Законы

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

Любые документы на предприятии (в том числе и кадровые) имеют определенный срок хранения – его необходимо соблюдать для того, чтобы в случае возникновения проблем и спорных ситуаций можно было ознакомиться с оригиналом справки (приказа, накладной, платежного поручения и пр.) и оперативно решить возникший вопрос. В статье расскажем о том, каков срок хранения приказов на отпуск, что сделать, чтобы его соблюсти, и как уничтожать приказы, срок хранения которых уже истек.

Хранение приказов на отпуск: сроки и требования

  • Сроки хранения приказов на отпуск для вредниковПродолжительность времени, в течение которого приказы о предоставлении отпуска должны храниться на предприятии, зависит от вида приказа – например, приказ на ежегодный отпуск и приказ на отпуск по беременности и родам имеют разные сроки хранения.
  • Нормативы, согласно которым определяется продолжительность времени, в течение которого нужно хранить приказы о предоставлении отпуска, устанавливаются двумя основными документами:
  • Подробнее расскажем о том, сколько нужно хранить приказы на предоставление отпусков разных видов.

Ежегодный отпуск работников

Хранить документы об оплачиваемых днях отдыха, предоставляемых работникам ежегодно, нужно (ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 ФЗ № 125):

  • 75 лет – если приказ был оформлен до наступления 2003 года;
  • 50 лет – если приказ оформили после указанной даты.

Приказы, изданные в отношении работников, занятых на госслужбе (которая не является государственной госслужбой), должны храниться 75 лет – при этом неважно, когда именно они были изданы.

Учебный отпуск

Организация хранения приказов об учебных отпусках осуществляется по тому же принципу, что и организация хранения приказов об обычных отпусках, предоставляемых ежегодно. Никаких особых требований к срокам хранения в этих случаях законодатель не предъявляет.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без содержания, предоставляемые работникам, хранятся от 50 до 75 лет (в зависимости от даты издания – временные границы, определяющие срок хранения, такие же, как и для оплачиваемых отпусков). При этом неважно, где именно хранится приказ – в личном деле работника, или вне его, в отдельной архивной папке: уничтожать их спустя 5 лет с момента издания недопустимо (пп. «а» п. 434 Приказа № 236).

Отпуска особых видов

Существуют отпуска, которые оформляются кадровиками реже, чем оплачиваемые или неоплачиваемые отпуска – тем не менее, любой кадровый работник должен знать, как и по каким правилам нужно организовывать их хранение.

В соответствии с пп. «а» п.

434 Приказа № 236, срок хранения приказов на отпуск по уходу за ребенком, отпуск работников-вредников (тех, кто трудится в условиях, оказывающих негативное влияние на их здоровье) также составляет 50-75 лет – в зависимости от того, когда именно был издан определенный приказ. Избавляться от таких приказов спустя 5 лет нельзя, независимо от того, где именно они хранятся.

Как хранить приказы?

Даже 5 лет – довольно большой срок для того, чтобы сохранить бумагу с напечатанным на ней приказом в первозданном виде: что говорить о тех документах, которые, в соответствии с требованиями законодательства, нужно хранить в течение 50 или 75 лет.

Чтобы сохранить официальные бумаги, необходимо разместить их в местах, защищенных от воздействия света, влаги и пыли. Приказы на отпуск проще всего распределить по отдельным папкам, сгруппировав их по году издания и по типу предоставляемого отпуска.

Чтобы облегчить дальнейшую работу с документами, папки, в которых они хранятся, стоит промаркировать. Способ маркировки зависит от критерия, по которому была произведена сортировка – например, на корешке папки можно указать:

  • регистрационные номера приказов, помещенных в папку – от первого до последнего;
  • дату издания первого и последнего приказов.

В том случае, если в организации бумажный документооборот не ведется по причине перехода на электронную документацию, работникам отдела кадров потребуется организовать электронный архив. Все документы, подлежащие хранению, должны быть оцифрованы и размещены на сервере или в облачном хранилище.

Периодически стоит создавать резервные копии файла с электронными приказами – это обеспечит их сохранность в случае, если с основным цифровым хранилищем что-то случится.

Нарушение установленных законодателем правил хранения приказов на отпуск в организации влечет за собой административную ответственность (она предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ) – размер штрафа может достигать 10 тыс. рублей.

Как уничтожить документы, срок хранения которых истек?

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

Бумажные документы нужно ликвидировать по особым правилам, иначе персональные данные работников могут попасть к третьим лицам. Чтобы уничтожить бумаги, работодателю нужно выполнить следующие действия:

  1. Создать экспертную комиссию, которая подтвердить правомерность уничтожения определенных бумаг.
  2. Составить акт об уничтожении выбранных документов.
  3. Организовать процедуру физического уничтожения документов.

Уничтожение документов можно произвести:

  1. Самостоятельно. Для этого используют специальные приспособления – шредеры. С помощью таких устройств можно превратить листы бумаги в бумажные полосы или крошку, составить из которых первоначальный документ будет невозможно. В некоторых организациях бумаги просто сжигают – однако такой способ довольно опасен с точки зрения возникновения неконтролируемых возгораний.
  2. С помощью специализированных организаций. Для этого заключается договор со сторонней компанией, которая за определенную плату вывезет бумаги и уничтожит их своими силами – например, посредством химического воздействия на документ.

Итоги

Итак, срок хранения приказа на отпуск зависит от вида отпуска, который был предоставлен работнику на основании приказа, а также от того, где именно – в личном деле или в отдельной папке – он хранится.

Работники отдела кадров должны следить за соблюдением установленных законодателем сроков хранения приказов, обеспечивать их защиту от негативных внешних воздействий, а также заниматься своевременным уничтожением неактуальных документов.

Источник: «Юридическая азбука»

Сколько и где должны храниться заявления на отпуск

Срок хранения заявлений работников на отпуск — пять лет.

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

Сроки регулируются следующими нормативными актами:

Эти акты устанавливают сроки хранения уведомлений о начале отпуска, иных кадровых и прочих бланков предприятия. Отдельным организациям (АО, медицинские учреждения, банковские организации и пр.) следует учитывать нормы отраслевого законодательства.

Сколько и где хранить заявления

Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности. Законом регламентированы сроки хранения приказов на отпуск ежегодный и другие его виды в зависимости от условий труда:

  • пять лет для стандартных условий;
  • пятьдесят — для вредных или опасных условий.

Кроме того:

  • пятьдесят лет хранят заявления при их включении в состав личного дела;
  • семьдесят пять — все заявления, написанные до 01.01.2003 и если они включены в личное дело работника.

Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был закончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 ФЗ №125, ст. 434, 435 приказа №236).

Включать их в личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

https://www.youtube.com/watch?v=0I_7jsPW5GM\u0026pp=ygVY0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINC_0YDQuNC60LDQt9C-0LIg0L3QsCDQvtGC0L_Rg9GB0Log0LTQu9GPINCy0YDQtdC00L3QuNC60L7Qsg%3D%3D

Различий в сроках хранения заявлений на отпуска без сохранения заработной платы (неоплачиваемые), на ежегодные и дополнительные нет — все эти документы хранят согласно общим правилам, указанным выше.

Локальными нормативными актами (уставом, положением о хранении документов и пр.) определяют, где хранятся заявления сотрудников на отпуск: в архиве организации, на складе, в отдельных папках или в личном деле. Архив формируют в отдельном кабинете или в кабинете отдела кадров.

Обычно документы подшивают (если они не входят в состав личного дела), формируют папку заявлений работников за год и сдают в архив организации. Можно разграничить папки и определить, где хранить заявление на неоплачиваемый отпуск, по беременности и родам, на дополнительный и пр.

Сколько следует хранить приказы на отпуск

Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления.

При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр.

Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет.

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты. Организация самостоятельно определяет место и способ хранения. Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет.

Ответственность за нарушения

Если организация нарушит требования о сроках, ее привлекут к административной ответственности.

Статья 13.25 КоАП предусматривает наказание для отдельных юридических лиц (АО, НПФ и пр.):

  • должностное лицо накажут штрафом от 2500 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Для таких организаций ведомственными актами и отраслевым законодательством установлены специальные правила документооборота, в связи с чем ответственность за их нарушение устанавливает отдельная норма.

Статья 13.20 КоАП предусматривает наказание за нарушение правил хранения архивных документов:

  • должностное лицо накажут штрафом от 3000 до 5000 руб.;
  • штраф для организации — от 5000 до 10000 руб.

Сколько лет хранятся приказы о предоставлении отпусков без содержания?

Вопрос

У меня возник вопрос по самой наболевшей теме – по срокам хранения. Сколько хранятся приказы о предоставлении отпусков без содержания? Я полагаю, что, в соответствии со ст. 6 (б) Перечня, 75 лет. Ибо примечание к п. б ст.

Читайте также:  Единица хранения архива

6 гласит, что 5 лет хранятся только приказы об очередных и учебных отпусках, дежурствах, взысканиях и краткосрочных внутрироссийских командировках. Следовательно, приказы об отпусках без содержания должны храниться 75 лет.

Я права? Хотя, честно признаюсь, не понимаю, зачем их хранить 75 лет.

В действующем в настоящее время перечне 2000 года специально об отпусках практически ничего не говорится (кроме учебных отпусков). Поэтому получается, что соответствующие документы подпадают под статью 6 (б) о документах по личному составу, устанавливающую срок хранения не менее 75 лет (поскольку упоминается ЭПК):

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000)

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

Наличие в примечании упоминания определенных видов отпусков косвенно подтверждает, что данная статья относится и к остальным видам отпусков.

Позиция Росархива и ВНИИДАД по этому вопросу особенно хорошо видна из текста новой, пока еще не утвержденной редакции перечня, где есть статья 19 (б), в которой отпуска без сохранения содержания присутствуют в явном виде:

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (проект 2009 года)

Сроки хранения приказов на отпуск для вредников

До 2000 года сроки были существенно меньшие. В перечне 1988 года была статья 19 (в), согласно которой приказы о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках рабочих и служащих хранились 3 года.

Что касается причины столь длительных сроков хранения, то отпуска без сохранения содержания не включаются в страховой пенсионный стаж для назначения пенсии, и Пенсионный фонд, естественно, очень заинтересован в сохранении этих документов.

Согласно п. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» в страховой стаж для назначения пенсии включаются только периоды работы, за которые уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд.

За время неоплачиваемого отпуска никакие выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателем в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 236 НК РФ), не начисляются, в результате база для исчисления пенсионных взносов отсутствует.

https://www.youtube.com/watch?v=0I_7jsPW5GM\u0026pp=YAHIAQE%3D

Суммарная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы (и других аналогичных периодов, за которые работнику не начислялась заработная плата) указывается в графе «Отпуск без сохранения заработной платы» форм СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 индивидуального (персонифицированного) учета, которые работодатель ежегодно сдает в Пенсионный фонд (см. п.

43 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета, утв. постановлением правления ПФР от 31.07.2006 № 192п).

Какие кадровые документы нужно хранить, чтобы не проиграть в суде с работником

КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.

Где сказано что и сколько нужно хранить?

Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).

Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв.

приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст.

 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).

Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:

  • 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
  • 50 лет, если это событие произошло после этой даты.

Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в «Делис Архив» — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.

Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.

Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив».

Хранить обязательно

Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).

Трудовые договоры и допсоглашения к ним

Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.

Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца (апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2021 № 33-2408/2021 по делу № 2-2708/2020).

График отпусков

Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов (определение ВС РФ от 06.10.2020 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.

Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя, работник не должен из-за этого страдать (определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2021 № 88-18810/2021).

Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности

Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026pp=ygVY0KHRgNC-0LrQuCDRhdGA0LDQvdC10L3QuNGPINC_0YDQuNC60LDQt9C-0LIg0L3QsCDQvtGC0L_Rg9GB0Log0LTQu9GPINCy0YDQtdC00L3QuNC60L7Qsg%3D%3D

Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2020 № 88-24932/2020).

Табель учета рабочего времени

Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.

Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015).

Положение об оплате труда и премировании

Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).

Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании (определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755).

И это еще далеко не все

Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:

  • штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
  • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
  • положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
  • локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
  • локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
  • документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
  • документ об утверждении формы расчетного листка;
  • положения о филиалах, представительствах;
  • положение об аттестации;
  • положение об охране коммерческой тайны;
  • документы по охране труда;
  • график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
  • документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя: о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.

Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро.

Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся.

Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками.

Поручите обслуживание своего кадрового документооборота опытным специалистам. Компания Делис Архив осуществляет полный цикл работы с кадровыми архивами — архивная обработка по требованиям госархивом, хранение, сканирование, исполнение социально-правовых запросов граждан, передача кадровых документов организации при ликвидации в госархив.

Где хранятся приказы на отпуск сотрудников?

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

В связи с тем, что личное дело — не обязательно, а приказы хранить — обязательно, лучше так: в личном деле хранить копии приказов, а оригиналы — в папке согласно срокам хранения.

Отпуск без сохранения заработной платы — отдельно, отпуск ежегодный — отдельно, приказы о приеме, переводе, увольнении — отдельно.

Сколько лет хранятся приказы на отпуск без сохранения заработной платы?

Приказы об отпусках без сохранения зарплаты храните в отдельных делах. Срок их хранения – 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года или 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года ( ст. 434 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Читайте также:  Согласование штатного расписания

Где хранятся оригиналы приказов?

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов. Документы различаются и по срокам хранения.

Где должны храниться приказы по кадрам?

Хранение приказов по личному составу осуществляется в архиве организации. При этом организация архивного хранения данных личного состава подразумевает раздельную организацию дел. Так, приказы по личному составу по срокам хранения группируются в дела 75 лет и 5 лет хранения соответственно.

Нужно ли хранить заявления на отпуск?

Приказы и заявления на ежегодный отпуск в общем случае хранят 5 лет. Если же они составляют часть личного дела работника либо относятся к «детским» отпускам и отпускам тех, кто трудится на вредных или опасных производствах, то в зависимости от даты создания 50 или 75 лет.

Можно ли хранить заявления на отпуск вместе с приказами?

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Сколько хранится приказ о предоставлении отпуска?

Срок хранения приказов на ежегодный отпуск

https://www.youtube.com/watch?v=Ibd_W-2w8Jo\u0026pp=YAHIAQE%3D

Самыми распространенными отпусками, которые оформляются сотрудникам, являются ежегодные оплачиваемые дни отдыха. Согласно п. 19б Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, срок хранения приказов на ежегодный отпуск составляет 5 лет.

Какой срок хранения приказов по основной деятельности?

1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); 2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет); 3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет).

Сколько хранятся приказы на отпуск Украина?

Приказы о предоставлении отпуска относятся к кадровых приказов временного — 5 лет — срока хранения (ст.

Что входит в состав приказов по личному составу?

Какие приказы относятся к личному составу?

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;

26 авг. 2019 г.

Чем отличается оформление приказов по личному составу от приказов по основной деятельности?

В отличии от приказов по личному составу, для распорядительной документации по основной деятельности нет утвержденных унифицированных форм. Подобные распоряжения составляются по одному алгоритму и должны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Что входит в документы по личному составу?

К документам по личному составу относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
  • личные дела;
  • личные карточки;
  • лицевые счета;
  • ведомости по начислению зарплаты;
  • табели учета рабочего времени;
  • трудовые договоры;

Где регистрируются приказы по личному составу?

Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Как правильно архивировать приказы по личному составу?

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т. е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др.

Сколько хранятся копии приказов?

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 58, характеристики работников, не вошедшие в состав личных дел, должны храниться 75 лет, а документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.) – 5 лет.

Интересные материалы:

Как отключается клавиатура на ноутбуке? Как отключить антивирус на ноутбуке? Как отключить автозапуск программ на ноутбуке? Как отключить Автозатемнение экрана на ноутбуке? Как отключить безопасный режим на ноутбуке ASUS? Как отключить безопасный режим на ноутбуке леново? Как отключить безопасный режим на ноутбуке? Как отключить блокировку экрана на ноутбуке? Как отключить блокировщик рекламы на ноутбуке? Как отключить caps lock на ноутбуке?

Где хранить приказы на отпуск и заявления к ним

Срок хранения приказов на отпуск

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются.

Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу . Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года.

В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка.

Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п.

Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Отметим, что согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела.

Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Приказы по основной деятельности и кадровые приказы Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним:

Срок хранения приказов на отпуск

Приказы по личному составу хранят в особых условиях четко определенный срок.

Скачайте документы по теме: Образец от эксперта Образец от эксперта Образец от эксперта Используйте в работе регулируют два документа:

  1. ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
  2. ст. 19 и 665 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558;
  • Из этих нормативно-правовых актов можно узнать, сколько лет хранить приказы на отпуска.
  • Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года №558.
  • При помещении приказов в личные дела сотрудников хранить их нужно:
  1. в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
  2. в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

При этом личные дела руководителей, в которые помещены распоряжения о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно.

Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.

1 Закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ.

Приказ о ежегодном отпуске Распоряжения о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы хранят в течение такого же периода времени, как и приказы на ежегодные оплачиваемые отпуска.

Срок хранения установлен перечнем № 558 и составляет 5 лет, если они не помещены в личные дела сотрудников.

Такой вывод следует из пунктов 19, 665 перечня, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года под №558.

При помещении указанных распоряжений в личные дела сотрудников хранить их нужно в течение 75 лет, если такие дела были закончены делопроизводством до 1 января 2003 года, или в течение 50 лет, если личные дела были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в днях Личные дела руководителей, в которые помещены приказы о неоплачиваемых отпусках, хранят постоянно.

Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания. Порядок установлен статьей 22.

1 Закона от 22 октября 2004 года под №125-ФЗ.

Если распоряжения о предоставлении отпусков хранят отдельно от личных дел, период хранения краткосрочный, он ограничен до пяти лет.

Где хранят заявления работников

Добрый День. Подскажите пожалуйста заявление о приеме на работу вкладывается в личное дело сотрудника или прикалывается к приказу и хранится в папке где хранятся приказы? Благодарю. Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

При этом, на практике заявления хранят либо в личном деле работника, либо в отдельной папке. Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Читайте также:  Основания для введения режима чс

№ 558. При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, по нашему мнению, заявления сотрудников можно хранить как в папке

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет, так и непосредственно в Личном деле каждого сотрудника со сроком хранения 75 лет. Подкалывать заявления работников к приказам в данном случае не нужно, т.к.

приказы хранятся отдельно от заявлений.

Важную информацию о Заявлении о приеме на работу вы найдете в материале здесь.

  • Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Ситуация: Нужно ли заявления об увольнении, отпуске, о приеме или переводе подкреплять к приказам или их необходимо хранить отдельно По общему правилу приказы формируются в дела по видам (в одно дело по основной деятельности, в другие по личному составу) и хронологии (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

Действующее законодательство не содержит требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

При этом необходимо учитывать, что для приказов по личному составу и для заявлений предусмотрены различные сроки хранения – 75 лет и 5 лет соответственно. Пятилетний срок установлен и для других документов-оснований к приказам по личному составу (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления, представления и др.), если они не хранятся в составе личных дел.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Сколько хранить заявление на отпуск?

25 декабря 2017 в 06:43 Доброе утро!

Подскажите пожалуйста, сколько хранятся заявление на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения? Приказы и заявления на отпуск хранятся вместе или раздельно? Сохранить изменения Отменить Рейтинг: 1430 25 декабря 2017 в 08:56 Здравствуйте, Алёна!

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы. Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел «

со сроком хранения 5 лет.

Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет.

Если же Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).

В отличие от приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и других приказов по личному составу, срок хранения которых установлен не менее 75 лет, приказы о предоставлении отпусков, а также приказы о взысканиях нужно хранить только пять лет.

Если у Вас по внутренним правилам делопроизводства определено хранение приказов на отпуск без сохранения зарплаты совместно с заявлениями о предоставлении таких отпусков, то срок хранения обоих видов документов будет 5 лет.

Ответ был изменён автором 25 декабря 2017 в 08:58. Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ!

отметить ответ как лучший 0 12 Января 2023 15 Января 2023 17 Января 2023 28 Января 2023 в Кадровом Совете для публикации ответа. Ответ на вопрос пользователя в Кадровом Совете для публикации ответа.

Или опубликуйте ответ как гость: e-mail: подпись: Текст ответа Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Конституция Арбитражный процессуальный кодекс Бюджетный кодекс Водный кодекс Воздушный кодекс Градостроительный кодекс Гражданский кодекс Гражданский процессуальный кодекс Жилищный кодекс Земельный кодекс Кодекс внутреннего водного транспорта Кодекс об административных правонарушениях Кодекс торгового мореплавания Лесной кодекс Налоговый кодекс Семейный кодекс Таможенный кодекс Трудовой кодекс Уголовно-исполнительный кодекс Уголовно-процессуальный кодекс Уголовный кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Найти Отправить ответ Задайте вопрос экспертам У вас есть вопрос?

Задайте его эксперту и получите ответ в кадровом совете Закрыть отмена Да Нет

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы?

Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

  • Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
  • Справочно-информационные.
  • Организационные.

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых.

У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.Важно!

Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения.

ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ.

Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке.

Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций.

75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста.

75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг.

  1. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося.
  2. Они также могут храниться в специальной папке.
  3. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги.

Этим местом является архив.Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

» После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение.

Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников. После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются.

Когда сотруднику нужно предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника (паспорт, диплом, трудовая книжка).

В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Как считать дни отпуска: инструкция на все случаи В избранноеОтправить на почту Срок хранения заявлений на отпуск и соответствующих им приказов строго регламентирован.

Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Какими НПА регулируются сроки хранения документации Срок хранения приказов и заявлений по отпускам Итоги Какими НПА регулируются сроки хранения документации Все компании и предприниматели должны хранить документы, образующиеся в ходе деловой активности.

Нормативно-правовая база регулирования сроков и правил хранения документации представлена:

  1. законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;