Для работы любой фирмы или организации, неважно частной или государственной формы собственности, штатное расписание является незаменимым локальным нормативным актом.

Оно позволяет четко структурировать штат сотрудников и вовремя внести в его состав необходимые коррективы.

Утверждение штатного расписания на год – как правильно осуществить? Читайте в статье.

Скрыть содержание

Как часто нужно обновлять штатное расписание?

Ни в одном законодательном нормативе не указан срок действия уже утвержденного штатного расписания.

Унифицированная форма Т-3, являющаяся основным вариантом исполнения норматива, подразумевает указание на документе срока его действия («на период ___ с _______ г. »).

Разумеется, что по истечении этого времени, штатное расписание подлежит обязательному обновлению.

На практике в большинстве учреждений следуют негласному правилу «Новый год – новое штатное расписание». И это неспроста, учитывая современную нестабильную ситуацию в экономике и на рынке труда в частности.

ВАЖНО! Указывать значительный период действия документа (утверждать его на несколько лет, например) без риска добавить хлопот отделу кадрового обеспечения могут лишь те организации, руководство которых уверено в потребности в постоянном количестве сотрудников. То есть когда не предполагается расширение или сокращение штата.

Объем работы по составлению и утверждению нового документа с начала года зависит от того, имеются на 1 января наступившего календарного года какие-либо изменения в штате сотрудников.

Если никаких трансформаций в наименовании должностей, количестве рабочих единиц, тарифных окладах и надбавках к ним не произошло, то документ, по сути, просто обновляется. То есть дублируется ее содержательная часть (заполненная таблица) и утверждается новым приказом.

В случае, если структура штата подверглась изменению, например добавилась новая должность, то эта информация отражается в соответствующих графах УФ Т-3, после чего согласовывается и утверждается руководством путем публикации нового распоряжения (кто ответственен за штатное расписание?).

Внесение информации: как составляется нумерация? Образец заполнения

Основная информация по штату сотрудников содержится в таблице, состоящей из десяти столбцов (в случае использования формы Т-3). Со структурой штатного расписания вы можете ознакомиться тут.

Рассмотрим нюансы внесения информации, к примеру, нумерации, для большей наглядности дополнив их примерами (за основу взята частная медицинская лаборатория).

Графа 1 “Наименование”.

Указываются подразделения, составляющих структуру организации. Для удобства понимания структурной организации наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.

ПРИМЕР

1. Сначала отобразить блок «Администрация», в него входят дирекция, бухгалтерия и отдел кадров.

2. После указать блок «Производственные отделы», осуществляющие непосредственную деятельность учреждения. В рассматриваемой организации это подразделения различных методов исследования (гематологических, бактериологических, серологических и т. д.).

3. В завершение отобразить блок «Вспомогательные отделы», куда входят санитарно-техническая и инженерная службы, отдел контроля за состоянием специализированной аппаратуры.

Графа 2 «Код».

Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

ПРИМЕР

Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции, бухгалтерии и службы кадрового обеспечения будут иметь кодировку соответственно 01.01, 01.02 и 01.03.

• Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.
• Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства.
• При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).
• Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).
• Графа 4 “Количество штатных единиц”.
• Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.

ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).

Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.

Графа 5 “Оклад”.

Содержит информация о должностных ставках. Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.

Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.

Графы 6 – 8 “Надбавки”.

Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).

Выплаты могут быть двух разновидностей:

• фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
• часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

Графа 9 «Всего, руб.».

1. Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.
2. Графа 10 «Примечание».
3. Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.
4. Строка «Итого».

Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.

• С образцом заполнения штатного расписания для ООО вы можете ознакомиться тут.
• Скачать бланк штатного расписания
• Скачать образец заполнения штатного расписания на год

Утверждение нового штатного расписания

Для того, чтобы документ возымел законную силу, он должен быть согласован с руководством организации и утвержден старшими сотрудниками финансового и кадрового обеспечения путем публикации отдельного приказа.

Сведения о данном распоряжении вносятся в «шапку» штатного расписания.

Учитывая, что начисление зарплаты должно осуществляться ежемесячно, нужно вводить в делопроизводство документ с первого дня месяца (т. е. с 1 января наступившего года).

Таким образом, для удобства делопроизводства учреждения рекомендуется вводить новое штатное распоряжение каждый календарный год. Правильно составить и оформить документ вовсе не сложно, поэтому не стоит пренебрегать возможностью иметь в арсенале организации актуальный на данный момент времени документ.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ на утверждение штатного расписания – это распорядительный документ, издаваемый от имени руководителя предприятия, в соответствии с которыми вводится штатное расписание. Во избежание проблем следует подойти к процессу составления распоряжения со всей ответственностью.

Назначение штатного расписания

Документ является крайне важным для любого предприятия. В нём фиксируется точное количество имеющихся на предприятии должностей, отмечается сколько из них занято сотрудниками, а сколько вакантно.

Расписание принимается на определённый период и является чем-то вроде плана. Предприятие рассчитывает, сколько оно имеет работников на каждой должности и сколько ему необходимо для осуществления своей деятельности.

Может быть принято решение о сокращении определённых должностей по причине нецелесообразности их содержания.

https://www.youtube.com/watch?v=wfs6lh6mN3M\u0026pp=ygVJ0KPRgtCy0LXRgNC20LTQtdC90LjQtSDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YjRgtCw0YLQvdC-0LPQviDRgNCw0YHQv9C40YHQsNC90LjRjw%3D%3D

В расписании также указывается размер оплаты труда по каждой позиции. Отмечается оклад и возможные дополнительные надбавки. В соответствии с этим документом бухгалтерия производит расчёт бюджета на расчётный период, предназначенный для выплат сотрудникам.

Что касаемо наименований должностей, перечисляемых в документе, то тут следует придерживаться требований законодательства. Государственные органы постоянно обновляют перечень профессий, к которым применяются определённые профессиональные стандарты.

Если на предприятии имеются такие должности, называть их нужно соответственно. Профстандарты применяются к должности не на основании её наименования, а в соответствии с трудовой функцией.

Процедура утверждения

Перед тем как утвердить штатное расписание, его нужно, непосредственно, составить. Руководитель организации отдаёт распоряжение кому-то из своих подчинённых.

В силу значимости документа, следует назначить обладающего должным уровнем квалификации работника. Обычно на предприятии этим занимается сотрудник кадровой службы, юридического отдела или бухгалтерии.

Расписание является комплексным документом и для составления требует множество различных бумаг.

Готовый проект расписания передаётся руководству фирмы на утверждение. Директор проверяет документ и, возможно, вносит в него какие-то изменения.

Следует помнить, что изменить содержание документа можно и после его принятия. Для этого необходимо будет издать соответствующее распоряжение – приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Поправки могут касаться наименования должностей, количества ставок и так далее.

Итоговый вариант, устраивающий руководство компании, утверждают приказом. Как уже было сказано выше, утверждается документ на определённый срок или без такового.

Может использоваться вариант с использованием одного и того же расписания до внесения в него изменений. Закон допускает такую возможность, но всё же правильнее будет установить срок в один год.

Такое решение будет способствовать планированию проекта развития фирмы.

Форма распоряжения

Законодательство не предусмотрело обязательной или хотя бы рекомендованной формы распоряжения об утверждении штатного расписания. Составлением документа занимаются сотрудники предприятия самостоятельно.

Несмотря на то, что приказ издаётся от имени руководителя, разработкой бумаги занимается, как правило, не он. Этим может заняться тот же работник, который написал само штатное расписание. Однако директор может поручить это другому сотруднику.

В силу простоты исполнения заняться этим может любое лицо, в чьи обязанности входит работа с документами.

Сам приказ можно изложить от руки шариковой ручкой, но всё же лучше будет воспользоваться компьютерными средствами. Машинописный вариант выглядит более презентабельно и надёжно. Исполненный на компьютере документ необходимо будет распечатать для подписания.

Объясняем, как правильно составить приказ

Распоряжение можно условно разделить на три структурных блока: шапка документа, его основа и часть с подписями сторон. Как и любой другой приказ, составлять его необходимо с шапки. В ней указываются реквизиты организации.

В качестве допустимого минимума достаточно будет отметить наименование предприятия согласно её учредительной документации.

В этом плане выгоднее будет воспользоваться фирменным бланком компании, на котором уже будет указано наименование и другие реквизиты (юридический адрес, номер налогоплательщика и т.д.).

Под шапкой вписываем название документа (приказ на утверждение штатного расписания) и присваиваем ему номер. Он будет использоваться во внутреннем документообороте фирмы.

Сразу под названием отмечаем дату составления распоряжения и населённый пункт. Предварительно проверив правильность указанных данных, переходим к основной части.

Начать следует с мотивации принятия решения об утверждении расписания. Этот пункт можно пропустить, но всё же с ним распоряжение будет выглядеть более комплексно. В качестве причины указывается истечение срока действия предыдущего расписания, отмена действия прошлого расписания соответствующим приказом руководителя и т.д.

Далее пишем слово «приказываю» и по пунктам перечисляем следующие положения:

• утверждаем новое штатное расписание. Указываем номер документа и дату, с которой он вводится на предприятии;
• назначаем ответственного за исполнение настоящего распоряжения. Это может быть главный бухгалтер или начальник кадровой службы. В их компетенцию входит работа с такими документами. Указанное лицо будет отчитываться перед руководителем о проделанной работе.

На этом составление документа окончено. Осталось заполнить последнюю его часть, проставив подписи сотрудников. В приказе расписываются все указанные в нём лица. В нашем случае это главный бухгалтер предприятия.

Распоряжение заверяет своим автографом руководитель организации, придавая тем самым ему юридическую силу.

После подписания приказа на утверждение штатного расписания, оно начнёт действовать с обозначенной в документе даты.

Приказ об утверждении штатного расписания — образец и бланк, порядок составления и подписания

• Главная ›
• Бланки ›
• Приказ об утверждении штатного расписания

Приказ об утверждении штатного расписания составляется согласно положению о делопроизводстве, действующему в данной организации.

Приказ должен быть завизирован начальником отдела кадров и главным бухгалтером, а затем подписан руководителем организации.

Бланк приказа об утверждении штатного расписания Образец приказа об утверждении штатного расписания

Утвердить штатное расписание (и издать об этом приказ) нужно в следующих случаях:

• когда открылась новая фирма и формируется новый штат сотрудников,
• когда произошла индексация (или повышение иным способом) зарплаты, указанной в штатном расписании,
• когда произошли кадровые изменения — введены новые должности или сокращены имевшиеся ранее.

Зачастую штатное расписание кадровики обновляют с каждого нового года — это позовляет учесть все изменения в штате за год, а также ежегодное повышение МРОТ.

Форма приказа

Следуйте форме приказа, принятой на предприятии. Разумеется, издание приказа нестандартной формы не делает его недействительным. Смысл унификации делопроизводства в том, чтобы документами было удобно пользоваться, их было удобно хранить.

Именно поэтому стандартная форма приказа всегда уместна.

Содержание приказа

Поскольку смысл данного приказа в утверждении другого документа, он не будет слишком многословным. Обязательно включите в приказ

1. причину изменения штатного расписания (причина пишется перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ»);
2. указание. что утвверждаемая редакция штатного расписания прилагается к приказу (укажите дату утверждаемого расписания и храните приказ и эталонный вариант штатки вместе, подшитыми друг к другу);
3. назначение лиц, ответственных за контроль над исполнением приказа.

Порядок издания и подписания приказа

Ответственный за разработку штатного расписания обычно оформляет и приказ о его утверждении.

После согласования с компетентными должностными лицами приказ утверждает руководитель. Копия приказа и штатаного расписания визируется кдаровиком и раздается в подразделения (можно раздать только выписки из штатки — соответственно, на каждое подразделение).

Бланк приказа об утверждении штатного расписания Образец приказа об утверждении штатного расписания

© 2006 — 2023 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.

Инструкция: составляем приказ о введении или изменении штатного расписания на 2023 год

Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и изменяется, исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя.

Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации и информацию о количестве сотрудников.

Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Чтобы штатное расписание (ШР) имело юридическую силу, готовят специальное распоряжение об его утверждении. Если появится необходимость уточнить сведения о структуре, количестве работников или фонде зарплаты, то издают новый распорядительный документ.

Подробнее: Инструкция: заполняем штатное расписание

Когда составляют распоряжение на утверждение ШР

Это отправная точка, позволяющая использовать документ в учреждении. Бумагу необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция, и размер дохода, определенные в «штатке».

В процессе осуществления планирования оформляют локальный распорядительный акт о введении в действие ШР, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же приказом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

Как составить ШР

Единая унифицированная форма приказа об утверждении штатного расписания отсутствует, потому работодатели формируют его в свободном формате.

Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер).

Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.

), так как главная цель — определить структуру, численность и размер заработной платы. Распорядительный акт подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

Документ оформляется на стандартном бланке предприятия, утверждается работодателем и включает следующую информацию:

• количество работников;
• фонд оплаты труда;
• дату, с которой новое вводится в действие, а прежнее отменяется.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» ИНН 123456789, КПП 123456789, ОКПО 123456789 ПРИКАЗ № 5 об утверждении штатного расписания г. Москва 12.01.2022 В целях закрепления организационно-штатной структуры ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить штатное расписание ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» согласно приложению к данному приказу.

Образец приказа об утверждении штатного расписания

В штатном расписании отражаются организационная структура, перечень наименований должностей и профессий по каждому структурному подразделению и в целом по организации, а также сведения о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и надбавках работников. Поскольку законодательство не содержит особых требований к штатному расписанию, у работодателей при его составлении возникает множество вопросов. Наша статья ознакомит с порядком действий при утверждении этого документа.

Утверждение нового штатного расписания

Для того чтобы сформировать новое штатное расписание, нужно соблюсти определенную процедуру, главной частью которой является издание приказа. Именно этот документ придаст штатному расписанию законную силу, поэтому его оформлению необходимо уделить особое внимание.

Приказ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на это лицом, например, заместителем директора, руководителем кадровой службы или главным бухгалтером.

Законодательно установленного порядка делегирования таких полномочий не существует, но так как штатное расписание — это внутренний ЛНА, по смыслу норм трудового законодательства передача подобных полномочий должна быть прописана в уставе либо в ином учредительном документе компании.

Примерная формулировка в уставе компании-работодателя о передаче права утверждать штатное расписание может выглядеть следующим образом.

5.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.

Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.

Если речь идет лишь о временном делегировании полномочий на время болезни, пребывания в командировке или в отпуске, то дополнительно потребуется и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего гендиректора.

Дело в том, что доверенность в данном случае не сработает, поскольку она применяется в сфере гражданских, а не трудовых отношений – п. 1 ст. 182 ГК РФ. Кроме того, по пункту 1 ст. 185 ГК РФ доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое для представительства перед третьими лицами, коими являются, например, контрагенты и госорганы.

При передаче полномочий на утверждение ЛНА от руководителя иному работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.

Для утверждения нового штатного расписания можно использовать как унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанный бланк.

К примеру, можно внести в графы 6-8 с общим названием «Надбавки» дополнительные стимулирующие и компенсационные выплаты, которыми поощряются работники в данной организации. Это могут быть:

• персональные надбавки;
• надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
• надбавки за работу с секретными сведениями;
• доплата за вредные условия работы.

В унифицированной форме Т-3 предусмотрены все необходимые реквизиты. Например, есть специальный блок информации об утверждении документа: «Утверждено» с реквизитами приказа и количеством штатных единиц. Именно здесь и должна быть ссылка на приказ.

Новое штатное расписание можно вводить:

• в любой момент, если изменения касаются вакантных должностей;
• через два месяца, если изменения касаются работников. Например, при сокращении должностей даты утверждения штатного расписания и его ввода в действие совпадать не должны. Новое штатное расписание утверждается текущей датой, а вводится не ранее чем через два месяца. Без утверждения нового штатного расписания сокращение работников может быть признано незаконным (Определение ВС Республики Башкортостан от 12.03.2015 № 33-3950/15).

Утверждение изменения штатного расписания

• Внесение изменений в штатное расписание может быть вызвано различными событиями: сокращением или добавлением определенных должностей, исключением вакантных должностей, их переименованием, изменением окладов.
• Изменения утверждаются на основе принятого работодателем решения, закрепленного приказом.
• Оформить изменения можно двумя путями:

• изданием приказа о соответствующем изменении;
• утверждением нового штатного расписания.

Способ работодатель выбирает самостоятельно.

На протяжении всей своей деятельности организация может иметь лишь одно штатное расписание и только отдельными приказами регулировать число должностей или структурных подразделений.