Законы

Введение должности в штатное расписание

Обновлено: 11.07.2023

Штатное расписание должно отражать текущую структуру организации, учитывая все структурные и обособленные подразделения, а также имеющиеся должности. Однако по экономическим и организационным причинам руководство компании может эту структуру изменять – в том числе и вводя новые должности.

Как в этом случае следует оформлять приказ о введении? Кто этим должен заниматься? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этой статье.

Кто отвечает за ввод должностных единиц?

Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:

  1. В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
  2. Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
  3. Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
  4. Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.

Справка. Законодательство в большинстве случаев никак не определяет компетенцию структурных подразделений и отдельных специалистов внутри фирм, особенно коммерческих.

Поэтому кто конкретно будет готовить приказ о вводе новой должности в штатное расписание – зависит от должностных обязанностей, утверждённых в конкретной организации.

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Как добавить ставку?

Само содержание документа, утверждающего изменения в штатном расписании, стандарт не регламентирует. Однако на практике приказ обычно включает в себя следующие элементы:

Об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности читайте тут.

Печать и подпись на распоряжении

Важно! Любые распоряжения, касающиеся деятельности предприятия и издаваемые в письменной форме, должны быть подписаны. При этом подпись ставить должно непосредственно то лицо, к чьей компетенции относится принятие решений по данному вопросу.

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

  • Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
  • Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
  • Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

  • Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
  • Работников, чьи интересы он затрагивает.

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

На заметку. Если же открывается вакантная должность, то, в силу ст. 68 ТК РФ, при приёме на неё работника ознакомление с приказом не обязательно.

Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:

о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Заключение

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание оформляется при каких-либо изменениях в штатной расстановке или при изменении оклада. Скачайте бесплатно бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание и заполните его с учетом своих данных. Также вам доступен заполненный образец такого приказа.

  • Бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание
  • Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание при изменении оклада
  • Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с вводом новых должностей и структурных подразделений
  • Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с исключением штатных единиц

Приказ о внесении изменений в штатное расписание — это распоряжение, которое выпускают, если требуется корректировка, небольшое изменение существующего документа. В статье рассмотрим все возможные ситуации, в которых придется подготовить такой приказ.

Штатное расписание (ШР) необходимо для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется пересмотреть штатное расписание (ШР), издают приказ. Его хранят в отдельной папке.

Предложить поправки вправе не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка, на основании которой подготавливают распоряжение.

Какие изменения придется зафиксировать в ШР:

  • появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
  • изменили название должности, переименовали отдел;
  • изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
  • ликвидируют отделы и вакантные позиции;
  • проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

Введение новых штатных единиц

Если необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, то работодатель издает приказ об изменении штатного расписания и введении новых должностей, отражающий все нововведения. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено, его оформляют в соответствии с общими правилами:

  • в шапке документа указывают наименование предприятия;
  • ниже прописывают: приказ №, проставляют номер;
  • слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда документ выпущен;
  • указывают каждое изменение и причину, по которой проводится корректировка;
  • вписывают предложения по решению описанных вопросов;
  • закрепляют ответственных за исполнение принятого решения;
  • при необходимости указывают тех, кто обязан ознакомиться с документом (например, бухгалтер);
  • подпись составившего и ее расшифровка.

Посмотрите, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании, чтобы добавить штатные единицы:

Введение должности в штатное расписание

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на дату издания приказа о новой ставке в штатном расписании — она не совпадает с датой введения должности. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска распоряжения.

Переименование должности

Такое изменение придется обосновать. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это разрешено сформулировать как изменение условий труда. Если планируют переименовать продавца-кассира в менеджера торгового зала, то потребуется корректировка ШР.

Если место вакантно, то изменение обосновывать не надо. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника уведомляют о планируемых новшествах не позже чем за два месяца до того, как они вступят в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, потому директору понадобится его согласие. Далее действуют, исходя из наличия согласия или несогласия.

Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору, издают приказ о переименовании должности в связи с приведением в соответствие штатного расписания, на основании которого в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.

Работник не согласен

Работодатель за 2 месяца до нововведения предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него или отказывается трудиться на имеющейся, то трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

В этом случае приказ об уточнении штатки оформляют так:

Введение должности в штатное расписание

Пересмотр окладов

Если работодатель меняет оклады, то план мероприятий по изменению штатного расписания аналогичный: на основании служебной записки издают приказ о повышении выплат. Распоряжение выглядит так:

Введение должности в штатное расписание

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. И любая новая информация вносится в него с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, то директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность, соответствующую квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, то контракт с ним прекращается по ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Читайте также:  Истребование штатного расписания

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, о чем необходимо знать при введении в штатное расписание двойных должностей. Используйте эти инструкции бесплатно.

Вывод вакансий

Для исключения штатных единиц издают распоряжение, в котором указывают:

  • дату, с которой данное изменение вступает в силу;
  • название должностей, которые исключаются;
  • количество единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, потому убирают их без согласования с кем-либо.

Вот для примера шаблон приказа об изменении в штатном расписании в детском саду в случае исключения вакансий.

Введение должности в штатное расписание

Сокращение штата

Для проведения такой процедуры потребуется:

  1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
  2. Если в ШР есть вакантные единицы, то подготовить приказ об их исключении.
  3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

Необходимо обосновать причины сокращения: это обычно либо оптимизация расходов, либо затруднительное финансовое положение. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение, и назначают человека, ответственного за процесс.

Обратите внимание, как выглядит приказ об изменении в штатном расписании для бюджетного учреждения при сокращении штата. Аналогично готовьте документ, если у вас коммерческая организация.

Необязательный, но нужный

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Поэтому и нужен приказ на добавление штатной единицы в штатное расписание.

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

Готовим приказ

Понятно, что введение новой должности в штатное расписание – это прерогатива руководителя организации. Именно директор принимает решение о новом сотруднике, подписывая приказ о введении штатной единицы. Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет сэкономить время на составление собственного документа.

Так как единой унифицированной формы приказа нет, он может быть составлен в произвольной форме.

Действующее законодательство содержит унифицированную форму штатного расписания. Однако применять именно ее коммерческие организации не должны. По выбору работодателя можно:

  • использовать унифицированную форму штатного расписания № Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1;

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности: документы, порядок, приказ

Если на предприятии в штат вводится новая должность, одновременно с этим должны быть внесены изменения в штатное расписание, даже если при этом трудовые права работников остаются неизменными, а сложность исполняемых обязанностей не увеличивается.

Как меняется документ

По ведению штатного расписания установленных единых правил не предусмотрено, потому что оно не является обязательным документом для небюджетных организаций. На практике большинство предприятий ведут такой вид документации, как штатное расписание, так как оно позволяет систематизировать сведения о должностях, сотрудниках и их окладах, об условиях труда и дополнительных особенностях.

Это дает возможность при необходимости оперативно провести анализ необходимой информации. Предприятие вправе вести данный документ на основании местных локальных актов.

Штатное расписание составляется сроком на 1 год, и его меняют в конце каждого года. И на практике не нужно ничего делать с этим документом, если ощутимых изменений в работе предприятия не происходит.

Процедура изменения штатного расписания обязательна при введении новых должностей, изменении численности работников или условий оплаты их труда, для ее проведения существует установленный регламент.

Введение новой должности может быть обусловлено следующими причинами:

  • производство расширяется, что требует привлечения новых работников и новых должностей;
  • проводится реорганизация, в результате которой требуются специалисты другого профиля;
  • уменьшается нагрузка на некоторых сотрудников, которым приходилось совмещать несколько должностей.

Изменения в штатном расписании при введении новой должности возможны только при наличии приказа руководителя. Перед тем, как ввести новую должность, должны быть соблюдены следующие условия:

  • данные о необходимости расширения штата обобщаются и анализируются;
  • производится сбор необходимой документации;
  • составляется приказ;
  • изменяется штатное расписание.

Внесение поправок без доказательства того, что они необходимы на самом деле, будет невозможным и новая должность не будет считаться законной. Сбором доказательств необходимости новой должности занимается лицо, имеющее на это полномочия.

Штатное расписание при введении новой должности

Введение должности в штатное расписание

На каких основаниях можно ввести должность

Главным основанием для введения в штат новой должности становится ситуация, когда существующие на предприятии в данный момент условия не обеспечивают полноценный производственный процесс без нарушения законодательно установленных граничных сроков труда за неделю. Поэтому каждому сотруднику приходится значительно превышать максимально допустимую норму длительности рабочего времени для обеспечения полноценного производственного процесса.

Для установления такой ситуации нужно использовать формулу вычисления оптимальной продолжительности рабочей недели, обобщить статистическую информацию. Кстати, с помощью этой формулы можно доказать также необходимость выведения должности из штатного расписания. Если на предприятии нет собственных норм выработки для каждой конкретной должности, можно воспользоваться стандартами Минтруда.

При введении новой должности требуется разработать полную законодательную концепцию условий труда, а именно: продолжительность рабочего времени, график труда, размер заработка и способы и схема оплаты, необходимость дополнительного обучения, его способы и время. Размер оклада может быть установлен больше или меньше, чем у других работников.

Все эти действия по обоснованию необходимости новой штатной должности может совершить начальник отдельного подразделения предприятия. Он пишет докладную на имя генерального директора с ходатайством о введении новой единицы.

После ознакомления директор выносит свое решение. Если принято решение удовлетворить обращение, издается приказ по предприятию.

Как происходят изменения в штатном расписании в связи с введением новой должности

На основании приказа можно внести поправки в штатное расписание, а иногда требуется полное изменение содержания штатного расписания.

  • Если требуется ввести одну-две должности, достаточно слегка подправить текст штатного расписания,
  • Если же изменения касаются многих должностей или даже целого структурного подразделения, придется составить новое штатное расписание.

Важные шаги

Введение должности в штатное расписание

При заполнении штатного расписания нужно будет указать зарплату, порядок и режим работы, а также дать название новой должности, которая бы в полной мере отражала весь спектр исполняемых обязанностей. Наименование должности должно соответствовать Квалификационному справочнику, действующему на данный момент. Хотя если на новую должность нет каких-то ограничений и запретов, работодатель вправе сам дать ей название.

Допускается изменение наименования существующей должности в штатном расписании, для чего обычно не требуется полностью менять весь документ.

 При введении новой должности потребуется оповестить об этом местную службу занятости для привлечения квалифицированной рабочей силы, если подходящей кандидатуры на эту должность нет.

Само предприятие может перевести на новую должность другого сотрудника из числа собственных путем перевода, а может самостоятельно привлечь человека со стороны.

Как составить приказ

Оформлением штатного расписания обычно должны заниматься работники кадровой службы, хотя по указанию руководителя такая обязанность может быть наложена на любое лицо, компетентное в таких вопросах. Работу по внесению изменений можно начинать при получении устных распоряжений руководителя, но все изменения должны быть сделаны только на основе приказа, который составляет руководитель.

Единой установленной формы такого приказа нет, но необходимо придерживаться государственного стандарта Р 6.30-2003. В этом документе содержится следующая информация:

  • по каким причинам вводятся поправки;
  • каким образом они будут производиться и регистрироваться;
  • как называется новая вакансия;
  • в чьем подчинении будет новый сотрудник;
  • какой оклад, премии и надбавки ему предлагаются;
  • по какому графику будет проходить трудовая деятельность, каков режим труда и отдыха.

Кроме того, указывается, какие сроки отведены на введение изменений, как именно они будут производится. Указывается лицо, на которого возлагается контроль за исполнением данного приказа.

Форма приказа может быть разработана самим предприятием, можно составить в произвольной форме, но следует придерживаться следующей структуры:

  1. Вверху пишутся реквизиты предприятия, адрес, а также дата составления приказа и его номер.
  2. Вписывается формулировка документа: «Изменить штатное расписание».
  3. Далее следует причина изменения: «введение новой должности».
  4. Ниже перечисляются все изменения.
  5. В конце указывается лицо, ответственное за исполнение данного приказа.

Приказ подписывает руководитель предприятия, другие лица, ответственные за его подготовку и реализацию. Копии приказа направляются тем лицам, кого могут коснуться эти изменения, если таковые есть.

Образец приказа на изменение должности в штатном расписании

Введение должности в штатное расписание

Что еще нужно оформить

Кроме приказа на введение новой должности с внесением изменений в штатное расписание потребуется оформить следующую документацию:

  1. Процесс изменения штатного расписания и введения новой должности инициируется составлением докладной записки руководителя отдела с просьбой о введении новой должности.
  2. Составляется должностная инструкция под новую должность без указания имен и лиц. Она пишется в свободной форме, на основе общих принципов составления таких документов.
  3. Составляется трудовой договор, если сотрудник на новую должность не работает на данном предприятии.
  4. Если же он является работником данного предприятия, то вносятся изменения в существующий контракт. При необходимости внести изменения в трудовой договор, составляется дополнительное соглашение к нему. В нем указываются все производимые изменений: увеличение или уменьшение оклада, переименование должности и так далее.
  5. Штатное расписание переписывается в новой редакции, если изменения носят масштабный характер. Если же требуется ввести несущественные изменения, то к нему составляется приложение.
Читайте также:  Конвертация ценных бумаг

Если введение новой должности или должностей касается работников данного предприятия, то по закону необходимо оповестить их об этом в письменном виде (ст. 74 ТК РФ). Эти оповещения вручаются им лично, после чего они могут расписаться в знак того, что согласны с предложенными нововведениями. Затем вносятся соответствующие записи в трудовую книжку и личную учетную карточку.

Если изменения касаются некоторых работников, но не все из них согласны с этим, то внесение изменений в штатное расписание будет рассматриваться, как незаконное (ст. 72 ТК РФ).

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0 — тема этого видеоролика:

Приказ о введении новой должности в штатное расписание. Образец и бланк 2023 года

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о введении новой должности в штатное расписание .docСкачать образец приказа о введении новой должности в штатное расписание .doc

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников.

Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами.

Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

  • в результате введения нового направления деятельности;
  • при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
  • ввиду сокращения должностей;
  • в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя.

Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание.

Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

  • кадровой службой;
  • юристами;
  • секретарем.

При разработке такого приказа необходимо:

  1. Провести анализ общей информации:
    • о должностных обязанностях;
    • об оптимальных временных затратах;
    • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
  2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
  3. Разработать проект должностной инструкции.
  4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
    • начальника кадрового подразделения;
    • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
  5. Разработать форму приказа.
  • В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.
  • Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.
  • Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:
  • если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
  • если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

  1. название организации (как в учредительных документах);
  2. город составления, номер и дату составления;
  3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
  4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
  5. наименование должности;
  6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
  7. величину должностного оклада.
  8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Введение должности в штатное расписание

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей.

Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников.

Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия.

В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания.

Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Скачать документна сайте Ассистентус

Штатное расписание: новая должность

Кадровику нужно дополнить штатное расписание. Новая должность должна быть включена в штат уже в ближайшее время. Не секрет, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы.

В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений.

Общую информацию о «штатке» знает каждый, а как составить приказ на внесение изменений в штатное расписание и новую должность? Ответ и образец – в статье.

Нужный, хотя и не обязательный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о персонале организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Как быть, если в штатное расписание вводится новая должность?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Этот вопрос интересует кадровиков, ведь в компании могут происходить изменения, отражающиеся на штатном составе. Как оформить введение новой должности в штатное расписание?

Готовим приказ

Понятно, что введение новой должности в штатное расписание (образец приказа см. в конце статьи) – это прерогатива руководителя организации. Именно директор принимает решение о новом сотруднике.

Так как единой унифицированной формы приказа нет, он может быть составлен в произвольной форме. Специально для читателей наши специалисты разработали приказ о введение новой должности в штатное расписание. Скачать образец можно бесплатно по прямой ссылке на сайте.

Образец из статьи «Дополняем штатное расписание образец».

Введение должности в штатное расписание

Как оформить приказ об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности?

Введение должности в штатное расписание

  • Когда же происходят изменения штатного расписания в связи с введением новой должности?
  • Если в организации мало сотрудников, то начальство не слишком беспокоит наличие данного документа.
  • В такой ситуации работникам остаётся уповать только на трудовой договор.

Скрыть содержание

Когда требуется процедура?

Когда же требуется организации добавить штатную единицу в штатном расписании? Данная процедура обычно сопровождается неизбежными переменами в штатном расписании. Как правило, действие связано с необходимостью, возникшей в процессе производства. Причиной может послужить реорганизация предприятия или расширение сферы его деятельности.

Читайте также:  Учения по ЧС

В такой ситуации новые должности вводятся для того, чтобы немного разгрузить тех сотрудников, которые уже работают в организации.

Явным признаком того, что требуется внести подобные изменение в штатное расписания можно считать то, что один сотрудник начинает выполнять функции, которые на самом деле должны возлагаться на нескольких специалистов.

Важно! Штатное расписание нельзя изменить, если отсутствует соответствующий приказ.

https://www.youtube.com/watch?v=I-eejR64UIM\u0026pp=ygVK0JLQstC10LTQtdC90LjQtSDQtNC-0LvQttC90L7RgdGC0Lgg0LIg0YjRgtCw0YLQvdC-0LUg0YDQsNGB0L_QuNGB0LDQvdC40LU%3D

Такую бумагу должен выписывать руководитель.

Заниматься вводом новых должностей в штатное расписание должны сотрудники, имеющие отношение к службе кадров. Начальник предприятия может отдать ряду сотрудников устное распоряжение, которое в будущем будет представлено в письменной форме.

Но только бумага, заверенная подписью руководителя, будет иметь силу. Ещё изменение состава должностей может быть обусловлено ростом объёма работ, выполняемых в фирме.

Нужны ли перемены в рабочем уставе?

Документ не является простой формальностью, так как он необходим для работы любой компании. Его составляют с целью отобразить всю имеющуюся информацию относительно подразделений, на которые делится фирма. Ещё в нём содержаться данные о различных должностях, установленных в компании, а также об окладах и премиях.

Дело в том, что данный документ утверждается каждый год 1 января и налоговая проверка принимает в этом участие. Новое штатное расписание можно не делать, если в течение прошлого года в него не были внесены какие – то изменения.

Если в старое расписание были внесены изменения, то к началу следующего года должен быть готов уже новый документ, который будет проходить процедуру утверждения. К таким переменам можно отнести:

  1. Увеличение или уменьшение числа единиц, входящих в штат.
  2. Смена названий каких – то должностей.
  3. Перемены относительно оклада должностного типа или часовой тарифной ставки.

Ещё новый документ такого типа необходим, если на старом есть дата окончания его действия. В такой ситуации обязательно нужно подготовить новое штатное расписание, когда закончится срок действия старого.

Кто ответственен за внесение изменений?

Кто же ответственен за увеличение и добавление штатной единицы, в чьи обязанности входит внесение изменений в штатное расписание? Как уже упоминалось выше, заниматься составлением данного документа может любой сотрудник организации, руководитель которой возложил на него подобные обязанности. Как правило, к подобной ответственной задаче привлекают людей, обладающих определенной компетенцией.

Справка. Ввести новую должность в штатное расписание может экономист или бухгалтер.

  1. Если речь идёт о совсем мелких предприятиях, то ходатайством о введении новой должности в штатное расписание может заняться и сам руководитель, не доверяя никому.
  2. Скачать образец ходатайства о введении новой должности в штатное расписание
  3. Однако чаще всего, произвести подобное действие просят бухгалтера, который:
  • Работает в тесном контакте с начислениями, а также денежными оборотами компании.
  • Знает точно сколько сотрудников работают на предприятии и какое количество из них получает зарплату.
  • Имеет опыт работы с программами, без которых не обойтись при выполнении подобной задачи.

Если речь идёт об организации, которая имеет сложную и многоступенчатую структуру, то в помощь кадровику можно выделить бухгалтера. Если эти два специалиста смогут соединить свои профессиональные знания то, несомненно, создадут проект безупречного расписания, даже для большого и сложного в структурном плане предприятия.

Пошаговое описание процесса

Справка. Ввод должности в штатное расписание предусматривает несколько шагов, которые объединяют в себе мероприятия организационного типа, а также документальное оформление.

Весь процесс происходит так:

  1. Следует определить насколько необходимо добавление новой единицы в штат. Этот момент является одним из самых сложных и ответственных во всём процессе. Собирается разнообразная статистическая информация и производится расчет на основании нормы выработки.
  2. Далее следует оформление новой должностной инструкции, которая предназначена для новой должности. В рамках этого этапа производится определение, а также корректировка нормативов рабочих функций с опорой на расчёт трудозатрат.
  3. Нужно составить докладную записку на имя начальника организации. Данную бумагу должен писать начальник отдела, в котором создаётся новое подразделение структурного типа.
  4. Руководитель, получивший письмо от начальника отдела, издаёт приказ о новой должности. В нём должен быть указан отдел, в котором появится новая должность, а также размер зарплаты человека, её занимающего.

Изменения могут быть введены чуть позже. Это обусловлено тем, что дата приказа может не совпадать со временем введения новой вакансии.

Важные документы

Данная процедура, должна быть, оформлена строго в рамках закона. Для этого действие сопровождается определенными документами:

  1. Первым делом, издаётся соответствующий приказ, заверенный подписью руководителя организации. Форма такого документа не регламентирована строго, поэтому может быть составлена в произвольной форме. Однако, при оформлении стоит придерживаться государственного стандарта под названием Р 6.30-2003.
  2. Стоит уделить особое внимание составлению должностной инструкции. Она должна создаваться для определенной должности соответственно и предназначаться для неопределенного круга сотрудников без указания их имён.

    Справка. Составление должностной инструкции чётко не регламентировано законом, поэтому каждый может составить её как захочет, придерживаясь при этом общих принципов.

  3. В трудовых договорах следует отразить уменьшение или увеличение окладной части заработной платы, переименования определенных должностей и прочие корректировки штатного расписания. После того как выходит приказ, к трудовому договору прилагаются дополнения, в которых и отражаются все изменения.

    Если же работник трудоустраивается на новую должность контракт с ним заключается на общих правилах трудового законодательства.

  4. Само штатное расписание тоже должно быть частью документального оформления также не стоит забывать о докладной записке и уведомлении, которое получат работники.

При переименовании должности работодатель должен внести соответствующие изменения в книжку трудового типа.

Составление приказа

Как оформляется приказ о введении новой должности в штатное расписание? Как уже упоминалось, нет чётко принятой формы для такого документа, поэтому он может составляться произвольно. Есть некоторые пункты, которые приказ обязательно должен содержать:

  1. Полное наименование организации, местонахождения, дата и номер документа.
  2. Далее, следует формулировка самого документа, в данном случае изменить штатное расписание.
  3. Необходимо чётко указать причину, в связи с которой происходят такие перемены. Они могут быть связаны с реструктуризацией организации, совершенствованием предприятия или увеличением количества производимых услуг.
  4. Следующим шагом, нужно перечислить изменения, которые последуют когда приказ начнёт действовать.
  5. Последний пункт содержит информацию о человеке, который будет непосредственно заниматься внесением изменений и в какие сроки он будет это делать.

Скачать образец приказа о изменении в штатное расписание в связи с введением новых должностей

Важно! Приказ должен содержать подписи как руководителя организации, так и исполнителя, который его подготовил.

Затем свои подписи должны поставить лица, которых эта бумага будет касаться.

Копии данного документа должны быть предоставлены работнику для ознакомления: сотрудник должен дать письменное согласие на изменения. Если всё проходит удачно, то в трудовую книжку вносятся изменения.

В случае когда происходит сокращение должностей или сотрудников в соответствии со статьёй 81 ТК РФ, то административные органы должны предупредить людей, назначенных на увольнение за два месяца как того велит статья 180 ТК РФ.

Необходимо ли уведомлять сотрудников о произошедшем?

Когда вносятся поправки в штатное расписание, то изменениям подвергаются трудовые функции, которые выполняют определенные сотрудники. В такой ситуации уведомить об этом работника в письменной форме работодатель должен в любом случае.

Скачать образец уведомления об изменении условий трудового договора

Это его обязанность, не исполняя которую он рискует быть наказанным по закону. Это регламентируется статьёй 74 ТК РФ.

Какими бы ни были причины изменения уведомление об этом, должно быть, отправлено сотруднику. Дело в том, что смена трудовых функций сотрудника равносильна переводу на другую работу.

Таким образом, если верить статье 72 ТК РФ, то работодатель не сможет изменить штатное расписание законным путём если не получит письменное согласие от всех работников, должность которых подвергнется переменам.

Однако, в этой ситуации есть и исключения, которые также предусмотрены статьёй 72 ТК РФ.

Статья 72 ТК РФ. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Если изменения, внесённые в должность, приводят к тому, что работники, занимающие её до изменений, теперь не могут работать по состоянию здоровья, значит начальство поступает незаконно, так как это противоречит вышеупомянутой статье.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим “Кодексом”. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Если вспомнить всё то, что было изложено выше, то можно сделать вывод о сложности и ответственности процедуры.

Внимание! Вносить изменения в штатное расписание, когда в организации уже работает множество сотрудников является непростой задачей.

Гораздо проще сделать этот документ и только после этого набрать работников на новоиспеченные должности. Но если всё – таки приходится корректировать старый, то это следует делать в чётком соответствии с ТК РФ иначе можно понести наказание.