкой товаров. В результате в бухгалтерии образуются незакрытые дыры, что отрицательно сказывается на грамотном формировании финансовой политики.
  2. Проблемы с федеральной налоговой службой. Отчислений по данной статье расходов не обнаружится. Таким образом, денежные средства попросту пропали со счета. Подобные ситуации всегда вызывают множество вопросов.
  3. Наложение штрафов. Данная мера применяется также федеральной налоговой службой. Размер взыскания зависит от тяжести нарушения и количества неучтенных расходов.

Обратите внимание! В некоторых случаях налоговая служба может попросить подтверждения затрат, связанных с транспортировкой товаров. Поэтому ТТН необходима для отчетности.

Кого накажут

В случае, если товарно-транспортная накладная в процессе перевозки не будет обнаружена Ространснадзором, ответственность за это понесет непосредственно сам перевозчик.

Если ТТН не найдена в хранении, наказана будет та организация, в которой не оказалось данного материала.

Размер штрафа при отсутствии

Если водитель осуществляет перевозку товара на своем транспортном средстве, он обязан иметь при себе ТТН и предъявлять ее сотрудникам Госавтоинспекции МВД РФ при соответствующем требовании.

В соответствии с Кодексом об административных правонарушениях, если накладной на транспортируемый груз у водителя не обнаружено, ему выписывается предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Размер штрафа при нарушении правил хранения

Помимо этого, отсутствие первичной документации или иных учетных свидетельств может повлечь за собой ответственность перед налоговой службой за грубое нарушение правил учета.

В данном случае размер штрафного взыскания будет зависеть от последствий. Если проступок не привел к занижению налоговой базы, штраф составит от 10 000 до 30 000 рублей в соответствии с Налоговым кодексом РФ. Если же занижение налоговой базы все-таки произошло, санкции составят 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Невозможность вычета НДС

Отсутствие ТТН, составленной по форме 1-Т, не лишает права на вычет входного НДС. Однако данная ситуация может быть одной из последствий, почему могут отказать в вычете налога на добавленную стоимость.

Другие возможные трудности

При отсутствии ТТН в хранении также могут возникнуть иные сложности, например:

  • Многочисленные налоговые проверки;
  • Трудности при иске;
  • Пропажа учетных записей по расходам в отношении перевозки товара и т.д.

Итак, в данной статье мы выяснили, что сроки хранения первичной документации, в основном, достигают пяти лет. Помните, что при отсутствии данного свидетельства в хранении могут последовать штрафные взыскания и иные санкционные меры.

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока.

Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями.

Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена.

Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения.

Читайте также:  Переименование должности в штатном расписании без изменения трудовой функции

Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Сохранность счетов-фактур должен организовать как покупатель, получающий данные документы, так и продавец, их формирующий.

При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п. 1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме.

  статью: → «Счет фактура: образец заполнения, бланк».

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года. Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Если покупатель налог по перечисленной предоплате не направлял к вычету, то авансовый с/ф можно не хранить.

Срок хранения товарных накладных

Данные документы, как правило, составляются с использованием типового бланка ТОРГ-12. статью: → «Форма ТОРГ-12: скачать бланк и образец заполнения». Накладная является документальным обоснованием для списания реализуемых ценностей продавцом и принятия их к учету покупателем. То есть документ является первичным бухгалтерским.

Вместе с тем, он выполняет и налоговую функцию – НДС по приобретенным ТМЦ можно возместить только после принятия ценностей к учету, а подтверждением совершения данного действия выступает товарная накладная. Поэтому в целях налогового учета ТН нужно хранить минимум 4 г., то есть столько же, сколько и сами счета-фактуры. В целях бухучета период хранения составляет 5 лет.

Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.

Определение срока хранения товарных накладных и счетов-фактур в нестандартных ситуациях

Если право на вычет использовано позже

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Например, если компания получила товары во IIкв. 2016г., а НДС по ним приняла к вычету во IIкв. 2017г., то начало срока хранения с/ф и накладных в налоговых целях сдвигается на один год.

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Если по накладной материалы получены, но не оплачены

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Документ Период хранения Число, с которого период исчисляется Последний день периода хранения
Счет-фактура 4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету 01.10.2016

Отгрузка товаров: основные правила и необходимая документация – Дзен – АТИ, Центр: Система грузоперевозок

Ежедневно множество компаний совершают отгрузку товарно-материальных ценностей и передачу грузов выгодоприобретателям. Какие документы необходимо подготовить для сопровождения данного процесса, в каком порядке осуществляется отгрузка товаров со склада – обсудим в статье.

Что такое отгрузка товара

Из названия действия понятно, что это передача заранее оговоренного товара перевозчику или покупателю. Продавец может самостоятельно доставлять продукцию покупателю, а может и воспользоваться услугами компании по грузоперевозкам. После отгрузки право собственности на товар переходит от продавца (поставщика) к покупателю.

https://www.youtube.com/watch?v=OuQ6YXOw1C4\u0026pp=ygVF0KHRgNC-0Log0YXRgNCw0L3QtdC90LjRjyDQvtGC0LPRgNGD0LfQvtGH0L3Ri9GFINC00L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCy

Читайте также:  Организационная структура и штатное расписание

В обеих ситуациях процесс регулируется с правовой точки зрения договором, в котором указывается, в какой же момент происходит отчуждение прав собственности на товар.

Примеры разных условий доставки:

  1. Компания по перевозке грузов доставляет продукцию по указанному адресу, который удобен для покупателя.
  2. Компания по перевозке грузов доставляет товары на склад для хранения.

В этих случаях, право собственности может переходить к покупателю:

  • с момента передачи продукции со склада лично в руки покупателю;
  • при транспортировке продукции до заранее оговоренного приемного пункта, откуда покупатель будет забирать товар;
  • с момента доставки товара покупателю — к складу, торговой точке и т. д.

Другими словами, отгрузкой товара называется смена собственника, владельца партии товаров. Одновременно с продукцией приобретатель (покупатель) получает акт приема-передачи с указанием координат доставки.

В данном документе должны содержаться следующие характеристики товара:

  • маркировка;
  • вес;
  • цвет;
  • цена;
  • качество;
  • количество;
  • сроки доставки;
  • прочие признаки и характеристики.

Акт оформляют в трех экземплярах: один из них — это сопроводительные документы, два других укладывают в упаковку товаров. Без такого документа договор между сторонами признают недействительным, продавец заведомо проиграет в Арбитражном суде своему оппоненту.

Обратите внимание! Факт реальности поставки груза необходимо подтвердить документально.

Иск оппонента не признают правомочным, если в документации отсутствует описание перевозимого товара. В случае утери, порчи или иного убытка суд встанет на сторону покупателя, так как такой документ без описательной части признают незавершенным и незаконным.

Оформление документации

Любые коммерческие действия должны быть оформлены документально. Момент перехода собственности от одного юридического лица другому должен быть официально зафиксирован подписью. В данном случае продавец составляет товарную накладную в соответствии с формой ТОРГ-12. Представители сторон — продавец и покупатель — должны поставить свою подпись на документе.

В документах необходимо заранее оговорить возможные риски порчи отгруженного товара в процессе транспортировки и определить, кто несет материальную ответственность за повреждения и иные убытки. Груз может потеряться в дороге, испортиться из-за аварийной ситуации и иных непредвиденных обстоятельств.

Обратите внимание! Продавцу в течение пяти календарных дней после отгрузки товара необходимо выставить правильно заполненный счет фактуру.

Правильно оформленная документация станет доказательством невиновности продавца в случае недоставки груза по назначению, если материальная ответственность была возложена на выгодоприобретателя.

Ущерб по закону компенсирует та сторона, на которую была возложена материальная ответственность.

Основные правила

При отгрузке товаров важно соблюдать следующие правила:

  • — товар необходимо отсортировать, упаковать, опломбировать;
  • — перед отправкой следует проверить качество продукции, указать массу самого товара и упаковки;
  • — в процессе передачи товарно-материальных ценностей следует неукоснительно соблюдать установленные законом правила и требования;
  • — в документации необходимо максимально точно описать перевозимый товар;
  • — во время отгрузки продукции указанные в документе цифры должны совпадать с количеством отгружаемого товара — сколько штук указано, столько нужно отгрузить;
  • — сопроводительные документы можно выслать почтой или передать в руки выгодополучателю, главное, в них должны быть указаны все необходимые характеристики.

Соблюдение всех правил в процессе отгрузки является гарантией, что продавец не понесет убытки в случае непредвиденных обстоятельств.

Как оформить отгрузку

Акт приема-передачи является вторым по важности документом после договора. В таком акте указываются координаты, где продукция будет передана покупателю. Также в этом документе указывают качество товара, его количество и основные характеристики.

Далее необходимо оформить упаковочный лист — в нем указывают, в какой упаковке отправляются товарно-материальные ценности. Также в данном документе поставщик указывает:

  • перечень отправляемых товаров;
  • вес продукции в таре и без нее;
  • артикул по каталогу товаров.

При оформлении документов на отгрузку товара следует учесть важные моменты:

  • правильное оформление всех сопроводительных документов на отправку продукции в соответствии с требованиями законодательства РФ;
  • оплату продукции наличными средствами нужно провести через кассовый чек;
  • в договоре необходимо детально прописать все условия, имеющие непосредственное отношение к перевозчику;
  • перевозку груза может осуществлять продавец, выгодоприобретатель или сторонняя транспортная компания.

Если груз перевозит сторонняя транспортная компания, на нее должна быть выписана накладная. Если покупатель осуществляет прием груза через своего представителя, на него необходимо выписать нотариально заверенную доверенность.

Транспортная накладная

Если груз перевозится не покупателем, а транспортной компанией или экспедитором, необходимо оформлять транспортную накладную. В этом документе говорится о заключении договора транспортировки. К правильности заполнения накладной предъявляются жесткие требования, так как по ней производится вычет по НДС.

В документе указывают:

  • транспортные номерные знаки;
  • наименование груза;
  • точные координаты;
  • название компаний и т. д.

Основные сведения в накладной — это подробная информация о грузоотправителе и грузополучателе, а также сведения о перевозимом грузе.

Следует внимательно отнестись к заполнению всех пунктов документа, так как любые недочеты могут быть оспорены налоговой инспекцией. В этом случае расходы на транспортировку не признают, вычет по НДС не сделают. Перед подписанием документа убедитесь в правильности указанных сведений, еще раз перечитайте все пункты.

Сколько накладных нужно оформить? На каждую машину — отдельная транспортная накладная.

Перевозка груза продавцом

Как правильно оформить документы, если доставку груза осуществляет продавец? Налоговая инспекция требует оформления транспортной накладной, несмотря на отсутствие услуг сторонней компании. Это необходимо сделать, чтобы доказать факт затраты ресурсов на перевозку груза. Также без этого документа покупатель не имеет права реализовать купленный товар и применять по нему вычет НДС.

Без транспортной накладной продавец не сможет доказать в суде, что доставил отгруженный товар по адресату вовремя.

Итог

При организации перевозки продукции формирование документации имеет основополагающее значение. Товаросопроводительные документы должны включать в себя информацию о поставщике, получателе товара и о самих товарно-материальных ценностях. Дополнительные сведения можно включать по желанию сторон — участников процесса.

К необходимым документам относится накладная на груз (ТОРГ-12), транспортная накладная. Товар может быть доставлен поставщиком, транспортной компанией или покупателем. В первых двух случаях продающая сторона должна оформить транспортную накладную. При самовывозе накладную не оформляют: факт передачи собственности происходит с момента передачи товара в руки покупателя.