Хорошее обслуживание — это один из способов повышения лояльности клиента. В отличие от скидок или подарков, он не требует дополнительных затрат, кроме разового обучения сотрудников и создания системы контроля. Значительно поднять уровень обслуживания помогает грамотный регламент работы отдела продаж. О нем и о правилах его создания говорим в этой статье.

Регламент отдела продаж: что это и как он влияет на работу отдела

Регламент — это правила отдела продаж, которые упорядочивают бизнес-процессы компании.

Создавать такой документ требуется не всегда, но чаще всего он упрощает обучение новичков и поднимает уровень обслуживания.

О разработке регламента стоит задуматься, если у вас больше пяти менеджеров: чем больше людей работает в компании, тем сложнее осуществлять индивидуальный контроль качества работы.

Наличие регламента для менеджеров позволяет упорядочить деятельность отдела, улучшить производительность. Правила работы точно требуются, если:

• менеджеры не знают о своих зонах ответственности;
• коллектив систематически не выполняет свои обязанности;
• появляются жалобы на качество обслуживания от клиентов;
• нет согласованности действий внутри отдела и между подразделениями;
• план не выполняется, система мотивации не работает.

Если закрепленная схема работы эффективна, она может значительно улучшить работу отдела продаж при условии регулярных проверок и правильной мотивации сотрудников.

Какие проблемы решает регламент и не создает ли он новых

Разрабатывая правила отдела продаж, руководитель бизнеса стремится решить следующие проблемы:

1. Определить права и возможности каждого сотрудника.
2. Указать на стандарт качественного исполнения работы.
3. Расписать обязанности всех специалистов в простой форме.
4. Спланировать рабочий день.
5. Зафиксировать требования к результатам работы.

Может ли введение регламента создать проблемы? Определенно. К примеру, ввод расписания, которое противоречит устоявшимся привычкам отдела, может очень сильно снизить текущую эффективность сотрудников. Именно поэтому рекомендуется регламентировать то, что не смогло самостоятельно организоваться.

Например: если у вашего отдела продаж уже есть расписание работы, а за определенными сотрудниками закрепились определенные обязанности, не нужно все это ломать.

Закрепите в регламенте существующие порядки в правила, если они не противоречат здравому смыслу и политике компании, и добавьте новые.

Со временем регламент можно изменить, приводя работу отдела и бизнес-процессы в тот вид, который вам нужен.

Как составляется регламент и что должно в него входить

Регламент можно условно поделить на три большие части: основные положения, где расшифровываются термины, указываются обязанности фирмы и ее ответственность перед сотрудниками, вторая часть, в которой раскрываются обязанности сотрудников, и третья — правила поведения специалистов.

Интересно, что есть несколько вариантов оформления главных правил менеджеров по продажам. Наиболее простой — текстовый. Он используется повсеместно, т.к.

не требует много времени и его можно включить в отчетность. Более сложный, но более эффективный вариант — табличный.

Он обычно служит дополнением к текстовому и необходим, чтобы наглядно и оперативно донести до сотрудников суть документа.

Пример табличного регламента

План регламента: раздел «Основные положения»

В первом разделе с основными положениями необходимо последовательно разъяснить:

1. Определение терминов, которые будут использоваться в дальнейшем. Желательно прописать понятия отдела продаж, системы поощрения, совета директоров и др. Если у вас уже есть документ с терминами, можно сослаться на него.
2. Обязанности фирмы перед сотрудниками. Раскрывая их, вы даете коллективу уверенность в завтрашнем дне, возможность рассчитывать на вас. Стабильность повышает производительность, т. к. человек не беспокоится о завтрашнем дне и может посвятить себя работе. Пропишите информацию о выплате зарплат, условиях работы, способах моральной и материальной поддержки и т. д.
3. Зоны ответственности компании. Это короткий пункт, в котором компания обязуется выполнять взятые на себя обязательства.

Первый раздел регламента — справочный. Он нужен, чтобы не появлялось двойных толкований терминов или необоснованных претензий со стороны сотрудников.

В дальнейшем не нужно проводить проверку по этому разделу, т. к. это значительно увеличивает объем информации, которую нужно запомнить менеджеру.

Но, если возникнут спорные вопросы, вы сможете обратиться к пояснениям, которые составили заранее.

План регламента: раздел «Обязанности сотрудников»

Раздел обязанностей должен включать пункты, полезные в оценке того, выполняет ли работник свои задачи. Обычно там закрепляются такие моменты:

• подчинение руководителю;
• конфиденциальность;
• план продаж и его выполнение;
• организация рабочего времени;
• планирование работы и др.

Не забывайте, что у каждого специалиста свои обязанности и они должны быть отражены в документе.

Четко прописанные обязанности позволяют избежать путаницы, стандартизировать отношения внутри отдела, а значит, каждый будет заниматься своими задачами, а не дублировать работу соседа.

Это однозначно поднимет эффективность и позволит сотрудничать с большим количеством клиентов при том же составе отдела.

План регламента: раздел «Правила поведения специалистов»

Правила — наиболее важный раздел любого регламента отдела продаж. Именно здесь прописываются основные требования к сотрудникам: как они должны себя вести с клиентом, руководителем, коллегами. Чаще всего в раздел вписываются следующие моменты:

• следование корпоративным правилам и стандартам. Сразу же убедитесь, что у всех сотрудников есть доступ к соответствующему документу;
• корректное поведение с заказчиками. Пункт должен включать в себя свод правил, где прописано, какие действия менеджера недопустимы, а какие — разрешены. Если у вас есть скрипты и обучающие программы, можно сослаться на них.

Данный раздел регламента дает представление о том, как сотрудник должен выполнять свою работу. На него можно опираться в сложных ситуациях. Он позволяет улучшить отдел продаж, создав стандарты обслуживания клиентов. Это сделает покупателей более лояльными и улучшит климат в коллективе.

Что нужно вписать в регламент: краткий чек-лист самого главного

При разработке регламента работы менеджера по продажам не забудьте прописать следующие моменты:

1. Структура отдела: кто в него входит, какие есть должности, где отдел находится в общей структуре компании, с кем взаимодействует.
2. Стандарты работы в CRM, если вы ее используете.
3. Доступные вспомогательные инструменты, к примеру, скрипты продаж, коммерческие предложения, презентации.
4. Описание системы отчетности, которую должен использовать менеджер для подтверждения эффективности своей работы.
5. Действия на случай непредвиденных ситуаций (если они не прописаны в должностной инструкции).
6. Правила ведения клиентской базы, система взаимодействия с разными типами клиентов (потенциальные, постоянные).
7. План продаж.
8. Система учета и контроля рекламы. Тут нужно учитывать каналы привлечения, сколько клиентов пришло по каждому типу рекламы, сколько — что-то приобрело.
9. План-график рабочей недели.

Часть из перечисленных выше документов у вас уже должна быть. Какие-то моменты прописаны в должностной инструкции, какие-то — в корпоративных стандартах и т. д. Регламент объединяет в себе всю главную информацию, которая относится к отделу продаж, а также дополняется специфичными данными, важными для эффективной работы подразделения.

Можно ли взять образец регламента отдела продаж и составить свой на его основе? Такой подход экономит время, но, используя чужие наработки, вы рискуете забыть что-то важное, специфичное. Поэтому сначала желательно прописать все главные пункты самостоятельно, а потом — взять пример и оформить получившиеся правила по нему.

Как ввести регламент в действие

Когда правила работы отдела продаж готовы и зафиксированы в письменном виде, необходимо донести их до сотрудников.

Заниматься этим должны непосредственные руководители, которые раздадут текст регламента под подпись об ознакомлении. Можно также ускорить процесс знакомства, предложив отделу пройти тестирование.

Проверку знаний желательно повторять регулярно: со временем содержание регламента забывается.

Может ли внедрение новых правил вызвать сопротивление? Определенно. Но, если вы не стремились улучшить все, что и так работает, а вписали в текущий регламент большую часть уже имеющихся бизнес-процессов, проблем не возникнет. Просто объясните сотрудникам, что вы хотите внести ясность в работу отдела и зафиксировать письменно главные обязанности каждого человека в нем.

Регламент и мотивация: нужно ли поощрять сотрудников следовать правилам

Мотивация выполнять свои обязанности обычно строится на системе поощрений и наказаний. Ее необходимо продумать заранее и прописать в регламенте.

Поощрения должны быть двух типов: внезапные и планируемые. Ожидаемые зависят от эффективности менеджера, к ним можно отнести премию за выполнение плана продаж.

Неожиданные даются случайным образом, например, за проведенную особо крупную сделку.

При разработке системы поощрений и наказаний придерживайтесь следующих правил:

1. Используйте не только денежные премии, но и благодарности. Их можно комбинировать.
2. Чем больше старается сотрудник, тем чаще нужно его премировать. Не затягивайте с расчетом премий до конца года — большой горизонт снижает эффективность.
3. Неожиданные поощрения желательно давать публично в торжественной обстановке.
4. Действуйте справедливо и прозрачно. Разработайте систему оценки работы сотрудника и начисляйте премии соответственно. Если премируете руководителя, отдел также должен получить денежное поощрение. Исключение — уникальные действия руководителя, например, разработка новых учебных материалов, т. е. то, к чему сотрудники не имеют отношения.
5. Установленные схемы можно менять, но не задним числом. Если вы пообещали премию за определенные показатели, дайте ее, даже если это вам невыгодно. После выдачи можно поменять условия следующего поощрения.
6. Наказания должны быть справедливыми. Наказывать необходимо тех, кто не подчиняется правилам. Все штрафы и наказания должны быть озвучены один на один с объяснением причин и рекомендациями избегать тех или иных действий в будущем.
7. Нельзя путать ошибки и проступки. Ошибки — это неправильные действия в нерегламентированном поле. Проступки — это нарушения правил или регламента.

Общее правило мотивации: давать четкую информацию о поощрениях и наказаниях и выполнять свои обещания.

Регламент и проверки: как убедиться, что правила соблюдаются

После введения регламента для работы менеджеров отдела продаж важно проконтролировать его выполнение. Возможные варианты контроля:

1. Регулярные тесты на знание правил и регламента.
2. Ежедневный анализ показателей выполнения плана.
3. Еженедельные итоги и собрание в начале недели с постановкой плана на ближайшие пять дней.
4. Индивидуальные встречи с менеджерами, в том числе совместные выезды на встречу с клиентами с последующим разбором ситуаций и др.

Пример расписания руководителя

Руководитель может использовать систему контроля на свое усмотрение.

Главное, чтобы она давала ему представление о том, насколько менеджеры понимают свои задачи, выполняют ли нормативы по звонкам и встречам, соблюдают ли технологии холодных звонков, продаж, насколько качественная реклама дается и как хорошо ведется база клиентов в CRM. Наличие этих данных позволяет сделать общий вывод по эффективности работы отдела.

Грамотное внедрение и своевременное обновление регламентов для работы менеджеров отдела продаж — это один из способов добиться успеха и улучшить показатели фирмы.

Но руководитель должен действовать грамотно и разумно, чтобы новые правила помогали сотрудникам, а не мешали им работать. Тщательно продумайте все шаги, прежде чем внедрить новый подход к ведению бизнеса.

Осторожность и аккуратность позволит избежать ошибок и снизить риски.

Регламент работы также решает важные задачи в связке с автоматизированной CRM системой, например при правильно построенных бизнес-процессах: менеджер не забудет перезвонить клиенту (контроль со стороны CRM), автоматические сообщения для клиентов (дата показа или оплаты), вся история взаимодействий с клиентом (если меняются менеджеры или уходят в отпуск все сохранится) и многое другое.

Хотите описать свои процессы и внедрить регламенты работы в отдел продаж застройщика? Мы поможем!

Строительный бизнес — как запустить своё дело и найти первых заказчиков — «СберБизнес»

В России функционирует более 270 тысяч частных строительных организаций. Чтобы не вкладывать большие ресурсы в продвижение компании, не занимайтесь всеми видами услуг, а выберите конкретную сферу. Конкуренция будет ниже, поэтому тратить на продвижение получится меньше. Например, наиболее востребованным считается строительство частных домов, дорожных и промышленных зданий.

В выборе ниши помогают данные Росстата: ведомство публикует подробные отчёты о развитии отрасли в стране каждые два года. А ещё вы можете провести небольшое исследование. Посмотрите профильные форумы и группы в соцсетях, полистайте маркетплейсы по поиску исполнителей. Чем больше ищут специалистов в выбранной вами сфере, тем выше вероятность, что вы быстро найдёте первых клиентов.

Выбрали сферу — определитесь с перечнем работ, которые ваша компания будет выполнять, например строительство домов, отделка помещений или монтаж оборудования.

Если у вас есть возможность делать полный цикл строительных работ, предлагайте клиентам услуги под ключ.

По данным Wordstat, в августе 2020 года пользовательских поисковых запросов «построить дом» было 526 тысяч, а «дом под ключ» — на 172 тысячи больше.

Юридическая модель строительного бизнеса зависит от человеческого ресурса и объёма работ. Если планируете работать в одиночку или с небольшой бригадой и выполнять один вид работ, открывайте ИП. В качестве налогового режима подойдёт упрощёнка по системе «доходы минус расходы»: вы сможете учитывать затраты на стройматериалы и оплату работников при подсчёте налоговой базы.

Если планируете выполнять полный цикл строительных услуг, открывайте ООО и выбирайте общую систему налогообложения. Вы сможете принимать НДС к вычету и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль за счёт расходов на стройматериалы и зарплат сотрудников.

Зарегистрировать ИП или ООО с одним учредителем можно бесплатно без визита в налоговую. Для этого оставьте заявку на сайте СберБизнеса, дойдите до ближайшего отделения и подпишите документы.

А если у вас есть загранпаспорт и смартфон с функцией NFC, то не придётся даже посещать банк. На заполнение заявки уйдёт всего 30 минут.

Через 5 рабочих дней компанию зарегистрируют, и вы получите лист записи ЕГРЮЛ на электронную почту.

В некоторых сферах строительства обязательно состоять в саморегулируемой организации (СРО). Членство в СРО гарантирует вашим заказчикам, что в случае нарушения договора они получат денежную компенсацию. Вступить в СРО нужно, если работаете в следующих областях:

• строительство зданий выше трёх этажей;
• строительство объектов высотой более 15 метров;
• строительство мостов, метро, подземных шахт, автомобильных дорог;
• монтаж железобетонных и металлический конструкций;
• капитальный ремонт железных дорог;
• работы на промышленных объектах нефтегазовой отрасли.

Чтобы вступить в СРО, найдите в госреестре подходящую организацию и заплатите вступительный взнос. Его размер зависит от области деятельности и размера компенсационного фонда. Средний взнос начинается от 70 — 100 тысяч рублей.

Успешное начало строительного бизнеса напрямую зависит от опыта ваших сотрудников. При найме ориентируйтесь на три показателя:

Ищите людей, которые прошли профессиональную аттестацию или получили высшее образование. На старте бизнеса лучше не нанимать самоучек, чтобы сразу приступить к работе.

Нанимайте сотрудников, которые хорошо разбираются в конкретном виде работ. Здорово, когда мастер всё умеет, но в строительном бизнесе важнее, чтобы каждый сотрудник выполнял одну задачу максимально качественно, чем несколько видов работ на среднем уровне.

Старайтесь искать опытных сотрудников, даже если придётся заплатить больше, чем в среднем по рынку. Ваша задача — зарекомендовать себя как надёжного подрядчика.

Где искать работников:

• На сайтах по подбору сотрудниковОценивайте резюме кандидатов комплексно, а не только по общему стажу работы. Например, на портале «Работа.ру» вы увидите выполненные проекты работника, его образование и сертификаты о повышении квалификации.
• Через маркетплейсы для поиска исполнителей, например YouDo или Profi.ruЗдесь строители предлагают услуги физлицам, но вы можете пригласить их на постоянную работу в свою команду. Посмотрите отзывы и количество выполненных заказов, чтобы оценить опыт кандидата.
• С помощью сарафанного радиоСпросите коллег и знакомых, не делали ли они недавно ремонт. Если они нанимали строителей и результат их устроил, попросите контакты бригады.

Чтобы найти первые заказы, предложите свои услуги знакомым или коллегам. Например, вы можете выступить в качестве субподрядчика для своего работодателя. Одновременно запустите контекстную рекламу, чтобы получать заявки от новых клиентов. Мы рассказывали, как запустить рекламную кампанию в интернете.

Когда выполните первые заказы, попробуйте поучаствовать в тендере. Это хорошая возможность получить долгосрочные контракты с государственными и муниципальными предприятиями. Прежде чем подать заявку, изучите условия тендера, в них могут быть прописаны требования по размеру штата, собственного строительного оборудования и типам лицензий.

Перед началом работы обязательно изучите требования Центрального банка и Росфинмониторинга, мы подробно рассказали о них в этой статье. Основное правило управления строительным бизнесом — по возможности избегайте расчёта наличными.

Когда покупаете расходные материалы или платите работникам, используйте безналичный расчёт. За последние 5 лет на рынке строительства число случаев мошенничества выросло на 7,5 %, поэтому банки пристально следят за операциями компаний.

Если контрагент просит заплатить наличными, снимайте деньги с расчётного в объёме до 30 % от недельного оборота и загружайте в интернет-банк документы (чеки, квитанции, договоры), которые подтверждают, что вы тратите деньги на бизнес. А лучше не работайте с такими компаниями, чтобы не создавать себе проблем с банками.

Как управляющим организациям и товариществам собственников жилья построить эффективную работу юристов и сэкономить

УО или ТСЖ должны вести свою деятельность в соответствие с требованиями действующего законодательства, в том числе: системно взыскивать задолженность, отвечать на запросы собственников, проводить ОСС, обрабатывать персональные данные, вести договорную работу и деловую переписку. Читайте, с какими проблемами сталкиваются УО при организации работы юристов и как их решить.

Как составить реестр собственников МКД и заказать выписки из ЕГРН

Составьте полный перечень направлений работы юридического отдела или юриста

Нормативно-правовые акты в сфере управления, содержания и ремонта многоквартирных домов не оставляют УО и ТСЖ выбора в том, нужен ли им юрист – в штате или на аутсорсинге. Если проанализировать все требования, предъявляемые к управляющим домами, скорее всего встаёт вопрос, взять им для работы одного такого сотрудника или создать целый отдел.

Приведём лишь несколько примеров из НПА:

1. Ведение претензионно-исковой работы, взыскание долгов неплательщиков: направлять уведомления, подавать иски, представлять организации в судах, работать с судебными приставами (ПП РФ № 416). Всё это необходимо делать в установленные законом сроки, по чётким алгоритмам и основаниям.
2. Подготовка ответов на обращения/претензии жителей домов (п.п. 1, 4 ч. 1 ст. 10, ч. 1 ст. 12 № 59-ФЗ). Эту работу регулируют Закон о защите прав потребителей и многочисленные нормы жилищного законодательства: ЖК РФ, ПП РФ № 416, № 491, № 354.
3. Организация и проведение ОСС в соответствии с ст.ст. 44 – 48 ЖК РФ.
4. Договорная работа с собственниками, подрядчиками, РСО, рекламодателями и другими контрагентами (ПП РФ № 124, ПП РФ № 354, ПП РФ № 1110, ЖК РФ).
5. Составление различных актов, например, о количестве проживающих, о вмешательстве в работу ИПУ, о причинении вреда общему имуществу (ЖК РФ, ПП РФ № 354, Правила № 170).

• Большой пласт работы юриста управляющей организации – оспаривание в суде незаконных предписаний органов Госжилнадзора, а также нередки случаи, когда с УО/ТСЖ судятся поставщики ресурсов, подрядные организации, собственники помещений, муниципалитет и иные административные органы.
• Этот список можно продолжить, и каждый из его пунктов должен выполняться качественно, быстро и эффективно, иначе работы у юристов только прибавится: число штрафов, судов, претензий, проверок возрастёт вместе с числом совершённых юристами ошибок.

Взыскание долга за ЖКУ с администрации: пени, срок исковой давности

Проанализируйте, в чём можно улучшить работу юридического отдела

УО, ТСЖ или кооперативу не обойтись без юридической поддержки. Поэтому для их руководителей важно выстроить эффективную работу юридического отдела, системно решая все возникающие у организации проблемы.

Например, необходимость большего числа юристов при ограниченном бюджете. С этим чаще всего сталкиваются управляющие организации, в лицензии которых несколько домов, а иногда десятки и даже сотни.

Тогда компании приходится либо расширять штат, что влечёт увеличение фонда оплаты труда, либо отдавать отдельные работы подрядчикам.

Зачастую на аутсорсинг передают составление реестров собственников, исков или претензий и другое – УО несут дополнительные затраты.

К тому же профессиональных юристов с большим опытом работы в ЖКХ найти не так-то просто: их немного, особенно в регионах и небольших городах. Чтобы нанять такого специалиста, УО/ТСЖ придётся предложить ему привлекательные условия, в том числе высокую зарплату, а также платить с этой суммы налоги и страховые взносы.

Другой вариант – воспитать своего профессионала, но на это нужны время и средства, а ещё учатся обычно на ошибках, которые также могут стоить УО дорого: штрафы, предупреждения, проигранные иски. Также в практике УО и ТСЖ случаются ситуации, когда даже проверенный, опытный сотрудник не может решить какой-то узкоспециализированный вопрос по жилищной тематике.

Например, об обязании органов местного самоуправления принять на учёт бесхозяйные тепловые сети (дело № А26-11975/2018). И тогда организации приходится искать специалиста вне штата, неся дополнительные затраты на его услуги.

Как провести ОСС впервые или если времени мало, а домов несколько

Рассмотрите вопрос передачи юридической работы компании на аутсорсинг

Не всегда и не все юридические вопросы УО может решить с помощью своих специалистов: может не хватать рук или квалификации. Иногда дешевле и быстрее будет решить проблемы, отдав всю юридическую работу на аутсорсинг. Но здесь УО следует быть осторожными и внимательными при выборе компании и заключать подобный договор только в случае, если:

• это финансово выгодно для УО;
• подрядчик возьмёт на себя большинство или все юридические вопросы;
• в штате контрагента – профессиональные юристы, которые не один год работают в жилищной сфере и имеют большой опыт разрешения судебных споров.

Например, мы с компанией МКДЭКСПЕРТ не первый год занимаемся юридической поддержкой управляющих домами.

Наши клиенты по одному договору получают весь комплекс юридических услуг по принципу «единого окна»: им не нужно искать дополнительных подрядчиков или сервисы, чтобы провести ОСС, получить выписки из ЕГРН, составить договор или вести претензионно-исковую работу. Мы берём все эти вопросы на себя:

• предоставляем юридическую поддержку от опытных сотрудников, со специализацией в жилищной сфере;
• несём финансовую ответственность за качество оказываемых услуг и сроки выполнения задач;
• находим решение даже самых сложных задач.

Заключив договор на юридическую поддержку, УО получает профессиональный юридический отдел по цене примерно в два раза меньше стоимости одного штатного специалиста. При этом никаких больничных и отпусков, а заключённый договор подряда можно расторгнуть в любое время, в отличие от трудового со штатным юристом.

Выгоду ведения юридических вопросов уже оценили десятки управляющих со всей России, например, ООО «КАТЭКЖИЛСЕРВИС» из Красноярского края.

После получения ею лицензии на управление домами УО в условиях ограниченного бюджета начала искать квалифицированного юриста – и обратилась к нам.

За более чем три месяца совместной работы руководитель УО привык обращаться к юристам МКДЭКСПЕРТ по любым вопросам, которые возникают в компании в процессе деятельности. При этом он всегда уверен в верном результате.

Извините, произошла ошибка.

Построение оргструктуры строительной компании

В КСК ГРУПП обратилась молодая активно развивающаяся строительная компания, осуществляющая проект от крупного Заказчика на 30 млн руб. На первый взгляд, у компании было все необходимое для процветания: крупный Заказчик, финансирование, ресурсы и огромное желание построить объект точно в срок.

Однако в ходе реализации проекта все время возникали организационные проблемы и неурядицы, отвлекающие от осуществления проекта и уменьшающие производительность и эффективность труда, появился риск срыва сроков сдачи объекта и получения штрафа в размере 8% от стоимости проекта.

Руководство компании приняло решение, что следует разобраться с ситуацией, пока она не переросла в серьезную проблему.

На встрече с руководством компании эксперты КСК ГРУПП поняли, что основная трудность в бизнесе Клиента – это отсутствие четко выстроенной организационной структуры.

Оказалось, что у Клиента несколько задач выполнялись одним сотрудником, в то же самое время несколько человек могли выполнять одно и то же задание. Не было четкого разделения на отделы, понимания, кто и за что отвечает, а главное – четко выстроенного контроля.

Единственное «лекарство» в подобной ситуации – выстраивание правильной организационной структуры компании с прописыванием всех правил и регламентов взаимодействий между отделами.

В ходе реализации проекта эксперты КСК ГРУПП разработали наиболее приемлемый вариант структуры, подходящий именно Клиенту, с учетом небольшого штата сотрудников, а также с учетом последующего роста компании.

На момент обращения в КСК ГРУПП основным лицом, принимающим решения, был Собственник.

У него в подчинении находился генеральный директор, который замыкает на себе всю операционную функцию, а также контролирующий орган – контрольно-ревизионное управление.

Эксперты предложили разделить операционную и контрольную функции, что сразу уменьшило риск злоупотребления должностными обязанностями наемных менеджеров, а также позволило Собственнику составить объективное мнение о состоянии дел в компании и принять верное управленческое решение.

Специалистами КСК ГРУПП были выделены основные функциональные блоки компании (отделы): общее руководство; производственно-технический; коммерческий; финансово-экономический; учет и отчетность; обеспечения безопасности; юридический; информационного обеспечения; управления персоналом; охраны труда; управления делами; хозяйственного обеспечения и контрольно-ревизионный. Также были сформулированы зоны ответственности каждого отдела, регламенты работы сотрудников. Естественно, данную структуру нельзя внедрить мгновенно, поэтому для Клиента был подготовлен поэтапный план, позволяющий внедрить все изменения максимально безболезненно для сотрудников и компании.

Данное управленческое решение позволило осуществить крупный для Клиента проект в срок, избежать штрафа за срыв сроков 2,4 млн руб., а также предоставило компании возможность успешно развиваться и наращивать объем выполняемых работ без риска срыва сроков осуществления проектов.

Юридическая поддержка строительных компаний — ключевые особенности

Об особенностях юридической поддержки строительных организаций, а также о серьезных ошибках, которых помогает избежать наличие грамотно подкованных специалистов-партнеров в юридической сфере, корреспонденту EstateLine.ru рассказал Артем Швайка, генеральный директор компании «Эклекс».

Артем Николаевич, какого рода юридическая поддержка сегодня наиболее востребована для строительных компаний?

Наиболее частыми являются вопросы, связанные с заключением, исполнением и расторжением договоров с контрагентами. Нередко приходится обращаться в суд с требованиями о взыскании денежных средств либо с требованиями о расторжении договора и взыскании убытков. Востребованными для строителей также являются услуги по вступлению в саморегулируемые организации (СРО).

С какими проблемами юридического характера чаще всего приходится сталкиваться строителям? Самой распространенной проблемой, на мой взгляд, является неоплата выполненных работ или поставленных материалов.

Не менее распространенной является проблема качества выполненных работ.

В каждом случае необходима квалифицированная юридическая поддержка: грамотное составление договора, согласование существенных условий, правильное сопровождение заключенного договора и, при необходимости, судебная защита нарушенных прав.

К сожалению, часто приходится сталкиваться с тем, что строительные организации не уделяют достаточного внимания документальному оформлению своей деятельности. Это обстоятельство осложняет, а иногда и делает невозможным, защиту прав организации.

Чем чревато отсутствие должной юридической поддержки для строительной организации? Частично я уже ответил на этот вопрос выше. Добавлю только, что договор строительного подряда заключается, как правило, между юридическими лицами, следовательно, споры рассматриваются в арбитражном суде.

Особенностью арбитражного судопроизводства является то, что приоритет отдается письменным доказательствам (договорам, переписке, экспертным заключениям, прочим документам), при практически полном игнорировании других доказательств.

Поэтому отсутствие постоянной юридической поддержки может повлечь невозможность доказывания в суде тех или иных обстоятельств и, как следствие, убытки.

В условиях рынка сегодня строительным компаниям выгоднее иметь юриста в штате или отдать юридические вопросы на аутсорсинг? Это вопрос, на который нет однозначного ответа. Крупной организации, наверное, лучше иметь в штате юриста или юридический отдел и обращаться в юридическую компанию только за специализированными услугами, которые не могут оказать штатные юристы.

Для средних и небольших компаний лучше обращаться в юридическую компанию либо при возникновении конкретных вопросов, либо заключить договор на абонентское юридическое обслуживание с удобными для себя условиями.

С какими вопросами чаще всего обращаются строительные компании к вам? Самым частым является вопрос о возможности взыскания просроченной задолженности по договору.

Вторым по популярности среди обращений стоит вопрос о вступление в СРО.

Кроме того, востребованными являются регистрационные услуги, такие как создание ООО, внесение изменений в существующее ООО, получение выписок из ЕГРЮЛ и т.п.

Поясните для читателей EstateLine.ru, с чего следует начинать сотрудничество с юридическими компаниями? Начать стоит с общения с представителем компании. Уже на этом этапе станет многое понятно.

Если вы задумались об обращении в юридическую компанию, у вас уже есть вопросы, которые требуют участия юриста. Начните с них и, если предложенное решение вас устроит, обсудите вопросы долгосрочного сотрудничества на постоянной основе.

Много ли юридических компаний сегодня специализируется на юридической поддержке строительных компаний? Как выглядит рынок? Подобные услуги оказывают многие юридические компании, однако это, так называемые, юристы общей практики. В таких компаниях юрист одновременно может вести несколько различных дел, начиная от расторжения брака, заканчивая строительными спорами.

Как правило, такой подход не очень продуктивен, так как юрист не может полностью оценить все особенности конкретного дела и, как следствие, использовать существующие все возможности и инструменты.

При выборе юридической компании мы рекомендуем обращаться в средние и крупные компании, где работают несколько юристов разных направлений, есть специализация на одном или нескольких направлениях деятельности.

Расскажите о фатальных ошибках, к которым может привести отсутствие должной юридической поддержки строительной организации. Каким образом их можно избежать? К огромным убыткам могут привести попытки ведения дела в суде силами директора, бухгалтера или иного лица, не обладающего юридическим образованием.

Также к серьезным проблемам может привести невнимательное отношение к заключаемому договору, его условиям, которые, на первый взгляд, кажутся несущественными. Например, организация обратилась в суд с требованием о взыскании оплаты выполненных работ.

В обоснование своих требований в суд были представлены акты, подписанные в одностороннем порядке. В суде заказчик заявил о том, что в нарушение условий договора подрядчиком не получено от заказчика разрешение на начало работ.

В результате подрядчик проиграл в трех инстанциях и не получил оплату выполненных работ.

К не менее неприятным последствиям может привести, например, несоблюдение истцом претензионного порядка. Так, истец обратился с иском о взыскании денежных средств за выполненные работы.

В судебное заседание ответчик не явился, иск не оспаривал, и суд вынес решение пользу истца. Ответчиком была подана апелляционная жалоба, в которой ответчик ссылался на ненадлежащее уведомление в связи со сменой адреса.

Суд апелляционной инстанции отменил решение суда первой инстанции, что помогло ответчику отсрочить выплату долга более чем на год.

Строительный портал EstateLine.ru

ТОП-5 советов, как построить эффективную юридическую службу на предприятии | БІЗНЕС

Лет десять назад в одной книге по менеджменту я прочитала, что перед тем, как ты занимаешь пост руководителя, нужно поговорить со своей новой командой и установить четкие правила работы и взаимодействия внутри. Например, «Правило номер 1: Все вопросы, обсуждаемые внутри юридического отдела — строго конфиденциальны». Этому совету я следую уже много лет.

Также руководителю юридического отдела важно обеспечить и «правильное» взаимодействие юридического отдела со всеми остальными отделами, департаментами компании.

И, несомненно, юрист-менеджер должен разбираться в сути всех юридических вопросов, возникающих у бизнеса на практике, даже привлекая консалтинг.

Искусство эффективного управления познается годами, но 5 основных советов, могут уже помочь начинающему руководителю юридического отдела либо собственнику предприятия.

Совет 1. Правильно распределить «роли» в юротделе

Американцы любят говорить «Where there is a will, there is a skill». В своей книге «WOW идеи» Т.Питерс перефразировал эту пословицу более конкретной формулировкой: «Нанимай по отношению, обучай по умению».

Если вы на собеседовании молодого сотрудника без опыта работы видите у него «огонек» в глазах, желание и рвение работать и развиваться, то помните, что вы всегда его сможете научить.

Гораздо сложнее работать с подчиненными, которые уже считают себя экспертами в определенной отрасли, но «тяжелые на подъем», ненавидят местами свою работу и вносят уныние и дисбаланс в коллектив.

Поэтому руководителю юридического отдела очень важно выяснить «WHO is WHO» в его команде и правильно распределить роли. Именно на этом этапе не помешает выявить сильные-слабые стороны команды.

Так, вышеупомянутый «новичок» может легко справляться с рутинными типовыми договорами компании, а «эксперт» вовлекаться в сложные проекты и самостоятельно быть бизнес-партером отдельных департаментов компании, например, отдела маркетинга или отдела логистики. Но при делегировании направления юридической поддержки «внутреннего клиента» не стоит забывать, что кроме правильной постановки задач подчиненному, важна также поддержка исполнения и оценка результата.

Совет 2. Качественная проверка контрагентов перед заключением договоров снижает до 80% рисков заключения договоров с недобросовестными контрагентами

На современного in-house юриста бизнес возлагает функцию защиты предприятия в украинских реалиях ведения бизнеса. Один из контрагентов вашего предприятия может быть однажды причислен налоговыми органами к лику фиктивных и «недобросовестных».

Вследствие, налоговые органы посчитают операции между вами и таким контрагентом фиктивными и начислят дополнительные налоговые обязательства по уплате НДС и налогу на прибыль.

И в результате ваш юридический отдел должен будет заниматься трудозатратным обжалованием налоговых уведомлений-решений и отстаивать права предприятия при проведении обыска и последующих допросов должностных лиц предприятия в качестве свидетелей. В большинстве случаев такие ситуации можно предотвратить, если наладить на предприятии систему проверки будущего контрагента.

Кроме «классики» проверки правоустанавливающих документов поставщика и судебных дел по общедоступным базам, популярными становятся и различные базы данных, как например, CONTR AGENT от ЛІГА:ЗАКОН.

Совет 3. Типовым договорам: быть!

Основные сложности в работе юротдела связаны с большим объемом юридических запросов, и в связи с этим — необходимостью поиска способов для юридической команды соблюдать Work-Life Balance. Поэтому способы оптимизации процессов, документооборота и прочего — спасительные круги.

Договорная работа же составляет до 80 % объемов работы юридического отдела. Создание максимального количества шаблонов типовых договоров, дополнительных соглашений значительно позволит сэкономить в будущем время отдела.

Также можно создать отдельную базу своих «типовых» положений/пунктов договоров, которые будут применяться при согласовании договоров или составлении протоколов разногласий с контрагентом. Например, положение о форс-мажоре, валютная оговорка и т.п.

Эффективным шагом по оптимизации договорной работы на предприятии будет периодическое проведение тренингов для сотрудников других отделов, которые наиболее часто выступают инициаторами по заключению договоров.

Совет 4. Запросы правоохранительных органов: отвечать/частично отвечать

Исходя из практики, предприятие может выбрать свою модель поведения при поступлении запросов от правоохранительных органов.

Некоторые представители бизнеса справедливо отказывают в предоставлении запрашиваемых документов, если правоохранительный орган просто ссылается на статью 93 УПК, не сообщая больше никакой конкретной информации. Однако, нужно всегда понимать и довести до сведения руководства последствия такого отказа.

Ведь через несколько недель на предприятии может быть проведен многочасовой обыск, существенно нарушающий нормальную хозяйственную деятельность. Поэтому целесообразно анализировать каждый конкретный запрос правоохранителей на предмет возможности предоставления запрашиваемых документов.

Также правильно будет составить сразу на контрагента (фигурирующего в запросе правоохранительного органа) краткое досье: суммы хозяйственных операций с ним, период взаимодействия, проверить наличие нотариального заявления или пункта в договоре о добросовестности контрагента.

Не лишним будет и предупредить руководство о возможном последующем допросе в качестве свидетеля, а также выяснить, кто из сотрудников вашего предприятия непосредственно вел переговоры с контрагентом по заключению договора.

Совет 5. Не «тушить пожары», а прогнозировать ситуацию наперед

Эффективный руководитель видит всегда любую ситуацию на два шага вперед. Менеджеру важно уделять время для построения работы юротдела, настройки процессов внутри компании, митигации возможных рисков. Как сказал Соломон, «не видя будущего, человек погибает».

Поэтому важно не только уметь «тушить пожары», но и уделять время анализу проблемы, причинам ее возникновения, и прогнозировать, как предприятию избежать подобных проблем в будущем (так называемая матрица Хэддона — Haddon Matrix). В таких случаях помогает составление “road map” при изучении путей решения сложных юридических вопросов.

Более того, при возникновении похожих ситуаций в будущем достаточным будет просто применить предыдущий опыт и открыть сохраненный файл с описанной «дорожной картой» решения проблемы.

Компания ЛІГА:ЗАКОН предлагает сотрудникам юридических департаментов современные инструменты для анализа, мониторинга и отслеживания изменений правового поля в ИПС ЛІГА:ЗАКОН, а также систему анализа судебных решений Verdictum. Кроме того, ЛІГА:ЗАКОН полностью обновила Национальный профессиональный юридический каталог Liga:BOOK — онлайн-площадку для быстрого и удобного поиска юристов и продвижения юридических услуг.

• План развития компании: как сделать свой бизнес успешным
• Почему одни юридические фирмы развиваются, а другие — нет
• Как сделать юридическую фирму успешной?