Законы

Учет архивных документов

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

  • По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
  • Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.
  • Вот эти нормы.
  1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
  2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
  3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изме­нений.
  4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.
  1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  2. Бланки строгой отчетности должны хра­ниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
  3. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
  4. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
  5. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.
  6. В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:
  • текущее (временное);
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Передача документов в архив

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его раздел 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения.

Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Электронные документы фирмы сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководству­ется следующими критериями:

  • значимость, полнота (завершенность) документов;
  • аутентичность (полнота и достоверность) документов;
  • отсутствие дублирования информации в документах.

Передавать текстовые электронные доку­менты для хранения в архив фирме следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет нужно проверять, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы.

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении). Например, если документ составлен в 2016 году, то срок хранения начинает исчис­ляться с 1 января 2017 года. Из этого правила есть исключения.

Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них.

Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них исчисляется с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г.

№ 03-03-06/1/270).

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дип­ломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

  • Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и кратко­срочных командировок, хранят не менее пя­ти лет.
  • Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, фирма-страхователь должна хранить шесть лет.
  • После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Уничтожить документы можно следующими способами:

  • передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет архивных документов

Требования к учетным документам архива

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.

Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

  • Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива.
  • Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
  • К основным (обязательным) учетным документам архива относятся:

1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам).

  1. Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.
  2. Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года.
  3. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам).

  • Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
  • Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.
  • В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.
  • В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Важно!!! В архивах организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Читайте также:  Акт контроля экосбор

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов.

Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации.

Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам).

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).

  1. Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись
  2. Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
  3. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.
  4. В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
  5. После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
  6. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
  7. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.
  8. Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.
  9. Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
  10. Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).

  • При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.
  • Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
  • В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.
  • 6. Дело фонда
  • На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:

— отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.

  1. — учетные документы, характеризующие изменения фонда;
  2. — все акты, документирующие результаты архивных работ.
  3. В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
  4. Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
  5. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.
  6. Методические рекомендации и пособия

— Инструкция по ведению основных учетных документов в архивах организаций, согласована протоколом ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 18.06.2021 № 6);

Вопрос 21. Учет документов в архивах

1.Понятие государственного учета документов

  • Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.
  • Учет архивных документов — установление количества и соста­ва архивных документов в единицах учета и фиксация принад­лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и об­щему их количеству в учетных документах.
  • В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей стра­ны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и ко­личестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фон­да РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соб­людение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, го­сударственных музеях и библиотеках.

Собственники докумен­тов негосударственной части Архивного фонда РФ представ­ляют сведения о своих фондах и документах с целью их госу­дарственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета на­ходится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ.

  1. Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.
  2. Средство учета — присвоение архивных шифров единицам хранения.
  3. Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива — комплекс документов установленной формы, фикси­рующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные докумен­ты, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росар­хив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фон­ду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Ар­хивный шифр включает номера архивного фонда, описи, еди­ницы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Доку­менты и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фон­да. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с само­стоятельной порядковой нумерацией фондов.

При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения выше­стоящих архивных органов.

Читайте также:  Изменение штатной численности

Один раз полученный номер фон­да остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.

2. Учетные документы архива

К учетным документам архива относятся:

  • книга учета поступлений;
  • книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния;
  • список фондов;
  • список фондов с особо ценными документами;
  • лист фонда;
  • архивная опись;
  • опись особо ценных документов;
  • опись страхового фонда;
  • реестр описей;
  • реестр описей особо ценных документов;
  • инвентарная книга учета дел с материальными ценностями;
  • паспорт архива;
  • паспорт архивохранилища;
  • сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;
  • карточка фонда;
  • дело фонда;
  • внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов яв­ляются:

  • книга учета поступления и выбытия документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел;
  • реестр описей;
  • паспорт архива;
  • паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;
  • опись особо ценных дел;
  • книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
  • опись страхового фонда;
  • дело фонда.

В книге учета поступленийдокументовфиксируются все пос­тупления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступле­ний, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в те­чение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользова­ния оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него запи­сываются фонды при их первом поступлении в архив.

В соот­ветствии с данным списком, фонды получают порядковые но­мера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива.

Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется ана­логично списку фондов.

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате в их ди­намике на основании записей о движении документов.

В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По нему присваивается номер описи.

При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваи­вается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении. Старый лист помешают в де­ло фонда с пометкой о его пересоставлении.

При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных докумен­тов архива, архивным справочником, содержащим систематизи­рованный перечень единиц хранения архивного фонда и предна­значенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального на­личия.

Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Ито­говая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда.

Количество единиц хра­нения в описи не должно превышать 9999. Последующие еди­ницы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не переда­ется другим описям. Архив должен в обязательном порядке иметь три экземпляра описи, первый из которых является страхо­вым.

При пересоставлении описи старая опись включается в но­вую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составля­ются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, коли­чество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движе­ния описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах.

В книге, ведущейся в трех экземплярах, отме­чается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации.

Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел липа, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное упреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных доку­ментах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным докумен­том и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составля­ются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих ар­хивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизо­ванного государственного учета архивных документов. Она со­ставляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее переза­полняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным до­сье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фон­да, акты, связанные с движением фонда.

Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения измене­ний во все учетные документы архива. Дело фонда оформляет­ся согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда.

Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка ар­хивных данных.

Раздел 2. Учет документов в архиве

Тема 2.1. Научные принципы учета.

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохранятся в его архивах.

  • Под учетом архивных документов понимается установление их количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:
  • · подсчет количества документов в архиве;
  • · регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;
  • · заполнение на их основе документов центрального государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;
  • · составление в органах управления архивным делом свободных документов центрального государственного учета и представление их в Росархив.
  • Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанный на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о кол-ве архивных документов. Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:
  • · централизации учета – регламентация взаимодействия федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками негосударственной части АФ РФ.
  • · унификация учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними.
  • · Динамичность учета – любое движение документа архива должно быть своевременно отражено в учетных формах
Читайте также:  Среднегодовая численность студентов

· Полноты и достоверности гос. учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должы числиться хранящимися.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. ГОСТ 16487 – 83 так определяет эту функцию «обеспечение физической сохранности документов и их учет». За этой краткой формулировкой скрывается широкий комплекс работ, который почти одинаков для Л.А. и В.А.

  1. · создание оптимальных условий хранения документов;
  2. · размещение документов в хранилищах и их топографирования;
  3. -21-
  4. · соблюдение порядка выдачи дел из архивов;
  5. · учет документов, проверка их наличия и состояния;
  6. · выявление уникальных и ОЦД их создание на них страхового фонда.

Законы СССР и РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» и Положение о ГАФ СССР возлагали на Главархив СССР организацию и ведение централизованного учета документов Государственного архивного фонда.

После ликвидации Главархива СССР эта задача Правительство России возложена на Роскомархив – Росархив РФ.

Выполнение ее предполагает ведение списков документов АФ РФ и документальных памятников, находящихся в государственной, общественной и личной собственности, статистического учета

общего количества документов АФ РФ России в хранилищах и в целом по стране, пофондового учета. С 1993 г. На ФАСР возлагаются по государственному учету документов негосударственной части АФ РФ (негосударственных структур) и частных лиц.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в В.А., позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

  • Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.
  • Учету подлежат все документы, хранящиеся в архивах (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копи документов страхового фонда).
  • Единицей учета АФ РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета АФ РФ является:
  • — архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);
  • — единица хранения;
  • — отдельный обособленный документ.
  • Обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения.

Учет ведется в Г.А. по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В В.А.

учет, как правило, ведется, централизованно заведующим архивом или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных В.А., имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам.

В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Архивирование документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела.

Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.).

Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

Как построить систему хранения и архивирования бухгалтерских документов?

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;